Organisationsreglement

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1 Organisationsreglement des Schweizerischen Verkehrssicherheitsrats VSR Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird grundsätzlich die männliche Form bei Normen verwendet, also Geschäftsleiter statt Geschäftsleiter/in, Effingerstrasse 8, Postfach 8616, 3001 Bern Telefon , Fax , Seite 1 von 7 FO PO 006

2 I. Allgemeines Artikel 1 Zweck Gestützt auf Art. 15 Abs. 3 der Statuten erlässt der Vorstand ein Organisationsreglement. Dieses regelt die Aufgaben, Kompetenzen, Rechte und Pflichten des Vorstandes und des Ausschusses sowie der Geschäftsstelle. II. Artikel 2 Der Vorstand und der Ausschuss Zusammensetzung und Konstituierung des Vorstandes Der Vorstand besteht aus: dem Präsidenten dem Vizepräsidenten den übrigen Vorstandsmitgliedern sowie ohne Stimmrecht aus dem Geschäftsleiter der Protokoll führenden Person Der Vorstand konstituiert sich selbst. An der ersten Vorstandssitzung nach den Vorstandswahlen durch die Mitgliederversammlung bestimmt der Vorstand den Vizepräsidenten und besetzt die Kommissionspräsidien. Scheidet ein Vorstandsmitglied während der laufenden Amtsperiode (bis zur nächsten MV) aus, nimmt der Vorstand die Nachwahl vor. Die nachgewählte Person ist bis zum Ablauf der ordentlichen Amtsperiode gewählt. Der Präsident kann für die Vorbereitung der Vorstandssitzung und Personalangelegenheiten der Geschäftsstelle einen Ausschuss bilden. Ihm gehören mindestens der Präsident und der Vizepräsident an. Artikel 3 Pflichten des Vorstandes 3.1 Pflichten des Vorstandes gegenüber dem Verein Dem Vorstand obliegen im Zusammenhang mit dem Gesamtverein folgende Aufgaben: 1) Gesamtleitung des Vereins 2) Festlegen der Strategie, Führungsgrundsätze und der Organisation (Organigramm) 3) Entgegennahme von Aufnahmegesuchen, von Austrittserklärungen und Ausschluss von Mitgliedern 4) Einsetzen von Fachausschüssen und Kommissionen sowie Erlass von Reglementen für allfällige Fachausschüsse und Kommissionen 5) Erteilen der Zeichnungsberechtigungen 6) Bestellen eines Steuerungsausschusses für Projekte, welche einen grösseren Finanzrahmen haben oder länger als ein halbes Jahr dauern (gemäss Statuten Art. 17) 7) Durchführen von mindestens zwei bis vier Vorstandssitzungen pro Jahr Seite 2 von 7 FO PO 006

3 3.2 Pflichten des Vorstandes gegenüber der Mitgliederversammlung Dem Vorstand obliegen im Zusammenhang mit der Mitgliederversammlung (MV) folgende Aufgaben: 1) Vorbereitung und Einberufung der MV 2) Erlass des Vereinsleitbildes (Genehmigung durch MV) 3) Vorbereitung der Anträge an die Mitgliederversammlung 4) Erstellen des Jahresberichtes (Genehmigung durch MV) 5) Erstellen der Jahresrechnung und Durchführen der Revision (Genehmigung durch MV) 6) Erarbeitung des Jahresprogramms (Genehmigung durch MV) 7) Erstellen des Jahresbudgets (Genehmigung durch MV) 8) Kenntnisgabe von Reglementen (Finanz- und Unterschriftenreglement, HR-Reglement, Organisationsreglement, Reglemente der Fachausschüsse 9) Erstellen des Protokolls der MV (Genehmigung durch MV) 10) Ausführen von Beschlüssen der MV 11) Anstellung des Geschäftsleiters 3.3 Pflichten des Vorstandes gegenüber der Geschäftsstelle Dem Vorstand obliegen im Zusammenhang mit der Geschäftsstelle folgende Aufgaben: 1) Erlass eines Finanz- und Unterschriftenreglements 2) Erlass eines HR-Reglements 3) Erlass eines Organisationsreglements 4) Erlass von Reglementen der Fachausschüsse 5) Genehmigung des Protokolls der Vorstandssitzung Artikel 4 Befugnisse des Vorstandes Dem Vorstand stehen folgende Befugnisse zu: 1) Vollumfängliche Delegation der operativen Geschäftsleitung an den Geschäftsleiter, soweit nicht das Gesetz, die Statuten oder dieses Reglement etwas anderes vorsehen 2) Vollumfängliche oder teilweise Delegation eines Teils seiner Aufgaben und Kompetenzen an den Ausschuss, an einzelne Mitglieder oder an Dritte 3) Abschliessen von Verträgen und Leistungsvereinbarungen soweit der Vorstand die Kompetenz nicht an den Geschäftsleiter oder den Ausschuss delegiert hat 4) Erteilen von Aufträgen an Kommissionen und Fachausschüsse 5) Auslösung von Projekten und deren Planung 6) Abgabe von Stellungnahmen im Rahmen von Vernehmlassungen und Anhörungen zu Themen der Verkehrssicherheit auf Bundesebene 7) Durchführung einer Urabstimmung (Art. 11, Abs. 2 Statuten) 8) Festlegung einer Entschädigung für die Vorstands- und Ausschussmitglieder Seite 3 von 7 FO PO 006

4 Artikel 5 Pflichten des Ausschusses Dem Ausschuss obliegen gegenüber dem Vorstand folgende Aufgaben: 1) Vorbereiten der strategischen Geschäfte 2) Prüfen der operationellen Ziele sowie der Budgetplanung 3) Prüfen der Vorgaben aus dem Finanz- und Unterschriftenreglement 4) Prüfen der Anträge des Geschäftsleiters und Weiterleitung an den Vorstand 5) Prüfung des Geschäftsberichtes und der Anträge für die MV 6) Unterstützung des Geschäftsleiters 7) Führen eines Protokolles über die Sitzungen Artikel 6 Befugnisse des Ausschusses Genehmigung von Anträgen des Geschäftsleiters bis maximal CHF , welche ausserhalb des Budgets liegen Artikel 7 Pflichten des Präsidenten Dem Präsidenten obliegen folgende Aufgaben: 1) Vertretung des Vereins gegen aussen 2) Einberufung der Vorstands- und Ausschusssitzungen 3) Unterzeichnen des Protokolls der Vorstands- und Ausschusssitzungen 4) Abgabe des Stichentscheides 5) Führung des Geschäftsleiters 6) Regelung der Entschädigung des Geschäftsleiters mittels separatem Arbeitsvertrag 7) Unterzeichnen der Instruktorendiplome im Rahmen der freiwilligen Weiterbildung Artikel 8 Befugnisse des Präsidenten Dem Präsidenten stehen folgende Befugnisse zu: 1) Bildung des Ausschusses. Ihm gehört mindestens der Vizepräsident an. 2) Durchführen von Beschlüssen auf dem Zirkulationsweg oder in dringenden Fällen telefonisch 3) Erteilen der Genehmigung an Vorstandsmitglieder zur Einsicht in einzelne Geschäfte sowie zur Vorlage von Büchern und Akten Artikel 9 Pflichten der Vorstands- und Ausschussmitglieder Die Mitglieder des Vorstandes und des Ausschusses erfüllen ihre Aufgaben mit aller Sorgfalt und wahren die Interessen des Vereins in guten Treuen. 1) Die Mitglieder des Vorstandes und des Ausschusses sind über Angelegenheiten des Vereins, die von einem Organ als vertraulich bezeichnet sind, zur Verschwiegenheit verpflichtet. Seite 4 von 7 FO PO 006

5 2) In den Sitzungen sind alle Mitglieder des Vorstandes und des Ausschusses zur Auskunft verpflichtet, soweit sie nicht durch Amts-, Berufs- oder Geschäftsgeheimnis gebunden sind. Artikel 10 Befugnisse der Vorstands- und Ausschussmitglieder 1) Jedes Mitglied des Vorstandes und des Ausschusses kann Auskunft über alle Angelegenheiten des Vereins verlangen. Davon ausgenommen sind diejenigen Projekte, bei welchen das betroffene Mitglied des Vorstandes und des Ausschusses in einem Konkurrenzunternehmen Einsitz hat und diese Konkurrenzsituation in Zusammenhang gebracht werden könnte. 2) Ausserhalb der Sitzungen kann jedes Mitglied vom Geschäftsleiter Auskunft über den Geschäftsgang und, mit Ermächtigung des Präsidenten, auch über einzelne Geschäfte verlangen. 3) Soweit es für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist, kann jedes Mitglied dem Präsidenten beantragen, dass ihm Bücher und Akten vorgelegt werden (mit der in Absatz 1 aufgenommenen Beschränkung). 4) Nach Bedarf sind der Vorstand und/oder der Ausschuss vom Geschäftsleiter (unaufgefordert) über den laufenden Geschäftsgang und die wichtigeren Geschäftsvorfälle zu orientieren. Artikel 11 Vorstands- und/oder Ausschusssitzungen 1) Der Präsident beruft die Sitzungen des Vorstandes und/oder des Ausschusses ein, so oft es die Geschäfte erfordern, mindestens aber zwei bis viermal jährlich. Im Falle der Verhinderung des Präsidenten erfolgt die Einberufung durch den Vizepräsidenten oder ein anderes Mitglied des Vorstandes. Mindestens vier Vorstandsmitglieder können gemeinsam die unverzügliche Einberufung einer Vorstandsitzung oder zwei Ausschussmitglieder eine Ausschusssitzung, unter Angabe des Zweckes verlangen. 2) Die Einberufung erfolgt mindestens 10 Arbeitstage vor dem Sitzungstag. In dringenden Fällen kann diese Frist verkürzt werden. 3) Die Traktanden sind bei der Einberufung bekannt zu geben. Die notwendigen Unterlagen werden mindestens 5 Arbeitstage vorher zugestellt. 4) Der Präsident, oder im Falle seiner Verhinderung der Vizepräsident oder ein anderes Mitglied des Vorstandes oder des Ausschusses, führt den Vorsitz. Die stimmberechtigten Vorstandsmitglieder können sich nicht vertreten lassen. 5) Über Gegenstände, die in der Traktandenliste nicht aufgeführt sind, können Beschlüsse gefasst werden, wenn mindestens zwei Drittel der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder der Aufnahme des Traktandums zustimmen. 6) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die absolute Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. 7) Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens 2 Mitglieder anwesend sind 8) Jedes Vorstands- oder Ausschussmitglied hat eine Stimme. Der Vorstand und der Ausschuss fassen ihre Beschlüsse und wählen mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Vorsitzende mit Stichentscheid. 9) Bei folgenden Geschäften ist der Vorstand nur beschlussfähig, wenn mindestens zwei Drittel seiner Mitglieder anwesend ist: a) Konstituierung des Vorstandes b) Wahl des Geschäftsleiters c) Erstellung des Jahresbudgets d) Änderung dieses Reglements Seite 5 von 7 FO PO 006

6 10) Sofern die erforderliche Präsenz nicht erreicht wird, kann frühestens 10 Tage nach der ersten Sitzung des Vorstandes und/oder des Ausschusses eine zweite Sitzung einberufen werden, in der die oben genannten Beschlüsse ohne (diese) Quorumsvorschriften gefasst werden können. 11) Beschlüsse können auch auf dem Zirkulationsweg oder in dringenden Fällen telefonisch mit nachträglicher schriftlicher Bestätigung gefasst werden, es sei denn, ein Mitglied verlangt innert 5 Tagen seit Erhalt des entsprechenden Antrags telefonisch oder per E- Mail die Beratung in einer Sitzung. Zirkulationsbeschlüsse bedürfen der Einstimmigkeit aller Mitglieder des Vorstandes oder des Ausschusses. 12) Über die Verhandlungen und Beschlüsse wird ein Protokoll geführt, das vom Präsidenten und der Protokoll führenden Person unterzeichnet wird. Zirkulationsbeschlüsse sind in das nächste Protokoll der Vorstands- oder Ausschusssitzung aufzunehmen. 13) Das Protokoll enthält für jedes Traktandum: a) Die Ausgangssituation bzw. bereits vorhandene Entscheidungsgrundlagen und allenfalls Antragstellung b) Besprechung (nicht aber inhaltliche Wiedergabe von Voten) und gegebenenfalls Gegenanträge c) Beschluss und Festlegung des Vollzugs 14) Die Protokolle sind vom Vorstand und vom Ausschuss jeweils in der nächsten Sitzung zu genehmigen. III. Artikel 12 Die Geschäftsstelle Pflichten des Geschäftsleiters Dem Geschäftsleiter obliegen folgende Aufgaben und Pflichten: 1) Operative Führung der Geschäftsstelle 2) Besorgung der Aufgaben, die ihm vom Vorstand übertragen worden sind 3) Berichterstattung an den Vorstand und den Ausschuss (Sitzungen) über die laufenden Geschäfte, beinhaltend a) den allgemeinen Geschäftsgang b) besondere Geschäfte c) allfällige Entscheide, die er getroffen hat 4) Berichterstattung über Bildung, Auflösung und die wesentlichen Veränderungen von Rückstellungen 5) Ausüben des Finanzwesens gemäss dem Finanz- und Unterschriftenreglement 6) Personalbeschaffung, -betreuung und -förderung gemäss HR Reglement 7) Begründung, Gestaltung und Auflösung der Arbeitsverhältnisse mit den Mitarbeitenden der Geschäftsstelle und den Experten, die im Arbeitsverhältnis mit dem VSR stehen 8) Fachliche und administrative Führung der Mitarbeitenden der Geschäftsstelle 9) Erarbeiten des Jahresberichts Seite 6 von 7 FO PO 006

7 Sämtliche im Zusammenhang mit dem Verein stehende Akten sind bei Amtsende zurückzugeben. Davon ausgenommen sind die Protokolle der Vorstandssitzung, an denen der Geschäftsleiter teilnahm. Bei Abwesenheit des Geschäftsleiters nimmt eine von ihm bestimmte Stellvertretung seine Kompetenzen wahr. Artikel 13 Befugnisse des Geschäftsleiters Der Geschäftsleiter hat die folgenden Befugnisse: 1) Einsetzen und Leiten von nicht ständigen Arbeitsgruppen 2) Teilnahme an den Sitzungen der Fachausschüsse, Kommissionen und Arbeitsgruppen IV. Ausstand Artikel 14 Ausstand Alle Mitglieder des Vorstandes oder des Ausschusses sind nicht stimmberechtigt, wenn Geschäfte behandelt werden, die ihre eigenen Interessen oder die Interessen von ihnen nahe stehenden natürlichen oder juristischen Personen berühren. Überdies können einzelne Mitglieder der Organe auch nicht gleichzeitig für sich selbst und den Verein Verträge abschliessen. V. Schlussbestimmungen Dieses Reglement wurde an der Vorstandsitzung vom genehmigt und tritt per in Kraft. Peter-Martin Meier, Präsident Seite 7 von 7 FO PO 006