SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team

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1 Microsoft Press Seitenanzahl SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Den Tätigkeitsnachweis in SharePoint veröffentlichen 1 Erweitern der SharePoint-Lösung 6 SharePoint als Datenquelle in InfoPath 15 Den Tätigkeitsnachweis um Workflow erweitern 21 Zusammenfassung 27 Den Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) und die SharePoint-Plattform haben Sie in den vorherigen Kapiteln dieses Buch bereits intensiv kennengelernt. Somit haben Sie bereits einen Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten, die Ihnen die SharePoint-Plattform in den unterschiedlichsten Bereichen bietet. In diesem Kapitel werden wir uns auf die Zusammenarbeit von InfoPath 2007 mit der SharePoint- Plattform konzentrieren. Hierfür werden wir unsere Formularvorlage für Tätigkeitsnachweise in einer Formularbibliothek veröffentlichen und die Formularvorlage dahingehend anpassen, dass die ausgefüllten Formulare direkt in der vorgesehenen SharePoint-Bibliothek gespeichert werden. Anschließend werden wir die Stammdaten für Projekte direkt aus einer SharePoint-Listen einlesen, die von Ihnen einfach um neue Datensätze erweitert werden kann. Den Abschluss dieses Kapitels bildet ein einfacher SharePoint-Workflow für unsere Formularvorlage. Den Tätigkeitsnachweis in SharePoint veröffentlichen Im vorhergehenden Kapitel haben wir unseren Tätigkeitsnachweis auf einer Dateifreigabe veröffentlicht. Für viele Szenarien ist diese Art der Veröffentlichung völlig ausreichend. Allerdings fehlt dann vielleicht immer noch ein Platz an dem die ausgefüllten Formulare gespeichert werden. Natürlich können Sie hierfür auch die Dateifreigaben nehmen, oder die XML-Dateien per versenden. Eine zentrale Ablage wie eine SharePoint-Formularbibliothekt bietet aber deutliche Vorteile. Unter Umständen sind Ihre Mitarbeiter aber auch häufig unterwegs oder Sie haben externe Mitarbeiter in Ihren Projekten. Ein Zugriff über eine Online-Plattform wie SharePoint bietet eine einfache und sichere Möglichkeit den Mitarbeitern das Ausfüllen von unterwegs zu erlauben. Vielleicht benötigen Sie aber auch nur einen Überblick über alle Tätigkeitsnachweise und dieses sortiert nach Einzelprojekten. Auch in diesem Fall erleichtert die SharePoint-Plattform Ihre Arbeit mit Hilfe von speziellen Ansichten auf Ihre Bibliothek ganz erheblich. Spätestens aber wenn Sie Ihre Formularvorlage um Workflowfunktionalitäten erweitern wollen, sollten Sie auf SharePoint zurückgreifen und die integrierten Workflowfunktionaliäten verwenden. Um die folgenden Beispiele nachzuvollziehen benötigen Sie eine leere SharePoint-Teamsite auf einem 1

2 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Microsoft Office SharePoint-Server oder unter Windows SharePoint Services (Abbildung 13.1). Abbildung 13.1: Eine SharePoint-Site für die Veröffentlichung der Formularvorlage Nachdem Sie eine entsprechende Teamsite zur Verfügung haben, können Sie daran gehen und die Formularvorlage in einer Bibliothek veröffentlichen. CDROM Beginn Sie finden die für das folgende Beispiel nötigen Dateien auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap13\. Kopieren Sie die Dateien bitte in das Verzeichnis c:\mspress\iw\kap13. CDROM Ende 1. Öffnen Sie die Formularvorlage Taetigkeitsnachweis_Kap13_Vorlage.xsn im Verzeichnis c:\mspress\iw\kap13 im Entwurfsmodus. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei\Veröffentlichen. 3. Aktivieren Sie die Option Auf einem SharePoint-Server mit oder ohne InfoPath Forms Services im Veröffentlichen-Assistent. Klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie im nächsten Schritt die URL zu der SharePoint-Site an, auf der Sie die Formularvorlage veröffentlichen wollen und klicken Sie auf weiter. In unserer Umgebung lautet die Adresse (Abbildung 13.1). 5. Im nächsten Schritt fragt Sie der Assistent, ob Sie die Formularvorlage in einer Dokumentbibliothek oder als Websiteinhaltstyp veröffentlichen wollen. Wählen Sie die Option Dokumentbibliothek und bestätigen Sie mit Weiter. 2

3 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.2: Auswahl der Veröffentlichungsart im Veröffentlichen-Assistent 6. Da wir noch keine Dokumentbibliothek für unsere Formularvorlage angelegt haben, wählen wir im nächsten Schritt des Assistenten die Option Neue Dokumentbibliothek erstellen und bestätigen mit Weiter. 7. Geben Sie Tätigkeitsnachweise in das Textfeld Name und eine aussagekräftige Beschreibung in das Textfeld Beschreibung ein. Klicken Sie auf Weiter. 8. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, welche Elemente der Formularvorlage als Spalten in unserer Formularbibliothek veröffentlicht werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltlfäche Hinzufügen. 9. Wählen Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen das Element Projektnr. (Abbildung 13.3) und bestätigen Sie mit OK. 3

4 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Abbildung 13.3: Auswahl des Feldes Projektnr. zur Veröffentlichung in SharePoint 10. Fügen Sie ebenso die Elemente Projektleiter, Projektleiter , Mitarbeiter, Mitarbeiter , Beginn, Ende und Summe wie in Abbildung 13.4 dargestellt hinzu. Klicken Sie auf Weiter. 4

5 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.4: Spalten für die Veröffentlichung in SharePoint 11. Im nächsten Schritt fasst der Veröffentlichen-Assistent die getroffenen Einstellungen zusammen. Starten Sie die Veröffentlichung, indem Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen klicken. 12. Aktivieren Sie nach erfolgter Veröffentlichung das Kontrollkästchen Diese Dokumentbibliothek öffnen, um nach dem Schließen des Veröffentlichen-Assistent die neue Bibliothek direkt im Browser zu öffnen. 13. Beenden Sie den Veröffentlichen-Assistent mit Schließen. Die neu angelegte Formularbibliothek wird im Browser geöffnet. 14. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Menü der Bibliothek. Die Formularvorlage wird in InfoPath geöffnet. 15. Füllen Sie das Formular aus und speichern Sie es mit Menü/Speichern. Standardmäßig schlägt InfoPath die neue Formularbibliothek als Speicherort vor. Behalten Sie diesen bei. Vergeben Sie einen Dateinamen und speichern Sie das Formular. 16. Schließen Sie InfoPath und rufen Sie die Formularbibliothek im Browser auf (Abbildung 13.5). 5

6 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Abbildung 13.5: Formularbibliothek mit gespeichertem Formular Wie Sie in Abbildung 13.5 erkennen wurde das Formular nicht nur in der Formularbibliothekt gespeichert, sondern die Werte aus den veröffentlichten Spalten sind auch direkt in SharePoint sichtbar. Somit haben Sie die Möglichkeit einzelne Formularwerte direkt zu sehen ohne das Formular öffnen zu müssen. Haben Sie viele Formulare in der Formularbibliothek, so können Sie nach diesen Werten filtern oder gruppieren, um einen schnellen Überblick zu bekommen. Das entsprechende Vorgehen werden wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Kapitels zeigen. Erweitern der SharePoint-Lösung Nachdem der Tätigkeitsnachweis erfolgreich unter SharePoint zur Verfügung steht, kann er von allen Benutzern mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen auf die Teamsite verwendet werden. Wir wollen an dieser Stelle aber noch etwas weitergehen und die Lösung weiter verbessern: Die Formularvorlage bekommt eine Schaltfläche zum Speichern des Formulars. Der Dateiname soll dabei automatisch vergeben werden. Die Tätigkeitsnachweise in der Bibliothek sollen versioniert werden, so dass auf alte Versionen eines Formulars zugegriffen werden kann. Die Stammdaten für Projektmitarbeiter und die Projekte sollen direkt in SharePoint erfasst und gepflegt werden. Für die Übersichtlichkeit werden neue Ansichten erstellt, die die Tätigkeitsnachweise nach bestimmten Kriterien filtern bzw. gruppieren. Hat ein Projektmitarbeiter alle Stunden für eine Tätigkeitsperiode erfasst, soll das Formular zur Genehmigung an den Projektleiter weitergereicht werden. 6

7 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Bevor wir mit der Umsetzung der oben genannten Funktionen beginnen, müssen wir den Formularentwurf um einige zusätzliche Felder erweitern. Hierbei haben wir das Formularschema um Elemente für den Workflowstatus, den Dateinamen und die neue Elementgruppe Formularlogik erweitert (Abbildung 13.6). Abbildung 13.6: Erweitertes Schema Das Feld WorkflowStatus hat als Standardwert In Bearbeitung. Dieses Feld wird zusätzlich für die Veröffentlichung in SharePoint ausgewählt. Die entsprechende Verwaltung der zu veröffentlichenden Spalten finden Sie im Dialogfeld Formularoptionen unter der Kategorie Eigenschaftenheraufstufung. Der Dateiname wird über eine Öffnen-Regel der Formularvorlage mit Hilfe der Funktion jetzt() gesetzt, die uns das aktuelle Datum und die Uhrzeit liefert und das als Basis für einen eindeutigen Dateinamen gilt. Nach Entfernen der Zeichen»-«und»:«mit Hilfe der Funktion übersetzen() und dem Anhängen der Zeichenkette».xml«mit der Funktion verketten() speichern wir diesen Dateinamen in dem neuen Element. Die vollständige Regel zeigt Abbildung Abbildung 13.7: Festlegen eines eindeutigen Dateinamens mit einer Regel Sowohl das Anlegen von Elementen in der Datenquelle als auch das Anlegen von Regeln haben wir in»kapitel 12«beschrieben, so dass wir hier nicht näher darauf eingehen. Die entsprechend vorbereitete Vorlage Taetigkeitsnachweis_Kap13_Erweitert.xsn finden Sie im Übungsordner C:\MSPress\IW\Kap13 für dieses Kapitel. Ein Formular automatisch in SharePoint speichern Die entsprechend erweiterte Formularvorlage dient uns als Basis für die folgenden Übungen. Zunächst werden wir eine Schaltfläche ergänzen, die das Formular unter dem eindeutigen Dateinamen in der SharePoint-Bibliothek speichert. Hierfür legen Sie zuerst eine Datenverbindung zur SharePoint- Bibliothek an. Mit Hilfe einer Regel auf der Speichern-Schaltfläche wird das Formular dann an diese Datenverbindung gesendet und das Formular in SharePoint gespeichert. 1. Öffnen Sie die Formularvorlage Taetigkeitsnachweis_Kap13_Erweitert.xsn im Ordner C:\MSPress\IW\Kap13 im Entwurfsmodus. 2. Öffnen Sie den Datenverbindungs-Assistent mit Hilfe des Menübefehls Extras/Datenverbindungen. 3. Aktivieren Sie die Optionen Neue Verbindung erstellen mit und Daten senden und klicken Sie auf Weiter. 4. Im zweiten Schritt des Assistenten können Sie das Ziel wählen, an das Ihr Formular gesendet werden soll. Wählen Sie die Option An eine Dokumentbibliothek auf einer SharePoint-Website aus und klicken Sie Weiter. 5. Geben Sie im nächsten Schritt die URL zur Dokumentbibliothek in das Textfeld Dokumentbibliothek ein. In unserer Umgebung ist die URL 7

8 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Für den Dateinamen wählen Sie das neu angelegte Element Dateiname aus. Aktivieren Sie anschließen noch das Kontrollkästchen Vorhandenen Dateien überschreiben und gehen Sie zum nächsten Schritt des Assistenten. Abbildung 13.8: Festlegen der Dokumentbibliothek und des Dateinamens im Datenverbindungs-Assistent 6. Beenden Sie den Datenverbindungs-Assistent mit Fertig stellen und schließen Sie das Dialogfeld Datenverbindungen. 7. Ziehen Sie ein Schaltflächen-Steuerelement aus dem Aufgabenbereich Steuerelemente in Ihr Formular. 8. Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche und geben Sie in das Textfeld Beschriftung den Wert Speichern ein. 9. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften für Schaltfläche auf die Schaltfläche Regeln. 10. Fügen Sie eine neue Regel Formular speichern hinzu. 11. Fügen Sie der Regel eine Aktion vom Typ An eine Datenverbindung senden hinzu. Als Datenverbindung wählen Sie die soeben angelegte Datenverbindung aus. 12. Als zweite Aktion wählen Sie Das Formular schließen. Deaktivieren Sie im Dialogfeld für diese Aktion das Kontrollkästchen Benutzer zum Speichern auffordern, falls noch nicht gespeicherte Änderungen vorliegen. 8

9 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.9: Eine Regel zum Speichern des Formulars in einer SharePoint-Bibliothek 13. Veröffentlichen Sie das Formular nun erneut unter SharePoint. Gehen Sie dazu so vor wie im Abschnitt»Den Tätigkeitsnachweis in SharePoint veröffentlichen«beschrieben. Erstellen Sie jedoch keine neue Formularbibliothek sondern wählen Sie im Veröffentlichen-Assistent die bereits vorhandene Bibliothek aus. Nachdem Sie das Formular veröffentlicht haben, testen Sie die neue Funktionalität, indem Sie mehrere Formulare erzeugen und mit der neuen Schaltfläche speichern (Abbildung 13.10). Dier Formulare werden automatisch unter einem eindeutigen Dateinamen in der Bibliothek gespeichert und das Formular wird anschließend automatisch geschlossen. Hierdurch haben wir den Komfort für die Benutzer deutlich erhöht. Abbildung 13.10: Formulare werden automatisch in SharePoint gespeichert Die SharePoint-Bibliothek anpassen: Ansichten und Versionierung Nachdem der eigentliche Tätigkeitsnachweis schon sehr benutzerfreundlich ist, wollen wir im Folgenden den Komfort und die Funktionalität auf der SharePoint-Seite erhöhen. Für die Übersicht und die einfache Auswertung der Stunden nach Projekten werden wir neue Ansichten erstellen. Gleichzeitig wollen wir, bevor die Tätigkeitsnachweise von dem Projektleiter genehmigt werden, die SharePoint- 9

10 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Versionierung verwenden, um die einzelnen Versionsstände eines Nachweises zu dokumentieren. Versionierung in SharePoint-Bibliotheken Die Versionierung lässt sich dabei sehr einfach einstellen: 1. Wählen Sie im Pulldown-Menü Einstellungen den Menüpunkt Einstellungen für Formularbibliothek. Abbildung 13.11: Einstellung der Formularbibliothek ändern 2. Auf der Einstellungsseite der Formularbibliothek klicken Sie auf den Link Versionierungseinstellungen. 3. Aktivieren Sie die Option Hauptversionen erstellen und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 4. Wechseln Sie zurück zur Dokumentbibliothek. Abbildung 13.12: Einstellungen für die Dokumentversionierung in SharePoint Mit Hilfe der Versionierung von SharePoint können Sie definierte Einstellungen für die 10

11 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Versionskontrolle von Dokumenten in einer Bibliothek vornehmen. Für unseren Fall reicht die Verwendung von Hauptversionen. Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, sollten Sie einen vorhandenen Tätigkeitsnachweis mehrfach in InfoPath öffnen, modifizieren und wieder speichern. Abbildung 13.13: Auswahl des Versionsverlaufs im Kontextmenü der Datei Mit Hilfe des Menüpunktes Versionsverlauf im Kontextmenü der Datei können Sie sich nun die einzelnen Versionen des Tätigkeitsnachweises anzeigen lassen. Sie können sich die einzelnen Versionen anzeigen lassen, und bei entsprechender Berechtigung auch wiederherstellen oder löschen. Ansichten für bessere Übersicht Nachdem wir die Versionskontrolle für die Tätigkeitsnachweise aktiviert haben, wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie mit Hilfe von Ansichten die Formulare in einer Bibliothek nach entsprechenden Kriterien filtern, sortieren und gruppieren können. Ansichten dienen im Allgemeinen dazu, Transparenz in die Vielzahl von Einträgen einer SharePoint-Liste bzw. Dokumenten einer Bibliothek zu bringen. Das grundlegende Konzept von Listen, Bibliotheken und Ansichten wurde in den ersten beiden Teilen des Buches bereits detailliert behandelt. Die zur Verfügung stehenden Ansichten einer Liste/Bibliothek können Sie sich dabei immer über das Pulldown-Menü Ansicht anzeigen lassen (Abbildung 13.14). Abbildung 13.14: Auswahl einer Ansicht Aus dem Menü können Sie jeweilige Ansicht selektieren, die aktuelle Ansicht ändern sowie eine neue Ansicht erstellen. Je nach Berechtigung können einzelne Menüpunkte ausgeblendet sein. In einer Formularbibliothek steht Ihnen zusätzlich eine Ansicht zur Verfügung, um einzelne Formulare zusammenzuführen (siehe auch Kapitel 12, Abschnitt»Formulare zusammenführen und exportieren«). 11

12 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Für unsere Tätigkeitsnachweise wollen wir eine neue Ansicht erstellen, die alle Tätigkeitsnachweise gruppiert nach dem jeweiligen Projekt anzeigt und die Summe der geleisteten Stunden aufsummiert. 1. Wählen Sie den Menübefehl Ansicht erstellen im Pulldown-Menü Ansicht. 2. Auf der Seite Ansicht erstellen haben Sie nun die Möglichkeit das Format der neuen Ansicht festzulegen oder Sie können Ihre Ansicht mit einer der bereits vorhandenen Ansichten beginnen. Klicken Sie auf den Link Standardansicht. Auf der Folgeseite können Sie nun alle nötigen Einstellungen für die Definition der Standardansicht vornehmen. 3. Geben Sie in das Textfeld Namen anzeigen den Namen der Ansicht (»Nach Projekt«) ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen (Abbildung 13.15). Hierdurch wird die neue Ansicht immer angezeigt wenn die Bibliothek angezeigt wird. 4. Wählen Sie in der Kategorie Spalten die Spalten Typ (mit Dokument vernüpftes Symbol), Name (Hyperlink zu Dokument mit Bearbeitungsmenü), Projektnr, Mitarbeiter, Mitarbeiter , Beginn, Ende und Summe aus (Abbildung 13.15). Abbildung 13.15: Definition der Ansichtseinstellungen 5. Öffnen Sie die Kategorie Gruppieren nach und wählen Sie im ersten Dropdownlistenfeld die Spalte Projekttitel aus. Nach dieser Spalte werden die Tätigkeitsnachweise dann in der Ansicht gruppiert angezeigt. 6. Öffnen Sie anschließend die Kategorie Gesamt und wählen Sie für die Spalte Summe die Funktion Summe im entsprechenden Dropdownlistenfeld aus (Abbildung 13.16). Hierdurch wird die Summe aller Tätigkeiten aufsummiert. 7. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. 12

13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.16: Definition der Ansichtseinstellungen für die Gruppierung Nach der Definition der neuen Ansicht werden die Bibliothek im Menü aufgerufen und die Tätigkeitsnachweise werden in der neuen Ansicht dargestellt (Abbildung 13.17). Gleichzeitig erscheint die Ansicht Nach Projekt im Menü Ansicht und kann hier ausgewählt werden. Da wir unsere Ansicht gleichzeitig als Standardansicht definiert haben, wird Sie immer angezeigt, wenn die Bibliothek geöffnet wird. Die Ansicht gibt Ihnen die Möglichkeit, sich gezielt die Tätigkeitsnachweise für ein einzelnes Projekt anzeigen zu lassen, in dem Sie die Gruppierung öffnen. Die Funktion Summe, die wir für die Spalte Summe definiert haben, summiert alle Tätigkeiten innerhalb der Gruppierungen und über alle Projekte auf. Somit erhalten Sie eine schnelle Übersicht über geleistete Arbeit, ohne die einzelnen Formulare öffnen oder in Excel zusammenführen zu müssen. Ansichten sind eine wirkungsvolle Möglichkeit, um Informationen gezielt darzustellen und auszuwerten. Die unterschiedlichen Möglichkeiten wie Filtern, Gruppieren, Rechnen und Sortieren sowie der gezielte Auswahl der dargestellten Spalten können und die verschiedenen Ansichtsformate sind hilfreiche Instrumente, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Informationen zu behalten. 13

14 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Abbildung 13.17: Die neu definierte Ansicht Nach Projekt Profitipp Beginn Eine besondere Möglichkeit von Ansichten sind persönliche Ansichten. Eine persönliche Ansicht ist nur für den Nutzer sichtbar, der diese Ansicht erstellt hat. Die Benutzer können also Ansichten, die nicht vorhanden sind für sich ergänzen. Mit Hilfe der Berechtigungsstufen in SharePoint ist es darüber hinaus möglich, zuzulassen, das globale Ansichten nur von bestimmten Personen erstellt werden, persönliche Ansichten aber von jedem Leser/Teilnehmer. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von persönlichen Ansichten die -Benachrichtigung auf eine Liste/Bibliothek einschränken und sich z.b. nur dann benachrichtigen lassen, wenn ein neuer Tätigkeisnachweis für das Projekt»SAP-Excel-Integration«gespeichert wird (Abbildung 13.18). 14

15 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.18: Filtern von Benachrichtigungen mit Hilfe einer persönlichen Ansicht Profitipp Ende SharePoint als Datenquelle in InfoPath Wenn Sie eine Datenverbindung zu einem Microsoft Office InfoPath 2007-Formular hinzufügen, die Daten von einem Webdienst, einer Datenbank, einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website oder einem XML-Dokument abruft, erstellt InfoPath eine sekundäre Datenquelle im Formular. Verbinden Sie die einzelnen Felder der sekundären Datenquelle anschließend mit den Feldern Ihres Formulars, entsteht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen InfoPath und der externen Datenquelle. Eine Projektliste in SharePoint erstellen Im vorhergehenden Kapitel haben wir eine XML-Datei als externe Datenquelle verwendet. Im Folgenden wollen wir die XML-Datei durch eine SharePoint-Liste für unsere Projekte ersetzen. Im Gegensatz zur verwendeten XML-Datei kann diese Liste zentral über SharePoint zur Verfügung gestellt und von den Projektleitern aktualisiert werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf Websiteaktionen und wählen Sie Erstellen aus. 2. Wählen Sie unter Benutzerdefinierte Listen den Eintrag Benutzerdefinierte Liste aus. Mit benutzerdefinierten Listen generieren Sie Listen, deren Spalten Sie anschließend selbst festlegen können. 3. Geben Sie der Liste den Namen Projekte und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu. 15

16 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team 4. Klicken Sie abschließend auf Erstellen (Abbildung 13.19). SharePoint erstellt nun eine neue Liste, die eine einzige Spalte mit dem Namen Titel enthält. Abbildung 13.19: Eine benutzerdefinierte Liste für die Projekte wird erstellt 5. Nachdem unsere Liste erfolgreich erstellt wurde, werden wir die noch fehlenden Spalten ergänzen. Klicken Sie hierfür auf die auf die Schaltfläche Einstellungen und wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen für Liste. 6. Wählen Sie auf der Einstellungsseite für die Liste im Bereich Spalten den Eintrag Titel (Abbildung 13.20). 7. Geben Sie der Spalte den Namen Projekttitel und klicken Sie auf OK. Abbildung 13.20: Im Bereich Spalten können Sie vorhandene Spalten ändern, neue hinzufügen sowie weitere auf Spalten bezogene Befehle ausführen 8. Da wir noch weitere Spalten benötigen, klicken Sie nun im Bereich Spalten auf Spalte erstellen. Hier können Sie nun den Namen für die nächste Spalte, in unserem Fall soll das die Projektnummer für die laufenden Projekte sein, festlegen. Gleichzeitig können Sie den Typ der Spalte (z. B. Text, eine Zahl, ein Datum oder einen Hyperlink) festlegen sowie weitere Einstellungen vornehmen (Abbildung 13.21). 9. Aktivieren Sie unter Diese Spalte muss Informationen erhalten das Optionsfeld Ja und tragen Sie in das Textfeld Maximale Anzahl Zeichen den Wert 5 ein. 10. Fügen Sie die neue Spalte mit OK hinzu. 16

17 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.21: Für jede Spalte können sie den Typ sowie zusätzliche Einstellungen festlegen Legen Sie auf diese Art und Weise vier weitere Spalten mit dem in Tabelle 13.1 genannten Namen und Typ an. Wechseln Sie anschließend zurück zur Listenansicht. Spaltenname Typ Erforderlich Projektleiter Eine Textzeile Ja Projektleiter Eine Textzeile Ja Projekbeschreibung Mehrere Textzeilen Nein Aktiv Ja/Nein (Kontrollkästchen) Nein Tabelle 13.1: Spalten für die Liste Projekte Um einige Beispiele in der Liste zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 17

18 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team 2. Füllen Sie die Felder der Reihe nach aus und bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern und schließen. Tragen Sie nun nach diesem Schema drei oder vier Projekte ein. Ihre Liste könnte danach ähnlich wie in Abbildung aussehen. Abbildung 13.22: Die fertige Projektliste mit Einträgen Erstellen Sie zum Abschluß noch eine neue Ansicht Aktive Projekte als Standardansicht, die nur die aktiven Projekte anzeigt. Gehen Sie dazu so vor wie im Abschnitt»Ansichten für bessere Übersicht«beschrieben. Da InfoPath seine Daten immer aus der Standardansicht einer SharePoint-Liste bezieht, erreichen wir durch die Filterung, dass immer nur die aktiven Projekte in der Auswahlliste erscheinen und ältere Projekte nicht mehr angezeigt werden. Die Projektliste in InfoPath einbinden Die Formularvorlage hat zwei Datenverbindungen. Die Datenverbindung Projekte greift auf unsere XML-Datei zu und soll im Folgenden ersetzt werden. Die zweite Datenverbindung sendet die ausgefüllten Formulare an unsere SharePoint-Bibliothek. Wir gehen nun dazu über, die Projektliste mit unserer InfoPath-Formularvorlage für die Tätigkeitsnachweise zu verbinden und die korresponierenden Felder des Formulars mit den Feldern der SharePoint-Liste zu verknüpfen. Der Vorteil dieser neuen Datenverbindung ist, dass sich die Daten innerhalb des Formulars automatisch aktualisieren, sobald ein Eintrag in SharePoint geändert oder hinzugefügt wird. So greifen die Benutzer des Formulars beständig auf die aktuellsten Daten zu. 1. Öffnen Sie die Formularvorlage im Entwurfsmodus von InfoPath. 3. Öffnen Sie das Dialogfeld Datenverbindungen mit dem Menübefehl Extras/Datenverbindungen und klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Im Datenverbindungs-Assistent wählen Sie die Option Neue Verbindung erstellen mit: sowie Daten empfangen aus und klicken Sie auf Weiter. 5. Markieren Sie die Option SharePoint-Bibliothek oder -Liste und bestätigen Sie mit Weiter. 6. Geben Sie nun die URL der SharePoint-Teamsite an und bestätigen Sie mit Weiter (Abbildung 13.23). 18

19 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel 13 Abbildung 13.23: Die Eingabe der URL für die Verbindung zur SharePoint-Teamsite 7. InfoPath 2007 erstellt nun eine Verbindung zu Windows SharePoint Services und es werden Ihnen die auf Ihrer Seite enthaltenen Listen und Bibliotheken im Assitenten angezeigt. Markieren Sie die Liste Projekte und bestätigen Sie mit Weiter. 8. Aktivieren Sie im nächsten Schritt die den Tätigkeitsnachweis relevanten Felder wie in Abbildung dargestellt und klicken Sie auf Weiter. Abbildung 13.24: Die Spalten der SharePoint-Liste können für die Übernahme ausgewählt werden 9. Übergehen Sie den aktuellen Schritt und lassen Sie das Kontrollkästchen zur Speicherung der Daten im Formular für die Offlineverwendung deaktiviert. 10. Im letzten Dialogfeld des Assistenten geben Sie im Textfeld Geben Sie einen Namen für die Datenverbindung an den Namen SharePoint-Projekte ein. Bestätigen Sie mit Fertig stellen. 11. InfoPath 2007 erstellt nun die neue Datenverbindung. Da wir die alte Datenverbindung Projekte nicht mehr. Wählen Sie deshalb die Datenverbindung im Dialogfeld Datenverbindungen aus und 19

20 Kapitel 13 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team klicken Sie auf Entfernen. 12. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit Ja und schließen Sie das Dialogfeld Datenverbindungen. 13. Speichern Sie Ihre Formularvorlage. Sie haben jetzt eine neue Datenverbindung zu unserer SharePoint-Liste erstellt und eine neue sekundäre Datenquelle SharePoint-Projekte erzeugt. Im nächsten Schritt müssen wir die korrespondieren Felder der primären und sekundären Datenquelle miteinander verbinden. Für die Auswahl der Daten soll weiterhin das Dropdown-Listenfeld Projekttitel dienen. Das grundsätzliche Vorgehen haben wir Ihnen bereits im vorhergehenden Kapitel im Abschnitt»Eine sekundäre Datenquelle in das Formular einbinden«beschrieben. 1. Doppelklicken Sie das Dropdown-Listenfeld Projekttitel, um das Dialogfeld Eigenschaften für Dropdown-Listenfeld zu öffnen. 2. Aktivieren Sie das Optionsfeld Werte in einer externen Datenquelle nachschlagen und wählen Sie als Datenquelle SharePoint-Projekte. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Textfeld Einträge und wählen Sie aus der Datenquelle das Element Projekttitel. Ihr Dialogfeld sollte jetzt Abbildung entsprechen. Abbildung 13.25: Auswahl der SharePoint-Projektliste als Datenquelle für die Listenfeldeinträge 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln und öffnen Sie die vorhandene Regel Projektdaten aktualisieren zum Bearbeiten. 20

21 SharePoint und InfoPath - Ein optimales Team Kapitel Entfernen Sie die vorhanden drei Aktionen. 6. Fügen Sie drei neue Aktionen hinzu, die die Felder Projektnr., Projektleiter und Projektleiter mit den Werten der korrespondierenden Felder aus der SharePoint-Projektliste setzen (Abbildung 13.26). Gehen Sie so vor, wie im vorhergehenden Kapitel im Abschnitt»Eine sekundäre Datenquelle in das Formular einbinden«beschrieben. 7. Übernehmen Sie alle Änderungen und speichern Sie Ihre Formularvorlage. 8. Prüfen Sie die Funktionalität in der Formularvorschau und beheben Sie ggf. Fehler. 9. Veröffentlichen Sie anschließend die Vorlage erneut auf Ihrer SharePoint-Teamsite. Abbildung 13.26: Die Regeln für die Übernahme der Projektdaten im Logikinspektor Nachdem Sie Ihre Formularvorlage erfolgreich veröffentlicht haben, können Sie daran gehen, die Funktionalität zu testen. Fügen Sie Ihrer SharePoint-Projektliste neue Einträge hinzu und ändern Sie den Wert der Spalte Aktiv. Erzeugen Sie neue Formulare und vergleichen Sie die zur Auswahl stehenden Projekte mit den Einträgen in der SharePoint-Liste. Wenn Ihnen kein Fehler unterlaufen ist, sollte der Tätigkeitsnachweis Ihnen nur die aktiven Projekte zur Auswahl geben. Den Tätigkeitsnachweis um Workflow erweitern Haben Sie alle Abschnitte dieses Kapitels bis zu diesem Punkt erfolgreich durchgearbeitet, liegt Ihnen ein erster funktionsfähiger Prototyp des Tätigkeitsnachweises vor. Nun wollen wir die Vorlage noch um einen Workflow erweitern. Dank der Workflow-Integration in SharePoint ist dieses sehr einfach möglich. Dabei stehen bei Einsatz der Microsoft Office SharePoint Servers grundsätzlich drei Möglichkeiten für die Einbindung und Erstellung von Workflows zur Verfügung: Einsatz der vorhandenen Workflows: MOSS stellt für Dokumente fertige Workflow-Vorlagen zur Verfügung, die out-of-the-box verwendet werden können. Einsatz eines SharePoint Designer-Workflows: Mit Hilfe des Microsoft Office SharePoint Designers 2007 lassen sich Workflows assistentengesteuert entwickeln und an Listen und Bibliotheken anhängen. Einsatz eines Visual Studio-Workflows: Mit Hilfe von Visual Studio 2005 und den Visual Studio Workflow-Erweiterungen lassen sich Workflows mit Hilfe von C# und VB.NET entwickeln und zur Verfügung stellen. In unserem Beispiel werden wir einen Workflow mit Hilfe des Microsoft Office SharePoint Designers 2007 erstellen. Diese Variante bietet uns mehr Freiheiten als Verwendung der out-of-the-box- Workflows. Gleichzeitig lassen sich die Workflows auch ohne Programmierkenntnisse entwickeln und einsetzen. Folgende Anforderungen haben wir an den Workflow: Er soll den Status eines Formulars überprüfen. Entspricht der Status dem Wert Zur Genehmigung sendet unser Workflow eine - Benachrichtigung an den Projektleiter und bittet um Genehmigung des Antrags. Obwohl dieser Workflow sehr einfach ist, zeigt er Ihnen die Grundprinzipien für die Erstellung von Workflows mit 21