Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal

Transkript

1 Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Informationen Informationsbrief an Mitarbeiter aushändigen 3.2. Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren 3.3. Aktivierung durch Mitarbeiter 3.4. Aktivierung eines zusätzlichen Arbeitsverhältnisses 3.5. Auswertungen an Mitarbeiter versenden 4. Details 4.1. Mitarbeiter will seine -Adresse (LGO-Login) ändern 4.2. Mitarbeiter will sein Passwort (LGO-Login) ändern 4.3. Einstellung -Benachrichtigung 4.4. Lohn- und Gehaltsdokumente Online deaktivieren 4.5. Falsche -Adresse erfasst 4.6. Umgang mit Fehlermeldungen 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie mit dem Modul»Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO)«arbeiten. 2. Informationen Mit Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online stellen Sie Gehaltsdokumente an Ihre Mitarbeiter online zur Verfügung. Der Mitarbeiter öffnet und druckt seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet mit Internetanschluss. Somit entfallen vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten. Ansicht für Mitarbeiter am Computer (z. B. PC, Laptop, Notebook)

3 Seite 3 Ansicht für Mitarbeiter auf Smartphone oder Tablet Alle teilnehmenden Mitarbeiter erhalten im Agenda-Rechenzentrum einen eigenen Zugang mit - Adresse und Passwort. Die Sicherheit der Datenübertragung ist absolut gewährleistet.

4 Seite Informationsbrief an Mitarbeiter aushändigen 1. Jedem Mitarbeiter einen Informationsbrief für die Teilnahme an Lohn- und Gehaltsdokumente Online aushändigen:»auswertungen Informationsbrief Personal-Portal«. 2. Den Mitarbeiter die Einverständniserklärung unterschreiben lassen. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern eine Frist zur Abgabe der Einverständniserklärung, um das Verfahren zu einem festen Termin vor Beginn einer Abrechnungsperiode zu starten.

5 Seite Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren 1.»Transfer Personal-Portal Anwendungen aktivieren/deaktivieren«. 2. <Anwendungen für Mitarbeiter aktivieren> klicken. 3. Zu aktivierende Mitarbeiter auswählen.

6 Seite Adressen prüfen. Pflegen Sie die -Adressen in den Personaldaten»Bearbeitung Personaldaten Register: Firma«. Diese werden automatisch übernommen. 5. <Weiter> klicken.

7 Seite 7 6. Option zur Ausgabe des Aktivierungsbriefs wählen. Hinterlegen Sie für die Option <Die Aktivierungsbriefe einzeln als PDF speichern> einen Speicherpfad. 7. <Weiter> klicken. 8. <Aktivierung starten> klicken. 9. Login mit Ihren Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online- Zertifikat (AOZ) vornehmen. 10. Aktivierungsbrief an Mitarbeiter aushändigen.

8 Seite Aktivierung durch Mitarbeiter 1. Nach der Aktivierung in LOHN erhält der Mitarbeiter automatisch eine mit einem Aktivierungslink. 2. Der Mitarbeiter klickt auf den Link. 3. Der Mitarbeiter erfasst den Zugangscode aus dem Aktivierungsbrief und vergibt ein neues Passwort. 4. Der Mitarbeiter bestätigt mit <Aktivieren>. Der Mitarbeiter erhält eine , sobald neue Auswertungen an Lohn- und Gehaltsdokumente online übergeben werden.

9 Seite Aktivierung eines zusätzlichen Arbeitsverhältnisses Unter einer dieser Voraussetzungen können Sie die Lohn- und Gehaltsdokumente für ein zusätzliches Arbeitsverhältnis mit der gleichen -Adresse bereitstellen: Der Mitarbeiter hat ein zusätzliches Arbeitsverhältnis, das der zweite Arbeitgeber über Agenda abrechnet. Ein Zugang wird von mehreren Mitarbeitern geteilt (z. B. Ehepartner, Lebensgefährten). Es bestehen zwei oder mehrere Personalnummern beim gleichen Arbeitgeber (z. B. Wiedereintritt mit neuer Personalnummer). Die Aktivierung erfolgt wie im Abschnitt»Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren«5 beschrieben. Der Mitarbeiter muss das identische Passwort der Erstaktivierung verwenden. 1. Nach der Aktivierung in LOHN erhält der Mitarbeiter automatisch eine mit einem Aktivierungslink. 2. Der Mitarbeiter klickt auf den Link. 3. Der Mitarbeiter erfasst den Zugangscode aus dem Aktivierungsbrief und bestätigt mit dem bereits verwendeten Passwort.

10 Seite Der Mitarbeiter bestätigt mit <Aktivieren>. 5. Alle Arbeitsverhältnisse stehen zur Auswahl bereit. Der Mitarbeiter erhält eine , sobald neue Auswertungen an Lohn- und Gehaltsdokumente online übergeben werden.

11 Seite Auswertungen an Mitarbeiter versenden Auswertungen für alle Mitarbeiter versenden Der Versand der Auswertungen an Ihre Mitarbeiter erfolgt in Agenda LOHN im Hauptmenü über»auswertungen Stapeldruck«. Folgende Auswertungen werden übertragen: Abrechnungen der Brutto-Netto-Bezüge Lohnsteuerbescheinigungen (inkl. Jahreslohnsteuerbescheinigungen) Sozialversicherungsmeldungen 1. <Übergabe an LGO> klicken. 2. Login mit Zugangsdaten ( Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) vornehmen. Rückwirkend übergeben Sie Auswertungen für einzelne oder mehrere Monate so: Definieren Sie einen Zeitraum über <Ausdruck gültig für>. Möchten Sie die Lohn- und Gehaltsdokumente nur für einen Mitarbeiter übergeben, erfassen Sie die Personalnummer in <Druck für einzelne Mitarbeiter>.

12 Seite Einzelne Auswertungen pro Mitarbeiter versenden 1.»Auswertungen Allgemeine Auswertungen«. 2. Zu versendende Auswertung auswählen. 3. Druckvorschau über öffnen. 4. klicken. 5. Login mit Zugangsdaten ( Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) vornehmen.

13 Seite Druck der restlichen Auswertungen Der Ausdruck der restlichen Auswertungen erfolgt über den Stapeldruck. Standardmäßig werden die Originale von bereits über Lohn- und Gehaltsdokumente Online versendeten Auswertungen nicht mehr berücksichtigt. Möchten Sie die Originale trotzdem ausdrucken, aktivieren Sie die Option <Die Originale der aufgeführten Auswertungen sollen trotzdem gedruckt werden> Details Mitarbeiter will seine -Adresse (LGO-Login) ändern Der Mitarbeiter muss seine -Adresse selbst im Personal-Portal ändern. In Agenda LOHN brauchen Sie nichts ändern die Aktivierung relevant. 6. Die dort gespeicherte -Adresse ist nur für 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3.» -Adresse ändern«.

14 Seite Neue -Adresse erfassen. 5. <Login- -Adresse ändern> klicken. Der Mitarbeiter erhält eine Bestätigungs- an seine neue -Adresse. 6. Bestätigungs-Link in der anklicken. 7. Aktuelles Passwort eingeben und auf < -Adresse bestätigen> klicken.

15 Seite Mitarbeiter will sein Passwort (LGO-Login) ändern Der Mitarbeiter muss sein Passwort selbst im Personal-Portal ändern. Sie brauchen in Agenda LOHN nichts ändern. 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3.» Passwort ändern«. 4. Altes Passwort erfassen und neues vergeben. 5. <Neues Passwort speichern> klicken.

16 Seite Einstellung -Benachrichtigung 1. Personal-Portal öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3.» Einstellungen«. 4. Option <Per über neue Lohn- und Gehaltsdokumente benachrichtigen> aktivieren oder deaktivieren. 5. <Einstellungen speichern> klicken.

17 Seite Lohn- und Gehaltsdokumente Online deaktivieren 1.»Transfer Personal-Portal Anwendungen aktivieren oder deaktivieren«. 2. <Anwendungen für Mitarbeiter deaktivieren> klicken. 3. Zu deaktivierende Mitarbeiter auswählen.

18 Seite <Weiter> klicken. 5. Option <Ich habe zur Kenntnis genommen, dass beim Deaktivieren von Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) alle bereitgestellten Dokumente gelöscht werden> aktivieren. 6. <Deaktivierung starten> klicken. 7. Login mit Ihren Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online- Zertifikat (AOZ) vornehmen.

19 Seite Falsche -Adresse erfasst Mitarbeiter deaktivieren. 2. Mitarbeiter aktivieren Umgang mit Fehlermeldungen Aktivierung fehlgeschlagen Es wurde viermal ein falscher Aktivierungscode verwendet. Ihr Zugang wurde gesperrt. Wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung Mitarbeiter deaktivieren Mitarbeiter aktivieren. Technischer Fehler Es ist ein technischer Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es (eventuell später) erneut. Bleibt der technische Fehler bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung. Nehmen Sie Kontakt mit unserer Agenda-Hotline auf: Telefon: E.Mail: personalmanagement@agenda-software.de Benutzerkonto gesperrt Es wurde dreimal ein falsches Passwort verwendet. Das Benutzerkonto wurde für 30 Minuten gesperrt. Versuchen Sie es noch einmal oder setzen Ihr Passwort im Anschluss zurück. Das Benutzerkonto ist 30 Minuten gesperrt. Nach Ablauf der Sperrfrist kann sich der Mitarbeiter wieder anmelden. Es wird empfohlen, das Passwort zurückzusetzen. Keine Zugriffsrechte Sie haben Ihre -Adresse nicht aktiviert. Zur Aktivierung benötigen Sie einen Aktivierungslink und einen Aktivierungscode. Wenn Ihnen die Aktivierungsdaten fehlen, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Die Aktivierung durch den Mitarbeiter wurde nicht durchgeführt. Die Aktivierung erfolgt wie im Abschnitt»Aktivierung durch Ihren Arbeitnehmer«8 beschrieben. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink oder den Aktivierungscode erneut:»tools Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«

20 Seite 20 Anforderung Aktivierungslink Die Anforderung des Aktivierungslinks ist derzeit nicht möglich. Zur erneuten Anforderung wenden Sie sich an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink erneut:»tools Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«5. Wichtige Informationen Nr Zentrale Datenübermittlung