Caesar der erste Blogger

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1 Gallia est omnis divisa in partes tres, quarum unam incolunt Belgae, aliam Aquitani, tertiam qui ipsorum lingua Celtae, nostra Galli appellantur. (Gaius Iulius Caesar, De Bello Gallico) Caesar der erste Blogger Liebe Leserin, lieber Leser, es klingt zwar ein wenig sehr dick aufgetragen, wenn ich sage, dass SharePoint mein Leben verändert hat aber es ist so. Ich bin im Januar 2011 vierzig geworden, und mein berufliches Leben wird größtenteils von SharePoint bestimmt. Als ich 30 geworden war, hatte ich noch nicht einmal den Begriff SharePoint gehört. Meine Geschichte mit SharePoint ist schnell erzählt: Die erste SharePoint-Version, mit der ich ernsthaft Projekte gemacht habe, war SharePoint Portal Server 2003 genau, damals war noch das Portal im Namen. Viele Unternehmen interessierten sich dafür, und ich habe auch einige Projekte damit durchgeführt. Dann kam der Microsoft Office SharePoint Server Die Unternehmen interessierten sich dafür und implementierten es in signifikanter Anzahl. SharePoint war nun wirklich im Markt angekommen. Ich habe ziemlich viele Projekte damit gemacht. Nun ist seit einiger Zeit der SharePoint Server 2010 da, gemeinsam mit seinem kleinen Geschwisterchen, der SharePoint Foundation. Nicht nur, dass das Interesse überwältigend ist die Anzahl der Projekte ist es auch. Ich habe so viele spannende Projekte durchgeführt, dass sich das Schreiben dieses Buchs ungeplant lange hingezogen hat. Das hat übrigens auch etwas Positives es steckt viel Praxiserfahrung in diesem Buch. Der Bezug zur Praxis ist übrigens ein wichtiger Aspekt: Wenn man ein Buch über SharePoint schreibt, kann es nicht vollständig sein, dazu ist die Technologie einfach zu umfangreich. Außerdem stellt sich der Verlag vor, dass das Buch irgendwann fertig ist und in den Einband passt. Ich habe die Themen also so zusammengestellt, wie es mir aufgrund der Projekterfahrung sinnvoll erscheint. Manche Aspekte, wie beispielsweise die Authentifizierung, sind zwar auf den ersten Blick nicht sehr spektakulär, aber extrem wichtig und werden daher im Buch sehr ausführlich behandelt. Kontakt Ich bin freiberuflicher Berater, Softwarearchitekt und Entwickler. Folglich kann ich Ihnen helfen, wenn Sie Aufgabenstellungen rund um SharePoint (und auch andere Microsoft-Technologien) haben. Ich bin in Projekten einerseits Berater, andererseits aber auch»macher«. Wenn Sie mit mir in Kontakt treten möchten, gibt es verschiedene Möglichkeiten: 19

2 Caesar der erste Blogger Sie besuchen meine Website https://www.boddenberg.de Sie schreiben eine an Desweiteren möchte ich Sie gern auf mein Angebot an (SharePoint-) Seminaren aufmerksam machen. Sie finden es unter https://www.boddenberg.de/seminare. Ich möchte Ihnen nun viel Freunde mit diesem Buch wünschen und es natürlich nicht versäumen, mich bei all denen zu bedanken, die direkt oder indirekt zum Entstehen beigetragen haben. Insbesondere sind dies natürlich meine Frau und unsere Amy gewesen. Vielen Dank für Liebe, Ansporn und Zuversicht! Ulrich B. Boddenberg, 23. September 2011 Postskriptum Als ich dieses Vorwort geschrieben habe, wollte ich noch einiges zur Bedeutung von Informationen in unserer Welt schreiben. Ich habe festgestellt, dass das Vorwort zu meinem Share- Point 2007-Buch im Grunde genommen noch immer aktuell ist. Daher möchte ich hier gern aus meinem eigenen Buch zitieren und Ihnen folgende Gedanken mit auf den Weg geben: Beim Schreiben dieses Buchs, genauer gesagt in einer Nacht, als ich beim Schreiben fast eingeschlafen bin, habe ich darüber nachgedacht, wie vor Jahren mit Informationen aller Art umgegangen wurde: Entweder wurden sie einfach mündlich übermittelt, oder ein Autor schrieb sie auf. Wer lesen konnte und Zugriff auf das Schriftstück hatte, war klar im Vorteil, denn er konnte die Informationen ohne»stille-post-effekt«erhalten. So fürchterlich viel hat sich im Grunde genommen nicht geändert, oder? Aufschreiben und Lesen! Heute sind wir in der Lage, Informationen blitzschnell via Internet zu verteilen und auf diese Weise sehr vielen Mitmenschen zugänglich zu machen ohne dass Papier transportiert werden muss und ohne dass wie im Mittelalter Tausende von Mönchen mit der Hand Schriften kopieren müssten, damit das ein oder andere Buch eben nicht nur einmal existiert. Im Laufe der letzten Jahre haben sich auch neue»stile«entwickelt. Noch vor ein paar Jahren waren die wesentlichen Dokumenttypen im geschäftlichen Verkehr ein Brief, ein Bericht, eine Dokumentation und eine Aktennotiz. Seitdem hat sich das Anwenderverhalten so deutlich geändert, dass ein einigermaßen IT-affiner Mensch heute primär über Blogs und Wikis nachdenkt, um Informationen einem größeren Kreis von Personen zur Verfügung zu stellen. Was hätte also Gaius Iulius Caesar getan, wenn er vor mehr als Jahren schon solche Hilfsmittel zur Verfügung gehabt hätte? Vermutlich hätte er keinen wohlformulierten Bericht abgefasst, sondern ein Blog geschrieben und ein Wiki gefüllt. Für diejenigen unter Ihnen, die in der Schule nicht De Bello Gallico von Gaius Iulius Caesar gelesen haben, hier die Inhaltsangabe in 37 Wörtern: Der römische Feldherr Caesar beschreibt in seinem Buch, wie er mit den römischen Legionen durch Gallien (zwischendurch auch in 20

3 Caesar der erste Blogger andere Gegenden, beispielsweise nach Britannien) gezogen ist, verschiedene Stämme und deren Fürsten kennengelernt und diverse Schlachten geschlagen hat. Mit heutiger Technologie hätte Caesar also vermutlich De Bello Gallico nicht als Bericht verfasst, sondern die genannten anderen Formen gewählt: ein Blog, um regelmäßig von den Geschehnissen zu berichten. (Tatsächlich hat er»gebloggt«: Wenn auch per reitenden Boten, die seine Erfolgsmeldungen an den Senat lieferten. Außerdem basiert De Bello Gallico auf Notizen, die während der Feldzüge entstanden. Absolut lesenswert dazu: Wolfgang Will,»Veni, vidi,vici Caesar und die Kunst der Selbstdarstellung«, ein Wiki, um Personen (z. B. Orgetorix, Ariovist), Orte und Flüsse (z. B. Vesontio, Bibracte, Arar, Rhein) oder Völker (z. B. Helvetier, Veneter, Menapier) zu beschreiben Sie brauchen natürlich nicht bis zu Caesar zurückzugehen, um eine Änderung im Kommunikationsverhalten der Menschen festzustellen. Schon längst genügt es nicht mehr, Dokumente im Dateisystem abzuspeichern und den Informationszugriff nur dann zu ermöglichen, wenn jemand im Büro sitzt. Das»Wissen des Unternehmens«muss schnell und zuverlässig und jederzeit zur Verfügung stehen. Was ist überhaupt»unternehmenswissen«? Der berühmte»ölquellen-feuerwehrmann«paul Neil»Red«Adair hat gesagt, dass sein Unternehmen unter anderem deshalb in der Lage war, Jahrzehnte lang erfolgreich und insbesondere ohne Verlust von Menschenleben zu arbeiten, weil er seine gesamten Erfahrungen und sein gesamtes Wissen aufgeschrieben hat er und seine Mitarbeiter konnten also auf präzise dokumentierte Erfahrungen zurückgreifen. Die meisten Unternehmen schreiben hingegen nichts oder zumindest nur wenig auf. Das ist ganz eindeutig schlecht! Ein Firmenchef muss diesbezüglich zwei Probleme lösen: Er muss eine Kultur des»gemeinsamen Wissens«ist den Köpfen seiner Mitarbeiter verankern. Er muss eine technische Umgebung schaffen, in der das Unternehmenswissen so gespeichert werden kann, dass es für Mitarbeiter auch auffindbar ist. Wenn alle Mitarbeiter zwar ihr sämtliches Wissen aufschreiben und jeweils auf der lokalen Festplatte speichern, sind wir noch nicht weit genug gekommen. Dieses System, das das Speichern und vor allem das Abrufen von Wissen und Informationen, egal in welcher Form, ermöglicht, ist Sie ahnen es SharePoint! Dabei bietet SharePoint noch unendlich viele weitere Möglichkeiten, die Sie in diesem Buch kennenlernen werden. 21

4 Hi omnes lingua, institutis, legibus inter se differunt. Zielgruppe des Buchs und Aufbau Dieses Buch richtet sich an technisch orientierte Professionals, die Informationen über den technischen Aufbau, technische Hintergründe und Vorgehensweisen bei der Planung, Implementierung und dem Betrieb von SharePoint benötigen. Auch (technische) Entscheider werden in diesem Buch fündig werden, denn ich liefere auch die notwendigen Hintergründe, damit Sie lernen, die vielen verschiedenen Möglichkeiten einzuschätzen, die SharePoint bietet. Ich verzichte in diesem Buch bewusst auf eine Einführung in SharePoint aus der Sicht des Endbenutzers. Ich gehe davon aus, dass im Jahr 2011 jeder Professional eine ungefähre Vorstellung davon hat, was eine Liste ist und worum es sich bei einem Webpart handelt. Insofern verwende ich die zur Verfügung stehenden Seiten lieber für interessantere Themen, die Sie wirklich nach vorn bringen. Nun hat sich gezeigt, dass die Implementation von SharePoint auf den ersten Blick einfacher geworden ist. So werden beispielsweise die Voraussetzungen per Knopfdruck heruntergeladen und installiert, und auch die Einrichtung von einem knappen Dutzend Dienstanwendungen geht auf Wunsch, ohne dass man etwas dafür tun muss. Durch die Vielzahl der in SharePoint integrierten Technologien wird es aber andererseits beliebig komplex und davon handelt dieses Buch. Etliche der hier behandelten Technologien sind streng genommen»grundlagenthemen«, so beispielsweise die Authentifizierung mit Kerberos und die Delegierung von Identitäten. Viele Admins und Entwickler kommen aber bei der Beschäftigung mit SharePoint das erste Mal ernsthaft mit diesen Aufgabenstellungen in Berührung. Da diese Themen für eine SharePoint- Installation extrem wichtig sind, finden sie auch gebührend Raum im Buch. Anders gesagt: Wenn in SharePoint etwas nicht geht, liegt es häufig gar nicht unbedingt an SharePoint, sondern an Basistechnologien. Das Buch hat einige Schwerpunkte: Installation und Upgrade nehmen einen wesentlichen Teil des Umfangs ein (Kapitel 2 4). Für diejenigen Leser, die sich eher als SharePoint-Newbies bezeichnen würden, habe ich Kapitel 5 geschrieben. Hier finden Sie allerdings auch eine Auflistung der Limitierungen, was generell bei der Projektplanung nicht unwesentlich sein dürfte. In den nächsten Kapiteln geht es dann um Berechtigungen (Kapitel 6), den Benutzerprofildienst (Kapitel 7), die Suche (Kapitel 8) und Inhaltstypen (Kapitel 9). 23

5 Zielgruppe des Buchs und Aufbau Die Kapitel 10 bis 16 drehen sich dann um die Thematiken, die mit am»schwierigsten«sind. Das»Oberthema«heißt hier Datenzugriff. Zunächst beschäftige ich mich in Kapitel 10 ausführlich mit der Authentifizierung. Falls Sie bisher geglaubt haben, dass es mit einem Anmeldedialog getan ist lassen Sie sich überraschen. Der Zugriff auf externe Daten mithilfe der Business Connectivity Services ist in diesem Block ein wichtiges Thema (siehe Kapitel 12). Abgerundet wird es mit den spannenden, aber insgesamt komplex zu implementierenden Technologien Excel Services (Kapitel 14), PowerPivot (Kapitel 15), PerformancePoint Services (Kapitel 16) und Reporting Services (Kapitel 13). Die Gemeinsamkeit dieser Dienste ist, dass auf externe Daten zugegriffen wird und das ist nicht so simpel, wie es sich vielleicht anhört. Da aber genau das die Themen sind, die vom Management gewünscht werden, müssen wir uns damit auseinandersetzen. Selbstverständlich sind auch Themen wie Clients (Kapitel 17), die Veröffentlichung im Internet (Kapitel 18) und die Sicherung (Kapitel 19) im Buch präsent. Da Microsoft mit Office 365 das Thema»Cloud«intensiv angeht, gehe ich auch auf diesen Aspekt ein (Kapitel 20). Weitere wenden sich primär an Developer. Hier finden Sie eine allgemeine Einführung in die SharePoint-Entwicklung (Kapitel 21) und in die Erstellung von Workflows (Kapitel 22). Die Admins sind natürlich auch herzlich eingeladen, über den Tellerrand zu schauen! In Kapitel 23 finden Sie einen interessanten Gastbeitrag der d.velop AG zum Thema Enterprise Content Management mit SharePoint. Trotz des breiten Themenspektrums und der Tatsache, dass dies nicht unbedingt ein leichtes Taschenbuch geworden ist, ist dieses Buch nicht allumfassend. Ich habe nicht den Anspruch gehabt, jede einzelne Dialogseite abzubilden oder jedes Randthema exzessiv zu behandeln. Stattdessen orientiert sich der Themenmix an dem, was in echten Projekten an echten Aufgabenstellungen an mich herangetragen worden ist. Literaturtipp Hinweisen möchte ich noch auf ein weiteres SharePoint-Buch, an dem ich arbeite. Es wird sich speziell um die Möglichkeiten von SharePoint als Publishing-System drehen und sich somit an alle Personen richten, die SharePoint optisch anpassen und primär für die Veröffentlichung von Inhalten in Intranet, Extranet und Internet einsetzen möchten. Das Buch erscheint natürlich auch bei Galileo Press: 24

6 Is M. Messala, M. Pisone consulibus regni cupiditate inductus coniurationem nobilitatis fecit et civitati persuasit ut de finibus suis cum omnibus copiis exirent. 7 Benutzerprofildienst Ich möchte dieses Kapitel mit einer Klarstellung beginnen. Obwohl der Benutzerprofildienst sich mit den Identitäten der Anwender beschäftigt, hat diese Komponente nichts mit der Authentifizierung, also dem Anmeldevorgang, zu tun. Anders gesagt: Benutzer können sich auch anmelden, wenn der Benutzerprofildienst nicht eingerichtet ist. Die SharePoint Foundation verfügt übrigens nicht über diese Dienstanwendung und auch da können sich Benutzer anmelden. Wozu wird nun der Benutzerprofildienst verwendet? Einige Möglichkeiten: Zunächst sind natürlich die Benutzerprofile zu nennen. Sie erhalten Informationen über die Benutzer der Organisation. Diese Daten werden beispielsweise in der Personensuche verwendet oder können auf Websites angezeigt werden. Weitere durchaus vielfältige individuelle Szenarien sind möglich. Um nicht die eventuell schon im Active Directory mühsam gepflegten Daten nochmals eintippen zu müssen, gibt es den Benutzerprofilsynchronisierungs-Dienst, der Daten aus mehr oder weniger beliebigen Quellen (insbesondere natürlich dem AD, aber auch aus anderen Verzeichnisdiensten oder Datenbanken) in die Benutzerprofildatenbank überträgt. Seit SharePoint 2010 geht es übrigens auch andersherum: Die Daten aus den Share- Point-Profilen können beispielsweise in das Active Directory synchronisiert werden. Ziemlich beliebt ist auch Meine Website (in den englischen Versionen MySite genannt). Hierbei handelt es sich um einen individuellen Bereich für jeden Benutzer, in dem er Inhalte speichern, aber auch beispielsweise sein Profil verwalten kann. Die Zielgruppenorientierte Bereitstellung basiert ebenfalls auf Benutzerprofilen. Ihr Sinn und Zweck ist es, Informationen für Benutzer gezielter zugänglich zu machen und die übliche Informationsflut zu kanalisieren das wird später an einem Beispiel klarer. 7.1 Die Benutzerprofildienst-Anwendung erstellen und verwalten Falls Sie Ihre SharePoint-Farm mit dem webbasierten Farmkonfigurations-Assistenten eingerichtet haben, wird die Benutzerprofildienst-Anwendung bereits vorhanden sein. Andernfalls müssen Sie die Dienstanwendung per Hand einrichten. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Navigieren Sie in der Zentraladministration zu Anwendungsverwaltung Dienstanwendungen verwalten. 289

7 7 Benutzerprofildienst 2. Im Ribbon klicken Sie auf Neu und wählen das Erstellen einer neuen Benutzerprofildienst- Anwendung (siehe Abbildung 7.1). Abbildung 7.1 Das Erstellen einer neuen Benutzerprofildienst-Anwendung beginnt hier 3. In der Dialogseite zur Erstellung der Benutzerprofildienst-Anwendung sind etliche Einträge vorzunehmen (siehe Abbildung 7.2): Abbildung 7.2 Das Anlegen der Benutzerprofil-Dienstanwendung umfasst diverse Einträge. 290

8 Die Benutzerprofildienst-Anwendung erstellen und verwalten 7.1 Wählen Sie das Erstellen eines neuen Anwendungspools, und weisen Sie ihm ein verwaltetes Konto zu. Sinnvollerweise sollte es ausschließlich für den Benutzerprofildienst verwendet werden (siehe Abschnitt 2.3.7). Es müssen einige Datenbanken angelegt werden. Hier können Sie im Normalfall die vorgegebenen Namen verwenden. Vermutlich haben Sie noch keinen Host für Meine Website. Darum lassen Sie diesen Eintrag zunächst leer. Wir kümmern uns später um das Anlegen von Meine Website. Die Verwaltung des Benutzerprofildiensts erreichen Sie, indem Sie die Dienstanwendung selektieren und im Ribbon auf die Schaltfläche Verwalten klicken (siehe Abbildung 7.3). Abbildung 7.3 Zur Verwaltung der Dienstanwendung geht s hier entlang. Wie Sie auf Abbildung 7.4 sehen, gibt es relativ viel einzustellen. Ich werde Ihnen die wichtigsten Konfigurationsmöglichkeiten in den nächsten Abschnitten vorstellen. Abbildung 7.4 Es gibt viel einzustellen. 291

9 7 Benutzerprofildienst 7.2 Personen Die Rubrik Personen (siehe Abbildung 7.4) ist im Grunde genommen der Hauptbestandteil des Benutzerprofildiensts Benutzereigenschaften Mithilfe der Benutzerprofile werden den Menschen Eigenschaften zugewiesen. Folglich ist der erste Aspekt, den es zu betrachten gilt, welche Benutzereigenschaften vorhanden sind. Eine Übersicht über die standardmäßig knapp 70 Eigenschaften erhalten Sie, wenn Sie die Dialogseite Benutzereigenschaften verwalten aufrufen. Auf der Dialogseite (siehe Abbildung 7.5) sehen Sie die standardmäßig vorhandenen Benutzereigenschaften. Erklärungsbedürftig ist im Grunde genommen nur die Spalte Zugeordnetes Attribut: Dies bezieht sich auf das Feld einer externen Datenbasis, mit dem diese Benutzereigenschaft synchronisiert wird. Im Allgemeinen wird das ein Active Directory-Attribut sein. Die Benutzerprofile können allerdings auch mit anderen Verzeichnissen oder Business- Systemen synchronisiert werden. Abbildung 7.5 Standardmäßig gibt es knapp 70 Eigenschaften. 292

10 Personen 7.2 Abbildung 7.6 Bei einer Benutzereigenschaft gibt es Diverses einzustellen. 293

11 7 Benutzerprofildienst Abbildung 7.6 zeigt den Konfigurationsdialog zu einer bestehenden Benutzerprofileigenschaft. Ich möchte nun zwar nicht jede Einstellmöglichkeit diskutieren (zumal es in den einzelnen Abschnitten des Dialogs eine zumeist ganz ordentliche Beschreibung gibt), einige Einstellmöglichkeiten aber kurz besprechen: SharePoint 2010 ist relativ konsequent mehrsprachig ausgelegt. Folglich gibt es auch für den Anzeigenamen mehrere Sprachversionen (erster Pfeil). Die Bedeutung des Profiluntertyps werden Sie im weiteren Verlauf kennenlernen. Im Bereich des zweiten Pfeils finden Sie einige Einstellmöglichkeiten, mit denen festgelegt wird, ob diese Profileigenschaft sichtbar ist und ob sie vom Benutzer bearbeitet werden kann (Bearbeitungseinstellungen und Anzeigeeinstellungen). Richtig spannend ist die Konfiguration der Synchronisierung. Wie Sie im weiteren Verlauf des Kapitels erfahren werden, kann der Benutzerprofilsynchronisierungs-Dienst die Benutzereigenschaften mit einer Vielzahl von Verzeichnisdiensten oder Business-Systemen synchronisieren. Ob und wie synchronisiert wird, sehen Sie im Abschnitt Eigenschaftenzuordnung für die Synchronisierung (dritter Pfeil). In diesem Fall wird aus dem Active Directory das Attribut telephonenumber importiert. Falls Sie ein Szenario bauen, in dem die Anwender einen Teil ihrer Eigenschaften selbst pflegen sollen, lässt sich eine Export-Verbindung konfigurieren. Beachten Sie, dass in der Benutzereigenschaft dann die Änderungsberechtigung gesetzt ist Benutzerprofile Die nächste Dialogseite, die wir uns anschauen, heißt Benutzerprofile verwalten. Die Übersichtsseite ist in Abbildung 7.7 zu sehen und bietet kaum Überraschungen. Ein erwähnenswerter Aspekt ist, dass die Seite beim Aufruf stets leer ist. Wenn Sie Profile sehen möchten, müssen Sie einen Suchbegriff eingeben und schon ist etwas zu sehen. Abbildung 7.7 Die Benutzerprofile werden nicht automatisch angezeigt, vielmehr müssen Sie suchen. 294

12 Personen 7.2 Beim Bearbeiten eines Benutzerprofils sieht es wie in Abbildung 7.8 aus: Neben dem Eintragen des Attribut-Werts kann zum Teil die Sichtbarkeit eingetragen werden. Ob das Attribut Anzeigen für selbst gesetzt werden kann, hängt von den Einstellungen in der Dialogseite zur Konfiguration der Benutzereigenschaft ab. Letztendlich ist der Sinn weniger, dass ein Administrator in der Zentraladministration die Sichtbarkeit einstellt. Die Idee ist vielmehr, dass die Benutzer diese Einstellungen individuell selbst pflegen können. Der entsprechende Dialog findet sich auf Meine Website. Abbildung 7.8 Bearbeiten eines Profils Sie haben nun an dieser Stelle die Möglichkeit, neue Benutzerprofile anzulegen. Ob jemals ein Administrator ein Benutzerprofil neu anlegen wird, würde ich aktiv bezweifeln. Im Normalfall gelangen die Profile über den Benutzerprofilsynchronisierungs-Dienst ins SharePoint-System und werden dann auch durch inkrementelle Synchronisierungen regelmäßig gepflegt Benutzeruntertypen Nicht auf Anhieb ersichtlich sind Sinn und Zweck der Benutzeruntertypen. Die Idee dahinter ist, dass es viele eigene Attribute geben könnte, die zu verschiedenen Zwecken verwendet werden. So könnten Prozesse der Personalabteilung ein Attribut Personalnummer nutzen, 295

13 7 Benutzerprofildienst während für den Helpdesk ein Attribut Stamm-PC interessant sein könnte. Nun wäre es vorteilhaft, wenn der Helpdesk-Mitarbeiter auch nur die für ihn relevanten Attribute sehen würde. Bei den Benutzeruntertypen geht es also gewissermaßen um eine Art Filteransicht. Da an die Benutzeruntertypen keine Berechtigungen geknüpft werden können, sind diese nicht dazu gedacht, Attributwerte vor bestimmten Benutzergruppen zu»verstecken«. Betrachten Sie diese also als eine Art»Filter«. Ich zeige Ihnen nun ein kleines Szenario, in dem ein Untertyp Helpdesk angelegt wird. Diesem wird als Profiluntertyp nur der neue Attributwert zugewiesen. So wird s gemacht: 1. Navigieren Sie auf die Dialogseite Benutzeruntertypen verwalten. 2. Um einen neuen Untertyp anzulegen, brauchen Sie nur einen Namen und einen Anzeigenamen zu vergeben und auf Erstellen zu klicken (siehe Abbildung 7.9). 3. Wenn Sie nun eine neue Profileigenschaft erstellen, wählen Sie die Profiluntertypen aus, denen Sie diese Eigenschaft zuordnen wollen (siehe Abbildung 7.10). Abbildung 7.9 Beim Anlegen des Untertyps werden lediglich Name und Anzeigename benötigt. Hinweis Bei selbst erstellten Benutzereigenschaften können Sie frei wählen, welche Eigenschaften zugeordnet werden sollen. Die Standardeigenschaften sind jeweils als Untertypen zugeordnet. Wenn nun ein Benutzerprofil bearbeitet wird, kann man am oberen Rand der Dialogseite einen Untertyp auswählen. Dies führt dann dazu, dass die angezeigten Benutzereigenschaften gemäß Konfiguration gefiltert werden (siehe Abbildung 7.11). 296

14 Personen 7.2 Abbildung 7.10 Wählen Sie als Profiluntertyp nur»helpdesk«aus. Abbildung 7.11 Wenn bei der Bearbeitung des Benutzerprofils der neue Benutzerprofiluntertyp ausgewählt wird, werden nur die Eigenschaften angezeigt, die dem Profiluntertyp zugeordnet sind Benutzergruppen Eine interessante Möglichkeit zur Steuerung von Informationen sind die Benutzergruppen. Diese dürfen nicht mit SharePoint-Gruppen verwechselt werden: Die Benutzergruppen des Benutzerprofildiensts haben nichts mit Berechtigungen zu tun. Stattdessen werden diese für die Zuweisung von Informationen an Zielgruppen verwendet. SharePoint-Gruppen (und natürlich auch Active Directory-Gruppen) dienen zur Zuweisung von Berechtigungen. 297

15 7 Benutzerprofildienst Das Konzept der Benutzergruppen ist am einfachsten an einem Beispiel zu verdeutlichen, das ich Ihnen in den nächsten Abschnitten vorführe. Benutzergruppen verwalten Wenn Sie die Dialogseite Benutzergruppen verwalten aufrufen, werden Sie sehen, dass eine Benutzergruppe vorhanden ist, nämlich Alle Sitebenutzer (siehe Abbildung 7.12). An dieser Standardbenutzergruppe können Sie keine Änderungen vornehmen, Sie können sie nicht löschen etc. Abbildung 7.12 Standardmäßig ist eine Benutzergruppe vorhanden. Über den gleichnamigen Link lässt sich in der Dialogseite eine Neue Benutzergruppe anlegen: Auf der ersten Dialogseite zum Anlegen einer neuen Benutzergruppe geht es im Wesentlichen um den Namen der Gruppe (siehe Abbildung 7.13). Ich möchte für dieses Beispiel zwei Gruppen anlegen, nämlich eine, die Benutzer am Standort RGS umfasst, eine andere für Benutzer in BMS. Neben dem Gruppennamen muss noch ein Besitzer der Gruppe eingetragen werden. Weiterhin muss gewählt werden, ob anzuwendende Regeln für die Ermittlung der Gruppenmitgliedschaft UND- oder ODER-verknüpft werden sollen (Alle Regeln erfüllen bzw. Mindestens eine Regel erfüllen). Der folgende Dialog (siehe Abbildung 7.14) zeigt den Auswahldialog für die Erstellung der ersten Regel. Ich lege in diesem Fall als Bedingung die Mitgliedschaft in einer Gruppe fest. Alternativ könnte auch anhand der Benutzerprofil-Eigenschaften gefiltert werden. Nach Beendigung des zweiten Dialogs (siehe Abbildung 7.14) zum Anlegen der Gruppen gelangen Sie auf die Eigenschaften-Dialogseite der Gruppe (siehe Abbildung 7.15). Sie sehen hier, dass die erste Benutzergruppenregel, die gerade erstellt worden ist, bereits angezeigt wird. Weitere Regeln könnten Sie hinzufügen. 298

16 Personen 7.2 Abbildung 7.13 Anlegen einer Gruppe Abbildung 7.14 Hier wird die erste Regel für die Mitgliedschaften in der Benutzergruppe definiert. Interessant sind die Angaben Erstellt: nein und Anzahl Mitglieder: Nicht erstellt. Ihr Hintergrund ist, dass die Auswertung der Gruppenmitgliedschaften nicht bei jeder Anfrage erfolgt, sondern dass intern eine Mitgliedschaftenliste geführt wird, die erst erstellt werden muss. Diese Erstellung können Sie durch Klick auf den Link Benutzergruppe kompilieren manuell auslösen. Kurze Zeit später sollte die Eigenschaft Erstellt auf Ja springen und die Anzahl der»errechneten«mitglieder ausgegeben werden. Das sieht dann in etwa so aus wie in Abbildung

17 7 Benutzerprofildienst Abbildung 7.15 Das ist der»ausführliche«dialog zur Konfiguration der Benutzergruppe. Abbildung 7.16 Jetzt ist die Gruppe kompiliert. Es sind 11 Mitglieder ermittelt worden. Die ermittelte Mitgliedschaftsliste können Sie übrigens auch anschauen, indem Sie ganz simpel auf den Link Mitgliedschaft anzeigen klicken (siehe Abbildung 7.17). Sie können die Mitgliedschaften allerdings nicht verändern; die Dialogseite dient in der Tat nur zu Kontrollzwecken. 300

18 Personen 7.2 Abbildung 7.17 Zu Kontrollzwecken können Sie die Mitgliederliste auch einsehen. Die neue Gruppe ist nun natürlich auch in der Liste auf der Übersichtsdialogseite zu sehen (siehe Abbildung 7.18). Die Konfigurationsdialoge erreichen Sie über das Kontextmenü. Auch das Kompilieren (der Neuaufbau der Liste der Mitgliedschaften) kann hier angestoßen werden. Abbildung 7.18 Nun ist die Gruppe angelegt. Über das Kontextmenü gelangen Sie an alle Funktionen. 301

19 7 Benutzerprofildienst Benutzergruppenkompilierung Nun werden die Benutzergruppen ja extra anhand eines Regelwerks aufgebaut es wäre jetzt aber ziemlich blöd, wenn Sie andauernd per Hand das Kompilieren der Gruppenmitgliedschaften initiieren müssten. Die Lösung dieser Aufgabe liegt in der Dialogseite, die Sie über den Link Benutzergruppenkompilierung planen erreichen. Den wenig überraschenden Dialog sehen Sie auf Abbildung Standardmäßig werden die Benutzergruppen einmal wöchentlich kompiliert das finde ich etwas sehr wenig. Einmal pro Tag wäre sicherlich in den meisten Unternehmen und Organisationen ein günstigerer Wert, um Aktualisierungen auch einigermaßen zügig zur Verfügung zu haben. Abbildung 7.19 Die Benutzergruppen können nach Zeitplan kompiliert werden. Dieses Buch erhebt den Anspruch, auch ein wenig Hintergrundwissen zu vermitteln. Und so scheint es mir an dieser Stelle angebracht, darauf hinzuweisen, dass Sie mit dem Dialog aus Abbildung 7.19 einen Tagesjob (Zeitgeberauftrag) konfigurieren. Abbildung 7.20 zeigt den Timerjob im Dialog Zentraladministration Überwachung Auftragsdefinitionen überprüfen. Wenn Sie hier in die Eigenschaften des Tagesjobs klicken würden, sähen Sie, dass sich auch hier der Zeitplan einmal wöchentlich ausführen wiederfindet. Abbildung 7.20 Die Definition des Timerjobs, der die Kompilierung der Benutzergruppen steuert. Für das Troubleshooting sind diese Informationen nicht unwesentlich. Falls Sie irgendwann feststellen, dass die Gruppen zwar aktualisiert werden, wenn Sie die Kompilierung von Hand 302

20 Personen 7.2 aufrufen, nicht aber automatisch, wäre ein erster Ansatz die Überprüfung, ob der Tagesjob überhaupt läuft oder mit Fehlern abbricht (Zentraladministration Überwachung Auftragsstatus überprüfen). In der Anwendung Nun kommen wir zum Höhepunkt, nämlich zur Verwendung der in mehr oder weniger mühevoller Kleinarbeit erstellten Benutzergruppe. In Abbildung 7.21 sehen Sie den Eigenschaften-Dialog einer Unternehmenswiki-Seite. Dort findet sich eine Eigenschaft Zielgruppen, in der eine oder mehrere der zuvor erstellten Benutzergruppen angegeben werden können (siehe Abbildung 7.21). Abbildung 7.21 In den Eigenschaften der Unternehmenswiki-Seite findet sich das Attribut»Zielgruppen«. Was nun passiert, lässt sich in Abbildung 7.22 und Abbildung 7.23 erkennen: Das Benutzerkonto, mit dem ich angemeldet bin, ist nicht in der Gruppe Standort BMS, sondern in Standort RMS. In Abbildung 7.22 ist zu sehen, dass in der Dokumentbibliothek Seiten sowohl die Seite BMS-Organisation (zugewiesen an die Gruppe Standort BMS, siehe Abbildung 7.21) als auch die Seite RGS-Organisation zu sehen ist. Was die Berechtigungen betrifft, so hat der angemeldete Benutzer Zugriff. Ein Blick in das Menü zeigt hingegen, dass dort nur die Seite RGS-Organisation und nicht BMS-Organisation zu sehen ist (siehe Abbildung 7.23). Grund ist: Das Menü wertet die Eigenschaft Zielgruppen der anzuzeigenden Seiten aus, und mein Account ist nun mal nicht in der BMS Standort-Zielgruppe. Abbildung 7.22 Der Benutzer kann beide Seiten anzeigen das zeigt der Blick in die Dokumentbibliothek»Seiten«. Kurz gesagt, lässt sich also die Sichtbarkeit von Elementen über die Zielgruppensteuerung steuern, ohne direkt etwas an den Berechtigungen verstellen zu müssen. Das bietet Vorteile, 303

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