3 DOKUMENTENUMFANG 4 REGISTRIERUNG EINES NEUEN BENUTZERS. 4.1 Öffentliche Registrierung

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1 3 DOKUMENTENUMFANG Dieses Dokument soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung der Anwendung Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte anhand des Zuganges eines Triathlonverbandes (in diesem Falle eines Dachverbandes) beispielhaft erläutert. 4 REGISTRIERUNG EINES NEUEN BENUTZERS 4.1 Öffentliche Registrierung Zur Registrierung eines neuen Benutzers über die öffentliche Registrierung wird zunächst die URL des Verbandes aufgerufen ( dtu.it4sport.de, musterverband.it4sport.de ). Abbildung 1: Anmelde-Fenster am Beispiel DTU - Neu registrieren Über den Link Neu registrieren im nun sichtbaren Anmelde-Fenster gelangt der Benutzer auf die Registrierungsseite, wo er seine persönlichen Daten angibt, sowie einen Benutzernamen und ein Passwort. it4sport GmbH Seite 9 von 62

2 Abbildung 2: Registrierung eines neuen Benutzers - Eingabe der persönlichen Daten Nach korrekter Eingabe der visuellen Bestätigung und Akzeptieren der Datenschutzerklärung wird der Benutzer dazu aufgefordert seine adresse anzugeben. it4sport GmbH Seite 10 von 62

3 Abbildung 3: Registrierung eines neuen Benutzers - Eingabe der adresse Daraufhin wird an die angegebene adresse eine Registrierungs- verschickt. Zum Abschluss des Registrierungsprozesses muss der darin enthaltene Link angeklickt werden. Erst danach kann sich der Benutzer erstmalig in Phoenix II anmelden! 4.2 Registrierung durch einen Administrator Verfügt ein Benutzer über die entsprechenden Rechte (siehe Kapitel Rollenkonzept), kann er auch einen neuen Benutzer oder eine neue Person über den Administrationsbereich von Phoenix II registrieren. Dazu wählt er in der Rolle GS-Admin im Administrationsbereich den Menüpunkt Personenverwaltung und im Untermenü Person aus, siehe Abbildung 4. Abbildung 4: Phoenix II Personenverwaltung - Suche it4sport GmbH Seite 11 von 62

4 Über die -Schaltfläche gelangt er nun auf eine neue Seite mit dem Titel Person anlegen. Hier kann zunächst der Vor- und Nachname angegeben werden, woraufhin Phoenix II nach bereits registrierten Personen mit diesem Namen sucht. Falls keine Person gefunden wird, kann der Benutzer die Registrierungsdaten des neu zu registrierenden Benutzers eingeben. Abbildung 5: Phoenix II Personenverwaltung - Editor Nun wird der Benutzer über die Reihe von Registerkarten sichtbar. -Schaltfläche angelegt. Daraufhin wird eine Es muss an dieser Stelle noch eine adresse für den neuen Benutzer angegeben werden. Hierzu wird die Registerkarte Kommunikation ausgewählt. Über die Schaltfläche angelegt werden. kann ein neuer Kommunikationsweg zu einem Benutzer it4sport GmbH Seite 12 von 62

5 Abbildung 6: Phoenix II Personenverwaltung - Editor Kommunikationswege Um eine adresse zu hinterlegen, wird die entsprechende Art in der ausklappbaren Liste ausgewählt. Nun wird eine adresse eingegeben und die adresse über das Häkchen als Standard gekennzeichnet. Mit Klick auf wird die adresse gespeichert. Damit der neu registrierte Benutzer sich nun anmelden kann, muss er zunächst ein Passwort setzen. Dies geschieht über den Passwort vergessen -Prozess (siehe Kapitel 6). it4sport GmbH Seite 13 von 62

6 5 ANMELDUNG EINES REGISTRIERTEN BENUTZERS Ein registrierter Benutzer kann sich in der Weboberfläche über das Anmelde-Fenster (auch Login genannt) anmelden. Dazu wird zunächst die URL des Verbandes aufgerufen ( dtu.it4sport.de, musterverband.it4sport.de ). Abbildung 7: Anmelde-Fenster am Beispiel DTU Der Benutzer kann sich über das Anmelde-Fenster mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort anmelden. it4sport GmbH Seite 14 von 62

7 6 PASSWORT VERGESSEN Ein registrierter Benutzer kann über das Anmelde-Fenster in der Weboberfläche ein neues Passwort setzen. Dazu wird zunächst die URL des Verbandes aufgerufen ( dtu.it4sport.de, musterverband.it4sport.de ). Abbildung 8: Anmelde-Fenster am Beispiel DTU - Passwort vergessen Der Benutzer wird nun aufgefordert seinen Benutzernamen anzugeben und die -Schaltflächen zu bestätigen. Abbildung 9: Passwort vergessen Daraufhin wird an die hinterlegte private adresse, alternativ die geschäftliche adresse, eine mit einem Link zum Zurücksetzen des Passwortes versendet. Der Link in dieser leitet den Benutzer auf die in Abbildung 10 zu sehende Seite weiter. Dort gibt der Benutzer ein Passwort an und bekommt daraufhin eine Bestätigungs- . it4sport GmbH Seite 15 von 62

8 Nun kann sich der Benutzer im Login-Bereich mit dem geänderten Passwort anmelden. Abbildung 10: Passwort ändern it4sport GmbH Seite 16 von 62

9 7 BENUTZERNAME VERGESSEN Hat ein registrierter Benutzer seinen Benutzernamen vergessen, kann er ihn sich über das Anmelde-Fenster in der Weboberfläche zuschicken lassen. Dazu wird zunächst die URL des Verbandes aufgerufen ( dtu.it4sport.de, musterverband.it4sport.de ). Abbildung 11: Anmelde-Fenster am Beispiel DTU - Benutzername vergessen Der Benutzer wird nun aufgefordert seine adresse anzugeben und die -Schaltflächen zu bestätigen. Abbildung 12: Benutzername vergessen Daraufhin wird an die angegebene adresse, eine mit dem/den hinterlegten Benutzername/n geschickt. it4sport GmbH Seite 17 von 62

10 8 AUFBAU PHOENIX II Nach erfolgreichem Login in der Weboberfläche von Phoenix II (siehe Kapitel 5) wird die Startseite von Phoenix II angezeigt. 8.1 Aufbau der Startseite Abbildung 13: Phoenix II Startseite In der Kopfzeile die auf jeder Seite zu sehen ist, wird das Logo des Verbandes, sowie dessen Anschrift angezeigt (1). Das Benutzer-Symbol (2) zeigt den aktuell angemeldeten Benutzer Das Rollen-Symbol (3) zeigt die aktuell ausgewählte Rolle. Durch Anklicken der Rolle öffnet sich eine Liste mit weiteren Rollen, die dem angemeldeten Benutzer zugeordnet wurden. Mit dem Log-Out-Symbol (4) kann sich der Benutzer aus Phoenix II ausloggen. 8.2 Auto-Logout Über den Benutzer-, Rollen- und Log-Out-Symbolen befindet sich ein Countdown. Der Countdown beginnt nach der letzten Aktivität des Benutzers bei 60:00 Minuten abwärts zu zählen. Sind die 60 Minuten ohne eine weitere Aktivität des Benutzers vergangen, wird dieser automatisch abgemeldet. it4sport GmbH Seite 18 von 62

11 Jeder Benutzer besitzt mindestens eine Rolle, die ihn mit bestimmten Rechten ausstattet (siehe hierzu auch Kapitel 13.1). Je nach Rolle und Landesverband werden dem Benutzer unterschiedliche Reiter, auch Module genannt, angezeigt. In Abbildung 14 und Abbildung 15 sind zwei verschiedene Menü-Leisten zu sehen, einmal das Standard-Menü und einmal das Menü für Handball-Verbände. Abbildung 14: Menü-Leiste Phoenix II Standard Abbildung 15: Menü-Leiste Phoenix II Handball Die einzelnen Module werden in den folgenden Kapiteln genau beschrieben. 8.3 Rollenkonzept In Phoenix II besitzt jeder Benutzer eine Rolle, die ihn dazu berechtigt einzelne Module, Seiten, etc. anzusehen oder zu bearbeiten. Ist einem Benutzer keine Rolle zugeordnet, besitzt er keine Berechtigungen und kann auf keine Funktionen von Phoenix II zugreifen. Registriert sich ein Benutzer erstmalig an Phoenix II, wird ihm automatisch die Rolle Personenaccount zugewiesen (siehe Kapitel 0 it4sport GmbH Seite 19 von 62