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1 ebook Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Compliance ediscovery Ressourcen Kosten

2 Inhaltsverzeichnis: Compliance.. 4 ediscovery.8 Ressourcen. 12 Kosten...15 Szenarien 19

3 Einleitung: Archivierung Die Archivierung von s ist aufgrund der Anforderungen an die IT-Compliance mittlerweile unverzichtbar. Dabei geht es schon längst um viel mehr als nur die Compliance. Eine externe Archivierungslösung bietet viele Vorteile, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen, Ressourcen sparen und die Kosten der IT- Abteilung auf Dauer senken. // Seite 3

4 Kapitel 1: Compliance Compliance ediscovery Ressourcen Kosten Einhaltung gesetzlicher Grundlagen Erfüllung interner IT Richtlinien Schutz bei Rechtsstreitigkeiten // Seite 4

5 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Mehr als die Erfüllung gesetzlicher Grundlagen! Im Zusammenhang mit dem Thema Archivierung fällt zwangsläufig der Begriff Compliance. Unter dem Begriff versteht man in diesem Kontext nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Grundlagen wie der Abgabeordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Vielmehr geht es auch darum unternehmensinterne Richtlinien zu erfüllen und den Schutz wichtiger Informationen sicherzustellen. Grundsätzlich gilt, dass alle steuerlich relevanten Daten vollständig, unveränderbar, frühzeitig, wiederauffindbar & für bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen! // Seite 5

6 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Mit Retain von GWAVA sind Kunden im Hinblick auf die IT- Compliance auf der sicheren Seite. So bestätigt auch die Anwaltskanzlei Nienhaus, dass Retain alle Anforderungen einer revisionssicheren und datenschutzkonformen Archivierung erfüllt. Retain, Version 3, erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere -Archivierung Rechtsgutachten, Anwaltskanzlei Nienhaus, 2013 // Seite 6

7 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Die gesetzeskonforme Archivierung war für uns ein entscheidendes Kaufkriterium! Stefan Vetter, Steuerberater bei Rieker Alber - Thoni Auch für Kunden von Retain spielt das Thema Compliance eine enorm wichtige Rolle. Die Anwaltskanzlei Rieker Alber Thoni aus Stuttgart hat besonderen Wert auf eine revisionssichere Archivierung gelegt, weil sie tagtäglich mit vertraulichen und kritischen Daten handelt. Wir haben von Anfang an auf das Produkt gesetzt, weil ersichtlich war, dass es unsere Bedürfnisse abdeckt - Retain erfüllt unsere internen und externen Compliance Anforderungen voll und ganz! // Seite 7

8 Kapitel 2: ediscovery Compliance ediscovery Ressourcen Kosten Schnelles Finden von Informationen Export und Audit Funktionen Schutz bei Rechtsstreitigkeiten // Seite 8

9 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Mehr als das Suchen von Information Der Begriff ediscovery steht schon längst für mehr als das einfache Suchen von Informationen für die interne Nutzung. Es geht darum möglichst effizient mit den archivierten Informationen zu arbeiten. So müssen Daten nicht nur für die Administratoren und Endnutzer, sondern auch für Wirtschafts- und Finanzprüfer schnell zugänglich sein und das im Optimalfall mit der Hilfe von präzisen Filter- und Suchfunktionen. Im Rechtsstreit hilflos ohne Retain Wie wichtig verlässliche ediscovery Funktionen für ein Unternehmen sein können, zeigt eine kurze Case Study: Ein Bauunternehmen in Frankreich hat während eines Rechtsstreits mit einem Lieferanten aus den USA eine Anfrage des Gerichts auf Einsicht in die E- Mail Kommunikation erhalten. Da das Unternehmen bis zu dem Zeitpunkt keine Archivierungslösung im Einsatz hatte, konnte die Anfrage nicht auf Anhieb erfüllt werden. Erst mit der nachträglichen Archivierung der Daten durch Retain hatten die Richter Einsicht in den Kommunikationsverlauf. Zudem konnten die wichtigen Daten schnell und einfach exportiert werden. // Seite 9

10 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! ediscovery in Retain Die umfangreichen ediscovery Funktionen von Retain erlauben es Unternehmen effizient mit den eigenen Informationen zu arbeiten. Dabei haben die Funktionen viele Vorteile: Die ediscovery Funktionen sind nicht auf die Administratoren begrenzt, sondern auch für alle Endnutzer anwendbar. Durch die Unterstützung von Indexing Engines können Daten unglaublich schnell aufgefunden werden. Suchläufe können anhand von verschiedenen Kriterien wie beispielsweise Zeitraum und Betreff genau präzisiert werden. So werden nur die Informationen angezeigt, die wirklich gesucht wurden. Die Exportfunktionen von Retain ermöglichen es Daten in verschiedene Formate zu exportieren. Dies ermöglicht besonders Wirtschaftsprüfern und Compliance Officern schnellen und direkten Zugriff auf Informationen. // Seite 10

11 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Nach über einem Jahr mit Retain im Einsatz ist die Suche sogar bei tausenden von Daten unglaublich schnell! Rob Ellner, Network Manager, Historic Royal Palaces Retain Suchfunktion // Seite 11

12 Kapitel 3: Ressourcen Compliance ediscovery Ressourcen Kosten Entlastung des Mail-Servers Einfacheres Mailbox Management User/Admin Experience // Seite 12

13 Wer nicht archiviert, ist selber schuld Schonen Sie sich und Ihren Administrator Eine Archivierungslösung ist sinnvoll, weil sie schonend mit den unternehmensinternen Ressourcen umgeht. Und das nicht nur in technischer, sondern auch in menschlicher Hinsicht. So steigert zum einen der geringe Speicherbedarf die Performance Ihres Mail- Servers und zum anderen müssen User und Admins weniger Zeit mit der Organisation ihrer Mailboxen verbringen. Weniger Daten im Exchange System Gesteigerte Performance Effiziente Nutzung durch User Weniger Suchanfragen für Admins // Seite 13

14 Wer nicht archiviert, ist selber schuld Retain ist eine einfach zu bedienende aber dennoch mächtige Archivierungslösung. Ulrich Reuter, EUWID Europäischer Wirtschaftsdienst GmbH Retain Dashboard // Seite 14

15 Kapitel 4: Kosten Compliance ediscovery Ressourcen Kosten Reduzierung der Speicherkosten Vermeidung unnötiger Lizenzkosten User/Admin Experience // Seite 15

16 Wer nicht archiviert, ist selber schuld Mit Retain effizienter arbeiten. Eine Archivierungslösung bietet an vielen Stellen die Möglichkeit Kosten zu sparen. Angefangen bei der Lizenzierung über reduzierte Speicherkosten bis hin zu einer effizienteren Arbeitsweise der Angestellten. So können sich die Anschaffungskosten bereits in wenigen Monaten amortisiert haben. Mit einer Archivierungslösung müssen Mailboxen von ausgeschiedenen Mitarbeitern oder Projektteams nicht weiter lizenziert werden, da alle Informationen sicher gespeichert sind. Hinzu kommt, dass externe Lösungen auch im Vergleich mit den integrierten Funktionen von beispielsweise Microsoft Exchange günstiger sind. Hier ist die Nutzung der Archivierungsfunktionen nur mit den Enterprise CALs möglich. Die Single-Instance-Storage Technologie (Deduplizierung) speichert nur eine Kopie jeder Mail (inklusive Anhang), was die Speicherkosten im Regelfall um bis zu 60% reduziert. Und auch der Zeitaufwand, den Mitarbeiter und Administratoren für die Organisation von s aufbringen müssen, wird mit einer spezialisierten Lösung enorm verringert. // Seite 16

17 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Retain s Single-Instance- Storage Technologie war für uns ein zentrales Kaufkriterium! Rob Ellner, Network Manager, Historic Royal Palaces Für Rob Ellner, Network Manager bei Historic Royal Palaces in London, sind die Vorteile der Single-Instance-Storage Technologie (Deduplizierung) offensichtlich. Retain reduziert nicht nur die Speicherkosten, sondern auch die Zeit, die User mit der Organisation ihrer Mailbox verbringen. Wir wussten, dass uns Retain erlauben würde, eine größere Menge an s zu speichern ohne Mitarbeiter immer wieder aufzufordern unbenötigte s zu löschen. // Seite 17

18 Kapitel 5: Szenarien Retain RETAIN Unified Unified Archiving Archiving Exchange & Office 365 Archivierung Umfangreiche ediscovery Export- und Publishing-Tools Optimierte Archivierung (Deduplizierung) Erfüllt Compliance Anforderungen Archivierung von Mobile Messages Facebook & Twitter Archivierung Unterstützt Migrationen On Premise & Cloud Support // Seite 18

19 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Archivierung Szenarien Exchange Server entlasten Schneller suchen & finden Wann wird es Zeit für eine Archivierung? Audit Anfragen ermöglichen ediscovery nutzen Mail-Server migrieren // Seite 19

20 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Archivierung? Szenarien Wann wird es Zeit für eine Archivierung? Keine Archivierung in O365: Small Business Premium Midsize Business On Premise Archivierung Risiko von Datenverlusten // Seite 20

21 Wer nicht archiviert, ist selber schuld! Über GWAVA Kunden in 60 Ländern Kanada, USA, Deutschland, GB Weltweit über 100 Mitarbeiter > 300 GWAVA Partner Global Customers Global Offices Global Development Team Global Technology Partners Global Partner Network // Seite 21

22 GWAVA EMEA GmbH Industriestr Ahaus, Deutschland Tel.: Fax:

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