Ungenutzte Potenziale

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1 Ungenutzte Potenziale Portale bringen den Unternehmen nicht viel, wenn sie nur Spielwiese der IT-Abteilung sind. Ihre wahren Stärken spielen sie bei abteilungs- und firmenübergreifenden Prozessen aus. Eine Bestandsaufnahme am Beispiel von SAP NetWeaver Portal. Firmen schöpfen die Potenziale ihrer Portale nicht aus. Laut einer von Binder & Company Consulting Services durchgeführten Befragung unter 32 Unternehmen wollen die meisten damit Suchzeiten reduzieren sowie Daten, Kennzahlen und Informationen benutzerspezifisch aufbereiten. Für die in- und externe Zusammenarbeit dagegen werden Portale deutlich seltener eingesetzt. Nur bei knapp einem Drittel der befragten Firmen unterstützen sie unternehmenskritische Prozesse. Was nicht überrascht, sind doch die meisten Portalprojekte sehr technikbezogen; die inhaltlichen Ausprägungen (Modellierung und Abbildung neuer Abläufe) bleiben dabei auf der Strecke. In der Regel sind die IT-Abteilungen die Treiber solcher Projekte. Zwar formulieren die Fachabteilungen ihre Wünsche, doch in die Implementierung sind sie nicht ausreichend involviert. Mit der Folge, dass die neue Portaltechnologie nicht ihren wirklichen Bedürfnissen entspricht; im schlimmsten Fall liegt sie brach. Die Projekte mutieren zu technologischen Spielwiesen, die nicht die Gesamtprozesse im Blick haben, sondern immer nur einen eng begrenzten Bereich. Ein anderer Ansatz ist deshalb notwendig. Portalprojekte müssen abteilungsübergreifend umgesetzt, die Anwender frühzeitig einbezogen werden. Anhand von prototypischen Portaloberflächen definieren Entwickler und User gemeinsam die Inhalte. Damit wird ein Abdriften in technologische Spielereien verhindert und der geschäftliche Nutzen gesichert, für den einzelnen Mitarbeiter wie für das Unternehmen. Letztlich geht es immer um zwei Kernfragen: 1. Wie kann das Portal derart mit dem ERP-System verbunden werden, dass daraus neue, übergreifende Prozesse zur Wertschöpfung entstehen? Das kann beispielsweise die Anbindung von Lieferanten sein, die in das Portal ihre Bestände einstellen oder dort Konstruktionsunterlagen abrufen. Nicht nur, dass dadurch die Kommunikation per Fax oder Telefon entfällt: Das Unternehmen wäre zudem jederzeit informiert, ob sein Lieferant noch ausreichend Beistellmaterial besitzt. 2. Wie lassen sich die Informationen aus dem Portal direkt in die eigenen betriebswirtschaftlichen Prozesse überführen? Wenn der Lieferant beispielsweise seine Lieferavise im Portal publiziert, fließen diese Informationen direkt in das Planungssystem des Herstellers.

2 Lohnende Alternative zu EDI Die Portaltechnologie von SAP NetWeaver beispielsweise ist inzwischen derart ausgereift, dass sämtliche ERP-Prozesse in einem webbasierten Portal fortgesetzt werden können. Auch mit Lieferanten, die nur eine rudimentäre Systemlandschaft besitzen. Meistens sind es kleine, hochspezialisierte Suppliers, die nicht groß in die IT investieren können und daher hauptsächlich per Fax oder Telefon kommunizieren. Trotzdem will ein Unternehmen nicht auf sie verzichten; sei es, weil sie der Marktführer oder einzige Anbieter in einer Nischenbranche sind; sei es, weil sie die besten Konditionen bieten. Für diese Klientel bietet die NetWeaver-Technologie eine lohnende Alternative zur sonst üblichen EDI-Anbindung. Sie benötigen keine Konvertierungsserver; Internetzugang und Webbrowser genügen. Ein Unternehmen stellt beispielsweise seine Bestellungen ein, der Lieferant ruft sie ab und hinterlegt wiederum seine Bestellbestätigungen/ Lieferavise, die direkt in die Disposition des Herstellers fließen ohne unnötige Doppelerfassungen in den jeweiligen Systemen. Auf dieselbe Weise lassen sich auch Konstruktionsunterlagen, die häufig geändert werden, zwischen beiden Parteien austauschen. Statt jedes Mal telefonisch den aktuellen Status nachzufragen oder zig Seiten an Dokumenten hin- und her zu faxen, ruft man den aktuellen Änderungsstand über das Internet ab (siehe dazu Kasten 1 zu SAP cfolders). Im Prinzip ähnlich wie beim klassischen EDI nur mit dem Unterschied, dass der Supplier nicht in teure Hardware investieren muss. Diese und weitere Szenarien sind heute dank der integrativen Technologie möglich. Mit Hilfe von SAP NetWeaver Portal stellt man Lieferanten und anderen Geschäftspartnern zahlreiche Funktionalitäten aus dem ERP-Backend und weiteren Systemen zur Verfügung beispielsweise aus der Logistik (APO) oder der Beschaffung (SRM). Auf diese Art lassen sich komplette Aufgaben auslagern, beispielsweise die Disposition und die automatische Nachschubsteuerung (Vendor Managed Inventory). Kernstück dabei ist das Modul Supply Network Collaboration (SNC). Hierüber werden die notwendigen Daten aus dem Backend ausgelesen und über das Portal bereitgestellt. Jeder einzelne Lieferant ist als Geschäftspartner definiert und sieht auch nur die für ihn relevanten Bestellungen. Für die notwendige Sicherheit sorgen integrierte Schutzmechanismen (z.b. Reverse Proxy-/Secure Entry Server). Sie schützen als Web Application Firewall den gesamten Datenverkehr des Portals vor Angriffen aus Inter-, Intra- und Extranet. Alle Verbindungsanfragen werden geprüft und qualifiziert, rechtmäßige Benutzer von Angreifern getrennt. Die Applikationen und brisanten Daten befinden sich in einem geschützten Bereich, der nur identifizierten und autorisierten Usern zugänglich ist. Die folgende Grafik macht die Architektur deutlich:

3 Fachabteilungen einbeziehen Entstanden ist das SNC-Werkzeug aus dem Wunsch heraus, den VMI-Prozess über das Web umzusetzen. Heute bietet es weit mehr Möglichkeiten von der KANBAN-Abwicklung über die PLM cfolders (siehe Kasten 1) bis zur kompletten Nachschubsteuerung. In den nächsten Jahren wird SCN weiter ausgebaut, beispielsweise für die Kontrolle komplexer Lieferketten im Rahmen des Outsourcing an einen Lohnfertiger unter Einbindung von Dritten (Third Party Logistic Provider). Ein weiteres Ziel: die noch engere Verknüpfung mit anderen Bereichen wie dem SCM Event Management für eine verbesserte Statuskontrolle im gesamten Lieferprozess. Letztlich geht es darum, die gesamte Logistikkette über das Internet rückverfolgen zu können. Indem ein Unternehmen die Bestände/Ressourcen seiner Partner jederzeit über das Internet einsehen kann, erkennt es mögliche Lieferengpässe früher. Und nebenbei verhilft es denjenigen mit einer geringen oder keiner IT- Ausstattung zu einem Mehrwert: Sie kommen in den Genuss moderner Technologien, die sie sich normalerweise nicht leisten könnten. Die Möglichkeiten, die Plattformen wie SAP NetWeaver heute schon bieten, sind somit eine Chance, nicht nur die eigenen Prozesse zu verbessern, sondern auch die der Lieferanten. Fest steht: Technologie allein reicht nicht, um die wahren Stärken von webbasierten Plattformen genießen zu können. Entscheidend ist die Herangehensweise. Portalprojekte müssen abteilungsübergreifend als Programm verstanden und geleitet werden. Eine Vielzahl an Teilaufträgen ist dabei zu koordinieren: Die angebundenen ERP-Systeme müssen umgestellt, Szenarien für zusätzliche Anwender (weiter-)entwickelt, die Anforderungen der Fachabteilungen definiert werden. Nicht zu vergessen die verbindlichen Richt- und Leitlinien (Governance), welche die Integrität des Portals garantieren. Angesichts dieser Komplexität sind Projekte dieser Art kaum allein umzusetzen. Deshalb sollten sich vor allem kleine und mittlere Unternehmen von erfahrenen Dienstleistern unterstützen lassen, die in allen Gebieten kompetent sind: im ERP- und SCM-Bereich genauso wie in der Portaltechnik. Systemhäuser wie die Bielefelder itelligence beispielsweise bieten alles aus einer Hand: Prozess- und Technologieberatung, Programmier-Know-how und Branchenwissen.

4 SAP cfolders: PLM auf Portalbasis Über das Modul SAP cfolders lassen sich Konstruktionsunterlagen, Stücklisten, Herstellerteilenummern etc. zwischen Unternehmen, Lieferanten und Kunden via Internet austauschen und bearbeiten. Es liest die CAD-/ERP-Daten aus dem Backend aus und stellt sie über das Portal bereit, auf das die Partner mittels Webbrowser zugreifen. Umgekehrt lassen sich Änderungen und Ergänzungen an den Unterlagen einfach ins Internet stellen; über das Portal fließen sie in das cfolders Modul und von dort in das ERP-CAD-Programm. Dabei erfolgt automatisch eine Benachrichtigung aller Partner. Installiert wird cfolders außerhalb der Firewall, um Externen einen ungehinderten Zugang zu ermöglichen. Ausgefeilte Schutzmechanismen wie Proxy-Server und detaillierte Berechtigungskonzepte sorgen für die entsprechende Sicherheit. Die folgende Abbildung macht es deutlich: Einfügen: Grafik Systemzugang zu Design Collaboration Prozessen cfolders aus der PPT PLM mit cfolders Die Vorteile im Überblick: - detailliertes Berechtigungskonzept für projekt- und teambasierte Zusammenarbeit; - sicherer Zugang auch für Partner außerhalb des Intranet; - bestimmt Benutzer, Rollen, Berechtigungen und PLM-Ziele für einen Collaborations-Kontext; dieser kann auch in Hierarchien organisiert werden; - WebEx Integration; - Benachrichtigung und Statusmanagement zur Prozesskontrolle; - integriertes Visualisierungs- und Red-Lining-Werkzeug mit 2D-/3D-Darstellung; - kontrollierter Import und Exportfunktionen zum ERP.

5 Live Auction: Elektronische Beschaffung mit dem SAP NetWeaver Portal Viele Einkaufsabteilungen arbeiten seit einigen Jahren mit elektronischen Auktionen: Mehrere Lieferanten bieten gegeneinander, um den Auftrag zu erhalten. Diese Art der Beschaffung ist vor allem ein taktisches Mittel, um bestimmte Ziele zu erreichen (u.a. Reduzierung der Lieferantenanzahl). Ein dafür benötigtes Werkzeug ist beispielsweise das Live Auction Cockpit innerhalb von SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM). Es ist die Nahtstelle zwischen Bieter und Bietendem und läuft auf einem webbasierten Portal. Dank der NetWeaver-Technologie fließen die Daten (Gebote, Lieferanten, Zeit etc.) vom Portal zum Einkäufer und zurück. Der Lieferant wiederum greift per Internetbrowser auf das Portal und damit auf das Cockpit zu. Dort stehen beiden Seiten verschiedene Werkzeuge zur Verfügung: - Eingabefeld für die Gebotsabgabe; - Informationen zum Status der Auktion, Details zum Marktumfeld, Wettbewerbsposition des Suppliers; - Frage-Antwort-Funktionen - Online-Hilfe. Die Auktionen finden in der Regel in einem definierten Zeitraum zwischen 20 Minuten und einigen Stunden statt. Zusätzlich kann eine Telefon-Hotline eingerichtet werden, um Fragen während der Live- Auktion zu beantworten. In Echtzeit verfolgt und vergleicht der Einkäufer somit die Preise seiner Lieferanten. Die Vorteile liegen auf der Hand: 1. Zeitsparend Auktionen erfordern nur einen Bruchteil des Aufwands von Direktverhandlungen. 2. Dynamisch Durch ihre Dynamik führen Auktionen zu Preisen, die sich in Direktverhandlungen nicht erzielen lassen. 3. Objektiv und transparent Auktionen bieten gleiche Chancen für alle Teilnehmer. 4. Effizient Die eingesparte Zeit kann für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden. Aber auch die Lieferanten profitieren: 1. Kürzere Verkaufszyklen Die Zuschläge können sehr schnell nach Abschluss der Angebotsabgabe erfolgen. 2. Transparente Abläufe Es herrschen gleiche Bedingungen für alle, da sämtliche Lieferanten an dieselben Teilnahmeregeln gebunden sind. 3. Neue Geschäftschancen Die Teilnahme an einer Auktion kann Verkaufsmöglichkeiten in anderen Sparten des Unternehmens eröffnen. 4. Differenzierte Bewertung Die Zuschläge werden nicht nur nach dem Preis erteilt, sondern beziehen auch Faktoren wie Qualität und Service ein. 5. Fairer Wettbewerb Auktionen fördern einen fairen, von der Marktdynamik getragenen Wettbewerb. Autoren: Dr. Helmut Baltzer und Axel Krausen, itelligence AG