Interne Kontrollsysteme wirksam gestalten

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1 InnovationsForum Banken & Versicherungen 2013 Zürich, 28. November 2013 Interne Kontrollsysteme wirksam gestalten Tanja Attermeyer & Thomas Ohlemacher, GmbH 1

2 Agenda Interne Kontrollsysteme in Finanzinstituten IKS am Beispiel Beschaffungsprozess Fazit 2

3 Agenda Interne Kontrollsysteme in Finanzinstituten IKS am Beispiel Beschaffungsprozess Fazit 3

4 Begriffsbestimmung Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus systematisch gestalteten organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen im Unternehmen zur Einhaltung von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können. Die Maßnahmen beruhen auf technischen und organisatorischen Prinzipien. Sie umfassen Aktivitäten und Einrichtungen zur unternehmensinternen Kontrolle sowie ihre Beziehungen zueinander. Sie umfassen z. B. bauliche und softwaretechnische Zutrittskontrollen, Schriftliche Weisungen z. B. zur Sicherheit zur Geheimhaltung von Betriebsgeheimnissen zur Kommunikation mit der Öffentlichkeit und Presse Maßnahmen zum Schutz der materiellen und immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens Maßnahmen zur Abwehr von illegalen Vorgängen im Bereich der Wirtschaftskriminalität Quelle: 4

5 Anwendungsbereiche für Interne Kontrollsysteme Abschlusserstellung / Finanzberichterstattung Controlling Organisation Investitionen Geldflüsse/Finanzierung Einkauf / Warenbewirtschaftung Leistungserbringung Produktion Compliance Personalwesen etc. 5

6 IKS Arten von Kontrollen Kontrollen Hardware-Kontrollen Organisationskontrollen Doppeltes Lesen Programmierte Kontrollen Manuelle Kontrollen Doppeltes Schreiben Vollständigkeit Freigaben Parity-Kontrolle Plausibilität Ergebniskontrollen Prüfziffer Abarbeiten von Listen Berechtigung Belegkontrollen Buchungskontrollen 6

7 Herausforderungen Höchste Komplexität der Prozesse Hohe Änderungshäufigkeit der Prozesse unterjährig Integrationsgrad eher niedrig Niedrige Wiederholhäufigkeit der Prozesse Implementierung durch Experten notwendig Gewohnte Arbeitsumgebung sollte erhalten bleiben 7

8 BPM im Bankenumfeld Steuerung komplexer Prozesse Vielfältige Abhängigkeiten (Personen und Systeme) Viele Schritte im Prozess mit deutlich unterschiedlichem Automatisierungsgrad Notwendigkeit der Kommunikation zur Steuerung Notwendigkeit zur dezentralen Rückmeldung Dokumentationsanforderungen (IKS) sind hoch Hohe Revisionssicherheit 8

9 Kontrollmatrix Kontrolle Nummer Prozess Kontroll- Aktivität 0123 Beschaffung Budgetprüfung und Freigabe 0256 Onboarding Zugangsdaten prüfen 0369 Controlling Rechnungseingang prüfen Risiko Verantwortlicher Kostenüberschreitung Unberechtigter Zugang Falsche Rechnungsstellung Manager Budget Manager HR Mitarbeiter CO 9

10 Agenda Interne Kontrollsysteme in Finanzinstituten IKS am Beispiel Beschaffungsprozess Fazit 10

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12 Eine Bestell-Anforderung als Beispiel 12

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30 IKS am Beispiel Beschaffungsprozess 30

31 Historie 31

32 Agenda Interne Kontrollsysteme in Finanzinstituten IKS am Beispiel Beschaffungsprozess Fazit 32

33 Fazit Umsetzung der IKS-Prinzipien Zusatznutzen Transparenz Workflowintegration 4 Augen Wirksamkeit Funktionstrennung Flexibilität Mindestinformation Effektivität und Effizienz Akzeptanz 33

34 Vielen Dank. 34