GEVER aus der Praxis. Ralph Limoncelli, Stadtschreiber, Stadtverwaltung Frauenfeld
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- Günther Kuntz
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1 GEVER aus der Praxis Ralph Limoncelli, Stadtschreiber, Stadtverwaltung Frauenfeld
2 Inhalt 1. Anstoss / Ziele 2. Arbeiten vor dem Praxiseinsatz 3. Was kann eine GEVER-Software 4. Einsatzmöglichkeiten 5. Fragen 31. August 2017 Fachtagung Informatik 2
3 Stadt Frauenfeld 5-köpfiger Stadtrat (Parlament: 40 Mitglieder) 14 Ämter und 2 unselbständige Betriebe 350 PC-Arbeitsplätze an 24 verschiedenen Standorten 200 Axioma-User (GEVER) 3
4 Geschäftsprozesse Geschäfts- Kontrolle Registraturplan Dokumenten- Management Protokoll- Verwaltung
5 Anstoss für Einführung >> Generationenwechsel Stadtammann und Stadtschreiber im Jahr 2008 Pensionierungen weiterer langjähriger Amtsleiter drohender Know-how Verlust Stadtratsbeschlüsse elektronisch nicht zentral verfügbar Kein Registraturplan 31. August 2017 Fachtagung Informatik 5
6 Ziele I Papierarmes Büro, d.h. vermehrt elektronische Abwicklung von Geschäften Reduktion Aufwand für die Suche nach physischen Dossiers Hilfsmittel für optimale Aktenführung 31. August 2017 Fachtagung Informatik 6
7 Ziele II Leistungsfähige, moderne und bürgernahe Verwaltung Prozessdefinitionen, welche die Einarbeitung von neuen MA erleichtern und Fehlerquellen reduzieren Vorbereitung digitale Archivierung 31. August 2017 Fachtagung Informatik 7
8 Arbeiten vor Praxiseinsatz Registraturpläne Erarbeitung Vorlagen (zentrales Management über Software) Schulung der Mitarbeitenden Geschäftsprozesserhebung 31. August 2017 Fachtagung Informatik 8
9 Was ist überhaupt ein Geschäft? Bundesordner Hängeregister sauber strukturiert beinhaltet sämtliche relevanten Dateien (inkl. s) einfaches Auffinden dank Metadaten 31. August 2017 Fachtagung Informatik 9
10 Unterschied zum Explorer Nachvollzug von Änderungen an den Dokumenten (Versionen) Weitergabe von Geschäften und Dokumenten (Aktivitäten) Aktivitätenjournal («chatten») Pendenzenverwaltung Terminierung ( -Erinnerung) Integration von diversen Softwaren (Basisdaten) 31. August 2017 Fachtagung Informatik 10
11 «Aktivitäten» an Gruppen oder Einzelpersonen Zur Traktandierung Zur Bearbeitung Zur direkten Erledigung Zur Kenntnis Zur Stellungnahme Zur Genehmigung Pendenzen Mahnliste Nachvollziehbarkeit 31. August 2017 Fachtagung Informatik 11
12 Stadtratsgeschäfte ohne GEVER Anmeldung von SR-Geschäften mittels Ablage der Anträge auf Serverlaufwerk Grosser Aufwand für Suche und Nachbearbeitung (Versionenproblem) Manuelles Abfüllen des Endlosprotokolls Keine lückenlose elektronische Ablage 31. August 2017 Fachtagung Informatik 12
13 Stadtratsgeschäfte mit GEVER Ämter erfassen ein Geschäft und den Antrag im GEVER via Aktivität zur Traktandierung an Stadtkanzlei übermitteln Schnelles Nachbearbeiten der Beschlüsse (im Sitzungsmanagement-Tool) Strukturierte Ablage mit Registraturplan 31. August 2017 Fachtagung Informatik 13
14 Sitzungsmanagement-Tool Unterlagen sind beim entsprechenden Traktandum Sitzungsunterlagen werden ins Extranet publiziert Kein physischer Versand von Unterlagen (Tablets) Automatische Vergabe der Beschlussnummer nach Abschluss der Sitzung Endlosprotokoll wird automatisch erstellt 31. August 2017 Fachtagung Informatik 14
15 Im Alltag des Stadtschreibers Sämtliche Geschäfte werden im GEVER bearbeitet Schneller Zugriff auf Dossiers (Favoriten) vollständige elektronische Ablage (scannen) Keine physische Ablage nach Erledigung (ausser bei gesetzlicher Pflicht, z.b. Stadtratsbeschlüsse) 31. August 2017 Fachtagung Informatik 15
16 Weitere Einsatzmöglichkeiten Führen der Personaldossiers Baugesuchsverwaltung Gastgewerbe Vertragsmanagement Publikation von Geschäften ins Extranet idealerweise alles in GEVER vollintegriert 31. August 2017 Fachtagung Informatik 16
17 Geschäftsprozesse Geschäfts- Kontrolle Registraturplan Dokumenten- Management Protokoll- Verwaltung
18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 31. August 2017 Fachtagung Informatik 18
19 Fragen? 31. August 2017 Fachtagung Informatik 19
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