Stand: Dokumentenverwaltung Modulbeschreibung

Transkript

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2 Inhalt Allgemein...3 Installation...3 So nutzen Sie die...4 Dokumente an andere INKS-Benutzer melden...7 Dokumentenliste ausdrucken...9 Konfiguration der Seite 2

3 Allgemein Die bietet Ihnen die Möglichkeit, je Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenadresse, je Artikel oder auch je Auftrag, Dokumente in Form von Dateien abzuspeichern und aus den INKS-Daten zur Einsicht oder zum Bearbeiten aufzurufen. Unterstützt werden dabei Dateiformate wie z. B. PDF, DOC, XLS sowie gängige Grafikformate. Auf Anwenderwunsch können auch Dateiformate ergänzt werden. Sie können Dokumente aller gängigen Dateiarten, also aus allen gängigen Programmen bei den Adressen, Artikeln und Lieferanten hinterlegen. Die Dokumente werden standardmäßig so aufgelistet, dass das neuste Dokument ganz oben in der Liste erscheint. Die Sortierung kann geändert werden. Des Weiteren ermöglicht die nicht nur eine strukturierte Ablage von Dokumenten, sodass jeder INKS-Anwender die relevanten Dokumente findet. Sie beinhaltet auch eine Meldefunktion, mit der Mitarbeiter über ein neu aufgenommenes Dokument benachrichtigt werden können. In Verbindung mit dieser Meldefunktion kann auch geprüft werden, ob die benachrichtigten Mitarbeiter die gemeldeten Dokumente inzwischen aufgerufen bzw. eingesehen haben. Pro Adresse und pro Artikel sind maximal Dokumenteneinträge möglich. Sie werden abgelegt im Unterverzeichnis DOKUMENT und dort wird für jede Adresse bzw. für jeden Artikel ein eigenes Unterverzeichnis automatisch angelegt. Die Namen der Unterverzeichnisse werden bei Adressen aus dem String ADR und der Adress-Nummer gebildet. Ein Beispiel: Adresse hat das Verzeichnis DOKUMENT\ADR Bei Artikeln wird der Ordnername aus dem String ART und der Artikelnummer gebildet. Auch je Vorgang im Ver- und im Einkauf können Dokumente zugeordnet werden, die dann beim Wandeln von Angeboten/Aufträgen in Lieferscheine und Rechnungen sowie beim Wandeln von Lieferanten-Anfragen und Bestellungen in Wareneingänge mitgenommen werden. Installation Um die in Betrieb nehmen zu können, ist nicht die Installation zusätzlicher Programmdateien in INKS erforderlich. Die notwendigen Programmdateien sind nach der Installation des Programms INKS bereits vorhanden. Aktiviert wird die durch eine Freischaltung in der INKS-Personalisierung. (Zum Bearbeiten von DOC-, XLS- und weiteren Dateiformaten benötigen Sie aber die entsprechenden Textprogramme usw.) Seite 3

4 So nutzen Sie die Mit dem Ordner -Button gelangen Sie jeweils in die. Sie finden diesen Button sowohl im Adressenstamm und im Artikelstamm als auch in der Belegerfassung und der Belege-Info. Abb.: Maske im Adressenstamm Um in die Hauptmaske der zu gelangen, klicken Sie nach dem Aufrufen einer Adresse, eines Artikels oder eines Beleges zur Bearbeitung mit der linken Maustaste auf den Button mit dem gelben Ordner. Der Button wird mit rotem Hintergrund dargestellt, wenn tatsächlich bereits Dokumente bei dieser Adresse oder bei diesem Artikel hinterlegt worden sind. Auch aus der Adressen- und der Artikel-Listbox (in der Adress- oder Artikelsuche) sowie in der Belege-Info können Sie sich die Dokumente zu einer Adresse, einem Artikel oder einem Beleg auflisten lassen und zur Bearbeitung aufrufen. Wenn Sie den Ordner -Button mit der rechten Maustaste anklicken, gelangen Sie in das Verzeichnis bzw. den Ordner, in dem Sie dann alle Dateien sehen, die hinterlegt wurden. Seite 4

5 Wenn Sie ein Dokument zur Bearbeitung aufrufen wollen, klicken Sie einfach doppelt auf das gewünschte Dokument. Abb.: Öffnen der in der Belegerfassung Mit dem oberen der beiden Ordner -Buttons ( ) kann mit der linken Maustaste die Dokumenten-Übersicht der Adresse und mit der rechten Maustaste der entsprechende Ordner mit den Dokumenten der Adresse geöffnet werden. Mit dem unteren der beiden Ordner -Buttons kann mit der linken Maustaste die Dokumenten-Übersicht des Belegs und mit der rechten Maustaste der entsprechende Ordner mit den Dokumenten des Belegs geöffnet werden. Nach dem Anklicken des oberen der beiden Ordner -Buttons öffnet sich die Hauptmaske der der Belegadresse, in der Ihnen alle der Adresse zugeordneten Dokumente angezeigt werden: Seite 5

6 Abb.: Hauptmaske der Sobald Sie in der Hauptmaske der sind haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Unter anderem haben Sie hier z. B. die Möglichkeit weitere Dokumente einzufügen oder neue Dokumente zu erfassen. Wenn Sie auf den Button Weiteres Dokument einfügen klicken, öffnet sich ein Verzeichnis Ihrer Dateien wie beim Klicken auf Computer bzw. Arbeitsplatz. Wählen Sie den Ordner und darin das Dokument, das Sie einfügen wollen. Danach erscheint das unten dargestellte Fenster. Hier können Sie auswählen, ob das Dokument nur kopiert werden soll - dann bleibt das Ursprungsdokument im Originalverzeichnis erhalten - oder ob Sie das Dokument in die Verzeichnisstruktur der INKS- verschieben wollen - dann wird das Originaldokument im Originalverzeichnis gelöscht. Außerdem können Sie, indem Sie auf den Button klicken, Dokumente einscannen (Voraussetzung für das Einscannen von Dokumenten ist das Vorhandensein entsprechender Hardware sowie die Installation von Microsoft.NET Framework 2.0, 3.5 und 4.) Seite 6

7 Abb.: Ein neues Dokument einscannen Dokumente an andere INKS-Benutzer melden Die ermöglicht Ihnen neben einer strukturieten Ablage von Dateien auch Meldefunktionen.Das heißt, Sie können Dokumente anderen INKS-Anwendern bzw. Usern melden. In dem unten dargestellten Fenster haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, Welcher Mitarbeiter soll benachrichtigt werden und Wann soll er benachrichtigt werden. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, bestätigen Sie nur noch mit dem Button.Die Dokumente werden Ihnen immer dann gemeldet, wenn Sie das Programm INKS aufrufen oder wenn Sie bereits darin arbeiten und zum Hauptmenü zurückkommen. Immer dann wird geprüft, ob Ihnen aktuell Dokumente gemeldet wurden. Abb.: Dokumente an andere INKS-Benutzer zu einem Termin melden Seite 7

8 Außerdem können Sie sich anzeigen lassen, welcher Mitarbeiter sich das von Ihnen gemeldete Dokument bereits eingesehen hat und wer nicht. Dies kontrollieren Sie, indem Sie in der Hauptmenümaske von INKS auf den großen Button Dokument klicken. Nachdem Sie dies getan haben, öffnet sich das unten dargestellte Fenster. Hier haben Sie eine vielfältige Auswahl an Möglichkeiten. Zum einen können Sie sich Dokumente anzeigen lassen, die Ihnen in den letzten 90 Tagen gemeldet wurden, die Sie auch schon aufgerufen haben, aber noch mal ansehen oder bearbeiten möchten. Und zum anderen können Sie kontrollieren, ob die gemeldeten Dokumente von Ihnen, an die betreffenden Mitarbeiter, schon eingesehen bzw. aufgerufen wurden. Abb.: Maske der Meldeliste Seite 8

9 Dokumentenliste ausdrucken In dieser Auswahlmaske können Sie sich nicht nur eine Liste über vorhandene Dokumente nach verschiedenen Auswahlkriterien drucken lassen, sondern auch Dokumente aus der Übersicht bei den einzelnen Adressen bzw. Artikeln entfernen und die Dateien löschen bzw. in andere Ordner verschieben. Abb.: Maske des Dokumentenlistendrucks Seite 9

10 Konfiguration der Wenn Sie in der Übersichtsmaske der sind und auf den Bohrmaschinen -Button klicken, öffnet sich das unten dargestellte Fenster. In dieser Maske können Sie die Einträge für die Statusfelder festlegen, Benutzer-Kürzel für die ändern, sowie Standard-Vorlagendateien festlegen für den Fall, dass Sie nicht nur vorhandene Dokumente in die Übersicht einfügen sondern auch Dokumente neu erfassen wollen. Abb.: Maske der Konfiguration Bei weiteren Fragen sprechen Sie uns bitte gerne an. Ihr IN-LINE Team Seite 10