INTERNE KONTROLLE IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

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1 INTERNE KONTROLLE IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Konzept Vorgehen - Betrieb PIRMIN MARBACHER 7. März 2013

2 REFERENT Pirmin Marbacher dipl. Wirtschaftsprüfer Betriebsökonom FH Prüfer und Berater von öffentlichen Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen Weitere Informationen BDO AG Landenbergstrasse Luzern Telefon: oder Seite 2

3 AGENDA Ausgangslage alle reden von IKS Internes Kontrollsystem (IKS) Definition Ziele IKS in der öffentlichen Verwaltung Nutzen eines IKS in der öffentlichen Verwaltung Vorgehen Aufbau und Einführung IKS Dokumentation IKS Mehrwert IKS Seite 3

4 AUSGANGSLAGE ALLE REDEN VON IKS Änderung gesetzliche Grundlagen Privatwirtschaft (OR 728a.1 Revisionsstelle prüft, ob ein Internes Kontrollsystem existiert) Revisionsstellen berücksichtigen IKS bei Bestimmung Prüfungsumfang (OR 728a.2) IKS auf Bundesebene gesetzlich verankert (Art. 39 FHG SR 611.0) Zahlreiche Regelungen in bisherigen FHG für Kantone / Gemeinden Musterfinanzhaushaltgesetz für Kantone und Gemeinden enthält Regelung bezüglich IKS (Art. 68/69 MFHG) Umsetzung HRM2 bei Kantonen bzw. Gemeinden Aufsichtsorgane bringen Aussensicht/Erfahrungen Privatwirtschaft ein Fazit: IKS ist keine neue Erfindung IKS wird auch in öffentlichen Verwaltungen vermehrt umgesetzt. Was ist ein Internes Kontrollsystem (IKS)? Seite 4

5 INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) DEFINITION (1/3) Unter IKS versteht man die Gesamtheit der internen Kontroll- Massnahmen, welche dazu beitragen, dass die Unternehmensziele effektiver und effizienter erreicht werden, indem Prozesse sicher ablaufen und damit Fehler (absichtliche oder unabsichtliche) verhindert bzw. reduziert werden. INTERNAL CONTROL SYSTEM TO CONTROL = STEUERN (NICHT KONTROLLIEREN) Seite 5

6 INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) DEFINITION (2/3) Abgrenzung IKS Risikomanagement Seite 6

7 INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS) DEFINITION (3/3) Seite 7

8 ZIELE IKS IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Die Zuverlässigkeit der finanziellen und operationellen Prozesse garantieren Öffentliche Ressourcen und Staatsvermögen schützen Berichterstattung sicherer gestalten Missbräuche und Fehler feststellen und womöglich vermeiden Bürgerinnen und Bürger, Steuerzahlende und weitere Anspruchsgruppen vor jeder Art von willkürlicher Behandlung schützen und verhindern, dass sie zu Schaden kommen Was ist der Nutzen eines Internen Kontrollsystems (IKS)? Seite 8

9 NUTZEN EINES IKS IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG (1/2) Mögliche Fehlentwicklungen und die damit verbundenen Risiken schnell identifizieren Die Auswirkungen solcher Fehlentwicklungen auf Betrieb und Finanzen erkennen Die betroffenen Prozesse klar bestimmen Erhöht Effektivität und damit Effizienz Führungsinstrument Seite 9

10 NUTZEN EINES IKS IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG (2/2) Kleine Organisationen (Gemeinden) - Risiko steigt mit Kumulation von Funktionen - IKS auf Organisation anpassen Fehlendes Verständnis - IKS als Ausfluss fehlendes Vertrauen? - Internal Control = steuern, beobachten, sicherstellen, etc. Komplexität - Kosten Nutzen Verhältnis? - Komplexität der Organisation berücksichtigen Fehlende Ressourcen - Tagesgeschäft geht vor? - Veränderungen bedürfen Anpassung der Organisation Seite 10

11 VORGEHEN AUFBAU UND EINFÜHRUNG IKS IKS Modell Seite 11

12 DOKUMENTATION IKS (1/3) Auszug Risiko-Kontroll-Matrix Seite 12

13 DOKUMENTATION IKS (2/3) Applikation DiPP Seite 13

14 DOKUMENTATION IKS (3/3) Prozess Seite 14

15 MEHRWERT IKS Prozesse überprüfen Prozessdenken fördert Verständnis Risiken Kontrollen hinterfragen Risiken erkennen Führungsinstrument Unterstützt Revisionsorgan Seite 15

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