Browserbasiertes, intuitives und intelligentes Erfassen und Scannen mit Info Activate

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1 Meike Walther Steffen Bossack Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Browserbasiertes, intuitives und intelligentes Erfassen und Scannen mit Info Activate

2 Was erwartet Sie in diesem Webinar: Teil 1: Einführung 1. Warum Browserbasiertes, verteiltes Erfassen? 2. Architektur und Grundelemente von Info Activate. 3. Anwendungsbeispiele. Mobiles Erfassen. 4. Info Activate Live Teil 2: Neuigkeiten V Neue Features und Funktionen. 2. Preismodell 3. Fazit und Ihre Fragen

3 Die Themen von Document Imaging

4 Erstaunliche Vielfalt! Das Hardware - Portfolio 2013 Für jede Anwendung die passende Komponente! Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich sceye i920 Diskussion / Fragen ScanMate i1120 i2400 i2600 i2800 i2900 Scan Station 500 i1405 Trūper 3210/3610 i3200 i3400 i4200 i4600 Ngenuity 9090/9125/ 9150 i5200 i5600 i1860 ii5800 ImageTrac

5 Papierdokumente in SharePoint integrieren Verteiltes Erfassen unternehmensweit Niederlassung Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause AD Mitarbeiter (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Agenturen Logistik Service Personal Rechnungen Niederlassung Lieferanten Kunden

6 Papierdokumente in SharePoint integrieren (2) Verteiltes Erfassen weltweit Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen

7 Warum ist verteiltes Erfassen eines der Hype Themen? 1 Die Trends: 1. Verteiltes, dezentrales Scannen & Erfassen. 2. Automatisierung von Geschäftsvorfällen und Prozessen. 2 Medienbruch soweit wie möglich zur Entstehung verschieben 3 Flexibilität. Mobilität. Anpassungsfähigkeit. Einfachheit. 4 Perfekte Ergänzung für jedes ECM oder SharePoint. 5 Scanner, Smartphones, Multifunktionsgeräte sind nahezu überall verfügbar. 6 Sehr einfach, schnell und administrationsarm realisierbar.

8 Branchenübergreifende Anwendungen Kaufmännische Belege Rechnungen, Lieferscheine Posteingang Verträge Entwicklungsunterlagen Verträge Verwaltungsakten Prüfungsunterlagen Beweismittel Forderungsprozesse Juristische Genehmi- gungsverfahren Formulare Serviceunterlagen Personalunterlagen Einstellungsmanagement Mahnungen, AD Abrechnungen Zahlungsfreigaben Genehmigungsworflows Wirtschaftsprüfer Kanzleien Steuerbüros Praxen Handwerk Mittelstand Industrie, Zulieferer Kommunen Kliniken Behörden, etc. Versicherungen Krankenkassen Banken Industrie Behörden Retail

9 Warum ein Produkt für SP 2010/2013? Größter Wachstumsbereich bei Microsoft Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Zentrale Business Plattform für Unternehmen Zentrale Installation, leichte Administration Trend zu browserbasierten Systemen Kein eigener Erfassungsclient enhalten

10 Drei verschiedene Anforderungen: Knowledge Worker Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) zentrale Installation (SP Server) und Admin NULL Software auf den Clients Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Browser basiert (Browser unabhängig) Pause (20 min.) simple Erstellung der Apps und Workflows IT Administrator Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Kosten deutlich senken, IT Resourcen Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Standard Tools Diskussion / Fragen klare, übersichtliche Infrastruktur Ausbaufähigkeit Entscheider einfach, intuitiv Metadaten sicher u. einfach mitgeben in der gewohnten Software bleiben NULL Training ortsunabhängig, jederzeit einsetzbar

11 Geschäftsvorfälle / Workflows Government Order Processing Accounting Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Customers Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Sales Human Resources Legal Resellers / Agents Supply Customer Service

12 Kodak Info Activate Solution Order Processing Accounting Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Sales Human Resources Legal Streamlines Dokumentenerfassung und Prozesse Customer Service

13 Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Info Solution - Activate Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen

14 Die Info Activate Bedieneroberfläche Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen

15 Der Info Activate Scan Client Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen

16 Der integrierte Viewer: Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen

17 Die Info Activate Ausgabe nach SharePoint Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen oder FileShare!

18 Smart, Intelligent, Einfach! I Die Möglichkeiten im Überblick: Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Barcode Erkennung integriert Matching mit Content Types Splitting auf Content Types Alle wichtigen 1D + 2D Codes Indexierung direkt beim Erfassen oder separat SP Content Types manuell, Lasso OCR, Datenbank Anbindung Volltext PDF/A komplette Nuance (Omnipage) Integration Viewer Volltextrecherche optional > 300 Formate Thumbnail-, Vollansicht, Annotationen, etc. Workflowmodul optional Ninetex

19 Ganz genau hingeschaut! 1 1 Bestechende Bildqualität am Beispiel einer Rechnung (schwarz/weiss) Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen KByte 250 KByte

20 Info Activate Version 2.0 Neue Funktionen und Features

21 Infrastruktur: Unterstützung von SharePoint 2013 Info Activate Versions-Upgrade (V1.2 auf 2.0)

22 Erfassen von mobilen Endgeräten (Android + ios) 1. Job auswählen 2. Fotografieren und korrigieren 3. Indexieren

23 Unterstützung von Multifunktionsgeräten Definierte Mail Adresse pro Job Multifunktionsgerät Server Order Processing Human Resources Accounting Sales Legal Customer Service Info Activate

24 Managed Metadata (Verwaltete Metadaten) Im Managed Metadatenfeld werden angezeigt: a) Verschiedene Treffer bei Eingabe b) Vordefinierte Werte/Felder stehen zur Auswahl

25 SharePoint Inhaltstypen (Content Types / Lookup Fields)

26 Document Sets (Dokumentenmappen)

27 One Click OCR ( Point & Shoot ) Automatisches Weiterspringen in das nächste Index-Feld Rechts Click Auswahl der OCR Sprache

28 Erweiterte Bildbearbeitungsmöglichkeiten

29 Import / Export von Aufträgen Importieren Exportieren

30 Verschieben / Kopieren von Aufträgen Verschieben und kopieren von Dokumenten während der Ausgabe Bisher nur mit Hilfe von Workflows möglich Nun im Ausgabe-Setup integriert kopieren verschieben

31 Indexieren nach dem Scannen ( Index later ) ANHALTEN/HOLD

32 Anpassung an Benutzertypen 1. Bearbeiten und übertragen (skip indexing) 2. Indexieren und übertragen (skip editing) 3. Direkt-Scan zu SharePoint

33 Manueller Import von Dokumenten

34 Integration in Capture Pro Version 4.5 Batch-orientierte Erfassungs-Lösung Schnelles, effektives Erfassen von Business Dokumenten in hoher Qualität Hohe Produktivität und erweiterte Index-Möglichkeiten Kritische Dokumente und Datenbankanbindung Unterstützt Kodak und 3 rd -Party Scanner Scan- und Workflow-Lösung für Microsoft SharePoint Business-Dokumente erfassen mit One-Click erfassen Volle Integrieration in die SharePoint Plattform Browser basierend und leicht zu bedienen Beständigkeit und Exaktheit von Business Daten On-Premise und zukünftig SaaS (Cloud-basierend) Erfordert Kodak Alaris Capture Pro Version 4.5 und Auto-Import Modul

35 Integration in Capture Pro Beispiel Flow chart für KIAS 2.0 / CSPro 4.5 Zonal OCR Scanner KIAS Job 1 Input Save Temp Doc Split Docs Send to KCP Delete Temp Docs Read Docs OCR Zones Capture Pro 4.5 Send to Fill in Index fields Delete Temp Images KIAS Verify Index Data Rename KIAS Job 2 Output to SharePoint Library Initiate workflow for approval

36 Info Activate Lizensierungsmodell Volumen und Transaktionsfrei, unbegrenzte Scanmengen, Scannerunabhängig Named CAL`s, Lizensierung pro Anwender (20, 50,100,200, 500, unlimitiert) CAL`s werden Benutzern zugewiesen, nicht Geräten CAL`s können wiederbenutzt werden (Anmelden/Abmelden/Neue Benutzer) Basispaket: Server + 20 CAL`s Erweiterung: CAL`s (20, 50, 100, 200, 500, unlimitiert) und/ oder Server nach Bedarf Software Assurance 1 Jahr inclusive (3/5 Jahre optional) Vizit Viewer und Nintex Workflow als Option CAL = Client Access Licence

37 Die Architektur: Info Activate Solution Scan client Browser Shortcuts / Profile TWAIN QC client Kodak Perfect Page Post-scan Bildoptimierung Dashboard client Reporting Statistic Management Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Index client Manueller Index Metadaten Validierung Lasso OCR Admin client Scanner Setup Applikations Setup Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion Info / Activate Fragen Clients Info Activate Server Capture Workflow OCR Bildverarbeitung Ausgabe /Option. Module Info Activate Workflow Modul Browser basierter Drag n`drop Workflow Designer Einfache Verteilung und Verwaltung Info Activate Server

38 Technische Vorausetzungen (minimum Voraussetzungen) Server hardware 64-bit, four core CPU; 8 GB RAM; 80 GB hard drive Server operating system Microsoft Windows Server 2008 Enterprise R2 SP1, Server 2012 SharePoint requirement SharePoint Foundation 2010 SP1, 6/2011 CU, SP 2013 ein oder mehrere Server Database requirement Microsoft SQL Server 2008 R2 (64 bit), Server 2012 Client PC requirement Scanner requirement Browser requirement 2 GB RAM TWAIN-compliant driver Internet Explorer 7, 8 or 9; Silverlight 5 (andere Browser möglich)

39 Was tun bei sehr großen Dokumentenmengen? Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen

40 SharePoint mit ECM oder FileShare verbinden bei sehr großen Datenmengen gerät SharePoint schnell an seine Grenzen Dokumente können mit SP nicht in externe FileShare`s oder Archive geschrieben werden hohe Geschwindigkeiten und sicheres, robustes Handling großer Datenmengen mit detaillierter Protokollierung erforderlich revisionskonforme und mandantenfähige Ablage erforderlich Die Lösung: Active Migration und Active Repository Manager von Tecmasters Einführung - Uwe Ulrich Pause (5 min.) Capture: Kodak Info Activate Solution - Axel Schlender Pause (20 min.) Preserve: tecmasters Solutions - Heino Romzykowski Pause (5min.) Manage: Bewerbermanagement Prozess - Uwe Ulrich Diskussion / Fragen Verlinkung von SharePoint mit beliebigen Repository Systemen Erfassung Metadaten Bilder File System extern slight powered by

41 Fazit:

42 Vielen Dank für Ihr Interesse! Präsentation auf: Download der Aufzeichnung auf YouTube Informationen unter: Capture Software Pro Info Activate Info Insight

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