Confluence-Einführung. Ein Erfahrungsbericht

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1 Confluence-Einführung Ein Erfahrungsbericht AUG-MUC Stand vp-ts I Seite 1 / 24

2 Die Schaltbau GmbH hat 7 Tochterfirmen weltweit 462 Mitarbeiter in Deutschland Umsatz rund 100 Mio.

3 Breites beratungsintensives Produktfeld Motto Connect Contact Control Verkauf über Qualitätsund Sicherheitsversprechen.

4 in vielen sicherheitskritischen Applikationen Branche mit Notwendigkeit zur langjähriger Erfahrung, langer Lebensdauer, noch längerer Kundenbindung.

5 Vorher: statisches Intranet und Product Essentials CD

6 Nachher: Intranet mit Suchfunktion und Web 2.0 Funktion

7 Pilotprojekt Mitte 2010 Erstmals gehört von Confluence auf Produktmanager Lehrgang Ziel: Sammlung von Produkt-Marketing Daten (+Applikationsbeispiele, Lastenhefte, Marktforschung, Produktideen, alles was nicht im Katalog steht ) Anfang 2011 Abteilung Produktmanagement setzt Pilot auf Extern gehostet bei Fa. Seibert Media mit 10 Lizenzen Einstellung von Demo Inhalten, Überzeugungsarbeit in anderen Abteilungen Anfang 2012 Entscheidung in einem B-Projekt Umsetzung für gesamte Firma Seibert Media bietet Baukasten, vorhersehbarer Weg und Kosten Budget incl. Server, Lizenzen und externe Beratung ca. 30 T Dazu kommen interne Aufwände des Projektteams

8 Bildung eines crossfunktionalen Projektteams 12 Mitglieder aus den Abteilungen Vertrieb Marketing IT Entwicklung Produktmanagement

9 Projektablauf Ab Februar 2012 Workshop Strategie (extern) Projektplan Budgetfreigabe Bestellung der Hardware 5 Projektteam-Meetings (Kickoff, Design, Struktur, Regeln, Einführungsmarketing) Workshop Struktur und Design (extern) Freigabe Design, externe Programmierung Termin Betriebsrat

10 Vorstellung auf Betriebsversammlung im Juli 2012

11 Abschluss der Projektphase Ab Juli 2012 Installation und Einspielung Lizenzen Workshop Schulung Keyuser (extern) Workshop Scheunenbau (Grundgerüste für Inhalte) (extern) Erzeugung von Inhalten und Seitenvorlagen Aufsetzen geklontes Testsystem (für Updates) Freischaltung Schaltbau Holding AG Freigabe Berechtigungskonzept und Start durch GF Entwurf der Einführungsmarketing Kampagne Zeitgleich: Überführung alte Intranet Inhalte Januar 2013 Durchführung von 7 Schulungsveranstaltungen für ca. 200 Mitarbeiter

12 Disclaimer für alte Inhalte durch Page Include Verantwortung für die Inhalte im Intranet wird in die Hände der betroffenen Abteilungen gelegt. Vorrübergehend dazu folgender Hinweis auf den Seiten, die aus vorherigen Intranet Seiten entstanden sind:

13 Umfangreiches Einführungsmarketing Ankündigung Webseite Video Teaser

14 mit bewusstem Spannungsbogen Newsletter mit Präsentation Einladung für Schulungen mit Teilnehmerliste zum Eintragen

15 Schulung aller indirekten Mitarbeiter mit Merchandising und Hausaufgabe Testaufgabe 250 Mousepads wurden verteilt

16 Struktur: Jede Abteilung hat Bereich Sowie allgemeine Bereiche für Produktgruppen, Firmen, Märkte, Schulungen, Betriebsrat, Glossar, Hilfe, Veranstaltungen, Schwarzes Brett, Spielwiese

17 Aufbau der Startseite: Jeder kann News einstellen Navigation zu den Bereichen Übersetzung Suchfunktion News (Blog) Letzte Änderungen Termine Stand vp-ts I Seite 17 / 12

18 Wir nutzen die vollständige Confluence Funktionalität z. B. Seitenvorlagen Kommentar-Funktion Blog-Funktion für jede Abteilung ( News ) Schwarzes Brett Spielwiese zum Üben Jeder Mitarbeiter kann eigenes Profil gestalten

19 Verwendete Plugins und eigene Erweiterungen Design Theme und Menü Editor Java Script: Seiten-Übersetzungsfunktion Kostenloses Adaptavist Content Formating: Makro "iframe zur Anzeige von Webseiten innerhalb einer Confluence Seite, z. B. die "Neuigkeiten" Webseite eines Kunden oder Wettbewerbers. Kundenspezifisches Makro: Glossar Link Unterstreicht Links gepunktet, öffnet ein neues Fenster mit Begriff im Schaltbau Glossar / Übersetzung Übersetzungsfile korrigiert (kleinere Fehler behoben, Wording)

20 Die Roadmap sieht Anbindung der Tochterfirmen vor Anbindung der Tochterfirmen über Extranet Pilotprojekt läuft mit Schaltbau North America Alle 3 Monate Schulung neue Mitarbeiter mit aktuellen Hinweisen Hilfe erweitern Projektteam wertet Inhalte auswerten, Konsequenzen für Struktur Keine häufigen Updates. Hoffnung, dass in 4.3 noch Fehler behoben werden. Wunsch an Atlassian, dass die Entwicklungsgeschwindigkeit weiter steigt.

21 Rechtekonzept kurz und knapp LESEN Jeder darf in jedem Bereich alles lesen SCHREIBEN In den Abteilungsbereichen dürfen die Mitarbeiter der jew. Abteilung schreiben Jeder darf in allgemeinen Bereichen schreiben Jeder darf Kommentare schreiben Individuelle Einschränkungen von Seiten natürlich möglich.

22 Daten und Statistik nach ¾ Jahr Live Einsatz Eigener Server, mit Apache Webserver und MySQL Version Bereiche 500 Lizenzen davon derzeit ca. 240 Lizenzen genutzt Applikationsmanagement durch externen Dienstleister Seibert Media Anzahl Seiten:??? Lesezugriffe pro Tag: Schreibzugriffe pro Tag:

23 Do s and Dont s - Zu tagesaktuelle Information sind veraltet oder lückenhaft wenn sie nicht täglich gepflegt werden - kostet aber viel Zeit + Stelle daher Inhalte ein die langfristig interessant sind - Die Diskussionsseiten können ausufern + Motiviere Mitarbeiter dazu, stattdessen konstruktiv zu arbeiten und eigene Seiten zu erstellen - Man kann nicht erwarten, dass alles fehlerfrei funktioniert, und es werden Rückfragen kommen. Verteuert die Einführung. + Verwende die effiziente Atlassian Support Plattform aktiv, mache FAQ Liste

24 Kontakt bei weiteren Fragen Der beschriebene Weg funktioniert aus unserer Sicht für mittelständische Unternehmen mit ca Mitarbeitern sehr gut. Machen Sie es auch, es lohnt sich! Henning Köhler

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