Einführung in das IKS Nutzen und Grenzen

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1 Einführung in das IKS Nutzen und Grenzen Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ Stefan Hunziker Dozent und Projektleiter T direkt stefan.hunziker@hslu.ch Zug

2 Agenda - Bedeutungsanstieg der Internen Kontrolle - IKS Ein Begriff mit Interpretationsspielraum - IKS-Projektmanagement: Anleitung mit Beispielen - Grenzen eines IKS 2, 18. November 2010

3 Abschnitt 1 Bedeutungsanstieg der Internen Kontrolle 3, 18. November 2010

4 Zunehmender «IKS-Druck» auf die öffentliche Verwaltung Privatwirtschaft als Vorreiter (revor 728a) IKS auf Bundesebene gesetzlich verankert, Leitfaden der eidg. Finanzkontrolle Bei etlichen Kantonen ist IKS in den Rechtsgrundlagen verankert (Finanzhaushaltrecht), Umsetzung HRM2 IKS im MFHG explizit erwähnt, Druck seitens Finanzkontrolle Etliche Gemeinden sind an der Einführung eines IKS (Zürich, St.Gallen, Waadt, Wallis), HRM2 später auch für Gemeinden relevant Indirekte Konfrontation mit IKS durch Leistungsvereinbarungs-Controlling (subventionierte Unternehmen/NPO s) Bedeutung für Gemeindeverwaltung: Umgang mit öff. Mitteln, Sicherung der Vermögenswerte, Glaubwürdigkeit und Transparenz ggü. Stakeholdern Frage: Was ist ein Internes Kontrollsystem überhaupt? 4, 18. November 2010

5 Abschnitt 2 IKS Ein Begriff mit Interpretationsspielraum 5, 18. November 2010

6 Internes Kontrollsystem ein Definitionsversuch Kurz und knapp: Unter IKS werden alle internen Kontroll-Massnahmen verstanden, die eine Organisation darin unterstützen, seine Ziele sicherer und effizienter zu erreichen. Konkret sind damit Kontroll-Massnahmen gemeint, um - Gesetze und Vorschriften einzuhalten (Datenschutz, Kartellgesetz, etc.) - das Geschäftsvermögen zu schützen (Investitionshandbuch, Betrug) - die Qualität und Risiken der Prozesse im Griff zu haben (QM, Überwachung) -einwahrheitsgetreues Abbild der finanziellen Lage sicher zu stellen (JR) - ein Umfeld zu schaffen, welches betrügerisches Verhalten verhindern oder zumindest vermindern kann (Prävention, Kontrollkultur, Integrität, ethisches Verhalten) Frage: Gibt es ein Hilfsmittel, das alles umzusetzen? 6, 18. November 2010

7 Das Rahmenkonzept COSO als Hilfsmittel zur Umsetzung Internal control means different things to different people. This causes confusion among business people, legislators, regulators and others different expectations cause problems within an enterprise. [COSO Report 1992] - Entwickelt 1992 vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) - Bildet einen Rahmen zur Dokumentation, Analyse und Gestaltung Interner Kontrollsysteme - Anerkannt von der Stock Exchange Commission (SEC) der USA und Standard für Interne Kontrollen im Sarbanes-Oxley Act - Quasi-Standard in der CH: PS 890 referenziert auch darauf 7, 18. November 2010

8 Der COSO-Würfel als Grundgerüst des Konzepts Kontrollziele = Risiken GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG COMPLIANCE Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung Komponenten Kontrollumfeld 8, 18. November 2010

9 Ein paar Beispiele zu den COSO-Komponenten (1/2) Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung Kontrollumfeld GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG COMPLIANCE Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Kontrollumfeld Basis für das IKS: Schaffen einer Kontrollkultur, eines Kontrollbewusstseins, einer angemessenen Organisationskultur Umsetzungsbeispiele Verhaltenskodex, Commitment und Vorleben der GL, Ausgeglichene Aufgaben und Verantwortung, Kompetenzen, Wichtigkeit der Ethik und Integrität Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung Kontrollumfeld GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG COMPLIANCE Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Risikobeurteilung Identifikation von Risiken, welche die Erreichung der Kontrollziele (=Risiken) gefährden könnten Umsetzungsbeispiele Analyse der Prozesse auf Risiken, Erstellen eines Risikoinventars, Beurteilung von Risiken in Bezug zur Jahresrechnung, Workshops, Checklisten, Fragebogen Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung Kontrollumfeld GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG COMPLIANCE Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Kontrollmassnahmen Kernelement eines IKS: Definieren und Dokumentieren von Kontrollen, Verknüpfen der Risiken mit Kontrollen Umsetzungsbeispiele Automatische IT-Kontrollen, 4-Augen-Prinzip, Unterschriftenregelung, Risiko-Kontrollmatrix, Kontrollinventar 9, 18. November 2010

10 Ein paar Beispiele zu den COSO-Komponenten (2/2) GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung Kontrollumfeld COMPLIANCE Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Information und Kommunikation Regelmässige Kommunikation bezüglich Wichtigkeit des IKS, Kommunikationsund Informationskultur schaffen, Kommunikation intern und extern Umsetzungsbeispiele Open Door-Policy, Intranet, Newsletter, Blackboard, Vorschlagswesen, Mitarbeitersitzungen, Internetauftritt GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG COMPLIANCE Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung Kontrollumfeld Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Überwachung «Kontrolle der Kontrolle», Risiken und Kontrollen regelmässig überprüfen und neu einschätzen, Kontrolldefizite feststellen Umsetzungsbeispiele Jährliche Überprüfung der Schlüsselrisiken und Schlüsselkontrollen, Informationskanal, um Defizite melden zu können, Mitarbeiter müssen die Richtigkeit der Finanzinformationen schriftlich bestätigen Die entscheidende Frage lautet nun: Was hat der COSO-Würfel mit der IKS-Definition zu tun? 10, 18. November 2010

11 Die IKS-Definition auf COSO umgemünzt Wahrheitsgetreue Jahresrechnung Qualität und Risiken der Prozesse Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften Schutz des Geschäftsvermögens GESCHÄFTS- TÄTIGKEIT FINANZIELLE BERICHTER- STATTUNG Überwachung Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikobeurteilung COMPLIANCE Einheit A Einheit B Prozess/Aktivität A Prozess/Aktivität B Verminderung von betrügerischem Verhalten durch Durch Kultur + präventive Kontrollen Kontrollumfeld 11, 18. November 2010

12 Fazit zur IKS-Definition Es gibt eine Vielzahl von IKS-Definitionen! Es gibt nicht eine richtige IKS-Definition! Es kommt auf die Zielsetzung an, die man mit dem IKS verfolgt IKS «light» versus IKS «optimum» Unternehmen Gesetz und Revisionsstelle 12, 18. November 2010

13 Abschnitt 3 IKS-Projektmanagement: Anleitung mit Beispielen 13, 18. November 2010

14 Der integrierte IKS-Arbeitsprozess Auswahlverfahren Überwachung Identifikation Umsetzung Positionen der Jahresrechnung Wesentliche Unternehmensteile Verwaltungsbereiche Geschäftsprozesse Schlüsselprozesse Prozess- Beschreibungen/ -Modellierung Identifikation und Bewertung von Schlüsselrisiken Identifikation und Bewertung von Schlüsselkontrollen Risiko-Kontroll-Matrix Erstellung Schlüsselkontrollen Dokumentation Schlüsselkontrollen Analyse von Kontrollschwächen Einführung 14, 18. November 2010

15 Schritt 0: Vorbereitungen das Konzeptpapier WAS: WER: WIE: Was will das Aufsichtsorgan mit dem IKS erreichen und wie wird das IKS umgesetzt? Aufsichtsorgan (Verwaltungsrat, Stiftungsrat, Gemeinderat, etc.) IKS-Konzeptpapier Firma XY Inhaltsverzeichnis 1. Definition und Ziele des IKS 2. Nutzen des IKS 3. Projektorganisation 4. Methodisches Vorgehen und Auswahlverfahren 5. Dokumentation 6. Überprüfung der Funktionsfähigkeit 7. Periodische Tätigkeiten und Berichterstattung Vom Konzeptpapier zum Projekthandbuch 15, 18. November 2010

16 Schritt 1: Den Projektumfang bestimmen! WAS: WER: Auf welche Bereiche/Prozesse wenden wir das IKS an? Identifikation des wesentlichen IKS-Anwendungsbereichs, d.h. sämtliche Jahresrechnungspositionen und Geschäftsprozesse werden identifiziert Aufsichtsorgan (Verwaltungsrat, Stiftungsrat, Gemeinderat, etc.) WIE: Anhand quantitativer und qualitativer Kriterien, Ausgangspunkt Jahresrechnung Qualitative Auswahlkriterien umfassen z.b.: Betrugsrisiko (Liquide Mittel) Fehlerrisiko durch hohe Transaktionsvolumina Verlustrisiko Quantitative Auswahlkriterien umfassen z.b. 5 % der Aktiven 8 % vom Ergebnis 16, 18. November 2010

17 Beispiel zum IKS-Anwendungsbereich Analysekriterien Quantitative Faktoren Qualitative Faktoren Bilanz Aktiven Umlaufvermögen 2009 in CHF 2008 in CHF Prozentualer Anteil der Position am Total der Bilanzsumme Flüssige Mittel 4' ' % Hoch Hoch Hoch Mittel Hoch Ja Forderungen Lieferung/Leistung % Tief Hoch Mittel Tief Hoch Ja Andere Forderungen % Tief Hoch Mittel Tief Hoch Ja Warenvorräte % Tief Hoch Mittel Tief Hoch Ja Quantitativer Einfluss auf die Jahresrechnung Betrugsrisiko Fehlerrisiko Verlustrisiko Gesamter Einfluss auf die Jahresrechnung Entscheidung, ob für diese Position Kontrollen identifiziert und dokumentiert werden sollen. Aktive Rechnungsabgrenzungen % Tief Tief Mittel Tief Tief Nein Anlagevermögen Sachanlagen (netto) 28' ' % Hoch Mittel Mittel Hoch Hoch Ja Finanzanlagen % Tief Mittel Mittel Tief Mittel Nein Total Aktiven 33' ' % 17, 18. November 2010

18 Ergebnis: Identifizierte, relevante Prozesse Wesentliche Jahresabschlussposten 18, 18. November 2010 Wesentliche Prozesse Wesentliche Teilprozesse Flüssige Mittel Verkauf Kasse Kassenabrechnung Saldovergleich Kontrolle durch Chefkassierin Ablageprozess Forderungen Lieferung/Leistung Verkauf gegen Rechnung Rechnungserstellung Mahnwesen Zahlungseingang Verbuchung Einkauf gegen Rechnung Bestellung Kontrolle der Lieferantenrechnung Verbuchung der Lieferantenrechnung Zahlung der Lieferantenrechnung Ablage der Lieferantenrechnung Jahresabschlussprozess Kassenbestandesaufnahme Verkauf gegen Rechnung Rechnungserstellung Mahnwesen Zahlungseingang Verbuchung Jahresabschlussprozess Rückstellungen und Wertberichtigungen Warenvorräte Einkauf Bestellung Kontrolle der Lieferantenrechnung Verbuchung der Lieferantenrechnung Zahlung der Lieferantenrechnung Ablage der Lieferantenrechnung Lager Wareneingang Warenausgang Bestandesaufnahme Bestandesbewertung Jahresabschlusserstellun gsprozess Bestandesaufnahme und Bestandesbewertung

19 Schritt 2: Prozesse modellieren/beschreiben WAS: WER: WIE: Sinnvolles Hilfsmittel als Basis zur Identifikation von Risiken, Prozesse können verbessert und überprüft werden, Prozessdenken fördert das Verständnis, Klare Regelung der Zuständigkeiten möglich, Falls QMS vorhanden an diese Prozesse anknüpfen. Achtung: Teilweise fehlen die relevanten finanziellen Prozesse im QM! Prozessverantwortliche, GL, ev. externe Beratung, IKS-Koordinator Verbal oder FLussdiagramme 19, 18. November 2010

20 Schritt 3: Identifikation von Risiken und Kontrollen WAS: WER: WIE: Die (Teil-)Prozesse werden auf ihre inhärenten Risiken untersucht Falls keine entsprechende Kontrolle für ein Risiko vorhanden ist, muss diese neu geschaffen werden IKS-Koordinator, Prozess-Verantwortliche Prozessanalyse, Workshops: Was kann in den jeweiligen Prozessen schief gehen? Welche finanziellen Auswirkungen haben die Risiken? Besteht die Gefahr einer Falschaussage in der Jahresrechnung? Gibt es schon entsprechende - Kontrollen auf Unternehmensebene - Prozesskontrollen (manuelle/automatische) - IT-Kontrollen ERGEBNIS: Risiko und Kontrollinventur (nächste ) 20, 18. November 2010

21 Risiko- und Kontrollinventur Teilprozess Risikoinventar Kontrollinventar Nr. Risikobeschreibung Ratin g Kon troll ziele Nr. Beschreibung der Kontrollen Verantwortung Frequenz Kontrolltyp Zugriff auf Kasse Der Zugriff auf die Kasse (Geldkassette) ist klar geregelt. Transaktionen Transaktionen erfolgen vollständig und richtig. Rating (Bewertung Risiko) gering mittel hoch R1 R2 Kasse oder Tresor wird manipuliert. Transaktionen erfolgen unvollständig und fehlerhaft. mittel mittel Kontrollziele Verantwortung Frequenz Kontrolltyp V = Vollständigkeit R = Richtigkeit G = Gültigkeit Z = Zugriff E = Existenz B = Bewertung D = Darstellung K = Kassier CK = Chefkassierin V;Z; E V;R; E K1 Die Geldkassetten sind in einem Tresor gesichert. Jeder Kassier hat einen individuellen Code. K L P;A K2 Jeder Kassier arbeitet nach Möglichkeit mit derselben Kasse. K L P;M K3 Die Kassen sind physisch gesichert (klare Regelung des Zugriffs und Zugangs) K L P;A K4 K5 Der Kassenbestand wird zum Schutz vor grösserem Verlust grundsätzlich möglichst niedrig gehalten. Die Transaktionen der Kasse werden sowohl im Kassensystem wie auch auf der Kassenabrechnung festgehalten. K L P;M K L P;A; M K6 Kassier führt Geldtransaktionen in seiner Kasse sorgfältig aus. K L P;M K7 K8 K9 Die Transaktionen der Kasse werden sowohl im Kassensystem wie auch auf der Kassenabrechnung festgehalten. Jeden Abend wird Tagesbericht des Kassensystems ausgedruckt und mit dem Kassenbestand verglichen. Chefkassierin überprüft täglich die vom Kassier übergebenen Kassendokumente anhand des ausgefüllten Kassenabrechnungsformulars. L = laufend M = monatlich J = jährlich D = detektiv P = präventiv M = manuell A = automatisiert K L P;A K L D;M; A CK L D;M 21, 18. November 2010

22 Schritt 4: Umsetzung und Betrieb des IKS WAS: WER: WIE: Wann kann von einem existierenden IKS gesprochen werden? IKS-Koordinator, Leiter Controlling, Leiter Finanzen, Prozess- Verantwortliche, GL, Aufsichtsorgan - Besteht ein IKS-Konzeptpapier? - Sind die wesentlichen Risiken und Kontrollen dokumentiert? - Besteht der Nachweis, dass Kontrollen auch effektiv durchgeführt werden (z.b. Doppelunterschriften bei Zahlungen)? - Ist das IKS allen Mitarbeitern bekannt ist (Kontrollkultur)? - Besteht ein Massnahmenplan zur Eliminierung von Kontrollschwächen? - Wird das IKS regelmässig an die neuen Gegebenheiten angepasst? (Überwachung, Monitoring)? 22, 18. November 2010

23 Umsetzungsbeispiel zum Schluss... Prozess Name der Kontrolle Schlüsselkontrolle Kontrollziel Einkauf gegen Rechnung Kontrolle der Zentralen Dienste Überprüfung der Kontierung und des Visums Ja Richtigkeit, Vollständigkeit, Gültigkeit und Existenz Risiko R7 Einkauf von Sachanlagen wird nicht richtig aktiviert. Kontrollverantwortlicher Beschreibung der Kontrolle Dokumentation der Kontrolle Häufigkeit der Kontrolle Kontrollart R8 R10 Lieferantenrechnungen werden verbucht, ohne dass ein Wareneingang besteht. Zahlungen von Rechnungen werden durchgeführt, obwohl keine Ware empfangen wurde. Vorsteherin oder Mitarbeiterin der Zentralen Dienste Die Vorsteherin oder Mitarbeiterin der Zentralen Dienste überprüft mit Hilfe des Kontenplans die auf der Rechnung notierte Kontierung. Zudem überprüft sie, ob der Kontochef die Rechnung visiert und damit das Einverständnis zur Zahlung gegeben hat. Fehlt das Visum oder ist die Kontierung unklar oder nicht korrekt, sendet die Vorsteherin oder die Mitarbeiterin der Zentralen Dienste die Rechnung zurück an den Kontochef. Visum der Vorsteherin oder Mitarbeiterin der Zentralen Dienste Im Ereignisfall detektiv, manuell 23, 18. November 2010

24 Abschnitt 4 Grenzen eines IKS 24, 18. November 2010

25 Grenzen bei absichtlichen Handlungen/Fehlern (Fraud) Fraud = List, Betrug, dolose Handlungen, Wirtschaftskriminalität Als Fraud werden alle Handlungen bezeichnet, die absichtlich getätigt werden, um sich unrechtlich Vorteile zu verschaffen. Beispielsweise: - Fälschen von Buchhaltungsdaten - Falsche Anwendung von Rechnungslegungsstandards (z.b. IPSAS) - Diebstahl von Wertgegenständen - Veruntreuung von Geldern Fraud-Risiken haben einen wichtigen Stellenwert im Rahmen eines Internen Kontrollsystems: Wesentlichkeitsbetrachtungen irrelevant Jede begangene Straftat oder Pflichtverletzung muss unabhängig von der Schadenshöhe verfolgt werden Kleine Straftat könnte Spitze des Eisberges sein! 25, 18. November 2010

26 Das Fraud-Triangel Durch IKS kaum beeinflussbar Anreiz/ Druck Fraud- Triangel Einstellung Gelegenheit Durch IKS kaum beeinflussbar Durch IKS teilweise beeinflussbar 26, 18. November 2010

27 Fall Eggersriet hätte ein IKS die Veruntreuung verhindert??? Anreiz = Spielsucht IKS keine Wirkung Einstellung = Sucht stärker als Moral/Integrität IKS geringe Wirkung Gelegenheit = durch raffiniertes Vorgehen selber erschaffen IKS kann bedingt Einfluss nehmen Fazit Ein angemessenes IKS mit ausreichender Funktionentrennung hätte die jahrelange Veruntreuung erschwert, aber eventuell (sofort) nicht verhindern können 27, 18. November 2010

28 Sonstige Grenzen / Abgrenzungen des IKS - IKS kann kein menschliches Versagen verhindern Überlegungsfehler auf Grund von Zeitdruck Umgehung der Kontrolle auf Grund von Zeitdruck oder Nachlässigkeit Fehlentscheide auf Grund mangelnder Informationen Fehlinterpretation einer Weisung keine genügende Stellvertretungsregelung - IKS fokussiert auf die Prozesse innerhalb einer Organisation und gleichzeitig auf Finanzen/Vermögensschutz IKS ist nicht dasselbe wie Risikomanagement (polit., rechtl., ökolog., technolog., strategische Risiken) IKS ist nicht dasselbe wie Qualitätsmanagement (Effizienz der Prozesse, Kundenorientierung) 28, 18. November 2010

29 Kosten/Nutzen-Überlegungen - Kosten/Nutzenverhältnis teilweise schwer abschätzbar Oft subjektive Abwägung anhand von Risikokosten und Kontrollkosten Zu viele Kontrollen sind kontraproduktiv und ökonomisch nicht gerechtfertigt Fokus auf wenige Schlüsselkontrollen Quelle: von Malottke, M., Das IKS aus Prozessperspektive, online: ftp://public.dhe.ibm.com/software/at/data/cognos/download/di_von_malottke-_deloitte.pdf 29, 18. November 2010

30 FAZIT 1. IKS ist kein Allerheilmittel, aber es hilft, Ziele einfacher und sicherer zu erreichen 2. Ein IKS wird von Menschen getragen und muss leben, ansonsten verkommt es zum Papiertiger 3. Ein IKS schafft Vertrauen gegenüber Steuerzahler / Bürger / kantonale Behörden 4. Ein IKS muss laufend überwacht und angepasst werden (Change Management) 30, 18. November 2010

31 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 31, 18. November 2010

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