Workshop 2. Aufgaben der Projekt-und Finanzmanager INTERREG CENTRAL EUROPE

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Hannelore Beyer
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1 Workshop 2 Aufgaben der Projekt-und Finanzmanager INTERREG CENTRAL EUROPE 1. INFORMATIONS- UND SCHULUNGSSEMINAR ZUR FIRST-LEVEL-CONTROL 11. UND 12. OKTOBER 2016 IN BERLIN

2 Workshop 2 Aufgaben der Projekt- und Finanzmanager Agenda Coordinating Body Nationales Kontrollsystem Aufgaben der Projektmanager Aufgaben der Finanzmanager Aufbewahrungspflicht Folie Oktober 2016

3 Workshop 2 Coordinating Body Aufgaben Koordinierungsstelle Qualitätssicherungsprüfungen verantwortlich für nationales Kontrollsystem finanztechnische Fragen Zertifizierung der Information für + Begünstigte Folie Oktober 2016

4 Workshop 2 Nationales Kontrollsystem Kontrollsystem suchen Zertifizierung der Ausgaben durch Auszahlung der Fördermittel durch JS Erhalt der Fördermittel Folie Oktober 2016

5 Workshop 2 Nationales Kontrollsystem Nationales Kontrollsystem nationales Prüfsystem Art. 23 (4) ETZ dezentrales System zentrales System externe Folie Oktober 2016 Begünstigter wählt selbst aus interne eine Stelle für alle Begünstigten

6 Workshop 2 Nationales Kontrollsystem Auswahl des s CoordinatingBody (CB) Begünstigter / Begünstigter CoordinatingBody (CB) Stabsstelle EFK Str(Oberfinanzdirektion Karlsruhe) Informationen hierzu unter Auswahl des s: Beachte: Vergaberegeln! Prüfen ob Voraussetzungen erfüllt Ausfüllen der Confirmation Form (CCF) Entsprechende Nachweise beifügen Nach Unterzeichnung Begünstigten vorlegen Übersendung der CCF an CB Mitteilung von Änderungen (Vertreter, Nachfolger) Prüfung der vorgelegten Dokumente Bestätigung des s durch CB online in ems Information an das JS Folie Oktober 2016

7 Workshop 2 Aufgaben der Projektpartner Aufgaben der Projektpartner Verträge Kenntnis SC + PA - Einhaltung der Projektziele - Verantwortung für WP als Leiter Monitoring +Reporting Überprüfung der Tätigkeiten Erstellung von Partner Report Umsetzung - Austausch über Fortschritt -Inhaltliche Abweichungen melden -Ausgaben zur Zertifizierung erstellen Abgleich mit Anforderungsbetrag und Überweisungsbetrag Überwachung der Fördermittel EU-Mittel Folie Oktober 2016 Rückzahlungen Korrektur nicht förderfähiger Kosten

8 Workshop 2 Aufgaben der Projektpartner Aufgaben der Projektpartner Verträge Kenntnis SC + PA - Einhaltung der Projektziele - Verantwortung für WP als Leiter Monitoring + Reporting Überprüfung der Tätigkeiten Erstellung von Partner Report Umsetzung - Austausch über Fortschritt -Inhaltliche Abweichungen melden -Ausgaben zur Zertifizierung erstellen Abgleich mit Anforderungsbetrag und Überweisungsbetrag Überwachung der Fördermittel EU-Mittel Folie Oktober 2016 Rückzahlungen Korrektur nicht förderfähiger Kosten

9 Workshop 2 Aufgaben der Projektpartner Aufgaben der Projektpartner Lead Partner Lead Partner Projekt Partner Joint Progress Report Tätigkeitsbericht Finanzbericht Partner Report erreichte Ziele Partner Report finanzieller Teil Folie Oktober 2016

10 Workshop 2 Aufgaben der Projektpartner Ablauf Reporting Partner Report in ems PP LP JS Prüfung und Bestätigung der Kosten Certificate of expenditure Control Report Control Checklist innerhalb von2 (spätestens 3) Monaten Partner Report (ems) Control Documents LP Verifications Joint Progress Report 2 Monate nach Ablauf der Reporting Period Checks Clarification rounds Folie Oktober 2016

11 Workshop 2 Aufgaben der Projektmanager Aufgaben der Projektmanager Finanzmanager intern Kommunikation Lead Partner JS Projekt Partnern Folie Oktober 2016

12 Workshop 2 Aufgaben der Finanzmanager Aufgaben der Finanzmanager Kopie Progress Reports Dokumente intern Dokumentation Dritte Prüfer Partner Report begründende Nachweise Lead Partner Rahmendokumente Projektergebnisse Ausgabennachweise Vergabevermerke Folie Oktober 2016

13 Workshop 2 Aufgaben der Finanzmanager Frist zur Vorlage der Ausgaben an Progress Report 1 Ausgaben der 1. Reporting Period 1. Januar 30. Juni 2016 Progress Report 2 Ausgaben der 2. Reporting Period 1. Juli 31. Dezember 2016 Vorlage an nationalen bis danach nicht mehr förderfähig! Folie Oktober 2016

14 Workshop 2 Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflicht mindestens 3 Jahre Beginn: 31. Dezember, der auf Übermittlung des letzten Zahlungsantrags folgt Information über exaktes Startdatum durch MA/JS an LP und LP längere Aufbewahrungsfristen aufgrund nat. Regeln bleiben unberührt Ausnahme: bei Vorliegen von Beihilfen Folie Oktober 2016

15 Workshop 2 Vielen Dank für Ihr Interesse! Ansprechpartner bei Fragen Koordinierungsstelle Deutschland (Coordinating Body Germany) Sarah Kretschmann Tel. +49 (0) sarah.kretschmann@ofdka.bwl.de Michaela Götzelmann Tel. +49 (0) michaela.goetzelmann@ofdka.bwl.de Oberfinanzdirektion Karlsruhe Stabsstelle EU-Finanzkontrolle (EFK) Unabhängige Prüfstelle für den EU-Strukturförderbereich (Str) (Independent public audit unit for EU-Structural Funds) Post: Postfach , Karlsruhe Besucher: Rotebühlplatz 30, Stuttgart Fax: +49(0) Internet: Folie Oktober 2016

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