Die E-Poststelle - Ein Katalysator für das egovernment. CeBIT, Hannover, 3. März 2010 Dr. Georg Rau

Transkript

1 Die E-Poststelle - Ein Katalysator für das egovernment CeBIT, Hannover, 3. März 2010 Dr. Georg Rau

2 Agenda Vorstellung Brief im Internet Vorstellung E-Poststelle Konkreter Anwendungsfall Ausblick Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 1

3 Auch in einer digitalen Welt bleibt das Wertversprechen des klassischen Briefs erhalten 1 Max Mutzke Verbindlichkeit "Ich kann mich darauf verlassen, mit der richtigen Person zu kommunizieren" 2 Vertraulichkeit "Mein Schriftverkehr wird von niemandem mitgelesen oder gar geändert" 3 Verlässlichkeit "Ich weiß, dass meine Dokumente ankommen" Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 2

4 Die Deutsche Post bringt ihr Kernprodukt ins Internet und erweitert damit ihren Versorgungsraum Papierbasiert Verbindlich Vertraulich Verlässlich Standardbrief + Druck- und Scanservice Nahtlose Verbindung der Welten Digital Einfach Bequem Schnell Brief im Internet Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 3

5 Der "Brief im Internet" Die Deutsche Post bewahrt ihr Wertversprechen auch in der digitalen Welt MaxMutzke + Verbindlich. Eindeutiger Identitätsnachweis nur durch kombinierte Eingabe von Passwort und HandyTan Rechtsgültigkeit von Willenserklärungen im Netz nur bei Verifikation der Identität Vertraulich. Keine Möglichkeit zum Zugang oder Veränderung von Briefinhalten dank konsequentem Einsatz von Verschlüsselungstechnologien Bei Nutzung eines zusätzlichen privaten Schlüssels keine Einblicksmöglichkeit in Kommunikation (auch nicht für die Post) Verlässlich. Zustellungsgarantie mittels durchgängig protokollierten Transports innerhalb eines geschlossenen Systems Einfach. Bequem. Schnell. Komplexitätsreduktion durch Überwindung des Medienbruchs (Papier Digital) Höherer Komfort für Privatkunden und Prozessvereinfachung für Geschäftskunden Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 4

6 Der Brief im Internet ein wirklicher "Simplifying Service" für unsere Kunden Convenience für Privatkunden Prozess-Effizienz für Geschäftskunden Deutliche Vereinfachung von administrativen Tätigkeiten Volle Reichweite von Beginn an durch hybride Versandoption Innovative Zusatzdienste (Beispiel: One-Click-Payment) Kein Medienbruch Optimierte End-to-end Prozesse durch B-to-C Workflows Erweiterte Leistungsangebote (Beispiel: Paid Content) Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 5

7 Agenda Vorstellung Brief im Internet Vorstellung E-Poststelle Konkreter Anwendungsfall Ausblick Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 6

8 DSM-Studie in Soest zeigt hohes Optimierungspotenzial durch digitale Vorgangsbearbeitung auf Papierbasiert Digital Posteingang Bearbeitung Postausgang Digitalisierung Posteingang Elektronischer Postausgang Volldigitalisierte Vorgangsbearbeitung Beschreibung Posteingang wird digitalisiert, weitere Verarbeitung geschieht papierbasiert Postausgang wird elektronisch abgewickelt Komplett digital unterstützter Prozess Kostenvergleich mit Standardprozess Posteingang: + 5% Bearbeitung: + 0% Postausgang: + 0% Posteingang: + 0% Bearbeitung: + 0% Postausgang: 28% Posteingang: + 5% Bearbeitung: 54% Postausgang: 28% Einsparpotenzial Quelle: DSM-Studie Soest + 5% 28% 77% Deutsche Post hat zur Realisierung das Konzept der elektronischen Poststelle entwickelt Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 7

9 Name Adresse Tel. Nr. Die E-Poststelle bindet sich nahtlos in die Systeme der öffentlichen Verwaltungen ein I E-Poststelle- Formular Verwaltung II E-Poststelle-Eingang Fachverfahren III E-Poststelle-Ausgang Formularcenter Antrag Annahme Zuordnung Versand Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Fax Datenübergabe Papierbrief Eingangsbearbeitung Manuell Adressierung Versandoptionen Automatisch Bearbeitung Datenübergabe Automatische Versandentscheidung Papierversand Papierbrief Onlineversand Brief im Internet Digitalisierung Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 8

10 Der Brief im Internet und die E-Poststelle erhöhen den Nutzen für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung Nutzenversprechen Bürger Verwaltung Wirtschaft + + Bequemer Zugang zur Verwaltung rund um die Uhr Höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit Mehr Service Daten aus Bescheiden können in Fachverfahren importiert werden Anträge können direkt aus Fachanwendung verschickt werden Effizientere Prozessabläufe Höhere Datenqualität Effiziente Kommunikation mit Fachsystemen der Wirtschaft Erhöhte Datensicherheit in der elektronischen Kommunikation Fokussierung auf Fachaufgaben Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 9

11 Name Adresse Tel. Nr. Vertiefung E-Poststelle-Formular I E-Poststelle- Formular Verwaltung II E-Poststelle-Eingang Fachverfahren III E-Poststelle-Ausgang Formularcenter Antrag Annahme Zuordnung Versand Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Fax Datenübergabe Papierbrief Eingangsbearbeitung Manuell Adressierung Versandoptionen Automatisch Bearbeitung Datenübergabe Automatische Versandentscheidung Papierversand Papierbrief Onlineversand Brief im Internet Digitalisierung Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 10

12 I E-Poststelle-Formular erlaubt die strukturierte Datenerfassung durch das Onlinebriefportal Bürger B Onlinebriefportal E-Poststelle- Formular Website A A Internet Strukturierter Brief im Internet D Verwaltung Ablauf A Verwaltung stellt Bürger teilausgefülltes Formular aus DMS/Fachverfahren zu oder Bürger öffnet Link zu elektronischen Formular B Bürger füllt Formular online im Portal aus C Bürger kann Felder aus persönlicher Datenbank heraus befüllen lassen; Daten sind sicher bei der Deutschen Post verwahrt D Formularinformationen werden per strukturiertem Brief im Internet rückübertragen und bei Bedarf direkt in Fachverfahren eingespeist E Vielnutzer können strukturierten Brief im Internet auch direkt aus eigener Fachanwendung erzeugen Wirtschaft E C Persönliche Nutzerdaten Vorteile Reduzierung von Tipp- und Übertragungsfehlern Wegfall von manuellem Übertragen Daten sofort - auch in Fachverfahren - verfügbar Daten bei jedem Transport optimal durch Brief im Internet geschützt Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 11

13 Name Adresse Tel. Nr. Vertiefung E-Poststelle-Eingang I E-Poststelle- Formular Verwaltung II E-Poststelle-Eingang Fachverfahren III E-Poststelle-Ausgang Formularcenter Antrag Annahme Zuordnung Versand Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Fax Datenübergabe Papierbrief Eingangsbearbeitung Manuell Adressierung Versandoptionen Automatisch Bearbeitung Datenübergabe Automatische Versandentscheidung Papierversand Papierbrief Onlineversand Brief im Internet Digitalisierung Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 12

14 II E-Poststelle-Eingang automatisiert große Teile der Posteingangsbehandlung Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Papierbrief Fax Verwaltung E-Poststelle-Eingang A Scan/OCR Annahme Extraktion Metadaten * Wenn die Weiterverarbeitung papierlos geschieht B Eingangsstempel Archivierung Quittierung Posteingangsbuch Zuordnung Registraturarbeitsplatz Manuelle Zuordnung C Manuell Zuordnung durch Registraturarbeitsplatz Automatisch Eingang mit elektronisch lesbaren Merkmalen wird direkt ins DMS/Fachverfahren eingefügt D Einga ins Sy DMS eingestellt E Fachsysteme Vorteile Papier Ablauf A Papierpost und Faxe werden elektronisch gescannt und gelesen B Extraktion Metadaten, Eingangsstempel und Quittierung geschehen automatisch C Die manuelle Zuordnung geschieht am elektronischen Registraturarbeitsplatz D Ist das Aktenzeichen o.ä. identifizierbar wird das Dokument automatisch zugeordnet E Nachricht wird ins Verwaltungssystem (DOMEA) eingebracht oder direkt in Fachanwendungen Elektronisch sortierbare Eingänge werden automatisiert abgearbeitet Routineaufgaben wie Archivierung und Eingangsbehandlung entfallen Aufwand für Schriftgutmanagement entfällt* Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 13

15 Name Adresse Tel. Nr. Vertiefung E-Poststelle-Ausgang I E-Poststelle- Formular Verwaltung II E-Poststelle-Eingang Fachverfahren III E-Poststelle-Ausgang Formularcenter Antrag Annahme Zuordnung Versand Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Fax Datenübergabe Papierbrief Eingangsbearbeitung Manuell Adressierung Versandoptionen Automatisch Bearbeitung Datenübergabe Automatische Versandentscheidung Papierversand Papierbrief Onlineversand Brief im Internet Digitalisierung Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 14

16 III E-Poststelle-Ausgang senkt Versandaufwand und liefert Briefe in der vom Empfänger bevorzugten Weise aus Verwaltung A E-Poststelle-Ausgang Versand Postausgangsbuch Versandentscheidung B C D Druckauftrag Adresse Versandoptionen Verarbeitung Papierversand Druck Kuvertierung Einlieferung Onlineversand Aufbereitung für Onlineversand Auslieferung Bürger Wirtschaft Verwaltung Ablauf A Sachbearbeiter erstellt Druckauftrag inklusive Adresse und Versandoptionen (Einschreiben, ) B E-Poststelle-Ausgang notiert Sendung im Postausgangsbuch C Wünscht der Empfänger Papierversand, druckt, kuvertiert und versendet die Deutsche Post zentral D Wünscht der Empfänger Onlineversand stellt die Deutsche Post elektronisch zu Vorteile Eindeutiger Absender/Empfänger Gesicherte Zustellung Druck und Versand durch Deutsche Post erhöht die Effizienz der Sachbearbeiter gerade bei kleineren Kommunen Ausführung in bevorzugtem Empfängerformat verursacht keine zusätzlichen Kosten oder Komplexität beim Absender Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 15

17 Agenda Vorstellung Brief im Internet Vorstellung E-Poststelle Konkreter Anwendungsfall Ausblick Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 16

18 Beispiel Schülerticket Film ab! Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 17

19 Agenda Vorstellung Brief im Internet Vorstellung E-Poststelle Konkreter Anwendungsfall Ausblick Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 18

20 Der Brief im Internet ist integraler Bestandteil einer umfassenden Transformation Innovationsstrategie Phase 1 Phase 2 Phase 3 Stärkung des Kerngeschäfts Schaffung einer neuen Plattform Aufbau einer Dienste-Welt Schaffung von Convenience für Kernprodukte mit Hilfe von innovativen Diensten Erweiterung des Kerngeschäfts in die digitale Welt mit dem Brief im Internet Aufbau eines Partnerprogramms um ein breites Spektrum von Mehrwertdiensten anzubieten Heute Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 19

21 Deutsche Post hat in jeder Epoche Innovationen zum Nutzen der Kunden umgesetzt nächster Schritt ist Brief im Internet 1490 Start erste regelmäßige reichsweite Postverbindung 1766 Erster preußischer Briefkasten 1865 Einführung Rohrpostnetz in Berlin 1965 Erste vollautomatische Briefverteilanlage 1653 Erste Postkutschenlinie 1849 Einführung der ersten Deutschen Briefmarke 1912 Einführung Luftpost 2009 Positionierung DPAG im Internet Quelle: Team Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 20

22 Backup Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 21

23 Die Deutsche Post hat die nötige Kraft, um verbindliche elektronische Schriftkommunikation zu etablieren Kompetenz Management des Medienbruchs Diskriminierungsfreiheit Briefgeheimnis Deutsche Post als idealer Anbieter des Briefs im Internet Stärke Deutschlandweite Präsenz Breite Kundenbasis Ausreichende Ressourcen Marke Assoziation mit Sicherheit und Integrität Vertrauen in die "Institution" Synonym für Schriftkommunikation Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 22

24 Neben der Deutschen Post arbeiten weltweit zahlreiche andere Postdienstleister an der Digitalisierung des Briefs BEISPIELE Brief im Internet NetPosti De digitale brievenbus eboks Certipost Meinbrief.at IncaMail eletter Apartado Postal Electronico epost Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 23

25 Beispiel Schülerbeförderung E-Poststelle ermöglicht komplette Abwicklung innerhalb eines Werktages Aufwand Bürger Brief im Internet Aufwand Verwaltung Tätigkeit Ausfüllen Antrag am PC Versand Datenübermittlung von DPAG an Verwaltung Automatisierte Zuordnung zu Fachverfahren Prüfung der vorliegenden Daten Bewilligung des Antrages Erstellung Onlineticket Versand per Brief im Internet Datenübermittlung von Verwaltung an DPAG Ausdruck des Bürger 30 Min. 20 Sek. 10 Sek Min. 20 Sek. 20 Sek. 2 Min. 00:42:30 Std. Phase Bearbeitung Antrag Transport Annahme/ Posteingang Bearbeitung Versand/ Postausgang Transport Annahme Bürger Zeitaufwand Zeitaufwand 40 Min. 12 Std. 3 Std. 15 Min. 5 Min. 12 Std. 20 Sek. 28:00:20 Std Tätigkeit Ausfüllen Antrag am PC Druck, Kuvertierung Versand Transport per Post Manuelle Zuordnung Transport Schriftgut Manuelle Eingabe Daten Prüfung der vorliegenden Daten Bewilligung Ausdruck Ticket Kuvertierung Transport per Post Annahme durch Bürger Papierpost Quelle: Team Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 24

26 Technische Anbindung kann über und/oder Dokumentensystem unter Nutzung etablierter Standards erfolgen 1 2 Individualkommunikations Gateway (IKG) Dokumentenerstellungssystem Dokumentenstrom als PDF*** Massenkommunikations Gateway (MKG) Kunde -Client des Mitarbeiters* SMTP** (verschlüsselte Übertragung) (verschlüsselte Übertragung) Deutsche Post Gateway zur Umwandlung /Onlinebrief Vorkonfiguriert durch die Deutsche Post Routing-Änderung im E- Mail System nötig, so dass Onlinebriefe an Gateway geleitet werden Adapter zur Anbindung an Onlinebrief Vorkonfiguriert durch die Deutsche Post Dokumente müssen im PDF-Format an Adapter übergeben werden Versand von Onlinebrief kann nach Kundenwunsch über 1 oder 2 erfolgen, Empfang nur über 1 möglich Den technischen Support für die Anbindung an Gateway/Adapter stellt die Deutsche Post zur Verfügung Vorab werden Technikworkshops zur Sicherstellung einer reibungslosen Anbindung organisiert * Versandoptionen können mit Schlüsselwörtern in Betreff/Adresse oder mit Plugins für den -Client gelöst werden ** Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ist das Standardinternetprotokoll zur Übertragung von s *** Adresse wird als Metadatum übergeben oder aus Dokument extrahiert Quelle: Team Tatsächlicher Aufwand der Anbindung kann erst nach Technikworkshop bestimmt werden Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 25

27 Studie zu digitalem Schriftgutmanagement zeigt hohes Optimierungspotenzial durch digitale Vorgangsbearbeitung auf Papierbasiert Digital Posteingang Bearbeitung Postausgang Digitale interne Bearbeitung Elektronischer Postausgang Volldigitalisierte Vorgangsbearbeitung Beschreibung Posteingang wird digitalisiert, weitere Verarbeitung geschieht elektronisch Postausgang wird elektronisch abgewickelt Komplett digital unterstützter Prozess Kostenvergleich mit Standardprozess Posteingang: + 5% Bearbeitung: + 0% Postausgang: + 0% Posteingang: + 0% Bearbeitung: + 0% Postausgang: 28% Posteingang: + 5% Bearbeitung: 54% Postausgang: 28% Einsparpotenzial + 5% 28% 77% Quelle: Digitales Schriftgut-Management-Studie Soest Deutsche Post hat zur Realisierung das Konzept der elektronischen Poststelle entwickelt Deutsche Post CeBIT Hannover Seite 26