Datenbankoberflächen Die Ausgangssituation. intecooffice. Anwenderfreundliche Datenbank-Oberflächen. Datenbankoberflächen Die Ausgangssituation

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1 Office Die Ausgangssituation Anwenderfreundliche Datenbank-Oberflächen DECUS Symposium 2000 in Bonn Ein Erfahrungsbericht von Pia Schmirler, GmbH Mitarbeiter haben Listen auf ihrem PC. Wie können die Listen Kollegen oder Kunden zugänglich gemacht werden? Die Ausgangssituation Die Aufgabenstellung Viele Einzelprotokolle im Access-Format Eine Person zur Sammlung und Verwaltung der Daten Alle Einzelprotokolle werden zentral gesammelt Dezentrale Verwaltung nur zum Teil automatisiert Gewohnte Umgebung für den Anwender beibehalten. Die Aufgabenstellung Herkömmliche Access-Lösungen Strenge Sicherheitsrichtlinien für vertrauliche Daten über den zentralen Bestand Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3 Access-eigene Benutzerverwaltung Access-eigene-Funktionen, z.b. set rst = me.recordsetclone rst.edit rst(0) = Change rst.update rst.close Access-eigene-Formulare, z.b. an Tabellen oder Abfragen gebunden und automatisch über Assistent erstellt. 1

2 Herkömmliche Access-Lösungen Problem bei Access-Lösungen Access-eigene Funktionsknöpfe, die ebenso direkt mit einer Tabelle verknüpft sind. Access-eigene Suche, die oft zu Anwenderfehlern führt. Für umfangreichere Funktionalitäten muss an der Anwendung programmiert Access-eigene Benutzerverwaltung: Zusätzliche Sicherheitsdatei, zusätzlicher Benutzername und Kennwort. Keine Sichten. Kein Schreibrecht auf Abfragen. Dead-Locks waren in früheren Versionen ein Problem. Problem bei Access-Lösungen Vorteil von Access-Lösungen Die Datenbank kann mitgenommen Sie muß nicht von einem Datenbank- Administrator verwaltet Ab einer gewissen Größe muss die Datenbank von Zeit zu Zeit dekomprimiert oder sogar repariert Berichte, Abfragen können vom Anwender selbst erstellt Transaktionen können programmiert Die Anwendung könnte leicht von jedem Anwender erweitert Vorteile einer Browser-Lösung Nachteile einer Browser-Lösung Der Benutzer hat bereits einen kostenlosen Browser. Der Benutzer kann auf die Daten sowohl über das Intranet als auch über das Internet zugreifen. Entfernte Standorte haben Zugriff ohne Mehrkosten. Der Benutzer muss sich über das Internet zusätzlich mit den persönlichen NT-Kontendaten anmelden. Der Formularaufbau ist langsam. Der Zugriff über das Internet ist für entfernte Standorte langsamer und weniger benutzerfreundlich als eine lokale Anwendung. 2

3 Die gewohnte Access-Oberfläche bleibt Zugriffsarten auf den Datenbank-Server Standard-Formulare werden mit VB erweitert. Z.B. werden Eingaben von der Anwendung sofort überprüft. Tests ergaben, daß verknüpfte Server- Tabellen die schnellste Zugriffsart hinter ADO und OLEDB sind. Die Daten werden weiterhin während einer Sitzung offline eingegeben. OLEDB eignet sich für große Abfragen. ADO eignet sich für kleine Transaktionen. Zentrale Datenbank für Einzelprotokolle Zugriff über ODBC Zugriffe auf eine zentrale SQL-Server- Datenbank über ODBC (Open DataBase Connectivity). Die Einzelprotokolle werden in den Zentralbestand importiert. ADO und OLEDB greifen über ODBC- Datenquellen auf die Server-Datenbank zu. Dazu wird im ODBC-Manager ein Profil eingerichtet, in dem die Server-Datenbank eingetragen ist. Dezentrale Verwaltung Der Anwender verwaltet seinen Datenbereich selbst. Der Anwender hat nur Lesezugriff auf andere Datenbereiche. Daten sammeln und eingeben Automatischer Daten-Import Offline Online 3

4 Replikation: Mehrere Datenbestände werden abgeglichen, damit alle Datenbestände gleich sein. Datenimport Replikationskonflikte treten dann auf, wenn in zwei Datenbeständen derselbe Datensatz geändert wurde. Beispiel: Ein Datensatz wurde in Datenbestand A geändert und in Datenbestand B gelöscht. Welche Änderung hat dann Vorrang? Dreiteilung des Import-Dialogs in Protokoll, Import-Datensatz und Server- Datensatz. Replikationskonflikte können sofort durch den Anwender gelöst Datenimport Datenimport / Massenimport Replikationskonflikte werden vom Programm erkannt und farbig dargestellt. Rot für Fehler Gelb für automatische Anpassung Grün für leeres Feld oder Übereinstimmung Der Massenimport wird in einem Bericht protokolliert und löst Replikationskonflikte automatisch. Die Daten werden nachts kumuliert und stehen tagsüber für zur Verfügung. Der Anwender kann Berichte über seinen Datenbereich erstellen. Berichte können in Access97 erstellt Problem: Bei Speicherung des Berichts z.b. in WORD geht die Grafik-Information verloren 4

5 Kumulierte Daten Datenauswahl Darstellung Die Daten werden aus Access heraus in eine Excel-Datei geschrieben Diagramme werden aus Access heraus automatisch erstellt. Die über den Gesamtbestand werden im Intranet veröffentlicht. Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3 Weitere Erkenntnisse Das Datum speichert ACCESS immer als englisches Systemdatum ab, auch in der deutschen Version. -> Alle Datumsausgaben müssen vorformatiert Die Access-Berichts-Formulare beinhalten noch 16-bit Druckerstrukturen, so daß der WIN32-Druckerdialog nicht eingesetzt werden kann. Benutzerrechte Der Anwender verwaltet nur seinen Datenbereich selbst. Der Anwender hat keinen direkten Zugriff auf die Datenbank-Tabellen. Der Anwender hat nur eingeschränkte Rechte auf die Protokolle außerhalb seines Datenbereichs. Benutzerrechte Jeder Anwender hat eine persönliche Sicht auf die Daten. Benutzerrechte Jeder Anwender ist als Person in der Anwendung eingetragen und hat eine persönliche Schlüsselnummer in der Personentabelle In der Sicht werden alle Protokolle nach der persönlichen Schlüsselnummer durchsucht. Das Feld, in dem die Schlüsselnummer eingetragen ist, bestimmt das Benutzerrecht. 5

6 Die Anmeldung am Datenbank-Server Aussicht NT-integrierte Sicherheit über ODBC, d.h. der Benutzer wird über seinen Windows NT-Account überprüft. Minimaler Installationsaufwand. Anmeldung über ODBC über das Internet ohne Eingabe von Benutzername und Kennwort, evtl. mit Verschlüsselung möglich. Replikationskonzept zur Anbindung entfernter Standorte. Aussicht Für das Intranet wird eine ansprechende Browser-Oberfläche mit DHTML-, XML - Formularen getestet. Informationen, die sich nicht mehr verändern, werden in Öffentlichen Ordnern oder im Web veröffentlicht. 6