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1 excellence in data quality Vorschalttransaktion Data Governance Prozess in SAP

2 Ausgangssituation Unternehmen haben heute mehr denn je gesetzliche Anforderungen und interne Unternehmensrichtlinien an den eigenen Stammdaten-Bestand zu erfüllen. Für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement müssen wesentliche Fragen konzeptionell gelöst werden: Wie erfolgt die Datenentstehung? Wer überwacht den LifeCycle? Wer ist am Pflegeprozess von Stammdaten beteiligt? Der integrierte Data Governance Prozess für Ihre SAP Anwendung Die Lösung zum zentralen Stammdatenmanagement Marlin Vorschalt-Transaktion (MVT) bietet einen zuverlässigen und nachvollziehbaren Data Governance Prozess. Der operative Anlage- und Pflegeprozess wird durch eine optimierte Vorschalt-Transaktion effizient umgesetzt. Der Governance Prozess durchläuft hierbei mehrere Schritte mit integrierten Datenqualitäts-Tools. Es werden folgende Objekte unterstützt: Debitor Kreditor Bankenstamm Sachkonto Materialstamm Über das Customizing wird der relevante Pool von Stammdaten für den Governance Prozess definiert. So ist eine schrittweise Einführung nach Unternehmensanforderungen möglich. Feste vordefinierte Prozesse oder systembedingte Anforderungen lassen sich über Vorbelegungen und Querprüfungen abbilden. So wird der Anwender, abhängig seiner Berechtigung, unterstützt und kann Daten sicher und effizient pflegen. Bei der Datenentstehung sind mehrere Spezialisten beteiligt, die Felder oder Segmente des Stammsatzes pflegen, teilweise in Abhängigkeit von der Eingabe durch den Kollegen. Durch einen Finalisierungsworkflow lassen sich die Stammdaten kundenspezifisch vervollständigen und verschiedene Anwender im Pflegeprozess beteiligen. Der Workflow wird über das Customizing definiert und startet unter anderem nach kritischen Feldänderungen, generell für bestimmte Kontengruppen oder manuell durch den Anwender. Dabei kann der Workflow einen eigenen, konfigurierbaren Feldstatus (Pflegbarkeit der Felder) besitzen. Nachdem der Anwender die Stammsätze gepflegt hat, wird diese als Anforderungsbeleg gesichert und zur Freigabe und Prüfung weitergeleitet. Ein zentrales Clearing prüft die Anforderungen des Anwenders für Neuanlagen sowie Änderungen und kann diese ablehnen, zurückstellen oder freigeben. Das Vier-Augen-Prinzip steigert dabei die Sicherheit im Prozess der Datenentstehung. Ein nachvollziehbarer Informationsfluss zwischen Anwender und Clearer erhöht die Transparenz. Die Verantwortlichkeiten innerhalb der Prozessabläufe des zentralen Clearing werden klar und eindeutig in einer Organisationsstruktur definiert, um das Verfahren zur Bearbeitung und die Freigabe zu optimieren. Vorteile Standardlösung in gewohnter SAP Umgebung out of the box Prozesse durch viele Referenzkunden einfache Installation über SAP Transport transparente Einstellungen über Customizing kurze Einführungszeiten, keine Zusatzprogrammierung nötig SAP Standard übernimmt Berechtigungen und Systemeinstellungen übersichtliche transaktionale Workflows ohne Sackgassen und Vertretungsproblematik Datenqualitäts-Tools wie Dublettenprüfung, Adressvalidierung, Ust-ID Prüfung u.a. können per Customizing eingeschaltet werden modular erweiterbar 2

3 Marlin Vorschalttransaktion Data Governance Prozess in SAP Die Vorschalttransaktion Die ISO-eigene Vorschalt-Transaktion greift auf die Feldsteuerung der Kontengruppe zu, aber verhält sich wie die SAP Standardtransaktion zur Neuanlage und Pflege mit erweiterten Funktionen. So nutzt der Anwender seine bekannte SAP Umgebung und wird mit den aktivierten Datenqualitäts- Tools im Anlage- und Pflegeprozess unterstützt. Für MVT können die ISO Produkte Adressvalidierung, Dublettenprüfung, Sanktionslistenprüfung, UST-ID Prüfung und Contentanreicherung eingebunden werden. Sobald der Anwender seine Eingabe sichert, wird ein Anforderungsbeleg erzeugt, welcher dem zentralen Adressclearing zur Prüfung gesendet wird. Der Anwender kann jederzeit seine Anforderungen in einem Bearbeitungsmonitor nachverfolgen. Ob ein zentrales Adressclearing erfolgen soll, ist abhängig von den verwendeten Kontengruppen und Feldern, welche im Customizing definiert werden. Wurde beispielsweise das Feld Telefonnummer für das Adressclearing als nicht relevant definiert, wird bei Bearbeitung kein Anforderungsbeleg für das Adressclearing erzeugt und die Änderung wie gewohnt direkt in der Datenbank gesichert. Finalisierungs-Workflow Da bei der Datenpflege und Änderung meistens mehrere Spezialisten beteiligt sind, kann ein Finalisierungs-Workflow definiert werden. Dieser bietet die Möglichkeit, mehrstufig den Prozess der Datenpflege für die diversen Segmente (A, B, V, M) aufzusetzen. Über das Customizing werden der Workflow und die Startparameter definiert. So ist es auch möglich, den Workflow nur dann zu starten, wenn kritische Felder gepflegt werden oder ein bestimmter Feldwert geändert wird. Der Workflow kann auch manuell angestoßen und verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet werden. Eingabebereich anlegen/pflegen Aktivitätenleiste Dokumente importieren, Notizen anlegen Dialogprüfungen: Vorbelegung Adressvalidierung Dublettenprüfung 3

4 Das zentrale Adressclearing Das zentrale Adressclearing (ZAC) ist die Clearing-Instanz, um Anforderungen zu prüfen und freizugeben. Organisatorisch kann das ZAC für die einzelnen Segmente zu einem Stammsatz unterschiedlich angesteuert werden. Zum Beispiel kann das A-Segment für einen chinesischen Datensatz im ASIA- Clearing geprüft werden, da vor Ort die besseren Kenntnisse zu den allgemeinen Daten liegen. Das B-Segment wird aber von einem Clearing des anfordernden Buchungskreises oder der Verkaufsorganisation durchgeführt. Da bei Stammsatzänderungen der Clearer nicht weiß, was geändert wurde, unterstützt die Anwendung über eine Blaumarkierung. Zu einem geänderten Feld wird der vorherige Feldwert in blauer Schrift hervorgehoben. Der ZAC-Mitarbeiter kann über die Blaumarkierung schnell und effektiv die Änderung erkennen. Zusätzlich können die Anwenderhinweise und die importierten Dokumente gelesen werden. Mithilfe einer integrierten Aktivitätenleiste bearbeitet das ZAC die Belege. So kann das ZAC die Anforderungen genehmigen, rückstellen oder ablehnen, weitere Dokumente oder Notizen hinzufügen oder einen Kontengruppenwechsel vornehmen. Zudem stehen dem ZAC die Datenqualitäts-Tools (Dublettenprüfung, Adressvalidierung u.a.) zur Bearbeitung zur Verfügung. Sicherung erst nach Freigabe Änderungen und Neuanlagen werden erst nach Freigabe durch das ZAC in den SAP Stammdatentabellen gesichert. Somit werden Fehleingaben, Dubletten und unvollständige Stammdaten verhindert. Der Anforderer erhält die Information über die Freigabe seiner Anforderung per . Aus der kann direkt in die Bearbeitung nach SAP gesprungen werden. Datensätze die zurückgestellt wurden, erhält der Anforderer mit Rückstellungsgründen zur Korrektur. Der Anwender bearbeitet mit den Hinweisen des ZAC die Datensätze erneut und sendet die Änderung als überarbeitete Anforderung an das ZAC zur Freigabe. Durch diesen Workflow erhöht sich die Qualität der Daten deutlich. Analyse und Auswertung Eine Analysetransaktion bietet Auswertungen zum Bearbeitungsstand und Clearingentscheidung der Anforderungsbelege. Mit dem Add-On marlin Dash Board für die Governance Lösungen können erweiterte Key Performance Indicators definiert werden. Somit lassen sich Auswertungen zum Bearbeitungswert eines einzelnen Stammsatzes machen oder Änderungen zu getroffenen Qualitätsmaßnahmen ablesen. Der Freigabeprozess lässt sich über die Customizingeinstellungen individuell aufbauen. Alle Schritte werden SOX-konform dokumentiert und in einer zentralen Belegführung gesichert. Eingabebereich Kontrolle/pflegen Aktivitätenleiste Anzeige Dokumente, Anzeige Notizen Adressvalidierung, Dublettenprüfung, Clearingfall bearbeiten genehmigen, ablehnen, rückstellen Blaumarkierung: zeigt die Änderung zum vorherigen Feldinhalt im Stammsatz 4

5 Marlin Vorschalt-Transaktion Data Governance Prozess in SAP Funktionen Vorschalttransaktion zur geregelten Anlage und Pflege von Stammdaten Neuanlage und Pflege von Stammdaten erfolgt in einer Vorschalttransaktion für jede Neuanlage und Pflege wird ein Anforderungsbeleg erstellt über eine komfortable Aktivitätenleiste stehen die Datenqualitäts-Tools zur Verfügung Anforderungsbelege werden an ein zentrales Adressclearing zur Freigabe weitergeleitet Stammdaten können über ein Merkmal oder über die Kontengruppe für den Adressclearing-Prozess als relevant definiert werden auch einzelne Felder können als Clearing-relevant definiert werden Kundenfelder (Erweiterungen) können über einen BAdI in die Vorschalttransaktion integriert werden über den Belegfluss wird eine Änderungshistorie zu jeden Stammsatz abgebildet zum Anforderungsbeleg können Notizen und Dokumente eingebunden werden beim Start der Transaktion kann in Abhängigkeit von der Kontengruppe die Organisationssicht, etwa der Buchungskreis zum Mussfeld werden Finalisierungs-Workflow der Workflow kann mehrstufig eingestellt werden (z.b.: A- g A- g B- g V-Segment) die Startparameter können organisationsbedingt oder feldbezogen eingestellt werden der Workflow kann manuell gestartet werden dem Workflow können eine Gruppe oder einzelne Mitarbeiter zugeordnet werden -Benachrichtigung an den Finalisierer Anbindung Non-SAP Systeme Non-SAP Systeme lassen sich über einen BAPI einfach anbinden, hierzu wird ein vorerfasster Anforderungsbeleg erstellt. Für vorerfasste Anforderungsbelege kann die Mussfeld-Steuerung deaktiviert werden. Zentrales Addressclearing für das zentrale Adressclearing kann eine Organisationsstrukturaufgebaut werden oder es wird als einfache Freigabe flach abgebildet das zentrale Adressclearing hat eine eigene Transaktion zur Bearbeitung von Anforderungsbelegen über eine komfortable Aktivitätenleiste stehen Datenqualitäts-Tools zur Verfügung Freigabe, Rückstellung und Ablehnung Änderungen am Stammsatz werden über eine Blaumarkierung angezeigt (vorher/nachher) über das Menü kann man zu einzelnen Feldänderungen springen das Addressclearing kann mit einer -Funktion über neue Anforderungsbelege informiert werden Architektur Die Software wurde im geschützten Namensraum /ISO/ für eine optimale Integration in SAP Systeme entwickelt. Die Installation erfolgt über Workbench- und Customizingaufträge, die über das Transport- und Change-Management implementiert werden. Die Grundeinstellungen werden als Transport ausgeliefert oder über Fernwartung eingestellt. MVT kann auf dem SAP Applikationsserver installiert werden und benötigt keinen zusätzlichen Server. 5

6 Marlin Suite für SAP Master Data Governance systemübergreifend für Debitor, Kreditor, Bankenstamm, Account Materialstamm Stammdaten Prüfung Dublettenprüfung, Adressvalidierung, Ust-ID, Sanktionslisten Datenanreicherung Firmierung, Anschrift, Steuernummer, Marketingmerkmale Mutterkonzern, Hierarchie Stammdatenanalyse Datenqualität, Nutzung, Key Performance Indicator Dashboard Datenbereinigung Verwendungsnachweis und Abhängigkeitsprüfung, Kopieren von Sichten, Kopieren ausgewählter Bewegungsdaten Scarus Suite für Non-SAP intellicleaner Einzelplatz Version zur Bearbeitung verschiedener Datenquellen intellicleaner Web zentrales Tool zur Bearbeitung verschiedener Datenquellen intellidqm Server Web-Server zur Anbindung an verschiedene Systeme, multi-instanzfähig intellidata Governance Serveranwendung zur Bearbeitung und Qualifizierung von Stammdaten intellidata Migration ETL Tool zur Migration von verschiedenen Datenquellen mit Bearbeitung der Ergebnisse mehrerer Anwender Fundierte Beratung und praxiserprobte, solide Produkte Mit der Produkt-Suite Marlin für SAP Lösungen und Scarus für Non-SAP Systeme hat ISO einen ganzheitlichen Lösungsansatz für Datenqualität. Mit über 330 SAP-Installationen (ERP/CRM/IS) bieten wir eine zuverlässige Projektabwicklung und erstklassige Kompetenzen im Data Quality- und Master Data Management-Umfeld. Je nach Anforderung ergänzen wir unser Spektrum durch die Zusammenarbeit mit anderen Data Quality Experten, die WEB-Services, Content oder Technologien zuliefern. Wir sind für Sie da: ISO Professional Services GmbH Eichendorffstraße Nürnberg Tel.: Fax: Ein Unternehmen der ISO-Gruppe - ISO-Gruppe weltweit Österreich Kanada Polen VAE Alle Rechte vorbehalten. SAP und im Text erwähnte SAP-Produkte sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Alle Angaben ohne Gewähr. 06 IPS IPS 14

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