TREUHAND SOZIETÄT GMBH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

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1 Prozessbezogenes IKS S 1/6 Mandant: Muster GmbH_ Auftrags-Nr.: Mandanten- Nr.: Arbeitspapier-Nr.: Unterschrift PL Abschlussstichtag: TT.MM.JJJJ Datum: Unterschrift verantw. WP Datum: DA 080/500 Wird das IKS nur durch die oberste Unternehmensinstanz ausgeübt liegt ein sogenanntes High-Level-Control vor. Damit ist eine unabhängige Kontrolle nicht vorhanden. Die Bearbeitung der folgenden Prüffelder ist damit nicht sinnvoll. Stellen Sie bei der Bearbeitung der Prüffelder fest, dass einzelne IKS-Regelungen mangelhaft sind und keine zumindest mittlere Kontrollzuverlässigkeit gegeben ist, ist die Prüfungssicherheit durch weiterführende Prüfungshandlungen zu gewinnen. Prozessbezogene IKS Aspekte Gliederung Seite 1. Risikobeurteilung 1 2. Fraud Management, Dolose Handlungen 2 3. Prüfungsergebnis 4 Vorjahresprüfung Werden Erkenntnisse aus Vorjahresprüfungen verwendet? 1 Risikobeurteilung Anmerkung Beschreibung der Einrichtung von organisatorischen Regelungen zur Abwendung oder Begrenzung von Risiken. Haltung des Unternehmens Ändert sich eine offene Haltung des Unternehmens dem Prüfer gegenüber bei einer veränderten wirtschaftlichen Lage und haben Sie so Grund misstrauisch zu sein? Verhalten gegenüber Prüfer Pflegt das Unternehmen generell eine geschlossene Haltung gegenüber dem Prüfer und ist wenig behilflich? wesentlichen Risiken Haben Sie sich mit den wesentlichen Risiken des Unternehmens auseinander gesetzt, um dies bei der Prüfung des IKS entsprechend berücksichtigen zu können? Fleibilität Ist die Organisation fleibel genug gestaltet, um auf Veränderungen reagieren zu können? Dokumentation Überwachungsmaßnahmen Werden die Überwachungsmaßnahmen dokumentiert und kann kurzfristig auf negative Kontrollergebnisse reagiert werden? Risikomanagement Gibt es ein Risikomanagement? Anforderungen IKS Wird regelmäßig geprüft, ob das installierte IKS den Anforderungen des IKS noch entspricht? Qualifikation Besitzen alle Mitarbeiter die notwendige Qualifikation für Ihre ausgeübten Bereiche? Fort- und Weiterbildungen Werden entsprechende Fort- und Weiterbildungen der Mitarbeiter durchgeführt? Seite 1 von 6

2 Prozessbezogenes IKS S 2/6 Umstrukturierungen Stehen im Unternehmen bedeutende Umstrukturierungen an? Hat dies Auswirkungen auf das IKS? Wenn ja bitte gehen Sie darauf ein, wie darauf entsprechend reagiert wird! Informationsmissbrauch Eistieren Sicherungsmaßnahmen bezüglich des Missbrauchs von Insider-Informationen, Betriebsspionage etc.? 1.2 Kontrollaktivitäten Integrität der Unternehmensleitung Können Sie die Integrität der Unternehmensleitung bestätigen? aktuelles Organigramm Liegt Ihnen ein aktuelles Organigramm vor, aus dem sich die Aufgaben und Zuständigkeiten ergeben? Stellvertretungen Wird bei Stellvertretungen auf die Vereinbarkeit der Tätigkeiten geachtet? Darstellung IKS Liegt ein Plan der einzelnen Kontrollen vor? Darstellung IKS Muss das IKS von Ihnen erst abgebildet werden? Vollmachtsverzeichnis Gibt es ein Verzeichnis aller Personen mit Vollmachten und besonderen Befugnissen und liegt Ihnen dieses vor? Legen Sie das Verzeichnis in der Dauerakte ab! technische Kontrollen- und Sicherungsmöglichkeiten Sind genügend technische Kontrollen- und Sicherungsmöglichkeiten vorhanden, z.b. Firewall, regelmäßige Virenkontrollen, Zugangskontrollen/-terminals? 1.3 Information und Kommunikation Geben Sie einen Überblick über die Kommunikationsprozesse! Bekanntheit Organigramm Ist das Organigramm den Mitarbeitern bekannt? Transparenz Ist eine Transparenz der Abläufe gegeben? Organisations- und Verfahrensrichtlinien Gibt es Organisations- und Verfahrensrichtlinien, z.b. Handbücher, Arbeitsanweisungen etc.? Kommunikation Ist die Kommunikation über das IKS eindeutig geregelt? Hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Richtlinien, z.b. über Mailing, Intranet etc.? Zugriffe Ist sicher gestellt, dass Mitarbeiter der einzelnen Bereiche nicht auf andere zugreifen können (z.b. Rechnungswesen-Mitarbeiter in Einkauf)? Werden Erkenntnisse aus Vorjahresprüfungen verwendet? 2 Fraud Management, dolose Handlungen Anmerkung 2.1 Risikofaktoren Seite 2 von 6

3 Prozessbezogenes IKS S 3/6 Für ein potentielles Risiko von Wirtschaftsstraftaten sind drei Faktoren ausschlaggebend, die kumulativ zutreffen müssen: 1.Anreiz/Druck, 2.Gelegenheit, 3.Rechtfertigung/Einstellung. Zu unterscheiden ist zwischen Management Override, der bewussten Außerkraftsetzung von internen Kontrollmechanismen durch das Management und dolosen Handlungen durch Mitarbeiter oder Dritte. Wesentlichkeitskriterien sind hier unbeachtlich, vgl.isa 240, Anlage 1. Anreiz / Druck Die finanzielle Stabilität oder die Rentabilität des Unternehmens wird durch gesamtwirtschaftliche, branchenspezifische oder betriebliche Bedingungen bedroht. Das Management steht unter Erfolgsdruck, die Anforderungen oder die Erwartungen Dritter zu erfüllen Management steht unter Druck die von den Verantwortlichen festgelegten Ziele zu erreichen Persönliche finanzielle Interessen des Managements oder der Verantwortlichen aufgrund ergebnisabhängiger Vergütungen. Finanzielle, familiäre Probleme von Mitarbeitern Gelegenheit Die Art der Branche oder die Geschäftstätigkeit des Unternehmens bieten Gelegenheiten zu Manipulationen. Die Überwachung des Managements ist nicht wirksam, da die Geschäftsführung z.b. nur aus einer Person oder einer kleinen Gruppe besteht. Die Organisationsstruktur ist komple oder instabil mit ungewöhnlichen Rechtsformen oder Weisungsbefugnissen. Komponenten des IKS sind aufgrund mangelhafter Buchhaltung oder Personal unzulänglich. Mangelhafte Dokumentation von Geschäftsvorfällen z.b. Gutschriften bei Retouren, unzureichende Funktionstrennung, Fehlen einer Urlaubspflicht für Mitarbeiter mit wichtigen Kontrollfunktionen Rechtfertigung/Einstellung Missachtung der Notwendigkeit Vermögensschädigungen zu verhindern. Missachtung des IKS im Hinblick auf Vermögensschädigungen durch Ausschaltung von Kontrollen oder bekannte Mängel im IKS werden nicht abstellen. Verhalten, das auf Unmut oder auf Unzufriedenheit mit dem Unternehmen oder eines Mitarbeiters hindeuten. Veränderungen in Verhalten oder Lebensstil, die u.u. auf Vemögensschädigungen hinweisen. Duldung von Bagatelldiebstählen. 2.2 Kontrollaktivitäten Verhaltenskode Gibt es einen gut ausformulierten Verhaltenskode? Erfassen von Erlösen Überprüfung anhand von Versand- und Lagerpapieren ob durch dolose Handlungen die Erlöserfassung beeinflusst wurde. Funktionsprüfung elektronisch ausgelöster Geschäftsvorfälle. Befragung der Mitarbeiter und Rechtsabteilung nach ungewöhnlichen Konditionen bei Verkäufen in Stichtagsnähe. Seite 3 von 6

4 Prozessbezogenes IKS S 4/6 Vorratsbestände Inventuraufnahme möglichst zum Stichtag, zur Minimierung des Risikos von Manipulationen zwischen Aufnahme und Stichtag. Untersuchung der Inhalte abgepackter Güter. Verwendung IT gestützter Prüftechniken wie Sortieren nach Etiketten- oder Seriennummer. Schätzungen des Managements Entwicklung eigener Schätzverfahren, Befragung von Personen außerhalb des Managements und des Rechnungswesens zur Überprüfung der Werte. Unstimmigkeiten in den Rechnungslegungsunterlagen Nicht vollständig oder zeitgerecht erfasste Geschäftsvorfälle; Geschäftsvorfälle ohne Beleg; Anpassung in letzter Minute, die sich erheblich auf das Finanzergebnis auswirken; Zugriffe von Mitarbeitern auf Systeme, die nicht mit der Erfüllung ihrer Aufgaben vereinbar sind. Widersprüchliche oder fehlende Nachweise Fehlende oder geänderte Dokumente, ungeklärte Posten bei der Kontenabstimmung, vage oder unplausible Antworten von Management und Mitarbeitern, große Anzahl von Gutschriften und anderen Anpassungen der Debitorenbuchhaltung. Probleme bei der Zusammenarbeit des AP mit dem Management Verweigerung des Zugangs zu Aufzeichnungen oder IT- Mitarbeitern, unangemessener Zeitdruck auf den AP zur Lösung von Problemen, ungewöhnliche Verzögerung bei der Bereitstellung von angeforderten Unterlagen, Beschwerden das Managements bei Meinungsverschiedenheiten. 2.3 Information und Kommunikation Gibt es in diesem Bereich einen geregelten Informations- und Kommunikationsfluss 3 Prüfungsergebnis 3.1 Bedeutsame Risiken Haben Sie im Rahmen einer Aufbauprüfung und Fraud- Beurteilung bedeutsame Risiken festgestellt? 3.2 Funktionsprüfung Wirksamkeit Sind die beschriebenen Verfahrensregeln, Kontrollaktivitäten und Funktionstrennungen wirksam? Dokumentieren Sie, wie Sie zu dem Ergebnis kommen (vgl. IDW PS 261, Tz. 73)! Stufe 1, wenig verlässlich: Interne Kontrollen sind kaum oder nicht vorhanden. Vorhandene Kontrollen sind unter Umständen wenig verlässlich. Stufe 2, informell: Interne Kontrollen sind vorhanden aber nicht standardisiert. Vorhandene Kontrollen können kaum oder gar nicht nachvollzogen werden. Kontrollen sind stark personenabhängig, es erfolgt keine Schulung oder Kommunikation über die Kontrollen. Seite 4 von 6

5 Prozessbezogenes IKS S 5/6 Stufe 3, standardisiert: Einfache Grundsätze, wie das IKS zu betreiben ist, sind definiert. Prozesslandschaft und Geschättsprozesse sind dokumentiert (Tätigkeiten und Kontrollen). Durchgeführte Kontrollen sind nachvollziehbar. Es findet ein Erfahrungsaustausch statt, und regelmässig werden die Kontrollen an veränderte Risiken angepasst. Für die Mitarbeiter hat eine Basisschulung stattgefunden. Stufe 4, überwacht: Die Grundsätze, wie das IKS zu betreiben ist, sind detailliert beschrieben. Die Durchführung von Kontrolltätigkeiten wird regelmässig und nachvollziehbar überwacht. Kontrollen werden laufend an veränderte Risiken angepasst, und die Dokumentation wird nachgeführt. Der Verwaltungsrat erhält jährlich einen Bericht über die Beurteilung des IKS nach objektiven Kriterien (Wirksamkeit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz). Durchgeführte Kontrolltätigkeiten werden nach einem standardisierten Vorgehen dokumentiert. Ein IKS- Gesamtverantwortlicher koordiniert und überwacht aufgrund von Stichproben die Kontrollaktivitäten. 3.3 Ergebnisdokumentation Prüfungsbericht Haben Sie alle erforderlichen Änderungen und Ergänzungen des Prüfungsberichts dort vorgenommen? Hinweise für das Folgejahr Gibt es im Folgejahr für dieses Prüffeld besondere Bearbeitungshinweise? Erfassung Haben Sie erfasst, ob ein durchgängiges Verständnis sowie Bewusstsein für notwendige Kontrollen vorhanden ist? Hierzu gehört eine Untersuchung, ob Organisationspläne, Dienstund Arbeitsanweisungen, Verfahrensbeschreibungen, Kontenplan, Kontierungsrichtlinien, personelle und maschinelle Kontrollen etc. vorliegen. Angemessenheit und Zweckmäßigkeit Prüfung der Angemessenheit und Zweckmäßigkeit des IKS Haben Sie festgestellt, ob vorhandene und angewandte Grundsätze und Maßnahmen geeignet sind, eine ordnungsgemäße Erfassung der Geschäftsvorfälle sowie die Verarbeitung, Speicherung, Ausgabe, Dokumentation und Sicherung des Buchungsstoffes zu gewährleisten? Abschließende Beurteilung des IKS Die Qualitätskritereien können auch für einzelne Unternehmensbereiche oder Prozesse unterschiedlich beurteilt werden. Bei Stufe 1 und 2 kann nicht von einem funktionierenden IKS ausgegangen werden. 3.4 Auswirkung auf die Prüffelder Hat das Ergebnis Auswirkung auf die einzelnen Prüffelder? Wenn ja, dokumentieren Sie diese Auswirkungen in nachfolgender Tabelle! D Imm. VG/Sachanlagen E Finanzanlagen F Vorräte G Forderungen L+L H Ford./Verb. verb./bet. Unt I Sonst. VG/Derivate/ARAP J Liquide Mittel inkl. Verb. ggü. KI Seite 5 von 6

6 Prozessbezogenes IKS S 6/ K Eigenkapital L Sonderposten M Pensionsrückstellungen N Steuerrückstellungen O Sonstige Rückstellungen P Verbindlichkeiten L+L Q Sonstige Verbindlichkeiten R GuV Prüfungsnachweise Welche weiterführenden Unterlagen wurden als Prüfungsnachweise verwendet? Die Prüfungsnachweise können Sie durch Befragungen der Unternehmensleitung, die Sichtung von Unterlagen sowie die Sichtung von Protokollen über Sitzungen der Organe der Gesellschaft erlangen. geprüft von/am: Unterschrift: abgenommen von/am: Unterschrift: Seite 6 von 6