Theorie und Praxis der qualifizierten elektronischen Signatur bei der elektronischen Rechnungsstellung

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1 Theorie und Praxis der qualifizierten elektronischen Signatur bei der elektronischen Rechnungsstellung Seite 1 RA, secrypt GmbH nexmart Roadshow

2 Notwendigkeit der elektronischen Signatur Seite 2 Geschäftsprozesse erfordern Vertrauen in Identität des Partners Integrität der Nachricht Verbindlichkeit der Nachricht Das ist in der elektronische Welt mit der elektronischen Signatur möglich!

3 Einfache und fortgeschrittene Signatur Seite 3 Elektronische Signatur: elektronische Unterschrift von Daten (keine Verschlüsselung) Fortgeschrittene elektronische Signatur: ist ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber (natürliche Person) zuzuordnen ermöglicht Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers benutzt einen privaten kryptografischen Schlüssel zur Erstellung einer elektronischen Signatur ein Signaturprüfschlüssel (öffentlicher kryptografischer Schlüssel) wird zugeordnet Signatur muss mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann Verknüpfung der Signatur mit den zu signierenden Daten in einer Form, die nachträgliche Veränderungen der Daten erkennen lässt

4 Qualifizierte Signatur Seite 4 Qualifizierte elektronische Signatur: muss auf einem zum Zeitpunkt der Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen muss mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden dient zur Speicherung und Anwendung des privaten Schlüssels Duplizierung oder Auslesen des privaten Schlüssels darf nicht möglich sein Sichere Signaturerstellungseinheit / Signaturkarte

5 Seite 5 Gesetzliche Grundlagen der elektronischen Signatur Europäische Ebene: EU-Richtlinie 1999/93/EG über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen Nationale Ebene: Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (SigG - Signaturgesetz) vom (Novellierung Ende 2004) Verordnung zur elektronischen Signatur (SigV Signaturverordnung) vom Der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur wird in diversen weiteren Gesetzen und Ausführungsbestimmungen, wie z.b. BGB, ZPO, VwVfG konkretisiert.

6 Funktionen der elektronischen Signatur Seite 6 per Definition eine der eigenhändigen Unterschrift vergleichbare eindeutige Kennzeichnung elektronischer Dokumente Eindeutige Zuordnung zum Inhaber Sichere Identifizierung des Unterzeichners Unter alleiniger Kontrolle des Unterzeichners Datenmanipulation macht Signatur ungültig

7 Seite 7 Gesetzliche Grundlagen der elektronischen Rechnung EU-Richtlinie 2001/115/EG zu mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung 14 Abs. 3 UStG (Umsatzsteuergesetz) Schreiben des BMF vom (GZ IV B 7 S /04) GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit elektronischer Daten) GOBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) 147 Abgabenordnung

8 Anforderungen an die elektronische Rechnung Seite 8 Gelten für sämtliche elektronisch übermittelten Rechnungen (auch Computer-FAX) Pflichten des Erzeugers einer elektronischen Rechnung: Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur Aufbewahrungspflicht der elektronisch signierten Rechnung Pflichten des Empfängers einer elektronischen Rechnung u.a.: Prüfung der elektronischen Signatur und Dokumentation der Prüfung Aufbewahrung der elektronisch signierten Rechnung entsprechend 147 Abgabenordnung Bei Nichtbeachtung des 14 Abs. 3 UStG kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern bzw. zurückfordern.

9 Seite 9 Zulässige Verfahren der elektronischen Rechnungslegung Sicherung und Echheit (Authentizität) der Herkunft Eindeutige, sichere Identifizierung des Rechnungsstellers Und Sicherung der Integrität der Daten Identischer Rechnungsinhalt Keine Veränderung der Daten Elektronische EDI-Rechnung und zusätzlich zusammenfassende Rechnung in Papierform Rechnungssteller Elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur, z.b. per oder Fax Rechnungsempfänger

10 Seite 10 Funktionsweise der elektronischen Signatur

11 Seite 11 Zertifizierungsdienstanbieter (ZDA) für qualifizierte Zertifikate Deutsche Trustcenter (ZDAs) D-TRUST GmbH / Bundesdruckerei T-TeleSec / Deutsche Telekom AG Signtrust / Deutsche Post Com GmbH DATEV eg Bundesnotarkammer

12 Seite 12 PKI-Infrastruktur (PKI) in Deutschland

13 Benötigte Komponenten auf Versenderseite Seite 13 Komponenten Signatursoftware (Mehrfach-) Signaturkarte mit qualifiziertem Zertifikat, z.b. von D-TRUST GmbH (Trustcenter) Kartenlesegerät einfach für sehr große Dokumentenmengen

14 Einsparpotenzial Rechnungssteller Seite 14 Aktivitäten Erfassung in der Buchhaltung Rechnungserstellung Rechnungs- und Marketingdruck Kuvertierung der Rechnung Summe Fertigstellung Vollkosten heute 0,10 0,15 0,10 0,15 0,51 1,53 0,20 0,31 0,91 2,14 Prozesscharakteristik elektronisch elektronisch entfällt entfällt Versand Rechnung Transferieren der Rechnungsdaten an die Bank Rechnungskopien an andere Abteilungen Kundennachfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung Erneute Versendung Summe Versand 0,56 2,05 0,05 0,10 0,05 0,10 0,00 0,38 0,00 0,51 0,66 3,14 entfällt entfällt entfällt Rechnung sofort verfügbar, Aufwand stark reduziert, jederzeit direkt veränderbar entfällt Summe Fertigstellung und Versand 1,57 5,28 Einsparpotenzial: Im Durchschnitt bis zu 4,20 pro Rechnung Quelle: PWC

15 Einsparpotenzial Rechnungsempfänger Seite 15 Aktivitäten Erfassung in der Buchhaltung Rechnungsprüfung auf Menge und Bezug Summe Erfassung Vollkosten heute 0,10 0,15 0,10 0,15 0,20 0,30 Prozesscharakteristik elektronisch elektronisch Rechnungskopie an andere Abteilungen Rückfragen zur Rechnung und ggf. Rechnungsveränderung Erneute Anforderung Summe Rechnungsklärung 0,05 0,10 0,00 0,38 0,00 0,51 0,05 0,91 entfällt elektronisch elektronisch Zahlung buchen Zahllauf und Übermittlung Summe Abwicklung 0,18 0,26 0,10 0,38 0,28 0,54 Aufwand stark reduziert, da elektronische Verarbeitung Aufwand stark reduziert, da elektronische Verarbeitung Einsparpotenzial: Im Durchschnitt bis zu 1,00 pro Rechnung Quelle: PWC

16 Automatisierte Massensignatur mit digiseal server Seite 16 Signaturserver für große Dokumentenmengen Skalierbare Lösung hinsichtlich der Signaturleistung (Signaturen pro Stunde) Mehrere Signaturkarten parallel einsetzbar Bsp. für Signaturleistung: Randbedingungen: Pentium 4 (2 GHz), 256 RAM Windows 2000 Server ca Signaturen pro Stunde 10 parallele Kartenleser Chipdrive SCR335 von SCM 10 Signature Server Cards von D-TRUST Dateigröße: 100 KB Beispielhafte Anwendungsbereiche: Eingescannte Dokumente qualifiziert signieren Massensweises Signieren von unkritischen Labordaten Qualifiziertes Signieren in sicheren Umgebungen

17 Seite 17 Schematischer Ablauf: Signaturerzeugung über Verzeichnis-Schnittstellen Eingangsverzeichnisse (unsignierte Daten) Dokument Typ 1 (z.b. PDF-Rechnungen) z.b. PDF Einrichtung von Profilen Zuordnung der Verzeichnisse zu Signaturkarten Festlegung von Signaturanzahl bzw. Signaturzeitfenster Kartenaktivierung mit PIN Zeitstempel Statistik PIN ****** z.b. PDF Ausgangsverzeichnisse (signierte Daten) Dokument Typ 1 (z.b. PDF-Rechnungen) z.b. TIFF z.b. FAX Dokument Typ 2 digiseal server Dokument Typ 2 (z.b. FAX-Rechnungen) Dokument Typ 3 z.b. XML Signaturleistung: 1,0 bis 1,5 s / Signatur / Signaturkarte 1 Karte -> Signaturen / h 5 Karten -> Signaturen / h 10 Karten -> Signaturen / h z.b. PK7 Dokument Typ 3

18 Automatisierte Verifikation mit digiseal verifier Seite 18 Hintergrunddienst (Windows Server 2000 / 2003) oder SDK Einstellbares Regelwerk (Prüftiefe, Eingangs- und Ausgangsverzeichnisse) Lokale Verifikation von Signatur, Zertifikat inkl. Pfad, Gültigkeitszeiträume OCSP Online-Verifikation der Zertifikate via TCP/IP, HTTP (getunnelt) und Proxyserver Formatunterstützung von PKCS#7 signed-data und PKCS#7 S/MIME, z.b.: *.pk7, *.p7s, *.p7m, *.pdf sowie *.dgs Prüfdokumentation in Logdatei

19 Seite 19 ASP-eBilling-System im Überblick

20 Seite 20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir sind jederzeit gerne für Sie da. Fon: +49 (30) Fax: +49 (30)

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