Das interne Kontrollsystem (IKS) bei Auslagerung der Buchhaltung

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1 Das interne Kontrollsystem (IKS) bei Auslagerung der Buchhaltung CFO-Konferenz der AHK 15 Oktober 2014, St. Petersburg

2 Gesetzliche Grundlagen zur Einführung des IKS Die Bilanzskandale in den späten 90er und Anfang der 00er Jahre haben zu dem Bedürfnis geführt Investoren, Banken und andere Stakeholder stärker vor falschen bzw. gefälschten Jahresabschlüssen zu schützen International gibt es unterschiedliche Ansätze: Sarbanes-Oxley Act (SOX) in den USA, JSOX in Japan, xxx in der Schweiz mit entsprechenden Verpflichtungen das IKS prüfen zu lassen. In Deutschland folgt die Verpflichtung des Aufbaus eines IKS u.a. aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sowie den Sorgfaltspflichten von Vorständen und Geschäftsführern In Russland wurde die Pflicht zum Aufbau eines IKS im FZ 402 Über die Buchhaltung (Artikel 19) verankert: Das Wirtschaftssubjekt ist verpflichtet die interne Kontrolle über die wirtschaftlichen Transaktionen zu organisieren und auszuüben. Dies gilt für Wirtschaftssubjekte deren Jahresabschluss der Prüfungspflicht unterliegt, sofern der Leiter des Wirtschaftssubjektes die Buchführung nicht persönlich übernommen hat. Damit besteht die Verpflichtung des Aufbaus eines IKS sobald die Buchführungsaufgaben vom Leiter (intern oder extern) delegiert werden. 2

3 Empfehlungen des russischen Ministeriums der Finanzen (PZ - 11/2013) PZ 11/2013 Organisation und Verwirklichung der internen Kontrolle wirtschaftlicher Transaktionen, der Buchführung und der Erstellung des Jahresabschlusses durch das Wirtschaftssubjekt : Die interne Kontrolle ist ein Prozess, der darauf ausgerichtet ist, die folgenden Ziele mit ausreichender Sicherheit zu erreichen: a) Effektivität und Ziele der wirtschaftlichen Tätigkeit, u.a. diв Erreichung finanzieller und operativer Kennziffern und die Erhaltung des Vermögens; b) ein die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage korrekt widerspiegelnder Jahresabschluss, der zeitnah aufgestellt wird; c) Beachtung der einschlägigen Gesetze und Regelungen u.a. bei der Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit und der Buchführung. Die wesentlichen Elemente des IKS sind: a) das Kontrollumfeld; b) Erfassung und Einschätzung der Risiken der wirtschaftlichen Tätigkeit; c) Prozesse der internen Kontrollen; d) Information und Kommunikation; e) Monitoring der internen Kontrollen. 3

4 Automatisierte Kontrollen IT-basierte manuelle Kontrollen Manuelle Kotrollen Verschieden Arten der internen Kontrollen 1 Die betrieblichen Kontrollen stellen allgemeine Kontrollen (z.b. Soll-Ist- Vergleiche, Funktionstrennung) dar und beeinflussen das Kontrollumfeld und die Prozesskontrollen. 3 1 Betriebliche Kontrollen Die allgemeinen IT-Kontrollen umfassen im Wesentlichen die Zugangsberechtigungen, die Kontrolle von Programmänderungen und die Datensicherheit. Automatisierte Kontrollen sind im IT-System angelegte Kontrollen, z.b. Unmöglichkeit einseitiger Buchungen, automatischer Datenabgleich 4 IT-basierte Kontrollen werden manuell auf der Basis von Systemdaten durchgeführt, z.b. Analyse von automatisch erstellten Fehlerprotokollen. 2 Allgemeine IT- Kontrollen 5 Manuelle Kontrollen werden ohne IT-Unterstützung durchgeführt, z.b. Abgleich der Lieferantenrechnung mit dem Vertrag 4

5 Beispiele für interne Kontrollen gemäß PZ 11/2013 a) Dokumentation (z.b. Belegnachweis für jede Buchung von Originalüber Eigenbelege bis hin zu Kalkulationen für Rückstellungen); b) Dokumentenabgleich und Entsprechung der Dokumente den festgelegten (internen und externen) Normen (z.b. Tenderdokumentation, Umsatzsteuerrechnung muss gesetzlichen Normen entsprechen); c) Autorisierung der jeweiligen wirtschaftlichen Tätigkeit (z.b. Vier- Augen-Prinzip bei Vertragsabschluss); d) Datenabgleich (z.b. Saldenbestätigung mit Debitoren und Kreditoren); 5

6 Beispiele für interne Kontrollen gemäß PZ 11/2013 e) Funktionstrennung und rotation (z.b. Zahlungsautorisierung und Buchung der Zahlung wird von verschiedenen Personen vorgenommen); f) Kontrollen zum faktischen Vorhandensein der Vermögenswerte (z.b. Vorratsinventur); g) Monitoring der Kontrollen (z.b. interne Revision kontrolliert die Beachtung der bestehenden Prozesskontrollen); h) Allgemeine IT-Kontrollen. 6

7 Prozesskontrollen Bestimmung wesentlicher Konten und der damit verbundenen Prozesse Dokumentation der Prozesse und Kontrollen Monitoring Jahresabschluss Wesentliches Konto Risiko Kontrolle Monitoring Wesentlicher Prozess a) Existenz: Transaktionen, Bilanz- und GuV-Posten, die buchhalterisch erfasst sind und sich auf die Tätigkeit des Wirtschaftssubjektes beziehen, haben tatsächlich stattgefunden bzw. sind vorhanden; Inhärentes Risiko Assertions b) Vollständigkeit: alle Transaktionen, Bilanz- und GuV-Posten sind in der Buchhaltung erfasst; c) Rechte und Verpflichtungen: Vermögensrechte und Verpflichtungen des Wirtschaftssubjektes, die buchhalterisch erfasst sind, existieren; d) Bewertung und Ausweis: Aktiva, Passiva, Erträge und Aufwendungen sind zum korrekten Wert, auf dem richtigen Konto und unter dem richtigen Jahresabschlussposten ausgewiesen; e) Offenlegung: Die Offenlegungspflichten im Anhang sind vollständig erfüllt. 7

8 Dokumentationserfordernisse des IKS Anweisungen/Richtlinien für interne Kontrollen Dokumente, die das Kontrollumfeld beschreiben (z.b. Bilanzierungsrichtlinien). Dokumente, die den Informationsaustausch/die Kommunikation regeln (z.b. IT-Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Zeitplan für die Abschlusserstellung) Prozessbeschreibungen Risiko- und Kontrollmatrix Die Dokumentation des IKS sollte mindestens einmal im Jahr aktualisiert werden. Soweit keine Aktualisierung erforderlich ist, sollte dies ebenfalls schriftlich festgehalten werden. 8

9 Interne Kontrolle ein Prozess oder eine Organisationsstruktur? Nach Inkrafttreten des neuen Buchhaltungsgesetzes FZ-402 erschien eine Vielzahl nicht offizieller Kommentare, die in Artikel 19 die Verpflichtung der Einrichtung einer Abteilung Interne Kontrolle sahen. Diese Kommentare sind nicht korrekt, da sie den Begriff der internen Kontrollen mit dem Begriff der internen Revision vermischen. Entsprechend der Erläuterungen des russischen Ministeriums für Finanzen (PZ -11/2013) kann ein Unternehmen eine Abteilung/Unterabteilung Interne Kontrolle schaffen. Die Schaffung einer solchen Abteilung kann für (große) Unternehmen mit einer komplexen Organisationsstruktur sinnvoll sein. Eine solche Abteilung könnte das IKS aufbauen, umsetzen, aktualisieren und überwachen. 9

10 Anhänge zu PZ 11/2013 Anhang 1 Bewertung des IKS eines Unternehmen Dieser Anhang beschreibt den Ansatz zur Bewertung des Designs und der Effektivität der internen Kontrollen und kann als Handlungsempfehlung für eine eigene Abteilung und/oder die interen Revision genutzt werden. Anhang 2 - Beispiel der Funktionstrennung in einem Unternehmen Anhang 2 beschreibt die Rolle des Aufsichtsrates, des Prüfungskomitees, des Generaldirektors, des Hauptbuchalters, der Abteilungsleiter, des Leiters der Abteilung Interne Kontrolle. Auch dieser Anhang kann als Handlungsempfehlung beim Aufbau des IKS genutzt werden. 10

11 Die drei Verteidigungslinien des IKS Das IKS ist ein vielschichtiger Prozess, dessen Subjekte die Leitungsorgane und die Angestellten des Unternehmens sind. Deren Tätigkeit beeinflusst die Zielerreichung des Unternehmens und ist mit den dem Unternehmen eigenen Risiken verbunden. Aufsichtsrat Vorstand bzw. Geschäftsführung Rechenschaftspflicht Erste Verteidigungslinie - Business-Funktionen Prozesseigner und Prozessausführende: Abteilungsleiter Angestellte/Arbeiter in den Abteilungen Zweite Verteidigungslinie Monitoring-Funktionen Abteilung Interne Kontrollen (soweit vorhanden) Andere Abteilungen, die mit Risikomonitoring befasst sind (z.b.controlling, Qualitätskontrolle, Sicherheitsabteilung) Dritte Verteidigungslinie unabhängige Funktionen Interne Revision Externe Prüfung Bewertung der Effektivität des IKS 11

12 MR-4/2013-KpT Methodische Empfehlungen beim Aufbau und der Umsetzung interner Kontrollen Diese methodischen Empfehlungen wurden von EY erarbeitet, und am 9. August 2013 einstimmig vom Methodologiezentrum für Buchhaltung verabschiedet. Diese Empfehlungen wurden auf der Grundlage von COSO Internal Control Integrated Framework 2013 sowie unter Hinzuziehung praktischer Erfahrungen russisscher Unternehmen, die bereits über ein IKS verfügten, erarbeitet. Die Erarbeitung dieser Empfehlungen war möglich, weil EY über einen reichen Erfahrungsschatz bei der Unterstützung der Einführung von IKS bei russischen Unternehmen und russischen Tochterunternehmen internationaler Konzerne verfügt. 12

13 Kontakte Dr. Mathias Weber Partner Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Tel.: Fax: Galina Maloshenko Partnerin, Businessrisiken Tel: Fax:

14 Disclaimer Diese Publikation ist lediglich als allgemeine, unverbindliche Information gedacht und kann daher nicht als Ersatz für eine detaillierte Recherche oder eine fachkundige Beratung oder Auskunft dienen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, besteht kein Anspruch auf sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und/oder Aktualität; insbesondere kann diese Publikation nicht den besonderen Umständen des Einzelfalls Rechnung tragen. Eine Verwendung liegt damit in der eigenen Verantwortung des Lesers. Jegliche Haftung seitens der OOO Ernst & Young Moskau/Russland und/oder anderer Mitgliedsunternehmen der globalen Ernst & Young-Organisation wird ausgeschlossen. Bei jedem spezifischen Anliegen sollte ein geeigneter Berater zurate gezogen werden.

15 Vielen Dank!