Horus Social BPM Lab Social Media und Business Process Management live im Lab. Thomas Karle, Prof. Dr. Marco Mevius Nürnberg, 15.

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1 Horus Social BPM Lab Social Media und Business Process Management live im Lab Thomas Karle, Prof. Dr. Marco Mevius Nürnberg,

2 Horus Social BPM Lab Agenda Projekt und Zielsetzung Anwendungsszenario: Lab Tech AG Ablauf der Versuchsdurchführung Vorgehensweise beim kollaborativen Business Process Engineering Technische Infrastruktur Versuchsaufbau und Versuchsdurchführung Resümee und Ergebnisse Horus software GmbH

3 Horus Social BPM Lab Projekt und Zielsetzung Gemeinsames Projekt: Horus software GmbH Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Hochschule für Technik Wirtschaft und Gestaltung Konstanz (HTWG) Verteiltes kollaboratives Modellieren und Optimieren von Geschäftsprozessen Einsatz von Web 2.0 Technologien Simulation eines auf mehrere Standorte verteilten Unternehmens Unternehmen ist durch Zukäufe gewachsen Die Prozesse müssen konsolidiert und optimiert werden Evaluierung der kollaborativen Umgebung (BPM Werkzeug Horus mit Web 2.0 Technologien) Horus software GmbH

4 Anwendungsszenario Unternehmen: Lab Tech AG Die Herausforderung Die Lab Tech AG ist ein erfolgreiches Unternehmen im IT Hardware-Umfeld. Sie verkauft Laptops, PCs, Server und Smart Phones. Diese werden für bestimmte Produktlinien von der Lab Tech AG aus Einzelkomponenten zusammengestellt, für andere Produktlinien komplett eingekauft oder auch im Rahmen einer Fremdfertigung von Lieferanten produziert. Aufgrund von Unternehmenszukäufen arbeitet die Lab Tech AG verteilt auf die drei Standorte Ettlingen, Karlsruhe und Konstanz. Die Geschäftsprozesse sind aktuell nicht dokumentiert, vieles läuft auf Zuruf, und gefühlt steckt im aktuellen Betrieb der Prozesse viel Verbesserungspotenzial. Aufgrund des Wettbewerbsdrucks sollen nun die Abläufe im Unternehmen untersucht werden und optimale Sollprozesse für ein zukunftsfähiges Unternehmen entworfen werden. Hierzu soll das gesamte Wissen des Unternehmens genutzt werden und kollaborativ an den Sollprozessen gearbeitet werden. Innerhalb von fünf Stunden soll diesbezüglich ein belastbares Ergebnis produziert werden! Horus software GmbH

5 Anwendungsszenario Niederlassung Konstanz Aktuelle Situation Der Verkauf in Konstanz erfolgt ausschließlich über einen Web Shop. Dieser enthält einen Konfigurator, mit dem die Laptops konfiguriert werden können. Es werden drei vorkonfigurierte Standard-Laptops angeboten. Auch Smart Phones können über den Web Shop bestellt werden. In Konstanz werden die für die Laptops benötigten Einzelkomponenten und Smart Phones auf Lager eingekauft. Auf Basis von konfigurierten Laptops erfolgt in Konstanz auch der Zusammenbau und der Versand der Laptops. Die Smart Phones werden ebenfalls aus dem Kleinkomponenten -Lager in Konstanz verschickt Horus software GmbH

6 Anwendungsszenario Niederlassung Karlsruhe Aktuelle Situation Karlsruhe hat eine Verkaufsstelle mit entsprechenden Beratern für den Verkauf von Laptops und PCs aus dem Lager. Es werden hier aktuell ausschließlich Standardprodukte vom Lager in Karlsruhe angeboten. In Karlsruhe werden die in Karlsruhe verkauften Produkte auf Lager eingekauft. Die Ware muss vom Kunden im Lager bei der Verkaufsstelle abgeholt werden Horus software GmbH

7 Anwendungsszenario Niederlassung Ettlingen Aktuelle Situation Von Ettlingen aus agieren Vertriebsberater im Außendienst bei den Kunden und verkaufen PCs und Server für Business-Kunden. Standardprodukte werden auf Lager eingekauft. Für spezielle Anforderungen erfolgt eine Fremdfertigung von PCs und Servern bei einem separaten Lieferanten mit entsprechender Lieferzeit. Die Lab Tech AG sorgt für die Beschaffung der Komponenten, die im Rahmen der Fremdfertigung zu kompletten Servern zusammenbaut werden. Die fremdgefertigte Ware wird direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert Horus software GmbH

8 Anwendungsszenario Geschäftsprozesslandkarte Ist Fertigung Produktionsplanung Produktionssteuerung Web Shop & Konfigurator Einkauf Lagerverwaltung Konstanz Produktmanagement Einkauf Lagerverwaltung Direktverkauf Karlsruhe Einkauf Fremdfertigung Lagerverwaltung Verkauf im Außendienst Ettlingen Unterstützungsprozesse Finanzen & Controlling Personalwesen Administration Horus software GmbH

9 Kollaboratives Business Process Engineering Hierarchischer Aufbau der Prozessmodelle Übergreifende Unternehmensmodellierung Prozesse Konstanz Prozesse Karlsruhe Prozesse Ettlingen Zusammenspiel der Niederlassungen des Unternehmens Ab bstraktion Level L 1 Level L 2 Grobe Prozesse Prozess mit Rollen Grobe Prozesse einer Niederlassung Detaillierte Prozessschritte mit Rollenzuordnung Verfeineru ung Level L 3 Vertriebsberater Prozess mit Rollen Optionale Detaillierungsstufe Horus software GmbH

10 Kollaboratives Business Process Engineering Social BPM-Infrastruktur für Lab Fachexperte Vertrieb Niederlassung Fachexperte Fertigung Gesamtmoderator / Versuchsleiter Zentrale Horus Expert on Demand Intranet Übergreifende Leiter / Reviewer Moderator / Versuchsleiter Fachexperte Einkauf & Lager Internet Leiter / Reviewer Einkauf & Lager Intranet Horus software GmbH Leiter / Reviewer Vertrieb Leiter / Reviewer Fertigung

11 Technische Infrastruktur Eingesetzte Komponenten Repository für die Prozessmodellierung wurde in der Cloud zur Verfügung gestellt Prozessmodellierungswerkzeug: Horus Business Modeler (Enterprise Edition) Wiki-Umgebung (mit Modellierungswerkzeug integriert) Für Fachexperten ohne tiefgreifende Modellierungskenntnisse Sonstige eingesetzte Web 2.0 Technologien: Forum und Skype als Messaging- System Expert on Demand stand über Web 2.0 Technologien zur Verfügung Horus software GmbH

12 Versuchsaufbau Gerüst für Prozessmodellierung Horus software GmbH

13 Versuchsaufbau Niederlassung Konstanz Horus software GmbH

14 Versuchsaufbau Niederlassung Karlsruhe Horus software GmbH

15 Versuchsaufbau Niederlassung Ettlingen Horus software GmbH

16 Versuchsdurchführung Zeitlicher Rahmen 09:30 Uhr: Offizieller Start der Veranstaltung Webkonferenz: - Vorstellung des geplanten Ablaufs - Vorstellung des Anwendungsszenarios, Vorgehens und der Teamstrukturen 10:00 Uhr: Briefing in den einzelnen Niederlassungen Vorort-Meeting in den Niederlassungen: - Kurzeinweisung in Modellierung und Infrastruktur in den einzelnen Niederlassungen 10:30 Uhr: Startschuss für den Versuch Modellierung und Review: - Modellierung der jeweiligen Kernprozesse mit dem Horus Business Modeler - Review der modellierten Prozesse von den übergreifend agierenden Bereichsleitern mit der Wiki-Umgebung - Verarbeiten der Anregungen aus den Reviews durch die Modellierer - Zusammenführen der Modelle und Entwickeln von Synergien 15:30 Uhr: Ende des Versuchs mit Zusammenfassung und Feedbackrunde Horus software GmbH

17 Horus Social BPM Lab Resümee und Ergebnisse Einfaches Einrichten der Umgebung aufgrund Cloud-Technologien Blitz-Training durch einfaches Tool und bekannte Web 2.0 Technologien Effizienter Wissensaustausch durch Nutzung der kollaborativen Umgebung Ergebnisse (in fünf Stunden!): - 66 Ablaufmodelle (Prozesse) Aktivitäten (Prozessschritte) Rundum gelungenes Projekt Horus software GmbH