Herausforderungen für die Gestaltung von zukunftsfähigen ERP-Systemen. Erste Ergebnisse aus einer Studie zur Gebrauchstauglichkeit von ERP-Systemen

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1 Herausforderungen für die Gestaltung von zukunftsfähigen ERP-Systemen Technische Universität Dresden Institut für Software und Multimediatechnik Prof. Dr. -Ing. habil. Rainer Groh Nöthnitzer Str Dresden Tel. (0351) Fax (0351) Erste Ergebnisse aus einer Studie zur Gebrauchstauglichkeit von ERP-Systemen Universität Potsdam Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau August-Bebel-Str Potsdam Tel. (0331) Fax (0331)

2 Informationen zur Studie Zielgruppe Überschrift Personenkreis n Kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland n Text n Ausweitung der Studie auf Polen, Lettland und weitere europäische Länder n Angestellte, Abteilungsleiter und Geschäftsführer n Branchenklassifikation nach NACE (REV. 2 main sections) Befragungssystem n Newsletter, Xing und Unternehmerverbände n Text Unternehmensinformationssystem AMADEUS n Gezielte telefonische Ansprache Zeitplan Überschrift n Beginn: n Ende: n Text n Rückmeldungen insgesamt: 256 n Ergänzend: 51 Teilnehmer Lettland 2

3 Nutzung von Systemen ca. 66 % der befragten Teilnehmer haben ein ERP- System im Einsatz Durchschnittlich sind 2 weitere betriebliche Anwendungen im Einsatz Umfangreiche Anpassungen wurden vorgenommen Einsatz weiterer Unternehmensanwendungen Office Individuelle Lösung Spezielle Lösung Sonstige Keine 0 % Schnittstellen Nutzeroberfläche Erweiterung Funktionen Menü Sonstige 47,3 % 58,6 % 96 % 93,3 % Vorgenommene Anpassungen 8,6 % 43,2 % 77,8 % 69,1 % 69,1 % 3 Keine 8,6 %

4 Befragte Unternehmen und Nutzer Anteil der Unternehmen mit einem ERP-System im Einsatz Position der befragten Nutzer im Unternehmen bis 9 Mitarbeiter 40 % 43 % Mitarbeiter 57,14 % 38 % Mitarbeiter 76,56 % über 250 Mitarbeiter 82,67 % 19 % Angestellter Abteilungsleiter CEO 4

5 Typische Probleme mit der Usability von ERP-Systemen Systemkomplexität Das Identifizieren und Auffinden der korrekten Funktion Unterstützung bei der Durchführung von Aufgaben Unterstützung in Fehlersituationen Begrenzte Aussagekraft der Systemausgaben Probleme mit der Terminologie Kursiv = nicht im Fokus der Studie 5 Babaian, T., Lucas, W., and Topi, H. Improving ERP Usability Through User- System CollaboraDon. Interna'onal Journal of Enterprise Informa'on Systems 2, 3 (2006), 10 23

6 Komplexität von ERP-Systemen und zusätzliche Unternehmensanwendungen 37,9 % 30 % 30,1 % 22,6 % 16,4 % 15,7 % 12,3 % 9,3 % 12,3 % 5,5 % 3,6 % 0,7 % 0,6 % 2,8 % Stimme stark zu Stimme zu Stimme leicht zu Lehne leicht ab Lehne ab Lehne stark ab k.a. ERP-System (n=146) Zusätzliche Anwendungen (n=140) Die Komplexität von ERP-Systemen wird durch die Anwender höher eingestuft als die der zusätzlichen Unternehmensanwendungen. 6

7 Beeinträchtigung der Arbeit durch mehrere geöffnete Anwendungsfenster 37,5 % 35,7 % 18,1 % 20 % 19,4 % 20 % 13,9 % 15 % 3,5 % 3,6 % 5,6 % 2,9 % 2 % 2,8 % Stimme stark zu Stimme zu Stimme leicht zu Lehne leicht ab Lehne ab Lehne stark ab k.a. ERP-System (n=144) Zusätzliche Anwendungen (n=140) Anwender fühlen sich nur in geringem Umfang überfordert durch die Anzahl der geöffneten Fenster. 7

8 Typische Probleme mit der Usability von ERP-Systemen Systemkomplexität Das Identifizieren und Auffinden der korrekten Funktion Unterstützung bei der Durchführung von Aufgaben Unterstützung in Fehlersituationen Begrenzte Aussagekraft der Systemausgaben Probleme mit der Terminologie Haben Sie Probleme alle notwendigen Informationen und Funktionen zu finden? 43 % 37 % 8 % 2 % 10 % Niemals Selten Gelegentlich Häufig Immer 8 n =196

9 Suchen und Arbeiten mit ERP-Systemen Wie werden Funktionen ausgeführt? Welche Methoden werden für die Suche bevorzugt? Maus 44 % (Voll-) Textsuche 47 % Schlüsselwort / Kurzbefehl 24 % Register und Verzeichnisse 25 % Funktionstaste 23 % Autovervollständigung 15 % Funktionsauswahl - Ausführungsbefehl 8 % Synonyme und Autokorrekturen 11 % Weitere 1 % Sonstige 1 % Der typische ERP-Nutzer führt mit der Maus Funktionen aus und verwendet im Durchschnitt zwei Suchmethoden. 9 n = 192

10 Typische Probleme mit der Usability von ERP-Systemen Systemkomplexität Das Identifizieren und Auffinden der korrekten Funktion Unterstützung bei der Durchführung von Aufgaben Unterstützung in Fehlersituationen Begrenzte Aussagekraft der Systemausgaben Probleme mit der Terminologie Kennen Sie alle Prozessschritte mit dem ERP-System die notwendig sind um Ihre Aufgaben zu erledigen 49 % 32 % Ja, immer Ja, meistens Mitunter bin ich unsicher Nein, meistens bin ich mir unsicher Nein, ich bin mir immer unsicher 2 % 13 % 4 % 10 n =198

11 Unterstützung in Fehlersituationen 28,1 % 25,2 % 21,2 % 23 % 18,7 % 18,5 % 15,8 % 12,9 % 7,5 % 7,2 % 6,2 % 9,4 % 2,7 % 3,5 % Stimme stark zu Stimme zu Stimme leicht zu Lehne leicht ab Lehne ab Lehne stark ab k.a. ERP-System (n=146) Zusätzliche Anwendungen (n=140) Die Anwender bewerten die zur Verfügung gestellten Funktionen zur Fehlerbehebung eher mittelmäßig. 11

12 Bewertung von Strategien zur besseren Bedienung der Systeme aus Anwendersicht Anpassbarer Detailgrad der Information Anpassbare Informationsmenge/- fülle Verfügbarkeit innovativer Visualisierungen Visuelles, haptisches oder auditives Feedback Nutzerführung und -unterstützung (z.b. Prozessfortschritt, Pflichtfelder, Alternativen etc.) Verbesserte Menüs/ Menüstrukturen Berührungsempfindliche Eingabegeräte (Multi-touch) Verbesserte Suchfunktionen = sehr gut geeignet = gut geeignet = ausreichend geeignet = weniger gut geeignet 12

13 Erste Erkenntnisse und Handlungsvorschläge ERP-Systeme werden als komplexer eingestuft als andere Unternehmensanwendungen Bedienparadigmen aus dem privaten Umfeld berücksichtigen um Erwartungskonformität zu erfüllen Funktionen und Informationen müssen selbst von geübten Nutzern gesucht werden Anwendung von selbstlernenden Suchmechanismen und Facettenbrowser Die Maus ist noch immer das vorherschende Medium im Arbeitsalltag mit ERP-Systemen Erhöhung des grafischen Anteils an der Benutzeroberfläche um Multi-Touch Navigation anwendbar zu machen In Fehlersituationen bieten ERP- Systeme unzureichende Unterstützung an Fallbasiertes schließen auf der Basis von vorangegangenen Fehlersituationen 13

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