Buchführung der Zukunft. Diplom-Volkswirt Gregor A. Schmitt Steuerberater Am Markt 23, Uetersen Tel.:

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1 Buchführung der Zukunft DIGITALISIERUNGSPROZESSE IM UNTERNEHMEN UND BEI IHREM STEUERBERATER Diplom-Volkswirt Gregor A. Schmitt Steuerberater Am Markt 23, Uetersen Tel.:

2 2 Roter Faden Vortrag von Herrn Dipl.-Volksw. Gregor A. Schmitt Die Welt verändert sich: Digitalisierung im Unternehmen. Stichwort: ZUGFeRD Welche Vorteile bieten papierlose Prozesse? Ersetzendes Scannen: möglichst rechtssicher ohne Papier. Was sagt das Finanzamt? Die neuen GoBD. Vortrag von Herrn Dipl.-Kfm Jens Andres, Datev eg (Kiel) Schnittstelle Unternehmen Steuerberater: Datev Unternehmen - online Vortrag von Frau Svenja Markus, Bilanzbuchhalterin Aus der Praxis: Datev Unternehmen - online

3 3 Digitalisierung elektronischer Belege Woher stammen Ihre E-Belege? Elektronische Kasse E-Belege Bankprogramm [ ] Eingescannte Papierbelege

4 4 Vorteile für Sie Es gibt eine deutliche Tendenz in den Unternehmen, die Prozesse möglichst papierlos zu gestalten. Ziele: Reduzierung der Kosten für die physische Aufbewahrung von Papier, Aktenordnern, usw. Straffe Organisation von Abläufen vom Eingang eines Belegs bis zur Archivierung. Keine Sortierungsarbeiten im sogenannten Pendelordner Möglichst automatische Verbuchung der elektronischen Belege im Unternehmen oder beim Steuerberater Beispiel ZUGFeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) Entwicklung eines einheitlichen Rechnungsstandards für alle Unternehmen, wobei die Papierrechnung menschen- und maschinenlesbar ist. Die Verbuchung erfolgt vollautomatisiert. Die finale Version 1.0 des ZUGFeRD Datenformats wurde bereits Mal heruntergeladen.

5 Schnittstelle Unternehmen - Steuerberater Zwischen dem uns bekannten papierbasierten Büro und einer reinen digitalen Lösung gibt es diverse Abstufungen. Sicher scheint aber heute, daß sich die digitalen Belege mehr und mehr durchsetzen werden. Erster Schritt in die moderne Finanzbuchführung: Unternehmen: Rechnungseingang und Rechnungsausgang in Papier werden eingescannt (täglich, wöchentlich) und auf den Datev-Server (Unternehmen online) hochgeladen. Kassenbuch wird täglich online geführt (Datev Kassenbuch online) Kontoauszüge stellt die Bank dem Steuerberater (Datev RZ - Bankinfo) bereit. Besondere Belege (z.b. Verträge) können ebenfalls eingescannt werden. Steuerberater: Steuerberater benötigt keine Papierbelege mehr, Buchführungsarbeiten beginnen, wenn alle Belege des Monats durch den Mandanten hochgeladen wurden. Die Auswertungen (BWA, Lohnauswertungen, usw.) werden entweder per mail geschickt oder besser auf Unternehmen online bereitgestellt. 5

6 Ersetzendes Scannen Um aber die eingehenden Papierbelege tatsächlich auch vernichten zu dürfen, müssen die Verfahren in einer unternehmenseigenen Verfahrensdokumentation beschrieben und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden. Das ersetzende Scannen beschreibt also die Möglichkeit, Original-Papierdokumente mittels eines Scanners ersetzend in eine pdf-datei umzuwandeln. Dabei hat der Unternehmer festzulegen: welche Dokumente digitalisiert werden müssen bzw. dürfen (Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Unterlagen für Zollanmeldungen, notarielle Verträge und andere Urkunden müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden). wann die Papierbelege gescannt werden (empfohlen wird bei Posteingang, spätestens innerhalb von 10 Tagen) welche Personen für das Scannen verantwortlich sind wie eine endgültige und unveränderbare Speicherung des Digitalisats erfolgt (im Unternehmen z.b. durch Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems oder durch Datev Unternehmen online) Datensicherung und Vernichtung des Papierbelegs (Praxistipp: ein Monat nach Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und Stichprobenkontrolle Welche Schritte muss die oben genannte Verfahrensdokumentation beschreiben? 1. Prüfung auf Echtheit 2. Vorbereitung 3. Digitalisierung 4. Archivierung 5. Vernichtung 6

7 7 Die neuen GoBD Wie bereits im Rundschreiben im Mai 2015 dargestellt, haben Unternehmer nicht nur Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der Papierbelege, sondern auch bezüglich der elektronischen Belege. Beispiele: Sie erhalten monatlich Ihre Telefonrechnung der Telekom per mail als pdf-datei? Bewahren Sie die pdf-datei geeignet (10 Jahre) auf? Der Papierausdruck genügt nicht! Sie bekommen den Lieferschein elektronisch, nicht mehr als Papier? Sie sind verpflichtet, den Lieferschein elektronisch archiviert und unveränderbar aufzubewahren! Dient eine nur als Briefumschlag für eine pdf-datei, ist nur die Datei aufbewahrungspflichtig. Enthält die Mail selbst handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevante Daten (z.b. eine Skontovereinbarung), dann ist auch die Mail aufbewahrungspflichtig. Verstöße gegen diese Grundsätze stellen formelle Buchführungsmangel dar, die der Betriebsprüfer mit Umsatz - Hinzuschätzungen ahndet! Das Thema wird eine große Brisanz bekommen! Sorgen Sie vor, wir unterstützen Sie gerne!

8 8 Buchführung im Jahr 2000 Im Jahr 2000 sahen wesentliche Bestandteile der Buchführung noch folgendermaßen aus: Ordner kamen im schwarzen Reisekoffer Die Debitoren und Kreditoren wurden allesamt per Hand eingegeben Die Kasse wurde per Hand eingegeben und die Buchhalternase fand Verwendung Die Bank wurde ebenfalls per Hand eingegeben

9 9 Buchführung im Jahr 2006 Im Jahr 2006 herrschte ein großes Faxerama!

10 10 Buchführung im Jahr 2015 Im Jahr 2015 sehen wesentliche Bestandteile der Buchführung folgendermaßen aus: Buchhaltung im Pendelordner Die Debitoren und Kreditoren werden oftmals bereits per Schnittstelle bereitgestellt Die Kasse wird im Excel-Format geführt Die Bank wird per Kontoauszugsmanager geholt und eingelesen

11 Buchführung der Zukunft Beginnt heute! Die Buchhaltung der Zukunft hält einige hilfreiche Neuerungen bereit. Wichtige Bestandteile sind diese: Alle Debitoren, Kreditoren und die Kasse sind eingescannt und werden uns zur Verfügung gestellt Mail Ihre Buchhaltung ist im Rechenzentrum eingetroffen Das Kassenbuch ist fortan online Die Bank wird weiterhin über den Kontoauszugsmanager eingelesen 11

12 12 Nachteile Persönlicher Mandantenkontakt in der Kanzlei wird seltener Die eingescannten Belege erscheinen in einzelnen Blättern und müssen virtuell geheftet werden (Aufgabe des Unternehmers) Für die Sachbearbeiter ist die vermehrte Bildschirmarbeit eher belastend. Der Aspekt der Zeitersparnis liegt eher auf Seiten des Unternehmens, nicht in der Kanzlei

13 13 Vorteile Belege bleiben durchgängig im Unternehmen Keine Fahrtwege zum Steuerberater oder zur Post Im Jahresabschlussgespräch kann jede Rechnung sofort aufgerufen werden, da diese mit dem Buchungssatz verknüpft sind Der Betriebsprüfer wird aufgrund der höheren Transparenz die Prüfung eher schneller abschließen können, was durchaus vorteilhaft sein kann. Der Buchführungsrhythmus kann z.b. auf wöchentlich umgestellt werden, um aktuelle OPOS-Listen bereitzustellen BWA s und weitere Auswertungen erfolgen ebenfalls online Der Mandant kann die Zahlungen aus dem Programm auslösen und die virtuellen Überweisungsträger automatisiert füllen lassen (OCR-Erkennung)

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15 Buchführung der Zukunft DIGITALISIERUNGSPROZESSE IM UNTERNEHMEN UND BEI IHREM STEUERBERATER Hinweis: Der Vortrag ist nach bestem Wissen erstellt worden, ersetzt aber nicht die Einzelfallberatung. Eine Haftung wird ausgeschlossen.