Handbuch i3 System Kurzanleitung Datenpflege/ -transfer Web-Shop

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1 i3 Software GmbH Handbuch i3 System Kurzanleitung Datenpflege/ -transfer Web-Shop Anwenderhandbuch Elisabeth Holzmann 30. Dezember 2009

2 Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse: Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/ Fax: 0662/ Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 2 von 10

3 Inhaltsverzeichnis Artikelpflege Web-Shop Allgemeine Einstellungen... 4 Konfiguration:... 4 Adresse/Ansprechpartner:... 4 Artikel:... 5 Artikeldaten:... 5 Optionen:... 6 Text 1 (Artikeltext) bzw. Text 2 (Kurzbeschreibung):... 6 Dateien:... 6 Verkaufspreise:... 7 Lager:... 7 Optionale Artikel:... 7 Ersatzartikel:... 7 Kategorie Web-Shop:... 7 Zusatztexte: Übertragung und Verarbeitung der Daten vom bzw. zum Shop... 8 Übertragung der Artikeldaten in den Web-Shop und Abholung der Vorgänge aus dem Web-Shop:... 8 Datenimport:... 9 Datenimport und Datenexport:... 9 Bearbeitung der Vorgänge aus dem Web-Shop:... 9 Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 3 von 10

4 11.5. Artikelpflege Web-Shop Um Artikel in den Web-Shop zu stellen, müssen im Vorfeld bestimmte Einstellungen und Eingaben im i3 System 1 vorgenommen werden bzw. werden diese großteils beim Einrichten des Web-Shops mit Ihnen gemeinsam eingestellt (betrifft die Einstellungen in der Konfiguration) Allgemeine Einstellungen Konfiguration: In der Konfiguration müssen zumindest die Lieferkonditionen, die Zahlungskonditionen und die Warengruppen freigeschalten werden. Adresse/Ansprechpartner: Wenn Sie eine Kundenanmeldung bei Ihrem Shop wünschen, müssen Sie in der Adresse bzw. beim Ansprechpartner die Anmeldedaten erfassen. Sie gehen in die gewünschte Adresse und geben im Arbeitsbereich Stammdaten beim Befehl Internet-Portal die gewünschten Zugangsdaten des Kunden ein. Welche Felder ausgefüllt werden müssen, hängt mit der Konfiguration des Web-Shops zusammen (kommt darauf an, ob Sie wollen, dass Ihr Web-Shop auf diese Daten zugreifen und reagieren soll, oder nicht). Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 4 von 10

5 Artikel: In der gewünschten Artikelkartei gehen Sie in den Arbeitsbereich Stammdaten und dort auf den Unterbereich Stammdaten und erfassen nun der Reihe nach Ihre Web-Einstellungen. Der Befehl Artikeldaten ist beim Öffnen des Artikels aufgeschlagen = Startseite der Artikelkartei. Artikeldaten: Hier erfassen Sie die Felder, die im Web-Shop angezeigt werden sollten. Im Normalfall sind das die Artikelnummer und die Bezeichnung 1 und 2. Wenn andere Felder für Ihren Shop wichtig sind (z.b. wenn Sie mit Textilien handeln, sind auch Größe und Farbe ein Kriterium), müssen Sie diese hier eingeben. Bei der Einrichtung des Web-Shops werden mit Ihnen alle jene Anzeigefelder eingestellt, auf die das Programm zugreifen soll, und deren eingegebene Daten dann im Web-Shop angezeigt werden. Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 5 von 10

6 Optionen: Unter dem Befehl Optionen können Sie einstellen, ob ein Artikel in den Web-Shop übernommen werden soll, oder nicht. Grundsätzlich werden alle Artikel in den Web-Shop übernommen, außer Sie aktivieren den Befehl. Text 1 (Artikeltext) bzw. Text 2 (Kurzbeschreibung): Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Zusatztext zu erfassen (muss in der Konfiguration eingestellt werden, auf welchen der Befehle Sie zugreifen wollen). Dateien: Hier haben Sie die Möglichkeit, Bilder zu Ihrem Artikel zu hinterlegen. Hier kann man zwischen Bild-Detail (wird auf der Webseite bei der Detailansicht des Artikels angezeigt) und Bild-Liste (wird bei der Übersicht der Artikelgruppe angezeigt) unterscheiden. Sie können auch nur ein Bild für beide Anzeigen verwenden, müssen dieses aber dann unter Bild-Detail anlegen. Weitere Zuordnungen können individuell abgesprochen werden. Die Auflösung der Bilder soll mindestens die Pixelanzahl haben, wie die größte Anzeige im Shop sein soll. Wichtig: Die Dateien müssen im Pfad Files/Artikel liegen, denn andere Pfade werden nicht unterstützt. Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 6 von 10

7 Verkaufspreise: Im Unterbereich Erweitert finden Sie den Befehl Verkaufspreise. Es muss ein Preis eingegeben und für den Web- Shop freigeschalten werden. Grundsätzlich sind alle eingegebenen Preise für den Shop freigegeben. Wenn Sie mehrere Verkaufspreise haben, wählen Sie den Preis im rechten Anzeigefenster, den Sie nicht im Shop angezeigt haben wollen, mittels Doppelklick aus und aktivieren im Fenster Verkaufspreis für Artikel x den Befehl und speichern Ihre Eingabe (Sie können auch in der Multifunktionsleiste auf das Befehlssymbol Verkaufspreis gehen) Lager: Wenn der Artikel mit Lagerbestand im Web-Shop angezeigt werden sollte, kann man diese Funktion auch verwenden. Im Arbeitsbereich Details finden Sie im Unterbereich Details den Befehl Optionale Artikel. Optionale Artikel: Sie können zu Ihrem Artikel auch noch optionale Artikel erfassen, wobei Art/Gruppe und Text frei benennbar sind. Ersatzartikel: Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Ersatzartikel zu hinterlegen für den Fall, dass der gewünschte Artikel nicht mehr im Sortiment ist und Sie einen geeigneten Ersatzartikel anbieten wollen (dies stellt eine Sonderversion im Shop dar und muss im Rahmen der Implementierung aktiviert werden). Kategorie Web-Shop: Hier können Sie mittels eines Datenbaums die Web-Shop Gruppe auswählen, in welche der Artikel zugewiesen werden soll. Mehrfachzuordnungen sind möglich (z.b. wenn ein Artikel in seiner Warengruppe angezeigt werden soll und zusätzlich als Aktionsartikel). Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 7 von 10

8 In der Multifunktionsleiste finden Sie noch das Befehlssymbol Zusatztexte. Zusatztexte: Hier können Sie als Ergänzung zu Ihrer Artikelbeschreibung noch Texte hinzufügen. Sie haben hier außerdem die Möglichkeit der verschiedensten Formatierungen und Sprachen. Im Feld Eintrag müssen Sie Internettext auswählen und die jeweilige Sprache. Wir empfehlen eine einheitliche Gestaltung der Eingaben bei den verschiedenen Web-Artikel! Übertragung und Verarbeitung der Daten vom bzw. zum Shop Übertragung der Artikeldaten in den Web-Shop und Abholung der Vorgänge aus dem Web- Shop: Um die Artikeldaten aus dem i3 System 1 in den Web-Shop zu übertragen, gehen Sie auf den Icon im linken oberen Bildschirm und wählen aus der Liste den Befehl Datentransfer und dort den Befehl Daten zum Online- Shop übertragen aus. Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 8 von 10

9 Nun öffnet sich ein Fenster: Hier haben Sie zwei Funktionsmöglichkeiten: Datenimport: Wenn Sie den Befehl aktivieren und auf den Button Starten gehen, werden nur die Vorgänge (Bestellungen, Anfragen) aus dem Web-Shop in das i3 System 1 importiert. Datenimport und Datenexport: Wenn Sie sowohl die Vorgänge aus dem Shop importieren möchten, als auch die Artikel in den Web-Shop exportieren wollen, dann klicken Sie direkt auf den Button Starten und es beginnt der Datentransfer. Bearbeitung der Vorgänge aus dem Web-Shop: Die bereits importierten Vorgänge können Sie nun direkt weiterverarbeiten. Sie gehen auf den Icon im linken oberen Bildschirm und wählen aus der Liste den Befehl Datentransfer und dort den Befehl Online-Shop Vorgänge verarbeiten aus. Es öffnet sich nun eine Liste mit allen importierten Web-Vorgängen. z.b. Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 9 von 10

10 Mittels Doppelklick auf den gewünschten Vorgang, werden die Daten des Eintrages direkt in einen Vorgang (den Sie auswählen z.b. AR, AB) des ERP-System des i3 System 1 übertragen und Sie können wie gewohnt Ihren Vorgang bearbeiten. Ist bei einem Eintrag keine Adresse hinterlegt, öffnet sich das Fenster: Adresse suchen und Sie können die richtige Adresse dem Eintrag zuordnen, mit Weiter bestätigen und gelangen nun in das Positionsfenster des ausgewählten Vorgangs. Mittwoch, 30. Dezember 2009 Seite 10 von 10

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