SKoM. Systematisches KompetenzManagement mit KODE X und KODE. Prof. Dr. Volker Heyse Prof. Dr. John Erpenbeck Dipl.-Wirt.-Inform.

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1 SKoM Systematisches KompetenzManagement mit KODE X und KODE Prof. Dr. Volker Heyse Prof. Dr. John Erpenbeck Dipl.-Wirt.-Inform. Stefan Ortmann

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3 Klarstellung: Was sind Kompetenzen? Kompetenzen sind Handlungsvoraussetzungen, grundlegende FÄHIGKEITEN, sich in neuen, offenen unüberschaubaren, dynamischen Situationen zurechtzufinden und aktiv zu handeln! Kompetenzen sind keine Persönlichkeitseigenschaften Kompetenzen umfassen implizite Erfahrung genauso wie Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Werte und Ideale Persönlichkeitseigenschaften sind übersituativ und nicht veränderbar. Fähigkeiten sind hingegen bis ins hohe Alter entwickelbar, erweiterbar. SKoM -Systematisches KompetenzManagement SKoM geht stets von aktuellen Organisationsstrategien aus ermöglicht realistische SOLL-Profile für unterschiedliche Job- und Funktionsgruppen und führt zu messbaren Kompetenzentwicklungen einzelner Personen, Teams, Belegschaften, Unternehmen. Systematisches KompetenzManagement SKoM - den Unternehmen / Organisationen auf den Leib geschnitten Das von ACT entwickelte SKoM ist wie ein Baukastensystem aufgebaut und kann in zeitlicher Abfolge vollständig in ein Unternehmen / eine Organisation implantiert werden. Es können aber auch nur Teile Verwendung finden je nach Entwicklungsstand des Unternehmens / der Organisation. Dabei geht SKoM nach folgenden Prinzipien vor: Es soll nur das verwendet werden, was für das System verträglich ist, es nicht überfordert, nicht überdehnt. Weniger (das aber richtig angewandt) bringt mehr. Die Einführung sollte in einem überschaubaren Zeitrahmen konzentriert und stets vom Topmanagement getragen werden. Die Bestandteile von SKoM dürfen nicht über ein System gestülpt werden, sondern müssen wenn nötig - angepasst werden und der Unternehmenskultur entsprechen. Bewährte Methoden und Instrumente sind mit dem Einsatz von SKoM nicht hinfällig, sondern es wird nach der Verbindung und Synergie von Bewährtem und Neuem gesucht. ACT orientiert sich auf Unabhängigkeit des Unternehmens / der Organisation von ACT und den Aufbau interner Beratungskompetenzen. ACT bildet SKoM -LizenzberaterInnen aus, die die Tools und die Software beherrschen und nach extern abschirmen. Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann - 3

4 Woraus besteht SKoM KODE X KompetenzExplorer KODE KompetenzDiagnostik und -Entwicklung Diverse Einzelinstrumente PE-Reserve Kompetenz-/ Stärken- Pool AKI Arbeits-basiertes Kompetenzinterview Kurzcharakteristik [1] KODE X: KompetenzExplorer KODE X verfolgt vor allem folgende Ziele: Ermittlung organisationsspezifischer Kompetenzanforderungen von strategischer Bedeutung und deren Übersetzung in personenspezifische Kompetenzanforderungen Ableitung von tätigkeits- bzw. aufgaben-spezifischen Kompetenzanforderungen Diagnose personenspezifischer Kompetenzpotenziale und Kompetenzausprägungen und perspektivische Nutzung dieser Diagnose individueller Führungsqualitäten Vergleich der Anforderungen in Bezug auf Kernpositionen und des Erfüllungsgrades seitens der Kernpersonen Differenzierte Anregungen zur selbstorganisierten Kompetenzentwicklung Kompetenzzertifizierung 4

5 KODE X: KompetenzExplorer KODE X richtet sich an Führungskräfte, Verantwortliche für die Firmenstrategie und -organisation, der Personal- oder Organisationsentwicklung, Change Agents, Personalberater und weitere Interessierte für ganzheitliche Prozessberatung. Was ist das Neue an KODE X? KODE X arbeitet auf wissenschaftlicher Basis mit klarem Praxisbezug geht von einer unternehmensstrategischen Standortbestimmung aus und leitet alle späteren Personalmanagement-Anforderungen und -Schritte aus den strategischen Zielen einer Organisation ab stellt die Praxis der Ableitung von Job- und Funktionsanforderungen vom Kopf auf die Füße und formuliert die Einheit von strategischen Kompetenzanforderungen und operativen Wissens- und Qualifikationsanforderungen neu eröffnet der Kompetenzentwicklung von Personen und Teams neue Wege arbeitet in hohem Maße zeitökonomisch, ressourcensparend und ergebniseffizient KODE X-Instrumente Anforderungsanalysen Potenzialanalysen Erkennen der High-Potentials Aufbau und Präzisierung von Beurteilungssystemen Ableitung von differenzierten PE-Maßnahmen Erkennen von Stärken und Schwächen Anregungen zum Selbstorganisierten Lernen Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann - 5

6 KODE X KODE X hat zugleich eine wichtige Scharnierfunktion und verbindet wissenschaftlich abgesichert und praktisch bewährt folgende Teilgebiete und Instrumente einer kompetenzorientierten Personal- und Organisationsentwicklung: 1. Ableitung bzw. Präzisierung der wichtigsten 3-6 strategischen Unternehmens- / Organisationsziele 2. Ableitung der Strategie-basierten wichtigsten Kompetenzanforderungen 3. Unternehmens- / Organisations-spezifische Handlungsanforderungen / Beurteilungssysteme 4. SOLL-Profile für unterschiedliche Tätigkeits- und Funktionsgruppen (Kompetenzmesslatten und Entwicklungskorridore) 5. Rekrutierungs- / AC-Tools und -Hilfen 6. Erfassung des Kompetenzentwicklungs-Bedarfs (Personen, Teams, Belegschaften, Gesamt) 7. Kompetenzentwicklungshilfen: 80 MIT (Modulare Informations- und Trainingsbausteine für Coaching und Selbsttrainings) 8. Kompetenzbilanzierung: SOLL-IST-Vergleiche, Erarbeitung von BSC-adäquaten Kennziffern der Kompetenzentwicklung 9. PE- / Kompetenzentwicklungs-Planung (einzelne Personen, Gruppen, Teams, Belegschaft, Gesamt) 10. Unternehmens- und Führungskultur: Strategiebasierte Unternehmensleitsätze und Führungsgrundsätze 11. Management-Audit (Stärken-Analyse, Entwicklungsempfehlungen) 12. Kompetenzbasierte Teamentwicklung 13. Erkennen und Nutzen von Talenten und Schlüsselkräften (Talentmanagement und Retention-Management) Für unterschiedliche Kompetenzmanagementziele können unterschiedliche Tools kombiniert werden und führen in kürzester Zeit zu hocheffizienten Ergebnissen. Zum Beispiel Schlüsselkräfte erkennen, einbinden, nutzen, fordern und fördern Differenzierte Kompetenzbilanzierung; Kennziffern Unternehmenskultur, Corporate Identity Rekrutierung und Anpassungs-Entwicklung 6

7 Kurzcharakteristik [2] KODE : Kompetenzdiagnostik und -Entwicklung KODE ist weltweit das erste Analyseverfahren, das die vier menschlichen Grundkompetenzen (die personale Kompetenz, die aktivitäts- und handlungsbezogene, die fachlich-methodische sowie die sozial-kommunikative Kompetenz) direkt misst konkret auf der modernen Selbstorgansationstheorie basiert konkret auf Kompetenzentwicklung und nicht nur auf Kompetenzfeststellung ausgerichtet ist Personen, Teams und Unternehmen exakt und unter einem gemeinsamen Blickwinkel zu analysieren gestattet KODE Die Kompetenzdiagnostik steht - außerhalb von Rekrutierungsaufgaben - nie allein, sondern sollte als Mittel zum Zweck eingesetzt werden: zur Anregung von Kompetenzverstärkung und -entwicklung. KODE gibt konkrete Antworten und Anregungen zum TUN. Viele Menschen, Teams, Organisationen wissen nicht, was in ihnen steckt. Sie nutzen ihre Kompetenzen und Stärken nur unsystematisch, teilweise, sporadisch. Sie begrenzen damit ihre eigenen Wettbewerbsmöglichkeiten und ihre Entwicklung. Viele Menschen, Teams und Organisationen setzen in ihrer Tätigkeit persönliche und -Team-Stärken, Vorlieben und Talente zu wenig ein und nutzen vorhandene Synergien kaum. Sie begrenzen damit ihren eigenen Erfolg. Viele Menschen, Teams und Organisationen verlieren sich in Illusionen und unstrukturierten Zielen. Sie begrenzen sich durch die Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen. Viele Menschen, Teams und Organisationen setzen sich durchaus löbliche Vorsätze (und Leitbilder). Sie begrenzen sich, indem sie diese nie umsetzen. Viele Menschen, Teams und Organisationen erkennen vorhandene Kompetenzen und implizite Erfahrungen nicht (an). Sie begrenzen damit ihre offensive berufliche Zielplanung. KODE eignet sich sehr gut zur Erfolgsberatung von Menschen, Teams und Organisationen. Das Verfahren unterstützt die Beratenen, ihre Erfolge zu planen und ihre Kompetenzen und Stärken zu erkennen, zu entwickeln, einzusetzen sowie aktiv Rückmeldungen über Verhaltens- und Aktionsergebnisse zu bekommen. Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann - 7

8 Der KODE -Nutzer erhält: ein differenziertes Bild der personalen Kompetenzen, fachlich-methodischen, Aktivitäts- und Handlungskompetenzen sowie der sozial-kommunikativen Kompetenzen - und das bezogen auf verschiedene Anforderungssituationen Kompetenzbilanzen - ebenfalls bezogen auf verschiedene Anforderungssituationen eine Einschätzung der lang- und kurzfristigen Handlungsziele und Wertorientierungen Detailhinweise zum SELBST-Management (einschließlich Zeitverhalten) vielfältige und realistische Anregungen insbesondere zur Verbesserung der Kommunikation der Zusammenarbeit mit anderen in Gruppen und Teams der Begegnung und Bewältigung von Konflikten der Durchsetzungsfähigkeit der physischen und psychischen Belastbarkeit der konzeptionellen Arbeit und systematischen Lösung von Problemen. Neben vielfältigen Grundorientierungen und -Anregungen stehen dem Nutzer seit 2009 insgesamt 80 Informations- und SELBST-Trainingsprogramme (MIT) zur differenzierten Entwicklung einzelner Teilkompetenzen (wie Problemlösungsfähigkeit, Belastbarkeit, Dialogfähigkeit / Kundenorientierung, Glaubwürdigkeit, Analytische Fähigkeiten, ) zur Verfügung: 64 für Mitarbeiter und Führungs-Nachwuchskräfte und 16 speziell für Führungskräfte. Die MIT sind mit durchschnittlich 8 Seiten sehr handlungsorientiert und auf das Wesentliche konzentriert. Auf der Grundlage von KODE können persönliche Entwicklungspläne erstellt und realisiert werden. Für die Kompetenzdiagnostik stehen gegenwärtig 8 Erfassungsmöglichkeiten in Fragebogen-Formaten zur Verfügung: Individuelle Kompetenz (Erwachsene): Selbsteinschätzung Individuelle Kompetenz (Schüler, Jugendliche): Selbsteinschätzung Individuelle Kompetenz (Erwachsene): Fremdeinschätzung - (also durch Dritte) Individuelle Kompetenz (Jugendliche): Fremdeinschätzung - (also durch Dritte) Teamkompetenzen: Einschätzung der Soll-Erwartung und des Ist-Zustandes durch Teammitglieder oder Außenstehende (Team als Subjekt) Organisationale Kompetenzen / Erwartungen an die Organisation Familieneinschätzungen (Selbst, Fremd) im Rahmen der Unternehmensnachfolge. 8

9 Die KODE -Fragebögen für Selbst- und Fremdeinschätzungen liegen auch in Englisch, Französisch, Italienisch, Russisch und Kroatisch vor. Alle Einzelauswertungen können mit der Software Competenzia in Deutsch und in Englisch abgerufen werden. KODE kann von lizenzierten Beratern/Trainern und Instructors separat oder in Kopplung mit anderen diagnostischen Instrumenten eingesetzt werden und ebenso in Kopplung mit Trainings- und Coachingprogrammen im Rahmen von OE-/PE-Maßnahmen. [3] PE-Reserve: Kompetenz-/Stärken-Pool Insbesondere moderne Retention-Management-Systeme enthalten klar umrissene Schlüsselkräfte-Pools mit individuellen Entwicklungs- und Einsatzorientierungen Solche Retention-Management-Programme schließen auch die unterschiedlichen Wege und Formen der Kompetenzentwicklung (Coaching, Mentoring, Verantwortungserweiterungen, Sponsoring, Kompetenztraining, E-Learning) ein und verknüpfen geschickt mehrere Interventionen zu einem hybriden, hoch effizienten Gestaltungsansatz. Im vorliegenden Systematischen Kompetenzmanagement (SKoM ) kann auf eine umfassende Entwicklungsdatei zurückgegriffen werden, die sich unschwer mit anderen Softwaresystemen (z. B. HR-Software) verbinden lässt. Die Entwicklungsdatei ist eine unternehmensweit verfügbare Datenbank zur Speicherung und Auswertung von Personal-, Potenzial und Entwicklungsdaten. Es handelt sich also um mehr als nur zentral bzw. dezentral geführte Excel-Listen bzw. Dateien. Mit der Entwicklungsdatei kann gezielt auf die Bedürfnisse des Unternehmens bei der Stellenbesetzung eingegangen werden. Je detaillierter das Wissen über die verfügbaren Schlüsselkräfte, umso effizienter und wirkungsvoller das Werkzeug. Die Entwicklungsdatei dient dem Auffinden der Stecknadel im Heuhaufen, ferner der multivalenten und auch globalen Einsatzplanung. In der Entwicklungsdatei gehen vier Ebenen ein: 1. Strategische Ebene Welche Kompetenzen sind im Unternehmen langfristig in Bezug auf die Unternehmensstrategie notwendig? 2. Organisationale Ebene Welche Tätigkeitsbereiche/Sollprofile sind mit welcher Qualifikation zu bedienen? Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann - 9

10 3. Tätigkeits-Ebene Welche Ausprägungen sollen die einzelnen Teilkompetenzen innerhalb eines Sollprofils haben? 4. Individuelle Ebene Welche quantitativen und qualitativen Gaps liegen vor und welche Entwicklungsstrategien sind zur Schließung dieser Lücken bezogen auf erfolgskritische Personen vorgesehen? PE-Reserve: Kompetenz-/Stärken-Pool Bestandteile 1. Person 9. Entgelt 2. Unternehmen 8. Entwicklungsplan 7. Übereinstimmung mit Anforderungen Bestandteile der Entwicklungsdatei 3. Werdegang 4. Berufskenntnisse 6. Überfachliche Kompetenzen 5. Kompetenzen 10

11 [4] AKI : Arbeits-basierte Kompetenz-Interviews Wie können wir etwas über die impliziten Erfahrungen von Menschen, über deren wahre Kompetenzen und Stärken erfahren? Diese Frage treibt alle Personalentwickler, Trainer, Berater um, die Kompetenzen, Eignungen für anspruchsvolle Aufgaben und individuelle, differenzierte Personalentwicklungsmöglichkeiten suchen. Insbesondere sind Personalleiter und Personalberater, die sich schon am Telefon einen ersten und nach Möglichkeit trennscharfer Eignungseindruck über die unbekannte Person machen wollen, angesprochen. Ebenso ist AKI für Kompetenz-orientierte AC ideal. Was ist neu beim AKI (inkl. einfach zu bedienender Software)? Erstens: AKI enthält 568 Fragen bezogen auf 64 Teilkompetenzen des KODE X KompetenzAtlas. Die Interviewfragen basieren auf der Kompetenztheorie von Erpenbeck/Heyse und der ihr zugrunde liegenden Selbstorganisationstheorie. Die Fragegruppen sind also theoretisch abgesichert Zweitens: Alle Interviewfragen orientieren sich auf tatsächlich durchlaufene Anforderungssituationen und damit auf konkret erlebte, die erfolgreich oder weniger erfolgreich bewältigt und entsprechend reflektiert werden. Drittens: AKI orientiert auf eine differenzierte Analyse realer Anforderungssituationen und deren individuelle Bewältigung. Die Fragen werden der Fragensammlung zum KompetenzAtlas entnommen. Das erfolgt entweder manuell oder Software-basiert. AKI orientiert sich an den für das konkrete Unternehmen / die konkrete Institution strategisch bedeutsamen Kompetenzen. Es liefert in Minuten Interviewzeit wichtige Informationen zur Eignung und zum Kompetenz-Niveau einer Person verglichen mit den SOLL-Anforderungen konkreter Tätigkeiten oder Funktionen im jeweiligen Unternehmen bzw. der jeweiligen Organisation. Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann

12 [5] Einzelinstrumente für die Kompetenz-basierte Organisations- und Personalentwicklung Dieser Teil von SKoM beinhaltet Rahmenprogramme und einzelne praxiserprobte Instrumente. Er ist nicht geschlossen, sondern wird erweitert und ergänzt. Gegenwärtig beinhaltet er: Grundlagen, Anleitungen, Ablaufplanung für die interne Erarbeitung von Unternehmensleitbildern Methodik und Musterbeispiel für Management-Audits (Stärken-Analysen, Entwicklungsempfehlungen) Kompetenzorientierte Teamentwicklung, Diagnose-, Coaching-, Trainingsmethoden Gesundheitschecks für Gruppen / Teams Talentförderungscheck für Unternehmen / Organisationen Rekrutierungsprogramm und Tools für interne Bewerber für Führungspositionen Unsere Wettbewerbsvorteile KODE /KODE X- Bewertungen der Wirtschaftsuniversität Wien (Die Untersuchung fand 2008 im Auftrag der Wirtschaftskammern Österreichs statt. Verglichen wurde KODE /KODE X mit vier anderen Verfahren.) 12

14 Beispiele KODE X, KODE und Competenzia KODE X Im Vordergrund steht das Unternehmen / die Einrichtung, sowie dessen / deren Strategie. Kompetenzmodell: Ein Set aus Kompetenzen und Verhaltensankern, sowie Job-Profilen dient dazu, Stärken und Gaps zu erkennen, um daraus geeignete PE-Maßnahmen abzuleiten. KODE Im Vordergrund steht die Person, das Team. Anhand eines Fragebogens (ca. 20 Min) wird die Verteilung der Grundkompetenzen (P, A, F, S) sowie der Teilkompetenzen ermittelt. Ergebnis: Interpretationsangebote (Umfang ca. 40 A4-Seiten) mit vielfältigen Entwicklungshinweisen. Competenzia Softwaresystem, welches die Durchführung operativ bzgl. KODE X und KODE unterstützt und parallel zu den Inhalten und Methoden ständig weiterentwickelt wird. 14

15 KODE -System Fragebogen zur Selbst-/Fremdeinschätzung Kompetenz-Profil Basiskompetenzen und Details HandlungsIdeal HandlungsErwartung HandlungsVollzug HandlungsResultat Bestandteile der Auswertung: KompetenzProfil Kompetenzverteilung Basiskompetenzen HI/HE/HV/HR-Vergleich KompetenzAtlas Interpretationsangebote Kompetenzcluster im Team Umgang mit anderen Lernverhalten Zeitmanagement Kompetenzcluster im Team Hinweise zu Übertreibungen Übungsempfehlungen 80 Modulare Informations- und Trainingsbausteine (MIT) KompetenzAtlas Kompetenzvergleich Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann

16 KODE -KODE X-Brücke KODE -Fragebogen + KODE X-Sollprofile Übereinstimmung im KompetenzAtlas Übereinstimmung als Kennzahlen Ausdruckmöglichkeiten 16

17 KODE X-Systematik 1. Strategische Ziele (~ 24 Monate) 3. Inhaltliche Präzisierung Beurteilungsmerkmale 2. Strategische Kometenzanforderungen (12-16) 5. Sollprofile bzw. Tätigkeitsprofile 6. SOLL/IST- bzw. 360 Vergleich 4. Beurteilungsbögen für Selbst-/Fremdeinschätzung 7. Individuelle PE-Maßnahmen Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann

18 18 Strategie-Workshop Im Rahmen eines Strategieworkshops werden die strategisch wichtigsten Kompetenzen identifiziert und selektiert

19 Soll-Profile Bewertungsskala 1=weniger ausgeprägt 11=sehr stark ausgeprägt 12=übermäßig ausgeprägt für Gesamtunternehmen spezifisch für Organisationsbereich Soll-Bereich Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann

20 Selbst- bzw. Fremdbeurteilung 20

22 KODE X-Ablauf (technisch) Kompetenzmodell hinterlegen Stammdaten importieren (Personen, Vorgesetzte, Jobprofil) Server erstellt Online-Fragebögen und sendet Invitation- Ausfüllen der Fragebögen (Online via Web) Server generiert Auswertungsdokumente für Feedbackgespräch Mitarbeiter und Führungskraft führen Gespräche und korrigieren evtl. Einschätzungen Server erstellt abschließendes Feedback-Dokument und ggf. Datenübergabe an Drittsysteme 22

23 Einführung eines Kompetenzmanagemet-Systems / Ablauf 1. KODE X-Lizenztraining (Volker Heyse / John Erpenbeck) 2. Interne (integrative) Kommunikation 3. Workshop zur Identifikation strategische Anforderungen 4. Präzisierung u. Jobprofile ( Sollprofile ) definieren 5. Standard-Reporting definieren 6. Inbetriebnahme Software (Karsten Reif / Stefan Ortmann) 7. Testlauf mit Referenz-Personen 8. Evtl. Optimierung (Formulierungen, Bandbreiten, ) 9. Durchführung Feedbackgespräche Aufwendungen KODE X -Lizenztraining Initialkosten für Inbetriebnahme Client-/Serverlösung System installieren, Reporting-Engine aufsetzen Schnittstellen (Daten-Import / -Export) Evtl. Zusatzformulare für über KODE X hinausgehende Erhebungen Jährliche Lizenzkosten Basis: Anzahl Fragebögen oder Anzahl Personen im Personalstamm Sofern gewünscht: KODE X-Beratereinsatz oder spezielle Auswertungen Copyright 2010 Volker Heyse, John Erpenbeck, Stefan Ortmann

24 ACT Audit-Coaching-Training GbR Prof. Dr. Volker Heyse Zur Hohen Linie 13 D Regensburg Tel.: ++49-(0) Fax: ++49-(0) GmbH & Co. KG Information und Kommunikation ISB Information und Kommunikation GmbH & Co. KG Dipl. Wirt.-Inform. Stefan Ortmann Lindberghring 6b D Büren Tel.: ++49-(0) Fax: ++49-(0) Grafikdesign sign agentur für design&kommunikation