Vergleich von BPMN-Tools. zur Modellierung von Geschäftsprozessen

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1 Fachhochschule Brandenburg Brandenburg University of Applied Sciences Fachbereich Wirtschaft Studiengang Wirtschaftsinformatik Vergleich von BPMN-Tools zur Modellierung von Geschäftsprozessen Autoren: Katharina Deckert, Leroy Füllgraf, René Quoos Studiengang WI Master (Matrikel 2012) Betreuung und Revision: Prof. Dr. Dietmar Wikarski Feedback an:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkungen Einleitung Grundlagen BPMN BPMN Konversationsdiagramme Choreographiediagramme Events Kriterienkatalog Prozessbeschreibung Sportgruppenanmeldung Bizagi Unternehmen und Tool Oberfläche und Usability Modellierung Import und Export Schnittstellen Gemeinsamer Prozess - Sportgruppenanmeldung Fazit ADONIS Unternehmen und Tool Oberfläche und Usability Modellierung Import und Export Schnittstellen Gemeinsamer Prozess - Sportgruppenanmeldung Fazit SemTalk Unternehmen und Tool Oberfläche und Usability

3 8.3. Modellierung Import und Export Schnittstellen Gemeinsamer Prozess Sportgruppenanmeldung Fazit Signavio Unternehmen und Tool Oberfläche und Usability Modellierung Import und Export Schnittstellen Gemeinsamer Prozess Sportgruppenanmeldung Fazit Auswertung der Nutzwertanalyse Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis

4 1. Vorbemerkungen Der vorliegende Report basiert auf der Semesterarbeit zum Thema Einsatz von BPMN in ausgewählten Tools im Rahmen der Veranstaltung Modellierung und Analyse von Prozessen des Masterstudiums der Wirtschaftsinformatik an der im Wintersemester 2011/12. Ziel der Arbeit war die Untersuchung von fünf ausgewählten Tools (Bizagi, Adonis, SemTalk, AristaFlow und Signavio) auf ihre Eignung zur Modellierung von Geschäftsprozessen mit BPMN. Da sich im Verlauf der Untersuchung herausstellte, dass AristaFlow nicht für die Modellierung mit BPMN geeignet ist, wird in dieser revidierten Version der Arbeit nicht näher auf AristaFlow eingegangen. Die Autoren danken jedoch Herrn Sebastian Raschke ausdrücklich für seine Untersuchung dieses Tools ebenso wie Herrn Henrik Strauß für seine Beteiligung an den Ausarbeitungen zum Tool Signavio, die in die vorliegende Fassung eingeflossen sind. Weiterhing muss darauf hingewiesen werden, dass zum Vergleich der Tools keine gleichwertigen Versionen heran gezogen werden konnten. Nicht für jedes Tool lag eine Vollversion vor, so dass nicht alle Funktionen getestet werden konnten und sich einige Bewertungen nur auf Produktbeschreibungen des Anbieters beziehen. 4

5 2. Einleitung Die verständliche Beschreibung von Geschäftsprozessen spielt in der Unternehmenspraxis eine immer größere Rolle. Dafür stehen verschiedene Notationen zur Verfügung. BPMN 1, seit 2006 neuer OMG 2 -Standard für die Geschäftsprozessmodellierung, hat binnen kurzer Zeit eine weite Verbreitung in der Praxis gefunden 3. Mit dieser Notation lassen sich Abläufe von Geschäftsprozessen fachlich, aber auch technisch beschreiben. Um Standardisierung und Austauschbarkeit von Modellen zu erreichen, wurde die BPMN-Spezifikation kontinuierlich weiterentwickelt wurde die Version BPMN 2.0 offiziell verabschiedet 4 und seitdem von vielen Anbietern von Modellierungssoftware in deren Tools integriert. Ziel dieser Arbeit ist es, den Einsatz von BPMN in ausgewählten Tools auf ihre Eignung für Geschäftsprozess-Modellierung zu untersuchen. Dabei werden die Eigenschaften und Funktionalitäten der Tools, anhand eines vorher festgelegten Kriterienkatalogs, überprüft, beschrieben und bewertet. Anschließend werden die Tools in einer Gegenüberstellung verglichen. Der erste Teil der Arbeit bietet einen Einstieg in die Modellierung mit BPMN. Dazu werden einleitend wichtige Definitionen und grundlegende Fragestellungen sowie elementare BPMN-Elemente anhand allgemein verständlicher, fachlicher Beispiele erläutert. Im zweiten Teil der Arbeit werden folgende Tools näher betrachtet: Bizagi Adonis SemTalk Signavio Nach einer kurzen Vorstellung des jeweiligen Anbieters erfolgt die Beschreibung des Funktionsumfangs des jeweiligen Tools. Durch Modellierung eines gemeinsamen Prozesses sollen Stärken und Schwächen des jeweiligen Tools erkannt und herausgestellt werden. Anhand des Kriterienkatalogs wird dann eine detaillierte Bewertung aller Funktionalitäten vorgenommen. Den Abschluss der Arbeit bildet eine Gegenüberstellung der Tools. Die Bewertungen der einzelnen Tools werden dabei verglichen, um eine abschließende Empfehlung aussprechen zu können. Die in der Dokumentation beschriebenen Erkenntnisse sollen dem Leser außerdem als Orientierungspunkte dienen und beim Umgang mit den Tools unterstützen. 1 Business Process Model and Notation 2 Object Management Group 3 (Allweyer, 2009) 4 (Allweyer, 2009) 5

6 3. Grundlagen BPMN - (seit Version 2.0 Business Process Model and Notation ) ist eine spezielle Modellierungsnotation für Geschäftsprozesse. Für Fach- und Informatikspezialisten stellt sie Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows) modelliert werden können. Die BPMN wurde 2004 von dem IBM Mitarbeiter Stephen A. White entwickelt und durch die BPMI (Business Process Management Initiative) veröffentlicht übernahm die OMG (Object Management Group) die Pflege der Notation und fusionierte gleichzeitig mit der BPMI wurde BPMN 1.0 als offizieller Standard der OMG aufgenommen folgte die Version BPMN 1.1, 2009 die Version BPMN 1.2 und am Anfang des Jahres 2011 die Version BPMN 2.0. BPMN sollte ursprünglich eine Prozessbeschreibungssprache sein, die von einer Prozess Engine eines BPMS ausgeführt werden konnte. Die Entwickler hatten dabei den Anspruch, dass neben technischen Modellen auch fachliche Modelle umgesetzt werden können. Der Schwerpunkt lag aber auf der Absicht, Geschäftsprozesse grafisch darzustellen. Wer Prozesse und Arbeitsabläufe managen will, muss diese abstrakt beschreiben und dokumentieren können. Modelle der Realität dienen der Abwicklung, Unterstützung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Ohne eine Modellierungssprache werden textuelle und tabellarische Beschreibungen in Präsentations- oder Grafikprogrammen ohne einheitliche Modellierungsregeln verwendet. BPMN vereinheitlicht die Darstellung und Organisation von Modellen. Besonders wichtig ist die Einhaltung strikter Regeln für technische Modelle, die in einem BPMS zum Einsatz kommen. Hierbei wird das Modell nicht von Menschen, sondern von einem Computerprogramm (einer Prozess Engine) interpretiert. Laut OMG gibt es drei grundlegende Typen von Geschäftsprozessen: Interne, externe (öffentliche) und kollaborative (globale) Geschäftsprozesse. Interne Geschäftsprozesse bilden ausschließlich interne Prozessflüsse, also nur die innerhalb eines Unternehmens ablaufenden Prozesse ab. Das folgende Beispiel zeigt einen Geschäftsprozess von der Antragsstellung bis hin zur Genehmigung oder Ablehnung. Abbildung 1: Interner Geschäftsprozess (OMG - Object Management Group, 2011) Die externen Geschäftsprozesse bilden den internen Geschäftsprozess und wenigstens eine zusätzliche unternehmensexterne Partei ab. Der Prozessablauf der externen Partei wird nicht spezifiziert, lediglich der Informationsaustausch wird modelliert. Im folgenden Beispiel erfolgt der Informationsaustausch zwischen einer Arztpraxis und einem Patienten. 6

7 Abbildung 2: Externer Geschäftsprozess (OMG - Object Management Group, 2011) Die kollaborativen Geschäftsprozesse betrachten neben dem internen detailliert den externen Prozessablauf und den Informationsaustausch zwischen den Parteien. Abbildung 3: Kollaborativer Geschäftsprozess (OMG - Object Management Group, 2011) 7

8 3.1. BPMN 1.2 Die BPMN 1.2 Notation scheint nach wie vor (Stand März 2012) weit verbreitet und unter Modellierern nach wie vor am häufigsten Verwendung zu finden. Durch den kleineren Umfang an Notationselementen ermöglicht sie einen einfachen Einstieg in die BPMN Modellierung. Außerdem sind Modelle der Version 1.2 aufwärtskompatibel zur Version 2.0. Die Basiselemente sind Ablaufknoten, Verbindungsobjekte, Artefakte und Schwimmbahnen. Zu den Ablaufknoten zählen Ereignisse, Aktivitäten und Gateways. Zu den Verbindungsobjekten zählen Sequenzflüsse, Nachrichtenflüsse und Assoziationen. Zu den Artefakten zählen Datenobjekte, Kommentare sowie Gruppen und zu den Schwimmbahnen, Pools und Lanes. Aktivitäten Abbildung 4: Übersicht Basiselemente Sie beschreiben einen Arbeitsschritt in einem Prozess, z.b. das Bearbeiten einer . Es gibt die folgenden verschieden Arten von Aktivitäten. 8

9 Abbildung 5: Aktivitäten Ein Teil- (oder Sub-)prozess ist eine Verfeinerung einer Aktivität und wird von weiteren Aktivitäten im Subprozess konkretisiert. Schleifen wiederholen eine Aktivität solange, bis die gewünschte Schleifenbedingung erfüllt ist. Eine Mehrfachinstanz wiederholt parallel oder sequenziell alle Aktivitäten, die sie enthält, mit verschiedenen Daten bis die Schleifenbedingung erfüllt ist. Ein Ad hoc-teilprozess führt alle enthaltenen Aktivitäten in einer beliebigen Reihenfolge durch. Eine Transaktion sind mehrere Aktivitäten, die gemeinsam ein unteilbares Ganzes ergeben, z.b. die Prozesse während einer elektronischen Geldtransaktion. Ereignisse Ereignisse werden grundsätzlich in empfangende und auslösende unterscheiden. Unabhängig davon gibt es weitere drei Arten von Ereignissen: Startereignisse, Endereignisse und Zwischenereignisse. Ein Startereignis markiert den Beginn eines Prozesses und ein Endereignis die Beendigung eines Pfades des Prozesses. Zwischenereignisse treten zwischen dem End- und Startereignis auf. Es gibt auslösende und empfangende Zwischenereignisse. Ein auslösendes erzeugt ein Ereignis und der Ablauf wird unmittelbar fortgesetzt. Ein empfangendes wartet auf das Eintreten eines Ereignisses und unterbricht den Ablauf für diesen Zeitraum. Die folgenden 10 Ereignistypen können zum Teil empfangende und auslösende wie auch Start-, Endeund Zwischenereignisse sein. 9

10 Abbildung 6: Ereignisse Ein Zeitereignis unterbricht den Ablauf, bis ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist. Dieser kann einen eindeutigen oder zyklischen Zeitpunkt oder auch eine bestimmte Verzögerung (Timeout) darstellen. Bei einem Nachrichtenereignis wird von einem Prozessteilnehmer eine Nachricht gesendet oder empfangen. Es dient unter anderem zur Kommunikation zwischen Pools. Ein Signal ermöglicht die Kommunikation über Poolgrenzen und Prozessgrenzen. Es wird von einem Teilnehmer gesendet und kann von mehreren empfangen werden. Ein Fehlereignis wird z.b. von einer Aktivität ausgelöst und kann zum Abbruch (Ereignis) oder zur Korrektur des Ablaufes führen. Eine Kompensation wird z.b. in einer abgebrochenen Transaktion ausgelöst. Dabei werden alle Abläufe der Transaktion rückgängig gemacht und bei Bedarf kompensiert. Ein Bedingungsereignis definiert Regeln, nach denen ein Ablauf beginnen oder fortlaufen kann. Ein Link stellt eine Sprungmarke dar und wird eingesetzt, um lange Sequenzflüsse zu verbergen. Ein Mehrfachtyp kombiniert mehrere Auslöser miteinander. Sobald ein auslösendes Ereignis eintritt, läuft der Prozess weiter. Bei einer Terminierung werden alle Aktivitäten und der Prozess beendet. Gateways Ein Gateway beschreibt die Logik bei der Zusammenführung oder Aufteilung eines Sequenzflusses. Eine Kombination von ein- und ausgehenden Sequenzflüssen in einem Gateway wird dabei nicht empfohlen, ist nach BPMN-Regel jedoch erlaubt. Im Einzelnen werden die folgenden Gateways unterschieden: 10

11 Abbildung 7: Gateways Ein datenbasiertes exklusives Gateway entscheidet anhand der Bedingungen am Sequenzfluss, welcher Ablauf fortgeführt wird. Ein ereignisbasiertes, exklusives Gateway entscheidet aufgrund des ersten eintretenden Ereignisses. Die Ereignisse werden unmittelbar nach dem Gateway modelliert. Ein paralleles Gateway teilt den Sequenzfluss in mehrere Flüsse, die parallel bearbeitet werden. Ein einschließendes Gateway teilt den Sequenzflüsse ebenfalls auf mehrere Flüsse auf und bearbeitet sie parallel, wobei jedoch nur solche Sequenzflüsse eingeschlossen werden, deren Bedingungen erfüllt sind. Bei einem komplexen Gateway kann der Modellierer selbst eine Verzweigungsbedingung festlegen. Verbindungsobjekte Verbindungsobjekte sind Pfeile oder ungerichtete Linien, welche die anderen Sprachbestandteile ( Knoten ) miteinander verbinden. Dabei werden die drei folgenden Klassen unterschieden: Ein Sequenzfluss verbindet die einzelnen Ablaufknoten miteinander und schreibt die Reihenfolge im Prozess vor. Ein bedingter Sequenzfluss ist zusätzlich gekennzeichnet mit einer Raute. Er darf nur an einer Aktivität modelliert werden und wird genutzt, wenn die Flussbedingung zutrifft. Der Standardsequenzfluss soll ein Anhalten des Prozesses wegen unklarer Bedingung verhindern und wird genutzt, wenn keine andere Bedingung zutrifft. Nachrichtenflüsse ermöglichen die Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten, die nicht in einem Pool liegen. Sie dürfen ausschließlich zwischen unterschiedlichen Pools verwendet werden. Assoziationen verbinden Datenobjekte oder Anmerkungen mit anderen Elementen im Diagramm. Dabei kann eine Assoziation gerichtet, beidseitig gerichtet oder ungerichtet sein. 11

12 Abbildung 8: Verbindungsobjekte Artefakte Es gibt drei Arten von Artefakten, mit denen zusätzliche Informationen angelegt werden können. Ein Datenobjekt ist ein Eingangs- oder Ergebnisobjekt einer Aktivität. Eine Anmerkung ist eine zusätzliche Beschreibung, die mit einer Assoziation an ein Diagrammelement gebunden wird. Die Gruppe kann über Poolgrenzen hinweg mehrere Elemente logisch zusammenfassen. Abbildung 9: Artefakte Schwimmbahnen Schwimmbahnen werden zur Darstellung der Zusammenarbeit ( Kollaboration ) von Organisationen bzw. Organisationseinheiten genutzt. Dabei gibt es zwei Arten von Schwimmbahnen: Pools und Lanes. Mit Pools werden Organisationen abgebildet. Jeder Prozess muss in einem Pool liegen. Ein Pool kann durch Lanes weiter in interne Organisationseinheiten unterteilt werden. Die Darstellung kann horizontal oder vertikal gewählt werden, üblich ist horizontal. Abbildung 10: Schwimmbahnen 12

13 3.2. BPMN 2.0 In der Version 2.0 wurden wesentliche Erweiterungen bezüglich der Notation und der Ausführungssemantik hinzugefügt. Diese sollen im folgenden Abschnitt kurz erläutert werden. Die größte Änderung der Notation ist die Hinzunahme von Konversationsdiagrammen und Choreographiediagrammen. Weiterhin wurden die Ereignisse (Events) um Non-Interrupting Events und Event Sub-Prozessen erweitert Konversationsdiagramme Konversationsdiagramme ermöglichen eine abstrahierte Darstellung des Nachrichtenaustausches zwischen mindestens zwei Beteiligten. Aus diesem Grund werden Konversationsdiagramme als informelle Beschreibung von Kollaborationsdiagrammen betrachtet. Das Konzept stützt sich auf das Prinzip, dass es eine Korrelation zwischen Nachrichten und Prozessinstanzen gibt. Das bedeutet, dass jede Nachricht einer Prozessinstanz zugeordnet wird. Dies ist vor allem bei elektronisch abgewickelten Prozessen von Bedeutung, da dort eine Zuordnung der eingehenden Nachricht zu einer Prozessinstanz von besonderer Bedeutung ist. Das Prinzip der Korrelation besagt, dass zusammengehörende Nachrichten zur Zuordnung einen Correlation Key haben, der sie eindeutig identifiziert 5. In Abbildung 11 sind die einzelnen Elemente eines Konversationsdiagrammes zu erkennen. Das sechseckige Element, als BANF freigeben bezeichnet, stellt ein Conversation Node dar. Dieser Conversation Node steht für eine Menge von Messages und Message Flows. Diese Nodes werden mit Hilfe von Conversation Links mit Prozessbeteiligten verbunden (Doppellinie). Der Conversation Node, mit einem Rechteck und einem + stellt eine Verfeinerung solch eines Conversation Nodes dar. Das bedeutet also, dass jedes Konversationsdiagramm je nach Notwendigkeit weiter verfeinert werden kann. Abbildung 11: Elemente eines Konversationsdiagramms 5 Vgl. (Götz, 2010) 13

14 In Abbildung 12 wird der eigentliche Sinn der Konversationsdiagramme noch einmal aufgezeigt. Wie hier zu erkennen ist, bestehen zwischen mehreren Beteiligten Beziehungen. Dabei finden viele Kommunikationen zwischen den Beteiligten statt. Mithilfe des Konversationsdiagramms wird im Gegensatz zu den Kollaborationsdiagrammen eine bessere Übersichtlichkeit gewährleistet. Problematisch an dieser Darstellung ist allerdings, dass die Richtung des Nachrichtenflusses nicht dargestellt werden kann. Abbildung 12: Konversationsdiagramm integriert in Prozessdiagramm Choreographiediagramme Eine weitere Neuerung der Notation wird durch die Einführung von Choreographiediagrammen erreicht. Diese sollen den Nachrichtenaustausch zwischen zwei oder mehreren Prozessbeteiligten außerhalb von Pools darstellen. Hierbei werden die internen und privaten Prozesse der Beteiligten nur zweitrangig betrachtet. Die Grundlage für diese Diagrammart stellen MEPs (Message Exchange Pattern) dar. Von besonderer Bedeutung sind dabei die MEPs Single Message (Sender einer Nachricht) und Request / Response (synchrones Senden einer Nachricht und das Warten auf eine Antwort). 6 In Abbildung 13 werden diese beiden wichtigen Patterns durch Choreographietasks dargestellt. Anhand dieser kann der grundsätzliche Aufbau von Choreographietasks erklärt werden. Es besteht immer aus drei Feldern, wobei das zentrale Feld immer den Namen der Task darstellt, das weiße Feld den Sender der Nachricht und das graue Feld den Empfänger einer Nachricht bezeichnet. Weiterhin ist zu erkennen, 6 Vgl. (Götz, 2010) 14

15 dass der weiße Briefumschlag für die initiale Nachricht steht und der graue Briefumschlag die Antwort bezeichnet. Abbildung 13: Single Message (links) und Request / Response (rechts) Es besteht die Möglichkeit die Choreographietasks mit verschiedenen Aktivitäten zu versehen, um damit ihr Verhalten zu steuern. Beispielsweise können Loop Marker ein wiederholtes Versenden einer Nachricht verursachen, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist oder Multi-Instance Marker einen mehrfachen Versand parallel oder sequentiell bestimmen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit die Subchoreographietasks zu erstellen, um somit die Übersichtlichkeit zu wahren. Choreographiediagramme können, ähnlich wie Prozessdiagramme, mittels Sequence Flow verbunden werden, es können Events eingefügt werden und sie können durch verschiedene Gateways beeinflusst werden Events In der Version 2.0 wurde im Bereich der Subprozesse eine entscheidende Erweiterung eingefügt: Die Event-Subprozesse. Diese dienen der Verarbeitung von innerhalb eines Subprozesses auftretenden Events. Dabei wird unterschieden zwischen unterbrechenden (interrupting) und parallelen (noninterrupting) Events. Event-Subprozesse sind optionale Bestandteile von Subprozessen. Sie dienen dem Verarbeiten von auftretenden Events innerhalb des Subprozesses. Event-Subprozesse werden von einem entsprechenden Start-Event initiiert und unterscheiden sich von klassischen Subprozessen insofern, dass sie nicht direkt im Kontrollfluss liegen. Vielmehr sind Event-Subprozesse freistehend, werden aber im Kontext des umgebenden Subprozesses ausgeführt. Es wird unterschieden zwischen unterbrechenden und parallelen Event-Subprozessen, der entsprechende Sachverhalt wird über das jeweilige Start-Event ausgedrückt. BPMN 2.0 führt hierfür zwei neue Event-Typen ein, Event- Subprocess Interrupting und Event-Subprocess Non-Interrupting Events. Erstere unterbrechen den vorgesehenen Kontrollfluss des eigentlichen Subprozesses, während bei letzteren der Subprozess 15

16 parallel weiter ausgeführt wird. Falls es sich um einen Multi-Instance Subprozess handelt, ist nur die entsprechende Instanz betroffen Kriterienkatalog Grundlage für die Bewertung der Tools ist der Kriterienkatalog. Er umfasst alle Anforderungen die ein Tool im Idealfall enthalten sollte. Die einzelnen Kriterien wurden vor Modellierungsbeginn zusammengetragen. Quelle dafür waren verschiedene Webseiten von Tool-Anbieter und die bisherigen Erfahrungen des Projektteams mit Prozessmodellierung. Aber auch während des Modellierungsprozesses wurden einige Kriterien ergänzt oder angepasst. Alle Kriterien wurden bestimmten Kategorien zugeordnet um den Katalog übersichtlicher zu gestalten. Um die Kriterien unterschiedlich wichten zu können, wurde jeder Kategorie ein Gewicht zugewiesen. Summiert ergeben die Prozentwerte aller Kategorien einen Wert von 100%. Auch jedem Kriterium wurde ein Gewicht zugeteilt. Jedes Kriterium kann von 0 (schlecht/nicht vorhanden) bis 5 (sehr gut/vorhanden) gepunktet werden. Werden alle Kriterien einer Kategorie mit 5 Punkten bewertet, wird diese Kategorie zu 100% erfüllt. Bei weniger Punkten sinkt auch der Prozentwert, zu dem die zugehörige Kategorie erfüllt ist. Nachfolgend werden die Kategorien mit den enthaltenen Kriterien kurz vorgestellt. Lizenzmodell: Für die Auswahl eines geeigneten Tools spielen die Kosten eine große Rolle. Obwohl im Katalog aufgeführt, wurde dieses Kriterium aber vorerst ausgeklammert, da die verschiedenen Kostenmodelle schlecht miteinander verglichen werden können. Dementsprechend wurde auch das Gewicht dieser Kategorie niedrig gewählt (5%). OpenSource 100% Kosten 0% Usability: Die Usability, also die Nutzbarkeit, des Tools ist ein wichtiger Punkt. Es gilt zu prüfen welchen Komfort das jeweilige Tool bietet. Es wurde ein Gewicht von 15% gewählt. Prozessmodellierung per Drag und Drop 30% Volltext-Suchfunktion 20% Mehrsprachigkeit 10% automatische Ausrichtung der Objekte 15% kontextsensitives Verknüpfungsmenü 25% Modellierung: In dieser Kategorie werden Funktionalitäten und Werkzeuge betrachtet, die während des Modellierungsprozesses zur Verfügung stehen. Da dies von zentraler Bedeutung ist, wird diese Kategorie mit 30% am höchsten gewichtet. Zentrales Prozess-Repository 5% Syntaxüberprüfung 10% 7 (Wehrmeyer, 2009) 16

17 Verfeinerungen 15% Versionierung 10% Verlinkung mit externen Dokumenten 10% Kommentierungs- / Diskussionsfunktion für alle Prozessbeteiligten 5% Meilensteine setzen 2% Autovervollständigung von Begriffen 5% Zentrale Begriffsverwaltung (Glossar) 9% Prozesskostenrechnung und Ressourcenbedarfsrechnung 5% Verwaltung von Benutzergruppen und Rechtevergabe 5% Konfiguration von Prozesshandbuchtemplates (PDF, Word)- 5% Simulation -14 % Import Formate: Um Prozessmodelle von anderen Tools nutzen zu können, sind Import-Funktionen wichtig. Das Gewicht wurde auf 10% festgelegt. Visio 25% XPDL 25% XML 50% Export Formate: Um die erstellten Prozesse für andere Tools nutzbar zu machen oder für interne Zwecke zu verwenden, werden verschiedene Export-Funktionen benötigt. Das Gewicht der Kategorie wurde ebenfalls auf 10% festgelegt. Bilder 10% Word 5% PDF 10% Visio 15% XPDL 15% XML 20% Erzeugung von Excel-Reports (IT-System-Abhängigkeiten, etc.) 15% HTML 10% Schnittstellen: Diese Kategorie befasst sich mit den Möglichkeiten die das Tool bietet, um Prozesse in andere Systeme zu übertragen bzw. nutzbar zu machen. Das Gewicht beträgt 10%. Sharepoint 70% Einbettungsfunktion in anderen Systemen (Intranet, Wiki, Blog, etc.) 30% Modelle: Auch andere Modellarten können bei der Modellierung benötigt werden. Daher wurden auch einige davon in den Kriterienkatalog aufgenommen. Da diese jedoch nicht zwangsläufig zur BPMN-Modellierung benötigt werden, liegt das Gewicht nur bei 5%: Prozesslandkarten 50% Abbildung von Organisationsstrukturen (Organigramme) 50% Modellierungsstandards: Die letzte Kategorie beinhaltet verschiedene Modellierungsstandards. Neben den BPMN-Standards wurden noch weitere aufgenommen. 17

18 BPMN2.0 50% BPMN1.2 20% BPMN1.0 10% KSA 5% EPK 4% UML 4% LOVEM 2% BPM 5% 5. Prozessbeschreibung Sportgruppenanmeldung Neben der individuellen Betrachtung der einzelnen Tools soll als bessere Vergleichsmöglichkeit auch ein gemeinsamer Prozess modelliert mit allen Tools werden. Dabei hat sich das Team hat sich für den Prozess Sportgruppenanmeldung entschieden, der im Folgenden kurz beschrieben wird. Der Prozess wird mit dem Interesse eines Studierenden an einer Sportart initialisiert. Interessenten können diese Sportart im AStA (Allgemeiner Studierendenausschuss) anmelden. Vorher muss jedoch geprüft werden, ob bereits eine entsprechende Sportgruppe existiert. Sofern eine Sportgruppe zur gewünschten Sportart besteht, kann sich der Interessent beim Sportgruppenleiter informieren. Der Prozess ist damit beendet. Existiert die Sportgruppe noch nicht, muss der Interessent den AStA konsultieren. Handelt es sich bei der neuen Sportgruppe um eine Wassersportart, so ist die Sportgruppe beim Referent für Wassersport anzumelden. Für alle nicht Wassersportarten erfolgt die Anmeldung der Sportgruppe beim Referatsleiter. Für die Anmeldung einer Sportgruppe muss ein Antrag ausgefüllt sowie Sportzeiten ermittelt und festgelegt werden. Der Interessent wird anschließend über die Anmeldung der Sportgruppe informiert und der Prozess ist damit abgeschlossen. Die Modellierung dieses Prozesses mit den vier betrachteten Tools ist Bestandteil der folgenden vier Kapitel (jeweils der letzte Abschnitt). Auch wenn verschiedenen Modelldarstellungen inhaltlich identisch sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Prozess abzubilden. Des Weiteren unterscheiden sich die Tools in der graphischen Darstellungsform. Verständlichkeit und Ästhetik werden von verschiedenen Betrachtern, auch in Abhängigkeit von deren Erfahrungen und Gewohnheiten sicher unterschiedlich wahrgenommen und bewertet. Daher werden diese Modelldarstellungen im Folgenden unkommentiert gelassen. 18

19 6. Bizagi 6.1. Unternehmen und Tool Der Bizagi Process Modeler wurde von der gleichnamigen Firma Bizagi entwickelt. Der Hauptsitz befindet sich in England, zusätzlich mit weiteren Niederlassungen in Europa, Lateinamerika und Partnerschaften auf jedem Kontinent. Die bekanntesten Partner sind die "KPMG" und die deutsche Firma "itvenio". Das Unternehmen ist seit über 20 Jahren im Geschäft und nach eigenen Aussagen, markführend in der BPM (Business Process Management) Suite Entwicklung. Abbildung 14: Bizagi Logo Der Hauptabsatzzweig von Bizagi ist der kostenpflichtige Vertrieb der Bizagi BPM Suite. Sie ist in der Xpress Edition (für bis zu 50 Mitarbeiter, 120 pro Lizenz) und in der Enterprise Edition (mehr als 50 Mitarbeiter, Lizenzkosten nur auf Anfrage) erhältlich. Für den ausbildungsbezogenen Einsatz stehen Vollversionen als freier Download zur Verfügung. Es gibt weitreichende Serviceangebote wie Seminare, Webinare, Foren, Kontaktmöglichkeiten ( , Rückrufservice, Hotline), Videotutorials oder Servicetechniker, für eine lokale Einrichtung des Systems. Die BPM Suite Editionen benötigen für die BPMN Prozessmodellierung den Bizagi Process Modeler. Dieser wird in den folgenden Abschnitten näher betrachtet. Abbildung 15: Bizagi Process Modeler Der Process Modeler ist eine lizenzfreie Version und bildet die Grundlage für die Arbeit mit der BPM Suite. Weltweit wird er in 180 Ländern von mehr als einer Million Menschen genutzt. Aktuell ist er in der Version verfügbar, diese bildet die Grundlage für die weiteren Analysen. Es werden nur die Modellierungsnotationen von BPMN 1.2 abgebildet. Der Process Modeler ist auf diese Sprache und Version von BPMN beschränkt. Neuerungen und die Notationsvielfalt der BPMN 2.0 bleiben ungenutzt. 19

20 6.2. Oberfläche und Usability Das Tool startet in einer Übersicht aller erstellten Diagramme. Die Bedienung gestaltet sich, durch den Einsatz von Schatten, Ebenen, Registerkarten und Gruppierungen sehr intuitiv. Die Abgrenzung der Notationen ist durch ein Farbschema unterstützt. Die Standard "Schwarz/Weiß" Ansicht wird, mit vielen weiteren Optionen, unter dem Menüpunkt "Ansicht" aktiviert. Abbildung 16: Ansicht Auffällig ist die an Microsoft Office 2007 angelegte Ribbon Menüführung. Im Kopfbereich des Programmfensters sind Menübegriffe angeordnet, die bei einem Klick eine neue Registerkarte einblenden. Jede Registerkarte enthält, nach Begriffsgruppen und Aufgaben organisierte Symbole. Zum Vergleich einer klassischen Menüleiste nimmt ein Ribbon mehr Platz ein. Der Arbeitsprozess wird aber durch die stetige Verfügbarkeit der Symbole erheblich beschleunigt. Abbildung 17: Ribbon Menüführung Alle BPMN Notationen stehen in einer übersichtlichen Palette zur Verfügung und können bei den Artefakten um eigene Symbole erweitert werden. Für die Modellierung werden die Notationen komfortabel via Drag and Drop in den Arbeitsbereich gezogen. Abbildung 18: Palette Notationen Für die Erfassung der Metadaten von Objekten, befindet sich am unteren Rand des Programmfensters ein größenvariierbares Kontextmenü. Die Registerkarten, Paletten und Kontextmenüs können variabel ein- und ausgeblendet werden. Ein kontextsensitives Verknüpfungsmenü im Arbeitsbereich optimiert die Arbeitsschritte während der Modellierung. Zu jeder Notation, werden die möglichen Folgenotationen angeboten. Die Platzierung erfolgt via Drag and Drop. Die Auswahl der erlaubten Relation (Sequenzfluss, Assoziation oder Informationsfluss) übernimmt Bizagi. Notationen können in Bezug auf andere Elemente im Diagramm, mit einer intuitiven Fangoption ausgerichtet werden. 20

21 Abbildung 19: Kontextsensitives Verknüpfungsmenü Abbildung 20: Element-Ausrichtung Mit Hilfe der "Format" Registerkarte können Notationen horizontal, vertikal oder an einem Raster ausgerichtet werden. Dies wird durch Funktionen in der Registerkarte Ansicht ergänzt. Eine Volltextsuche erleichtert die Navigation in großen und unübersichtlichen Projekten. Der deutsche Markt, setzt ein Sprachenreservat von Englisch und Deutsch voraus. Bizagi erweitert diese um Italienisch, Französisch, Russisch, Portugiesisch, Spanisch und weiteren CJK Sprachen Modellierung In einem BPM System ist die Einhaltung strikter Regeln bei der BPMN Modellierung von entscheidender Bedeutung. Eine Syntaxüberprüfung in der Registerkarte Startseite, weist den Modellier auf Missachtungen hin und liefert eine Auflistung der Überschreitungen, mit kurzen Beschreibungen. Durch das anklicken der Hinweise in der Übersicht, wird der Fehler lokalisiert. Abbildung 21: Fehlermeldung Abbildung 22: Auflistung Eine wichtige Funktion, ist die Verwaltung von Subprozessen (Verfeinerungen). Nach dem Anlegen einer Aktivität mit eingebettetem Sub-Prozess, kann die Aktivität einfach editiert werden. 21

22 Abbildung 23: Sub-Prozess editieren Externe Dokumente können mit den Artefakten in den Diagrammen verlinkt werden. Dies wird über die Elementeigenschaften realisiert. Laut BPMN Regeln, ist die Erstellung von Pools und Lanes innerhalb eines Sub-Prozesses nicht erlaubt. Die Folge wäre eine Lane in einer Lane oder ein Pool in einer Lane. Die Drag and Drop Funktion berücksichtigt diese Regel und erlaubt das Erstellen von Lanes oder Pools nicht. Wünschenswert wäre ein Hinweis auf diese Regel. Für den Anwender ist nicht ersichtlich, warum er keinen Pool oder keine Lane in eine Sub-Prozess ziehen darf. Es erscheint keine Fehlermeldung und der Cursor bleibt unverändert, es erscheint kein "unavailable" Cursor. Mit Hilfe einer externen Cloud Lösung (z.b. DropBox) können Diagramme gemeinsam genutzt werden. Der Modellierer legt über den Link in der Startregisterkarte "Modell gemeinsam Nutzen" eine "*.bpmc" Datei an und speichert diese an einem für Partner frei zugänglichen Ort ab. Auf dieser Grundlage, können mehrere Modellierer an einem Projekt arbeiten. Die Kommunikation und Bewertung erfolgt über eine Live Kommentierungsfunktion. Abbildung 24: Kommentierungsfunktion Die Erstellung von Meilensteinen innerhalb einer Swimlane ist eine interessante Zusatzfunktion, die nicht in den BPMN Regelungen enthalten ist. Unter den verglichenen Tools, konnten Meilensteine nur in Bizagi grafisch dargestellt werden. Abbildung 25: Meilensteine Das Arbeiten mit Eigenschaften von Elementen ist begrenzt. Es können eigene Attribute für jedes Element erstellt werden, die jedoch nicht im Zusammenhang mit Attributen anderer Elemente stehen. Die Verwendung der Attribute für Berechnungen oder Simulationen ist ausgeschlossen. Es besteht kein zentrales Prozess Repository und eine Versionierung ist nur mit Hilfe der SharePoint Schnittstelle möglich. Die Verwaltung von Benutzern und Rechten beschränkt sich auf die Einstellungen in der BPM-Suite. Der Process Modeler wurde von diesen Funktionalitäten befreit. Außerdem ist eine Autovervollständigung von Begriffen oder die Erstellung eines Glossars, von Prozesslandkarten und Organigrammen nicht möglich. 22

23 Der Anwender wird sehr eingeschränkt bei der grafischen Gestaltung der Modelle. Texte die an Elemente gebunden sind, können nicht verschoben werden. Es treten vor allem bei Gateways Überlagerungseffekte auf. Abbildung 26: Gateway Überlagerung Der Textbereich kann nicht frei justiert werden. Wörter werden schon nach wenigen Zeichen umgebrochen. Abbildung 27: Textbereich Für den Einstieg in die Modellierung erweist sich Bizagi als ein übersichtliches Tool. Eine spezialisierte Verfolgung der Modellierung, wird durch die Software erschwert. Das liegt an den Defiziten in den Modellierungstechniken Import und Export Die Importfunktion unterstützt drei Formate XPDL, XML und Visio. Der Import selbsterzeugter oder aus Visio heraus erzeugten Visio Dateien stellt kein Problem für das Tool dar. Vergleichbar ist die Einbindung eigener XPDL Dateien. Bei dem Import von XML Datei besteht das Problem, das sie selbst keine Daten über die Positionierung der Elemente im Diagramm enthalten und nur der reine XML Import vorgenommen wird. Die Importfunktion ist nicht von Nutzen. Die Exportfunktionen wurden unter der Berücksichtigung der Kompatibilität zu anderen BPMN Tools betrachtet. Der Export ist in den Formaten Bild, Word, PDF, Visio, XPDL, XML und HTML möglich. Das Bild gehört zu einem wichtigen Standard bei der BPMN Modellierung und bildet den Prozess auf einfachste Weise ab. Die Formate Word und PDF werden als eine Prozessdokumentation erstellt, jede Beschreibung und jedes gesetzte Attribut, wird im Anschluss einer Prozessgrafik detailliert aufgelistet. Der Visio-Export erwies sich als fehlerhaft. Bei dem Import in Visio, von einer aus Bizagi exportierten Datei, gingen jegliche Positionierungsinformationen verloren, sowie die Pools und Lanes. Der Fehler liegt bei der Erzeugung der Exportdatei. Bizagi ist selbst nicht imstande diese Datei fehlerfrei zu importieren. 23

24 Abbildung 28: Original Prozess Abbildung 29: Visio Bizagi-Import Der XPDL Export und anschließende Import in Bizagi funktioniert tadellos. Leider unterstützte nur ein weiteres Tool (SemTalk) den Import einer XPDL Datei. Mehrere Versuche verschiedener Modelle ein Bizagi XPDL in SemTalk zu importieren scheiterten. Lediglich ein Import einer XPDL Datei von Adonis in SemTalk war erfolgreich. Sehr gut ist die HTML-Konvertierungsfunktion. Das Prozessmodell wird zu einer Webseite konvertiert. Elemente können angewählt werden und geben über ein Popup Fenster Aufschluss über ihre Eigenschaften. Abbildung 30: HTML Export 24

25 6.5. Schnittstellen In Bizagi können Prozessmodelle über drei verschiedene Schnittstellen mit anderen Personen geteilt werden. Die Symbole befinden sich auf der Registerkarte "Export/Import". Die bereits vorgestellte HTML Schnittstelle ermöglicht einen webfähigen Export der erstellten Diagramme. Die Wiki Schnittstelle stellt eine weitere Anbindung zu externen Systemen dar. Mit der Angabe der Serverdaten können die Vorzüge eines Wikis für die Prozessmodellierung genutzt werden. Die Wiki Schnittstelle ist die einzige Anbindung an CMS Systeme und ermöglicht ein schnelles Präsentieren von Ergebnissen. Die Einbindung einer SharePoint Schnittstelle für Kooperationstechnologien wird immer mehr zu einem Standard. SharePoint ist ein Collaboration-Werkzeug, das Bizagi zur Archivierung und Verwaltung der erstellten Modelle nutzt. Die Funktionalität der Versionierung, kann mit Hilfe von SharePoint umgesetzt werden. Abbildung 31: Schnittstellen 25

26 6.6. Gemeinsamer Prozess - Sportgruppenanmeldung Abbildung 32: Bizagi - Sportgruppenanmeldung 26

27 6.7. Fazit Der Bizagi Process Modeler ist ein interessantes Tool für BPMN Einsteiger und unabdinglich für die Nutzung der Bizagi BPM Suite. Das Tool ist auf die wesentlichen Grundlagen der BPMN Modellierung konzentriert. Die ausschließliche Verwendung der BPMN 1.2 Sprache, schafft eine sehr übersichtliche Palette von Notationselementen und beschleunigt die Modellierung. Die Nutzung der neuesten Version 2.0, gewährt das Tool nicht und verwehrt den tiefen Einstieg in die BPMN Modellierung. Die Arbeit mit dem Tool ist sehr angenehm, was auf die sehr guten Usability-Eigenschaften zurück zu führen ist. Die Kombination von Drag-&-Drop-Modellierung und kontextsensitive Verknüpfungsmenüs erleichtert die Arbeit erheblich. Ebenso gut gestalteten sich die Ausrichtungsfunktionen. Lediglich bei der Drag and Drop Modellierung war die Ausrichtung erschwert und musste häufig nachjustiert werden. Die Export- und Import-Funktionen waren, wie bei den anderen Tools nur befriedigend. Ein reibungsloser Modellaustausch ist zwischen keinem Tool gewährleistet. Mit dem möglichen Standard-Export als Bild oder als Prozessbeschreibung (PDF und Word), konnte Bizagi jedoch ein befriedigendes Ergebnis erzielen. Die größten Nachteile liegen in den Modellierungsfunktionen und diese können nicht durch die Zusatzoption "Meilensteine setzen" ausgeglichen werden. Der Anwender wird stark eingeschränkt. Es fehlen frei justierbare Textbereiche der Elemente, eine Begriffsverwaltung (Glossar), Prozesskostenrechnungen, Ressourcenbedarfsrechnungen und Möglichkeiten die erstellten Modelle zu simulieren. Der Bizagi Process Modeler bietet einen einfachen und übersichtlichen Einstieg in die BPMN Modellierung und eignet sich für die Erstellung von einfachen Prozessmodellen. Er bildet die Grundlage für die Bizagi BPM Suite. Für den Einsatz außerhalb der BPM Suite, kann der Process Modeler nicht empfohlen werden. Der Modellier wird gezwungen zu viele Kompromisse einzugehen. Dennoch arbeitet Bizagi stetig an der Verbesserung ihrer Software. Es bleibt zu hoffen, dass ihre Arbeit Früchte trägt. 27

28 7. ADONIS 7.1. Unternehmen und Tool ADONIS ist ein Geschäftsprozessmanagement-Tool der Firma BOC. Die BOC Information Technologies Consulting GmbH wurde 1995 von o. Univ. Prof. Dr. Dimitris Karagiannis in Wien als Spin-Off 8 der BPMS- (Business Process Management Systems) Gruppe des Instituts für Informatik und Wirtschaftsinformatik der Universität Wien gegründet. Neben dem Hauptsitz in Wien entstanden im Laufe der Jahre weitere unabhängige Landesgesellschaften in Berlin (1996), in Madrid (1997), Dublin (1998), Athen (1999), Warschau (2002) und der Schweiz (2009). Nachdem sich die Gruppe auch als international tätiges Beratungs- und Softwarehaus etabliert hatte, erfolgte 2005 die Gründung der BOC Information Technologies Consulting AG in Wien (BOC Information Technologies Consulting AG, 2012). Heute besteht das Unternehmen aus mehr als 140 Mitarbeitern und betreut sowohl multinationale Konzerne, als auch Klein- und Mittelbetriebe (KMUs). Eingesetzt wird ADONIS beispielsweise von der Gothaer Versicherung, der Deutschen Bank, dem Finanzministerium Brandenburg und DHL Express (Drawehn, Kicherer, Kopperger, & Zähringer, 2008). ADONIS ist ein Teil des BOC Management Office. Weitere Produkte, die von der BOC-Gruppe angeboten werden, sind: ADOscore, ADOlog, und ADOit. Abbildung 33:Produkte des BOC Management Office ADONIS war das erste Produkt der BOC-Gruppe und ist mittlerweile in drei Editionen erhältlich. Neben den beiden kommerziellen Versionen: ADONIS Business Edition und der ADONIS Professional Edition, gibt es seit Februar 2009 auch die ADONIS Community Edition als Freeware. Die beiden kommerziellen Versionen umfassen das Design, die Analyse, Dokumentation und Implementierung von Prozessen. Dabei unterstützt die Professional Edition zusätzlich die Prozesssimulation, Prozessevaluation, Prozessüberwachung und weitere Controlling-Aufgaben. Bis zum Jahr 2008 wurden weltweit ca Benutzerlizenzen, davon in Deutschland ca Lizenzen von ADONIS verkauft (Drawehn, Kicherer, Kopperger, & Zähringer, 2008). Die Community Edition, seit April 2011 die ADONIS Community Edition 2.0, erfordert eine Registrierung in der Adonis Community und steht als kostenloser Download unter: zur Verfügung. Im Mai 2010 waren etwa Mitglieder in der Community Edition angemeldet (Harmon, 2010). 8 Spin-Off bezeichnet in der Betriebswirtschaftslehre eine Abspaltung einer Geschäftseinheit aus einem Unternehmen und Firmenneugründung mit diesem Teil zu einer eigenständigen Firma. 28

29 Während ADONIS: CE 2.0 kostenlos ist, unterscheidet BOC bei den kommerziellen Editionen zwischen Stand-alone-Lizenzen ("named use"-lizenzen für eine spezielle Maschine, Einsatz auf einen dedizierten Benutzer / PC) und Multi-User-Lizenzen in einer Client-Server-Umgebung (sowohl "concurrent use" als auch "named use"-lizenzen, Organisationen können ADONIS auf einer unbegrenzten Anzahl von Client-Computern installieren). Laut (Harmon, 2010) verlangt die BOC Gruppe für die oben genannten Lizenzen folgende Preise: ADONIS Business Edition : 1.600,00 EUR ("named use") bis 4.600,00 EUR ("concurrent use") ADONIS Professional Edition: 2.100,00 EUR ("named use") bis 6.300,00 EUR ("concurrent use") Seit 2008 gibt es zusätzlich das ADONIS Prozessportal, welches einen rollenspezifischen Online- Zugriff auf die ADONIS Datenbank ermöglicht und beispielsweise Szenarien wie Online Publishing und Editing, Freigabe von Prozessen sowie Kennzahlen-Management unterstützt (Junginger, Kühn, Strobl, & Karagiannis, 2000) Oberfläche und Usability Die intuitive Benutzeroberfläche von ADONIS basiert auf Microsoft Windows-Symbolik und bietet somit vor allem den MS Office-Benutzer eine vertraute Umgebung. Sie besteht aus Title bar, Menu bar, Component bar, Quick-Access bar, Explorer, Workspace und Navigator. Abbildung 34: ADONIS-Benutzeroberfläche 29

30 Die Title bar (Titelleiste) gibt Informationen über den Arbeitsbereich (ADONIS-Komponente und den Benutzernamen in Klammern) sowie das geöffnete Modell (Name und Modelltyp). Darunter befindet sich das Menü mit allen Funktionen und Features zur Erstellung und Bearbeitung von Modellen. Die Componentbar enthält die einzelnen Symbole für die Teilbereiche Modellierung, Analyse, Simulation, Evaluation und Import/Export. Je nach dem welche Komponente ausgewählt wurde, stehen dem Benutzer spezifische Funktionen dieses Teilbereiches über die Quick-Access bar zur Verfügung. Auf der linken Seite befindet sich der Explorer, mit dessen Hilfe Prozessmodelle und Dokumente aufgerufen werden können. Der Explorer zeigt alle ADONIS-Modelle und deren Status-Informationen an und hat eine eigene Menüleiste, die einen schnellen Zugriff auf die Funktionen und Ansichten bietet. Abbildung 35: ADONIS-Explorer Der Workspace in der Mitte stellt den eigentlichen Arbeitsbereich dar. Mittels der Modellierungs- Palette können hier neue Prozesse modelliert und bearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es noch weitere Fenster, die zusätzlich aktiviert werden können und erweiterte Funktionalitäten zur Verfügung stellen. Der Navigator beispielsweise gibt einen Überblick über das aktive Modell und bietet verschiedene Zoom-und Navigations-Möglichkeiten. Das Inspektor- Fenster informiert den Benutzer über verschiedene Details der aktuellen Modellierungsumgebung. Dabei sind die Informationen übersichtlich als Baumstruktur angeordnet. Zusätzlich gibt es noch ein Fenster für Suchergebnisse (Search Results), Referenzen (References Window) und eine Nachrichtenfenster (Message Window), als Client für das ADONIS Messaging- System, bei dem Nachrichten direkt über ADONIS an andere Nutzer gesendet werden können. Neben seiner Vielzahl an Funktionen und Features bietet ADONIS auch viele verschiedene Support- Funktionen (Harmon, 2010), die den Benutzer bei der Modellierung unterstützen sollen: Integrierte Hilfe-Dateien (einschließlich der Online-Hilfe sowie druckfähige PDF-Dateien) Kontext-sensitive Hilfe Interaktiver Bilderrahmen - hilft Anwendern, relevante Modell-Typen auszuwählen Während die kommerziellen Versionen von ADONIS mehrsprachig in Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Griechisch, Polnisch, Ungarisch, Tschechisch, Russisch, Bulgarisch, und rumänischer Sprache sind, gibt es ADONIS CE: 2.0 nur in Englisch. Die Modellierung wird durch eine automatische Objektnummerierung, eine automatische Ausrichtung und Positionierung der Objekte sowie der Vorgabe von möglichen Folgeobjekten erleichtert. Während die Objekte auf dem Modellierungs-Blatt per "drag and drop" bewegt werden können, erfolgt das Zeichnen der Objekte nur durch "point and click"-prinzip. 30

31 Hier gibt es allerdings spezielle Modell-Design-Features, die die Fähigkeit umfassen, Objekte aus der Palette per drag-and-drop zu ziehen (Harmon, 2010). Darüber hinaus bietet ADONIS automatische Layout-Algorithmen für die horizontale und / oder vertikale Ausrichtung der Prozesse. In Kombination mit Schwimmbahnen kann der Anwender zwischen verschiedenen Varianten des gleichen Modells wechseln, um es mit oder ohne Schwimmbahnen (entweder horizontal oder vertikal angeordnet) darzustellen (unter: Model Model attributes reference overview Modelling direction) Wie bereits erwähnt, können mehrere Objekte gleichzeitig bewegt werden. Zudem unterstützt ADONIS das Auto-Löschen bzw. Auto-Einfügen von dazugehörigen Elementen. Das heißt beim Löschen von Objekten aus einem vorhandenen Prozessfluss, werden die eingehenden und ausgehenden Beziehungen automatisch gelöscht und auch beim Hinzufügen eines neuen Objekts zu einem bestehenden Prozess, werden die notwendigen Beziehungen automatisch hinzugefügt. ADONIS bietet ebenfalls eine umfassende Suchfunktion. Dabei kann sowohl in Modellen gesucht werden als auch eine allgemeine Suche gestartet werden Modellierung Adonis stellt eine große Palette von verschiedenen Modelltypen zur Verfügung. Diese sind den Kategorien Business Modelling, BPMN 2.0, Simulation, Performance monitoring, GRC (risks and controls) und IT specification zugeordnet. Zu den Modelltypen gehören: Company Map Business Process Model (BPMS) Document model IT system model Product model Working environment model Risk model Control model Use Case diagram Business Process diagram (BPMN) Seit der Version 2.0 ist bei der Community Edition auch BPMN 2.0 mit den folgenden drei neuen Diagrammtypen verfügbar: Business Process diagram (BPMN 2.0) Choreography diagram (BPMN 2.0) Conversation diagram (BPMN 2.0) Die nachfolgende Abbildung zeigt die möglichen Verbindungen zwischen den einzelnen Modelltypen. Dabei sind die Pfeile die Referenzen zwischen den Modelltypen und die Beschreibungen auf den Pfeilen die Attribute, in denen die Referenzen für das Modell definiert sind. 31

32 Abbildung 36: Verbindungen zwischen den Modelltypen in ADONIS Folgende Modellierungsstandards werden von ADONIS unterstützt: BPMS BPMN UML EPK (nur in der Business und Professional Edition) KSA (nur in der Business und Professional Edition) LOVEM Dabei ist zu beachten, dass innerhalb der Community Edition keine Aktivitätsdiagramme, sondern nur Use Case-Diagramme und BPMN-Modelle erstellt werden können. Darüber hinaus wird eine eigens von den Herstellern entwickelte Notation namens BPMS bereitgestellt. BPMS (=Business Process Management System Paradigma)ist ein in Wien entwickelte Notation zur Geschäftsprozessmodellierung mit einer auf Swimlanes basierender Visualisierung. Zusätzlich zu den üblichen Modellierungssprachen bietet ADONIS die LOVEM-Methode an. LOVEM (=Line of Visibility Enterprise Modeling) ist ein Ansatz zur grafischen, kundenfokussierten und Angestellten- orientierten Darstellung, Dokumentation und Redesign von Geschäftsprozessen (Drawehn, Kicherer, Kopperger, & Zähringer, 2008). 32

33 Attribute Jedem Element in dem Prozess kann einen bestimmter Satz von Attributen für die Erfassung von Informationen zugewiesen werden. Im Modell-Editor werden diese Attribute über das Kontextmenü im Dialogfenster "Notebook" erfasst. Ebenfalls kann dieses Fenster durch Doppelklick auf ein Objekt geöffnet werden. Zur Erfassung der detaillierten Informationen in den einzelnen Registerkarten bietet ADONIS nicht nur einfache Textfelder, sondern viele stark typisierte Attribute wie z. B. Zahl, Datum, Uhrzeit, Aufzählung (einfach / Mehrfachauswahl), oder auch bestimmte Ausdrücke, wie benutzerdefinierte Formeln. Diese Reihe von Attribut-Typen bietet erhebliche Möglichkeiten zur Strukturierung und Formatierung der Modellinformationen. Abbildung 37:Erfassung von Attributen Neben den elementbezogenen Informationen können ebenfalls Modellattribute für den Prozess hinterlegt werden. Hier werden zum Beispiel wichtige Informationen, wie eine Kontaktperson, Keywords, eine Beschreibung oder auch ein Kommentar erfasst. Insgesamt bietet ADONIS mit dem dynamischen Notebook den Anwendern eine sehr mächtiges, aber intuitives Repository zur Verwaltung von Prozess- und prozessbezogenen Informationen (Harmon, 2010). 33

34 Simulation Die ADONIS Simulationskomponente ist direkt in dem Tool integriert und enthält eine Simulationsbibliothek mit vier Simulationsalgorithmen sowie Animations-und Wiedergabe- Funktionen. Sie dient dazu, potentielle Restrukturierungsmaßnahmen vorwegzunehmen und die Auswirkungen aus verschiedensten Blickwinkeln zu betrachten. Pfadanalyse (Path analysis): Die Pfadanalyse simuliert einen Geschäftsprozess ohne Berücksichtigung der Arbeitsumgebung (Aufbauorganisation). Sie bietet die Möglichkeit, die Höhe der benötigten Personalkosten für einen Prozess zu berechnen, den kritischen Prozess-Pfad zu ermitteln und jeden möglichen Pfad in dem Prozess-Modell in Bezug auf Häufigkeit, Ausführung, Zykluszeit und Ressourcen-Kosten, etc. zu analysieren. Die Ergebnisse, wie Zeiten (z.b. Zykluszeiten, Ausführungszeiten etc.) und jeweilige Kosten der Geschäftsprozesse, sowie Angaben zu jedem einzelnen Pfad, der im Prozess gewählt werden kann, sind dabei die Grundlage zur Bestimmung der Prozess-Schwächen (z. B. nur selten ausgeführte Tätigkeiten, Wege mit sehr langen Zykluszeiten, etc.). Belastungsanalyse (Capacity analysis): Die Belastungsanalyse simuliert einen oder mehrere Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung der Arbeitsbedingungen im Umfeld der Organisation. Zusätzlich zu den Ergebnissen der Pfad-Analyse werden die Arbeitsbelastung, Personalkosten und die benötigten personellen Kapazitäten(Personalbedarf) berechnet. Durch die Simulation der Prozesse in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen können die Auswirkungen verschiedener Szenarien modelliert und analysiert werden. Auslastungsanalyse (Workload analysis): Die Auslastungsanalyse simuliert einen oder mehrere Geschäftsprozesse innerhalb einer bestimmten Arbeitsumgebung mit Berechnung von Wartezeiten (Warteschlangenmodell). Es können Aktivitätsund Prozesskosten berechnet sowie eine Kapazitätsplanung mittels Prozess- und Personenkalender durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Auslastungsanalyse-Simulation ermöglicht es dem Benutzer, mit Hilfe von dynamischen Wartezeiten, die während der Prozesssimulation auftreten können (z.b. aufgrund fehlender Bestimmung von Ressourcen, etc.), die Engpässe in dem Prozess zu identifizieren und einen optimalen Zeitplan zur Nutzung der vorhandenen (Personal und Material) Ressourcen zu ermitteln. Dazu stehen zwei verschiedene Arten der Auslastungsanalyse zur Verfügung, die stationäre Betrachtung (steady state)und die nichtstationäre(fixed time period) Betrachtung. Die Stationäre basiert auf der Anzahl der zu simulierenden Prozesse, die Nichtstationäre auf einem bestimmten Zeitraum (z. B. 1. bis 30. Juni). Analyse und Evaluation (Reporting) Die Analyse- und Reporting-Komponente in ADONIS ermöglicht Analysen der Repositories über einfache Abfragen und Modellvergleiche. Dabei können verschiedene, flexible Reports ausgegeben werden. ADONIS bietet die Möglichkeit, sowohl standardisierte als auch benutzerdefinierte Abfragen (Queries) durchzuführen (siehe untere Abbildung). 34

35 Abbildung 38: Analyse-Komponente von ADONIS (BOC Information Technologies Consulting AG, 2012) Mit Hilfe der Evaluationskomponente können ermittelte Ergebnisse verglichen, grafisch ausgewertet und Entscheidungen professionell aufbereitet werden. Dokumentation Abbildung 39: Evaluations-Komponente in ADONIS (BOC Information Technologies Consulting AG, 2012) 35

36 In ADONIS können verschiedene Dokumentationsformen genutzt werden. Dazu könne funktionelle (Aktivitäten, Teilprozesse), organisatorische (Akteure, Ressourcen), dynamische (Sequenz, Prozessfluss), inhaltliche (Artefakte, Produkte), quantitative (Zeit, Kosten und andere Metriken) und kontextorientierte (Version, Variante) Informationen erfasst werden (Harmon, 2010). Dabei bietet ADONIS verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten. So kann beispielsweise ausgewählt werden, welche Elemente in einem Modell sichtbar sein sollen und welche nicht. Dies ist wichtig, weil in einigen Fällen, die Anzeige aller Informationen in bestimmten Modellen ungeeignet ist. Zum Beispiel erfordern bestimme Prozesse in der Regel eine Beschreibung aus Sicht der Unternehmen und aus einer technischen Perspektive. Während die technische Sicht alle Detail erfordert, sind bei der Business-Perspektive aus Übersichtlichkeits- und Verständnisgründen nicht alle Details notwendig (Harmon, 2010). Neben den Dokumentations-Funktionen bietet ADONIS weitere Dokumentenmanagement- Funktionen, die von einem einfachen Link hin zu einer komplexen interaktiven Lösung reichen. Dazu gehören: Eingebettete Bilder - Modelle können Bilder als Hintergrund einbetten Verlinkte Dokumente - Das ADONIS Notebook verfügt über das "Program Call"- Attribut, mit dem Benutzer jede Art von Dokumente (z. B. Videos, Präsentationen, Verfahren, etc.) verlinken kann. Dieses Attribut hat dabei zwei mögliche Parameter: den Dateisystem-Pfad/ die URL und den Namen des Programms, dass die Datei öffnen soll. Modellierungsobjekt Dokument - ADONIS bietet ein Objekt namens "Document", um Meta- Daten des Dokuments (z. B. Schlüsselwörter, verantwortliche Person, und last update) zu erfassen. Dies ermöglicht dem Benutzer, mittels Visualisierung eine bessere Übersicht über seine Dokumente zu bekommen. Ebenfalls kann hier ein Hyperlink oder ein Dateisystem- Pfad hinterlegt werden, um das Dokument direkt in ADONIS zu öffnen (Harmon, 2010). Zudem unterstützt das Tool die Automatische Erstellung von Prozesshandbüchern und Arbeitsanweisungen (Druckdokumente) (BOC Information Technologies Consulting AG, 2012). 36

37 Verfeinerung Prozesse lassen sich mithilfe von Unterprozessen verfeinern. Dabei lassen sich die Einzelheiten eines Unterprozesses jederzeit im übergeordneten Modell ein- und ausblenden. Die Anpassung der restlichen Objekte erfolgt dabei automatisch und problemlos. Abbildung 40: Anzeige des Unterprozesses im Hauptprozess Versionierung Jedes Modell hat eine Versionsnummer. ADONIS unterstützt beliebige Komplexitätsebenen für das Versions-Management, ob in Bezug auf die Versionsnummer-Verwaltung oder auch der Status- Verwaltung (z. B. Workflow für die Überprüfung, Validierung, Veröffentlichung, Archivierung, etc.) des Modells (Harmon, 2010). Ein Prozess kann dabei einen der folgenden drei Status einnehmen. Die Erfassung des Modellstatus erfolgt über die Statusleiste des Modells oder unter Model Model attributes User attributes. Abbildung 41: Erfassung des Modellstatus 37

38 Neben der Versionserfassung können auch Änderungen in ADONIS erfasst werden. In der Änderungshistorie (Change history) werden eine kurze Beschreibung sowie Informationen zu dem Bearbeiter und dem Änderungszeitpunkt hinterlegt. Abbildung 42: Änderungshistorie 7.4. Import und Export Import- und Exportfunktionen sind zum Austausch zwischen verschiedenen Tools sehr wichtig. Um Modelle nicht nur innerhalb ADONIS nutzen zu können, sondern auch in anderen Tools zu verwenden, verfügt ADONIS über einige Import- und Exportformate. Dabei ist anzumerken, dass in den kommerziellen Editionen (Business und Professional Edition) deutlich mehr Import-und Exportfunktionen möglich sind. Abbildung 43: Import und Export in Adonis:CE Import Es werden zum Import nur ADL und XML als mögliche Formate angeboten. Die Möglichkeit, Visio- Modelle in ADONIS zu importieren besteht nur innerhalb der beiden kommerziellen Editionen. Jedoch steht seit neuestem aufgrund des vielfachen Wunsches ein neuer Dienst auf der ADONIS Community-Seite zur Umwandlung in Visio zur Verfügung. Mit Hilfe des Visio Converters können alle registrierten Benutzer ihre VDX-Dateien in das ADONIS-Format (ADL) konvertieren (BOC Information Technologies Consulting AG, 2012). 38

39 Export Die Export-Komponente ermöglicht es, bestehende Modelle und Modellgruppen in XML-, ADL-, BPEL (BPMN 1.0)- und XPDL (BPMN 2.0) -Dateien zu exportieren. Zudem können zusätzlich Word-Dateien, HTML sowie Grafiken (BMP (1-bit oder 24-bit), PCX (8-bit oder 24-bit), JPG (24-bit), PNG (24-bit), EMF (24-bit)) aus ADONIS heraus erstellt werden. ADL ist hierbei das Hauptformat von ADONIS, mit dem ein Modell in Textformat (ASCII) gespeichert (exportiert) wird und so in eine andere Adonis:CE Datenbank importiert werden kann. Die kommerziellen Editionen von ADONIS unterstützen zusätzlich XLS-, CSV-, TXT-, SGML-, RTF- und PDF-Formate. Die Publishing-Funktionalität umfasst zudem die Generierung eines HTML-Dokuments mit interaktiven HTML-Seiten, die auf kundenspezifische Bedürfnisse zugeschnitten werden können und die mit verschiedenen Ansichten, einer Suchfunktion und Links zu externen Daten den Benutzer leicht durch den Inhalt navigieren. So können die Anwender entsprechend ihrem Intranet / Extranet Layout eine angepasste Website erstellen Schnittstellen Schnittstellen unterstützen die Veröffentlichung von Prozessen in anderen Systemen. Wie bereits erwähnt können mit Hilfe des ADONIS Prozessportals Prozesse im Intranet für andere Unternehmensmitarbeiter oder auch Kunden zur Verfügung gestellt werden. Folgende Funktionen und Szenarien werden hierbei unterstützt: Online-Publikation und Zugriff auf Arbeitsanweisungen, Formulare, etc., IKS-Dokumentation, Risikomanagement und Auditierung, Verbesserungsmanagement / Online-Feedback, Aufgaben- und Maßnahmenmanagement, Qualitätssicherung und Freigabe von Prozessen über das Web, Dezentrale Datenerhebung, Kennzahlen- / Prozess-Performance-Management und alle Szenarien, die die Zusammenarbeit mehrerer Personen, aktuelle Daten und einen intuitiven, rollenspezifischen Web-Zugang erfordern (BOC Information Technologies Consulting AG, 2012). Zusätzlich bieten die kommerziellen Editionen eine Integration in MS SharePoint. 39

40 7.6. Gemeinsamer Prozess - Sportgruppenanmeldung Abbildung 44: ADONIS - Hauptprozess Abbildung 45: ADONIS - Subprozess 40

41 7.7. Fazit Zusammenfassend werden nun alle zuvor betrachteten Kriterien bewertet und abschließend ein kurzes Fazit gegeben. ADONIS ist ein Tool mit einem enormen Funktionsumfang. Es handelt sich um ein ausgewachsenes Business Process Analyse-Tool mit einer umfangreichen Modellierung-, Simulations-, Analyse- und Evaluationskomponente. Dabei werden alle wichtigen Modellierungsstandards wie UML, KSA, EPK sowie der neue BPMN 2.0-Standard mit dem neuen Choreographie- und Konversationsdiagramm in den kommerziellen Editionen unterstützt. Nur in der Community Edition sind hier einige Abstriche zu machen. Diese unterstützt keine Aktivitätsdiagramme, sondern nur Use Case-Diagramme und BPMN- Modelle. Hinsichtlich der Modelltypen stehen dem User hier jedoch alle möglichen Modelltypen zur Verfügung. Sowohl in den kommerziellen Editionen als auch in der kostenlosen Version sind alle Modelltypen, von Organigramm über Dokumentenmodell und Produktmodell hin zu dem einfachen Prozessmodell, in vollem Umfang verwendbar. Auch wenn die Benutzeroberfläche sehr übersichtlich gestaltet und intuitiv bedienbar ist, war die Modellierung aufgrund der Modellierung per point and click zu Beginn etwas gewöhnungsbedürftig. Zudem besteht aufgrund der Menge an Funktionalitäten, die teilweise in vielen verschiedenen Registerkarten (z.b. unter Notebook ) erfasst werden, schnell die Gefahr, dass gewisse Informationen aufgrund der Fülle untergehen und eine zu komplexe Toollandschaft den Benutzer in der Bedienung überfordert. Allerdings bleibt mithilfe der Möglichkeit, nur bestimmte Fenster mit erweiterten Funktionalitäten zu aktivieren, eine gewisse Übersichtlichkeit bestehen. Viele weitere Features, wie Verfeinerung, Versionshistorie, Simulation und Analyse sind sehr gut gelöste Funktionen im Tool. Einige Abstriche muss der User dafür bei den Import- und Export-Möglichkeiten in Kauf nehmen. Es steht lediglich ein ADONIS-eigenes Format für Im- und Export, sowie für BPMN 2.0-Modelle ein XPDL Export zur Verfügung. Ein XPDL Import sucht man vergebens. Zudem gab es beim Export und Import große Visualisierungsprobleme. Trotz dieser Einschränkungen kann ADONIS als Tool zur BPMN- Modellierung empfohlen werden. Vor allem die ADONIS:CE bietet Einsteigern als kostenlose Freeware eine sehr gute Möglichkeit, bereits einen großen Teil des Funktionsumfang von ADONIS kennenzulernen. Sollten jedoch umfangreichere Prozesse, Reports und Analysen erstellt werden, sollte die kommerzielle Version mit dem noch einmal deutlich erweiterten Funktions- und Methodenumfang genutzt werden. Vor allem bei größeren Projekten wird erst durch die mehrsprachige Modellierung, der integrierten Schnittstellen und dem Prozessportal eine gleichzeitige Bearbeitung der Prozesse im Mehrbenutzerbetrieb ermöglicht. 41

42 8. SemTalk 8.1. Unternehmen und Tool SemTalk ist ein Produkt des Potsdamer Unternehmens Semtation GmbH. Der Microsoft Gold Certified Partner setzt den Schwerpunkt auf die Toolentwicklung von SemTalk. Das Prozessmodellierungstool SemTalk gibt es seit 2001 und ist seit 10 Jahren im Einsatz bei vielen großen Unternehmen wie Vattenfall aber auch in kleinen und mittleren Unternehmen. 9 Abbildung 46: SemTalk Logo SemTalk basiert auf Microsoft Visio und erweitert dieses um eine integrierte XML-Datenbank. Um SemTalk nutzen zu können, ist eine Installation von Microsoft Visio zwingend erforderlich. SemTalk unterstützt die Prozessmodellierung in BPMN 1.2, BPMN 2.0, EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) sowie KSA (Kommunikationsstrukturanalyse). Weiterhin bietet SemTalk die Möglichkeit zur Erstellung von Organigrammen. Um SemTalk nutzen zu können, ist der Kauf von Arbeitsplatzlizenzen notwendig. Die Preise staffeln sich je nach Anzahl der Lizenzen von 1 Lizenz (950 ), 5 Lizenzen (3.999 ) bis zu 10 (7.499 ) oder auf Anfrage noch mehr Lizenzen. Es wird auch eine 30-Tage Testversion mit vollem Funktionsumfang angeboten. Weiterhin ist anzumerken, dass diese Lizenzen kein Microsoft Visio enthalten. Die Lizenzen von Microsoft Visio müssen zusätzlich erworben werden. Die Semtation GmbH bietet außerdem noch zahlreiche Schulungen und Workshops an und organisiert regelmäßig User- Meetings. 10 Für die nachfolgende Betrachtung des Tools steht uns eine Vollversion von SemTalk in der Version 4 sowie Microsoft Visio 2010 zur Verfügung Oberfläche und Usability Wie bereits erwähnt, basiert SemTalk auf Microsoft Visio. Für die Geschäftsprozessmodellierung mit SemTalk 4 stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Einerseits kann direkt im Tool modelliert werden, andererseits bietet SemTalk 4 bei der Installation die Möglichkeit ein COM Add-in für Visio (ab Version 2007) zu installieren, welches sämtliche Funktionalitäten von SemTalk in Visio integriert. Die Empfehlung des Herstellers ist es, direkt im Visio zu arbeiten, da dadurch Visio spezifische Funktionalitäten genutzt werden können. Daher arbeiten wir folgend immer im Visio SemTalk ist in mehreren Sprachen verfügbar

43 Die Oberfläche von SemTalk 4 hat sich im Vergleich zu den Vorgängerversionen stark verändert. Die aus Microsoft Office 2007 bekannte Ribbon-Oberfläche (Menüband) wurde nun auch in SemTalk bzw. Visio 2010 integriert. Abbildung 47: SemTalk Ribbon-Menü Wählt man über File Neu SemTalk BPMN2.0 (oder eine andere Methode) ein neues Prozessmodell aus, so erweitert sich das Menüband von Visio um die Reiter Objekt, Diagramm, Simulation, SharePoint, Report, Tools und Optionen. Sämtliche Menübefehle finden sich in diesem Menüband wieder. Der Vorteil bei der Modellierung in Visio 2010 ist, dass man das Menüband, wie aus Microsoft Office (ab 2007) gewohnt, anpassen kann. In SemTalk 4 selbst wurde das Menüband zwar eingeführt jedoch bietet es keine Möglichkeit zur Anpassung. Die Modellierungsumgebung besteht aus dem SemTalk Explorer auf der linken Seite und die Visio Zeichenblatt-Oberfläche mit den dazugehörigen, vordefinierten Shapes in den Objektvorlagen. Abbildung 48: SemTalk Explorer 43

44 Um ein Element auf das Zeichenblatt zu bekommen, kann dies einfach per Drag and Drop dorthin gezogen werden. Für die Ausrichtung der Elemente kann die Visio Funktion aus dem Menüband genutzt werden. Für die Verknüpfung einzelner Elemente kann entweder das Shape auf das Zeichenblatt gezogen oder das Verknüpfungstool aus dem Menüband genutzt werden. Weitere Elemente lassen sich auch über ein kontextsensitives Verknüpfungsmenü (in SemTalk Quick Shapes genannt) hinzufügen. Quick Shapes ermöglichen das Hinzufügen und Verknüpfen von weiteren Elementen, ohne diese auf das Zeichenblatt ziehen zu müssen. Welche Quick Shapes dort angezeigt werden, kann mittels Rechtsklick auf das jeweilige Shape in der Palette und zu Quick Shape hinzufügen oder per Drag and Drop auf den Bereich über der Shape-Palette (siehe Abbildung 49) eingestellt werden. Standardmäßig werden alle möglichen Shapes angezeigt. Ohne Visio Premium ist es jedoch ohne weiteres nicht möglich, Swimlanes zu schachteln. Abbildung 49: SemTalk Quick Shapes Abbildung 50: SemTalk Quick Shapes 8.3. Modellierung SemTalk bietet alle notwendigen Elemente zur BPMN 2.0 Modellierung sowie typische Modellierungselemente wie Verfeinerungen oder Anfügen von Dokumenten. Nachfolgend soll auf Besonderheiten des Tools zur Modellierung von Geschäftsprozessen eingegangen werden. Der SemTalk Explorer Der SemTalk Explorer (siehe Abbildung 48) ist eine wichtige Funktionalität in SemTalk. Der SemTalk Explorer zeigt in einer Baumstruktur sämtliche modellrelevante Diagramme, Objekte sowie Relationen an. Über den Explorer können auch die Eigenschaften der Elemente geändert werden. Wichtig bei der Modellierung mit SemTalk ist, dass wenn man ein Element aus dem Zeichenblatt entfernt, überprüft wird, ob sich dieses Element noch im SemTalk Explorer befindet. Denn ein einfaches Markieren und Drücken der Entfernen-Taste auf der Tastatur entfernt zwar das Shape aus 44

45 dem Zeichenblatt, das Objekt jedoch ist noch im Modell vorhanden. Um ein sauberes Prozessmodell zu haben, sollte der SemTalk Explorer genutzt und überprüft werden. Syntaxüberprüfung SemTalk unterstützt den Anwender auch in Sachen der korrekten Syntaxeinhaltung bei der Modellierung von Prozessen. Einerseits geschieht dies durch die Vorgabe der Quick-Shapes, andererseits bietet SemTalk in den Optionen verschiedene Einstellungen an. Abbildung 51: SemTalk Optionen Besonders wichtig im Zusammenhang der BPMN Modellierung mit SemTalk ist der Punkt Sequence Flow / Message Flow Rules. Ist in den Optionen dieser Haken gesetzt, überprüft SemTalk automatisch die korrekte Verwendung von Sequenzflüssen und Nachrichtenflüssen. Wird dieser Haken entfernt, so ist es zum Beispiel möglich, zwei Aktivitäten die in verschiedenen Pools liegen mit einem Sequenzfluss zu verbinden. Dies ist laut der BPMN Spezifikation nicht erlaubt. Begriffsbasierte Prozessmodellierung Mit der Compose -Funktion bietet SemTalk die Möglichkeit, basierend auf einem Glossar oder Begriff-System Funktionen und Ereignisse zu erstellen. 45

46 Abbildung 52: SemTalk Compose Im Feld Klasse (Class) werden entweder neue (Objekt-) Klassen angelegt oder aus einer Liste bestehender Klassen ausgewählt. Dieser Klasse wird eine Methode zugeordnet. Dadurch entsteht eine Aufgabe in der Semantik Substantiv Verb, wobei das Objekt das Substantiv und das Verb die Methode ist. Für die Geschäftsprozessmodellierung ist dieses Tools sehr hilfreich, da so einheitlich modelliert werden kann und man Arbeit bei der Verwendung bereits existierender Klassen und Methoden spart. In den SemTalk Optionen lässt sich ein Compose für neue Objekte erzwingen, sodass sich nach dem Platzieren eines Elements auf dem Zeichenblatt automatisch der Compose- Dialog öffnet. Attribute Es ist möglich, jedem Element weitere Attribute zuzuordnen. Mit einem Rechtsklick Edit auf ein Element gelangt man zu folgendem Dialog: Abbildung 53: SemTalk Attribute 46

47 In diesem Dialog hat der Modellierer die Möglichkeit, dem Element verschiedene Attribute zuzuordnen. Welche Attribute gesetzt werden können, ist abhängig von dem ausgewählten Element. In diesem Fall wurde eine Aktivität ausgewählt. Hier hat man die Möglichkeit einen Kommentar anzufügen sowie unter dem Reiter Hum. Ressource der Aktivität einen Bearbeiter hinzuzufügen. Weiterhin gibt es diverse Attribute im Reiter Measures zu setzen. Hier können Attribute für Kosten und Zeiten angegeben werden. Dies ist vor allem für eine spätere Simulation sehr wichtig. Wichtig anzumerken ist auch, dass dieser Dialog besonders bei der Verwendung von Gateways wichtig ist, da hier eingestellt werden kann, ob es sich um ein XOR, OR, Inclusive oder Complex Gateway handelt. In SemTalk gibt es für die verschiedenen Gateways und auch für die Ereignisse jeweils nur ein Shape. Simulation und Reporting Ein weiteres besonderes Feature von SemTalk ist die Möglichkeit, den modellierten Prozess zu simulieren. Für die Funktionalität der Simulation gibt es einen eigenen Reiter im Menüband. Abbildung 54: SemTalk Simulation Wenn in einem Prozessmodell den einzelnen Elementen Zeiten und Kosten zugeordnet wurden, hat man die Möglichkeit, den Prozess zu simulieren. In der Simulation wird der gesamte Prozess Schritt für Schritt durchlaufen. Für die Simulation gibt es zwei Modi, einen automatischen Modus und einen interaktiven Modus. Beim interaktiven Modus hat der Modellierer die Möglichkeit bei den Entscheidungen den zu wählenden Zweig selbst auszuwählen und sich durch den gesamten Prozess durchzuklicken und im Simulations-Fenster mit zu verfolgen. 47

48 Die Ergebnisse der Simulation können dann über den Reiter Report nach Excel exportiert werden. Hier werden sämtliche Prozessschritte mit ihren Zeiten aufgelistet. Weiterhin gibt es die Möglichkeit Prozesskosten (sofern hinterlegt) nach Excel zu exportieren. Es lässt sich auch ein Arbeitsplan mit Hilfe des Reporting Tools erstellen Import und Export Import- und Exportfunktionen sind in einem Modellierungstool sehr wichtig. SemTalk bietet eine ganze Reihe von Import- und Exportformate an. Die Möglichkeiten für Export- und Import wird bei Verwendung von Visio zur Modellierung noch erweitert. Import Abbildung 55: SemTalk Import- und Exportfunktion Für den Import steht in SemTalk eine ganze Palette von Formaten zur Verfügung. In Bezug auf BPMN verfügt SemTalk über alle wichtigen BPMN Import-Formate (siehe Abbildung 55 links). Für die EPK wird darüber hinaus auch ein Import aus dem SAP/R3 angeboten. Weiterhin lassen sich in SemTalk auch XML Schema, externe Modelle sowie SharePoint Bibliotheken importieren. Export Die Liste an Exportmöglichkeiten ist noch länger als die der Importe. Neben den typischen Formaten wie diverse Bildformate finden sich hier auch BPMN spezifischen Formate wie BPEL (Business Process Execution Language) und XPDL 1.0/2.1 (XML Process Definition Language) wieder. SemTalk bietet allerdings auch den Export nach MS Office wie z.b. MS Word, MS Excel und MS Project sowie 48

49 die Möglichkeit, das Prozessmodell direkt auf einem SharePoint Server abzuspeichern. Es ist auch möglich, das Prozessmodell als HTML abzuspeichern Schnittstellen Die Schnittstellen eines Prozessmodellierungstools spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle, denn die Prozessmodelle sollen nicht nur mit dem jeweiligen Tool geöffnet bzw. auf irgendeiner Festplatte auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden. Oft ist es notwendig, dass die Prozesse auf einem internen Prozessportal den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden sollen. Dazu sind vorhandene Schnittstellen sehr wichtig. Microsoft SharePoint SemTalk profitiert sehr stark von der Tatsache, dass es nur eine Erweiterung der Funktionalitäten von MS Visio ist. Dadurch ist gewährleistet, dass SemTalk sich problemlos in Verbindung mit SharePoint nutzen lässt. So ist zum Beispiel eine zentrale Verwaltung sämtlicher Prozesse im SharePoint-Portal möglich. Man kann direkt aus Visio bzw. SemTalk heraus auf die im SharePoint abgelegten Prozesse zugreifen. Um auf die Prozesse im SharePoint zuzugreifen wird wie folgt vorgegangen: File Öffnen & Importieren SharePoint SharePoint Library. Es erscheint folgender Dialog: Abbildung 56: SemTalk Öffnen aus SharePoint 49

50 Hier müssen die entsprechenden Daten zum SharePoint eingegeben werden. Man erhält dann im rechten Teil des Fensters eine Liste mit sämtlichen Prozessen, welche auf dem SharePoint abgelegt sind und kann diese öffnen. Das Arbeiten mit dem SharePoint verschafft SemTalk weitere nützliche Funktionalitäten, welche normalerweise nicht vorhanden sind. Zum einen ermöglicht die Nutzung des SharePoints ein kollaboratives Arbeiten mit Funktionalitäten wie dem Einchecken und Auschecken. Dadurch wird das jeweilige Prozessmodell für die Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt bzw. entsperrt. Abbildung 57: SemTalk SharePoint Funktionen Zum anderen bieten sich dadurch die Möglichkeit zur Versionskontrolle sowie einer Benutzerverwaltung. Mit dem SharePoint Side Builder lassen sich die Listen im SharePoint bequem modellieren und können einfach auf den SharePoint geladen werden, welcher dann die entsprechenden Listen anlegt. Erzeugung von Webseiten und Einbettung in Wikis und Blogs Auch die Einbettung von Prozessmodellen in Wikis und Blogs ist möglich. SemTalk bietet dafür die Exportfunktion ins HTML-Format. So können die Prozessmodelle auch im Intranet über einen Browser aufgerufen werden. Allerdings sei angemerkt, dass die Navigation in den Prozessmodellen im Browser am besten mit der Verwendung des Internet Explorers funktioniert. Eine Installation von Microsoft Silverlight ist ebenfalls notwendig um die volle Funktionalität zu gewährleisten. 50

51 8.6. Gemeinsamer Prozess Sportgruppenanmeldung Abbildung 58: SemTalk - Hauptprozess 51

52 Abbildung 59: SemTalk - Subprozess 52

53 8.7. Fazit Die vorangegangen Abschnitte haben die Funktionen und Möglichkeiten von SemTalk als Geschäftsprozessmodellierungstool aufgezeigt. Zusammenfassend ist zu sagen, dass SemTalk in Kombination mit MS Visio 2010 in bestimmten Bereichen sehr stark profitiert. Zum einen erbt SemTalk durch die nahtlose Integration in MS Visio 2010 die bereits aus MS Office 2007 und 2010 bekannte Menüführung, welche zu Beginn doch eine gewisse Zeit für Orientierungsschwierigkeiten sorgen kann. Wenn diese überwunden wurden, gestaltet sich das Arbeiten an bestimmten Stellen effizienter. Auch die Modellierung per Drag and Drop oder per Quick Shape sowie die Funktionen zur Ausrichtung der Shapes erleichtern die Handhabung. Außerdem sind sämtliche Funktionen aus MS Visio vorhanden. Zur eigentlichen Modellierung in SemTalk lässt sich sagen, dass gerade durch die Compose-Funktion viel Arbeit erspart wird. Dadurch lassen sich Konventionen in der Modellierung wie Objekt Methode einfach realisieren. Das Verhalten beim Löschen von Elementen ist jedoch noch Verbesserungswürdig, da beim Löschen des Shapes vom Zeichenblatt das Objekt im Explorer vorhanden bleibt. Hier sollte immer überprüft werden, ob ein gelöschtes Shape auch wirklich aus dem Modell entfernt wurde. Ansonsten besitzt SemTalk alle notwendigen Funktionen zur Modellierung in BPMN sowie auch in anderen Methoden. Insbesondere für KSA ist SemTalk ein sehr gutes Tool. Mittels Simulation lassen sich die Prozessmodelle gut durchspielen. Die diversen Reporting-Tools erstellen automatisch Excel-Tabellen. Die Import- und Exportfunktionen in SemTalk sind sehr vielfältig. Das Tool unterstützt alle gängigen Formate. Insgesamt funktioniert ein Export in ein anderes Format ohne Probleme. Beim Import scheint es allerdings Probleme zu geben. Die BPMN 2.0 Spezifikation wirbt zwar damit, sie sei übertragbar auf andere Tools, jedoch ist ein Import z.b. eines zuvor erstellten XML-Format nicht fehlerfrei. Auch wenn ein Modell in ein anderes Format als dem Standard Visio-Format exportiert und anschließend importiert wird, kommt es zu Fehlermeldungen. Dies führt dazu, dass der gesamte Import fehlschlägt. Was in SemTalk fehlt, ist eine integrierte Benutzerverwaltung und Versionskontrolle in einem Prozess-Repository. Allerdings muss auf eine Benutzerverwaltung bzw. Versionskontrolle nicht verzichtet werden. Denn hier profitiert SemTalk wieder stark von Visio. Visio arbeitet problemlos mit dem MS SharePoint zusammen. Durch die Schnittstelle zum MS SharePoint lassen sich die fehlenden Funktionen zur Benutzerverwaltung und Versionskontrolle und darüber hinaus ein kollaboratives Arbeiten, durch Ein- und Auschecken, realisieren. Es ist möglich, in SemTalk (bzw. Visio) direkt auf die im SharePoint abgelegten Prozessmodelle zuzugreifen. Ein lokales Speichern der Prozesse ist nicht mehr notwendig. So lässt sich zum Beispiel auch ein zentrales Organigramm auf den SharePoint hinterlegen, welches im Prozessmodell genutzt werden kann. Zusätzlich lässt sich der SharePoint mit Hilfe des WS Site Builders bequem einrichten. Alles in allem ist SemTalk ein sehr gutes und umfangreiches Tool zur Geschäftsprozessmodellierung. 53

54 9. Signavio 9.1. Unternehmen und Tool Die Signavio GmbH gründete sich im Jahr 2010 und hat ihren Sitz aktuell in Berlin 11. Ihre Wurzeln liegen am Hasso-Plattner-Institut in Potsdam. Seit Gründung bietet die Signavio GmbH ein Tool zur BPMN Modellierung an, den Signavio Process Editor. Abbildung 60: Signavio Logo Der Signavio Process Editor ist ein webbasiertes Modellierungstool und die zugrunde liegenden Technologien sind dementsprechend HTML und JavaScript. Er unterstützt besonders die BPMN- Modellierung und hat bereits den BPMN 2.0 Standard implementiert und beherrscht also auch Choreographie- und Konversationsdiagramme. Des Weiteren sind auch EPK-Modellierung (Ereignisgesteuerte Prozesskette) und die Erstellung von Organigrammen und Prozesslandkarten möglich. Das Produktangebot umfasst zwei unterschiedliche Varianten: Software as a Service (SaaS) Bei dieser Variante wird der Editor auf Servern der Signavio GmbH gehostet. Es ist nur ein Browser und ein Internetzugang notwendig, um das Tool benutzen zu können. Der Vorteil ist, dass keine eigene Hardware verwendet und auch keine Software installiert werden muss. Es gibt drei unterschiedliche Preisklassen (Basic Edition, Professional Edition und Corporate Edition), die sich durch ihren Funktionsumfang unterscheiden. Der Preis für die Basic Edition liegt bei im Monat während die Corporate Edition bei im Monat liegt 12. Enterprise-Installation Möchte ein Unternehmen den Signavio Process Editor nur intern nutzen und auf eigenen Servern betreiben, bietet sich die Enterprise-Installation an. Der Editor wird hierbei auf einem gewünschten Server installiert und kann durch das Unternehmen selbst administriert werden. Die Mitarbeiter des Unternehmens können den Editor dann wieder über den Browser über das Intranet nutzen. Die Enterprise-Installation umfasst alle Funktionen. Der Preis muss mit der Signavio GmbH auf Anfrage geklärt werden 13. Für die nachfolgende Betrachtung des Tools wurde eine kostenlose Testversion verwendet. Sie basiert auf der Professional Edition. Jedoch werden einige Funktionalitäten in dieser Version nicht unterstützt und konnten daher nicht getestet werden

55 9.2. Oberfläche und Usability Wie bereits angedeutet wird der Signavio Process Editor über einen Browser verwendet. Daher lassen sich innerhalb des Tools keine Funktionalitäten über Rechtklicks steuern. Abbildung 61: Startbildschirm Auf der linken Seite befindet sich ein Menü, über das angelegte Prozessmodelle und Dokumente aufgerufen werden können. Desweiteren sind Papierkorb und Glossar links angeordnet. Die obere Navigationsleiste enthält Funktionalitäten, die das Tool zur Verfügung stellt, wie die Volltextsuche, Anlegen von Prozessen, Import/Export und weiteres. Diese Funktionalitäten werden bei der weiteren Betrachtung des Tools noch genauer erläutert. Über den Menüpunkt Neu können Ordner und neue Prozesse angelegt werden. Ein leeres BPMN 2.0 Prozessdiagramm sieht wie folgt aus. Abbildung 62: leeres Prozessmodell In der oberen Menüleiste befinden sich die üblichen Funktionen, die zur allgemeinen Arbeit mit den Prozessen verwendet werden können, wie Speichern, Ausrichten der Elemente, Zoomen und Syntaxüberprüfung. Auf der linken Seite befinden sich die BPMN-Elemente, die zur Modellierung zur Verfügung stehen. Der Nutzer kann auswählen, ob er alle Elemente angezeigt bekommen möchte oder nur eine Auswahl der wichtigsten Kernelemente. Für einfache Prozesse reichen die 55

56 Kernelemente in der Regel aus, also empfiehlt es sich der Übersichtlichkeit wegen auch nur diese Elemente anzeigen zu lassen. Um die Elemente auf die Arbeitsfläche zu bekommen, können diese einfach per Drag and Drop dorthin gezogen werden. Sollen zwei Elemente verbunden werden oder der Prozess erweitert werden, kann dies über das kontextsensitive Verknüpfungsmenü geschehen. Ist ein Element im Fokus, werden die Möglichkeiten, die zur weiteren Modellierung bestehen, rechts daneben angezeigt. Diese Symbole können dann an die gewünschte Stelle gezogen werden. Abbildung 63: kontextsensitives Verknüpfungsmenü 9.3. Modellierung Das Prozessdiagramm des Signavio Process Editors enthält alle Elemente, die in der BPMN 2.0 Spezifikation vorhanden sind. Ebenso sind typische Modellierungselemente wie Verfeinerungen nutzbar. Nachfolgend wird auf die Besonderheiten, die über die normale Spezifikation hinaus existieren, eingegangen. Das Glossar Eine wichtige Eigenschaft des Process Editors ist das Glossar. Es dient zur Verwaltung von Begriffen, die innerhalb der Prozesse verwendet werden. Die Begriffe lassen sich zum Beispiel in folgende Kategorien unterteilen: Dokumente, IT Systeme und Aktivitäten. Ein Glossarbegriff wird zur Bezeichnung der Elemente angelegt. Ist ein Glossarbegriff angelegt, kann er immer wieder verwendet werden, auch in verschiedenen Prozessen. Der Process Editor macht darüber hinaus Vorschläge, welche Glossarbegriffe zur Verfügung stehen. Abbildung 64: Neuen Glossarbegriff anlegen & Vorschlagsfunktion Der Vorteil der Glossarfunktion besteht darin, dass alle Glossarbegriffe über ein zentrales Glossar verwaltet und angepasst werden können. Wird beispielsweise die Bezeichnung eines Glossarbegriffs geändert, der mehreren Aktivitäten zugeordnet wurde, ändert sich somit auch in allen Prozessen automatisch die Bezeichnung dieser Aktivitäten. 56

57 Attribute Jedem Element können bestimmte Attribute zugewiesen werden. Um dies zu tun, muss auf der rechten Seite die Attributleiste aufgeklappt werden. Dort ist es möglich, graphische sowie inhaltliche Informationen zu hinterlegen. Bspw. können für jeden Task Kennzahlen, wie Ausführungszeit, Kostenstelle und Kosten, aber auch Farben, Name und weitere Werte zugewiesen werden. Auch der Typ des Elementes kann über die Attribute gesteuert werden. So kann der Nutzer auch Schleifentypen einstellen. Über das Attribut Dokumentation kann zu jedem Element eine schriftliche Beschreibung hinterlegt werden, falls die Bezeichnung des Elements nicht zur Erklärung ausreicht. Die Kategorie Weitere Attribute enthält eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten, die allerdings nicht in jedem Prozess Verwendung finden dürften. Es können z.b. Skripte und IDs eingestellt werden. In der Kategorie Eigene Attribute werden selbstdefinierte Attribute angezeigt. Abbildung 65: Attribute Benutzerverwaltung Eine Stärke von Signavio ist die Benutzerverwaltung. Sie ermöglicht Besitzern von Signavio-Lizenzen andere Personen einzuladen. Die eingeladenen Personen können dann ebenfalls in die Prozesse einsehen und auch an der Modellierung teilnehmen. Dazu können Benutzergruppen angelegt werden, denen die Benutzer zugeordnet werden können. Jeder Gruppe bzw. jedem Benutzer können zusätzlich unterschiedliche Rechte zugewiesen werden, damit nicht jeder alle Prozesse und Ordner einsehen kann. Darüber hinaus können Modellierungsrichtlinien festgelegt werden, an die sich jeder Benutzer halten muss. So können für alle Diagrammtypen die nutzbaren Elemente begrenzt oder Attribute ergänzt werden. Es ist also möglich eine Vielzahl an Nutzern (Anzahl ist abhängig von der Lizenz) über den Process Editor zu steuern. Dies wird durch das zentrale Repository möglich, welches alle Daten zentral speichert. Da der Editor webbasiert ist, sind daher alle Prozesse für jeden angelegten Benutzer jederzeit online abrufbar. Somit wird Modellierung im Team ermöglicht. In der kostenlosen Testversion war es leider nicht möglich einen Nutzer einzuladen. Daher konnte die Benutzerverwaltung nicht detailliert getestet werden. Lediglich die Funktionen die zur Verwaltung angeboten wurden, konnten erkundet werden. 57

58 Abbildung 66: Benutzerverwaltung Eine weitere sinnvolle Funktionalität ist die Zum Kommentieren einladen -Funktion. Mit ihr können alle Prozessbeteiligten eingeladen werden, um einen bestimmten Prozess zu begutachten und mit Kommentaren zu versehen. Dafür wird lediglich die -Adresse einer beteiligten Person benötigt. Abbildung 67: Zum Kommentieren einladen Nachdem der entsprechende Prozess ausgewählt ist, wird eine an die gewünschte Person geschickt. In dieser befindet sich ein Link, der zu einer Seite führt, auf der der Prozess abgebildet ist, aber nicht bearbeitet werden kann. Es ist allerdings möglich, zu jedem Element des Prozesses einen Kommentar hinzuzufügen. Die Modellierer haben dann die Möglichkeit, diese Kommentare einzusehen und zu verwalten. Darüber hinaus gibt es eine Zum Editieren einladen -Funktion. Diese ist analog zur Zum Kommentieren einladen -Funktion aufgebaut. Der Unterschied besteht darin, dass sie ermöglicht, bestimmten Personen Modellierungsrechte zu geben, ohne dass diese ein Login für den Process Editor benötigen. Die eingeladene Person kann nur den ihr zugewiesenen Prozess bearbeiten. 58

59 Durch diese beiden Funktionen können auch Personen, die sich mit Prozessmodellierung nicht auskennen oder am Modellierungsprozess nicht beteiligt sind, dennoch ihren Teil dazu beitragen. So wird eine starke Berücksichtigung der Anwendersicht während des Modellierungsprozesses ermöglicht und kann zu qualitativ besseren Prozessen führen. Syntax und Vollständigkeit Der Signavio Process Editor verfügt über Funktionalitäten zur Syntax- und Vollständigkeitskontrolle (in der Abbildung mit blauem Rahmen markiert). Abbildung 68: Syntax- und Vollständigkeitskontrolle Das linke Symbol steht für die Syntaxkontrolle. Wird das Symbol geklickt, überprüft der Process Editor das gesamte Modell auf korrekte Syntax. D.h. es wird geprüft, ob das Modell den Konventionen von BPMN 2.0 entspricht. Treten Fehler auf, äußert sich das wie in Abbildung 69 zu sehen. Abbildung 69: Syntaxkontrolle Es wird das fehlerhafte Element über ein rotes X verdeutlicht und mit einer kurzen Fehlerbeschreibung versehen. In diesem Fall ist der Sequenzfluss zwischen der Aktivität und dem empfangenden Nachrichten-Element die Fehlerquelle, da ein Sequenzfluss zwischen zwei Pools verwendet wurde. Zahlreiche Tests ergaben jedoch, dass die Syntaxkontrolle nicht alle Fehler findet bzw. einige Fehler nicht detailliert genug ausdrückt. Daher wird der Syntaxkontrollefunktion noch Verbesserungspotential bescheinigt. Wird das rechte Symbol geklickt wird die Vollständigkeitskontrolle durchgeführt. Dabei wird überprüft, ob allen Elementen die notwendigen Daten für spätere Analysen und Berechnungen zugeordnet wurden. Abbildung 70: Vollständigkeitskontrolle 59

60 Dargestellt werden fehlende Daten durch Warndreiecke (in Abbildung 70 zu sehen). Im Beispiel sind für die Elemente keine Kennzahlen, wie Ausführungszeit oder Kostenstelle, gesetzt. Eine Ressourcenoder Kostenanalyse könnte somit nicht durchgeführt werden. Wie auch bei der Syntaxkontrolle werden einige Warnungen jedoch nicht detailliert genug angezeigt, um Lösungen zu finden, daher besteht auch bei dieser Funktionalität noch Verbesserungspotential. Versionshistorie Der Process Editor bietet ein mächtiges Werkzeug zur Versionskontrolle. Für jeden Speichervorgang den der Nutzer während des Modellierungsprozesses ausführt, wird im Hintergrund eine neue Version des Prozesses angelegt. Alle angelegten Versionen können durch den Benutzer später abgerufen und sogar wiederhergestellt werden. Ebenso können verschiedene Versionen miteinander verglichen werden. Der Modellierungsprozess lässt sich also im Nachhinein noch nachvollziehen. Um die Versionen anzuzeigen, muss nur der entsprechende Prozess angewählt werden. Am unteren Browserrand erscheint dann ein aufklappbares Menü (aufgeklappt in Abbildung 71 zu sehen). Abbildung 71: Versionshistorie Besonders bei umfangreichen Modellen oder Modellierung im Team kann die Versionshistorie ein nützliches Tool sein. Reporting Es steht eine Vielzahl von Reportingtools zur Verfügung, die je nach Vollständigkeit der Modellierung erzeugt werden können. Ein Report wird als Excel-Dokument erstellt und kann danach vom Benutzer runtergeladen werden. Beispielsweise können, auf Basis der zugeteilten Verantwortlichkeiten und IT-Systeme, Reports erzeugt werden, die Auslastungen angeben und Zugehörigkeiten zu einzelnen Prozessschritten übersichtlich verdeutlichen. Besonders bei sehr umfangreichen Prozessen ist es sinnvoll, solche Reporte zu verwenden. Weiterhin lassen sich Kostenbedarfs- und Ressourcenbedarfsrechnungen erstellen. Dafür ist es jedoch notwendig jedem Element Kennzahlen, wie Kosten, Kostenstelle und Ausführungszeit, zuzuweisen. Ist dies geschehen, lassen sich daraus umfassende Kostenreports erstellen, die für jeden Prozessschritt die anfallenden Kosten aufführen und letztendlich die Gesamtkosten ausgeben. Weiterhin können Reports zu Dokumentationszwecken erstellt werden. So können automatisch Prozesshandbücher generiert werden, die eine Prozessgraphik sowie Erläuterungen zu jedem 60

61 Element enthalten. Zum Kennenlernen eines Prozesses sind die Handbücher gut geeignet. Aber auch ein Prozesssteckbrief und ein Prozessmetrikmodell stehen zur Verfügung. Sie fassen die Anzahl der genutzten Elemente zusammen. Abbildung 72: Reportingtools 9.4. Import und Export Für ein Modellierungswerkzeug sind Import- und Exportfunktionen sehr wichtig. Denn Modelle sollen oft nicht nur innerhalb eines Tools nutzbar sein, sondern auch zwischen Tools ausgetauscht oder in andere Darstellungsformen umgewandelt werden können. Daher verfügt auch der Signavio Process Editor über einige Import- und Exportformate. Abbildung 73: Import- und Exportfunktionen 61

62 Import Es werden drei wichtige Importformate angeboten. Dazu gehören BPMN 2.0 XML, XPDL und ARIS. Viele Modellierungstools verwenden diese Formate, daher ist eine Importfunktion dafür vorteilhaft. Desweiteren lässt sich ein spezielles Signavio Archiv Format importieren, welches von Signavio entwickelt wurde und auch nur vom Signavio Process Editor gelesen werden kann. Leider ist die Importfunktion in der 30-Tage-Testversion nicht aktiv. Daher konnte kein Importprozess durchgeführt werden. Export Die Exportfunktion war aktiviert und konnte verwendet werden. Zur Verfügung stehen verschiedene Graphikformate (PNG und SVG), die ein Diagramm als Bild ausgeben. Soll ein Diagramm nur zur Veranschaulichung vorgestellt werden, macht es Sinn dies mit einem Bild zu machen. Denn Bilder sind leicht zu Hand haben und benötigen keine spezielle Software, um sie zu öffnen. Desweiteren kann ein Prozessdiagramm auch als PDF gedruckt werden. Auch das Signavio Archiv Format kann exportiert werden, aber wie bereits angedeutet, nur in Signavio Systemen wieder importiert werden. Es eignet sich also nicht zum Prozess Austausch zwischen verschiedenen Tools. Das Format um Prozesse plattformübergreifend auszutauschen ist BPMN 2.0 XML. Es soll BPMN 2.0 konforme Prozesse in ein standardisiertes XML umwandeln, welches von anderen BPMN Editoren gelesen werden kann. Jedoch zeigten Tests, dass die Tools, die in dieser Arbeit ebenfalls betrachtet werden, das von Signavio erzeugte XML Format nicht importieren konnten. Vermutlich liegt dies an Signavio-spezifischen Elementen, die in der XML-Datei gespeichert sind. Weitere Informationen zu dieser Problematik konnten nicht gefunden werden. Es bleibt daher festzuhalten, dass auch das BPMN 2.0 XML Format nur durch den Signavio Process Editor gelesen werden kann und die Austauschbarkeit mit anderen Tools nicht erfüllt Schnittstellen Prozessmodellierung dient nicht nur für interne Zwecke und die erstellten Diagramme sind nicht nur für Modellierer bestimmt. Daher kann es sinnvoll sein, Prozesse im Intranet für andere Unternehmensmitarbeiter oder sogar im Internet für Kunden zu veröffentlichen. Dafür braucht es Schnittstellen, die dies möglichst ohne großen Aufwand unterstützen. Signavio bietet dazu mehrere Möglichkeiten an. SharePoint und Prozessportal Microsoft SharePoint stellt bei vielen Unternehmen die Intranet-Plattform dar. Daher bietet Signavio ein Prozessportal, das in den Share Point Server integriert werden kann. Diese Leistung ist jedoch nicht standardmäßig verfügbar. Sie muss für einen Aufpreis von monatlich 149 hinzu gebucht werden. Das Prozessportal kann wahlweise auch ohne einen Microsoft SharePoint Server betrieben werden. In der kostenlosen Testversion stand eine Vorschauversion für das Prozessportal bereit. Diese Vorschau konnte also genutzt werden um einen groben Überblick über das Prozessportal zu erhalten. 62

63 Abbildung 74: Prozessportal Vorschau Das Portal besticht mit Interaktivität. Es zeigt den Prozess und dazu auf der linken Seite alle verwendeten Elemente und Glossarbegriffe. Mit einem Klick auf einen Glossarbegriff kann der Nutzer sich die konkreten Stellen anzeigen lassen an denen der Begriff verwendet wird. Einbettung in Wikis und Blogs Veröffentlichungen müssen nicht zwangsläufig über das Prozessportal geschehen. Denn der Prozess Editor stellt eine Funktion bereit, durch die Prozessdiagramme auch auf normalen Webseiten und Wikis bzw. Blogs eingebunden werden können. Dazu wird HTML-Code erzeugt, der dann nur noch in das entsprechende Wiki kopiert werden muss. Abbildung 75: Einbettung in Wikis und Blogs Die Einbettung mittels einfachen HTML-Codes und als einfaches Bild wurde getestet und als praktisch befunden. Durch den vorgefertigten Code war dies in kurzer Zeit möglich und funktionierte hervorragend. Zur Veröffentlichung von einzelnen Prozessen auf Unternehmens-Webseiten scheint diese Funktionalität sehr nützlich. 63

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