Interne Revision. Interne Revision. Revision SGB III. Bericht gemäß 386 SGB III. Organisationsentwicklung Überregionale Revision

Transkript

1 Interne Revision Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Organisationsentwicklung Überregionale Revision Organisationsentwicklung Februar 2012

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 1 3. Revisionsergebnisse Organisatorischer Gesamtrahmen Mindeststandards und Benchmarks Rolle als Impulsgeber, Berater und Vermittler Spezifische Aspekte des Internen Kontrollsystems (IKS) 4 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und -methode Abkürzungsverzeichnis Organisationsentwicklung Februar 2012

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision beauftragt, eine Revision zum Thema Organisationsentwicklung durchzuführen. Mit der im Jahr 2006 erfolgten Einrichtung einer Einheit Organisationsentwicklung (POE 6) in der Zentrale wurde die Organisationsarbeit innerhalb der BA gebündelt. Die Organisationseinheit soll den organisatorischen Gesamtrahmen der BA definieren sowie Mindeststandards und Benchmarks entwickeln, die Koordination von organisatorischen Veränderungen übernehmen und Beratung bei der Umsetzung leisten. Einzelvorschläge aus den fachlich zuständigen Geschäftsbereichen sollen zusammengeführt und die Einhaltung der organisatorischen Rahmenvorgaben und Standards geprüft werden. Bei der Entwicklung von fachlich notwendigen Veränderungen soll POE 6 Impulse für organisatorische Alternativen und Vorgehensweisen aufzeigen und als Reflexionsplattform für die Umsetzung zur Verfügung stehen. In Übereinstimmung mit der Gesamtstrategie der BA soll die Organisationseinheit Veränderungsprozesse anregen und Interessenkonflikte zwischen einzelnen Organisationseinheiten moderieren. Auf diesem Wege soll mittelfristig eine BA-weite Prozess- und Verfahrenssicherheit für Organisationsveränderungen ermöglicht werden. Im Rahmen der Revision sollte geprüft werden, wie über ein Internes Kontrollsystem (IKS) sichergestellt ist, dass die der Organisationseinheit POE 6 gestellten Aufgaben im Sinne der Zielsetzung wahrgenommen werden können. In diesem Zusammenhang sollte auch untersucht werden, ob die von POE 6 entwickelten Standards geeignet und ausreichend sind, die Ziele der Organisationsentwicklung zu unterstützen. Auftrag Ziel der Revision 2. Zusammenfassung Im Prozess der Organisationsentwicklung sind im Wesentlichen geeignete IKS-Elemente vorhanden. In Teilen sollte das IKS jedoch ausgeweitet werden, um Erfolg und Optimierungspotenziale in der Organisation noch besser erkennen zu können. Die vorhandenen Standards erscheinen aus funktionaler Sicht geeignet und ausreichend. 3. Revisionsergebnisse 3.1 Organisatorischer Gesamtrahmen Die dem Vorstandsbeschluss vom zugrunde liegende Vorlage Nr. 42/2006 geht von der Notwendigkeit aus, einen organisatorischen Gesamtrahmen für die BA zu definieren. Organisatorische Veränderungsprozesse sollen sich in Übereinstimmung mit der Gesamtstrategie der BA bewegen. Dies impliziert die Entwicklung einer allgemeingültigen Zielsetzung und eines darauf ausgerichteten Rahmens für Organisationsprojekte. Durch ergänzende Vorstandsbeschlüsse wurde dem Leiter POE 6 die Durchführungsverantwortung für konkrete Organisationsprojekte übertragen. Damit Organisationsentwicklung Februar

4 wurde der Fokus von der Rahmensetzung auf die Entwicklung projektspezifischer Zielsetzungen erweitert. Aussagegemäß stehen die organisatorischen Zielsetzungen immer auch im Einklang mit der Gesamtstrategie der BA 1, und die Organisationsprojekte werden diesbezüglich laufend reflektiert. Ein standardisierter Abstimmungsprozess existiert jedoch nicht. Der in der Vergangenheit praktizierte Jour fixe zwischen POE 6 und CF 4 (Unternehmensentwicklung) wird derzeit nicht mehr durchgeführt. Feststellungen Für die jeweiligen konkreten Organisationsprojekte wurden klare Zielsetzungen entwickelt. Diese betreffen sowohl übergeordnete (z.b. die Qualitätssteigerung bei Beratung und Integration) als auch auf die konkrete Umsetzung der Projekte bezogene Ziele (wie z.b. die Zusammenlegung kleiner Geschäftsstellen, um einen lokal übergreifenden Einsatz von Fachkräften vor Ort zu ermöglichen). Die verbindliche Festlegung der von POE 6 entworfenen projektbezogenen Zielsetzungen setzt die Beteiligung der betroffenen Entscheidungsträger und zuständigen Gremien voraus. Je nach geschäftspolitischer Bedeutung der Organisationsprojekte sind Entscheidungsvorbehalte vorgesehen, die auch die organisatorischen Zielsetzungen betreffen (vgl. Zustimmungs- und Genehmigungsvorbehalte von Verwaltungsrat und Vorstand, Lenkungsausschuss Reform, Prozess des Fachkonzeptes). Ein übergreifender organisatorischer Gesamtrahmen wurde von POE 6 nicht definiert. Obwohl eine Definition des organisatorischen Gesamtrahmens der BA im übergreifenden Sinne der Zielsetzung der Vorstandsvorlage 42/2006 nicht erfolgt ist, geht die Interne Revision an dieser Stelle von keiner Lücke im IKS aus. Im Rahmen der projektspezifischen Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse wird nach Einschätzung der Internen Revision sowohl dem Erfordernis einer Vereinbarkeit mit der Gesamtstrategie der BA als auch der Definition spezifischer Zielsetzungen in ausreichender Weise Rechnung getragen. Bewertung Gleichwohl stellt sich die Frage, ob der Informations- und Kommunikationsprozess zwischen den Organisationseinheiten Unternehmensentwicklung und Organisationsentwicklung intensiviert werden sollte, um eventuelle Synergieeffekte nutzbar zu machen. Es sollte geprüft werden, ob durch eine Intensivierung des Informations- und Kommunikationsprozesses an der Schnittstelle zur Unternehmensentwicklung ein inhaltlicher und/oder prozessualer Mehrwert für die Organisationsentwicklung geschaffen werden kann. Empfehlung Mindeststandards und Benchmarks Die zu entwickelnden Mindeststandards und Benchmarks müssen geeignet und ausreichend sein, die von POE 6 definierten Ziele der Organisationsentwicklung zu unterstützen. Die Organisationsentwicklung kann auf zahlreiche Regelungen und Vorgaben aus thematisch angrenzenden Aufgabenbereichen zurückgreifen, die unmittelbare Relevanz für Organisationsprojekte haben und somit den Stellenwert von Standards auch für die Organisationsentwicklung einnehmen. Beispielsweise stellen die Tätigkeits- und Kompetenzprofile, Festlegungen zur quantitativen Personalverteilung (z. B. Betreuungsverhältnisse) sowie der vom Perso- Feststellungen 1 z. B. Agenda BA 2020 Organisationsentwicklung Februar

5 nalhaushalt gesetzte quantitative und qualitative Rahmen wichtige Rahmenregelungen und damit Standards für die Organisationsentwicklung dar. Außerdem existieren konkrete Festlegungen aus bisherigen und aktuellen Organisationsprojekten (z. B. Leitungsspannen im Kundenzentrum, Bewertungskriterien für Führungsfunktionen) mit übergreifender organisatorischer Verbindlichkeit. Benchmarks werden von POE 6 nicht gezielt identifiziert. Aussagegemäß findet anlassbezogen ein nicht standardisierter Vergleich mit anderen Stellen (Behörden, großen Unternehmen) statt, aus dem Erkenntnisse und Anregungen für die Organisationsentwicklung in der BA abgeleitet werden. In der BAinternen Betrachtung bedient sich POE 6 zur Einschätzung der Erfolgsfähigkeit bestimmter Organisationsbereiche aussagegemäß auch der über das Controlling zugänglichen Erkenntnisquellen. Ein standardisiertes Benchmarking wird allerdings auch hier nicht praktiziert. Der Aufgabenbereich der Organisationsentwicklung weist naturgemäß zahlreiche Schnittstellen und gegenseitige Abhängigkeiten zu anderen Themenfeldern auf. Beispielsweise kann ein Organisationsprojekt nicht unabhängig von Dienstpostenbeschreibungen sowie bewertungs- und haushaltsmäßigen Überlegungen durchgeführt werden. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass sich für die Organisationsentwicklung relevante Standards aus den thematisch angrenzenden Aufgabenbereichen ergeben. Bei Bedarf werden im Rahmen der jeweiligen Organisationsprojekte konkretisierende oder weiterführende Standards entwickelt (z. B. Leitungsspannen). Bewertung Der Vorstandsbeschluss vom ging vom Ziel der Etablierung einheitlicher, übergreifender Standards für Organisationsfragen aus. Nach Einschätzung der Internen Revision wird diesem Ziel im funktionalen Sinne ausreichend Rechnung getragen. Gleichwohl ist es aus Sicht der Internen Revision zielführend, wenn ein Gesamtüberblick über die wesentlichen Standards für die Organisationsentwicklung vorhanden wäre. Verbindet man mit der Zielsetzung für die Organisationsentwicklung auch den Anspruch eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, sollte als Voraussetzung für ein systematisches Identifizieren von organisatorischen Erfolgsmodellen und Verbesserungsbedarfen die Idee des Benchmarkings konsequent aufgegriffen werden. Die vorhandenen, für die Organisationsentwicklung maßgeblichen Standards sollten in geeigneter Form in einer Übersicht zusammengefasst werden. Es sollte geprüft werden, ob über ein Benchmarking organisatorische Erfolgsmodelle und Verbesserungsbedarfe noch besser identifiziert werden können. Empfehlung 2 Empfehlung Rolle als Impulsgeber, Berater und Vermittler Entsprechend dem Vorstandsbeschluss vom soll POE 6 organisatorische Veränderungsprozesse anregen, Impulse für organisatorische Alternativen und Vorgehensweisen setzen, bei Interessenkonflikten zwischen einzelnen Organisationseinheiten moderieren und Beratung bei der Umsetzung leisten (Rolle als Reflexionsplattform). Diese Anforderungen implizieren ein fundiertes und umfassendes Bild vom Entwicklungsstand der Gesamtorganisation (Ist-Situation, Umsetzungsgrad der organisatorischen Entwicklungsziele Organisationsentwicklung Februar

6 - ggf. im abwägenden Vergleich der Organisationseinheiten - und eventuelle Handlungsbedarfe). POE 6 versteht sich als Impulsgeber, Berater und Vermittler in Fragen der Organisationsentwicklung. Die Rollenwahrnehmung erfolgt insbesondere im Rahmen des Fachkonzeptprozesses (vgl. 3.4) und im Zusammenhang mit der jeweils übertragenen Mitverantwortung für die Konzeption und Umsetzung von Organisationsprojekten. Feststellungen Um eventuelle organisatorische Handlungsbedarfe frühzeitig erkennen zu können, nutzt POE 6 aussagegemäß verschiedene Quellen, wie z. B. die Zielerreichung der Arbeitsagenturen, Prüfberichte, Mitteilungen aus den Geschäftsbereichen und einzelnen Dienststellen sowie gegebenenfalls Aussagen externer Beratungsunternehmen. Die Zielsetzung, einen organisationsfachlichen Gesamtüberblick über die BA zu gewinnen, wird nach Einschätzung von POE 6 zum einen über die bisherigen Fachkonzepte und zum anderen mit der Konzeption und Umsetzung des Projektes Neuorganisation der BA (NEO) erreicht. Die Rolle als Impulsgeber, Berater und Vermittler in Organisationsfragen ist in besonderem Maße von organisatorischem Erfahrungswissen sowie einer spezifischen auf die Organisationsentwicklung bezogenen Fachlichkeit getragen. Eine wichtige Grundlage für die Wirksamkeit des IKS stellt zudem das Vorliegen der systemischen Voraussetzungen dar. Beispielsweise sollte unabhängig von konkreten Organisationsvorhaben systemisch sichergestellt sein, dass der organisatorische Gesamtüberblick laufend aktualisiert wird. In diesem Zusammenhang wäre es für die Organisationsentwicklung zudem wichtig, ein regelmäßiges Feedback über den Umsetzungserfolg von Organisationsprojekten zu erhalten. Als wichtige Informationsquelle betrachtet die Interne Revision den fachlichen Austausch mit den Geschäftsbereichen und Dienststellen. Allerdings ist der Erwerb dieser Informationen nach Einschätzung der Internen Revision eher situationsabhängig und nicht systemisch abgesichert (IKS). Es sollte über standardisierte Reflexions- oder Prüfprozesse auch systemisch sichergestellt werden, dass organisatorische Verbesserungspotenziale umfassend und schnell erkannt werden können. Das Erreichen der mit der Umsetzung von Organisationsprojekten angestrebten Zielsetzungen sollte über ein standardisiertes Verfahren (ggf. über einen Dialog mit den zuständigen Fachbereichen) nachgehalten werden. Bewertung Empfehlung 4 Empfehlung Spezifische Aspekte des Internen Kontrollsystems (IKS) Im Rahmen der organisatorischen Veränderungsprozesse muss POE 6, die übertragenen Koordinations- und prozesssteuernden Aufgaben erfolgreich wahrnehmen und damit für die BA insgesamt eine Verfahrenssicherheit gewährleisten. Außerdem muss die Einhaltung der organisatorischen Rahmenvorgaben und Standards sichergestellt sein. Auch hierzu bedarf es eines funktionierenden Internen Kontrollsystems. Das Fachkonzept dient als Werkzeug im organisatorischen Veränderungsprozess und deckt in diesem Zusammenhang die Schritte vom ersten Impuls bis zur Einleitung der Umsetzung des Organisationsvorhabens ab. Dabei ist gemäß Vorstandsbeschluss vom (Vorlage Nr. 45/2007) für jede organisatorische Veränderung ein abgestimmtes Fachkonzept, einschließlich Feststellungen Organisationsentwicklung Februar

7 eines Personal- und Organisationskonzeptes, zu erstellen. Im Intranet der BA sind verbindliche Arbeitshilfen zur Erstellung des Fachkonzeptes abgestellt. Im Sinne des IKS werden über das Instrument des Fachkonzeptes wichtige Schlüsselkontrollen abgedeckt. Insbesondere geht es darum, die Einhaltung aller für das Organisationsprojekt relevanten Regelungen und Rahmenbedingungen, die fachliche Prüfung des Organisationsvorhabens durch POE 6, die Beteiligung und Zustimmung aller fachlich betroffenen Bereiche sowie die Beteiligung der Personalvertretung gemäß Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) sicherzustellen. Die vorgegebene Gliederung des Fachkonzeptes, die damit obligatorisch von den Fachbereichen aufzugreifenden inhaltlichen Fragestellungen sowie der zugrunde liegende verbindliche Fachkonzeptprozess sind auf die Einhaltung der genannten Erfordernisse ausgerichtet. Die Interne Revision hat bei drei ausgewählten Organisationsvorhaben der letzten Jahre den Fachkonzeptprozess einer prüferischen Durchsicht unterzogen und festgestellt, dass alle für das Fachkonzept relevanten Aspekte durchgängig berücksichtigt worden sind. Fehlende oder noch im Detail zu klärende Punkte wurden jeweils im Rahmen der Prüfung durch POE 6 aufgegriffen und vom Bedarfsträger nachgefordert bzw. geklärt. Die jeweils fachlich betroffenen Stellen wurden über das Abstimmungsverfahren eingebunden, und das Beteiligungsverfahren nach dem BPersVG wurde ordnungsgemäß durchgeführt. Der Fachkonzeptprozess bietet eine gute systemische Grundlage für die Prozesssteuerung und die Einhaltung der Rahmenvorgaben und Standards bei der Konzeptions- und Entscheidungsphase von Organisationsvorhaben. Bewertung Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Leiter Interne Revision Fachlicher Leiter Interne Revision SGB III Organisationsentwicklung Februar

8 Anlage 1 Revisionsumfang und -methode Die Revision bezog sich auf die für das Revisionsthema relevante Aufgabenerledigung in der Organisationseinheit POE 6. Im Rahmen der Revision wurden Interviews mit Vertretern des Geschäftsbereichs POE, insbesondere der Organisationseinheit POE 6, geführt. Um einen vollständigen Veränderungsprozess untersuchen zu können, wurden drei die ZAV betreffende Fachkonzepte in die Prüfung aufgenommen: Fachkonzept zur Neuausrichtung der Großkundenbetreuung Fachkonzept zur Neuausrichtung des Arbeitserlaubnisverfahrens Gesamtkonzept Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) Anhand der Fachkonzepte sollte überprüft werden, ob die Vorgaben zur Erstellung eines Fachkonzeptes eingehalten werden. Zeitraum der Revision: Die Revision wurde von der Stabsstelle VV 3 der Zentrale in Zusammenarbeit mit dem Revisionsstützpunkt SGB III bei der Regionaldirektion Berlin-Brandenburg durchgeführt. Organisationsentwicklung Februar

9 Abkürzungsverzeichnis Anlage 2 BA BPersVG CF 4 IKS NEO POE POE 6 SGB III ZAV Bundesagentur für Arbeit Bundespersonalvertretungsgesetz Organisationseinheit Unternehmensentwicklung Internes Kontrollsystem Projekt Neuorganisation der BA Personal / Organisationsentwicklung Organisationseinheit Organisationsentwicklung Sozialgesetzbuch Drittes Buch Zentrale Auslands- und Fachvermittlung Organisationsentwicklung Februar