Smart Business Solution. Leistungsstark und sofort einsetzbar.

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1 nscale Smart Business Solution Leistungsstark und sofort einsetzbar.

2 nscale Smart Business Solution Den Überblick behalten. Risiken minimieren. Entscheidungen treffen. Was kostet es, orts- und zeitunabhängig alle für eine Entscheidungsfindung nötigen Informationen im Blick haben zu können? In der Regel werden dafür beträchtliche Aufwände in Form von Zeit und Geld investiert. Auch, um potenzielle Unternehmensrisiken von vornherein zu minimieren. Einzelne oder aus mehreren kleinen zusammengestückelte Lösungen decken nicht immer den gewünschten Bedarf ab, vielfach entstehen miteinander nicht kooperierende Informationsinseln. Komplexe, in der Anschaffung kostenintensive Lösungen gehen meist über den eigentlichen Bedarf hinaus und sind zudem teuer im Unterhalt von Wartung und Support. Welche Informationen werden eigentlich wirklich benötigt? Natürlich lässt sich diese Frage nicht allgemeingültig beantworten doch ist auch klar, dass der Informationsbedarf eines Unternehmens elementar mit dem Kerngeschäft verbunden ist. Unserer Meinung nach lässt sich dieses in vier verschiedene, aber miteinander verzahnte Bereiche gliedern. Zahlreiche unserer Kundengespräche sowie Projektanalysen bestätigen diese Auffassung und lieferten die Grundlage für nscale SBS. nscale Smart Business Solution, kurz nscale SBS, ist eine fertige, sofort einsetzbare Lösung für das Management der maßgebenden Disziplinen des Geschäftsalltages: Vertragsmanagement Personalmanagement Kundenverwaltung Lieferantenverwaltung Die Lösung schafft durch die Vereinigung der verschiedenen Unternehmensbereiche eine gemeinsame Informationsplattform mit dem Ziel einer effizienten Informations-, Dokumenten- und Geschäftsprozess-Steuerung. nscale SBS besticht durch vorgefertigte Prozesse und Strukturen sowie einer intuitiven Usability. Das Finden von bereichsübergreifenden Informationen wird grundlegend vereinfacht, eine schnelle Verwendbarkeit ist gewährleistet. Typische Fragen eines Anwenders: Welche Verträge und Fristen existieren zu Firma XY? Welchen Status hat diese oder jene Bestellung? Stehen wichtige Vertragstermine oder Fristen an? Gibt es offene Posten oder Reklamationen? Wer sind die jeweiligen Ansprechpartner? nscale SBS gibt hierauf zuverlässige Antworten. Auskünfte zu erteilen ist, Dank der zentralen Verwaltung und des strukturierten, intuitiven Handlings, überdies schnell möglich. Die Reaktionsfähigkeit und damit einhergehend der Handlungsspielraum sowie die Arbeitseffizienz erhöhen sich enorm.

3 Was bietet mir nscale SBS? Termini wie e-business, Unternehmen 2.0 oder e-akte behandeln im Kern immer die elektronische Abbildung papiergestützter Prozesse. Mit dem Einsatz von nscale SBS wird unter anderem eine Umstellung von Papier- auf elektronische Akten erlangt und wesentlich mehr erreicht, als nur den Papierbedarf zu senken. Vor allem schafft man die optimale Recherchierbarkeit von Informationen, dabei unterstützt insbesondere der Faktor schneller Zugänglichkeit eine reibungslose Geschäftsabwicklung. Sämtliche Informationen eines Geschäftsvorgangs lassen sich in einer elektronischen Akte strukturiert und zentralisiert zusammenfassen. Schneller und sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente Hierarchische, klare Struktur Erfassung von Office-Dokumenten und Notizen direkt in der elektronischen Akte Einbindung von s wie auch Internet- oder Intranet-Seiten in die Akte Möglichkeit der Nutzung von Dokumentvorlagen Ziel ist es, eine effiziente Prozesssteuerung zu erreichen. Die Realisation dessen geschieht durch die Integration eines Werkzeugs für Ad-hoc-Workflows direkt aus der Akte heraus. Benutzer haben die Möglichkeit, spontane Workflows zu definieren: Aktenelemente werden in einer digitalen Umlaufmappe an Mitarbeiter gesendet und Aufgaben festgelegt. Ebenso lassen sich vordefinierte Workflows in eine Akte einbinden und aus dieser starten. Sämtliche Prozesse dieser Art werden protokolliert und sind aus der Akte heraus nachvollziehbar. Durch die Integrationsmöglichkeit wird eine durchgängige und medienunabhängige Sicht auf alle zu einem Geschäftsprozess gehörenden Informationsobjekte gewonnen. Der Prozess an sich stellt sich transparent dar. Sämtliche Personen greifen auf den gleichen Informationsstand zu die Entscheidungsfindung bei strategischen Beschlüssen wird erleichtert. Vorteile Zentrale Sicht auf sämtliche Elemente eines Geschäftsvorgangs Ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten, auch gleichzeitig von mehreren Nutzern Die Notwendigkeit physikalischer Anwesenheit der Akte(n) entfällt Stets aktueller und gleicher Informationsstand Steuerbare Zugriffsberechtigungen Änderungen der Akteninhalte sind protokollierbar Lückenlose Prozessdokumentation Recherchen innerhalb der Akte sind nach mehreren Suchkriterien gleichzeitig möglich Prozesssteuerung durch vordefinierte und dynamische Workflows (Umlaufmappe) Revisionssichere Archivierung nscale SBS Die unkomplizierte Lösung zur effektiven Verwaltung und Unterstützung Ihrer Abläufe und Prozesse. Perfekt für Unternehmen, die sich nicht groß mit aufwändigen Installations- und Einrichtungsarbeiten beschäftigen, sondern einfach starten wollen.

4 Bausteine der nscale Smart Business Solution. Die Lösung besteht aus vier nscale Business Apps, die jeweils für einen der relevanten Arbeitsbereiche eines Unternehmens stehen: Personalwesen, Vertrieb & Consulting, Vertragsmanagement, Lieferanten. Die einzeln gebotenen Möglichkeiten vereint nscale SBS in einer eleganten Business-Lösung. Dabei entsprechen die Komponenten jeweils einer eigens implementierten nscale Business App, die Anwendungen sind grundsätzlich auch unabhängig voneinander nutzbar. Die Apps basieren fachlich allesamt auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet der nscale Business Layer, die Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale. Dieser ermöglicht auch eine Kommunikation der Apps untereinander. Im Leistungsumfang der nscale Smart Business Solution wurden an strategisch wichtigen Stellen im Sinne der Arbeitserleichterung sowie Effizienz entsprechende Funktionalitäten der Apps miteinander kombiniert. Etwa integriert sich das Vertragsmanagement direkt in die Struktur der Apps nscale smart HR, nscale smart SD und nscale smart PM innerhalb der einzelnen Fachapplikationen steht somit eine leistungsfähige, direkte Vertragsverwaltung zur Verfügung. Die bestehenden nscale Business Apps werden durch sogenannte nscale Mini Apps um sinnvolle Features ergänzt. Sie dienen vorwiegend der Funktionsergänzung oder -erweiterung der konkreten Geschäftsanwendungen und sind keinem bestimmten wirtschaftlichen Bereich zugeordnet. Die nscale Mini Apps erfüllen strukturelle Aufgaben: beispielsweise ermöglicht nscale Contacts eine App-übergreifende Kontaktverwaltung, die Mini App nscale Calendar konsolidiert Termine aus verschiedenen Apps in einem übergreifenden Kalender, nscale Locations bietet unter anderem eine geografische Darstellung von Dokumenten. Abgerundet werden die ergänzenden Funktionen durch die Mini App nscale Documents. Sie dient als eine Art persönlicher Schreibtisch und bietet Anwendern die völlig freie Ablage von Dokumenten jeder Art. nscale smart CM Vertragstermine nscale smart HR Personaltermine nscale smart SD Kundentermine Projekttermine nscale smart PM Lieferantentermine Der Screenshot zeigt die gewählte Maske der (Arbeits-) Wochenansicht, die Termine aller nscale Business Apps vereint präsentiert. Individuell erstelle Termine (innerhalb von nscale Calendar oder z. B. nscale smart SD) werden ebenso präsentiert wie automatisch erzeugte. Zur besseren Veranschaulichung wurde für den Screenshot ein Anwender ausgewählt, der sämtliche Berechtigungsrollen aller nscale Business Apps in sich vereint. Die vergebenen nscale-berechtigungsrollen werden bei der Präsentation der Termine stets berücksichtigt.

5 Elektronische Kundenakte: nscale smart SD. Intensive Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten steht bei Ihnen an erster Stelle? Um Kunden die bestmögliche Beratung bieten zu können, sind aktuelle und vor allem vollständige Informationen ein unverzichtbarer Bestandteil. nscale smart SD strukturiert sämtliche Ihrer kundenrelevanten Informationen und stellt einen sicheren und zugleich zentralen Ablage- und Verwaltungsort bereit. Ob es um die Annahme von Bestellungen, um Reklamationen oder technische Informationen geht für alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt ist der schnelle, zentrale Zugriff auf die Kunden betreffenden Informationen von essenzieller Bedeutung. nscale smart SD wurde mit klarem Fokus auf den fachlichen und organisatorischen Anforderungen der vertrieblichen Arbeit entwickelt. Sie verwalten Ihre Kunden sowie zugehörige Projekte in einer vorgefertigten Struktur. Für einen Kunden lassen sich beliebig viele Projekte anlegen. Die Anforderungen von Mitarbeitern und Abteilungen sind oftmals verschieden gelagert. Um jedem gerecht zu werden, werden die Daten innerhalb eines Projektes in unterschiedlichen Ansichten präsentiert und somit ein effektiver und gleichermaßen gezielter Umgang mit ebenjenen Daten ermöglicht. Vertriebsmitarbeiter und Sachbearbeiter können mithilfe der elektronischen Kundenakte eine kundenrelevante Situation innerhalb kürzester Zeit einschätzen und so konkrete Auskünfte erteilen. Der Screenshot zeigt das Stammblatt eines innerhalb von nscale smart SD verwalteten Kundenprojektes mitsamt aller relevanten Informationen, darunter etwa die Posten Projektnummer, -bezeichnung und -beschreibung, Ansprechpartner sowie (Vertriebs-) Kontakte.

6 Kunden und Partner gewinnbringend vernetzen. Das kundenbezogene Daten- und Informationsmanagement mittels einer elektronischen Kundenakte zu händeln, steigert neben den Handlungsmöglichkeiten von Sachbearbeitern auch deren Reaktionsfähigkeit. Sie erhöhen die Zufriedenheit von Kunden und Partnern und stärken in der Folge Ihr Image als kundenorientiertes Unternehmen. Der Screenshot zeigt die Terminansicht eines Projektkalenders sowie einen daraus geöffneten Termin. Der betreffende Termin resultiert aus der Zeitspanne eines konkreten Projektes und wurde automatisch generiert. Alle Funktionen des nscale-terminmanagements stehen Anwendern zur Verfügung. Sie sind eine Standardfunktion innerhalb von nscale SBS. Projektcontrolling nscale smart SD sieht auch Felder zur betriebswirtschaftlichen Einschätzung (Forecast) vor. Auf dieser Basis können wichtige Prognosen zur Steuerung des vertrieblichen Prozesses durchgeführt werden. Der Ausschnitt zeigt im unteren Bereich die Möglichkeit, ein sich anbahnendes Projekt durch den Vertriebsmitarbeiter einzuschätzen. Auf dieser Basis lassen sich Prognosen ableiten und ein Forecast-Prozess erstellen.

7 Vertragsmanagement: nscale smart CM. Weil ein laufender Vertrag nicht fristgerecht gekündigt wurde, sind unnötige Kosten entstanden? Im Unternehmensalltag wird mit einer Vielzahl von Verträgen ungegangen. Dabei stets den Überblick zu behalten, ist oft schwierig. Fristen werden versäumt, Verträge sind nur mühsam aufzufinden oder auch gar nicht zugreifbar, wenn diese an verschiedenen Stellen verwaltet werden. nscale smart CM ist das Modul zur zentralen Vertragsverwaltung, es bietet seinen Anwendern vielfältige Möglichkeiten zur Erleichterung der täglichen Arbeit. Sämtliche Dokumente, Informationen wie auch sonstige Anlagen sind in digitalen Vertragsakten organisiert und schnell auffindbar. Der Informationsstand ist für alle Beteiligten jederzeit aktuell und der gleiche. Informationen sind über alle Abteilungen bzw. Standorte hinweg stets verfügbar, klar strukturierte Abläufe im Vertragsmanagement gewährleisten effiziente Teamarbeit. Alle Vertragsakten haben einen speziell für den jeweiligen Vertrag indexierten Akten- bzw. Vertragsdeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise die Vertragslaufzeit oder die Vertragspartner festgehalten. Zeitaufwändige Dokumentensuche, unterschiedliche Kenntnisstände oder versäumte Fristen gehören der Vergangenheit an. Dokumentenübernahme & Versionierung. Bei der Übernahme von Verträgen unterstützt nscale smart CM verschiedene Szenarien. Grundsätzlich werden die entsprechenden Dokumente/Dateien digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Für Dokumente in Papierform können Sie am Einzelarbeitsplatz direkt in die Vertragsakte oder den zentralen Posteingangskorb scannen. Liegen die Dokumente bereits in digitaler Form vor, können diese im gewohnten Dragand-drop-Verfahren direkt der gewünschten Akte zugewiesen werden. Auch -Inhalte sowie anhängende Dateien und Dokumente werden in der zugehörigen Vertragsakte archiviert und bilden so eine lückenlose Vertragshistorie mit einer vollständigen Korrespondenz. Allen Nutzern stehen aktuelle und einheitliche Vertragsversionen zur Verfügung die Notwendigkeit persönlicher Kopien der Verträge in Papierform entfällt. Dokumente innerhalb der Vertragsakte werden automatisch vom System versioniert (die eigentlichen Vertragsdokumente inbegriffen). Änderungen an Dokumenten führen grundsätzlich zu einer neuen Version, jegliche Modifikationen sind lückenlos nachvollziehbar. Mit einem Klick lässt sich die gesamte Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge visualisieren.

8 Personalakte: nscale smart HR. Wie praktisch wäre es, alle notwendigen Informationen rund um Ihre Mitarbeiter in einem System zu haben? Mit dem Einsatz von nscale smart HR lassen sich alle wesentlichen Aufgaben des Personalwesens mühelos bewältigen. Alle relevanten fachlichen Strukturen zur einfachen und effektiven Mitarbeiterverwaltung werden bereitgestellt ob Altersvorsorge, Reisekostenabrechnungen, Verträge oder Weiterbildungsnachweis: die strukturierte Dokumenten- und Informationsverarbeitung ist stets gewährleistet. nscale smart HR ermöglicht die zentrale Bündelung aller notwendigen Personaldokumente. Das Modul verwaltet alle Informationen revisionssicher und stellt Abläufe als vorgefertigte Prozesse zur Verfügung. Angestelltenbezogene Informationen werden in digitalen Akten sicher gespeichert und zentral verwaltet. Sämtliche Daten und Dokumente sind für HR-Mitarbeiter auf Knopfdruck vollständig verfügbar. Eine Umlaufmappe starten oder Dokumente auf Wiedervorlage setzen geschieht intuitiv und einfach per Mausklick. Ebenso einfach lassen sich Personalakten aufrufen, Standardabläufe zügig definieren und Geschäftsprozesse direkt aus der Dokumentenansicht starten. Zum Leistungsumfang gehören auch fachbezogene Suchmasken (z. B. eine Maske zur individuellen Mitarbeitersuche sowie eine für die Dokumentensuche) sowie weitere arbeitserleichternde Funktionalitäten, wie etwa ein Personalkalender. Durch den systematischen Aufbau und das Arbeiten in klaren Strukturen ist mit nscale smart HR nicht nur ein effektives Personalmanagement möglich, überdies lässt sich eine Reduzierung von Verwaltungsaufwänden erwirken. Der Screenshot zeigt das Hauptaugenmerk von nscale smart HR: die einfache und effektive Verwaltung von Mitarbeitern. Das Stammblatt eines Mitarbeiters enthält alle relevanten Felder für das Personalmanagement: von Adress- und Kontaktdaten über die berufliche Gruppierung im Unternehmen bis hin zu wichtigen Daten für die Abrechnung (Kontoverbindung u. a.).

9 Lieferantenakte: nscale smart PM. Wie erhalte ich schnell verlässliche Auskünfte, zum Beispiel über die Verfolgung von Vorgängen oder zu Bestellungen? Wie schaffe ich es, nachhaltige Lieferantenbeziehungen aufzubauen und wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimieren? Die täglich anfallenden Arbeiten im Bereich Einkauf bieten großes Potenzial zur digitalen Unterstützung. Mittels nscale smart PM lassen sich sämtliche Informationen zu Lieferanten in elektronischen Lieferantenakten zusammenfassen. Die Vorzüge des flexiblen Arbeitens mit elektronischen Akten können damit sofort für die Daten und Prozesse des Einkaufs genutzt werden. Jede Lieferantenakte hat einen speziell für den jeweiligen Lieferanten indexierten Aktendeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise der Firmenname oder der Ansprechpartner festgehalten. Bei der Anlage eines Lieferanten generiert die App automatisch entsprechend zugeschnittene Unterordner zur Verwaltung aller relevanten Informationen; für die Ablage der Korrespondenz und der Lieferantenkontakte ebenso wie für Strukturen zur Verwaltung der Bestellungen sowie der Preislisten. Bei Bedarf kann die gegebene Struktur mit eigenen Ablageordnern erweitert werden. Die jeweiligen Unterordner zu einem konkreten Lieferanten oder einer Bestellung erlauben es, eigenständig weitere Unterstrukturen und Dokumente anzulegen. Ebenso wie bei jedem Lieferanten, wird auch bei der Anlage jeder neuen Bestellung eine sinnvolle, vorgefertigte Struktur automatisch vom System erstellt. Die dazu gehörenden Belege und Korrespondenzen lassen sich anhand dessen zielführend verwalten. Der Screenshot zeigt die Maske einer mit nscale smart PM verwalteten Bestellung.

10 Technik und Struktur. nscale bietet als moderne Informationsplattform alle notwendigen Funktionen und Strukturen, um mit Informationen, Dokumenten, elektronischen Akten und Archiven effektiv und vertrauensvoll zu agieren. Der Unterschied der nscale Business Apps zum sonstigen Lösungs- und Projektangebot der Ceyoniq besteht in einem festgeschriebenen Leistungsumfang sowie der sofortigen Nutzbarkeit. nscale Business Apps ermöglichen unter Berücksichtigung modernster Technologien und der betreffenden Fachlichkeiten die einfache Nutzung elektronischer Akten. Jede nscale smart App verfügt über ein Rechtekonzept mit zwei entsprechend vorkonfigurierten Anwender-Rollen (Sachbearbeiter & Vorgesetzter). Sämtliche Informationen im Kontext der App sind speziellen nscale-objektklassen zugewiesen so ist gewährleistet, dass nur Inhaber der jeweiligen Rollen Zugriff auf Informationen haben. Zudem sind alle relevanten Attribute, wie beispielsweise Kunden-, Projekt- oder Personalnummern, bereits als nscale-attribute angelegt und können ohne weiteren Aufwand in den fertigen Masken genutzt werden. Die nscale Business Apps stellen sich analog zu Smartphone und Tablet Apps dar. Im Gegensatz zu sonstigen Apps werden die Anwenderoberflächen der nscale Business Apps durch die nscale-standard-clients, wie beispielsweise nscale Cockpit, bereitgestellt. Ceyoniq bietet die nscale Business Apps über einen unternehmenseigenen App Store, den n-store, in einer Try & Buy- Variante an. Neben dem Erwerb im Paket als konsolidierte Lösung nscale SBS ist ebenso ein Einzelerwerb der Apps möglich. Die Anwendungen können jederzeit über die ncloud unverbindlich und kostenlos getestet werden. Die Grafik zeigt einen Ausschnitt des n-stores, über den die nscale Business Apps ausprobiert und geladen werden können.

11 Leistungsumfang. nscale smart SBS ist die Lösung zur digitalen Verwaltung und effektiven Auswertung aller relevanten Prozesse im täglichen Geschäftsalltag. nscale SBS beschreibt ein Vertriebspaket, das in der Basisvariante nscale smart SD enthält. Diese kann optional durch nscale smart PM, nscale smart CM und nscale smart HR erweitert werden. Paketumfang von nscale SBS (Basis): nscale smart SD Unbeschränkte Verwaltung von Kunden und Projekten nscale smart SBS beinhaltet 5 nscale Cockpit-Zugriffslizenzen (Named User) Neben einem intelligenten und funktionsreichen Produkt entscheiden Sie sich zudem für einen Hersteller, der weiß, worauf es im Umgang mit unternehmenskritischen Daten ankommt. Warum gerade die Ceyoniq Technology als Hersteller? Entlang individueller Kundenwünsche entwickeln wir hochintegrierte und branchenneutrale Softwarelösungen für den DMS- & ECM-Markt. Seit über 25 Jahren vertrauen mehr als mittelständische Betriebe, Großunternehmen und national sowie international agierende Konzerne auf nscale unserer Lösung für das Informations- und Dokumentenmanagement, zur rechtskonformen Archivierung sowie zur integrierten Abbildung von Geschäftsprozessen. Die außerordentlich hohe Qualität unserer Produkte ist durch unterschiedliche Zertifizierungen belegt und messbar. Die Ceyoniq Technology ist für alle Unternehmensbereiche nach ISO 9001 zertifiziert und unterhält ein Qualitätsmanagementsystem, das zyklisch durch Audits überprüft wird. Ergänzt wird unser breites Lösungsportfolio durch zertifizierte Berater unserer Tochtergesellschaft im Bereich der Informationssicherheit sowie weiterer Themengebiete. Höchste Kundenzufriedenheit ist unsere Maxime. Wir bieten unseren Kunden einen überdurchschnittlichen Support und sind an 365 Tagen im Jahr für Sie da. Von der ersten Idee über die Entwicklung bis hin zur Realisierung und darüber hinaus: Wir begleiten Sie auf dem gesamten Weg und sind bestrebt, unsere Produkte, Lösungen und Services sowie den partnerschaftlichen Umgang mit unseren Kunden stetig zu verbessen. Daran arbeiten wir. Jeden Tag.

12 Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Telefon: Telefax: info@ceyoniq.com Stand: 05/2015 Änderungen vorbehalten Marken- und Schutzrechte, Handelsmarken Alle in diesem Dokument genannten Marken- und Produktnamen, Markenzeichen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Die nicht gestattete Nutzung dieser geschützten Zeichen oder sonstiger Materialien ist ausdrücklich untersagt.