White Paper Enterprise Content Management (ECM). Mit ECM dokumentenbezogene Prozesse orchestrieren.

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1 White Paper Enterprise Content Management (ECM). Mit ECM dokumentenbezogene Prozesse orchestrieren.

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3 Inhalt. Top Handlungsempfehlungen. 1. Einleitung. 2. Status Quo. 3. ECM-Lösungen und Kundenbenefits. 3.1 ECM Bausteine. 3.2 Benefits. 4. Umsetzung. 5. Fallbeispiele. 7. Glossar. 8. Abbildungsverzeichnis

4 Top Handlungsempfehlungen. 1. Ordnungsstruktur voraussetzen: Setzen Sie Ihre Ordnungsstruktur als Startpunkt voraus. Die ECM-Lösung sollte Ihrer Struktur gerecht werden, damit Ihre Mitarbeiter bei der Suche entlastet werden. 2. Achten Sie auf eine optimale Prozessintegration: Suchen Sie nach der größtmöglichen Schnittmenge zwischen Ihren Prozessen und potenziellen ECM-Lösungen. Streben Sie eine Standardisierung an (z.b. über ein Archive Backbone oder eine Multi-Channel-Inbound-Lösung). 3. Achten Sie auf Interoperabilität: Wählen Sie ECM-Komponenten, die über standardisierte Schnittstellen in Ihre Umgebung eingebunden werden können. 4. Folgen Sie einem Best-of-Breed-Ansatz: Beziehen Sie ECM-Lösungen, die Ihre jeweiligen Anforderungen am Besten erfüllen. 5. Schauen Sie hinter Marketingbotschaften: Fällen Sie Ihre Kaufentscheidung nicht ausschließlich auf Basis von Marketingaktivitäten und Vergleichen von Produktfeatures. 6. Verschaffen Sie sich einen Eindruck vom praktischen Einsatz: Schauen Sie sich Referenzinstallationen der jeweiligen Anbieter an und sprechen Sie mit den Anwendern. 7. Wahren Sie im Hardwarebereich Ihre Flexibilität: Hardware ist einem schnellen Technologiewandel unterworfen und Preise sinken stetig. Dimensionieren Sie diese daher maximal für die nächsten drei Jahre. 8. Berücksichtigen Sie alle preislichen Komponenten: Vergleichen Sie bei Ihrer Kaufentscheidung nicht nur den einmaligen Kaufpreis sondern stellen Sie eine TCO-Betrachtung an. Wie aufwendig sind Änderungen an der Lösung? Auch Ihre Prozesse ändern sich im Laufe der Zeit. Was kostet der Betrieb der Lösung? Wie teuer wird eine eventuell später notwendige Migration? Fragen Sie bereits beim Kauf nach vorhandenen Migrationstools. 9. Erkundigen Sie sich nach flexiblen Preismodellen: Fragen Sie den Lösungsanbieter nach Pay per use -Modellen. Dies spart die zum Teil hohen Erst-Investitionskosten. Die laufenden Kosten orientieren sich am tatsächlichen Verbrauch und damit am Nutzen. 10. Prüfen Sie die Umsetzung über Outsourcing-Modelle: Sie profitieren von Skalierungseffekten beim Outsourcing-Anbieter, was sich positiv auf die Kosten auswirkt. Wichtig ist jedoch eine Vorabprüfung der jeweils geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen.

5 1. Einleitung. 4 5 In den letzten 30 Jahren ist die Informationsmenge, die Unternehmen und ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag bewältigen müssen, exponentiell angestiegen. Die dadurch entstandene Informationsflut stellt eine der größten Herausforderungen in der heutigen Geschäftswelt dar. Die unterschiedlichsten Branchen und ihre Marktteilnehmer müssen sich damit auseinandersetzen. Die Ursachen sind vielschichtig. Weltweit werden Märkte immer schnelllebiger. Produktlebenszyklen werden in einer globalisierten Wirtschaft zusehends kürzer. Das liegt auch an den immer höheren und zudem heterogener werdenden Anforderungen der Kunden. Dienstleistungen und Produkte, die heute noch Trends setzen, können morgen schon wieder überholt sein. Damit gehen zwangsläufig immer neue Daten und Unterlagen einher. Ein weiterer Haupteffekt der Globalisierung ist der stetig wachsende Wettbewerbsdruck. Moderne Unternehmen müssen sich heute entsprechend schlank aufstellen, um diesem Druck standhalten zu können. Immer weniger Mitarbeiter müssen die Wertschöpfung der Unternehmen sichern. Dies führt zu einer enormen Verdichtung von Arbeit und Informationen an den einzelnen Arbeitsplätzen. Zudem zeigten sich unternehmensexterne Ereignisse in der jüngsten Vergangenheit immer wieder als ein entscheidender, den Geschäftsverlauf weltweit agierender Unternehmen beeinflussender Aspekt. Ob Weltwirtschafts- und Bankenkrise oder Umweltkatastrophen wie der Vulkanausbruch auf Island, derartige Einflüsse legen ganze Branchen lahm. Zur Erhaltung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit sind dann angesichts der großen Fülle an Informationen und möglicher Zukunftsszenarien sowohl schnelle operative, als auch fundierte strategische Entscheidungen notwendig. Vollständige und aktuelle, aber vor allem passgenaue Informationen helfen dabei, nicht nur das eigene Geschäft und die zugrunde liegenden Zusammenhänge besser zu verstehen, sondern auch eine Basis für solide Entscheidungsgrundlagen bereitzustellen. Die zu verarbeitende Informationsmenge pro Mitarbeiter wächst exponentiell. Moderne ECM Systeme helfen damit umzugehen. Einen wesentlichen Faktor für das rasche Informationswachstum stellen weiterhin neue Informationstechnologien dar. Die Markteinführung neuer digitaler Technologien und nicht zuletzt die Entwicklungen rund um Internet und Social Networking lassen neue, leistungsstarke Informationskanäle entstehen. Diese beschleunigen das Wachstum des Datenvolumens zusätzlich. Auch die Möglichkeit, überall telefonieren zu können, hat zu einem erheblichen Anwachsen des Informationsaustausches geführt. Mit dem Siegeszug der Smartphones können s und weitere Business-Applikationen heute zudem auch unterwegs genutzt werden, was zwar einen enormen Beitrag zur Produktivität des Einzelnen leistet, jedoch einen ebenso erheblichen Anteil an der Informationsflut im Geschäftsalltag hat. Zunehmende rechtliche Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation von Geschäftsprozessen ausgelöst durch Gesetze, Verordnungen, Regularien, Richtlinien und branchenspezifische Best Practices steigern zudem kontinuierlich die Anforderungen an Unternehmen, ihren Dokumentenhaushalt professionell zu managen. Der Umgang mit Information bedarf folglich einer Reorganisation. Unternehmen und insbesondere ihre CIOs und Information Worker müssen Antworten auf eine ganze Reihe von Fragen finden: Wie findet man die Informationen, die für das Tagesgeschäft benötigt werden? Wie macht man die Informationen, die für die tägliche Bearbeitung von Geschäftsprozessen erforderlich sind, am besten zugänglich? Wie findet man heraus, welche dieser Informationen aufbewahrt werden müssen? Wie und womit werden diese Informationen aufbewahrt? Wie trennt man die unternehmenskritischen Informationen von den weniger kritischen? Wie schützt man die wichtigen Informationen vor Verlusten und Vernichtung? Moderne Enterprise Content Management Lösungen helfen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, Antworten auf diese Fragen zu erhalten und die dahinterstehenden Aufgabenstellungen zu bewältigen. Mit ECM kann die unternehmensübergreifende Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von geschäfts- und unternehmensrelevanten Dokumenten und Daten orchestriert werden. Bestehende, dokumentenbasierte Prozesse werden optimiert. Neue, innovative Wege der Aufgabenbewältigung werden ermöglicht.

6 2. Status Quo. Die Menge der weltweit generierten, erfassten oder replizierten Informationen überstieg im Jahr 2007 erstmals den verfügbaren Speicherplatz. Alleine im Jahr 2009 ist die Menge an Informationen um 62% auf beinahe Petabytes (1 Petabyte entspricht 1 Million Gigabyte) angewachsen. Analysten gehen davon aus, dass sich das digitale Universum bis zum Jahr 2020 nochmals um das 44-fache vergrößern wird. Die Menge aller weltweit generierten und replizierten Informationen wird somit auf unfassbare 35 Zetabyte (35 Billionen Gigabyte) anwachsen. Das ist auch der Tatsache geschuldet, dass alle gängigen Medien wie Sprache, TV, Radio oder Print überwiegend digital verfügbar sein werden. Überblick Informationsmengen ZB* Zwar wurden in den letzten Jahren Technologien und Plattformen für das geordnete Dokumenten- und Content-Management etabliert, doch der Umgang mit s, Dokumenten und Daten verläuft in den meisten Unternehmen noch immer wenig zufriedenstellend. Man versucht, Informationsobjekte in geordneten und stimmigen Strukturen abzulegen und zu organisieren. Doch dazu werden in File- und -Systeme sowie Applikationsdatenbanken unzählige Ordner und Organisationstabellen angelegt. Dies entspricht letztlich einem unorganisierten Entgegenstemmen gegen die beschriebene Informationsflut. Organisationen aller Art beginnen daher zu realisieren, dass ganzheitliche ECM-Technologien ein Kernstück ihrer Information Management Infrastruktur darstellen und einen großen Beitrag für Produktivität, Kostensenkungen und Compliance-Einhaltung leisten können. Nachdem ECM-Systeme ursprünglich als taktische Werkzeuge implementiert wurden, werden sie heute mehr und mehr zu höchst wichtigen, strategischen Investitionen. ECM Technologien werden in immer mehr Unternehmen zum Kern-stück des Informationsverarbeitungsprozesses ZB* Abb. 1. * Zettabyte = 1 trillion gigabytes Mit ECM wurden bereits wichtige Grundlagen geschaffen, um eine automatisierte Erfassung, Verarbeitung und Verteilung, eine rechtskonforme Ablage und ein gezieltes Auffinden und Bereitstellen von Dokumenten zu ermöglichen. Inzwischen gibt es bereits in vielen Unternehmen ECM- Anwendungen, die für bestimmte Geschäftsprozesse implementiert wurden. Es konnte jedoch nur selten eine abteilungs- oder sogar unternehmensübergreifende Plattform geschaffen werden. Vielmehr existieren häufig verschiedene bereichsspezifische Insellösungen, die nicht zu einem einheitlichen Document Warehouse zusammengeführt wurden. Während 70% oder mehr des digitalen Universums von Einzelpersonen generiert oder repliziert werden, tragen dennoch Unternehmen für 85% dieser Inhalte die Verantwortung und Haftung und die Zahl der IT-Fachleute wird weltweit nur um das 1,4-fache wachsen ein Bruchteil des Informationswachstums. Rund 80% der Daten, die in Unternehmen abgelegt oder bearbeitet werden, machen im Durchschnitt unstrukturierte Informationen aus. All dies trägt dazu bei, dass Unternehmensdaten insgesamt immer schwieriger zu managen werden. Über viele Faktoren muss daher in Zukunft grundlegend nachgedacht werden: Neue Suchwerkzeuge Neue Möglichkeiten, unstrukturierte Daten zu strukturieren Neue Techniken für Speicherung und Information Management Mehr Compliance-Tools Verbesserte Sicherheit In sich geschlossene Informationsinseln, redundante Ablagen und Medienbrüche bei der Unterstützung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen sind die Folge. Auch eine nahtlose Integration von ECM-Funktionalitäten in bestehende Kundenanwendungen hat bis auf wenige Ausnahmen (z.b. SAP, Microsoft Office bzw. Sharepoint) noch nicht stattgefunden. Enterprise Content Management wird deshalb noch allzu oft als eigenständige Kundenanwendung implementiert anstatt als grundlegender Basisdienst für alle Anwender zur Verfügung zu stehen. Seit 2010 steht allerdings mit CMIS ein von der OASIS verabschiedeter Standard zur Verfügung, der einen einheitlichen Zugriff von Unternehmensanwendungen auf die diversen, oft propriertären Content-Repositories im ECM-Markt gestatten soll. Damit ergeben sich völlig neue Möglichkeiten für eine Harmonisierung und Standardisierung der ECM-Landschaft. Dies ist wiederum eine entscheidende Voraussetzung zum erfolgreichen Aufbau unternehmensweiter Informationsplattformen.

7 3. ECM-Bausteine und ihre Kundenbenefits ECM-Bausteine. Das Enterprise Content Management (ECM) umfasst alle Technologien für die digitale Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von geschäfts- und unternehmensrelevanten Dokumenten und Daten. Ein fortschrittliches ECM ist darüber hinaus mit zusätzlichen Lösungen wie Collaboration-Applikationen oder einem Web-Content-Management-System verknüpft, die den Umgang mit Unternehmensinhalten im Sinne einer nahtlosen Zusammenarbeit vereinfachen. Auf einer übergeordneten Ebene können erfahrene Anbieter mit entsprechendem Know-how eine ECM-Lösung auch speziell auf die Nutzung in bestimmten Branchen zuschneiden und zusammen mit dem Kunden eine größtmögliche Optimierung der Prozesse erreichen. Branchenspezifische Lösungen. Branchenspezifische Lösungen Telekommunikation Fertigungs- und Automobilindustrie Luftfahrt Banken Versicherungen Dienstleistung Handel Gesundheitswesen öffentlicher Sektor und Versorger Content Storage & Control Manage Access Security Destroy Terms Capture & Analysis Delivery & Publication Office, forms, rich media Scan ERP, eforms, FAX, XML OCR, Classification, Transformation DM Workflow Collaboration WCM Working with Content BPM RM Output Archiving Store HDD DB WORM CAS Abb. 2.

8 3.1.1 Capture & Analysis. Capture and Analysis. Capture & Analysis Office, forms, rich media Scan OCR, Classification, Transformation Mit ECM können sowohl die Erfassung als auch die Analyse aller per Post, Fax und Mail eingehenden Dokumente inklusive einer automatisierten Eingangsverarbeitung implementiert oder direkt von einem Dienstleister übernommen werden. Sofort werden die Daten an die jeweils richtige Stelle in die Buchhaltungssysteme, Ablagen oder Lagerhaltungen übermittelt zum Beispiel für eine automatisierte Rechnungserfassung und Posteingangsbearbeitung durch einen Sachbearbeiter. ERP,eForms, FAX, XML Abb. 3. Ein ECM ermöglicht durch Rechnungslesesysteme die Digitalisierung von Eingangsrechnungen und die automatische Erfassung und Überführung der Rechnungsdaten in Buchungssysteme oder Freigabeprozesse. Ein solcher Vorgang kann so weit automatisiert werden, dass im Anschluss etwa automatisch eine Zahlungsfreigabe angestoßen wird. Ähnliche Prozesse werden auch für die Bearbeitung von Bestellungen und anderen, vergleichbaren Dokumententypen möglich. Über eine Formularerfassung können papierbasierte Formulare automatisiert digitalisiert und deren Daten automatisiert erfasst sowie elektronische Formulare ausgewertet und verarbeitet werden. Mittels Dokumentenklassifizierung können Inhalte durch eine grafische und inhaltliche Auswertung automatisch vordefinierten Objektklassen wie Reklamationen, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen zugeordnet werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Dokumente in Papierform oder digital, zum Beispiel in Form von Office-Dokumenten oder s vorliegen. Auf diese Art und Weise können Posteingangsverarbeitungssysteme etwa die Eingangspost (Post, Fax, Mail, SMS, etc.) verarbeiten und diese bei Bedarf zum Beispiel den erwähnten Objektklassen oder Geschäftsvorgängen zuordnen und im Anschluss Prozesse zur Bearbeitung anstoßen.

9 3. ECM-Bausteine und ihre Kundenbenefits Archiving. Archivierung. Archiving Store HDD DB WORM CAS Ein ECM sorgt für die zuverlässige, revisionssichere und rechtskonforme Langzeitarchivierung aller aufbewahrungsrelevanten SAP-Daten, Dokumente, Mails, Schriftverkehr, Geschäfts- oder Unternehmensdokumentationen. Dies geschieht nach gültigen und anerkannten Standards. Bei Bedarf werden auch Alt-Archive auf diesen hohen, verfälschungssicheren Standard migriert. Für den bereichsübergreifenden Zugriff auf die vorgehaltenen Daten entlang der Geschäftsprozesse kann ein starker Partner ein Company Archive Backbone aufbauen, welches eine unternehmensweite virtuelle Zusammenführung aller Datenhaltungssystemeund Daten über standardisierte Schnittstellen ermöglicht. Abb. 4. Die elektronische Archivierung verfügt als die digitale Form der Datenhaltung unternehmensrelevanter Informationsobjekte über unterschiedliche Ausprägungen. Eine dieser Ausprägungen ist die revisionssichere Archivierung finanz- und steuerrechtlicher Unterlagen unter Einhaltung öffentlich klar definierter Kriterien. Mittels ECM können solche Unterlagen archiviert werden. Sie sind hierbei geschützt vor Veränderungen und Verfälschungen, sicher vor Verlusten, zugänglich nur für Berechtigte und prüfbar unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Sicherheit des Gesamtverfahrens und die Nachvollziehbarkeit des Archivierungsprozesses kann in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Eine weitere Ausprägung der elektronischen Archivierung ist die Langzeitarchivierung, welche ebenfalls einen Treiber für die Einführung eines ECM- Systems darstellt. Über entsprechende ISO-Standards und die Umwandlung in adäquate Formate kann die rechtlich geforderte, jahrzehntelange Reproduzierbarkeit von Daten mittels ECM für einen großen Teil der heute gängigen Dateiformate sichergestellt werden. Eine Daten- und Belegarchivierung entlastet ERP-Systeme durch eine Digitalisierung von papierbasierten Belegen, deren Archivierung, und eine Zuordnung der Dateien zu ERP-Vorgängen. Die -Archivierung egal ob server- oder clientseitig kann durch ein ECM ebenfalls entlastet und optimiert werden. Durch eine zentralisierte Ablage im ECM-System werden Postfächer nicht mehr überfüllt und Daten bzw. Dokumente können allen gewünschten Personen problemlos bereitgestellt werden. Die Suche nach Inhalten erleichtert dies ungemein. Die überwiegende Mehrheit unternehmensrelevanter Informationsobjekte ist heute jedoch nach wie vor auf einfachen Laufwerken zu finden. Nicht selten liegen die Informationen ohne klare Zugriffsregelungen und zudem schwer auffindbar auf den Servern eines Unternehmens in klassischen Dateisystemen, was auch aus Sicht des Risk- und Compliancemanagements als kritisch zu bewerten ist. Über eine fortschrittliche File-System-Archivierung im Rahmen einer ECM-Einführung kann diesem Zustand Abhilfe geschafft werden. In Ausnahmefällen, bei denen nach der Umwandlung ein Detailverlust entstehen würde, ist eine sogenannte Hybridarchivierung möglich. Objekte werden dabei einerseits digital archiviert und so für die Suche optimiert, andererseits jedoch zusätzlich im Original (Mikrofilmverfahren) vorgehalten.

10 3.1.3 Content Storage & Control. Content, Storage und Control. Content Storage & Control Manage Access Security Destroy Terms Ein ECM-System stellt die intelligente Verwaltung von Dokumenten sicher. So werden etwa bei Vorgängen wie der Verarbeitung von Personal-, Vertrags- oder Projektakten alle relevanten Anwendungen zur Verfügung gestellt und der direkte Zugriff durch die legitimierten Personen gewährleistet. Das ECM macht auf ablaufende Fristen und vertraglich fixierte Termine aufmerksam. Für das Archivieren und Managen digitaler Dokumente, Akten und Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung ist eine Aktenführung etwa durch einen Serviceprovider entsprechend dem Standard für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA) möglich. Abb. 5. Ein zentraler Baustein eines ECM-Systems ist das Dokumentenmanagement. Es erfüllt die Funktionen des Check-in bzw. Check-out von Dokumenten sowie der Ablage, Indexierung, Historienverwaltung, Versionierung und Suche. Gerade die Versionierung von Dokumenten spielt beim Einsatz eines ECM-Systems eine wichtige Rolle, da sie die gemeinsame Arbeit an Projekten bzw. Dateien innerhalb eines Projektes erleichtert. So können sich Projektmitglieder jederzeit alle verfügbaren Bearbeitungsstände einer Datei anzeigen lassen. Es wird transparent dargestellt, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt welche Veränderungen vorgenommen hat. Über eine digitale Akten- und Vorgangsverwaltung wird das Abbild eines klassischen Akten- und Vorgangsmappensystems (zum Beispiel Mandantenoder Personalakten) geschaffen und mit den Vorteilen der digitalisierten Verfügbarkeit verknüpft. Eine digitale eakte kann alle Unterlagen zusammenfassen, die im Kontext eines jeweiligen Geschäftsfalles stehen. Alle Objekte liegen somit unabhängig von Formaten (von der Audiodatei über die CAD- Zeichnung bis zur Tabellenkalkulation) in einem einheitlichen, durchgängigen Ordnungssystem vor. Auch Mehrfachablagen können auf diese Weise vermieden werden. Mit einem elektronischen Vertragsmanagement erreicht ein Unternehmen die Zentralisierung aller Verträge. Zusätzlich wird deren Verwaltung automatisiert. Somit wird etwa durch ein automatisches Frühwarnsystem rechtzeitig auf den Ablauf einer Vertragslaufzeit hingewiesen. Mit der Hilfe eines -Managements werden s bei Eintreffen nicht nur archiviert. Sie werden darüber hinaus etwa automatisch einem laufenden Geschäftsprozess zugeordnet oder stoßen einen solchen an. Eingehende s werden automatisch klassifiziert und damit dem unternehmerischen Regelsystem, zum Beispiel hinsichtlich Aufbewahrungszeiten und den Bearbeitungszuständigkeiten, unterworfen. Ein weiterer Aspekt im Zusammenhang mit ECM ist das Information-Lifecycle- Management (ILM). Das Konzept des ILM ist die automatisierte, wirtschaftliche Verwaltung von Informationsobjekten, die nach festgelegten Richtlinien und entsprechend ihrer Wertigkeit sowie ihrer vorgesehenen Nutzung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg auf bestimmten Speichermedien vorgehalten werden und zwar immer zu möglichst niedrigen Kosten. ILM ist einerseits ein weiterer Treiber für ECM, weil es aufzeigt, wo Herausforderungen in Zusammenhang mit unstrukturierten Daten bestehen und wie diese über einen ECM-Ansatz in strukturierte Formen gebracht werden können. Andererseits ist das ECM wiederum Enabler eines intelligenteren und effizienten ILM.

11 3. ECM-Bausteine und ihre Kundenbenefits Delivery & Publication. Delivery und Publication. Delivery & Publication Output Auch die sichere und zuverlässige Verteilung ausgehender Dokumente und die kontextbezogene Präsentation von Inhalten spielen im Rahmen von ECM eine wichtige Rolle. Für Unternehmen können die unterschiedlichsten Anforderungen wie Pilotlösungen, Online-Darstellungen, Portallösungen und Suchlösungen (Enterprise Search) realisiert werden. Die Daten werden nicht nur für die internen Unternehmensbereiche, sondern auch in Richtung Lieferanten und Kunden medienbruchfrei bereitgestellt und geliefert. Abb. 6. Die unterschiedlichsten Ausgabearten und Ausgabekanäle für Informationsobjekte werden unter dem Begriff des Outputmanagement gebündelt. Bei einem ECM-System kann dabei festgelegt werden, welche Kanäle für eine Publikation verwendet werden und welche alternativen Ausgabewege möglich sind, wenn ein Kanal einmal nicht zur Verfügung steht. Denkbar sind alle gängigen Medien wie Druck, Fax und oder die Verteilung über das Internet sowie mobile Endgeräte. Zudem bieten Outputmanagement-Systeme verschiedene Werkzeuge für das Design von Ausgabeworkflows sowie die Gestaltung und Generierung von Massendrucksachen. Die unternehmensweite Suche nach Informationen ist ein weiterer Baustein, der bei der Planung und Umsetzung eines ECM-Konzepts berücksichtigt werden muss. Als Fachterminus wurde hier der Begriff des Enterprise Search etabliert, ein Modell zur Suche von Informationen in heterogenen Systemlandschaften. Ähnlich einer Internetsuche werden dabei die Inhalte der unterschiedlichsten Verwaltungs- und Ablagesysteme analysiert und indexiert, wobei jedoch die Ablageorte aus Sicherheitsgründen zunächst von deren Besitzern freigegeben werden müssen. Vergleichbar mit der Internetsuche sind wiederum die Ergebnisse, die sich in Form eines Rankings, je nach Relevanz für den Anwender darstellen lassen. Die elektronische Signatur (technisch gesehen vergleichbar mit der eigenhändigen Unterschrift auf Papierdokumenten) sorgt dabei für die notwendige Identifizierung des Unterzeichners bzw. des Signaturerstellers. Sie ermöglicht die Überprüfung der Integrität der signierten, elektronischen Informationen.

12 3.1.5 Working with content. Working with content. DM Workflow Collaboration Working with Content WCM BPM RM Unternehmen, die ein lückenloses ECM einführen möchten, sollten ihre Systemlandschaft zusätzlich um die Voraussetzungen für Prozesse der integrierten Verarbeitung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten erweitern. Dazu gehören beispielsweise Collaboration-Anwendungen, Web-Content-Management und Schriftguterstellung. Business Process Management ergänzt das elektronische Archiv mit einer Workflow- Komponente und integriert Dokumente automatisch in Geschäftsprozesse. Dokumente können so von verschiedenen Parteien bearbeitet und übergeben werden. In modellierten Geschäftsprozessen können an definierten Übergabestellen neue Dokumente erzeugt oder automatisch Mechanismen der Bearbeitung angestoßen werden. Eine wichtige Rolle spielt auch die Datenbereinigung (Data Cleansing), um Redundanzen auszuschließen. Abb. 7. Mittels Workflow-Management lassen sich Arbeitsabläufe soweit automatisieren, dass Anwender die zu bearbeitenden Daten oder Dokumente in der dafür vorgesehenen Applikation ohne ihr Zutun angezeigt bekommen und diese nach Abschluss der Arbeit zur nächsten Instanz weitergeleitet werden. Dies umfasst auch Ausnahmeregelungen, etwa für eine abweichende Bearbeitung im Bedarfsfall, Vertretungen bei Urlaubsoder Krankheitsfällen sowie Eskalationsmöglichkeiten (zum Beispiel 4-Augen- Prinzip bei Rechnungsprüfungen). Das Business Process Management (BPM) stellt Funktionen für die Gestaltung, Simulation und Liveschaltung, sowie für das Dokumentieren, ständige Überprüfen und Optimieren von Geschäftsprozessen bereit. ECM-Systeme können sowohl starre Prozessmodelle als auch Adhoc oder halbautomatisierbare Modelle mit zusätzlichen, manuellen Interaktionsnotwendigkeiten durch die Anwender unterstützen. Das BPM unterstützt eine dynamische Vorgangsbearbeitung (Dynamic Case Management), bei der dem Anwender Informationsobjekte aus den unterschiedlichen Ablage- und Archivierungssystemen zur Bearbeitung bereitgestellt werden. Bei einer Erweiterung mit Collaboration-Applikationen erhält eine ECM-Umgebung Plattformen für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams, die auch über die Grenzen des Unternehmens hinausgehen. Anwendungen wie virtuelle Arbeitsräume, Teamkalender, Messaging, oder auch Werkzeuge des Web 2.0 wie Wikis, Blogs oder Twitter stehen den Anwendern zur Verfügung. Collaboration-Werkzeuge helfen, die Herausforderungen immer dynamischerer Prozesse, kürzerer Bearbeitungszeiten und zunehmender Aufgabenkomplexität zu meistern etwa durch das schnelle Einbinden mehrerer Mitarbeiter oder die Beteiligung von Experten. Auch Inhalte, die über webzentrische Anwendungen publiziert werden egal ob intern oder extern können ursprünglich im Kontext von ECM entstanden und verwaltet worden sein und sollen ohne den Aufbau von Redundanzen und zusätzlichen Arbeitsaufwänden zum Beispiel eben im Extranet publiziert werden. Ein Web-Content-Management stellt die nötigen Werkzeuge wie eine Autorenumgebung, Templatedesigner für die Präsentation und Publizierungsmechanismen zur Verfügung, um zu garantieren, dass die Inhalte immer im rechtlich adäquaten Rahmen präsentiert werden. Abgerundet wird die ECM-Umgebung durch weitere Bausteine wie Digital Asset Management oder Recordsmanagement (Synonym für die digitale Schriftgutverwaltung).

13 3. ECM-Bausteine und ihre Kundenbenefits Branchenspezifische Lösungen. Anbieter mit entsprechend großer Branchen- und Prozesskompetenz kombinieren die flexiblen Bausteine der ECM-Lösungen unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnissen eines Kundenunternehmens und den Anforderungen einer Branche. Bei der Lösung ImageMaster liegen beispielsweise bereits fertige Lösungsbausteine für wichtige Segmente vor. Telekommunikation, Fertigungs- und Automobilindustrie, Luftfahrt, Banken, Versicherungen, Dienstleistung, Handel, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor und Versorger bilden einen ersten Ausschnitt. Kunden profitieren vor allem von einem geringeren Integrationsaufwand und von Zeitvorteilen. Die ECM Suite ImageMaster ist eine modulare, hochskalierbare Lösung, die sowohl Bausteine für die Organisation von Dokumenten und Inhalten als auch für die zielgerichtete Handhabung der Dokumente auf dem Weg zur digitalen Vorlage umfasst. Standardisierte und performante Schnittstellen eröffnen umfassende Integrationsmöglichkeiten sowohl in kundenspezifische Lösungen als auch in Standardanwendungen wie Microsoft Office, Exchange, SharePoint und SAP. Die Leistungsfähigkeit von Image- Master beweist sich in realen Projekten mit den höchsten Ansprüchen in Bezug auf die größte Anzahl der archivierten Unterlagen, größte Anzahl gleichzeitiger Zugriffe pro Sekunde und Sicherstellung der längsten Aufbewahrungsfristen Kostenminimierung. Neben der potenziellen Steigerung der Produktivität werden durch die Einführung eines ECM-Systems in verschiedenen Bereichen auch weitreichende Kostensenkungen möglich. Durch die beschriebene Optimierung und Automatisierung wird eine Reduzierung der Prozesskosten erreicht. Die Digitalisierung des per Post eingehenden Schriftverkehrs und dessen Bereitstellung in die elektronischen Posteingangskörbe der Sachbearbeiter ist ein Aspekt, der dazu beiträgt. Die Betriebskosten können durch Konsolidierungen gesenkt werden, etwa durch die Reduzierung von Papier- und Lagerkosten im Zuge der Einführung eines zentralen, elektronischen Aktenverwaltungssystems (zum Beispiel im Personalwesen, beim Einkauf oder Projektmanagement). Weitere Kosteneinsparungen werden durch das automatische Löschen der Informationsobjekte erreicht, deren geregelte Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Es kommt so auch zu einer signifikanten Absenkung der Kosten für die Bereitstellung von Nachweisen. Kostenreduzierungen entstehen zudem bei physischen Archiven, Transport und Material sowie der ediscovery durch standardisierte Ablagemethoden und leistungsstarke Suchtechnologien. Entscheidet sich ein Unternehmen für ein ECM as a Service, so können nicht zuletzt auch hohe Upfront-Investments eingespart werden. 3.2 Benefits Produktivitätssteigerung. Ein ECM optimiert den gesamten Dokumentenhaushalt durch die Automatisierung und somit erhöhte Effizienz dokumentenbezogener Prozesse. Mit ECM-Lösungen können Unternehmen und Behörden Informationen gezielt finden und erreichen Produktivitätssteigerungen bei Informationsrecherche und verwandten Prozessen. Informationen stehen jederzeit lückenlos an der richtigen Stelle und zum richtigen Zeitpunkt bereit. Die entsprechenden Geschäftsabläufe werden optimiert, indem sie durchgängig mit der maximalen Geschwindigkeit und Effizienz ablaufen. Frei werdende Ressourcen eröffnen Potenziale zur Wertschöpfungserhöhung. Zudem wird die abteilungsinterne und übergreifende Zusammenarbeit verbessert. Auch der Informations- und Dokumentenaustausch mit Kunden und Lieferanten wird effizienter, da Unternehmen durch den direkten Zugriff auf die gewünschten Inhalte deutlich schneller fundierte Auskünfte geben können. Diese Produktivitätssteigerung kann sich zu einem entscheidenden Faktor beim Thema Kundenbindung entwickeln Rechtliche Vorteile. ECM hilft Unternehmen durch die Erfüllung von Governance-, Risk- und Compliance-Anforderungen zudem bei der Risikominimierung. Unterstützt wird dies durch die Verwaltung von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung bis zur Vernichtung. Informationen bzw. Dokumente sind per Mausklick jederzeit, überall, aktuell, vollständig und authentisch verfügbar. Unternehmen können auf diese Weise den Anforderungen aus Gesetzen und Richtlinien besser gerecht werden. Dies umfasst auch die Einhaltung ihrer Aufbewahrungspflichten. Unternehmen profitieren von der automatischen Löschung nach den festgelegten Fristen ihrer nicht mehr erforderlichen Daten und von der Bereitstellung steuerrechtlich relevanter Daten für die GDPdU (Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums zur Regelung der Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen). Aktuelle und zukünftige Compliance-Anforderungen werden so effizient und mit höchster Qualität erfüllt.

14 4. Umsetzung. Um eine Enterprise Content Management Lösung effizient nutzen zu können und ihr Potential optimal zu entfalten, ist das Vorgehen bei der Umsetzung besonders wichtig. ECM Systeme greifen deutlich tiefer in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens ein als andere Software Lösungen. Daher muss bei der Umsetzung von Anfang an auf Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit geachtet werden, denn Performanceoder Qualitätseinbußen können hier zu einer erheblichen Behinderung des Tagesgeschäftes führen. Um dies zu erreichen, muss sich die Lösung optimal in die vorhandene IT Infrastruktur integrieren und an den Geschäftsprozessen ausrichten. Weniger offensichtlich aber mindestens genau so wichtig wie die technischen Aspekte einer ECM Umsetzung ist der Kulturwandel, der von den Mitarbeitern vollzogen werden muss. Auch das beste System zur Dateiablage, Archivierung und Suche kann sein Potential nicht entfalten, wenn die neuen Funktionalitäten von den Nutzern nicht angenommen werden. Die Mitarbeiter müssen sich den neuen Möglichkeiten öffnen und die Funktionalitäten nutzen, um den wirklichen Mehrwert zu generieren. Dieser im Unternehmen stattfindende Kulturwandel sollte bei der Umsetzung nicht nur berücksichtigt sondern von Geschäftsführung und IT Service Provider effektiv unterstützt werden. Migrationsprozesse einer ECM-Lösung. Technischprozessuale Migration Analyse Consulting Bestandsaufnahme Konzept inkl. Metadaten und Klassenmodell (Prozess-) Integration Pilotierung Roll-Out + Betrieb Kulturelle Migration Beachtung der Mitbestimmungsrechte Wandel der Unternehmenskultur Mitarbeiterinformation Verbreitung durch Multiplikatoren Abb. 8. Es sind also zwei grundlegende Migrationsprozesse zu unterscheiden, die im besten Fall parallel erfolgen sollten: Die Technisch-prozessuale Migration befasst sich hierbei mit der Ausrichtung der Lösung an den Geschäftsprozessen und der optimalen Integration in die vorherrschende Systemlandschaft. Die kulturelle Migration hingegen beschäftigt sich mit den Nutzern des Systems: Den Mitarbeitern. Es müssen bei der Planung vor allem die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachtet werden und während der Pilotierungs und Roll-out Phase müssen die Mitarbeiter über die neue Software aufgeklärt werden und Multiplikatoren helfen, die Akzeptanz der Lösung zu steigern. Consulting. Bei der Umsetzung eines ECM Systems sind Anforderungen auf vielen verschiedenen Ebenen zu berücksichtigen. Diesen Anforderungen stehen mindestens ebenso viele Lösungen, Teillösungen und Komponenten entgegen, die versuchen, die einzelnen Bedürfnisse zu adressieren. Eine Lösung, die ideal zu einer Branche oder Mitarbeitergruppe passt, ist in den seltensten Fällen für den Einsatz in einem anderen Unternehmen geeignet, da es weder zu den spezifischen Geschäftsprozessen des Unternehmens passt und von den Mitarbeitern auch nicht angenommen wird. Für einzelne Unternehmen ist es sehr schwer, objektiv auf die eigene Firma zu schauen und zu beurteilen, welche Lösung die beste ist. Es fehlt die Erfahrung, die nur bei der Umsetzung vieler Content Management Systeme bei unterschiedlichen Kunden entsteht. Daher ist Consulting gerade bei der Einführung eines so stark in die Geschäftsprozesse eingreifenden Systems sehr wichtig. Nur eine enge Zusammenarbeit zwischen Provider und Kunde liefert hier optimale Ergebnisse.

15 14 15 Zu Beginn der Zusammenarbeit müssen sechs wichtige Punkte geklärt werden: Consulting bei ECM-Umsetzung. Wer... ist involviert?... übernimmt welche Rollen und Verantwortungen?... ist das konkrete Business Problem?... sind die kritischen Punkte? Was 2. Relevanz Warum... ist das Thema wichtig? 1. Kontext konkrete Situation... sieht die beste Lösung für den Kunden aus? Wie Wann... soll das Business Problem gelöst sein? 3. Zeitbezug... steht der Kunde? Wo Abb. 9. Zusätzlich sollte sich der Kunde vor der Wahl des Providers einige wichtige Fragen stellen: Sind die unternehmenskritischen Informationen sicher, dort wo sie liegen? Welche Maßnahmen hat der Provider unternommen, um dies zu garantieren? Liegt eine Zertifizierung des Dienstleisters nach Sicherheitsstandards vor? Reichen die Service Level Agreements zur Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes? Wie viel Leistungsausfall ist verkraftbar? (Zu hohe Einschätzungen können sehr teuer werden!) Dürfen die Informationen aus Rechtsgründen außer Haus oder außer Landes gegeben werden? Muss exakt der Speicherort bekannt sein und darf sich dieser ändern? Gerade diese rechtlichen Fragestellungen werden häufig vernachlässigt, sind aber vor allem bei personenbezogenen Daten immens wichtig. Der Prozess des Consultings kann im Wesentlichen in eine Analyse und eine Bestandsaufnahme gegliedert werden: Die Analyse beschäftigt sich mit den Geschäftsprozessen des Kunden und der genauen Definition der durch das Projekt zu erreichenden Ziele. Der Provider kann hier durch seine Erfahrung abschätzen, ob die Erwartungen des Kunden realistisch zu erfüllen sind und erläutern, welche zusätzlichen Vorteile ein ECM System mit sich bringen kann. Häufig ergeben sich neue Möglichkeiten zur Gestaltung eines Prozesses oder Effektivitätssteigerungen bei bereits etablierten Arbeitsweisen. Bei der Bestandsaufnahme muss die vorhandene IT-Infrastruktur möglichst genau erfasst werden: Sind genügend Kapazitäten vorhanden? In welchen Bereichen muss investiert werden? Die vorhandenen Wide Area Networks (WAN) müssen ebenso genug Bandbreite für die ECM Umsetzung bereit halten, wie die Rechenzentren Prozessorleistung und vor allem Speicherplatz. Systeme, deren Funktionalität sich mit der ECM-Lösung überschneidet, sollten im Verlauf der Umsetzung abgeschaltet werden. Nur wenn sich alle Daten auf dem gleichen System befinden, können Suche und Archivierung wirklich effektiv genutzt werden. Die Abschaltung gibt Ressourcen frei und kann die Summe der nötigen Investitionen verringern. Außerdem werden die Mitarbeiter so zu einem Wechsel auf das neue System ermutigt. Am Ende des Consultings sollten beide Seiten einen Überblick haben, welche Kosten anfallen werden. Möchte der Kunde die benötigten Investitionen verringern, allerdings nicht auf Funktionalität verzichten, kann ein Pay-per- Use-Angebot, wie SaaS oder Cloud Computing, dieses Ziel erreichen. Technisch-/ Prozessuale Migation. Nach der Consulting Phase ist die Analyse der Ausgangslage, inklusive Bestandsaufnahme der aktuellen IT Landschaft abgeschlossen. Es kann mit der Entwicklung eines genaueren Konzeptes und der Umsetzung begonnen werden.

16 Auf der technischen Seite muss das System möglichst homogen in die vorhandene Infrastruktur eingefügt werden. Beispielsweise können bereits umgesetzte Lösungen zur Optimierung des Datenverkehrs über das unternehmsweite WAN siehe auch White Paper APM ebenfalls die Übertragung des Content Management Systems beschleunigen oder UCC Komponenten können eine Schnittstelle bereitstellen die eine benutzerfreundliche Integration des Data Warehouse direkt in die Collaboration Plattform ermöglichen. Wurde als Bereitstellungsmodell ein Pay-per-Use-Angebot gewählt, müssen außer der Bereitstellung von Schnittstellen zur Integration kaum weiter Maßnahmen auf Kundenseite getroffen werden. Anderenfalls muss der während des Consultings festgestellte Lücke zwischen benötigten und vorhandenen Ressourcen durch Investitionen geschlossen und das eigene Personal ausgebildet und auf die technische Wartung vorbereitet werden. Hier kann der Provider durch Schulungen ebenfalls unterstützen. Neben der technischen Integration sollte vor allem die Orientierung an den Geschäftsprozessen im Vordergrund stehen. Ziel der Umsetzung ist schließlich, hier eine Effektivitätssteigerung zu ermöglichen. Das Metadatenund Klassenmodell sollte, wie die Auswahl der benötigten Komponenten, danach ausgewählt werden, wie eine optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe stattfinden kann. Hierzu sollten die späteren Nutzer durch ausgewählte Vertreter an dem Prozess beteiligt werden, da sie ihre eigenen Geschäftsprozesse am besten kennen und direkt Pain-Points benennen bei denen sie sich Besserung erhoffen. Die Geschäftsprozesse selbst sollten zu diesem Zeitpunkt allerdings ebenfalls auf Aktualität überprüft werden. Der Provider hat bereits umfangreich über die Potentiale und Möglichkeiten einer ECM Umsetzung informiert. Daher ist es dem Unternehmen nun möglich zu untersuchen, ob eventuell neue Freiheiten bei der Prozessarchitektur entstanden sind durch deren Nutzung neue Potentiale zur Steigerung des Unternehmenserfolgs entstehen. Diese neuen Arbeitsabläufe können neben dem eigentlichen System bei der Pilotierung getestet werden. So kann die zu erwartende Verbesserung genauer abgeschätzt werden. Kulturelle Migration / Wandel der Unternehmenskultur. Kernaufgabe jeden ECM Systems ist eine verbesserte Organisation und Verwaltung von Informationen, sowie die Erleichterung von Geschäftsabläufen durch Standardisierung. Damit unterscheidet es sich grundlegend von den meisten anderen IT Systemen, die den Arbeitsalltag häufig um Funktionen, wie beispielsweise Web-Conferencing oder Video Chat ergänzen. ECM ergänzt keine grundlegend neuen Funktionalitäten, sondern bietet vielmehr das Potential beinahe alle Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und den Informationsfluss im Unternehmen grundlegend zu revolutionieren. ECM Projekte bestehen zu 80% aus Organisation und nur zu 20% aus Technologie. Daher greifen sie tief in die Gewohnheiten der Mitarbeiter ein und sind andererseits auch von einer gewissen Ordnung der Mitarbeiter abhängig. Gerade Stichworte wie Tagging oder Klassifizierung von Dokumenten sind vielen Mitarbeitern noch völlig unbekannt. Metadaten werden selten sinnvoll vergeben. Ein Problem hierbei ist, das dem Mitarbeiter selber das Vergeben von Metadaten und entsprechende Einsortieren der eigenen Dateien kaum etwas nützt. Er profitiert bei der eigenen Informationssuche hauptsächlich von der Arbeit anderer Mitarbeiter. Ähnlich wie bei den aktuell viel diskutierten Web2.0 Anwendungen muss sich daher ein Community Bewusstsein bei den Mitarbeitern etablieren, das zu einer gewissen Ordnung in den eigenen zum Data Warehouse beigetragenen Dokumenten motiviert. Zur Nutzung dieser Funktionen müssen unternehmensweit gültige Richtlinien geschaffen werden, die das einheitliche Klassifizieren und Vergeben von Metadaten regeln, damit unternehmensweit mit einheitlichen Schlagworten gesucht werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Mitarbeiter Dokumente aus einer Abteilung benötigt mit der er ansonsten selten Zusammenarbeitet. Gerade leitenden Angestellten, die Informationen aus vielen unterschiedlichen Abteilungen erhalten müssen würde es ansonsten sehr schwer fallen die notwendigen Dokumente zu finden. Fehlen Unternehmensrichtlinien, wie mit Informationen umgegangen werden soll, müssen diese erstellt werden, bis hin zu Richtlinien und Ethikregeln für das Erstellen und den Umgang mit z.b. s. Das Vorschreiben und Anweisen alleine genügt dabei aber nicht, das Einhalten derselben muss regelmäßigen Kontrollen unterworfen werden. Die Erstellung eines Metadatenmodells, das festlegt wie die Informationsobjekte zukünftig sachlich wie inhaltlich mit Metadaten beschrieben werden, auch als Indexierung oder Dokumentenerschließung bezeichnet, erleichtert später deren Auffinden und unterstützt das Prozessund Lifecyclemanagement. Das Metadatenmodell muss wie das Klassenmodell unternehmens- bzw. konzernweit gültig sein. Damit wird sichergestellt, dass das Informationsmanagement über den gesamten Unternehmensbereich vereinheitlicht und damit auch transparent wird. Das vermittelt neuen Mitarbeitern den Umgang mit Unterlagen, Daten und Dokumenten leicht und verständlich und verhindert gleichzeitig, dass bei internen Wechseln oder Ausscheiden die Mitarbeiter durch dass bei Ausscheiden oder internem Wechsel von Mitarbeitern durch deren individuelle Metadatenzuordnung Informationen nicht mehr und nur aufwändig im System wieder gefunden werden. Das Archiv wird mit einem standardisierten und unternehmensweit gelebten Metadatenmodell entpersonalisiert. Eine Informationslandkarte, aus der hervorgeht, über welche Informationsobjekte das Unternehmen verfügt, womit diese erzeugt bzw. empfangen werden, wo diese abgelegt sind, wie sie ihm Kontext des Tagesgeschäftes genutzt werden und wie lange sie sich im Unternehmen aufhalten bzw. wann sie sicher gelöscht werden müssen, hilft bei der Wahrung der Übersicht.

17 5. Fallbeispiele Fallbeispiel 1: Postbox-Lösung für den Sparkassen Broker (S-Broker). Der Kunde. Sparkassen Broker ist ein Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe, die mit 620 Unternehmen und einem Gesamtgeschäftsvolumen von rund Milliarden Euro die größte Kreditinstitutsgruppe in Europa darstellt. Aufgrund hervorragender Performance konnte S-Broker den Kundenbestand seit Gründung im Jahr 2001 mehr als verfünffachen. Als Spezialist für Wertpapierhandel im Internet bietet das Unternehmen eine breite Produktpalette aus Aktien, Optionsscheinen, Renten, Fonds und Zertifikaten. Für die Leser des Magazins Börse Online zählt S-Broker zu den drei besten Online-Brokern Deutschlands. Die Herausforderung. Um weitere Marktanteile zu gewinnen und die Verzahnung mit den Sparkassen voranzutreiben, beschloss S-Broker einen umfassenden Ausbau seiner IT-Infrastruktur. Damit sollte das Unternehmen noch schneller und kundenfreundlicher werden. Das Ziel dieses zentralen Projektes bestand darin, mehr Übersichtlichkeit zu schaffen und die Kundenbeziehung weiter zu individualisieren. Gleichzeitig sollte der Ausbau der IT-Infrastruktur zu erheblichen Kostenoptimierungen führen. Im Rahmen dieses Projektes übernahm T-Systems die Realisierung einer kompletten Postbox-Lösung, welche als ASP-Lösung realisiert werden und ein qualitativ höheres Niveau des Kundenservice ermöglichen sollte. Das Projekt sollte in weniger als drei Monaten umgesetzt werden, um Einsparpotenziale schnellstmöglich nutzen zu können. Die Lösung. T-Systems bündelte spezifisches Know-how in den Bereichen Content Management, Outputmanagement, Dokumentenmanagement und E-Services zu einem einzigartigen Angebot. So konnte die papiergebundene Kommunikation zwischen S-Broker und seinen Kunden digital auf die Webseite verlagert werden. Der Datentransfer der Rohdaten von S-Broker erfolgt komprimiert, verschlüsselt und per FTP auf den Dateneingangsserver von T-Systems. Die Daten werden entschlüsselt, entpackt und über den Formatierserver mit dem richtigen Layout aufbereitet. Anschließend werden alle Dokumente über einen Archivserver in das Archivsystem übertragen, wo sie für den schnellen Zugriff auf Platte und für die Langzeitarchivierung auf WORM (write once read multiple) archiviert werden. Die Funktionalität der Postbox wird über die Webapplikation von S-Broker abgebildet und über einen Single- Sign-On in die Webseite integriert. Die Recherche der Dokumente erfolgt über den in das Web-Portal von S-Broker integrierten Archiv-Web-Client, nach gemeinsam mit S-Broker vereinbarten Suchkriterien. Mit SSL wird eine absolut sichere, verschlüsselte Verbindung verwendet. So lassen sich Dokumente wie Kontoauszüge oder Wertpapierabrechnungen sicher online einsehen und ablegen. Um einen hochverfügbaren Postbox-Betrieb sicherzustellen, müssen alle Komponenten in einem Hot-Stand-by-Betrieb vorgehalten werden, so dass im Falle des Ausfalls einer Komponente die entsprechende Backup-Komponente den Betrieb übernehmen kann. Zur Erlangung höchstmöglicher Sicherheit wird das Backup-System im entfernten Backup-Archivzentrum räumlich getrennt aufgestellt. Der Nutzen. Mit der MDocS-Postbox-Lösung von T-Systems spart S-Broker Ausgaben für Druck und Porto und bietet seinen Kunden gleichzeitig eine neue wertvolle Dienstleistung. Customer Care Center und Kunden können gleichermaßen auf einzelne Dokumenteninhalte zugreifen und sie weiter verarbeiten. Es wurde ermöglicht, jederzeit Druckdokumente aus dem Archiv etwa Jahresaufstellungen zu erzeugen. T-Systems generiert die Dokumente und steuert Druck und Versand bei den beteiligten Dienstleistern. Die Postbox-Lösung bietet Komplettservice mit sehr hoher Ausfallsicherheit und Kostentransparenz.

18 Fallbeispiel 2: ImageMaster Archivierung und DMS. Revisionssichere Langzeitarchivierung. Der Kunde. Das Unternehmen ist einer der größten Flugzeughersteller Europas. Montagewerke des Kunden stehen in Frankreich, Deutschland, Spanien und Großbritannien. Im Jahr 2009 hat das Unternehmen einen Umsatz von über 28 Milliarden Euro und beschäftigt derzeit rund Mitarbeiter. Die Herausforderung. Der Kunde benötigte eine revisionssichere Langzeitarchivierung (99 Jahre) für alle fertigungsrelevanten und produkthaftungsrelevanten Dokumente. Unterschiedliche Inhalte wie Zeichnungen, Stücklisten, technische Spezifikationen, Fertigungsaufträge oder Reports in Überlänge sollten dazu langfristig verfügbar gemacht werden. Die Bereitstellung auf alle archivierten Dokumente sollte vom Fertigungs-, Qualitäts- und Konstruktionsarbeitsplatz durch Online- Zugriff möglich sein. Dabei war es dem Kunden wichtig, dass sichergestellt wird, dass nur gültige (zuletzt freigegebene) Dokumente genutzt werden dürfen. Da das Unternehmen mit einer Vielzahl von Partnern zusammenarbeitet, deren Leistungen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg von großer Bedeutung sind, sollten diese Partnerfirmen möglichst optimal in die Lösung eingebunden werden. Weiterhin wurde eine Anbindung des bestehenden EDM-/ PDM-Systems und weiterer Datenhaltungssysteme gewünscht. Zusätzlich wünschte sich der Kunde den Aufbau eines Kompendiums aus der vorhandenen Printbibliothek. Der Bibliotheksaufbau sollte dazu im Kompendium abgebildet werden. Ziel sollte schließlich die inhaltliche Erfassung und anschließende Strukturierung der Artikel des Kunden sein. Als Partner für das Design und die Umsetzung einer entsprechenden Lösung wurde T-Systems ausgewählt. Die Lösung. T-Systems integrierte für den Kunden sein ImageMaster Framework für Erfassung, Archivierung, Verwaltung, Verteilung, Reproduktion und Visualisierung von Dateien und Dokumenten. 20 Bereichsserver mit aktiven Dokumentencaches wurden an den nationalen und internationalen Standorten des Kundenunternehmens aufgebaut. Alle gewünschten Funktionalitäten von der Anbindung an zusätzlich Systeme über den Online-Zugriff bis zu den umfangreichen Reproduktionsmöglichkeiten konnten auf diese Weise realisiert werden. Alle Dokumente werden über eine Volltexterfassung aufgenommen. Zudem steht ein Strukturbaum zur Navigation im Kompendium zur Verfügung. Es ist ein alternativer Zugriff per Recherche über das gesamte Kompendium und dessen Inhalte möglich. Außerdem werden Synonymlisten bereitgestellt. Der Nutzen. Der Kunde verfügt nun über eine zentrale Informationsplattform für technische Dokumente, die für User mit höchstem Aktualisierungsgrad bereitsteht. Freigegebene Zeichnungen sind etwa on demand vorhanden. Das Unternehmen profitiert durch die konsistente Dokumentenversorgung von einer Optimierung und Sicherung des Produktionsdurchlaufs. Gesetzliche Auflagen zum Beispiel im Rahmen der Produkthaftung werden durch die Archivierung zuverlässig erfüllt. Die Produkthistorie kann von nun an über beliebig lange Zeiträume eingesehen werden. Das Unternehmenswissen wird nun detailliert erfasst und publiziert. Auf diese Weise entsteht eine globale Wissensdatenbank.

19 18 19

20 7. Glossar. Begriff Erklärung ASP-Lösung Best-of-Breed Best Practices CAD Cloud Computing Collaboration- Applikationen Content Management Systeme Content Repositories Data Warehouse Digital Asset Management DMS ediscovery ERP-System FTP Application Service Provisioning ist ein Bereitstellungsmodell, bei dem der Provider Software als Service über ein Netzwerk (typischerweise das Internet) bereitstellt. Bei einem Best-of-Breed-Ansatz werden marktführende Einzelanwendungen zu einem integrierten Lösungskonstrukt kombiniert. Der Begriff bezeichnet bewährte bzw. optimale Vorgehensweisen im Unternehmen. CAD steht für Computer Aided Design (= Computerunterstütztes Design). Ansatz, verallgemeinerte IT-Infrastrukturen dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung zu stellen. Allgemein: Anwendungen zu Verbesserung der Zusammenarbeit. Diese können beispielsweise Instant Messaging Lösungen oder ein Unternehmenseigenes Wiki enthalten. Für weitere Details ist das White Paper Collaboration zu empfehlen. Ein System zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten. CR ist die technische Untermauerung einer Content Application wie das Content Management System oder das Document Management System. Es hat die Funktion einer logischen Lagerstätte für diverse Inhalte. Eine zentrale Datensammlung, deren Inhalt sich aus Daten unterschiedlicher Quellen zusammensetzt. DAM ist die Speicherung und Verwaltung von beliebigen digitalen Inhalten, insbesondere von Mediendateien wie Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteinen. Das Document Management System (DMS) beschäftigt sich mit der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. ediscovery ist die in den Prozessordnungen mancher Länder vorgesehene Beweissammlung von elektronisch gespeicherten Informationen. Eine komplexe Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines gesamten Unternehmens. Das File Transfer Protocol ist ein spezifiziertes Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Dateien über IP-Netzwerke.

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