Visendo Fax Server Enterprise. Handbuch - 1 -

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1 Handbuch Visendo Fax Server Enterprise - 1 -

2 Inhaltsverzeichnis: Visendo Fax Server Enterprise 0. Schnellstart Voraussetzungen Installation und Schnellkonfiguration I Überblick über Visendo Fax Server Enterprise II Systemvoraussetzungen III Installation Überblick Installation IV Visendo Fax Server Enterprise einrichten Dienst starten/anhalten Warteschlange Hardware Konten Services Sender Empfänger: Routing Drucker Dateisystem Erweiterte Routingregeln Log & Archivierung Faxarchivierung Reporting Globale Einstellungen Fehlgeschlagen Gesendet Empfangen Statistik Collaboration Adressbuch Cluster Visendo Fax Info Updatefunktion Registrierung Support Forum Fehlerbericht Visendo Community

3 IV Clients Fax Printer Installation Fax-Versand Experten-Einstellungen: Webclient Installation Update auf die neueste Version Benutzung Mail2Fax V Nützliche Werkzeuge sffviewer.exe capitest.exe VisendoFaxUpdater.exe ppconvert.exe

4 0. Schnellstart Dieses Kapitel beschreibt den einfachsten Weg, Ihren Visendo Fax Server für den Faxempfang und versand einzurichten. Voraussetzungen Betriebssystem: alle Windows Betriebssysteme ab einschließlich Windows 2000 mind. MSXML Parser Version 6 sp2 Analog Modem oder ISDN Karte Capi 2.0 Treiber (G3 Faxstandard) für ISDN oder Modem Installation und Schnellkonfiguration Laden Sie sich das richtige Visendo Fax Server Installationspaket für Ihre gewünschte Edition (Express, Standard oder Enterprise genaueres siehe Überblick) und Ihren Systemtyp (32Bit (x86) bzw. 64 Bit (x64)) von unserer Downloadseite herunter, und führen Sie die Installation aus. Öffnen Sie anschließend den Visendo Fax Admin (Verknüpfung auf dem Desktop). Wählen Sie Ihre Fax Hardware aus der Liste. Für die Schnellkonfiguration wählen Sie einfach Start with default settings. Mit der Default-Konfiguration ist der Fax Server darauf eingerichtet, sämtliche Anrufe auf diesem Gerät entgegen zu nehmen. Sie können damit also bereits Faxe empfangen. Um Faxe zu senden, fügen Sie zunächst eine neue MSN hinzu

5 Wenn Sie die Sendefunktion testen wollen, ohne zunächst einen Fax Client einzurichten, können Sie dies mit dem Schalter Testfax senden im Menü Services- Sender in der Registerkarte Sender tun. Wählen Sie eine Datei (erlaubte Formate: SFF, JPG, TIF, PNG, TXT diese Beschränkungen gelten natürlich nur für die Testfunktion, nicht für die normalen Fax - 5 -

6 Clients!) zum Versenden aus, tragen Sie die Empfänger-Faxnummer und den Benutzernamen und die -Adresse des Senders ein. Stellen Sie sicher, dass der Benutzername und die -Adresse auch beim Fax Server als MSN registriert sind (s.o.). Wenn der Empfang bzw. Versand erfolgreich war, können Sie das Fax im Ordner ReceivedFaxes bzw. SentFaxes unter dem Pfad C:\Program Data\ppedv\VisendoFaxServer (ab Windows Vista) bzw. C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\ppedv\VisendoFaxServer (vor Windows Vista) finden. I Überblick über Visendo Fax Server Enterprise Vielen Dank, dass Sie sich für Visendo Fax Server Enterprise entschieden haben. Nach der kurzen Serverinstallation ohne zusätzliche Hardware empfängt und versendet Visendo Fax Server Enterprise Ihre Faxe. Diese werden als Bilder abgespeichert und auf Wunsch per an Ihre persönliche Mailbox z.b. Outlook gesendet

7 Die Mails werden so an jeden Arbeitsplatz oder in einen Exchange Public Folder zugestellt. Zum Betrachten kann z.b. der Internet Explorer verwendet werden. Das Dateiformat ist wählbar zwischen JPEG, TIF, SFF oder PDF. Anhand der MSN (Durchwahlen) werden die Faxe unterschiedlichen Empfängern per zugestellt. für bekannte Absender können davon abweichende Empfänger eingerichtet werden. So bekommt jeder schneller die für Ihn bestimmten Faxe. Der Fax Server Express besitzt folgende Schnittstellen. TCP/IP SMTP/pop3 COM + WCF Web Service Über die TCP/IP Socket Schnittstelle lässt sich auch über Internet ein Fax versenden. Da der Druckertreiber diese nutzt kann so von jedem Ort der Welt über eine günstige Internetverbindung gefaxt werden. Die SMTP Schnittstelle erlaubt den Austausch mit Mailservern. So erreicht Sie Ihre wichtige Faxnachricht an jedem Ort. Das DCOM Interface bzw. der neue WCF Webservice ermöglichen eine einfache Ansteuerung von eigenen Programmen aus. Damit kann eine Anbindung von Drittanbieter Software wie Sage KHK realisiert werden. Auch eine Anbindung über Word Makros ist so möglich. Da für die Speicherung Standards wie Dateisystem, XML und SQL Datenbanken verwendet werden, ist eine Erweiterung in jede Richtung machbar

8 Der Visendo Fax Server ist in den Editionen Express, Standard und Enterprise verfügbar. Einen Überblick über die Unterschiede zwischen den einzelnen Editionen bietet die folgende Tabelle: Features 10 Fax Server Express Fax Server Standard Fax Server Enterprise Fax sending (Outbound) Fax receiving (inbound) Personalized sending Fax Automation Fax Routing Rules N.A Documents storage TiFF, PDF, SFF, JPG TiFF, PDF, SFF, JPG TiFF, PDF, SFF, JPG TiFF, PDF, SFF, JPG - 8 -

9 Fax scheduling Faxing Priority Licenses Unlimited Sender Users/Clients Receiver Users/MSN's N.A 1 10 Depending on the License Depending on the license FAX2Mail, Fax2Printer, Fax2Store Mail2Fax, CRM2Fax Fax Over IP Support SOA & SAAS & PAAS Cloud Ready Web interface (Client, Admin) N.A Mobile Clients N.A MS Office & SharePoint Integration Active Directory (LDAP) Integration Outlook Express / Windows Contacts Exchange, Lotus Notes & any Server. SMTP - MX Sending SMTP authentication & SSL Safety functions with user registration Automatic back-up Advanced reporting - 9 -

10 Database customization Development Kit (SDK) Price (Euros) starting at 619 Clients Zum Versenden von Dokumenten als Faxe können Sie ein Client-Programm bzw. die Mail-To-Fax-Funktion des Fax Servers benutzen. Eine ausführliche Beschreibung der momentan verfügbaren Clients finden Sie im Kapitel Clients. Hier soll kurz das Lizenzierungssystem des Visendo Fax Servers erläutert werden. Abhängig von Ihrer Fax Server Edition haben Sie eine bestimmte Anzahl an Client- Lizenzen zur Verfügung. Die Anzahl der verfügbaren Clients und die Liste der eingetragenen Clients können Sie unter dem Menüpunkt Visendo Fax Info Registrierung überprüfen. Dort können Sie, wenn nötig, auch Einträge aus der Liste der registrierten Clients löschen (z.b. wenn der betreffende Benutzer nicht mehr vorhanden ist). Grundsätzlich gilt: 1 Betriebssystem-Benutzer = 1 Client-Lizenz Um die Berechtigung zu haben, ein Fax zu versenden, muss zunächst der Login- Name des Benutzers, der den Faxauftrag an den Fax Server sendet, als MSN im Fax Server eingetragen sein. Wenn ein Benutzer zum ersten Mal erfolgreich ein Fax versendet, wird sein Login- Name in die Client-Liste eingetragen. II Systemvoraussetzungen Betriebssystem: Windows 2000 Server oder 2000 Professional Windows XP SP1,SP2, SP3 Windows Vista Windows Server 2008, oder 2008 R2 Windows 2003 Standard Server oder Small Business Server Software mind. MSXML Parser Version 6 sp2 NT 4.0 Server + Jet Provider + evlt. MDAC (für Betrieb mit Datenbank) SMTP-Server zur Weiterleitung der Faxe per

11 Optional Exchange Server ab Version 4.0 (oder anderer SMTP Server) Fax-Hardware Grundsätzlich kann der Visendo Fax Server mit ISDN Geräten, die den G3 Faxstandard unterstützen, und mit Analog Modems der Klasse 1, 2 und 2.0 betrieben werden. Explizit getestet wurden (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Handbuchs) die Geräte folgender Hersteller: ISDN Karten: Dialogic, AVM, Primux FoIP gateways: Funkwerk, Lancom, Dialogic, XCapi Analog Modems: 3Com U.S. Robotics 56k Faxmodem Serial Creative Modem Blaster External V.92 Serial III Installation 1 Überblick Der Visendo Fax Server Express wird in einer 30-Tage gültigen Testversion ausgeliefert, die Sie dann jederzeit bequem über das Administratorfenster registrieren und lizenzieren können. Die aktuelle Version ist in etwa 15 MB groß und enthält ein Installationspaket. Downloadlinks: Visendo Fax Server Express: 32 Bit / 64 Bit Visendo Fax Server Standard: 32 Bit / 64 Bit Visendo Fax Server Standard: 32 Bit / 64 Bit Viele weitere Informationen finden Sie auch auf unseren Webseiten: Visendo Fax Server Express Visendo Fax Server Standard Visendo Fax Server Enterprise 2 Installation Führen Sie die Setup Datei aus um die Installation zu starten. Klicken Sie auf Ich akzeptiere die Bedingungen, um die Installation fortzusetzen und wählen Sie dann im Anschluss ein Verzeichnis aus in dem das Programm installiert werden soll

12 Sie können die Installation komplett vornehmen, oder den WebClient/Admin oder das Handbuch ausschließen. Bitte beachten Sie, dass IIS installiert sein muss (bzw. das IIS Feature aktiviert sein muss), wenn Sie denn WebClient/Admin installieren wollen. Genauere Informationen zu den verfügbaren Clients für den Visendo Fax Server finden Sie im Kapitel Clients

13 Im Anschluss können Sie zwischen zwei verschiedenen Datenbanktypen wählen (Sie können diese Einstellungen später jederzeit ändern). Access oder SQL Server Datenbank

14 Sollten Sie sich für die letztere entscheiden, geben Sie dann im selben Fenster noch Server und Authentifizierung an. Nach erfolgreicher Installation läuft der Visendo Fax Server als Dienst mit dem Namen Visendo Fax Service. Die Einstellungen werden über die Administratorkonsole vorgenommen, die Sie über die angelegte Desktop-Verknüpfung oder direkt aus Ihrem ausgewählten Installationsverzeichnis mit der Datei VisendoFaxAdmin.msc starten können. Wenn Sie den WebClient/Admin installiert haben, können Sie die Administration auch über das Webinterface durchführen. IV Visendo Fax Server Enterprise einrichten

15 Es folgt nun ein ausführlicher Überblick über die Konfigurationsmöglichkeiten des Visendo Fax Servers. Öffnen Sie die Administratorkonsole. Es kann auf manchen Systemen vorkommen, dass Windows glaubt, einen Fehler mit dem FaxServer-Snap-In festgestellt zu haben. Sie können diese Meldung ignorieren (3.Option). Hier sehen Sie die Startseite der Administratorkonsole. Menüpunkte können Sie durch Klicken ausklappen, Änderungen können Sie durch Rechtsklick auf die Menüpunkte oder die Elemente im rechten Fenster vornehmen. 1 Dienst starten/anhalten Oben sehen Sie den Namen des Fax Servers (bzw. den Namen des Rechners, auf dem der Fax Server läuft). Ein roter Punkt unter dem Faxsymbol zeigt an, dass der Dienst gestoppt ist, ein grüner zeigt an, dass der Dienst gestartet ist. Mit Rechtsklick

16 auf den Servernamen können Sie den Dienst starten und anhalten und die Konfiguration speichern. 2 Warteschlange Hier können Sie die aktuellen Faxaufträge in der Warteschlange sehen

17 3 Hardware In diesem Menüpunkt können Sie ein analoges Modem oder eine ISDN Karte für den Fax Server laden und konfigurieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Punkt "Hardware" und wählen Sie "Geräte neu laden" an. Ihnen wird daraufhin eine Maske mit den installierten Geräten angezeigt, die für Visendo Fax Server Enterprise verwendet werden können. Sie können jede Karte jederzeit aktivieren oder auch deaktivieren. Außerdem können Sie hier genaueres über Ihre ISDN Karte oder ihr analoges Modem und die dazugehörigen Eigenschaften erfahren (siehe unten). Wenn Sie auf das von Ihnen gewählte Gerät mit der rechten Maustaste klicken, können Sie den Menüpunkt Eigenschaften auswählen. In diesem Fenster können Sie dann die Geräte-Infos ablesen. Bei einer ISDN Karte können Sie zudem im Bereich Kanäle auswählen, welcher Kanal als Sender und welcher als Empfänger fungieren soll. Dafür müssen Sie nur den gewünschten Kanal markieren und können dann mit dem Drop-Down-Menü Sender oder Receiver (=Empfänger) auswählen

18 4 Konten Jedem Hardware-Gerät ist ein eigenes Konto zugeordnet. Bei den Eigenschaften des Kontos können Sie angeben, welche Dienste und welche Routing-Templates für dieses Konto verfügbar sein sollen. Zu einem Konto können verschieden MSN (= Faxdurchwahlen) angelegt werden. Diese Einträge sind einerseits für den Faxempfang wichtig: Faxe, die auf einer bestimmten MSN eingehen, können nach bestimmten Regeln weitergeleitet werden

19 Sie sind aber auch für den Faxversand von Bedeutung, denn nur Benutzer, die hier eingetragen sind, haben auch die Berechtigung, Faxe zu versenden. Aus diesem Grund ist es möglich, einer MSN mehrere Benutzer zuzuweisen. Dies wird zwar beim Empfang nicht berücksichtigt (die Weiterleitung erfolgt immer zum ersten Eintrag für diese MSN), aber alle eingetragenen Benutzer erhalten damit die Sendeberechtigung. Sie können neue MSN manuell eintragen, oder aus Active Directory importieren. Geben Sie die MSN, den zugehörigen Benutzernamen und (falls gewünscht) die E- Mail-Adresse an, zu der alle auf dieser MSN empfangenen Faxe weitergeleitet werden sollen. Sie können auch mehrere -Adressen angeben (durch ; getrennt). Bitte denken Sie daran, dass Sie erst einen SMTP-Server spezifizieren müssen, damit die Weiterleitung funktionieren kann

20 Bei den Eigenschaften einer MSN können Sie einige zusätzliche Einstellungen vornehmen. Beachten Sie, dass es u.u. sinnvoller sein kann, manche dieser Einstellungen global für alle MSN in den Sender- bzw. Empfängereinstellungen vorzunehmen. Sie können eine eigene Kopfzeile definieren, festlegen, dass die Faxe auf einem bestimmten Drucker ausgedruckt werden, einen anderes Verzeichnis zum Speichern der Faxe angeben, oder Faxe zu einer anderen Faxnummer weiterleiten

21 Wenn Ihnen diese Einstellungen nicht ausreichen, stehen Ihnen die erweiterten Routing-Regeln zur Verfügung. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in einem eigenen Kapitel. Sie können auch ein eigenes Deckblatt einstellen, oder für diese MSN einen automatischen Faxabruf einstellen. Dabei können Sie ein Faxdokument angeben, das dann bei einem Anruf an diese Liste automatisch als Fax an den Anrufer versandt wird. 5. Services 5.1 Sender Sender Unter der Registerkarte Sender können Sie die allgemeinen Absender-Daten angeben

22 Allgemein Ländercode: Hier wird die entsprechende Ländervorwahl eingetragen Amtsholung: Tragen Sie hier die Nummer ein, die Sie verwenden um ein sog. "Amt" zu bekommen. Normalerweise ist dieses die Null/0. Sender Nummer: Tragen Sie hier die Durchwahl ein, mit der der Fax Server die Faxe verschicken soll. Sendernummer zusammensetzen: Wenn als Sendernummer die komplette Faxnummer und nicht nur die Durchwahl angezeigt werden soll (z.b. um dem Empfänger die Antwort zu erleichtern), können Sie diese Option benutzen. Zeichen an die Empfängernummern anhängen: Hier können Sie festlegen, dass in den Faxeigenschaften zusätzlich zur eigentlich verwendeten Faxnummer eine Faxdurchwahl angezeigt wird (z.b. wenn die Telefonanlage des Empfängers keine Durchwahlen unterstützt, aber Sie aus Verwaltungsgründen trotzdem eine angeben wollen). Testfax senden: Mit dieser Option können Ihre (Hardware-)Konfiguration für den Faxversand testen, ohne erst einen Fax-Client einrichten zu müssen. Wählen Sie ein Faxdokument aus (erlaubte Formate: SFF, JPG, TIF, PNG, TXT), und geben Sie die Senderdaten an. Stellen Sie sicher, dass der angegebene Benutzer auch beim Fax Server eingetragen ist (siehe Konten), da er ansonsten

23 keine Rechte hat, Faxe zu versenden. Fax Header Hier können Sie eine globale Kopfzeile festlegen, die für alle Faxe verwendet wird. ISDN Verbindungseinstellungen Wählen Sie den von Ihrer Hardware verwendeten Übermittlungstyp und das ISDN-Protokoll aus. Max. Versuche: Legen Sie hier die maximale Anzahl der Wiederholungsversuche bei einem fehlgeschlagenen Faxversand fest ( 20; Standardeinstellung: 0 entspricht 20). Dies ist eine Absicherung gegen Client-Benutzerfehler. Wiederholen(min): Minimale Anzahl von Wiederholungsversuchen bei fehlgeschlagenem Faxversand. Visendo Fax Clients Client Port: Tragen Sie hier den TCP-Port für die Kommunikation zwischen Fax Drucker und Fax Server ein. Standardeinstellung ist Anonyme Clientanmeldung: Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, können die Clients mit dem Druckertreiber Faxe versenden ohne sich zu authentifizieren. Wenn Sie das Häkchen herausnehmen, müssen sich die Clients mit dem Domänen-Benutzerkonto und Domänen-Kennwort im Druckertreiber anmelden. IP-Adressen: Wenn Sie in Ihrem Server mehrere Netzwerkkarten bzw. IP- Adressen haben, so können Sie hier festlegen, auf welcher IP-Adresse der Fax Server den Socket-Traffic abhören soll. Natürlich können Sie den Fax Server auch auf allen Ports verwenden. [deaktiviert] Bestätigung Hier können Sie die Vorlage für die automatische -Bestätigung anpassen. Sie können auswählen, ob Sie zur Kontrolle das Fax selbst als Teil der Bestätigungs-E- Mail mit versenden wollen. Dabei kann das Fax als Bild (JGP) direkt in eine HTML-E- Mail eingebunden werden, oder in verschiedenen Formaten als Anhang mitgeschickt werden

24 Sie können auch den Text der Bestätigungs anpassen. Dabei stehen Ihnen die folgenden Wildcards zur Verfügung (durch einen Klick auf das? über dem Feld für den -Betreff können Sie sie sich immer anzeigen lassen): Mit einem Klick auf Standardtexte können Sie immer den voreingestellten Standardtext wiederherstellen Mail2Fax Es gibt verschiedene Möglichkeiten, von den Client-Rechnern aus Faxaufträge an den Visendo Fax Server zu übermitteln. Sie können sich für eine entscheiden, oder mehrere kombinieren. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Clients. Eine Möglichkeit ist Mail-To-Fax. Dabei holt der Fax Server die s des hier angegebenen -Kontos in regelmäßigen Abständen ab und versendet je nach Einstellung den Inhalt der selbst oder nur das Dokument im Anhang der als Fax. Die Faxnummer wird dabei im Betreff der angegeben. Als Anhänge werden folgende Formate unterstützt: JPEG, TIF, TIFF, BMP, und SFF, PDF und TXT. Servername und Port: Name oder IP-Adresse des POP3-/Mail-Servers, auf dem Ihr Postfach liegt. Diese Informationen finden Sie bei Ihrem -Provider. Benutzer und Passwort: Die Login-Informationen für das -Konto Intervall: Der Abstand, in dem der Fax Server die s vom Konto abholt. (Minimum: 5 Minuten)

25 Timeout: Gibt an, wie lange der Fax Server auf eine Antwort des POP3- Servers warten soll, bevor er einen Verbindungsfehler feststellt und aufgibt. Pop3 Test: Prüfen Sie hier Ihre Verbindung zum -Konto Domänen-Filterung: Hier können Sie angeben, dass Fax- s nur von bestimmten -Adressen zugelassen werden sollen. Ignoriere Text : Wenn Sie diese Option aktivieren, wird nur das Dokument im Anhang der als Fax versandt Linker Rand bei Text2Tif: Wenn Sie nicht einen Anhang, sondern nur den E- Mail-Text selbst als Fax versenden wollen, können Sie hier den linken Rand justieren Deckblatt Wenn Sie für Ihre Faxe ein einheitliches Deckblatt verwenden wollen, können Sie dies hier angeben. Sie können auch festlegen, dass ein bestimmtes Banner (z.b. Firmenlogo) ausgehenden Faxen an einer bestimmten Stelle hinzugefügt werden soll. 5.2 Empfänger: Empfänger

26 Anrufannahme: Wenn das Kästchen aktiviert ist, werden alle eingehenden Anrufe auf eine Leitung angenommen und an eine einzige Adresse weitergeleitet. Wenn Sie Anrufe auf verschiedenen Durchwahlen entgegennehmen wollen, deaktivieren Sie diese Option! Empfangseinschränkung: Wenn hier das Kästchen aktiviert ist, werden Faxe ohne Senderkennung nicht angenommen Wie bei der Sendebestätigung kann auch die mit der die empfangenen Faxe weitergeleitet werden, angepasst werden. Sie können angeben, ob die Faxe als Bild (JPG) in die eingebunden werden, oder als Anhang (JPG, SFF, TIFF oder PDF) mitgesendet werden. Beim Betreff und Körper der können Sie wieder die üblichen Wildcards verwenden

27 Mit einem Klick auf die Schaltfläche? (über dem Betreff) können Sie sich die verfügbaren Wildcards anzeigen lassen. 5.3 Routing Fax2Mail Hier können Sie den SMTP Server für die Weiterleitung angeben. Klicken Sie auf Smtp Test, um Ihre Einstellungen zu testen

28 5.3.2 Drucker Wenn Sie alle Faxe auch ausdrucken können, können Sie dies hier angeben Dateisystem Hier können Sie die Ordner ändern, in denen die gesendeten und empfangenen Faxe und die Konfigurationsdateien des Visendo Fax Servers gespeichert werden Erweiterte Routingregeln Das Routingregel-System des Visendo Fax Servers bietet die Möglichkeit, aus vordefinierten Bausteinen sehr komplexe Regeln zu erstellen, die nahezu alle Praxis relevanten Themen abdecken sollten. Da die erweiterten Routing-Regeln nicht ganz leicht zu handhaben sind, kann man eine Reihe von oft benutzten Weiterleitungsregeln einfach durch das Setzen eines Häkchens aktivieren (siehe Konten). Hinter den Kulissen werden aber auch diese Regeln durch erweiterte Routing-Regeln realisiert. Wenn Sie z.b. für eine MSN eine -Adresse zur Weiterleitung der empfangenen s angeben, wurde dafür automatisch eine erweiterte Routing-Regel generiert. Wir werfen nun einen detaillierten Blick auf das Erstellen eigener Routing-Regeln Routing Vorlagen Eine Routingregel wird immer für eine MSN eingerichtet. Sie kann aber immer nur aus einer vorhandenen Vorlage erzeugt werden. Unter Erweiterte Routingregeln können Sie die bisher definierten Vorlagen ansehen. Es gibt fünf vordefinierte Vorlagen, die nicht verändert werden können

29 Um eine neue Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu. Auswahl der Bedingungsfelder Verfügbare Bedingungen sind: %TIME% %CNTM% %NRPG% %CNSP% %TSID% %MSN% %RSID% %STAT% Zeit Dauer der Verbindung Anzahl der Seiten des empfangenen Faxes Verbindungsgeschwindigkeit Externe Faxnummer (Sender) Interne Faxnummer (Empfänger) Sender ID (remote station id) Status

30 Routing Richtung IN OUT IN+OUT (eingehende Faxe) (ausgehende Faxe) (beides) Zieltyp, d.h. Art der Weiterleitung Zur Auswahl stehen: Printer File System Path Forwarding Fax Nr Fax Polling SharePoint Drop Folder Deny connection Fax per weiterleiten Fax ausdrucken Fax an einen bestimmten Ort im Dateisystem kopieren/verschieben Fax an eine andere Faxnummer weiterleiten Faxabruf (Automatischer Versand eines vorgegebenen Dokuments ) Fax in einen Ordner verschieben/kopieren, von dem Sie für Sharepoint zugänglich sind Verbindung ablehnen Routingregel aus einer Vorlage erzeugen Wenn Sie die nötigen Vorlag erstellt haben, können Sie bei der entsprechenden MSN eine Routingregel aus dieser Vorlage generieren. Beispiel: Alle Faxe, die auf der Durchwahl 33 empfangen werden, sollen in den Sharepoint Drop Folder verschoben werden. Vorlage auswählen

31 Add rule from selected template Werte für Bedingung und Ziel setzen

32 Wenn Sie eine bestimmte Regel nicht mehr benutzen wollen, können Sie sie entweder als nicht mehr aktiv deklarieren, oder sie komplett löschen. 5.4 Log & Archivierung Hier können Sie Einstellungen zu den Logdateien und zur automatischen Archivierung der Logdateien und der gespeicherten Faxdateien vornehmen Log & Archivierung

33 Logdateien: Sie können die Protokolldatei auf die eingetragene Größe an KB zu verkürzen, um Speicherplatz zu sparen. Sie können detaillierte Protokolldateien für den Fax Dienst und für die CAPI zu erzeugen und angeben, wie detailliert die Logdateien sein sollen. Standardmäßig werden die Logdateien im Ordner Logs im Konfigurationsverzeichnis das Visendo Fax Servers, also C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\ppedv\Visendo Fax Server\ (vor Windows Vista) bzw. C:\ProgramData\ppedv\Visendo Fax Server\ (Windows Vista und aufwärts) angelegt. (Beachten Sie, dass es sich bei diesen Verzeichnisse um Systemordner handelt, Sie müssen also ggfs. die Ordneroptionen ändern, um Sie anzuzeigen). Der Visendo Fax Server legt für jeden Tag je nach Einstellung bis zu fünf Logdateien an, und zwar: VisendoFax_Admin_ yyyy-mm-dd.log VisendoFax_Server_ yyyy-mm-dd.log VisendoFax_Sender_yyyy-mm-dd.log VisendoFax_Receiver_ yyyy-mm-dd.log VisendoFax_Clients_ yyyy-mm-dd.log VisendoFax_Pop3Inbound_ yyyy-mm-dd.log Administrator-Konsole Fax Dienst Faxe versenden Faxe empfangen Fax Clients Fax-To-Mail Sie können diese Dateien mit einem Texteditor öffnen und ansehen. Archivierung: Da die Logdateien im Lauf der Zeit recht groß werden können, haben Sie die Option, sie automatisch archivieren zu lassen

34 Archivierungsoptionen sind täglich, wöchentlich und monatlich. Sie können ein Verzeichnis für die Archive angeben, und entscheiden, ob die Originaldateien nach der Archivierung gelöscht werden sollen oder nicht Faxarchivierung Die empfangenen und versendeten Faxe werden in den Ordnern, die Sie unter Routing angegeben haben, gespeichert. Wie bei den Logs haben Sie auch hier die Möglichkeit der automatischen Archivierung. 6 Reporting Hier können Sie sich Informationen über Ihren Faxverkehr anzeigen lassen. 6.1 Globale Einstellungen Nur die Anzeige der fehlgeschlagenen Faxe erfolgt aus dem Dateisystem, für die anderen Informationen ist der Betrieb des Visendo Fax Servers mit einer Datenbank erforderlich. Hier können Sie die Datenbank einstellen, mit der Sie gewünschte oder hinterlegte Daten abrufen lassen können. Zur Auswahl stehen Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle und MySQL

35 1. Access: Geben Sie den Pfad zu der Access-Datenbank, die Sie verwenden wollen, an. Für die Benutzung einer Access-Datenbank benötigen Sie keine Vollversion von Microsoft Access. Es muss lediglich der Jet OLEDB Provider auf Ihrem System installiert sein (Dies sollte bei Betriebssystemen ab Windows XP SP2 standardmäßig der Fall sein). Hier finden Sie den passenden Treiber für Ihr Betriebssystem: 64-Bit Version: A44B-84B371EDE16D&displaylang=de. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie die 64-Bit-Version der Access- Datenbank-Engine nicht gemeinsam mit einer 32-Bit-Version von Microsoft Office auf demselben Rechner benutzen können. Für die (ebenfalls kostenlos erhältlichen) Alternativen SQL, SQL Compact oder MySQL (s.u.) gilt diese Einschränkung nicht. Beim Setup legt der Visendo Fax Server eine Access-Datenbank mit dem Namen faxinfo.mdb im Installationsverzeichnis (i.d.r. C:\Programme\ppedv\Visendo Fax Server) für Sie an. Sie können selbstverständlich auch einen anderen Namen und einen anderen Speicherort verwenden

36 Mit Verbindungstest können Sie die Verbindung zu Ihrer Datenbank überprüfen. 2. SQL Compact: Die Konfiguration ist hier ähnlich wie bei Access, nur dass Sie statt des Pfades zur Datei FaxAtMail.mdb den Pfad zur Datei faxatmail.sdf angeben. 2. Andere Datenbanksysteme (SQL, MySQL und Oracle) Sie müssen zuerst die Datenbank anlegen. Die dazu nötigen Skripte finden Sie im Installationsverzeichnis des Visendo Fax Servers (i.d.r. C:\Programme\ppedv\Visendo Fax Server). Das Skript generiert eine Datenbank mit dem Namen visendofaxdb. Sie können diesen Namen natürlich im Skript oder im Datenbank-Administrationswerkzeug Ihrer Wahl ändern. Geben Sie im Visendo Fax Server den Namen Ihres Datenbankservers und den Namen der Datenbank an. Wählen Sie aus, ob die Anmeldung am Datenbankserver über die Windows-Authentifizierung möglich ist, oder ob Sie sich mit Benutzername und Passwort anmelden müssen. Mit dem Verbindungstest können Sie Ihre Eingaben überprüfen. 6.2 Fehlgeschlagen Zeigt alle Faxe an die nicht gesendet werden konnten. Mit Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag können Sie versuchen, das Fax erneut zu versenden

37 6.3 Gesendet Zeigt alle Faxe an die schon versendet wurden (Datenbank erforderlich). Sie haben die Möglichkeit, die Liste der kürzlich verwendeten Faxe im Visendo Fax Printer anzuzeigen, um die Faxnummern dort zur Versenden zur Verfügung zu haben. 6.4 Empfangen Zeigt alle Faxe, die empfangen wurden (Datenbank erforderlich)

38 6.5 Statistik Hier sehen Sie Ihre ein-, ausgehenden und fehlgeschlagenen Faxe in Form eines Liniendiagramms (Datenbank erforderlich)

39 7 Collaboration 7.1 Adressbuch Sie können hier Einträge manuell hinzufügen oder Kontakte vom Outlook oder aus dem Windows Adressbuch importieren. Sie können das Adressbuch des Visendo Fax Servers auch für den Drucker-Client, den Visendo Fax Printer, verfügbar machen. 7.2 Cluster Wenn Sie mehrere Fax Server zur Verfügung haben, können Sie hier eine Liste von Backup-Servern angeben. Cluster Einstellungen Hier können Sie einstellen ob Sie den Visendo Fax Server als Primären oder Backup Server Verwenden wollen

40 Cluster Listen Einstellung Hier können Sie den Pfad für Ihre Listen angeben

41 8 Visendo Fax Info 8.1 Updatefunktion Hier können Sie sehen, welche Version der Administratorkonsole, des Fax Servers und des Fax Printer Clients Sie momentan benutzen. Außerdem können Sie über den Button Updates suchen Ihr Programm auf den neuesten Stand bringen. Wenn Sie allerdings zum updaten nicht extra das Admin-Menü öffnen wollen, können Sie die aktuellste Version auch mit der Datei VisendoFaxUpdater.exe in Ihrem FaxServer-Ordner herunterladen

42 8.2 Registrierung Unter Lizenz Status können Sie sehen, ob Sie eine Demo-Version besitzen oder, wie in dem unteren Bild dargestellt, eine registrierte Version. Des Weiteren werden hier Ihre zu Verfügung stehenden Clients dargestellt (Bei Fax Server Enterprise variabel). Unter Lizenzinformationen können Sie die Registrierung durchführen. Am einfachsten geht dies über den HTTP-Request. Dabei wird der eingegebene Lizenzschlüssel direkt von unserem Lizenzierungsserver verifiziert. Alternativ können Sie sich auch über die -Registrierungsmethode einen - Schlüssel zusenden lassen, mit dem Sie das Programm ohne Verbindung zum Lizenzierungsserver registrieren können. Verbrauchte Client Lizenzen Hier können Sie auch die Zahl der verfügbaren und verbrauchten Client-Lizenzen überprüfen. Grundsätzlich gilt: 1 Betriebssystem-Benutzer = 1 Client-Lizenz Um die Berechtigung zu haben, ein Fax zu versenden, muss zunächst der Login- Name des Benutzers, der den Faxauftrag an den Fax Server sendet, als MSN im Fax Server eingetragen sein

43 Wenn ein Benutzer zum ersten Mal erfolgreich ein Fax versendet, wird sein Login- Name in die Client-Liste eingetragen. Wenn Sie die Anzahl der zulässigen Clients erreicht haben (d.h., wenn die verbrauchten Clients mit den verfügbaren Clients übereinstimmen) öffnet sich die Tabelle im Menüpunkt Lizenz Status. Dort können Sie dann manuell bei Bedarf (z.b. wenn ein Benutzer nicht mehr vorhanden ist) Clients löschen. Die Plätze der gelöschten Clients können dann wieder von neuen Clients eingenommen werden. 9 Support Wenn es Probleme gibt, lassen wir Sie nicht allein! Sie erreichen uns per unter und telefonisch unter Forum Im Support Forum unter der Adresse finden Sie aktuelle Hinweise des Visendo Teams und können mit anderen Visendo Kunden Erfahrungen und Lösungsvorschläge austauschen. Schauen Sie rein vielleicht gibt es schon eine Lösung für Ihr Problem!

44 9.2 Fehlerbericht Mit der Funktion Fehlerbericht können Sie eine automatische mit den Logund Konfigurationsdateien an den Visendo Support senden. Bitte denken Sie daran, eine möglichst ausführliche Fehlerbeschreibung einzutragen. Wir empfehlen aber, vor dem Senden eines Fehlerberichts kurz Kontakt mit dem Visendo Support Team aufzunehmen: Einerseits kann so vielleicht eine einfachere Lösung gefunden werden, andererseits besteht die Möglichkeit, dass bei einem Programmfehler auch die Fehlerberichts-Funktion nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. 9.3 Visendo Community Weitere nützliche Informationen finden Sie im Web: 1) Homepage - oder 2) Blog - 3) Twitter - 4) Facebook - 5) MSN Messenger

45 IV Clients Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um von Client-Rechnern Faxaufträge an den Visendo Fax Server zu übermitteln. FaxPrinter (alle) WebClient (Bilddateien, PDF und TXT) Fax2Mail (Bilddateien, PDF und TXT) mobile Beschreibung Verfügbar für Fax Server Edition Dateiformate Benötigte Client- Lizenzen Installation FaxPrinter WebClient Mail-To-Fax mobile Dokumente Dokumente werden über die werden als E- Druck-Funktion Mail bzw. versandt Express, Standard, Enterprise alle 1 Lizenz pro Benutzer, von dem der Druckauftrag gesendet wurde Auf jedem Client- Rechner Dokumente können über ein Webinterface zum Versenden ausgewählt werden Express, Standard, Enterprise Bilddateien, PDF, TXT 1 Lizenz pro Benutzer, von dem der Faxauftrag erstellt wurde Auf dem Server als Webseite in IIS Anhang an ein vordefiniertes E- Mail-Konto geschickt Standard, Enterprise Bilddateien, PDF, TXT 1 Lizenz pro E- Mail-Konto, das der FaxServer abruft ( -Konto einrichten) Zusätzlich steht mit der Visendo Fax SDK nun eine komfortable Schnittstelle zur Verfügung, um eigene Client-Anwendungen zu programmieren, die die nahtlose Integration des Visendo Fax Servers in nahezu jede denkbare Umgebung ermöglichen. Mehr dazu finden Sie im Dokument Automatisierung. Beispiele dafür sind der Visendo Fax Client für das I-Pad oder die Möglichkeit, aus Sharepoint Faxe zu versenden. Mehr dazu finden Sie im Dokument Integration. 1 Fax Printer 1.1 Installation

46 Der Visendo Fax Printer muss lokal auf den jeweiligen Client-Rechnern installiert werden (Eine Installation über Active-Directory-Rollout ist möglich). Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihnen für jeden Rechner das jeweils richtige Installationspaket zur Verfügung steht. Unterschieden wird dabei nach Betriebssystem: vor Windows Vista / Windows Vista und aufwärts Systemtyp: 32-Bit(x86) / 64-Bit(x64) Die aktuellen Versionen finden Sie auf unserer Webseite Der Visendo Fax Printer wird als.zip-archiv (ca. 10 MB) ausgeliefert. Starten Sie die Installation durch Klicken auf die enthaltene.exe-datei. Nach dem erfolgreichen Setup ist der Visendo Fax Printer als Drucker installiert, und zwar auf dem Anschluss NUL (mit einem L )

47 Hinweis für Betriebssysteme vor Windows Vista: Wenn Sie den Fax Printer mit einem Remote Desktop oder Terminal Service benutzen wollen, wählen Sie die in der Registerkarte Erweitert die Option Druckaufträge direkt zum Drucker leiten

48 1.2 Fax-Versand Nach der Installation können mit dem Visendo Fax Printer aus jedem gängigen Windows-Programm Dokumente über das Menü Drucken als Faxe versenden. Wählen Sie dazu aus den vorhandenen Druckern den Visendo Fax Printer und geben Sie wenn nötig weitere Einstellungen an (z.b. Seitenbereich)

49 Anschließend erscheint der Fax Printer Dialog: Dort stehen vier Registerleisten zur Verfügung. Wenn Sie den FaxPrinter bereits konfiguriert haben, müssen Sie nur noch bei Fax Versand die Fax Nummer eingeben. Sie können dazu auch Kontakte aus Ihrer Kontaktliste wählen. Durch einen Klick auf das Symbol hinter Server prüfen können Sie überprüfen, ob die Verbindung zum Fax Server funktioniert (die Servereinstellungen können Sie in der Registerkarte Erweitert ändern, s.u.)

50 Die Sendezeit ist i.d.r. die aktuelle Uhrzeit. Sie können hier aber auch angeben, dass das Fax erst zu einem späteren Zeitpunkt versandt werden soll (Wenn Sie einen Zeitpunkt in der Vergangenheit wählen, wird dieser vom Fax Server automatisch mit dem aktuellen Datum ersetzt). Bei Versuche können Sie angeben, wie oft der Fax Server bei einem Fehler versuchen soll, das Fax erneut zuzustellen Kontaktverwaltung: In der Liste neben Kontakte können Sie ggfs. die Faxnummer eines Kontakts aus Ihrem Adressbuch auswählen. Die Kontaktverwaltung können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche hinter der Kontaktliste öffnen

51 Dort können Sie einzelne Kontakte bearbeiten, manuell neue Kontakte hinzufügen, oder Kontakte aus dem Faxserver Adressbuch, Outlook oder den Windows Kontakten importieren Verlauf: Wenn Sie Ihren Fax Server mit einer Datenbank betreiben (siehe Kapitel Reporting), haben Sie die Option, zusätzlich zu den Kontakten die Faxnummern aus einer Liste Ihrer kürzlich versendeten Faxe auszuwählen. Um diese Option zu aktivieren, öffnen Sie zunächst die Kontaktverwaltung (s.o.) und setzen Sie den Haken bei Fax Verlauf mit Server synchronisieren. Wählen Sie anschließend in der Registerkarte Fax Versand Verlauf anstatt Kontakte aus

52 Anschließend wird Ihnen eine Liste der Faxnummern angezeigt, an die Sie vor kurzem Faxe versandt haben. Unter der Registerkarte Erweitert können Sie den Namen (bzw. die IP-Adresse) des Servers, auf dem der Visendo Fax Server läuft, und den Port angeben. Durch einen Klick auf das Weltkugel -Symbol können Sie die Verbindung zum Server überprüfen. Benutzer ist die -Adresse, an die die Sendebestätigung/Fehlermeldungen gesandt werden. Wenn Ihr Visendo Fax Server keine anonymen Clients zulässt (siehe Sender- Einstellungen, Option Anonyme Client-Anmeldung erlauben ) müssen Sie die Authentifizierung aktivieren und Benutzername und Kennwort angeben

53 Auch von hier können Sie die Kontaktverwaltung öffnen. Unter Backup Server können Sie ggfs. weitere Visendo Fax Server angeben, die den Versand übernehmen, falls der angegebene Server nicht verfügbar ist. Die Registerkarte Fax Bearbeiten kann bei der Fehlersuche hilfreich sein. Hier können Sie die vom FaxPrinter erzeugte temporäre Fax-Datei überprüfen. Damit kann u.u. festgestellt werden, ob ein Fehler beim Faxversand bereits auf der Client- Seite entstanden ist, oder erst beim Server. Mit der Option Hinzufügen können Sie weitere Dokumente zu Ihrem Fax hinzufügen

54 1.3 Experten-Einstellungen: Wenn Sie zusätzlich spezielle Einstellungen benötigen, können Sie diese direkt in die XML-Konfigurationsdatei faxprinter.xml des Fax Printers eintragen. Abhängig von Ihrem Betriebssystem finden Sie diese unter C:\Dokumente und Einstellungen\(Benutzer)\Anwendungsdaten\ppedv\VisendoFaxPrinter\ (Windows 2000, Windows 2003, Windows XP) oder C:\Benutzer\(Benutzer-Name)\AppData\Roaming\ppedv\Visendo Fax printer\ (Vista, Windows 2008, Windows 7). Alternativ können Sie auch die Suchfunktion von Windows benutzen. Hier ist eine Beispielkonfiguration mit Anmerkungen: <faxprinter> <ServerName> </ServerName> IP-Adresse oder Name des Computers, auf dem der Visendo Fax Server läuft <ServerPort>1111</ServerPort> Client-Port (frei wählbar, Default: 1111) <Advanced>true</Advanced> Wenn hier false eingegetragen ist, ist der Drucker- Dialog eingeschränkt: Der Benutzer kann die Einstellungen nicht ändern, d.h., er kann nur die Empfänger-FaxNr eingeben und das Fax senden. (Default: true) <usertemp>\\servername\sharedfolder\ </usertemp> Pfad zu dem Ordner, wo die temporären tif/bmp/sff- Dateien des gedruckten Dokuments gespeichert werden. MUSS(!) mit einem Backslash enden. Stellen

55 Sie sicher, dass der Benutzer ausreichende Rechte zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Dateien in diesem Ordner hat. <Authentication>false</Authentication> <UserName>user</UserName> <Pass>verschlüsselt</Pass> <Retrys>2</Retrys> <SharedContacts>true</SharedContacts> <SyncHistory>true</SyncHistory> <WebServiceUri></WebServiceUri> <SendMethod></SendMethod> <UseTCPLocal>false</UseTCPLocal> <AddressBook FAX="123478" NAME="Name"/> Adresse des Senders (Muss im Visendo Fax Server eingetragen sein!) Authentifizierung vom Fax Server verlangt Benutzername Passwort (verschlüsselt) Anzahl der Wiederholungsversuche im Fehlerfall Deprecated Bietet eine Liste mit Faxnummern an, an die der Benutzer in der Vergangenheit Faxe gesendet hat. (Nur verfügbar, wenn Fax Server mit Datenbank betrieben wird) Optional wird nur vom Word Serienfax Addin benutzt Optional wird nur vom Word Serienfax Addin benutzt If true, print directly to local Fax Server queue. Address book entries (optional). </faxprinter> 2 Webclient Der Webclient wird als Webseite in IIS auf dem Server, auf dem der Fax Server installiert ist, gehostet. Mobile clients 2.1 Installation Der Anwendungspool und die Webseite werden in der Regel bei der Installation erstellt und eingerichtet. Für grundlegende Informationen zu IIS7 verweisen wir Sie auf die Dokumentation von Microsoft: Wir haben in diesem Dokument einige mögliche Probleme und Lösungsansätze zusammen gestellt

56 2.2 Update auf die neueste Version Laden Sie sich die aktuelle Version des WebClient von unserer Downloadseite. Das Verzeichnis für den momentan installierten WebClient finden Sie standardmäßig im Installationsverzeichnis des Visendo Fax Servers, also C:\Programme\ppedv\Visendo Fax Server\WebClient. Wenn Sie diese Daten geändert haben, passen Sie die folgenden Schritte entsprechend an. Sie können auch in IIS7 die Aktion Im Explorer öffnen verwenden, um das aktuelle Verzeichnis des WebClient zu finden. Beenden Sie in IIS die Webseite des WebClient. Löschen Sie anschließend die Dateien im WebClient-Verzeichnis, und kopieren Sie die Dateien des neuen WebClient an dieselbe Stelle. Starten Sie anschließend die Webseite wieder. 2.3 Benutzung Wenn Sie die nötigen Rechte auf dem Server besitzen (Domänen-Administrator bzw. Lokaler Administrator falls der Server keiner Domäne zugeordnet ist), können Sie über den Webclient sämtliche Einstellungen vornehmen, die Sie auch über die Fax Server Administratorkonsole vornehmen können. Normalen Benutzern stehen nur die Client-Funktionen zur Verfügung (u.a. Faxe versenden und verwalten). WebClient Administratorenansicht

57 Zugriff ohne (Domain-)Administratorenrechte Nur Client-Funktionen verfügbar 3 Mail2Fax Die Funktion Mail2Fax können Sie in den Sender-Einstellungen der Fax Server Administratorkonsole aktivieren

58 Dabei holt der Fax Server die s des dort angegebenen -Kontos in regelmäßigen Abständen ab und versendet je nach Einstellung den Text der selbst oder nur das Dokument im Anhang der als Fax. Die Faxnummer wird dabei im Betreff der angegeben. Als Anhänge werden folgende Formate unterstützt: JPEG, TIF, TIFF, BMP, und SFF, PDF und TXT. V Nützliche Werkzeuge Im Installationsverzeichnis des Visendo Fax Servers (standardmäßig C:\Programme\ppedv\Visendo Fax Server) finden Sie einige kleine Hilfsprogramme: 1. sffviewer.exe Dies ist ein Programm zur Anzeige von SFF-Dateien. SFF (Structured Fax Format) ist ein Standardformat für das effiziente Anzeigen von Faxen, das auch vom Visendo Fax Server verwendet wird. 2. capitest.exe Mit diesem Werkzeug können Sie die Verbindung zu Ihrer Fax-Hardware überprüfen. 3. VisendoFaxUpdater.exe Damit können Sie die automatische Updatefunktion des Fax Servers direkt ausführen, ohne die Administratorkonsole zu öffnen. 4. ppconvert.exe

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