Benno MailArchiv. sicher archiviert schnell gefunden. Sicher archiviert schnell gefunden. -Archivierung mit (Open) Benno MailArchiv

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1 Benno MailArchiv sicher archiviert schnell gefunden Sicher archiviert schnell gefunden -Archivierung mit (Open) Benno MailArchiv 8. Kieler Linux-Tage 2. Oktober 2010 Dipl.-Ing. Ansgar H. Licher Geschäftsführer LWsystems GmbH & Co. KG

2 Die LWsystems GmbH & Co. KG Hersteller von Benno MailArchiv, einer auf Open Source- Komponenten basierenden -Archivierungslösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung IT-Consulting und -Serviceunternehmen, spezialisiert auf Linux- und Open Source basierte IT-Infrastrukturlösungen Referenzen im Mittelstand, Behörden, Bildungseinrichtungen (Kunden von Anwendern) Einziger Anbieter einer -Archivierungslösung, die vollständig als Open Source Software unter der GPL lizenziert ist Inhabergeführtes Unternehmen Seit Gründung 2004 profitabel, 100% Eigenmittel finanziert, keine fremden Beteiligungen Firmensitz Bad Iburg (bei Osnabrück)

3 Management Summary: Benno MailArchiv... archiviert s revisionssicher und gesetzeskonform *) stiftet Nutzen Anwender sparen jeden Tag wertvolle Arbeitszeit bei der Bearbeitung von s basiert auf praxis-bewährten Technologien alle Kernbestandteile sind ausgereifte Open Source Komponenten ist integrierbar in jede IT-Umgebung ist intuitiv bedienbar macht zukunftssicher und unabhängig Benno MailArchiv ist als GPL-Version verfügbar, kein Vendor Lock-in *) gemäß deutscher Gesetzgebung (AO, HGB, GoB, GoBS, GdPDU)

4 Benno MailArchiv Offen, Frei, Sicher Community Edition ( Open Benno MailArchiv ) unter der GPL erhältlich volle Datenkompatibilität zwischen freier und kommerzieller Version dadurch: Vermeidung von Vendor Lock-In (Wahrung der Freiheit des Kunden) Kommerzielle Version ( Benno MailArchiv ) mit Hersteller-Support Definierte SLAs und Wartungskonzepte, kontinuierliche Weiterentwicklung Transparentes Lizenzmodell (Lizenzierung pro Named User statt über die Anzahl Mailadressen, Archivgröße o.ä.) gesetzeskonforme -Archivierung nach deutschem Recht (GDPdU,...) Netzwerk von Vertriebspartnern in D, A und CH (im Aufbau)

5 Ready for Cloud Computing und SaaS Benno MailArchiv Standard Edition On Premise -Lösung / Einsatz im Hause des Kunden Benno MailArchiv Hosting Edition SaaS-Lösung / Cloud Computing gleiche Codebasis / anderes Lizenzierungsmodell für Hoster, Provider, SaaS- und Cloud-Anbieter

6 Gesetzgebung und Compliance-Anforderungen als Treiber der -Archivierung Staatlicher Zwang zur revisionssicheren Langzeitarchivierung auf Grund gesetzlicher Vorschriften s müssen revisionssicher abgelegt werden Nachweisbarkeit der Unverändertheit und Vollständigkeit (Journal) revisionssicher entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften s müssen bspw. incl. Formatierung, Rechte-Informationen, Headerzeilen, Anhängen usw., also vollständig, archiviert werden s müssen zeitnah und anhand beliebieger Kriterien gefunden werden können -Archivierung auf Grund von Compliance-Anforderungen (Anforderung von Kunden, Lieferanten,...) Haftungsbegrenzung Dokumentation von Prozessen, Abläufen, Geschehnissen usw. Notwendigkeit, etwas zu tun.

7 -Archivierung bietet ein großes Nutzenpotenzial! Für 97% der Unternehmen hat der verkehr hohe bis höchste Wichtigkeit Jedoch: hohe Probleme mit Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz (SoftConsult 2007) Zugriff auf abgelegte s oftmals sehr zeitintensiv welche wo abgelegt werden soll, oftmals unklar (Folge: unübersichtliche -Ablage) keine Möglichkeit, s zeitnah wiederzufinden, trotz Such-Funktionen im Mail-Client Chance, etwas zu verbessern!

8 Aus Problemen werden Vorteile Akute Probleme: -Flut Verlust wichtiger Geschäftsunterlagen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Compliance-Anforderungen der Kunden Faktor Mensch: Welche Mail ist wichtig oder unwichtig? Die Lösung: Automatische Archivierung aller s vollumfassende, unternehmensweite Suchfunktion (Suche im Volltext statt in hierarchischen Ablagen) schneller Zugriff auf jede gewünschte Mail

9 Benno MailArchiv Key features & benefits (1) Revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU Deutscher Hersteller (selbst von der gesetzlichen Archivierungspflicht betroffen!) Kompatibel mit allen gebräuchlichen Mail-/Groupwareservern Unabhängig von konkreten Mail-/Groupwaresystemen It works with Open-Xchange, Microsoft Exchange, Lotus Notes/Domino, Scalix, Zarafa, Tobit, GroupWise,...,... Web-Browser basiertes GUI statt Fat-Client-Software kein Client-Deployment oder -Updates Flexible Rechtevergabe für den Archivzugriff

10 Benno MailArchiv Key features & benefits (2) Skalierbar von der kleinen Appliance bis zu Multi-Server-Umgebungen unabhängig vom Storage lokale HDs, NAS, SAN,... NFS, SMB,... Aufteilung des Archivs in Storage-Container (bspw. nach Jahren, Domains,...) möglich Unkomplizierte Wartung und Updates (Tomcat-basierte Applikation)

11 Funktionalität Compliance Offene Plattform Web-Interface einfache Bedienbarkeit Suchergebnisse nach Relevanz sortiert flexibles Rechtemanagement unabhängig von spezifischen Mail-/ Groupware- Lösungen revisionssicher gesetzeskonform gemäß den gesetzl. Bestimmungen (GDPdU, GoB,...) Anwendermanipulationen sind ausgeschlossen Sicherung von Authentizität und Integrität ausgereifte und praxisbewährte Open Source Komponenten offene Standards offene Schnittstellen Integrierbarkeit Skalierbarkeit Wachstumsfähigkeit

12 Benno MailArchiv ist Open... Offen für ihre bestehende Infrastruktur Offen für mehr Transparenz Offen für Sicherheit Offen für Entwicklung Was heißt das konkret?

13 Aufbau Benno MailArchiv BennoCore (Backend) Index Repository BennoSearch (Frontend) - Ablage, Indexierung - SMTP-Server - Logging u Integrität - Admintools - J2SE UserDB - Webclient - REST-Schnittstelle - Benutzerverwaltung - J2EE/Spring

14 Repository die Ablage der s Intelligente Dateisystemablage Trie-Struktur so original wie möglich (RFC 822) Vorteile Komprimiert (Gzip) Transparente Datenstruktur rechtskonform Der Admin kann seinen Werkzeugkasten benutzen:... Verschlüsselung RAID Backup Shell

15 Den Inhalt vor Veränderungen schützen Jede Datei erhält eine Prüfsumme Veränderungen innerhalb der können entdeckt werden Jeder Eingang in das Archiv wird protokolliert Das Log ist wiederum durch eine Prüfsumme geschützt Die Unverändertheit des Archivs ist nachweisbar Keine doppelten s

16 Index der Zugang zum Wissen Apache Lucene Bewährte Suchtechnologie Optimiert für große Datenmengen Indexgröße: etwa 20% des Archivs Syntax ermöglicht einache und komplexe Anfragen: auftrag schröder todomain:mustermann.de mahnung (rechnung OR mahnung) AND sent:[ to ] Komplette Syntax-Referenz:

17 Text-Extraktion Anhänge suchbar machen Apache Tika Versteht alle wichtigen Standardformate PDF, Microsoft Office (incl. Office 2007), OpenOffice.org, ZIP, Bildformate (Fotos, Exif-Daten), Erweiterbar um eigene Module

18 Autorisierung for your eyes only Spring Security Flexible Rechtevergabe Admin- und Revisor-Accounts Benutzer mit Rechten für s von/zu bestimmten Adressen Für bestimmte Suchanfragen Benutzerverwaltung über Web-Oberfläche

19 Internet MTA (Postfix, Exchange, Exim,...) Sammelmailbox ( Journaling Mailbox ) fetchmail Benno-SMTP Archiv Intranet

20 SMTP-Dienst starten Starten des Dienstes /etc/init.d/benno-smtp start Standardkonfiguration: Port 2500 Bereit zum Empfang von s Direkt vom Server Mittels fetchmail Durch einen Milter Konfiguration /etc/default/benno-smtp /etc/benno/archive.properties

21 Logging Archiveingänge: /srv/mailarchive/repo/repository.log BennoCore /etc/benno/daemon.log BennoSearch /var/lib/tomcat6/log

22 BennoAdmin Kommandozeilentool (Beispiele) hinzufügen cat .eml java -jar bennoadmin.jar add Ein POP3-Postfach importieren java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de user secret Integrität und Konsistenz überprüfen java -jar bennoadmin.jar check-integrity java -jar bennoadmin.jar check-consistency Suchanfrage stellen java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de query rechnung Checksumme ausgeben java -jar bennoadmin.jar pop3 pop.mail.de checksum

23 LDAP: bestehendes Identity Management verwenden Spring Security Default: SQlite Datenbank Fertige Module für die Einbindung von OpenLDAP, Active Directory, Novell edirectory SQL-Datenbanken natives Plugin für den Univention Corporate Server (UCS) ab 03/2010 verfügbar (UDM-Plugin) Eigene Module möglich Skriptschnittstelle für individuelle Lösungen

24 REST: Integration in andere Anwendungen Einbindung in ERP, Groupware, Intranet-Portale usw. Suchanfragen: GET Mails GET Metainformationen, Mailadressen...

25 Ihre Vorteile Keine schwarze Magie sondern absolute Offenheit (GPL) Auf Langfristigkeit ausgelegte Technologie Standardkonform Offene Schnittstellen, Offene Standards, Offene Interfaces Community Mit dem Ohr am Benutzer Geringe Einstiegsschwelle Herstellersupport Kontinuierliche Weiterentwicklung Transparentes Lizenzmodell Kurzer Draht Beratung, Dienstleistungen

26 Hohe Suchperformance Fallbeispiel 1: Benno MailArchiv im normalen Inhouse-Betrieb Archivgröße: ca. 110 GB (Ablage: 105 GB; davon Suchindex: 5 GB) Anzahl s im Archiv: ca. 1,4 Millionen Mittlere Suchzeiten: Suche nach einem Begriff: deutlich < 2 Sekunden ca Treffer (aus ca. 1,4 Millionen Mails) Suche nach mehreren Kriterien gleichzeitig: < 2 Sekunden unterschiedliche Treffermengen je nach Kriterien Systemumgebung: Serversystem mit Intel QuadCore CPU RAID-Festplattensystem 16 GB RAM

27 Schnelle Archivoperationen Fallbeispiel 2: Rebuild des Suchindex Archivgröße: ca. 320 GB Anzahl s im Archiv: ca Durchschnittliche -Größe: ca. 1,49 MB / Szenario: Kompletter Rebuild des Suchindex: Laufzeit der Volltext-Reindexierung über alle archivierten s incl. Attachements: ca. 8 Stunden Systemumgebung: Mehr? virtualisierter Server auf Basis von XEN 4 CPU-Kerne in der virtuellen Maschine Hardware-Server mit Intel QuadCore CPU mehrere andere virtualisierte Gastsysteme im Parallelbetrieb

28 Live-Demo

29 Mehr Informationen? LWsystems GmbH & Co. KG Tegelerweg Bad Iburg Telefon / 5556 Mobil 0173 / info@lw-systems.de Open Source IT Solutions