W a r e n r e c h n u n g e n D e u t s c h l a n d

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1 e-invoice-richtlinien W a r e n r e c h n u n g e n D e u t s c h l a n d PDF Richtlinien für elektronischen Datenaustausch e-invoice/pdf im Rechnungsverkehr mit Gesellschaften der METRO GROUP in Deutschland e-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdf e-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdf e-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdf e-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdf e-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdfe-invoicepdf Ohmstraße 1 GLN Kehl Postanschrift: Kehl Dokument: e-invoice-richtlinien-de docx Telefon: +49 (0) Stand: Dezember edi@metro-mgp.com

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Rechtliche Rahmenbedingungen Elektronische Rechnungsformate Strukturierte Formate Unstrukturierte Formate (e-invoice) Übersicht Akzeptierte e-invoice-formate Anwendungsbereich Teilnahme-Voraussetzungen Operativ Rechtlich-organisatorisch Umstellung auf PDF-Rechnungen Vorbereitung Testlauf Produktionsbetrieb Datenübermittlung Stammdaten Stammdaten der Rechnungs- und Lieferanschriften Artikel-Stammdaten Richtlinien zur Rechnungseinreichnung Allgemein Rechnungsinhalte Belegablehnungen im Fehlerfall Übertragungs- oder Formatfehler Inhaltliche Fehler Kunden-Reklamation zur PDF-Rechnungseinreichung Reklamationen zu abgerechneten Belegen Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege Lieferanten-Reklamationen Rechnungsregulierung E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 2 / 15

3 14 Ihr nächster Schritt Anhang Ansprechpartner EDI/e-Invoice Ihr e-invoice-fahrplan: Vom Papier zu PDF Muster: Fehleranschreiben Musterrechnungen Relevante Gesellschaften Informationen zu e-invoice und EDI Internet-Adressen zu e-invoice und EDI E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 3 / 15

4 1 Einführung Dieses Dokument beschreibt die Anforderungen für den elektronischen Datenaustausch e- Invoice/PDF im Rechnungsverkehr mit MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH, im folgenden MGP genannt, für alle Gesellschaften (Leistungsempfänger) der METRO GROUP die MGP mit der EDV-mäßigen Erfassung und Archivierung ihrer Lieferantenrechnungen beauftragt haben. Die vorliegende Dokumentation soll dem Lieferanten METRO-spezifische Informationen zur Einreichung von elektronischen Rechnungen im PDF-Format geben. Zu beachten sind auch die generellen Rechnungslegungsvorschriften der METRO GROUP im Dokument Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP auf unserer Internetseite. Bei der Einreichung von PDF-Rechnungen handelt es sich um elektronische Rechnungen in unstrukturierter Form, vergleichbar einer Papierrechnung. Im Vergleich zur Papiereinreichung bietet das PDF-Verfahren Kostenvorteile für Lieferanten und Rechnungsempfänger. Ziel der METRO GROUP ist es nach wie vor, möglichst alle Rechnungen in strukturierter elektronischer Form zu erhalten, beispielsweise EDI. Nur bei EDI können die Vorteile einer vollkommen automatisierten, elektronischen Rechnungsverarbeitung von allen Partnern genutzt und umgesetzt werden. Das e-invoice-verfahren mit PDF-Rechnungen sollte deshalb als Zwischenschritt von der Papierrechnung zu einer zukünftig strukturierten, elektronischen EDI-Rechnung gesehen werden. 2 Rechtliche Rahmenbedingungen Auf Basis der EU-Richtlinie 2010_45_EU wurde das deutsche Umsatzsteuergesetz zum geändert. Dabei wurde insbesondere der 14 UStG erweitert. Neben den bereits bekannten Verfahren EDI ( 14 (3,2.) UStG) und qualifizierte elektronische Signatur ( 14 (3,1.) UStG) sind jetzt auch alternative Verfahren ( 14 (1) UStG) der elektronischen Rechnungsstellung möglich, sofern dabei die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit der Daten und die Lesbarkeit sichergestellt werden. Dies kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Die Anwendung des e-invoice-verfahrens PDF bei METRO MGP basiert auf der Neuregelung des 14 (1) UStG. Verfahren mit elektronischer Signatur werden von METRO MGP nicht akzeptiert. 3 Elektronische Rechnungsformate Elektronische Rechnungen können generell in strukturierter oder unstrukturierter Form ausgetauscht werden (siehe Übersicht 3.3). Die Begriffsdefinitionen EDI, e-invoice, etc. sind leider nicht einheitlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Merkmale und Kriterien nach denen man elektronische Rechnungsformate einordnen und gruppieren kann. 3.1 Strukturierte Formate Bekanntes Verfahren für Rechnungsdatenaustausch mit strukturierten Daten ist das EDI-Verfahren nach EDIFACT/EANCOM-Standard. Von strukturiertem Datenaustausch sprechen wir auch, wenn die Rechnungsdaten in Formaten wie XML, EXCEL, CSV oder auch SAP-Idoc, etc. ausgetauscht werden, ggf. kann hierbei zusätzlich zu den Rechnungsdaten noch ein Rechnungsimage im PDF- Format mitgeliefert werden; in diesem Fall spricht man dann auch von einer Hybrid -Rechnung. Diese Formate sind jedoch aktuell keine Standards im Sinne der EU-Richtlinie, so wie bspw. EDIFACT/EANCOM. Es handelt sich hierbei immer um bilaterale Formate die einer vorherigen Abstimmung zwischen den Partnern bedürfen. Dies ist auch der Grund dafür, dass diese Formate seitens MGP derzeit noch nicht als Alternativen zum EDI-Verfahren EDIFACT/EANCOM angeboten werden. Bestrebungen, das XML-Format E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 4 / 15

5 zukünftig ebenfalls als allgemeingültigen Standard (analog EDIFACT/EANCOM) für elektronischen Rechnungsdatenaustausch zu etablieren sind bereits im Gange: Siehe hierzu bspw. den ZUGFeRD-Standard von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) unter Unstrukturierte Formate (e-invoice) Rechnungsdatenaustausch mit unstrukturierten Daten kann man allgemein unter dem Begriff e- Invoice subsummieren. Beispiel hierfür sind Rechnungen im PDF-Format. 3.3 Übersicht 3.4 Akzeptierte e-invoice-formate Neben dem EDI-Verfahren wird MGP vorerst nur das e-invoice-verfahren mit PDF als Alternative zur Einreichung von Papierrechnungen anbieten. Prinzipiell akzeptiert MGP dabei alle PDF- Versionen die fehlerfrei verarbeitet werden können. Wir empfehlen jedoch, das Format PDF/A (ISO ) zu verwenden. Die PDF-Rechnungen müssen per versendet werden, Faxversand ist nicht zulässig. 4 Anwendungsbereich Die e-invoice-richtlinien PDF gelten für alle Vertriebslinien der METRO GROUP, deren Rechnungsdateneingang (nur Warenrechnungen) über MGP erfolgt (siehe hierzu die Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP unter E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 5 / 15

6 Die Nichtbeachtung dieser e-invoice-richtlinien PDF kann zu Problemen bei der Verarbeitung Ihrer Daten führen. In Folge kann dies auch Ursache für Zahlungsverzögerungen sein. 5 Teilnahme-Voraussetzungen 5.1 Operativ Um am elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit MGP teilnehmen zu können, muss ein Lieferant bei der betreffenden METRO-Gesellschaft gelistet sein und eine gültige (MGP-) Lieferantennummer besitzen. Der elektronische Datenaustausch (EDI INVOIC und e-invoice PDF) basiert grundsätzlich auf den globalen Nummernsystemen GLN (Globale Lokationsnummer) und GTIN (Global Trade Item Number) zur Identifizierung der teilnehmenden Partner (Lieferant, Rechnungsempfänger, etc.) bzw. der abgerechneten Artikel und Leistungen. 5.2 Rechtlich-organisatorisch Zur rechtlich-organisatorischen Absicherung des e-invoice-verfahrens schließt METRO MGP (im Auftrag der METRO GROUP-Gesellschaften) mit seinen Partnern eine e-invoice-vereinbarung PDF ab, in der die wesentlichen Punkte der Datenaustauschbeziehung definiert und geregelt sind.. Ein Muster der e-invoice-vereinbarung PDF senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu: edi@metro-mgp.com. Die Einreichung von PDF-Rechnungen ohne vorherige Abstimmung und ohne gültige e- Invoice-Vereinbarung PDF ist nicht möglich. Lieferanten ohne eine gültige e-invoice- Vereinbarung PDF müssen ihre Rechnungen unter Beachtung der entsprechenden Organisationsrichtlinien in Papierform einreichen. Für die elektronische Belegeinreichung im PDF-Format sind ebenfalls die "Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung METRO AG" zu beachten (siehe Internet: 6 Umstellung auf PDF-Rechnungen Die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch e-invoice/pdf erfolgt in mehreren Stufen: Vorbereitung, Test und Produktion (papierlos). 6.1 Vorbereitung In der Vorbereitungsphase werden u. a. die verantwortlichen Ansprechpartner für e-invoice/pdf und Stammdatenpflege definiert, noch offene Fragen aus den e-invoice-richtlinien PDF geklärt, ggf. Besonderheiten in der Rechnungsstellung besprochen und ein möglichst konkreter Terminplan für die Einführung von PDF-Rechnungen bis zur Umstellung auf Produktionsbetrieb gemeinsam festgelegt. Seitens MGP wird ein Projektleiter festgelegt, der den Lieferanten in der kurzen Testphase und auch später im e-invoice/pdf-produktionsbetrieb betreuen wird. 6.2 Testlauf In der Regel ist ein Testlauf ausreichend. Der Test dient vor allem dazu, die Einhaltung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu überprüfen, um eine fehlerfreie Verarbeitung zu gewährleisten. Was die Rechnungsinhalte betrifft, sollten normalerweise keine Probleme auftreten, da die PDF-Rechnung inhaltlich der Papierrechnung entsprechen muss. PDF- Testrechnungen müssen als Test oder Kopie gekennzeichnet sein und an die mit dem MGP- Projektleiter abgestimmte Test- adresse gesendet werden. Achtung: Parallel zur e-invoice/pdf-testphase müssen die Original-Papierbelege weiterhin, wie gewohnt, bei MGP eingereicht werden damit der noch bestehende Produktionsbetrieb in Papierform nicht gestört oder beeinträchtigt wird. E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 6 / 15

7 6.3 Produktionsbetrieb Für eine Umstellung auf Produktionsbetrieb e-invoice/pdf müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: a) Es dürfen keine formalen Fehler mehr vorhanden sein und die PDF-Rechnungen müssen die Inhalte der Original-Papierrechnung wiedergeben. b) Zwischen Leistungserbringer (Lieferant) und Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO GROUP, vertreten durch MGP), muss eine von beiden Partnern unterzeichnete e- Invoice-Vereinbarung PDF vorliegen. Die Umstellung auf Produktionsbetrieb erfolgt nach erfolgreichem Testverlauf und Abschluss der e- Invoice-Vereinbarung PDF zu einem fest vereinbarten Stichtag. Ab diesem Datum dürfen keine Papierbelege mehr eingereicht werden; MGP erhält dann nur noch die PDF-Rechnungen. Ältere Rechnungen die vor diesem Umstellungsdatum ausgestellt wurden, können ebenfalls als PDF- Rechnung eingereicht werden, sofern das Rechnungsdatum nicht vor dem liegt. Spätere Änderungen oder Ergänzungen auf Lieferantenseite, die einen Einfluss auf die Verarbeitung bei MGP oder die Beleginformationen haben, sind grundsätzlich vorher mit MGP abzustimmen und ggf. durch einen Testlauf bei MGP abzusichern. 7 Datenübermittlung Die Datenübermittlung kann nur per erfolgen. Dabei sind folgende Punkte unbedingt zu beachten: 1. Die vom Leistungserbringer bzw. seines beauftragten Dritten verwendete - Absenderadresse muss vorher mit MGP abgestimmt werden und wird bei MGP zur Prüfung der Zulässigkeit des Datenabsenders gespeichert. -Nachrichten mit PDF- Rechnungen ohne hinterlegte -Absenderadresse werden nicht bearbeitet. Beispiel: Von: max.mustermann@test-company.de 2. Es darf ausschließlich die von MGP vorgegebene -Empfängeradresse für den E- Mailversand verwendet werden. Bei Versand an andere adressen gelten die PDF- Rechnungen als nicht zugestellt und können nicht verarbeitet werden. Die gültige -Empfängeradresse für den e-invoice-produktionsbetrieb steht in der e- Invoice-Vereinbarung PDF. Für den Testlauf ist die -Empfängeradresse mit dem zuständigen Projektleiter abzustimmen. 3. Die vom Leistungserbringer bzw. seines beauftragten Dritten verwendete -Betreff- Angabe muss den Vorgaben der MGP entsprechen und folgende Erkennungsmerkmale enthalten: Stichwort PDF-Rechnung, Kurzbezeichnung der Firma des Lieferanten und MGP-Lieferantennummer des Lieferanten Beispiel: Betreff: PDF-Rechnung von Mustermann AG / Akzeptiert werden alle -Formate wie HTML, Rich Text, nur Text, etc. Wir empfehlen die PDF-Rechnungen als Anhang mit der Einstellung nur Text zu versenden. 5. Die PDF-Rechnungen müssen als Dateianhang versendet werden. 6. Der PDF-Dokumentenname darf nur Großbuchstaben (A - Z), Kleinbuchstaben (a - z), Ziffern (0 9), Bindestrich ( ), Unterstrich ( _ ) und Punkt (. ) enthalten. Beispiel: PDF-Rechnung_15001.pdf 7. Die PDF-Dokumente können mit folgenden Archivformaten an die angehängt werden: ZIP, GZIP, 7z, TAR und GZ. 8. Die Größe der -Nachricht darf insgesamt 5 MB nicht überschreiten 9. In einer -Nachricht dürfen insgesamt nicht mehr als 30 PDF-Rechnungen enthalten sein; ggf. bitte auf tägliche Rechnungseinreichung umstellen. E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 7 / 15

8 10. Pro PDF-Dokument ist nur eine Rechnung mit beliebig vielen Folgeseiten (mehrseitige Rechnung) erlaubt. Enthält ein PDF-Dokument mehrere Rechnungen, werden alle Rechnungen in diesem PDF-Dokument abgelehnt. 11. Die Einreichung von Anlagen zur Rechnung ist nicht erlaubt. 12. Die -Nachricht darf außer den beigefügten PDF-Rechnungen keine weiteren handelsrechtlich relevanten Informationen, Texte oder Anhänge enthalten, ausgenommen einer Absenderkennung (Name, Firma, Adresse, Telefon, jedoch keine angehängten Firmenlogos!). Sofern außer den beigefügten PDF-Rechnungsanlagen trotzdem weitere Informationen, Texte oder Anhänge enthalten sind, werden diese von MGP überlesen und können im Zweifelsfall zu einer Ablehnung der kompletten -Nachricht mit allen enthaltenen PDF- Rechnungen führen. Beispiel: Hinweis: Aus Sicherheitsgründen versenden die Gesellschaften der METRO GROUP beim E- Mailverkehr generell keine Empfangs- oder Lesebestätigungen. Die Sicherheit der erfolgreichen Zustellung ist deshalb die gleiche wie bei der postalischen Zustellung von Papierrechnungen. Die versendeten PDF-Rechnungen sind sowohl vom Leistungserbringer (Lieferant) als auch vom Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO GROUP), bzw. deren beauftragten Dritten, gemäß den gesetzlichen Vorschriften (mind. 10 Jahre) zu archivieren. Da gemäß neuen Regelungen elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt sind, gilt, dass analog dem Briefumschlag auch die -Nachricht selbst nicht zu archivieren ist, nur die angehängte(n) PDF-Rechnung(en). 8 Stammdaten Der Stammdatenpflege kommt beim elektronischen Datenaustausch ein sehr hoher Stellenwert zu. Maßgebende Identifikations-Kriterien sind die GLN = Global Location Number (ehemals ILN) der am elektronischen Datenaustausch beteiligten Partner, insbesondere die GLN der Rechnungsund Lieferanschriften, und die GTIN = Global Trade Item Number (ehemals EAN) zur Identifizierung der gehandelten und fakturierten Waren oder Dienstleistungen. E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 8 / 15

9 Die GLN (hier: des Lieferanten/Rechnungsstellers) wird zentral von der GS1 Germany vergeben und muss dort beantragt werden (Detaillierte Informationen zu GLN und GTIN stehen ggf. in unseren EDI-Richtlinien INVOIC). 8.1 Stammdaten der Rechnungs- und Lieferanschriften Alle Rechnungs- und Lieferanschriften werden eindeutig durch ihre GLN identifiziert. GLN sind im elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben. Fehlerhafte Stammdaten sind der häufigste Grund für Belegablehnungen! Für die Pflege seiner Stammdaten ist jeder Lieferant selbst verantwortlich. Für den Stammdatenabgleich steht auf unserer Internetseite ein GLN-Verzeichnis der jeweils aktuellen Rechnungs- und Lieferanschriften ("RALA") im EXCEL-Format zum Download zur Verfügung. Die GLN-Daten können auch über abgerufen werden. Über Stammdaten-Änderungen wird der Lieferant regelmäßig durch MGP oder die Gesellschaften der METRO GROUP informiert. Bitte teilen Sie uns hierfür unbedingt einen Ansprechpartner und eine fest definierte, möglichst personenunabhängige -Adresse mit! GLN-Auskünfte zu Rechnungs- oder Lieferanschriften erteilt auch unser GLN-Hotline-Service (Telefon-Durchwahl -121). Achtung: Durch gesellschaftsrechtliche Strukturveränderungen in der METRO GROUP können sich für einzelne Märkte und Filialen oder für ganze Gesellschaften gravierende Änderungen in der Rechnungsabwicklung ergeben. Maßgebend dafür, ob und wie ein Markt, eine Filiale oder eine ganze Gesellschaft in der Rechnungsabwicklung von solchen Veränderungen betroffen sind, ist die Änderungsmitteilung der MGP. Solange ein Markt/Filiale im GLN- Verzeichnis der MGP aufgeführt ist, kann dieser auch über MGP abgerechnet werden. Der Rechnungsempfänger leitet sich grundsätzlich immer aus dem Waren-/Leistungsempfänger ab. Nur in Ausnahmefällen, wenn bspw. ein Lager von mehreren Vertriebsschienen genutzt wird, ohne dass dafür separate Warenempfänger-GLN vorhanden wären, ist zusätzlich der Käufer zu berücksichtigen, um daraus den richtigen Rechnungsempfänger abzuleiten. 8.2 Artikel-Stammdaten Zur Identifizierung der berechneten Artikelpositionen sollte vorzugsweise immer eine GTIN (ehemals EAN) angegeben werden. In Absprache mit den METRO-Vertriebslinien kann bei Rechnungseinreichung per e-invoice/pdf oder in Papierform alternativ oder zusätzlich auch die lieferanteninterne Artikelnummer oder die Kundenartikelnummer verwendet werden. 9 Richtlinien zur Rechnungseinreichung 9.1 Allgemein Für die Rechnungseinreichung sind folgende Punkte besonders zu beachten (die Hinweisziffern in Klammern beziehen sich auf die Musterrechnung in Kapitel 15.4). 1. PDF-Rechnungen sind nur im Original (keine Duplikate / Kopien) an MGP zu senden. 2. Alle Rechnungen müssen in EURO ausgestellt sein. 3. Vorfakturierte Rechnungen (Rechnungsdatum liegt vor dem Lieferdatum) werden nicht akzeptiert. 4. Je Lieferschein muss eine Rechnung erstellt werden, außer es wurde eine anders lautende Absprache mit den betroffenen Vertriebslinien getroffen (Dekadenrechnungen etc.). 5. Bei der Fakturierung von Handelsmarken (Tip, Aro, real Quality, etc.) bitte den Namen der Handelsmarke vor der Artikelbezeichnung angeben, damit Verwechslungen vermieden werden. 6. Bei der Fakturierung von Lieferungen an die GALERIA Kaufhof GmbH sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich: - Kaufhof Auftragsnummer 9-stellig (12) - Fracht- und Verpackungskosten (13). Bitte diese einmal separat aufführen und addiert im Netto-Warenwert zusammenfassen. E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 9 / 15

10 7. Bei mehrseitigen Rechnungen sind die Seiten nach Seitenzahl aufsteigend sortiert zu nummerieren. Folgende Angaben sind auf den Folgeseiten immer erforderlich: - Ihr Firmenname - Rechnungsnummer - Seitennummer 8. Die Rechnungsdaten der PDF-Rechnungen werden automatisch extrahiert und den Vertriebslinien elektronisch/online zur Verfügung gestellt. Daher ist eine gute Qualität und Lesbarkeit unabdinglich um Fehler und Reklamationsaufwand zu vermeiden. Dunkel oder farblich hinterlegte Felder sind auf den Rechnungsformularen zu vermeiden. 9. Die Erzeugung der PDF-Rechnungen muss mittels eines Softwareprogramms erfolgen. Bitte keine PDF- Rechnungen durch Einscannen der Papierrechnungen erzeugen! Rechnungen die nicht die erforderlichen Angaben enthalten können nicht verarbeitet werden. In diesem Fall versendet METRO MGP ein Fehleranschreiben und eine Kopie der Rechnung mit der Bitte eine berichtigte Original-Rechnung einzureichen. In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass dies zu einer Verzögerung in der Zahlung führen kann. 9.2 Rechnungsinhalte Die Rechnungsinhalte von PDF-Rechnungen sind identisch mit denjenigen von Papierrechnungen. Bitte sehen Sie hierzu das Dokument Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP. 10 Belegablehnungen im Fehlerfall Je nach Fehlerart wird der Lieferant/ versender von MGP entweder per oder per Fehleranschreiben informiert Übertragungs- oder Formatfehler Der Lieferant/ versender wird von MGP per informiert, wenn die Rechnungsdaten nicht korrekt empfangen wurden oder aus sonstigen technischen Gründen nicht verarbeitet werden können. Ursache hierfür können bspw. falsche Absenderkennungen oder unzulässige Dateiformate, etc. sein Inhaltliche Fehler Entspricht die PDF-Rechnung inhaltlich nicht den gesetzlichen oder betrieblichen Anforderungen erfolgt ebenfalls eine Ablehnung. Der Lieferant wird in diesem Fall - analog der Papierrechnungsabwicklung - mittels Fehleranschreiben per Post informiert. Beispiel Fehleranschreiben siehe Anhang. 11 Kunden-Reklamation zur PDF-Rechnungseinreichung 11.1 Reklamationen zu abgerechneten Belegen Werden bei der Rechnungsprüfung in den einzelnen Vertriebslinien Rechnungsdifferenzen festgestellt, so werden diese in Form von Belastungsanzeigen (Abzug für den Lieferanten) bzw. Rückzahlungsanzeigen (Gutschrift für den Lieferanten) bei der Rechnungsregulierung berücksichtigt Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege müssen intern storniert und nach Korrektur erneut elektronisch im PDF-Format eingereicht werden. Hinweis: Lieferanten die das e-invoice-verfahren PDF mit uns praktizieren, dürfen nach dem Umstellungsdatum auf e-invoice-produktionsbetrieb grundsätzlich keine Papierrechnungen E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 10 / 15

11 mehr einreichen. Papierrechnungen auch wenn sie über die METRO-Gesellschaften eingereicht werden senden wir unbearbeitet zurück mit der Bitte, diese ausschließlich per e-invoice/pdf einzureichen. Ausnahmen hiervon sind nur im Einzelfall nach vorheriger bilateraler Absprache mit MGP möglich. 12 Lieferanten-Reklamationen Die Reklamationsbearbeitung für PDF-Rechnungen erfolgt analog der Reklamationsbearbeitung von Papierrechnungen. Bitte sehen Sie hierzu das Dokument Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP. 13 Rechnungsregulierung Die eingereichten und abgerechneten Belege werden zentral von MGP aufbereitet und nach Rechnungsprüfung durch die Gesellschaften entweder direkt zur Zahlung veranlasst, oder falls der Lieferant an der Zentralregulierung teilnimmt - an die METRO International AG C.V. Amsterdam NL, Branch Baar (MIAG) in die Schweiz übermittelt. Dort wird dann die Lieferantenregulierung durchgeführt und die Zahlung an die Lieferanten veranlasst. Bei der Rechnungsregulierung werden die jeweils vereinbarten Rechnungslistenabzüge (RLA) laut Konditionsvereinbarung mit den jeweiligen Metro Vertriebslinien, (z. B. Skonto, Bonus, Werbung, Marketing usw.) in Abzug gebracht. Des Weiteren wird das im MIAG-Rahmenvertrag vereinbarte MIAG-Entgelt bei der Regulierung gekürzt. Alle gekürzten Konditionen werden im MIAG-Inkassoavis, für Sie nachvollziehbar, einzeln dargestellt. Bitte beachten Sie, dass diese Konditionen nicht auf Ihren Rechnungen aufgeführt werden, da dies zu Doppelkürzungen führen würde (dies gilt auch für Skonto). Sollten Sie zusätzlich zum Zahlungsziel für spezielle Aufträge eine Valuta gewähren, so ist diese gesondert aufzuführen. Der Regulierungsbrief (Zahlungsavis) kann von MIAG auch in elektronischer Form (EDI- Nachrichtenart REMADV oder CSV-Format) zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie direkt bei der MIAG. Die Kontaktinformationen zum Customer Care Center finden Sie im Anhang. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit zur maschinellen Bearbeitung Ihrer offenen Posten! 14 Ihr nächster Schritt Wenn Sie zum Thema EDI/e-Invoice mit MGP noch weitere oder ausführlichere Informationen wünschen, stehen wir Ihnen mit unserem EDI-Team dafür gerne zur Verfügung. Informieren Sie sich auf unserer Internetseite: Dort finden Sie immer die aktuellsten Informationen und Neuigkeiten der MGP, speziell zu den Themen EDI INVOIC und e-invoice. Weitere Informationen zum Thema EDI in der METRO GROUP finden Sie im METRO GROUP Lieferantenportal: MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Abteilung EDI Invoice E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 11 / 15

12 15 Anhang 15.1 Ansprechpartner EDI/e-Invoice Abteilung EDI Invoice MGP Telefon Fax Hauptabteilungsleitung Herr Wittmann +49 (0) EDI/e-Invoice Rollout/Projektmanagement Herr Abeldt Herr Cammisar Herr Kaya Herr Neugebauer Frau Schulze Herr Unger EDI/e-Invoice Produktionsbetrieb Frau Steurer Gruppenleitung Frau Bähr Frau Michaelis Frau Richter EDI/e-Invoice Support MGP GLN-Hotline MGP METRO International AG (MIAG C.V. Diemen NL), Baar/Schweiz Customer Care Center Zahlungsavise, REMADV Weitere Ansprechpartner finden Sie auf unserer Homepage und im Lieferanten-Portal der METRO GROUP: E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 12 / 15

13 15.2 Ihr e-invoice-fahrplan: Vom Papier zu PDF Papier-Rechnungsverkehr Papier-Einzelbelege Manuelle Belegerfassung Informationsbeschaffung zu e-invoice/pdf e-invoice-unterlagen der MGP ( Informations- u. Beratungsgespräche mit e-invoice-fachleuten (EDI/e-Invoice-Dienstleister, MGP, etc.) Entscheidung für einen e-invoice-weg 1. Eigene Erstellung und Versendung der PDF-Dokumente 2. Erstellung und Versendung der PDF-Dokumente durch externen Dienstleister Terminplanung bis zur Einführung e-invoice-produktionsbetrieb Informationsbeschaffung, Softwareauswahl für PDF-Erzeugung, Einrichtung -Accounts, Stammdatenabgleich, Testphase, Umstellungstermin auf Produktionsbetrieb Verantwortliche Ansprechpartner definieren Organisation, Stammdaten, Testbetrieb, ggf. externer EDI-Dienstleister Überprüfen/Anpassen der Inhouse-Faktura-Schnittstelle Vollständigkeit der für e-invoice/pdf erforderlichen Muss-Datenfelder Stammdatenabgleich GLN der Rechnungs- und Lieferanschriften aller Vertriebslinien der METRO GROUP GTIN-Artikelstammdaten e-invoice/pdf-testphase Formale und inhaltliche Tests e-invoice-vereinbarung PDF e-invoice/pdf-produktionsbetrieb (papierlos) PDF-Rechnungsdaten Elektronische Datenverarbeitung E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 13 / 15

14 15.3 Muster: Fehleranschreiben E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 14 / 15

15 15.4 Musterrechnungen Bitte sehen Sie hierzu das Dokument Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP Relevante Gesellschaften Bitte sehen Sie hierzu das Dokument Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP Informationen zu e-invoice und EDI METRO MGP / Abteilung EDI Invoice, Kehl + Richtlinien für den e-invoice-rechnungsverkehr PDF + Richtlinien für den EDI-Rechnungsverkehr INVOIC Waren- & Kostenrechnungen [EANCOM 02 (D.01B) / EANCOM 97 (D.96A)] EDI-Retouren [EANCOM 97 (D.96A)] EDI-Konsignationsabrechnung (Kaufhof) [EANCOM 97 (D.96A)] + EDI-Beispiele für INVOIC - EANCOM 97 und EANCOM 02: Umsetzung praxisrelevanter Geschäftsvorfälle im Rechnungsverkehr in EANCOM EDI Anwenderkreis Handel + Informationen und Datenlayouts zu allen wesentlichen EDI-Nachrichtenarten, zu Lieferantenveranstaltungen und sonstigen EDI-relevanten Themen. Siehe auch GS1 Germany GmbH Telefon: +49 (0) 221/ Maarweg 133 Fax: +49 (0) 221/ Köln info@gs1-germany.de Internet: Internet-Adressen zu e-invoice und EDI EDI Anwenderkreis Handel (EDI-AK-Handel) AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v. FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland GS1 Germany METRO GROUP Internet METRO GROUP zentrales Lieferanten-Portal (inkl. WebEDI-Lösung MEC) MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH E-Invoice-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 15 / 15