Rechnungsaustausch in Deutschland im Kontext von Umsatzsteuer, GoBD & Compliance

Transkript

1 Rechnungsaustausch in Deutschland im Kontext von Umsatzsteuer, GoBD & Compliance Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 2 Die E-Rechnung einst...?

3 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 3 Papier Rechnungsaussteller Elektronische Signatur Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

4 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 4 und jetzt

5 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 5 Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger

6 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 6 Steuervereinfachungsgesetz 2011

7 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 7 14 UStG gibt den Takt vor Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES/EDI Papier EDV

8 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 8 Innerbetriebliches Kontrollverfahren

9 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 9 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

10 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 10 Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

11 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 11 Lesbarkeit

12 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 12 Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

13 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 13 Dokumentation

14 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 14 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

15 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 15 Aufbewahrung

16 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 16 Aufbewahrung Grundsatz Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen

17 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 17 Was sagen die GoBD?

18 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 18 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung

19 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 19 Sonderfall Übermittlung der Rechnung per (Attachment) Unterscheidung zwischen: als reines Transportmittel enthält umsatzsteuerliche Pflichtangaben

20 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 20 E-Rechnungen unterliegen dem Datenzugriff Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s / DMS Bildschirmabfragen etc. bisher originär elektronisch

21 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 21 Der E-Rechnungsprozess ist zu dokumentieren

22 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 22 Ein kurzer Blick nach Europa...

23 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 23 Elektronische Signatur Electronic signature required as proof of authenticity and integrity: Hungary Italy Portugal* Romania Slovenia others may require it in practice * under certain conditions

24 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 24 ZUGFeRD als digitaler Glücksfall

25 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 25 ZUGFeRD-Format ZUGFeRD PDF XML

26 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 26 Idee ZUGFeRD Rechnungsbild und Rechnungsdaten bilden eine Einheit Basis: PDF/A-3 (XML eingebettet) Einfache Handhabung ZUGFeRD schließt systemische Lücke

27 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 27 Ausgangspunkt ZUGFeRD bilateral systemisch

28 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 28 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

29 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 29 ZUGFeRD und Tax-Compliance Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an Rechnungen Erfüllung der speziellen Anforderungen an E-Rechnungen Besonderheiten von Hybrid-Formaten Inhaltlich identische Mehrstücke Aufbewahrungsvorschriften (GoBD!)

30 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 30 ZUGFeRD und inhaltlich identische Mehrstücke Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg = = Buchungshilfe XML XML Buchungshilfe

31 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance EU-Richtlinie als ZUGFeRD-Trigger

32 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 32 EU-Richtlinie vom 11. März 2014 Inkrafttreten 26. Mai 2014 Verpflichtet öffentliche Auftraggeber/Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Auf Basis eines semantischen Datenmodells Definition durch CEN (Europäisches Committee für Normung) Definition bis 36 Monate nach Inkrafttreten (Mai 2017) Umsetzung nach weiteren 18 Monaten zwingend (bis Januar 2019) Klare Signalwirkung für B2B zu erwarten

33 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 33 ZUGFeRD als europäischer Standard? CEN-Datenmodell in ZUGFeRD darstellbar Klare Governance Berücksichtigung europaweiter Rechnungsvorgaben im Standard

34 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 34 Rechnungsanforderungen Rechnungsanforderungen in der EUROPÄISCHEN UNION: (1) Bezeichnung als Rechnung (2) Angaben bzgl. Selbstfakturierung, falls anwendbar (3) Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (4) EU USt-IdNr. des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (5) MwSt-Nummer des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) (6) Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) (7) MwSt-Nummer oder alternativ EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei inländischen Transaktionen (8) EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei EUgrenzübergreifenden Transaktionen (9) Rechnungsnummer (fortlaufend) (10) Rechnungsdatum (11) Lieferdatum oder Datum der Dienstleistungserbringung (auch wenn identisch mit #10) (12) Menge und Art der gelieferten Waren und/oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen [ ]

35 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance entscheidend ist die Prozess-Architektur!

36 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 36 Medienbruchfreie Prozess-Architektur Eingang XML Prüfung a Aufbewahrung

37 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 37 VAT-RM

38 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 38 einvoicing beginnt mit der Bestellung Papierrechnung im Zeitalter von Industrie 4.0 Gesamtprozess entscheidend Ziel: Strukturierte Daten Einsparpotenzial Prozesskosten bis 60% Verknüpfung Rechnung/Bestellung entscheidend Automatisierte Rechnungsprüfung durch Abgleich mit Bestellung Innerbetriebliches Kontrollverfahren in der praktischen Umsetzung Ziel: Erhöhung des Bestellbezugs!

39 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 29 Der Beschaffungsprozess mit Bestellbezug im Fokus Produktion Einkauf Lager ReWe Bedarfsermittlung Bestellung Wareneingang Rechnungseingang Beschaffung Beispiel Prüfungshandlungen Beschaffungsprozess Mengenmäßige Kontrollen Vollständige und richtige Verbuchung Abgleich Bestellungen mit Wareneingängen Abgleich Rechnungseingänge mit Bestellungen Abgleich Rechnungseingänge mit Wareneingängen

40 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 40 Arbeitshilfen

41 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: