Effiziente und transparente Bewirtschaftung von Fördermitteln

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1 Effiziente und transparente Bewirtschaftung von Fördermitteln Luzern, 13. März SAP Public Services Forum

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3 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 3

4 Einleitung Ziel des Referats Aufzeigen der Relevanz des Themas Fördermittelmanagement Vorstellung der Lösung SAP Grantsmanagement Warum steht das Thema im Zeichen von Big Data Seite 4

5 Q_PERIOR die neue Kraft im Beratungsmarkt Die Fusion von agens, ESPRiT Consulting und paricon bündelt die Kompetenzen von drei erfolgreichen Firmen. Mit der Fusion 2011 entstand in Deutschland, der Schweiz und in Österreich eine der führenden Business- und IT-Beratungen. In der neuen Firma wird vielfach ausgezeichnete Kompetenz und über 30 Jahre Beratungserfahrung in verschiedenen Branchen integriert. Damit können wir mit über 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch umfassendere Leistungen aus einer Hand anbieten. Seite 5

6 Q_PERIOR die neue Kraft im Beratungsmarkt Die Fusion von agens, ESPRiT Consulting und paricon bündelt die Kompetenzen von drei erfolgreichen Firmen Rahmendaten Markterfahrung: seit 1977 Umsatz: 90 Mio. EUR* Mitarbeiter: 460* Mehrheitlich im Besitz des Managements Umsatz in Mio. Standorte Deutschland Schweiz Österreich Slowakei USA, Kanada * Mitarbeiter gesamt 400 Kunden Öffentlicher Sektor Erst- und Rückversicherungen Banken Industrie * * 2013 geplant Seite 6

7 Einleitung Definition Grantsmanagement Fördermittel (Förderbanken in DE) Direktzahlungen Subventionen Stipendien etc. Im Gegensatz zum Darlehen ist in der Regel keine Rückzahlung geschuldet. Seite 7

8 Einleitung Mehrere Milliarden Franken werden pro Jahr in Projekte und Vorhaben der öffentlichen Hand, in Form von Fördergeldern, investiert. Quelle: Botschaft über die Förderung von Bildung, Forschung und Innovation in den Jahren Quelle: Porträt KTI 2011 Quelle: NZZ,29. Januar Seite 8

9 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 9

10 Anforderungen, Herausforderungen Integrierte Datenflüsse und vollständige Transparenz für Mittelgeber und Mittelempfänger Herausforderung Multidimensionale Organisationen Intuitive Benutzerführung End to end-sicht Gemischte Finanzierung Anforderung Dezentrale Organisationen von Fördermittelgeber und Fördermittelempfänger müssen abgebildet werden Wenig mit der Applikation vertraute Anwender müssen den Prozess bearbeiten können Arbeitsteiliger Prozess mit fragmentierten und redundanten Daten muss bearbeitet werden können Projekte mit gemischten Finanzierungen müssen dargestellt und gegenüber dem einzelnen Förderer berichtet werden Seite 10

11 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 11

12 SAP Fördermittelmanagement Prozesse mit unterschiedlichen Sichten und Anforderungen werden unterstützt Fördermittelgeber Programm- Management Planung & Budgetierung Anträge & Auswahlverfahren Buchhaltung Monitoring & Reporting Fördermittelempfänger Vorbereitung des Antrags Förderentscheidung Durchführung des Fördervorhabens Seite 12

13 SAP Fördermittelmanagement Prozess Fördermittelvergabe Alle Phasen effizient bearbeiten Seite 13

14 SAP Fördermittelmanagement Prozess Fördermittelverwendung Alle Phasen effizient bearbeiten Seite 14

15 SAP Fördermittelmanagement Funktionen Fördermittelvergabe (1/2) Funktion Verwaltung Förderprogramme Beantragung Fördervereinbarungen Änderungen Mittelabruf Beschreibung Transparente Verwaltung der Förderprogramme mit internem und externem Reporting. Definition von Verfahren und Regeln von der Vergabe bis zur Auszahlung. Einfacher Zugang zur Beantragung von Fördermitteln online, per Telefon oder Post. Automatisierte Prüfung der Anträge nach gültigen Richtlinien. Definierte Regeln und Bedingungen nach bewilligtem Antrag (z.b. Auszahlungen). Dokumentierte Bearbeitung von Änderungen bei einem genehmigten Antrag. Über ein der Vereinbarung zugeordnetes Web- Formular können die Gelder angefordert werden. Seite 15

16 SAP Fördermittelmanagement Funktionen Fördermittelvergabe (2/2) Funktion Fallbearbeitung Monitoring Analysen Beschreibung Zentrale Verwaltung aller Dokumente, Daten und Aktivitäten zu einem Fall. Mehrere Fälle können verknüpft und in Verbindung gebracht werden. Statusreports, Finanzberichte sowie Berichte über die Effizienz und Effektivität von Förderprogrammen. Standardauswertungen zu Bewerbungen, Vereinbarungen, Mittelabrufen und Programmanalysen Seite 16

17 SAP Fördermittelmanagement Funktionen Fördermittelverwendung (1/2) Funktion Planung und Vorbereitung Fördermittelgeber Förderung Budgetierung Beschreibung Workflowunterstütze Bearbeitung von der Bewerbung bis zum Abschluss. Überwachung der Aktivitäten verschiedenen Status. Elektronische Akte für alle relevanten Dokumente und Daten zum Fall. Zentrale Verwaltung zu den Informationen zum Fördermittelgeber (SAP-Geschäftspartner). Die Förderung enthält alle individuellen Projektinformationen, welche die Weiterverarbeitung steuern. Aktive Verfügbarkeitskontrollen. Definition von Regeln für Budget erhöhende Einnahmen. Seite 17

18 SAP Fördermittelmanagement Funktionen Fördermittelverwendung (2/2) Funktion Durchführung Durchgangsförderung Beschreibung Aktive Durchführung des geförderten Projekts, durch Ableitungsregeln, Buchungsregeln etc. Die Durchgangsförderung unterstützt Prozesse, wenn Fördermittelempfänger und -verbraucher nicht identisch sind. Seite 18

19 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 19

20 Architektur SAP Netweaver SAP CRM SAP ERP Aktivitäten Management SAP Grantsmanagement Anbindung DVS/GEVER FI CO Beschwerde Management Webantrag Geschäftspartner Workflow PS Programm Management Auftragsbearbeitung Berechtigung Case Management Reporting Business Object Seite 20

21 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 21

22 Demo Seite 22

23 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 23

24 Zusammenfassung Mit SAP Grants Management für die Fördermittelvergabe erreichen Sie folgende Ziele: Kundenorientierung durch einen einheitlichen Aussenauftritt für verschiedene Förderarten Standardisierung von Prozessen durch die einheitliche Abbildung verschiedener Förderarten Transparenz im Vergabeprozess durch eine zentrale Dokumentation und konsistente Datenbasis Prozessoptimierung bei der Einhaltung von Fördervergaben durch Automatisierung Seite 24

25 Zusammenfassung SAP Grants Management für die Fördermittelverwendung optimiert Ihre Prozesse im Hinblick auf: Die Erfüllung der jeweiligen, spezifischen Anforderungen eines Fördermittelgebers Die durchgängige Prozesssteuerung von der Planung über die Vorbereitung und Durchführung einer Förderung bis zu ihrem Abschluss Transparenz über den jeweiligen Status aller erhaltenen Förderungen Die optimale Ausnutzung von Fördergeldern durch eine systemgestützte Prüfung der Förderfähigkeit Seite 25

26 Zusammenfassung Daraus ergibt sich folgender Nutzen und Mehrwert Die Lösung kann für sämtliche Arten von Fördermittel verwendet werden Hoher Investitionsschutz. Die z.t. bereits bestehenden SAP Applikationen (CRM, ERP, BW, etc.) können benutzt bzw. weiter ausgebaut werden. Tiefe Betriebskosten durch die Skalierbarkeit der Lösung Kleinere Realisierungskosten und Einführungsdauer für zusätzliche Förderarten durch den Plattform-Ansatz und weiterer kundenindividueller Nutzen Seite 26

27 Agenda 1. Einleitung 2. Anforderungen, Herausforderungen 3. SAP Fördermittelmanagement 4. Architektur 5. Demo (Video) 6. Zusammenfassung 7. Fragen Seite 27

28 Fragen Seite 28

29 Wir sind für Sie da Peter Niederberger Partner Q_PERIOR Papiermühlestrasse Bern Schweiz Telefon: Mobil: Internet: HAMBURG (ELLERAU) FRANKFURT l MÜNCHEN ROSENHEIM BERN l ZÜRICH WIEN l BRATISLAVA PRINCETON l TORONTO Seite 29

30 Architektur Schnittstellen - Integration FMM mit den SAP Modulen FI, CO und PSM Seite 30

31 Architektur Schnittstellen - Integration SAP ECC und SAP CRM auf verschiedenen Ebenen Seite 31