Adlib Archiv. Umfassend Flexibel Sicher

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1 Adlib Archiv Software für die professionelle Verwaltung von Beständen und Sammlungen in Archiven und ähnlichen Einrichtungen Umfassend Flexibel Sicher

2 Adlib Archiv Verwalten und vermitteln Sie Ihr Wissen Adlib Archiv ist eine der Branchenlösungen von Adlib Information Systems, dem führenden Anbieter von Software für den Kulturerbe-Sektor. Das Programm unterstützt Sie bei allen Archiv-Prozessen, vom Zugang bis zur Veröffentlichung im Internet, bei Restaurierungen und der Bereitstellung im Lesesaal. Hunderte von Kunden weltweit schätzen die Vielseitigkeit und Flexibilität unserer professionellen Archivlösung, die auf ideale Weise alle Arten von Sammlungen verwalten kann. Einfache Bedienung Intuitive Benutzerführung, übersichtliche Eingabemasken und Feldbenennungen, kontextsensitive Hilfefunktionen sowie eine Terminologie- und Rechtschreibkontrolle machen die Verwendung von Adlib einfach und effizient. Übersichtlich Das Herzstück von Adlib Archiv ist der Katalog, der die mehrstufig hierarchische Verzeichnung von Archivgut nach ISAD(G) unterstützt. Ein Hierarchie-Browser erlaubt es Ihnen, durch alle Verzeichnungsstufen des Katalogs zu blättern und in jeder Ebene neue Verzeichnungseinheiten anzulegen. Sie können auch digitale Medien einbinden (Bild-, Audiound Videodateien) sowie mit Webseiten verlinken. Die Eingabemasken sind übersichtlich auf Registerkarten verteilt und entsprechend der ISAD(G)- Struktur gruppiert: Identifikation Kontext Inhalt und innere Ordnung Zugangs- und Nutzungsbedingungen Sachverwandte Unterlagen Bemerkungen Verzeichnungskontrolle Adlib Archiv unterstützt auch: Zugang und Zuwachs Bearbeitung (Workflow) Verschlagwortung (Personen, Körperschaften) Thesaurus-Verwaltung Zugangsquellen Restaurierungsvorgänge Ausstellungen Forschung/Nutzung Hinweise auf Veröffentlichungen Geeignet für alle Arten von Archiven Sollte Ihr Archiv Anforderungen haben, die von der Standarderfassung abweichen, so erlaubt Ihnen der Adlib Designer in komfortabler Weise, Ihren Katalog an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können neue, benutzerdefinierte Feldern anlegen, Indexe ergänzen oder Eingabemasken gestalten. Internationale Standards Adlib Archiv wurde im Einklang mit den internationalen Anwendungsstandards zur Verzeichnung archivischer Unterlagen ISAG(G) und ISAAR(CPF) entwickelt. Die Umsetzung dieser Standards gewährleistet, dass Sie Ihre Daten mit anderen Einrichtungen teilen und austauschen können, zum Beispiel über EAD. Effektives Suchen In Adlib Archiv stehen Ihnen drei leistungsfähige Suchmethoden zur Verfügung: Der Suchassistent führt Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis. Verschiedene Suchkategorien unter anderem Titel,

3 Verfasser, Datierung erlauben den schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen. Suchformulare unterstützen die gleichzeitige Suche nach mehreren Kriterien. Die Expertensuche ermöglicht die kombinierte Suche in allen Feldern. Dabei werden logische Operatoren (z.b. und bzw. oder ) verwendet. Suchanfragen und deren Ergebnisse können miteinander kombiniert und für einen späteren Gebrauch als so genannte Pointerfiles gespeichert und aktualisiert werden. Effiziente Funktionalität Um die Aktualisierung mehrerer Datensätze auf einmal zu ermöglichen, gibt es in Adlib eine umfassende Suchen/Ersetzen-Funktion. Große Archive kleine Archive Adlib ist unbegrenzt skalierbar, von einem Anwender bis zu unendlich vielen. Durch Anpassung an die jeweiligen Anforderungen ist Adlib auf allen Dokumentationsebenen universell einsetzbar vom Staatsarchiv bis zum Heimatverein. Planung von Aufbewahrungszeiträumen Sie können Aufbewahrungszeiträume planen und mit Verzeichnungseinheiten verknüpfen, so dass Sie benachrichtigt werden, sobald diese zur Überprüfung, Deakzession oder zum Versand anstehen. Zugänge Zugangsdaten können leicht und effizient gleich beim Empfang neuen Materials erfasst werden. Zusätzlich zu den Basisdaten ist es möglich, Daten zu Quelle, Lagerung, Zugangs- und Nutzungsbedingungen, Sperrfristen, Verwertungsrechten und Angaben zu Erhaltungszustand. Sie können außerdem Empfangsbestätigungen und Listen drucken sowie den Weiterverarbeitungsstand des Zugangs überwachen. Für die weitere Verzeichnung werden die Zugangsdaten nahtlos in den Archiv-Katalog übernommen, ohne zusätzliche Neueingabe. Die Neuaufnahme und Verlinkung weiterer Zugänge oder Zuwächse unterstützt Adlib Archiv ebenfalls. Forschung/Nutzung Archivanfragen und Rechercheergebnisse lassen sich im Katalog speichern und mit den betreffenden Datensätzen verknüpfen. Mehrsprachig Adlib ist dreifach mehrsprachig: 1. Adlib-Anwendungen werden mit mehrsprachigen Benutzeroberflächen ausgeliefert (u.a. Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Griechisch und Arabisch) 2. Die Datenbank kommt mit jeder Sprache der Welt klar, denn Adlib speichert im Unicode-Format auch in der korrekten Ausrichtung, zum Beispiel Arabisch von rechts nach links. 3. Darüber hinaus können Datenfelder für mehrsprachige Eingaben konfiguriert werden. So lassen sich zum Beispiel Abstracts oder Schlagwörter problemlos mehrsprachig eingeben. Drucken Sie was Sie wollen Der Druckassistent erlaubt einfaches und effizientes Drucken. Sie können vordefinierte Ausgabeformate nutzen, zum Beispiel für ISBD- oder Neuerwerbungslisten. Sie können auch (interaktiv) Ihre eigenen Ausdruckformate gestalten und Daten in eigene Word-Vorlagen exportieren. Dies ist besonders nützlich für Bibliographien, Bestellungen oder einfache Listen. Sicher und geschützt Adlib Archiv arbeitet mit einem Zugangssystem, das auf Rollen basiert. Jedem Anwender oder jeder Anwendergruppe können ein oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Mit jeder Rolle sind vorab festgelegte Zugangsrechte definiert. Auf diese Weise sind Sie optimal gegen missbräuchliche Zugriffe auf Ihre Daten geschützt. Die Recover-Funktion sorgt dafür, dass Ihre Daten auch bei einem Schadensfall im Computersystem erhalten bleiben.

4 ideal für kleinere Systeme. Für mittlere und größere System empfehlen wir die Microsoft SQL Server Plattform. Es ist einfach, später vom Adlib-DBMS zu einer SQL Server-Variante aufzurüsten, falls Ihr Bedarf oder Ihre Ansprüche wachsen sollten. Lesesaal-Modul Gibt es bei Ihnen einen Lesesaal für Forscher und andere Interessenten? Dann bietet Ihnen das Lesesaal-Modul alle Möglichkeiten, um deren Anfragen effizient zu bearbeiten. API Die Adlib-API (Application Programming Interface) ermöglicht es, Ihre Daten mit anderen Systemen zu verknüpfen. Zum Beispiel mit einem Digital Assets Management System, einer Website oder einem Web Shop. Die API ist vollständig dokumentiert auf api. adlibsoft.com. Beachten Sie, dass die API nur bei Adlib-Lizenzen für MS-SQL-Server enthalten ist. Kontrolliertes Vokabular (Thesaurus) Das in allen Anwendungspaketen enthaltene Thesaurusmodul gehört zu den besten seiner Art. Begriffe können auf einfache und übersichtliche Weise kontrolliert und mit äquivalenten Bezeichnungen, über- oder untergeordneten und verwandten Begriffen in Beziehung gesetzt werden. Darüber hinaus ist die Einbindung von externen Thesauri oder webbasierten Normdateien möglich. Offenes System Ihre Daten sind Ihr wichtigstes Gut und sollten niemals in einem bestimmten System oder Software gefangen gehalten werden. Adlib Information Systems bietet Nutzern vielfältige Möglichkeiten, auf ihre Daten zuzugreifen, beispielsweise in Form eines Export-Assistenten, der die Ausgabe in XML, CSV oder andere benutzerdefinierte Formate gewährleistet. Das OAI-PMH-Protokoll wird ebenfalls unterstützt. Dieses wird bislang von den datenaufbereitenden Organisationen genutzt, die die Europeana beliefern. Natürlich ist es umgekehrt auch möglich, Daten aus anderen Systemen in Adlib zu importieren. Ihr Archiv im Intranet oder Internet Der optionale Adlib Internet Server ermöglicht einen flexiblen Zugang zur Datenbank über das Inter- oder Intranet. Mit jedem beliebigen Webbrowser können Benutzer täglich rund um die Uhr Informationen aus der Datenbank abrufen. So bekommen Verwaltung, die einzelnen wissenschaftlichen Abteilungen und auch interessierte Besucher mit Adlib die Möglichkeit, auf einfache und effektive Weise genau die Informationen zu finden, nach denen sie suchen. Unterstützung Ihrer Arbeitsprozesse Mit einem Zusatzmodul lassen sich komplexe Workflow-Prozesse modellieren. Sie definieren darin Aufgaben, die aus einer oder mehreren vordefinierten Aktivitäten bestehen, die wiederum bei einer oder mehreren Verzeichnungseinheiten ausgeführt werden. Archivmitarbeiter verwenden ein eigenes Interface, um Aufgaben direkt im Workflow-Modul anzulegen. Besucher Ihrer Datenbank im Internet können aber auch ein Online-Formular verwenden, zum Beispiel für Reproduktions- oder Leseaufträge. Erweiterungen und Optionen Auswahl bei den Datenbank-Systemen Das Adlib-Datenbankmanagementsystem (DBMS) ist

5 Verfügbare Adlib Versionen Adlib Archiv wird in drei Versionen angeboten, die sich in Umfang und Flexibilität unterscheiden. 1 Adlib Archiv (Standard) ist eine komplette Startversion mit umfangreicher Funktionalität und ist für die meisten Archive gut geeignet. Sie enthält zusätzlich den Adlib Designer, das Werkzeug zur einfachen und leistungsfähigen Anpassung der Datenbank an Ihre Bedürfnisse. Adlib Designer kann von Ihnen selbst für Änderungen genutzt werden oder Sie können uns das für Sie erledigen lassen. Bestandsübergreifende Versionen Wenn Sie auch eine Bibliothek und/oder eine Objektsammlung besitzen, so können Sie alle Bereiche zusammen mit Adlib Plus oder Adlib XPlus verwalten. Verknüpfungen zwischen den Archiv- und Bibliotheksbzw. Museumsdaten sorgen für eine hohe Steigerung des Informationsgehalts. 2 Adlib Archiv Plus ist die vollintegrierte Kombination von Adlib Archiv mit Adlib Bibliothek oder Adlib Museum. 3 Adlib XPlus integriert alle drei Anwendungen. Organisationen, die Bestände aus allen drei Bereichen verwalten, können dies nun in einer einzigen, leistungsfähigen Anwendung tun. Durchsuchen Sie alle Sammlungen mit einer einzigen Abfrage und verknüpfen Sie beliebige Bestände mit anderen. Dabei wird in allen Sammlungsbereichen das gleiche leistungsfähige Thesaurusmodul genutzt. Adlib Hosting Haben Sie sich schon einmal gewünscht, Sie könnten einfach eine Software benutzen, ohne sich Sorgen über Netzwerke und Computer-Hardware zu machen? Nun, hier ist die Lösung: Nutzen Sie unseren Software Hosting Service und überlassen Sie uns alle technischen Details! Eine gehostete Lösung bedeutet: Keinen Ärger und keine Kosten für Entwicklung und Wartung einer geeigneten Hardware-Infrastruktur. Darüber hinaus heißt es auch, dass wir für Sie die Systemadministration übernehmen, zum Beispiel die Verwaltung der Benutzeranmeldungen, die Installation von Updates, Sicherheitskopien usw. So können Sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Das Webhosting steht Ihnen auch als separater Service zur Verfügung.

6 Adlib Information Systems Eine zukunftssichere Investition Adlib Information Systems ist ein erfahrener Profi im Automatisieren des Sammlungsmanagements in Archiven, Bibliotheken und Museen und das weltweit. Unser Konzept basiert auf technologischer Weiterentwicklung, internationalen Standards, offener Systemarchitektur und Nutzungsfreundlichkeit. Stete technische Weiterentwicklung gewährleistet auch die künftige Sicherheit Ihrer Daten, unabhängig von den Veränderungen in der Computertechnologie. Internationale Standards und offene Architektur sorgen dafür, dass Ihre Daten sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Institution zugänglich gemacht werden können. Nutzungsfreundlichkeit bedeutet, dass unsere Produkte konsequent für den täglichen unkomplizierten und effizienten Einsatz gemacht sind. Dieses Kernkonzept hat zu einer großen Zahl zufriedener Kunden geführt. Diese wiederum treiben mit dem Einsatz neuester Technologie und Entwicklungen die Verbreitung professioneller Standards und Praktiken weiter voran. Aus diesen Gründen werden auch weiterhin alle sammelnden Kulturerbe-Einrichtungen Adlib Software wählen. Bert Degenhart Drenth Geschäftsführer Adlib Information Systems Services Wir entwickeln nicht nur Software: Wir setzen erfolgreich Projekte um. Egal, welchen Umfang ihr Projekt auch besitzt, ob groß oder klein, wir bieten Ihnen alle Dienstleistungen an, die sie brauchen, um unsere Software erfolgreich einzuführen. Beratung, Betreuung und Umstieg Wissen und Erfahrung unseres Unternehmens kommen Ihnen besonders während der Einführungsphase eines neuen Systems zugute. Adlib hat Experten, die Sie in allen Stadien eines neuen Sammlungserfassungsprojektes beraten und Ihnen helfen können. Wir betreuen Ihre Systeme und führen die Konvertierung Ihrer Daten aus einem vorhandenen System durch. Ein Installationsservice wird ebenfalls angeboten. Wartungsvertrag Ab dem Zeitpunkt, an dem ihr neues System betriebsbereit ist, haben Sie Anspruch auf eine Wartungsbetreuung, die Ihnen dauerhafte Hilfe und Unterstützung während der Bürozeiten anbietet. Unser Wartungsvertrag beinhaltet außerdem regelmäßige Updates unserer Software, die Ihr System jederzeit auf dem neuesten Stand halten. Schulungen Adlib Software ist leicht zu bedienen und bietet umfangreiche Funktionalität. Unsere Schulungskurse versetzen Sie in die Lage, alle notwendigen Funktionen zu nutzen, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit helfen. Wir bieten Kurse für jeden Wissensstand, vom Anfänger bis zum Programmbetreuer. Lernen Sie, mit Adlib Bibliothek, Adlib Museum und Adlib Archiv sowie Adlib Designer zu arbeiten. Wir bieten dabei vorzugsweise kundenspezifische Schulungen vor Ort an, mit Ihren eigenen Daten und in Ihrer eigenen gewohnten Umgebung. Adlib Information Systems GmbH Hegelallee 41, Potsdam Deutschland t +49 (331) info@adlibsoft.de Adlib Information Systems P.O. Box 1436, 3600 BK Maarssen The Netherlands t +31 (0) sales@adlibsoft.com