Umsatzsteuer Wegweiser durch den Dschungel

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1 Umsatzsteuer 2013 Wegweiser durch den Dschungel

2 Wegweiser durch den Dschungel Die Umsatzsteuer gehört zu den ertragreichsten und kompliziertesten Steuerarten des Fiskus. Doch aufgrund des Mehrwertsteuersystems ist sie betrugsanfällig. Schließlich kann sich ein umsatzsteuerlicher Unternehmer und das ist grundsätzlich jeder Selbstständige die in Rechnung gestellte Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. So kann er ein Firmenauto kaufen und die dafür bezahlte Umsatzsteuer in Höhe von 19 % in seiner nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung sofort von seiner Zahllast abziehen ohne, dass das Finanzamt hierfür eine Rechnung sieht. Bei einem kleineren Unternehmen kommt es dann zum eher weniger häufigen Fall, dass es vom Finanzamt Geld erhält. Weil jedoch kriminelle Firmen dieses System nutzen, um sich mit den erstatteten aber in Wirklichkeit gar nicht verausgabten Umsatzsteuern aus dem Staub zu machen, gibt es einige Maßnahmen der Finanzverwaltung, die das verhindern sollen: 1. Existenzgründer: Sie müssen von Anfang an monatlich zum 10. des Folgemonats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben unabhängig wie viel Umsatz sie machen. Ansonsten ist eine monatliche Abgabepflicht nur dann vorgeschrieben, wenn im Vorjahr mehr als Euro Umsatzsteuer zu zahlen waren. Für die anderen Fälle gilt eine vierteljährliche Pflicht. 2. Umsatzsteuer-Nachschau: Finanzbeamte können unvermittelt und ohne jegliche Ankündigung plötzlich vor der Tür stehen und verlangen, die umsatzsteuerrelevanten Unterlagen im Betrieb zu sichten. Dann sind entsprechende Belege und die Buchführung vorzuzeigen. In der Regel greift das Finanzamt nur bei einem Tatverdacht (beispielsweise außerordentlich hohe Vorsteuer- Meldung) zu dieser Maßnahme. Praxis Tipp Das Finanzamt kann Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreien, wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als Euro beträgt. In begründeten Einzelfällen unterbleibt aber die Befreiung. 3. Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Eine Betriebsprüfung kann sich alleine auf die Umsatzsteuer erstrecken. Doch diese wird schriftlich angekündigt. 4. Reverse-Charge-Verfahren: In einigen Branchen gibt es eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft, das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Prinzipiell ist die Umsatzsteuer bei Unternehmen ein durchlaufender Posten und belastet nur den Endverbraucher. Üblicherweise schuldet derjenige Unternehmer die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt, der die Leistung erbracht 2 Umsatzsteuer

3 oder die Ware geliefert hat. Bei Bauleistungen, Gebäudereinigern und seit dem auch bei Lieferungen von Strom und Erdgas gilt jedoch, dass der Abnehmer die Umsatzsteuer schuldet und von seiner Zahlung ans Unternehmen einbehalten muss. Wichtige Ausnahme: Nicht betroffen sind jedoch Betreiber von dezentralen Stromgewinnungsanlagen wie beispielsweise Privatleute mit einer Photovoltaikanlage auf dem Dach. 3 Umsatzsteuer

4 Grundlagen In Deutschland gelten als Umsatzsteuersätze:» 19 % als Regelsteuersatz» 7 % als ermäßigter Steuersatz etwa für Lebensmittel (außer Getränke), Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, künstlerische Leistungen wie journalistische Artikel, Blumen, Tickets im öffentlichen Nahverkehr bis 50 Kilometer, Eintrittskarten für Theater und Museen, bestimmte Restaurationsumsätze (zum Beispiel Imbisse) oder auch Hotelübernachtungen Ausnahme: Das Frühstück im Hotel wird mit 19 % umsatzbesteuert. Konsequenz: Die Übernachtung und das Frühstück müssen seit dem mit ihren jeweiligen separaten Nettobeträgen und Umsatzsteuersätzen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Unterbleibt dies oder wird alles in einer Gesamtsumme dargestellt, wird der Vorsteuerabzug versagt. Ein Betriebsprüfer würde solche Belege in den meisten Fällen bemängeln. Praxis Tipp Ist-Versteuerung Bezüglich Ihrer Einnahmen sollten Sie als Einnahmen-Überschussrechner beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen. Diese heißt im Amtsdeutsch: Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten. Diesen Antrag kann man formlos beim Finanzamt einreichen und muss dies nur kurz begründen. Normalerweise wird die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten berechnet (Soll-Besteuerung). Sobald Sie eine Leistung erbracht haben, ist diese auch zu besteuern unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt. Bei der Ist-Versteuerung entsteht dagegen die umsatzsteuerliche Zahlungsverpflichtung erst mit dem Geldeingang. Für den Vorsteuerabzug, also für die erhaltenen Rechnungen, gilt immer das Prinzip der Soll-Besteuerung. Also kann die Vorsteuer dann schon abgezogen werden, wenn sie noch gar nicht bezahlt wurde. Als Unternehmer zahlen Sie: Vereinnahmte Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Umsätzen mit 19 % oder 7 %) abzüglich der in Rechnungen ausgewiesenen Vorsteuer = Umsatzsteuer-Zahllast Die Ist-Versteuerung ist typisch für Freiberufler, die meist ihren Gewinn oder Verlust mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom regelt nun, dass derjenige Freiberufler (beispielsweise Architekt oder Steuerberater), der freiwillig Bücher führt, die Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten, also der Soll-Besteuerung durchführen muss. Dementsprechend wurde der Umsatzsteuer-Anwendungserlass geändert. 4 Umsatzsteuer

5 Sonderfall Vorsteuerpauschalisierung Praxis Tipp Für einige Berufsgruppen gibt es umsatzsteuerliche Sonderregeln. Weil der Aufwand für die Berechnung der Vorsteuer aus jedem einzelnen Parkticket oder Fahrschein des öffentlichen Personennahverkehrs sehr groß werden kann, gibt es beispielsweise für Journalisten oder Schriftsteller eine Ausnahmeregelung: Sie können für die Ermittlung der Vorsteuer eine Pauschale verwenden: einen Durchschnittssatz auf die Nettoerlöse. Bei Journalisten beträgt dieser 4,8 %, bei Schriftstellern 2,6 %. Anwendbar ist diese Regelung, wenn ein Vorjahresnettoumsatz von Euro nicht überschritten wird. Diese Option kann demnach zu Mehreinnahmen führen. Grundsätzlich kann ein Unternehmer für ein Kalenderjahr wählen, ob er die Vorsteuer pauschal oder nach einzelnen Belegen ermittelt. Wechselt er jedoch nach der Durchschnittssatzbesteuerung auf den regulären Vorsteuerabzug mit Einzelnachweis, so ist er fünf Jahre lang an diese Methode gebunden. Beispiel: Ein freiberuflicher Journalist erzielt im Jahr 2013 ein Nettohonorar von Euro zuzüglich 7 % Umsatzsteuer, also Euro. Würde er die Vorsteuerbeträge aus seinen einzelnen Belegen aufaddieren, käme er auf 812,36 Euro Vorsteuer. Für das Jahr 2013 wählt er in seiner Umsatzsteuererklärung die Möglichkeit, die Vorsteuer nach dem Durchschnittssatz von 4,8 % zu ermitteln. Daraus ergibt sich mit 960 Euro ein um 147,64 Euro höherer Betrag, den er geltend machen kann. Elektronische Abgabe der Umsatzsteuer- Voranmeldung Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt als eine Steuererklärung und darf daher nur vom Unternehmer selbst oder seinem Steuerberater abgegeben werden. Sie muss übers Internet ans Finanzamt übermittelt werden. Dafür stellt die Finanzverwaltung das kostenlose Programm ElsterFormular ( zur Verfügung. Die Übermittlung muss authentifiziert erfolgen, das heißt, dass sich der Steuerpflichtige einmalig bei seinem Finanzamt registriert. Online beantragt er eine PIN, die ihm postalisch zugeschickt wird. Mit dieser kann er dann seine Steuererklärungen elektronisch ans Finanzamt schicken. 5 Umsatzsteuer

6 Kleinunternehmer Praxis Tipp Allerdings könnte es für einen Existenzgründer sinnvoll sein, freiwillig zur Umsatzsteuer zu optieren, obwohl er noch nicht diese Umsatzgrenze überschritten hat. Zwar hat er dann mehr Buchhaltungsaufwand, doch er kann die Vorsteuer abziehen. Ein Vorteil, der insbesondere dann zur Geltung kommt, wenn es sich um Business-to-Business-Geschäfte, also unter umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern, handelt. Nachdem die Vorsteuer jeweils abzugsfähig ist, erhöht die Umsatzsteuer nicht die unternehmerischen Kosten für den Auftraggeber oder Warenabnehmer. Ihr Kunde wird bei einer in Rechnung gestellten Umsatzsteuer wirtschaftlich nicht belastet. Insbesondere wenn Sie beim Aufbau Ihres Unternehmens viel investieren, dann bringt der Vorsteuerabzug aus den angeschafften Gegenständen und eingekauften Leistungen zusätzliches Geld, auf das Sie nicht verzichten sollten. Allerdings sind Sie dann mindestens fünf Jahre daran gebunden, Umsatzsteuer-Erklärungen und gegebenenfalls Umsatzsteuer- Voranmeldungen auszufüllen und abzugeben Euro ist eine wichtige Grenze im Umsatzsteuergesetz. Wer diese Einnahmeschwelle nicht überschreitet, hat die Möglichkeit als Kleinunternehmer definiert zu werden. Als solcher darf er keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und hat im Gegenzug auch keine Vorsteuerabzugsmöglichkeit. Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist in aller Regel dann nicht anzufertigen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen erst recht nicht. Bei der Bestimmung dieser Umsatzgrenze handelt es sich um einen Brutto = Netto-Betrag, weil der Kleinunternehmer eben keine Umsatzsteuer ausweist, darf auch keine fiktive nicht in Rechnung gestellte Umsatzsteuer hinzugerechnet werden. 6 Umsatzsteuer

7 Kleinbetragsrechungen Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro toleriert die Finanzverwaltung, dass nicht alle Angaben gemacht werden müssen. Allerdings sind auch hier erforderlich: 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum 3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung 4. Steuersatz 5. Bruttobetrag Um den Vorsteuerabzug aus solchen Quittungen zu berechnen, wo etwa die Umsatzsteuer nicht exakt ausgewiesen ist, können Sie folgendermaßen vorgehen:» Bei Umsätzen mit dem Steuersatz 19 %: Sie können mit der Formel Bruttobetrag / 119 * 19 oder mit dem Multiplikator von 15,97 % die Umsatzsteuer berechnen. Das Nettoentgelt wird mit dem Divisor 1,19 ermittelt.» Bei Umsätzen mit dem Steuersatz 7 %: Verwenden Sie die Formel Bruttobetrag / 107 * 7 oder den Multiplikator 6,54 %. Das Nettoentgelt berechnen Sie mit dem Divisor 1,07. 7 Umsatzsteuer

8 Eigenverbrauch und private Entnahmen Unternehmer, die Vorsteuer aus Rechnungen abziehen, müssen bedenken, dass sie für private Entnahmen Umsatzsteuer zahlen müssen. Wenn ein Einzelhändler Waren aus dem Laden für den eigenen Konsum verwendet, so hat dies nicht nur eine einkommensteuerrechtliche, sondern sogar auch eine umsatzsteuerrechtliche Konsequenz. Bei Lebensmitteln gilt der Steuersatz 7 %, bei den meisten anderen Produkten sind es 19 %, die in der Umsatzsteuer-Erklärung (und auch schon in den Voranmeldungen) zu berücksichtigen sind. Häufiger Anwendungsfall ist die private Mitnutzung eines Firmenfahrzeugs. Auf die ermittelte private Nutzung sind 19 % Umsatzsteuer fällig. Praxis-Beispiel: Ein überwiegend geschäftlich genutzter Pkw wird vom Unternehmer auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie für private Fahrten genutzt. Es wird kein Fahrtenbuch geführt. Der Pkw wurde ursprünglich privat angeschafft und die Vorsteuer damals nicht abgezogen. Der Unternehmer macht aus allen Kfz-Quittungen im Betrieb aber die Vorsteuer geltend. Um diese Entnahme zu berücksichtigen wird bei der Einkommensteuer die 1 %-Regelung angewandt. Der Bruttolistenneupreis beträgt Euro. Daraus ergibt sich ein jährlicher Nutzungswert von Euro, die als unentgeltliche Wertabgabe steuerlich zu berücksichtigen ist. Von den Kfz- Kosten sind jedoch bestimmte Teile nicht umsatzsteuerpflichtig, wie die Kfz-Steuer und die Kfz-Versicherung. Wegen dieser Kostenbestandteile gibt es eine pauschale Berechnung, dass nur 80 % der unentgeltlichen Wertabgabe mit Umsatzsteuer belastet sind, also 80 % * Euro = 4.195,20 Euro. Dieser Wert ist mit 19 % Umsatzsteuer als Entnahme in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung anzugeben. Konkret sind dies 797,09 Euro. Sonderfall Kostendeckelung Jetzt nehmen wir an, dass der Unternehmer aus den Kfz-Rechnungen (Tanken, Parken, Wäsche, Reifenwechsel, Reparaturen etc.) nur 524,51 Euro Vorsteuer abziehen konnte. Damit müsste er für den Eigenverbrauch mehr Umsatzsteuer zahlen als er überhaupt abgezogen hat. Aus diesem Grund gibt es eine Kostendeckelung. Weil er kein Fahrtenbuch führt, er den Wagen aber mindestens zur Hälfte betrieblich nutzt (dazu zählen diesbezüglich auch Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb), kann er mit einer sachgerechten Schätzung davon ausgehen, dass die Hälfte seiner gesamten tatsächlichen Kfz-Kosten ohne Abschreibung mit Vorsteuern belastet sind. Im Beispiel wären dies 50 % von 2.766,56 Euro, also 1.383,28 Euro. Dieser Betrag wird als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der 19 %-igen Umsatzsteuer herangezogen, sodass der Unternehmer nur 262,82 Euro statt 797,09 Euro ans Finanzamt abgeben muss. 8 Umsatzsteuer

9 Die richtige Rechnung Dreh- und Angelpunkt, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, ist eine korrekt ausgestellte Rechnung. Wird dagegen verstoßen, kann der Finanzbeamte den Vorsteuerabzug streichen. Ein echter Geldverlust. Für Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro brutto gibt es Erleichterungen. Wird dieser Betrag überschritten, dann gelten jedoch rigide Vorschriften für die Rechnungsinhalte. Eine Rechnung muss beinhalten: Praxis Tipp Kontrollieren Sie möglichst sofort alle Rechnungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit. Lassen Sie mangelhafte Rechnungen unverzüglich korrigieren. Denn fehlt nur ein Detail aus den genannten elf notwendigen Angaben, kann dies zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Grundsätzlich kann eine fehlerhafte Rechnung noch später korrigiert werden. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs vom (C-368/09) wirkt diese Fehlerbeseitigung auf das Ursprungsjahr der Rechnung zurück. Die deutsche Finanzverwaltung ist da jedoch anderer Meinung. Sie erkennt bei einer Berichtigung keine Rückwirkung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsstellung an. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass ein Außenprüfer, der eine fehlerhafte Rechnung entdeckt, den Vorsteuerabzug streicht. Legen Sie jedoch eine zeitnah berichtigte ordnungsgemäße Rechnung vor, so können Sie eine Aussetzung der Vollziehung beantragen. Dennoch kann das Finanzamt Zinsen (derzeit 6 %) verlangen. Fällig werden diese 15 Monate nach Ablauf des ursprünglichen Steuerjahres. Dagegen sollten Sie dann Einspruch einlegen. Ob die Höhe von 6 % Zinsen angesichts des dauerhaften Niedrigzinsumfelds noch rechtmäßig ist, ist streitig. Es gibt dazu jedoch noch kein höchstrichterliches Urteil. 1. Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausgeführt oder Ware geliefert hat 2. Betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens 4. Ausstellungsdatum 5. Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer 6. Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (zumindest muss der Monat angegeben sein, in dem die Leistung abgeschlossen wurde) 7. Menge und Bezeichnung der Ware oder der sonstigen Leistung (bei Beratungsleistungen konkrete Benennung, was und wer beraten wurde) 8. Nettobetrag; eventuell muss dieser nach unterschiedlichen Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden 9. Minderungen des Entgelts wie Skonto; Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung wie beispielsweise eine Mengenrabattvereinbarung 10. Anzuwendender Steuersatz 11. Umsatzsteuerbetrag Übrigens: Tatsächlich kommt es auf die oben genannten Inhalte an, nicht auf die Bezeichnung. Unschädlich ist daher, wenn das Wort Rechnung auf dem Beleg fehlt. Bei Skonto- oder anderen Rabattgewährungen sind die Umsatz- und Vorsteuer dementsprechend anzupassen. Eine neue Rechnung muss deshalb nicht ausgestellt werden, aber die Rabattgewährungen müssen aus Dokumenten erkennbar und nachvollziehbar sein. Erleichterte Rechnungsangabepflichten gibt es bei Fahrausweisen von Bussen, U-Bahnen und Zügen, selbst wenn ein Zugticket mal mehr als 150 Euro kostet. Hier gilt, dass bei Entfernungen bis 50 Kilometer ein Umsatzsteuersatz von 7 % anzuwenden ist. Bei weiteren Entfernungen 9 Umsatzsteuer

10 kommt der Steuersatz von 19 % zur Geltung. Für Zuschläge für Reservierungen und Liegekarten im Schlafwagenabteil gilt derselbe Steuersatz wie für den jeweiligen Fahrpreis. Die Vorsteuer kann erst dann abgezogen werden, sobald eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Dies spielt eine besondere Rolle beim Jahreswechsel oder auch bei der Zuordnung einer Rechnung zu einem bestimmten Quartal oder Monat der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wurde eine Rechnung auf den ausgestellt, trifft aber erst am beim Unternehmer ein, dann ist der Vorsteuerabzug erst im Jahr 2014 gestattet. Bei elektronischen Rechnungen gilt jedoch der Tag der Übersendung per Umsatzsteuer

11 Lesbarkeit der Rechnungen sichern Praxis Tipp Kopieren Sie am besten sofort alle Thermopapierbelege. Es ist auch möglich, dass Sie diese einscannen und elektronisch aufbewahren. Allerdings sind sich in diesem Fall die Finanzämter uneinig, ob Sie die Originalbelege entsorgen können. Moderne Multifunktionsgeräte enthalten meist einen Scanner, sodass Sie recht problemlos Ihre Belege am Arbeitsplatz einscannen und als Datei auf dem Computer abspeichern können. Sie sollten nur darauf achten, diese Dateien sinnvoll zu benennen und nach Datum und gegebenenfalls weiteren Kriterien systematisch elektronisch zu archivieren. Unternehmer sollten unbedingt darauf achten, dass die umsatzsteuerrelevanten Belege dauerhaft lesbar sind. Schließlich gibt es eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Inhalte müssen für eine etwaige Betriebsprüfung erkennbar bleiben. Bei auf Thermopapier gedruckten Belegen, die es häufig bei Käufen im Einzelhandel, beim Parken oder bei manchen Tankstellen gibt, kommt es regelmäßig zu Problemen. Schnell verbleichen diese Quittungen und die Zahlen können nicht mehr zweifelsfrei identifiziert werden. Problem: In solchen Fällen ist der Vorsteuerabzug gänzlich gefährdet. Die Finanzverwaltung hat daher in diesem Jahr im Umsatzsteuer- Anwendungserlass die Regelung aufgenommen, dass durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier ein solcher Beleg zu konservieren ist. So kann die Lesbarkeit über den gesamten zehnjährigen Archivierungszeitraum gewahrt werden. Die ursprüngliche Thermopapier- Rechnung kann dann sogar weggeworfen werden. Bezüglich der digitalen Belegprüfung gelten vonseiten der Finanzverwaltung die Kriterien der Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU). Das Bundesfinanzministerium erarbeitet derzeit ein neues umfangreiches Schreiben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)). Dieses wird die GDPdU und auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherführung (GoBS) ersetzen und in einem Dokument zusammenfassen. Diese Grundsätze einer elektronischen Buchführung werden dann der neue Maßstab werden, den Betriebsprüfer in der Praxis anwenden werden. 11 Umsatzsteuer

12 Elektronische Rechnungen Im heutigen Geschäftsleben senden viele Anbieter wie Telekommunikationsdienstleister oder Online-Händler eine Rechnung per . Als elektronische Rechnung gilt eine» mit PDF-Anhang» mit Word (bzw. Textdatei)-Anhang» per Computer-Fax übermitteltes Dokument» per Fax-Server geschickter Beleg» per Internet-Download heruntergeladene Quittung oder» per Datenträgeraustausch (EDI) gesendete Rechnung. Praxis Tipp Seit dem gelten erheblich reduzierte umsatzsteuerrechtliche Anforderungen für elektronische Rechnungen. Eine digitale Signatur ist nicht mehr nötig. Allerdings muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen (das geschieht in der Praxis häufig durch eine Vereinbarung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Zudem muss der Unternehmer die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachweisen und dokumentieren sowie die Lesbarkeit der Belege sichern. Hierfür muss ein Unternehmer ein innerbetriebliches Kontrollverfahren installieren. Grundsätzlich sollte der Auftraggeber (oder der Buchhalter) prüfen, ob die Rechnung inhaltlich und auch formal korrekt ist. Zwischen Rechnung und der erstellten Leistung sollte eine erkennbare Prüfung erfolgen. Eventuell versichert sich der Buchhalter, ob die Leistung tatsächlich so wie ausgewiesen erbracht wurde, oder der Besteller prüft selbst die Rechnung und gibt sie dann erst zur Zahlungsanweisung frei. Auf jeden Fall müssen die Eingangsrechnungen kontrolliert werden. Und um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, sollten eben auch die formalen Voraussetzungen geprüft werden. Übrigens: Wird eine Rechnung klassisch von einem Faxgerät zu einem anderen Standard-Faxgerät gesendet, so gilt dies als Papierrechnung. 12 Umsatzsteuer

13 Aktuelle Neuerungen Das ohnehin komplexe Steuerrecht ist charakterisiert durch ständige rechtliche Änderungen. Eine Rechtsmaterie, die besonders oft wegen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Finanzverwaltung im Fluss ist, ist die Umsatzsteuer. Hier kommt noch die Besonderheit hinzu, dass sie europäisiert ist, das heißt es sind auch Urteile des Europäischen Gerichtshofs zu beachten. Das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz hat zahlreiche umsatzsteuerliche Änderungen gebracht, die meist wegen europarechtlicher Vorgaben umzusetzen sind. Diese hätten eigentlich schon zum realisiert werden müssen. Das monatelange Gezerre um das Jahressteuergesetz 2013 führte erst im Juni 2013 zu einem gesetzgeberischen Abschluss. Nun gelten die zahlreichen Änderungen seit dem Rechnungspflichtangabe Gutschrift Kommt es zu einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger spricht man vom Gutschriftverfahren. Beispiel: Ein Verlag zahlt einem freien Journalisten, der keine Rechnung stellt, das Honorar für von ihm geschriebene Artikel aus. Für solche Abrechnungen schreibt der Gesetzgeber jetzt zwingend vor, dass die Rechnung des Leistungsempfängers die Angabe Gutschrift enthält. Möglicherweise sind neben diesem Begriff auch die im internationalen Geschäftsverkehr üblichen Angaben self billing invoice für umsatzsteuerliche Gutschriften und credit note für kaufmännische Gutschriften zulässig. Wichtig: Unternehmen sollten kaufmännische Gutschriften (Korrekturbelege, Rabatt-, Bonusabrechnungen, Stornorechnungen etc.) keinesfalls mehr als Gutschrift bezeichnen. Denn dann besteht die Gefahr, dass diese aus formalen Gründen zu einer Umsatzsteuerschuld nach 14c UStG (unberechtigter Steuerausweis) führen. Für diese Sachverhalte sollten Firmen ab sofort andere Termini verwenden, etwa: Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Zwar wird von Experten die Meinung vertreten, dass eine umsatzsteuerliche Gutschrift immer eine Rechnung ist, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, daher könnten kaufmännische Gutschriften per se auch weiterhin so benannt werden. Doch um unnötigen Diskussionen aus dem Weg zu gehen, sollten Sie sicherheitshalber die Titulierung Gutschrift allein für umsatzsteuerliche Gutschriften verwenden und dort jetzt zwingend. 13 Umsatzsteuer

14 Frist für Rechnungsstellung Keine einfache Anforderung für eine schnelle praktische Umsetzung stellt eine weitere neue Pflicht dar: Rechnungen für grenzüberschreitende Leistungen sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen müssen jetzt bis spätestens zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, ausgestellt werden. Änderungen beim Reverse Charge Neuregelungen gibt es zudem bei der umgekehrten Steuerschuldnerschaft, dem sogenannten Reverse Charge. Entsprechende Rechnungen müssen nunmehr verbindlich den Begriff Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers tragen. Der Leistungsempfänger muss immer prüfen, ob ein Fall der Steuerschuldumkehr vorliegt. So gilt dies sogar bei Leistungen innerhalb Deutschlands etwa für Bauleistungen und neuerdings seit dem AmtshilfeRLUmsG auch für die Lieferung von Gas und Elektrizität von einem inländischen Unternehmer. Wenn nun ein in Deutschland ansässiges Unternehmen einer Firma Leistungen erbringt, die in einem anderen EU-Mitgliedsland steuerbar sind und für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, so ist der Reverse Charge-Hinweis in der Rechnung zwingend. Erbringt eine im Ausland ansässige Firma Leistungen, die in Deutschland steuerbar sind und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, gelten für die Rechnungsstellung die Regeln des EU-Mitgliedstaates, in dem der Leistende sitzt. Bei Gutschriftenabrechnungen sind aber die deutschen umsatzsteuerlichen Formvorschriften maßgeblich. Sitzt der ausländische Unternehmer in einem Drittland wie die Schweiz, gelten in den Reverse-Charge-Fällen auch künftig die Formvorschriften des Sitzlandes des Leistungsempfängers. 14 Umsatzsteuer

15 Neue Regeln beim Vorsteuerabzug Neben den Neuerungen bei der Rechnungsstellung gibt es auch Änderungen beim Vorsteuerabzug:» Die Einfuhrumsatzsteuer kann jetzt bereits bei der Entstehung und nicht erst wenn sie entrichtet wurde als Vorsteuer abgezogen werden.» Einschränkung des Vorsteuerabzugs beim innergemeinschaftlichen Erwerb auf Sachverhalte, in denen dieser nach 3d Satz 1 UStG in Deutschland bewirkt wurde.» Erweiterung des Vorsteuerabzugs für Versicherungsumsätze, wenn der Leistungsempfänger im Drittland ansässig ist. Änderungen beim Ort der sonstigen Leistung Werden Dienstleistungen erbracht, so bestimmt sich die Umsatzsteuerbarkeit nach dem Ort der sonstigen Leistung. Bei ausländischen Unternehmern gibt es Neuerungen: Ab sofort gelten auch solche Leistungen an juristische Personen, die sowohl unternehmerisch als auch nicht unternehmerisch tätig sind, am Sitz des Leistungsempfängers erbracht. Dabei kommt es nicht darauf an, für welchen Bereich die Leistung bestimmt ist. Ausnahme: Wenn die Dienstleistung ausschließlich für den Privatbedarf des Gesellschafters oder des Personals erbracht wird, dann bestimmt sich der Ort der sonstigen Leistung nach 3a Abs. 1 UStG. Dann liegt der Leistungsort wie bisher am Ort, wo das leistende Unternehmen ansässig ist. Auch wenn dies prinzipiell nicht wirklich neu ist, weil dies bereits in einem Verwaltungserlass geregelt war, sollten leistende deutsche Unternehmer darauf achten, dass sie verpflichtet sind, bei einer juristischen Person im Ausland genau zu ermitteln, für welche Zwecke die Leistung bezogen wird. Möglicherweise kommt sogar eine Registrierungspflicht im Ausland hinzu, wenn das Reverse-Charge-Verfahren nicht genutzt werden kann. Registrierungspflichtig in demjenigen Mitgliedstaat, in dem der Mieter seinen Wohnsitz hat, sind Vermieter von Beförderungsmitteln, die grenzüberschreitend langfristig an Privatpersonen vermieten. Als Leistungsort gilt hier derjenige, an dem der Empfänger seinen Wohnsitz hat. Für Sportboote gelten Ausnahmen. Hier kommt es darauf an, wo dieses dem Mieter zur Verfügung gestellt wurde. Achtung: Zu einer neuen Umsatzsteuerfalle kann die Fahrzeugüberlassung eines Dienstwagens an einen im Ausland wohnenden Mitarbeiter werden. 15 Umsatzsteuer

16 Praxis-Beispiel: Das in Bad Reichenhall beheimatete Unternehmen A überlasst seinem Vertriebsmitarbeiter B, der im österreichischen Salzburg wohnt, einen Dienstwagen, den dieser auch privat nutzt. Für die Überlassung ist nicht nur Lohn- sondern auch Umsatzsteuer fällig. Bis Juni 2013 galt, dass für den Ort der Umsatzbesteuerung bei einer Kfz-Überlassung an eine Privatperson galt, dass der Arbeitgeber mit seinem deutschen Firmensitz als steuerbares Ort der sonstigen Leistung definiert wurde. Nach der gesetzlichen Neuregelung ist dies aber in diesem Beispiel Österreich, da jetzt der Wohnort des Arbeitnehmers maßgeblich ist. Diese neue Ortsbestimmung gilt generell bei der langfristigen grenzüberschreitenden Überlassung von Beförderungsmitteln an Privatpersonen, etwa im Rahmen eines Leasingvertrags, und auch bezüglich der Dienstwagengestellung. Dies hat für den arbeitgeber folgende Konsequenzen:» Maßgeblich ist der österreichische Steuersatz von 20 %» Entsprechende Meldungen und Steuerabführungen muss die Firma nach österreichischem Recht vollziehen» Daher muss sich die deutsche Firma in Österreich umsatzsteuerlich registrieren lassen, entsprechende Aufzeichnungen führen und in Österreich Umsatzsteuer-Erklärungen abgeben. Mit dem amtshilferlumsg wurden weitere umsatzsteuerliche Regeln geändert:» Änderung beim Begriff des im Ausland ansässigen Unternehmers. Bislang kam es darauf an, wo der Unternehmer wohnte.» Erweiterung des Anwendungsbereichs einiger Steuerbefreiungsvorschriften» Der auf 7 Prozent ermäßigte Steuersatz gilt nicht mehr für Briefmarken und Sammlungsstücke; für Kunstwerke nur noch unter bestimmten Voraussetzungen. Insgesamt bescherte das AmtshilfeRLUmsG eine ganze Reihe an umsatzsteuerlichen Änderungen, die ab sofort in der Praxis umzusetzen sind. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, sind diese insbesondere beim Rechnungseingang und Rechnungsausgang zu berücksichtigen. Unternehmen müssen also sofort reagieren. 16 Umsatzsteuer

17 Neue Nachweispflichten für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Innerhalb der EU können Waren und Leistungen umsatzsteuerfrei ausgeführt werden, wenn beide Seiten Unternehmer sind und eine betriebliche Nutzung vorgesehen ist. Allerdings muss hierfür neben dem Doppel einer Rechnung auch ein Nachweis erbracht werden, dass die Güter tatsächlich in den anderen EU-Staat gelangt sind. Seit dem gibt es hierfür neue Belegnachweispflichten. Unternehmer haben mehrere Möglichkeiten. Derjenige Nachweis, der die fiskalischen Angabepflichten am besten erfüllt, ist die Gelangensbestätigung. Hier bestätigt der ausländische Käufer schriftlich und mit Unterschrift, dass er die Ware erhalten hat. Das Bundesfinanzministerium hat hierfür ein BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem das Muster in den Sprachen deutsch, englisch und französisch dargestellt ist. In diesem Schreiben ist auch geregelt, dass es die Finanzverwaltung nicht beanstandet, dass die neugefassten Belegnachweise noch bis Ende 2013 nach bisherigen Verfahren erbracht werden. Spätestens ab Januar 2014 gelten jedoch die Neuregelungen. Es gibt insgesamt sieben verschiedene Alternativnachweise (zum Beispiel Frachtbrief, Spediteursbescheinigung, Tracking-and-Tracing-Protokoll, Postdienstleisternachweis etc.). Die Gelangensbestätigung kann sogar aus zusammengesetzten Dokumenten bestehen und wird sich bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen als neuer Standard wohl durchsetzen. Es sind auch Sammelbestätigungen für beispielsweise alle Lieferungen im Quartal - zulässig. Weil die Gelangensbestätigung vom Abnehmer zu unterschreiben ist, sorgt diese für erhebliche organisatorische Umstellungen bei Lieferanten. Riskant sind Abholungen durch den ausländischen Kunden. Denn der Nachweis, dass die Ware tatsächlich ins Ausland gebracht wurde, ist schwierig und mit Unsicherheiten verbunden. 17 Umsatzsteuer