Das ETRON Handbuch. Premier TaxFree

Transkript

1 13/05/ :21 i/ii Das ETRON Handbuch Premier TaxFree ETRON Softwareentwicklungs- und Vertriebs GmbH

2 13/05/ :21 ii/ii Inhaltsverzeichnis Premier TaxFree... 1 Voraussetzungen und Aktivierung... 1 Premier Taxfree Funktionen - Ablauf... 3

3 13/05/ :21 1/18 Premier TaxFree Voraussetzungen und Aktivierung Um Premier TaxFree verwenden zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die volle Funktionalität gibt es erst ab Etron Version der Taxfree Basisdatenimport muss ausgeführt werden Eingabe der Kundendaten : Taxfree Kundendaten bearbeiten Wenn die Topos Auszahlung gewünscht wird, muss ein entsprechendes Zahlungsmittel angelegt werden. TaxFree Basisdatenimport Die TaxFree Basisdaten müssen zur Aktivierung des TaxFree Belegdruck in der Kassa festgelegt werden. Im Normalfall ist ein Basisdatenimport wie beschrieben ohne Datenträger ausreichend. Der TaxFree Betreuer hat aber gegebenenfalls einen Datenträger, USB Stick oder CD mit auf dem sich die TaxFree Basisdaten befinden. Stammdaten > Grundwerte-Definition > TaxFree Basisdatenimport

4 13/05/ :21 2/18 Angabe des Laufwerksbuchstaben in dem sich der Datenträger mit der TaxFree Basisdatendatei befindet, durch Eingabe von 0 werden die mit dem letzten ETRON Update installierten Basisdaten übernommen. Kundendaten festlegen Stammdaten > Grundwerte-Definition > TaxFree Kundendaten bearbeiten Nach dem Einspielen der Basisdaten müssen die Kundendaten festgelegt werden. Ländercode 040 für Österreich, Ihre Kundendaten inkl. UID und der Hostname STDPROD für den Webservice-Zugang müssen eingetragen werden. Feld Ländercode Kundennummer Adresse Webservice Zugang Ländercode für den Belegdruck Erklärung Premier TaxFree Kundennummer des Händlers. Für jede Filiale eines Kunden muss eine eigene Kundennummer vergeben werden. Die TaxFree Funktionen sind aktiv wenn eine Kundennummer festgelegt wird. Diese Einstellung gilt nur für das lokal gesteuerte Formular. Bei aktivierter Webserviceanbindung entfällt diese Einstellung. Die Adresse und UID des Händlers. Diese Zeilen werden am Beleg in den Händlerdatenbereich gedruckt. Host: STDPROD für Produktivversion eintragen.

5 13/05/ :21 3/18 Feld Belegnummer Refundierungstabellen Prepaid Auszalung zulassen Erklärung Diese Einstellung gilt nur für das lokal gesteuerte Formular. Bei aktivierter Webserviceanbindung entfällt diese Einstellung. Laufende Belegnummern der TaxFree Belege. Wenn die Kassa online ist verwenden alle Kassen den Nummernkreis Online und die Terminal ID 20. Wenn die Kassa offline ist wird die Belegnummer der entsprechenden Kassa verwendet. Terminal ID 1= STATION1, ID 2 = STATION2 ID 19=HSTATION Diese Einstellung gilt nur für das lokal gesteuerte Formular. Bei aktivierter Webserviceanbindung entfällt diese Einstellung. Refundierungstabelle für 10% und 20% Mwst. Es wird die von Premier Taxfree vergebene ID für die entsprechende Tabelle eingetragen. Diese Einstellung gilt nur für das lokal gesteuerte Formular. Bei aktivierter Webserviceanbindung entfällt diese Einstellung. Wenn diese Option aktiv ist, kann an der Kassa ein Beleg mit direkter Auszahlung des Refundierungsbetrages gebucht werden. Zahlungsmittel für Sofort-Refundierungen festlegen Stammdaten > Grundwerte-Definition > Kreditkarten/Bankomatkarten > Karteninstitute festlegen Wenn die Topos Auszahlung gewünscht wird muss ein neues Zahlungsmittel mit dem Text Topos muss angelegt werden. Die Summe der Sofort-Refundierungen wird dann am ETRON-Kassenbericht extra angeführt. Premier Taxfree Funktionen - Ablauf In der Kassa gibt es für Premier TaxFree folgende Funktionen: TaxFree Verkauf TaxFree Zusammenführung TaxFree Storno TaxFree Bonkopie

6 13/05/ :21 4/18 TaxFree Verkauf TaxFree Verkauf - Standardfall Ausgangssituation Kunde kauft mit Endbetrag > 75, für die Refundierung ein. Vorgangsweise Schritt 1 Beenden Sie den Verkaufsvorgang durch Klick auf <F10 Beenden>. Das Bezahlungsformular öffnet: Klicken Sie auf TaxFree Beleg, es wird geprüft ob der Betrag das Limit einer Refundierung erreicht ist. Ist der Betrag für die Refundierung zu niedrig so wird dies mit einer Meldung und dem fehlenden Differenzbetrag angezeigt und es muss mehr gekauft werden: Schritt 2 Wählen Sie die Refund-Art Standard Refund

7 13/05/ :21 5/18 Es öffnet das Fenster der Belegwahl: (Ist die Grundwerte-ID 236 / Mit <F10> den Verkauf ohne Rückfrage abschließen aktiviert, wird der Beleg automatisch mit der voreingestellten Standardbelegart abgeschlossen.) Bestätigen sie den Bon bzw. Belegdruck. Zusätzlich zum ETRON Bon/Beleg wird ein TaxFree Bon für die Refundierung wird gedruckt. Auf diesem Bon muss der Kunde seine Kundendaten ausfüllen, er benötigt den Bon für die Refundierung der MwSt. Der Bruttobetrag und die darin enthaltene MWSt sind bereits ausgewiesen.

8 13/05/ :21 6/18 TaxFree Verkauf - Kunde hat einen Premier-Pass Ausgangssituation Kunde kauft mit Endbetrag > 75, für die Refundierung ein und zeigt einen Premier-Pass von Premier TaxFree. Der Premier-Pass kann am Smartphone vorgezeigt und gescannt werden. Vorgangsweise Schritt 1 Beenden Sie den Verkaufsvorgang durch Klick auf <F10 Beenden>. Das Bezahlungsformular öffnet: Klicken Sie auf TaxFree Beleg, es wird geprüft ob der Betrag das Limit einer Refundierung erreicht ist. Ist der Betrag für die Refundierung zu niedrig so wird dies mit einer Meldung und dem fehlenden Differenzbetrag angezeigt und es muss mehr gekauft werden:

9 13/05/ :21 7/18 Schritt 2 Wählen Sie die Refund-Art Premier Pass und scannen sie den Code vom Premier-Pass ein. Der Premier-Pass wurde somit übernommen. Schritt 3 Danach bestätigen Sie nochmals die Refund-Art (Standard Refund oder Sofort Refund (Topos)) Es öffnet das Fenster der Belegwahl: (Ist die Grundwerte-ID 236 / Mit <F10> den Verkauf ohne Rückfrage abschließen aktiviert, wird der Beleg automatisch mit der voreingestellten Standardbelegart abgeschlossen.)

10 13/05/ :21 8/18 Bestätigen sie den Bon bzw. Belegdruck. Zusätzlich zum ETRON Bon/Beleg wird ein TaxFree Bon für die Refundierung wird gedruckt. Auf diesem Bon sind dann bereits die Kundendaten vom Premier-Pass erfasst, er benötigt den Bon für die Refundierung der MwSt. Der Bruttobetrag und die darin enthaltene MWSt. sind bereits ausgewiesen. Premier Pass Button / Tourist Details (optional) Es kann auch vor Abschluss des Verkaufs der Premier-Pass von Premier TaxFree gescannt werden. Dazu kann ein Button am Kassapanel angelegt werden. Dieser Button wird mit der Funktion Premier Passnummer verknüpft.

11 13/05/ :21 9/18 Es wird die Abfrage der Tourist Details aufgerufen. Wird der Pass über diesen Button gescannt muss er am Ende des Verkaufs nicht nochmals gescannt werden. Zusätzlich zum Premier Pass können in dieser Maske auch Reisepass und Kreditkarten mit einem Pass/Kreditkartenlesegerät gelesen werden. Die Felder können durch antippen bearbeitet werden. TaxFree Verkauf - Sofort Refund (Topos) Ausgangssituation Kunde kauft mit Endbetrag > 75, für die Refundierung ein und möchte eine Sofort Refundierung (Topos). Vorgangsweise Schritt 1 Beenden Sie den Verkaufsvorgang durch Klick auf <F10 Beenden>. Das Bezahlungsformular öffnet: Klicken Sie auf TaxFree Beleg, es wird geprüft ob der Betrag das Limit einer Refundierung erreicht ist. Ist der Betrag für die Refundierung zu niedrig so wird dies mit einer Meldung und dem fehlenden Differenzbetrag angezeigt und es muss mehr gekauft werden: Schritt 2 Wählen Sie die Refund-Art Sofort Refund (Topos)

12 13/05/ :21 10/18 Schritt 3 Die Eingabe einer Kundenkreditkarte mit mindestens 3 Monaten Restgültigkeit ist für den Sofort- Refund zur Absicherung notwendig. Schritt 4 Es öffnet sich das Fenster mit der Zahlungsmittelmischung. Die Der Sofort-Refund wurde bereits beim der Zahlungsmittel Kreditkarte vom Gesamtbetrag abgezogen. Nun gibt man die Restzahlung über Kreditkarte (empfohlenes Zahlungsmittel bei Sofort-Refund) ein. Eine Restzahlung über Bargeld ist zwar möglich, wird aber von Premier Taxfree nicht empfohlen. Die Zahlung ist im Normalfall abgeschlossen wenn im Zahlungsfenster unter Rückgeld 0,- EUR aufscheint. Bei einer Barzahlung erscheint unter Rückgeld der Betrag den der Kunde zurückbekommt. Eine

13 13/05/ :21 11/18 Barzahlung wird allerdings für Topos nicht empfohlen! Drücken Sie <F10 Buchen> Schritt 5 Es öffnet das Fenster der Belegwahl: (Ist die Grundwerte-ID 236 / Mit <F10> den Verkauf ohne Rückfrage abschließen aktiviert, wird der Beleg automatisch mit der voreingestellten Standardbelegart abgeschlossen.) Bestätigen sie den Bon bzw. Belegdruck. Zusätzlich zum ETRON Bon/Beleg wird ein TaxFree Customer-Bon, ein TaxFree Merchant-Bon und ein Prepaid-Bon für den Zoll gedruckt. Auf den Belegen ist der bezahlte Betrag, die MWSt und der Refundierte Betrag angeführt. Auf dem Merchant-Bon muss der Kunde die Sofort-Refundierung mit Unterschrift bestätigen und auf dem Prepaid-Bon für den Zoll muss der Händler unterschreiben. Wird der Prepaid-Beleg nicht beim Zoll bestätigt, so wird der Mehrwertsteuerbetrag von der angegebenen Kreditkarte des Kunden abgebucht.

14 13/05/ :21 12/18 Customer-Bon Merchant Bon Prepaid-Bon (Zoll) TaxFree Zusammenführung Kassa > Funktion > TaxFree Zusammenführung Ausgangssituation Eine Person kauft um 500 ein. Am selben Tag kauft die Person nocheinmal um 300 ein. Die beiden Belege können zusammengefasst werden, um eine höhere Rückerstattung zu bekommen. Vorgangsweise Schritt 1 Klicken Sie auf Kassa > Funktion > TaxFree Zusammenführung Geben Sie die Belegnummer ein:

15 13/05/ :21 13/18 Die Belegnummern eingeben, bis bei Gesamt eine Summe > 75, aufscheint. Ist die Gesamtsumme > 75, auf klicken. Es kommt ein TaxFree Beleg heraus: Nachträgliche Ausstellung

16 13/05/ :21 14/18 Ausgangssituation Kunde kauft etwas und kommt später wieder, weil er vergessen hat einen TaxFree-Beleg anzufordern. Vorgangsweise Wie oben in TaxFree Zusammenführung beschrieben, allerdings nur mit einer Person und einem Beleg. Weiterer Einkauf Ausgangssituation Kunde kauft etwas, kommt später wieder weil er noch etwas möchte und kauft nochmal ein. Vorgangsweise Schritt 1 Klicken Sie auf Kassa > Funktion > TaxFree Zusammenführung Geben Sie die Belegnummer ein: Schritt 2 Da für diesen Beleg bereits ein TaxFree-Formular ausgestellt wurde, kommt die folgende Meldung:

17 13/05/ :21 15/18 Dieses Meldungsfenster muss mit bestätigt werden. Schritt 3 Nun kann die zweite Belegnummer eingegeben werden: Auf klicken. Es kommt ein Beleg von Premier TaxFree heraus: TaxFree Kopie Kassa > Funktion > TaxFree Kopie

18 13/05/ :21 16/18 Vorgangsweise Wählen Sie die Funktion TaxFree Kopie. Es öffnet ein Eingabefenster: Nachdem die Belegnummer eingegeben wurde, werden die Belegdaten beim TaxFree-Anbieter abgefragt. Gibt es für den Beleg keinen Taxfree-Beleg dann kommt ein Warnhinweis: Wird ein gültiger Beleg angegeben, wird die Belegkopie durchgeführt. Das alte Formular wird dadurch gesperrt. Es ist nur eine Kopie pro Beleg möglich. Der Vorgang darf nur in Gegenwart des Kunden durchgeführt werden! Es kommt ein neuer Beleg heraus: Storno eines TaxFree Belegs Standardfall Kassa > Funktion > Rechnung Storno Der TaxFree Beleg wird mit dem Storno des ETRON Belegs automatisch mitstorniert und ist damit ungültig. Man führt also im Normalfall ein gewöhnliches Belegstorno in Etron durch.

19 13/05/ :21 17/18 Vorgangsweise Schritt 1 Wählen Sie die Funktion Rechnung Storno. Es wird der Zeitraum des Beleges gewählt, in dem er erstellt wurde: Es werden alle Belege mit Datum, Uhrzeit, Artikel, Betrag sowie Zahlungsart angezeigt: Im Feld Suche Datum kann ein Beginn-Datum eingegeben werden. Durch Klick auf Adresse wurde die Rechnung an eine Firma mit eingetragener UID-Nr. ausgestellt - kann der Cursor auf eine Position der Rechnung gestellt und die Daten nachträglich für das Storno geändert werden. Schritt 2 Übernahme der gewünschten Belegnummer durch <ENTER> oder Doppelklick, <F10> Beleg stornieren. Die Belegdaten werden nun angezeigt: Schritt 3

20 13/05/ :21 18/18 Abschluss des Beleges und Wahl der Vergütungsart. Bei einem Kreditkartenstorno muss auch das Kreditkarteninstitut angegeben werden. Wurde für den stornierten Beleg ein TaxFree Beleg erstellt so wird dieser automatisch mit stoniert. Nur TaxFree Beleg stornieren Kassa > Funktion > TaxFree Storno Bei dieser Funktion wird der ETRON Beleg nicht storniert und es erfolgt auch keine Lagerrückbuchung. Diese Funktion ist nur dann sinnvoll wenn der Kunde einen Teil der Ware zurückgibt und somit nicht mehr über den Mindestbetrag von 75,- kommt. Vorgangsweise Um einen Teil eines Beleges zu stornieren, bei dem ein TaxFree Beleg angehängt ist, gehen Sie wie folgt vor: Die Funktion TaxFree Storno anwählen. Es öffnet ein Eingabefenster, in das die Belegnummer eingegeben wird: Das TaxFree Formular ist nun ungültig. Der ETRON - Beleg ist hiermit NICHT mit-storniert. Die Ware muss in Etron nun Retour genommen werden.