Dokumentation Schwyz,

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1 Dokumentation Schwyz,

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG ZIELE MATTIG IKS IKS-MODELL / KONZEPT KONTROLLELEMENTE IKS-KONZEPT KONTROLLUMFELD INFORMATION & KOMMUNIKATION WESENTLICHKEIT / SCOPE KONTROLLAKTIVITÄTEN JAHRESRECHNUNGS-ANALYSE PROZESS-MATRIX SCHLÜSSELPROZESSE KONTROLLE / ÜBERWACHUNG AKTIONSPLAN / BERICHT SELF-AUDIT / COCKPIT RISIKOMANAGEMENT MITARBEITENDE Seite 1

3 1 Einleitung 1.1 Ziele Mattig IKS Das Interne Kontrollsystem (IKS) soll eine übergeordnete bzw. parallele Funktion zu bestehenden Systemen (Handbücher, Verfahrensanweisungen, usw.) einnehmen. Redundanzen sind zu vermeiden. Nebst den gesetzlichen Anforderungen soll die Implementierung eines IKS im Risikomanagement sowie in der Sicherstellung und Optimierung der Geschäftsprozesse einen nachhaltigen Mehrwert generieren. Namentlich sind folgende Chancen des IKS zu verfolgen: Erkennung und Steuerung von unternehmensweiten sowie prozessinhärenten Risiken Förderung eines Chancen- und Risikobewusstseins sowie einer adäquaten Kontrollkultur in der Unternehmung Schaffung erhöhter Transparenz gegenüber Anspruchsgruppen Aufdecken von Kontrolllücken Sicherstellung einer zuverlässigen und vollständigen Buchführung und Rechnungslegung Dem Verwaltungsrat wird periodisch über die Risikosituation und das IKS Bericht erstattet. Um sich nicht in den Tiefen der Kontrolldokumentationen zu verlieren, liegt der Schwerpunkt auf der Risikoanalyse, der systematischen Eruierung der Schlüsselprozesse sowie der Dokumentation der wesentlichen Risiken und Kontrollenmassnahmen. Im Hinblick auf das Kontrollumfeld sollen nach Möglichkeit folgende Grundsätze angewendet werden: 4-Augen-Prinzip (Zweit-Visum bei Zahlungsauslösung, Rechnungskontrolle durch zwei Personen, Zweit-Visum bei Ausbuchung von Forderungen, usw.) Funktionentrennung (Der Ersteller des Zahlungsauftrages ist nicht zugleich der Auslöser der Zahlung, Stamm- und Transaktionsdaten werden nicht von der gleichen Personen bearbeitet, usw.) Aufteilen der Arbeitsschritte in Planen, Anordnen, Ausführen und Kontrollieren (Konzeption sinnvoller Abläufe / Prozesse unter Berücksichtigung der Funktionentrennung) Korrekte Delegation von Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz (Kompetenzreglement mit Weisungsbefugnissen, Stellenbeschreibungen, usw.) Sehr gute Kenntnisse des eigenen Prozesses durch die involvierten Mitarbeitenden (stetige Aus- und Weiterbildung, umfassende Einführung neuer Mitarbeitenden, usw.) In kleinen Verhältnissen ist es nicht immer möglich, Funktionentrennungen konsequent umzusetzen. Kleine und übersichtliche Unternehmen sollen sich den Risiken bewusst sein, jedoch müssen Kontrollaktivitäten immer sinnvoll und umsetzbar sein. Die Wesentlichkeit spielt eine wichtige Rolle. Seite 2

4 1.2 IKS-Modell / Konzept Abbildung 1 Cockpit aus Tool Mattig IKS Das Konzept Mattig IKS beruht grundsätzlich auf den fünf COSO-Komponenten (Kontrollumfeld, Information / Kommunikation, Risikobeurteilung, Kontrollaktivitäten, Überwachung) sowie auf den zwei Zusatzebenen IKS-Konzept und Wesentlichkeit / Scope. Das COSO-Modell als Denkraster für das IKS ist aufgrund der allgemeinen Akzeptanz namentlich der Wirtschaftsprüfer zu empfehlen. Der Prüfungsstandard 890 der Schweizerischen Treuhandkammer stützt sich ebenfalls auf dieses Rahmen-Modell ab, welches dem Prüfer als Hilfsmittel zur Prüfung der IKS-Existenz dient. Das IKS-Modell Mattig IKS beinhaltet alle wesentlichen Elemente, welche zum Nachweis und Betreiben eines IKS notwendig sind. Mattig IKS wurde inzwischen bei rund 100 Unternehmen verschiedener Grössen und Branchen (50 bis 5000 Mitarbeitende) u.a. auch Gemeinden und NPO s erfolgreich umgesetzt. Das Konzept ist kompakt, schlüssig und auf die Grösse des Unternehmens anpassbar. Die sieben Elemente des Mattig IKS sind der Reihe nach zu Erarbeiten. Wird ein Element abgeschlossen, kann es durch ein Self-Audit bewertet werden. Mittels Ampelsystem wird ersichtlich, in welchen IKS-Komponenten das Unternehmen stark, akzeptabel oder schwach ist. Die Bewertung resultiert aus einer hinterlegten Checkliste. Das Self-Audit eignet sich gut, um im Rahmen eines jährlichen Review das gesamte IKS zu überwachen. Seite 3

5 Abbildung 2 Self-Audit Kontrolle / Überwachung Nachfolgend werden die einzelnen Elemente von Mattig IKS erläutert und mit Darstellungen aus dem Tool veranschaulicht. Es wird Ihnen helfen, ein Verständnis für den Ablauf einer IKS- Implementierung aufzubauen. 2 Kontrollelemente 2.1 IKS-Konzept Beim IKS-Konzept geht es darum, eine Definition / Leitlinien zur Umsetzung und Ausgestaltung von IKS top-down durch den Verwaltungsrat zu erlassen, aufgrund dessen die Leitung der Unternehmung mit der Umsetzung beauftragt wird. Die Existenz eines IKS in einem Unternehmen kann bestätigt werden wenn, das IKS vorhanden und dokumentiert ist; das IKS den Unternehmensrisiken und der Unternehmenstätigkeit angepasst ist; das IKS den Mitarbeitenden bekannt ist; das IKS im Unternehmen angewendet wird; und das IKS zu einem verstärkten Kontrollbewusstsein führt. Seite 4

6 Abbildung 3 Inhaltsverzeichnis Konzepthandbuch 2.2 Kontrollumfeld Beim Kontrollumfeld werden die unternehmensweiten IKS-Kontrollen beschrieben und zentral erfasst. Das Kontrollumfeld gibt einen Überblick über sämtliche IKS-Dokumente sowie Beschreibungen der Zusammensetzung der Geschäftsleitung, des Stiftungsrates, der Entlöhnungspraxis, der Zeichnungsberechtigungen, der eingesetzten Instrumente zur finanziellen Berichterstattung, des Personalwesens, des Riskmanagements und IKS usw. Dem Kontrollumfeld sollte genügend Beachtung geschenkt werden. Wird ein Kontrollumfeld geschaffen, in welchem eine gesunde Risikokultur herrscht und die Anreize richtig gesetzt sind, ist einerseits die Gefahr von Betrug und anderseits die Fehleranfälligkeit in der finanziellen Berichterstattung kleiner. Abbildung 4 Auszug aus dem Kontrollumfeld Seite 5

7 2.3 Information & Kommunikation Bei der Information und Kommunikation wird festgehalten wie innerhalb des Unternehmens kommuniziert wird und wo dies geregelt ist. Interne Kommunikation (top-down und bottom-up), externe Kommunikation (Presseauskünfte, Krisenkommunikation, Internetauftritt, laufende Mitteilungen an Anspruchsgruppen), die finanzielle Kommunikation sowie die grobe Umschreibung der IT-Umgebung werden dabei dokumentiert. Abbildung 5 Auszug aus Information & Kommunikation Seite 6

8 2.4 Wesentlichkeit / Scope Bei der Wesentlichkeit / Scoping geht es darum, die Wesentlichkeitskriterien der Jahresrechnungspositionen im Hinblick auf das Scoping (Anwendungsbereich) festzulegen. Das Scoping wird angewandt, wenn es sich um einen Verbund (Tochtergesellschaften, diverse Betriebsstätten, usw.) handelt, um festzulegen, auf welche untergeordneten Einheiten das IKS ebenfalls anzuwenden ist. Trägt beispielsweise eine Einheit 15% zum Umsatz des Verbundes bei, ist die Einheit im IKS (Scope) zu berücksichtigen. Abbildung 6 Wesentlichkeit / Scoping 2.5 Kontrollaktivitäten Jahresrechnungs-Analyse Im Rahmen der Jahresrechnungs-Analyse wird die Jahresrechnung aufgrund der Materialität sowie der Fehleranfälligkeit der einzelnen Positionen bewertet, um festzulegen, welche Jahresrechnungspositionen für das IKS relevant sind. Das heisst, dass das IKS den Prozessablauf der materiellen sowie fehleranfälligen Jahresrechnungspositionen möglichst sicherstellen soll. Seite 7

9 Abbildung 7 Jahresrechnungs-Analyse Prozess-Matrix Aufgrund der im Rahmen der Jahresrechnungsanalyse festgelegten IKS-relevanten Jahresrechnungspositionen (Schlüsselposition der JR), werden diese in einer Matrix dargestellt und auf die zutreffenden IKS-Prozesse zugeteilt. Dabei wird die Frage gestellt, welcher IKS-Prozess für die Darstellung der jeweiligen Jahresrechnungsposition massgebend ist. Diese stellen sodann die IKSrelevanten Prozesse dar und werden mit entsprechenden Risiken und Kontrollmassnahmen ausgestattet und dokumentiert. Seite 8

10 Abbildung 8 Prozess-Matrix Seite 9

11 2.5.3 Schlüsselprozesse Die aufgrund der Jahresrechnungs-Analyse festgelegten Schlüsselprozesse werden betreffend IKS- Risiken analysiert und mit entsprechenden Kontrollen ausgestattet und dokumentiert. Dies geht faktisch in drei Schritten vor sich: 1. Darstellung des Prozesses in groben Schritten bzw. Anpassung des vorgegebenen Standardprozesses. 2. Die relevanten IKS-Risiken aus den vorgegebenen Standard-IKS-Risiken auswählen und in der Skala, mittel oder tief bewerten 3. Aufnahme der bereits gelebten Kontrollen mit Beschreibung, Hilfsmittel, Periodizität und Kontrollwirksamkeit. Die Kontrollwirksamkeit wird ebenfalls mit, mittel oder tief bewertet. Dadurch entsteht eine einfache, überschaubare Darstellung je Prozess, woraus sofort die Kontrollen zu den jeweiligen Risiken ersichtlich sind und sich aufgrund der vorgängigen Bewertungen mögliche Kontrollschwächen erkennen lassen. Die Erfassung der Risiken sowie der Kontrollen erfolgt in einem jeweiligen separaten Risiko- und Kontrollinventar. Dies ermöglicht eine mehrfache Verwendung einer Kontrolle, ohne diese jedes Mal im Prozessbeschrieb neu eingeben zu müssen. Dadurch wird die spätere periodische Überarbeitung der Prozessbeschreibungen vereinfacht, da eine Kontrolle jeweils nur einmal, zentral im Kontrollinventar angepasst werden muss. Eine zentrale Prozessübersicht zeigt zudem auf einen Blick alle relevanten IKS-Prozesse, die jeweiligen Prozessowner sowie die Anzahl entdeckter Kontrollschwächen. Abbildung 9 Prozesslandschaft Auf der nachfolgenden Seite sehen Sie den Prozess P1 Zahlungen / Flüssige Mittel der XY AG. Der Prozessablauf, die Risiken, Massnahmen und Kontroll-Lücken wurden erfasst und dokumentiert. Seite 10

12 Linkfelder Ziele IKS-Prozess P1 Zahlungen / Flüssige Mittel Flüssige Mittel und Wertschriften sind vollständig erfasst, richtig bewertet und werden korrekt in der Jahresrechnung ausgewiesen. Anlage- und Kreditentscheide erfolgen kompetenzgerecht. - Finanzmanual - Kompetenzordnung - Unterschriftenregelung - Zeichnungsberechtigungen Bank / Post Kontrollaktivitäten auf Unternehmensebene Finanz und Liquiditätsplanung - Anlagerichtlinien - Vertragsmanagement XY AG Risiko Prozessablauf Hilfsmittel Verantw. Periodizität Risiko Einschätzung Kontrolle Risikobeschrieb Kontrollbeschrieb Prozess- Wirkung Beschreibung Start Bestand an flüssigen Mitteln (Bank, Post P2 usw. ohne Kasse) ist fehlerhaft oder nicht Fakturierung / vorhanden und nicht korrekt in der Debitoren Zugang von flüssigen Mitteln: Jahresrechnung ausgewiesen. Eingang flüssiger Mittel aus Fakturierung, Beiträgen oder Überträgen. Wöchentlicher Abgleich der Banksaldi mit E-Banking / Fibu den Fibu-Konti Leiter Buchhaltung wöchentlich Vermögenstransaktion Verwaltung von flüssigen Mitteln: Verwaltung des Bestandes von Bank, P Post, Wertschriften, Klientendepots, Berichterstattung / Es werden nicht genehmigte Kredite - Kollektiv-Visa zu zweien ZeichnungsberechtigLeiter Personal laufend usw.) Rechnungslegung gewährt oder beansprucht. ungssystem 1.03 Berechtigung zur Kreditgewährung und ZeichnungsberechtigLeiter Personal laufend Aufnahme liegt ausschliesslich beim Leiter ungssystem Finanzen und dem Geschäftsführer Keine zentrale Kreditübersicht / mittel P7 Kreditverwaltung / gewährung: Kreditaufnahme oder Finanzplanung bezüglich Ausstände, Amortisationen, Zinszahlungen, Sicherheiten Finanzverbindlichkeiten Aufnahme oder Gewährung von usw. kurzfristigen Krediten Kredit Entwicklung wird nicht geführt, es Finanzplan Leiter Finanzen quartalsweise tief existiert keine Kreditübersicht. P8 Vermögensverwaltung / Neue Finanzanlagen oder Umschichtungen mittel 1.05 Finanzanlagen erfolgen ohne Bewilligung bzw. nicht gemäss Anlagevorschriften. Reglement für Finanzanlagen (Transaktionen, Verbuchung, Wertberichtigung, etc) Finanzmanual Leiter Finanzen jährlich mittel Finanzverwaltung: Verwaltung von Finanzanlagen (längerfristige Wertschriftenanlagen) 1.06 Berechtigung für Umschichtung von ZeichnungsberechtigLeiter Personal laufend Finanzanlagen liegt ausschliesslich beim ungssystem Leiter Finanzen, Stv. Leiter Finanzen und Geschäftsführer Kollektiv-Visa zu zweien ZeichnungsberechtigLeiter Personal laufend ungssystem Rückzahlungen, Zins oder mittel - Abgleich Konto-Auszug mit Fibu Konto-Auszug Sb Buchhaltunglaufend mittel Dividendenerträge werden nicht oder falsch gebucht (pro Rata, Verrechnungssteuer usw.). - Vorgegebener Kontorahmen / Kontorahmen / Leiter jährlich mittel 1.08 Kontierungshandbuch Kontierungshandbuc Buchhaltung h Keine oder falsche Rapportierung und mittel Reglement für Finanzanlagen Verbuchung von Wertkorrekturen. Falsche (Transaktionen, Verbuchung, Kassenführung: Bewertung und falscher Ausweis von Wertberichtigung, etc) (Barmittel, Verarbeitung, Tresor usw.) Finanzanlagen Finanzanlagen werden im Anlageverzeichnis geführt und laufend überwacht. Finanzmanual Leiter Finanzen jährlich mittel Anlageverzeichnis Leiter Finanzen laufend Kassenbestand ist falsch bzw. gar nicht mittel Führung Kassabuch durch Sekretariat Kassabuch Sekretariat laufend mittel vorhanden. (keine Zahlung ohne Beleg) P3 Leistungsbezug / Einkauf / Monatlicher Kassasturz durch Leiter Kassabuch / Fibu Leiter monatlich mittel Kreditoren Zahlungsvorschlag: Buchhaltung / Abgleich Kassabuch Fibu Buchhaltung Vorschlag zur Zahlung von Löhnen oder Kreditoren-Rechnungen Aufbewahrung oder Verschiebung hoher mittel - Kasse in Tresor (Zugangsberechtigung Tresor Leiter laufend Bargeldbestände ohne ausreichende Kassaführerin und Leiter Buchhaltung) Buchhaltung P6 Personaladministration / Sicherheitsvorkehrungen. Löhne Kassabestand max. CHF 5' Finanzmanual Leiter Finanzen jährlich Die Zahlungsdaten des mittel Zahlungsvorschlages entsprechen nicht den anschliessend getätigten Zahlungen per Bank oder Post. - Erstellen DTA-Files durch Sb Finanzen E-Banking / DTA-FileLeiter Finanzen laufend nach Signatur Abteilungsleiter, Freigabe Zahlung durch Leiter Finanzen, Stv. Leiter Finanzen und Geschäftsführer. Abgleich Zahlungsvorschlag i.o.? Nein Kollektiv-Visa zu zweien ZeichnungsberechtigLeiter Personal laufend ungssystem Ja Liquiditätsprüfung i.o.? Nein Ja Zahlungen erfolgen trotz mangelnder Liquidität bzw. ohne ausreichende Liquiditätsplanung. mittel - Rechnungen werden ohne Abgleich mit der Liquidität bezahlt. Liquiditätsplan Leiter Finanzen monatlich tief Zahlungsauslösung Zahlungsfreigabe durch Visum bei Bank / Post Es werden nicht genehmigte Bank- / - Berechtigung zu Bank- und ZeichnungsberechtigLeiter Personal jährlich Posttransaktionen vorgenommen. Posttransaktionen liegt ausschliesslich ungssystem Einzelverfügungsmacht über liquide Mittel. beim Leiter Finanzen und dem Geschäftsführer Kollektiv-Visa zu zweien ZeichnungsberechtigLeiter Personal laufend ungssystem Ende

13 2.6 Kontrolle / Überwachung Aktionsplan / Bericht Nachdem die Schlüsselprozesse aufgenommen, das heisst mit IKS-Risiken und kontrollen dokumentiert und entsprechende Schwachstellen gekennzeichnet wurden, werden diese auf einem zentralen Aktionsplan zusammengenommen und mit möglichen Massnahmen oder Überprüfungen terminiert und überwacht. Der Aktionsplan dient somit einerseits als Überwachungsinstrument und anderseits als Diskussionsgrundlage. Der IKS-Verantwortliche hat mit dem Aktionsplan ein einfaches und verständliches Dokument, um auf Schwachstellen und Kontroll-Lücken aufmerksam zu machen. Abbildung 10 Kontrollschwächen / Aktionsplan Letztlich kann die gesamte IKS-Dokumentation per Knopfdruck als Bericht mit ca. 30 Seiten ausgedruckt werden. Sinnvollerweise wird ein zentraler Ordner mit der IKS-Dokumentation geführt, welcher laufend aktualisiert wird Self-Audit / Cockpit Als Abschluss der Einführung bzw. der jährlichen Überwachung des IKS dient das bereits erwähnte Self-Audit. In Form eines Cockpits erkennen die IKS-Verantwortlichen aufgrund eines Ampelsystems (stark, aktzeptabel, schwach) in welchen der sieben IKS-Elemente sie stärker oder schwächer aufgestellt sind. Die Bewertung resultiert aus dem Self-Audit. Hinter den sieben Self- Audit-Buttons ist zum jeweiligen IKS-Element eine Checkliste zur Selbstbeurteilung hinterlegt. Die Checkliste ist analog derjenigen eines Wirtschaftsprüfers ausgestattet. Seite 12

14 2.7 Risikomanagement In einem ganzheitlichen IKS-Konzept darf das Element des unternehmensweiten Risikomanagements nicht fehlen. Dieses kann vereinfacht als losgelöste Risikobeurteilung erfolgen oder umfassender als intergrierte Risikobeurteilung, woraus die Erkenntnisse des Risikomanagements zur Definition der IKS-relevanten-Prozesse herangezogen bzw. analysiert werden. Um die Risikobeurteilung systematisch und effizient durchzuführen hat die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner zwei Tools entwickelt: Informationen zu diesen beiden Tools finden Sie unter oder 3 Mitarbeitende Damit in Ihrer Unternehmung die Implementation des Internen Kontrollsystems effizient und mit entsprechendem Mehrwert erfolgen kann, stehen Ihnen die sich auf Interne Kontrollsysteme spezialisierten Mitarbeitenden der Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner zur Seite. Gerne stellen sie Ihnen ihr Wissen zur Verfügung und führen Sie in das Tool Mattig IKS ein. Lothar Gwerder dipl. Wirtschaftsprüfer dipl. Betriebswirtschafter HF Riskmanagement-Experte SWC lothar.gwerder@mattig.ch Tel +41 (0) Florian Odermatt Bachelor of Science in Business Administration florian.odermatt@mattig.ch Tel +41 (0) Kaspar Schiltz Dr. rer. publ. HSG kaspar.schiltz@mattig.ch Tel +41 (0) Manuela Schwery dipl. Betriebsökonomin FH Riskmanagement-Expertin SWC manuela.schwery@mattig.ch Tel +41 (0) Angela Schläpfer Bachelor of Arts in Betriebswirtschaft HSG angela.schlaepfer@mattig.ch Tel +41 (0) Livia Suter Kauffrau mit Berufsmatura livia.suter@mattig.ch Tel +41 (0) Seite 13