NC Zahlungsverkehr 7.01 Microsoft Dynamics NAV 2013 Windows Client

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1 NC Zahlungsverkehr 7.01 Microsoft Dynamics NAV 2013 Windows Client

2 DISCLAIMER This handbook serves for information purposes only. In the case of using the manual for other purposes NAVAX Consulting GmbH rejects each guarantee because of special and defective titles. NAVAX Consulting GmbH rejects each adhesion for direct and indirect damage no matter if it is from contract or from law -, which can develop in connection with application and other use of the Handbook. This Handbook can be changed at any time if necessary without previous announcements by NAVAX Consulting GmbH. COPYRIGHT NOTICE The content of this Handbook is copyrighted. Without written permission of NAVAX Consulting GmbH no part of this Handbook may be multiplied or transferred for any purposes no matter which way, electronically or mechanically, it happens. TRADEMARK NOTICE Microsoft, Great Plains, NAV, FRx, AssistButton, C/AL, C/FRONT, N/ODBC, C/SIDE, FlowField, FlowFilter, NAV Application Server, NAV Database Server, NAV Debugger, NAV Financials, Microsoft Business Solutions NAV, SIFT, SIFTWARE, SQL Server, SumIndex, SumIndexField, Windows, Windows 2000, Windows 2000 Server, Windows XP, Windows Vista are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation or Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation, or Microsoft Business Solutions ApS or their affiliates in the United States and/or other countries. Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation, and Microsoft Business Solutions ApS are subsidiaries of Microsoft Corporation. NAVAX Consulting GmbH rejects each adhesion for errors and omissions in this publication. Dieses Handbuch dient zu Informationszwecken. Bei Verwendung des Handbuches zu anderen Zwecken lehnt NAVAX Consulting GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und der sonstigen Nutzung des Handbuches entstehen können. Dieses Handbuch kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigungen von NAVAX Consulting GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Handbuchs ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von NAVAX Consulting GmbH darf kein Teil dieses Handbuches für irgendwelche Zwecke, vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. NAV, C/SIDE, Microsoft Excel und Navigator sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions ApS. AssistButton, C/AL, SIFTWARE, FlowField, FlowFilter, SIFT, SumIndex, SumIndexField und Trendscape sind Warenzeichen von Microsoft Business Solutions ApS. Weitere in dieser Publikation aufgeführte Produkt- und Firmennamen können geschützte Marken Ihrer jeweiligen Inhaber sein. NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 2 von 100

3 NC ZAHLUNGSVERKEHR 7.01 HANDBUCH Herausgeber NAVAX Autor Wolfgang Wolf Datum 2013 Copyright 2013 NAVAX Consulting GmbH Handbuch NAVAX Consulting GmbH Liebenauer Hauptstraße 2-6 A-8041 Graz Telefon: Telefax: Zentrale: NAVAX Consulting GmbH EURO PLAZA Technologiestraße 8 A-1120 Wien Telefon: Telefax: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 3 von 100

4 Dieses Dokument/ Handbuch dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung zu anderen Zwecken lehnt NAVAX Consulting GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden - sei es aus Vertrag oder aus Gesetz - ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Handbuchs entstehen können. Dieses Handbuch kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigungen von NAVAX Consulting GmbH geändert werden. NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. Der Inhalt dieses Handbuch ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von NAVAX Consulting GmbH darf kein Teil dieses Handbuchs für irgendwelche Zwecke, vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Microsoft, Great Plains, Dynamics NAV, Apertum, Axapta, Attain, Excel und Outlook sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation oder Great Plains in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Weitere in diesem Dokument aufgeführte Produkt- und Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 4 von 100

5 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Übersicht 6 Demodatenbank 11 Systemanforderung Windows Client 12 Systemanforderung WEB Client 13 Systemanforderung Windows Client 14 Kapitel 2 Einrichtung 15 Einführung Zahlungsverkehr 16 Einrichtung NC Zahlungsverkehr 19 Einrichtung ISO Währungscode 34 Einrichtung ISO Ländercode 35 SEPA Mandatstext 37 XML Schemata 38 Kapitel 3 Stammdaten 40 Bankkonto einrichten 41 Debitoren Bankkonto einrichten 44 Kreditoren Bankkonto einrichten 47 Kapitel 4 Arbeiten mit dem Zahlungsverkehr 50 Kreditoren Zahlungsausgangs Buch.-Blatt 51 Debitoren Zahlungseingangs Buch.-Blatt 58 Einmalanweisung 67 Bericht Avis 69 Kapitel 5 MT Bankkontozuordnung 71 Buchungscode 72 Geschäftsvorfallscodes 74 MT940 Import 76 Kapitel 6 Posten 88 Clearingposten 89 Zahlungsposten 92 Verwendungsposten 96 NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 5 von 100

6 Kapitel 1 Übersicht Dieses Kapitel: Vorwort Zielgruppe Gliederung Befehlswörter Profilübersicht UI WC Demodatenbank Onlinehilfe Systemanforderung NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 6 von 100

7 Vorwort Die in diesem Handbuch definierte Abläufe und Szenarien wurden mit dem Add On NC Zahlungsverkehr (NC Payments) 7.01 entwickelt. Dieses Handbuch soll dem Leser die Zusammenhänge innerhalb der Anwendung vermitteln. Dieses Handbuch beschreibt die Lösung NC Zahlungsverkehr der Fa. NAVAX Consulting GmbH für Microsoft Dynamics NAV. Es ist als Referenz konzipiert, in der Sie die notwendigen Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben mit Microsoft Dynamics NAV finden. Für die Implementierung des NC Zahlungsverkehr in eine bestehende Kundenlösung steht ihrem Microsoft Dynamics NAV Partner ein White Paper zur Verfügung. Liebe Leserin, lieber Leser, Das Handbuch wurde sorgfältig geprüft und die Beispiele getestet. Doch kein noch so gutes Handbuch ist ohne Fehler. Lassen Sie uns wissen, wenn etwas nicht so funktioniert, wie Sie es erwarten. Über Anregungen und Lob freuen wir uns natürlich auch. Viel Spaß beim Lesen wünscht Wolfgang Wolf Besuchen Sie unsere Internetseite Zielgruppe Dieses Handbuch ist in erster Linie für die Anwender gedacht, die mit dem Add On NC Zahlungsverkehr elektronische Zahlungen erstellen möchten. Der Leser sollte über ein äquivalentes Wissen und Erfahrung mit dem Bereich Finanzbuchhaltung, dem Standard Zahlungsvorschlag und der Funktionen im Modul Kreditor verfügen. Gliederung Der Aufbau des Benutzerhandbuchs ist ablauforientiert. Die Kapitel umfassen verschiedene Bereiche des NC Zahlungsverkehr. Jeder Teilabschnitt enthält eine schrittweise Beschreibung bestimmter Abläufe im NC Zahlungsverkehr. Es handelt sich dabei um praxisorientierte Beispiele mit Daten des mitgelieferten Demomandanten, die Ihnen helfen sollen, alle wichtigen Abläufe mit Microsoft Dynamics NAV durchzuführen. Aufgrund des ablauforientierten Aufbaus zeigt dieses Handbuch nicht alle Einzelheiten der Anwendung. Wenn Sie genaueres über einzelne Felder oder Fenster in Erfahrung bringen wollen, können Sie diese im Stichwortverzeichnis nachlesen. Das Handbuch ist in 6 Kapitel unterteilt. Jedes Kapitel besteht aus mehreren Abschnitten. Die Kapitel sind wie folgt strukturiert: Vorwort Beispieldaten und Anforderung NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 7 von 100

8 Schritt für Schritt die Arbeitstechniken erlernen Profitipps Befehlswörter In diesem Handbuch werden Sie oft Befehlswörter sehen mit dem Namen von Rollencentern, Listen und Aktionsbereichen, die Sie darüber informieren, wie spezielle Aktionsbereiche geöffnet werden oder eine Funktion ausgeführt wird. Wenn es sich nicht um ein Fenster handelt, welches bereits geöffnet ist, wird die gesamte Sequenz ausgeschrieben (z. B. "Wählen Sie Abteilung, Verkauf & Marketing, Verkauf, Listen, Debitoren ). Beachten Sie, dass der erste Befehl immer der Name des Navigationsbereichs ist. Der Navigationsbereich besteht aus Panels welches Panel Ihnen zur Verfügung steht wird über die Ihnen zugehörige Rolle definiert. Sie können die Maus oder die Tastatur benutzen, um einen Befehl auszuwählen oder um eine Funktion in Microsoft Dynamics NAV auszuführen. Gibt es für einen Befehl eine Zugriffstaste, wird der entsprechende Buchstabe unterstrichen dargestellt. Sie rufen den Befehl auf, indem Sie die Alt-Taste niederhalten und die entsprechende Taste drücken (z. B. Aktionen aus der Menüleiste wird auch mittels Alt-A aufgerufen). Hinweis: Hinweis: In diesem Handbuch gibt es Abschnitte, die wie dieser hier durch eine Box hervorgehoben werden. Sie enthalten Hinweise die von besonderer Wichtigkeit sind. Profilübersicht Alle Beispiele und Abbildungen in diesem Handbuch basieren auf der Profil-ID BUCHHALTUNGS-MANAGER und verwenden somit die Rollencenter-ID Beachten Sie, dass Sie sich dieses Profil im Fenster Profile zuordnen müssen, damit Sie das gleiche Rollencenter verwenden können bzw. das Rollencenter den Abbildungen entspricht. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 8 von 100

9 Erstellen Sie auf dem Laufwerk C: folgende Ordnerstruktur: C:NCZV CRONUS_AG 700_Ausland 700_Bankeinzug 700_Inland 700_MT101_Ausland 700_MT101_Inland 700_MT _SepaSCT 700_SepaSDD D.h. folgende Pfade müssen für die Verwendung der Cronus DB lokal angelegt werden c:\nczv\cronus_ag\700_ausland c:\nczv\cronus_ag\700_bankeinzug c:\nczv\cronus_ag\700_inland c:\nczv\cronus_ag\700_mt101_ausland c:\nczv\cronus_ag\700_mt101_inland c:\nczv\cronus_ag\700_mt940 c:\nczv\cronus_ag\700sepasct c:\nczv\cronus_ag\700sepasdd Alternativ ändern Sie die Einrichtung des Zahlungsverkehrs im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung für die Pfade in Ihrer Cronus DB. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 9 von 100

10 UI RTC Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Bezeichnungen in der Applikation. Das Role Center Travel Schaltfläche Titelleiste Adressbereich Menüleiste Suche Panel Navigationsbereich Activities parts Role Center Seite Das Task Fenster Aktionsbereich FastTab Fact Boxen NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 10 von 100

11 Demodatenbank Für den NC Zahlungsverkehr steht eine Demodatenbank auf Basis der Cronus AG für Microsoft Dynamics NAV 2013 AT Kernel zur Verfügung. Da die Buchungen in der Cronus DB im Zeitraum 2013 bis 2014 erstellt wurden, ist das Arbeitsdatum in der Cronus DB auf z.b zu stellen. Andernfalls werden Sie ggf. nicht das gewünschte Ergebnis erlangen. Der Demomandant wird in Form einer Microsoft Dynamics NAV Datensicherung für diesen Mandanten eingelesen (z.b.: NCP700_NAV700DE_Demo.fbk). In dem Demomandanten befinden sich Beispieldaten für die Bereiche des NC Zahlungsverkehrs eines fiktiven Unternehmens. Der Demomandant für den NC Zahlungsverkehr basiert auf der Demomandanten CRONUS AG der Microsoft Dynamics NAV Standardanwendung. Um den Demomandanten einzulesen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie den Menüpunkt Extras, Datensicherung importieren. Daraufhin erscheint das Fenster Datensicherung importieren. Wählen Sie in diesem Fenster Pfad und Namen der entsprechenden Datei mit der Microsoft Dynamics NAV Datensicherung aus (z.b.: NCP700_NAV700DE_Demo.fbk) und wählen Sie Öffnen, um die Datensicherung zu importieren. Daraufhin erscheint das Fenster Datensicherung importieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Datensicherung zu importieren. Wenn die Datensicherung erfolgreich importiert wurde, erscheint ein Meldungsfenster. Klicken Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche OK. Die Daten des Demomandanten sind nun in der Datenbank vorhanden. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 11 von 100

12 Systemanforderung Windows Client Die Systemvoraussetzungen für den Microsoft Dynamics NAV 2013 Windows Client und NC Zahlungsverkehr: Operating system The Microsoft Dynamics NAV Windows client runs on the following versions of Windows: Windows 8 Professional or Enterprise (32-bit or 64-bit editions). Windows 7 Professional, Enterprise, or Ultimate (32-bit or 64-bit editions). Windows Server Windows Server 2008 R2. Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). On 64-bit editions of Windows, the Microsoft Dynamics NAV Windows client runs in WOW64 emulation mode. Hardware resources Hard disk space: 30 MB. Memory: 1 GB. Additional software Microsoft.NET Framework 4.5. Microsoft Dynamics NAV 2013 Setup installs this software if it is not already present on the target computer. Microsoft Office 2010 is required for mail merge. Microsoft Office 2010 or Microsoft Office 2007 SP1 is required for Outlook client integration, budget import and export to and from Microsoft Excel and Office XML, and SharePoint links. Note Microsoft Dynamics NAV 2013 Setup can only install the Excel Add-in if Excel 2010 is present on the target computer. Microsoft Office 2010 is required for OneNote integration. However, OneNote integration is not supported for 64-bit editions of Microsoft Office 2010 running on Windows Server Active Directory and Microsoft Exchange Server 2010 are required for logging. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 12 von 100

13 Systemanforderung WEB Client Die Systemvoraussetzungen für den Microsoft Dynamics NAV 2013 Web Client und NC Zahlungsverkehr: Server component Microsoft.NET Framework 4.5. Microsoft Dynamics NAV 2013 Setup installs this software if it is not already present on the target computer. Internet Information Server 7.0 on Windows 7, Windows Server 2008, and Windows Server 2008 R2 or Internet Information Server 8.0 on Windows 8 and Windows Server The following features must be enabled:.net Extensibility in IIS 7.0 or.net Extensibility 4.5 in IIS 8.0 ASP.NET in IIS 7.0 or ASP.NET 4.5 in IIS 8.0 ISAPI Extensions ISAPI Filters Request Filtering Windows Authentication Static Content HTTP Activation For more information, see How to: Install Internet Information Services for Microsoft Dynamics NAV Web Client Note Microsoft Dynamics NAV 2013 Setup installs IIS with the required features enabled if it is not already present on the target computer. Report Viewer Supported browsers Note The browser must be able to install the Report Viewer ActiveX control to be able to print. Supported: Internet Explorer 9 or Internet Explorer 8 on Windows 7, Windows Server 2008 R2, or Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). Supported with limitations: Internet Explorer 10 on Windows 8 or Windows Server Google Chrome 16 on Windows 7, Windows Server 2008 R2, or Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). Mozilla Firefox 9 on Windows 7, Windows Server 2008 R2, or Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). Safari on ios (ipad). For a list of limitations, see Browser Limitations with the Microsoft Dynamics NAV Web Client. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 13 von 100

14 Systemanforderung Windows Client Die Systemvoraussetzungen für den Microsoft Dynamics NAV 2013 SharePoint 2010 und NC Zahlungsverkehr: Operating system Microsoft Dynamics NAV Portal Framework for Microsoft SharePoint 2010 runs on the following versions of Windows: Windows Server Windows Server 2008 R2. Windows Server 2008 (64-bit editions only). Additional software Microsoft.NET Framework 3.5. Microsoft Dynamics NAV 2013 Setup installs this software if it is not already present on the target computer. Microsoft SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010, or SharePoint Server 2010 SP1. SQL Server 2012 (64-bit editions only), SQL Server 2008 R2 (64-bit editions only) or SQL Server 2008 (64-bit editions only). Supported browsers Browser requirements are provisional and might be subject to change before the original release of Microsoft Dynamics NAV 2013, based on partner feedback and schedule constraints. Supported: Internet Explorer 9 or Internet Explorer 8 on Windows 7, Windows Server 2008 R2, or Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). Supported with limitations: Internet Explorer 10 on Windows 8 or Windows Server Google Chrome 16 on Windows 7, Windows Server 2008 R2, or Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). Mozilla Firefox 9 on Window 7, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2008 (32-bit or 64-bit editions). For a list of limitations, see Browser Limitations with the Microsoft Dynamics NAV SharePoint Client. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 14 von 100

15 Kapitel 2 Einrichtung Dieses Kapitel: Einführung Zahlungsverkehr Einrichtung Zahlungsverkehr Einrichtung ISO Währungscode Einrichtung ISO Ländercode SEPA Mandatstext XML Schemata NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 15 von 100

16 Einführung Zahlungsverkehr Das Add On NC Zahlungsverkehr erweitert den Microsoft Dynamics NAV Standard um die Möglichkeit Zahlungsdateien auf Basis der österreichischen Nachrichten EDIFACT PAYMUL (für Kreditoren) EDIFACT PAYMUL (für Kreditoren) EDIFACT DIRDEB (für Debitoren) MT101 (für Debitoren und Kreditoren) MT940 (für Bankkontoabstimmung) der SEPA Nachrichten (Europäischen Union, plus Schweiz, Monaco, Island, Liechtenstein und Norwegen) SEPA SCT (für Kreditoren) SEPA SCT (für Debitoren) SEPA SDD CORE (für Debitoren) SEPA SDD B2B (für Debitoren) MT940 (für Bankkontoabstimmung) zu erstellen bzw. zu importieren. Der NC Zahlungsverkehr ist im Bereich der Finanzbuchhaltung integriert und ermöglicht aus Zahlungsvorschlägen (und Einzugsvorschlägen) anhand der offenen Posten von Kreditoren und Debitoren, eine sogenannte Zahlungsdatei zu erstellen und diese danach in eine Banksoftware, in einem der oben angeführten Format, einzulesen. Darüber hinaus, besteht die Möglichkeit, wenn von der Banksoftware zur Verfügung gestellt, den MT 940 Kontoauszug in elektronischer Form direkt in Microsoft Dynamics NAV in das Modul Bank im Bereich Bankkontoabstimmung einzulesen. Damit für Debitoren die Funktion implementiert werden konnte, wurde der Bericht Zahlungsvorschlag im Bereich Debitoren Zahlungseingangs Buch.-Blatt eingepflegt. Der NC Zahlungsverkehr besteht aus drei Modulen NC Payments Base Das Basis Modul ermöglicht die Erfassung und Verwaltung der externen Bankverbindungen und aller erforderlichen Informationen im Zusammenhang mit den Zahlungsdateien, zusätzlich enthält er die österreichischen Nachrichten EDIFACT PAYMUL (für Kreditoren) und EDIFACT DIRDEB (für Debitoren). Damit ermöglicht das Basismodul die Erstellung von Zahlungsdateien (für Kreditoren) für Überweisungen ins Inland- u. Ausland von einem österreichischen Bankkonto mittels einer österreichischen Banksoftware, sowie die Erstellung von Zahlungsdateien (für Debitoren) für Einzüge und Lastschriften von einem österreichischen Bankkonto auf ein österreichisches Bankkonto. Zusätzlich stehen z.b. Test-, Vorschlags u. Avisoberichte zur Verfügung NC Payments SEPA Das zusätzliche Modul SEPA ermöglich die Erstellung von Zahlungsdateien auf Basis SEPA (Single Euro Payments Area) XML Nachrichten. Mit diesem Modul können auf Basis der SEPA SCT (SEPA Credit Transfer) offene Posten (Rechnungen) im Modul Kreditoren in eine Zahlungsdatei übergeben werden und danach in eine Banksoftware eingelesen werden. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 16 von 100

17 Im Modul Debitoren ermöglicht das Modul die Erstellung von Zahlungsdateien auf Basis SEPA SDD (SEPA Direct Debit) um den Einzug von offene Debitorenposten (Rechnungen) durchzuführen, darüber hinaus besteht hier jedoch auch die Möglichkeit auf Basis der SEPA SCT (SEPA Credit Transfer) Nachricht eine Überweisung (Gutschrift) für den Debitoren durchzuführen. Das Modul erlaubt also die Überweisung und den Einzug von Rechnungen innerhalb der EU (Europäischen Union) bzw. des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) von einer Banksoftware. Beachten Sie, dass das Granule NC Payments Base für die Verwendung erforderlich ist NC Payments - MT940 Damit besteht die Möglichkeit, wenn von der österreichischen oder deutschen Banksoftware zur Verfügung gestellt, den MT 940 Kontoauszug in elektronischer Form direkt in Microsoft Dynamics NAV in das Modul Bank im Bereich Bankkontoabstimmung einzulesen. Der Anwender erhält somit die Möglichkeit, den Kontoauszug elektronisch in Microsoft Dynamics NAV weiter zu verarbeiten. Zusätzlich schlägt das Modul offene Bankkontoposten und offene Debitorenposten zum Ausgleich vor. Natürlich kann der User die Zuordnungen verändern und anpassen. Beachten Sie, dass das Standard Modul Bankabstimmung (5.030) und das Granule NC Payments Base für die Verwendung des Modules NC Payments - MT940, erforderlich ist NC Payments MT101 Das zusätzliche Modul MT101 ermöglicht die Erstellung von Zahlungsdateien auf Basis MT101 Nachrichten. Mit diesem Modul können auf Basis der MT101 Nachricht offene Posten (Rechnungen) im Modul Kreditoren in eine Zahlungsdatei übergeben werden und danach in eine Banksoftware eingelesen werden. Im Modul Debitoren ermöglicht das Modul die Erstellung von Zahlungsdateien auf Basis von offenen Debitorenposten (Rechnungen), darüber hinaus besteht hier jedoch auch die Möglichkeit auf Basis von Gutschriften eine Überweisung für den Debitoren durchzuführen. Beachten Sie, dass das Granule NC Payments Base für die Verwendung erforderlich ist. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 17 von 100

18 Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Integration in der Anwendung Erweiterungen in den Stammdaten Bankkonten Länder Debitor Bankkonten Währungen Kreditor Bankkonten Zahlungsverkehr Einrichtung Bankcodes XML Schemata Zusätzliche Einrichtungen MT 940 Bankkontozuordnung MT 940 Buchungscode MT 940 Geschäftsvorfallcodes SEPA SDD Mandatstext Erfassen Erweiterungen in den Buchungsblättern Zahlungseingangs Buch.-Blatt Zahlungsausgangs Buch.-Blatt Bankkontoabstimmung Erstellen Zusätzliche Posten Clearingposten Zahlungsposten Verwendungsposten Zusätzliches Reporting Kreditor Zahlungsvorschlagsliste Debitor Zahlungsvorschlagsliste Avis Zahlungsdatei Testbericht SEPA Mandat Formular Österreich Zahlungsdateien (Europäischen Union, plus Schweiz, Monaco, Island, Liechtenstein und Norwegen) EDIFACT PAYMUL (für Kreditoren) EDIFACT PAYMUL (für Debitoren) EDIFACT DIRDEB (für Debitoren) MT101 (für Kreditoren und Debitoren) MT940 (für Bankkontoabstimmung) SEPA SCT (für Kreditoren) SEPA SCT (für Debitoren) SEPA SDD CORE (für Debitoren) SEPA SDD B2B (für Debitoren) Legende: NC Zahlungsverkehr 7.01 Telebanking durch einfachen File-Upload Microsoft Dynamics NAV NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 18 von 100

19 Einrichtung NC Zahlungsverkehr Bevor Sie mit Funktionen des NC Zahlungsverkehrs arbeiten können, müssen Sie verschiedene Basisinformationen erfassen. Dies geschieht im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager auf das Panel Abteilungen und im Navigationsbereich auf Abteilung und danach im Contentbereich auf Zahlungsverkehr. 2- Der Contentbereich Abteilungen, NC Zahlungsverkehr wird geöffnet. Wählen Sie aus dem Contentbereich Zahlungsverkehr Einrichtung aus. Das Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung wird geöffnet und sieht wie folgt aus; Im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung können Sie allgemeine Informationen (wie Mandantenwährungscode und Laufwerkspfade für die Zahlungsdatei) bezüglich des Zahlungsverkehrs und Mandanten eingeben. Das Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung muss für jeden Mandanten, den Sie in der Anwendung einrichten, ausgefüllt werden. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 19 von 100

20 In der folgenden Tabelle werden wir die Felder im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung besprechen. Feld Bemerkung FastTab Allgemein Mandantenwährungscode ISO Mandantenwährungscode Externe Bankkontosuche Avisnummer In diesem Feld wird der Mandantenwährungscode aus der Finanzbuchhaltung Einrichtung angezeigt. Geben Sie hier den ISO Währungscode Ihrer Mandantenwährung ein. Das bedeutet EUR für den Euro Dieses Feld wird im Zahlungsvorschlag berücksichtigt. Funktionsweise: Das Feld hat zwei Optionen: Hauptbankverbindung und Letzte Transaktion. Wird die Option Hauptbankverbindung gewählt wird beim Abrufen des Zahlungsvorschlags versucht das Feld Externer Bankkontocode im Buchblatt über die Hauptbankverbindung zu ermitteln. Gibt es keine Hauptbankverbindung beim Kreditor/Debitor wird das Feld befüllt wenn der Kreditor/Debitor nur eine einzige Bankverbindung hinterlegt hat. Ist die Option Letzte Transaktion eingestellt wird versucht anhand der letzten Transaktion einen Wert zu ermitteln. Dabei wird nach der letzten gebuchten Transaktion des Bankkontos mit selber Zahlungsart, Kreditorennr./Debitorennr. und Währungscode gesucht. Für beide Fälle gilt: Sollte der Kreditoren/Debitorenposten im Feld Externer Bankkontocode einen Wert enthalten wird dieser vorgeschlagen. In diesem Feld geben Sie die Nummernserie an, die der NC Zahlungsverkehr für die Avisnummer verwenden soll. Wenn Sie mit dem NC Zahlungsverkehr eine Datei erstellen, kann es vorkommen, dass die Anzahl der Zeichen für den Verwendungszweck die Anzahl an möglichen Zeichen in der Datei überschreitet. In diesem Fall ermittelt die Anwendung, dass ein Avis benötigt wird und vergibt eine Avisnummer. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Feld SEPA Avis immer erstellen (SCT), SEPA Avis immer erstellen (SDD), Inland Avis immer erstellen (PAYMUL), Inland Avis immer erstellen (DIRDEB), Ausland Avis immer erstellen (PAYMUL), Inland Avis immer erstellen (MT101) und Ausland Avis immer erstellen (MT101) im Bereich der jeweiligen Nachricht. Gegenkonto Sammelbuchungszeile erstellen Hiermit legen Sie fest, in welcher Form die Buchungsblattzeilen umgruppiert werden, nachdem die Zahlungseingänge bzw. Zahlungsausgänge erstellt wurden. Kein Häkchen: Die Zeilen des Buchungsblatts werden nachdem Erstellen der Datei nicht mehr verändert. Auf NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 20 von 100

21 Speichern unter anzeigen diese Weise bleibt das Bankkonto im Feld Gegenkontonr. stehen, und es wird für jede Zeile eine Gegenbuchung auf dem Bankkonto erstellt. Mit Häkchen: Die Zeilen des Buchungsblatts werden nach dem Erstellen der Datei auf folgende Art verändert: Das Feld Gegenkontonr. wird gelöscht, und die Gegenbuchung wird als eigene Zeile in das Buchungsblatt eingefügt. Für jedes Konto des Buchungsblatts wird genau eine Gegenbuchung erzeugt. Wenn die Option Speichern unter anzeigen aktiviert ist, erhält der User den Dialog Speichern unter, dabei wird die Einrichtung der Speicherorte, wenn angegeben, aus dem Register Inland, EU und Ausland wie auch der Dateiname verwendet. Ist im angegebenen Speicherort bereits eine Datei vorhanden, erhält der User eine Meldung ob die Datei überschrieben werden soll. Eingebettet Clearingdatei speichern Änderung nach Zahlung erstellt zugelassen FastTab: Firmendaten Name Name 2 Adresse Adresse 2 PLZ-Code Ist die Option Zahlungsdatei Speichern unter anzeigen nicht aktiviert, müssen die Speicherorte und Dateinamen im Register Inland, EU und Ausland angegeben werden. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass wenn im entsprechenden Speicherort eine Zahlungsdatei mit dem gleichen Namen vorhanden ist, diese ohne Warnung überschrieben wird. Ist in diesem Feld ein Häkchen gesetzt wird zu jedem Clearingposten eine Kopie der Zahlungsdatei in der Datenbank gespeichert. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Feld wenn Sie nach der Erstellung des Files die Daten im Zahlungsvorschlag noch ändern möchten. Beachten Sie, dass wenn Sie Daten in Microsoft Dynamics NAV nachdem Export noch ändern, in diesem Fall eine Inkonsistenz zwischen der Banksoftware und Microsoft Dynamics NAV entstehen kann. Sie müssen dann die Änderungen die Sie in Microsoft Dynamics NAV durchführen auch manuell in der Banksoftware durchführen. Hier geben Sie den Firmennamen des Mandanten an, der Name ist in allen Nachrichten erforderlich. Hier können Sie einen zusätzlichen Teil des Firmennamens angeben. Hier können Sie die Firmenadresse des Mandanten eingeben. Für bestimmte Nachrichten muss ein Wert angegeben werden. Hier können Sie einen zusätzlichen Teil der Firmenadresse des Mandanten angeben. Für bestimmte Nachrichten muss ein Wert angegeben werden. Dieses Feld enthält den Postleitzahlcode des Mandanten. Für bestimmte Nachrichten muss ein Wert angegeben werden. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 21 von 100

22 Ort Kontaktstelle Kontaktperson Telefonnr. Dieses Feld enthält den Ort des Mandanten. Für bestimmte Nachrichten muss ein Wert angegeben werden. Für bestimmte Nachrichten muss eine Kontaktstelle innerhalb des Unternehmens für Rückfragen definiert werden. Als solche kann beispielsweise eine Abteilung wie die Buchhaltung dienen. Geben Sie hier den Namen des Mitarbeiters ein, der Rückfragen entgegen nimmt. Dies ist die Telefonnummer desjenigen Mitarbeiters, den Sie unter Kontaktperson eingegeben haben. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 22 von 100

23 FastTab SEPA SEPA Ordner (SCT) SEPA Dateiname (SCT) Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll. Z.B. C:\NCZV\Cronus_AG\700_SepaSCT\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Wenn Sie SEPA Überweisungen erstellen, wird dieser Dateiname von der Anwendung vorgeschlagen. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) %6 der Bankkontonr. des Bankkonto %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. SEPA_SCT ein. SEPA Verwendungszweck (SCT) In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 23 von 100

24 Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Siehe auch Abschnitt Kapitel 5 MT940. SEPA Avis immer erstellen (SCT) SEPA Sammeltransaktion (SCT) SEPA Ordner (SDD) SEPA Dateiname (SDD) Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll. Z.B. C:\NCZV\Cronus_AG\700_SepaSDD\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Wenn Sie SEPA SDD erstellen, wird dieser Dateiname von der Anwendung vorgeschlagen. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) %6 die Bankkontonr. des Bankkonto %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. SEPA_SDD ein. SEPA Verwendungszweck (SDD) In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 24 von 100

25 %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Siehe auch Abschnitt Kapitel 5 MT940. SEPA Avis immer erstellen (SDD) SEPA Sammeltransaktion (SDD) SEPA Creditor ID Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. In diesem Feld geben Sie die Creditor ID an. Das SEPA- Lastschrift Verfahren (SEPA Direct Debit SDD) sieht die verpflichtende Mitgabe einer Identifizierung des Lastschrifteinreichers (Creditor Identifikation, CID) mit jeder Lastschrift vor. Damit benötigt jeder Lastschrifteinreicher eine CID. Die Ausgabe und Verwaltung der österreichischen CID wird von der OeNB im Rahmen der Creditor ID Datenbank übernommen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 25 von 100

26 FastTab MT101 Inland Ordner (MT101) Inland Dateiname (MT101) Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll z.b. C:\NCZV\Cronus_AG\700_MT101_Inland\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) %6 der Bankkontonr. des Bankkonto %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. Inland_Paymul ein. Inland Verwendungszweck (MT101) In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 26 von 100

27 Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Inland Avis immer erstellen (MT101) Inland Sammeltransaktion (MT101) Ausland Ordner (MT101) Ausland Dateiname (MT101) Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll z.b. C:\NCZV\Cronus_AG\700_MT101_Ausland\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) %6 der Bankkontonr. des Bankkonto %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. Ausland_Paymul ein. Ausland Verwendungszweck (MT101) In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 27 von 100

28 %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Siehe auch Abschnitt Kapitel 5 MT940. Ausland Avis immer erstellen (MT101) Ausland Sammeltransaktion (MT101) Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 28 von 100

29 FastTab PAYMUL/DIRDEB Inland Ordner (PAYMUL) Inland Dateiname (PAYMUL) Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll. Z.B. C:\NCZV\Cronus_AG\700_Inland\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) %6 die Bankkontonr. des Bankkontos %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. Inland_Paymul ein. Inland Verwendungszweck Überschrift (PAYMUL) Inland Verwendungszweck (PAYMUL) Hier kann eine Überschrift für den Verwendungszweck angegeben werden. In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 29 von 100

30 %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Inland Avis immer erstellen (PAYMUL) Inland Sammeltransaktion (PAYMUL) Inland Ordner (DIRDEB) Inland Dateiname (DIRDEB) Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll. Z.B. C:\NCZV\Cronus_AG\700_Bankeinzug\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) %6 die Bankkontonr. des Bankkontos %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. Bankeinzug_Dirdeb ein. Inland Verwendungszweck Überschrift (DIRDEB) Inland Verwendungszweck (DIRDEB) Hier kann eine Überschrift für den Verwendungszweck angegeben werden. In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 30 von 100

31 Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Inland Avis immer erstellen (DIRDEB) Inland Sammeltransaktion (DIRDEB) Ausland Ordner (PAYMUL) Ausland Dateiname (PAYMUL) Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. Geben Sie hier den Ordner an wo die Datei abgespeichert werden soll. Z.B. C:\NCZV\Cronus_AG\700_Bankeinzug\ Geben Sie hier einen Dateinamen ein, der verwendet werden soll. Sie können auch eine Formel eingeben, mit deren Hilfe ein systematischer Dateiname erstellt werden kann. Folgende Codes sind möglich: %1 der aktuelle Tag (z.b. 31) %2 die Kalenderwoche (z.b. 52) %3 der laufende Monat (z.b. 12) %4 das aktuelle Jahr, 2-stellig (z.b. 01) %5 das aktuelle Jahr, 4-stellig (z.b. 2008) NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 31 von 100

32 %6 die Bankkontonr. des Bankkontos %7 Dateireferenz %8 Clearingposten Lfd.Nr. %9 Benutzer-ID Geben Sie z.b. Ausland ein. Ausland Verwendungszweck (PAYMUL) In diesem Feld können Sie mittels Variablen den Verwendungszweck hinterlegen. Dabei dienen die Zeichen wie z.b. %1 als Platzhalter. Wenn ein Platzhalter in einer eckigen Klammer angegeben wird, dann wird der ganze Inhalt nur ausgegeben wenn auch ein Wert vorhanden ist. Mit einer Angabe eines Zahlenwerts innerhalb spitzer Klammern direkt nach dem Platzhalter, z.b. %1<2> können Sie die maximale Zeichenanzahl des Platzhalters begrenzen. %1 die Belegart %2 die Externe Belegnr. oder Belegnr. %3 Externe Belegnr. %4 Belegnr. %5 Währung %6 Betrag %7 Skonto %8 Kreditornr. %9 Unsere Kontonr. %10 Buchungsbeschreibung %11 Belegdatum % 12 Zahlungstext Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld um anhand der Eingabe die Sie durchgeführt haben ein Beispiel zu erhalten. Beachten Sie, dass in Verbindung mit dem Modul NC Payments MT940 und bestmöglichen Ergebnis beim automatischen Ausgleich der Bankkontoabstimmung, die Angabe auf %3 zu beschränken ist. Ausland Avis immer erstellen (PAYMUL) Ausland Sammeltransaktion (PAYMUL) Mit diesen Feldern kann man steuern ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei, unabhängig davon ob der Verwendungszweck vollständig übermittelt werden kann oder nicht, immer ein Avis erstellt werden soll. Mit diesen Feldern kann man steuern, ob bei der Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei Transaktionen zusammengefasst werden sollen und somit als Summentransaktionen an die Bank übermittelt werden sollen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 32 von 100

33 FastTab MT940 Zahlungsreferenz Feldnr.: Zahlungsreferenzfeld: Belegnr. mit Auszugsnr. vorbelegen Eingebettete MT940 Datei speichern: FastTab Version Hier kann angegeben werden, welches Feld der Tabelle Debitorenposten die Zahlungsreferenz enthält. Da es hier keine allgemein gültige Vorgehensweise gibt, zu welchem Zeitpunkt die Referenz ermittelt wird und wie diese Referenz danach dem Debitor für die Zahlung zur Verfügung gestellt wird, ist dieses Feld und die Vergabe der Referenz bei Bedarf über eine Individualprogrammierung umzusetzen. Die Funktionen in der Bankkontoabstimmung für den Ausgleichsvorschlag (nach dem Einlesen einer MT940 Datei) berücksichtigt das hier angegeben Feld. Der Name des Feldes das im Feld Zahlungsreferenz Feldnr. angegeben wurde. Im Feld Belegnr. mit Auszugsnr. vorbelegen können Sie ein Häkchen setzen, damit die Belegnummer des Bankkontoauszug bis zu den Debitorenposten der Belegart Zahlung mitgebucht wird. Ist dieses Feld gesetzt wird zu jedem Clearingposten eine Kopie der Zahlungsdatei in der Datenbank gespeichert. Das FastTab Version gibt Auskunft über die Version des Zahlungsverkehrs die Sie verwenden. Klicken Sie auf What s New um neue Informationen zum NC Zahlungsverkehr zu erhalten. Die in diesem FastTab enthaltenen Informationen können Sie nicht ändern. 3- Verlassen Sie nun das Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung mit der Taste ESC, Sie befinden sich nun wieder im Contentbereich Abteilungen, NC Zahlungsverkehr. Folgen Sie dem nächsten Abschnitt, indem wir die Einrichtung des ISO Währungscode besprechen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 33 von 100

34 Einrichtung ISO Währungscode Währungen müssen im Zahlungsverkehr eindeutig identifiziert werden können. Dies ist notwendig, weil für Banken ein einheitlicher Standard in der Währungsbezeichnung vereinbart wurde. Diese Standardbezeichnung weicht i.a. von der jeweiligen landesspezifischen Darstellungsform ab. Währungen sind Teil der Standard Anwendung von Microsoft Dynamics NAV. Damit der NC Zahlungsverkehr bei der Erstellung der elektronischen Daten den korrekten ISO-Währungscode ausgeben kann, muss pro Währungscode der ISO-Währungscode eingerichtet werden. Beachten Sie, dass für jede Währung (außer der Mandantenwährung), die im Zahlungsverkehr verwendet werden soll, ein Eintrag im Fenster Währung vorhanden sein muss. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001)für den Buchhaltungs-Manager auf das Panel Abteilungen und im Navigationsbereich auf NC Zahlungsverkehr und danach im Contentbereich auf Währungen. Das Fenster Währung wird geöffnet und sieht wie folgt aus; 2- In das Feld ISO Währungscode geben Sie den ISO Währungscode für den jeweiligen Währungscode an. Z.B. für Australische Dollar AUD sieht danach das Fenster wie folgt aus; Sie dürfen für die Mandantenwährung, keinen Währungscode einrichten. Die ISO Währung für die Mandantenwährung wird im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung festgelegt. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 34 von 100

35 Einrichtung ISO Ländercode Das Fenster Länder/Regionen wurde durch den NC Zahlungsverkehr um das Feld ISO Ländercode und SEPA erweitert. Das Land eines Bankkontos entscheidet darüber, in welcher Art und Weise Überweisungen bzw. Einzüge durchgeführt werden können. Die Zuordnung des Ländercodes erfolgt in der Karte des entsprechenden Bankkontos im Feld Länder-/Regionscode im FastTab Allgemein. Länder sind Teil der Standard Anwendung von Microsoft Dynamics NAV. Das Einrichten von Ländern wird daher im Handbuch Finanzbuchhaltung beschrieben. Hier werden daher nur Felder beschrieben, die im Zahlungsverkehr eine Rolle spielen. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager auf das Panel Abteilungen und im Navigationsbereich auf NC Zahlungsverkehr und danach im Contentbereich auf Länder/Regionen. Das Fenster Länder/Regionen sieht wie folgt aus: 2- In das Feld ISO Ländercode geben Sie den Code ein, der von der International Standards Organisation mit Sitz in Genf vergeben wird. Jedes Land in das Sie Überweisungen durchführen wollen, benötigt diesen Code. In Ländern der EU ist dieser Code identisch mit dem EU Ländercode. Durch die Zuordnung des ISO Ländercode zum Bankkonto, wird bei Auslandsüberweisungen überprüft ob ein Routing möglich ist. 3- Im Feld SEPA setzen Sie ein Häkchen, wenn es sich bei dem Land um ein Mitglied der Europäischen Union (EU), bzw. es sich um ein Mitglied des EWR handelt. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 35 von 100

36 Für Österreich AT, sieht das Fenster danach z.b. wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 36 von 100

37 SEPA Mandatstext Bevor Sie mittels SEPA SDD Nachricht z.b. eine Lastschrift durchführen können, müssen Sie mit dem Geschäftspartner eine Vereinbarung treffen. Der Bericht SEPA Mandat Formular erlaubt Ihnen das Formular aus Microsoft Dynamics NAV heraus zu erstellen. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager auf das Panel Abteilungen und im Navigationsbereich auf NC Zahlungsverkehr und danach im Contentbereich auf SEPA Mandatstext. Das Fenster SEPA Mandatstext sieht wie folgt aus: 2- In der Spalte Sprachcode wählen Sie einen Sprachcode für den Text aus. Beachten Sie, dass der Sprachcode mit dem Sprachcode des Debitors, aus dem Fenster Debitor im FastTab Außenhandel im Feld Sprachcode übereinstimmen muss. 3- In der Spalte Beschreibung geben Sie den Text ein. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 37 von 100

38 XML Schemata Hier werden die Schemata verwaltet und können mittels Download direkt in Microsoft Dynamics NAV importiert bzw. aktualisiert werden. Obwohl SEPA auf dem ersten Blick dem Endkunden gegenüber keinen erkennbaren Unterschied innerhalb des europaweiten einheitlichen Zahlungsraums darstellt, so können auf der technischen Detailebene Unterschiede in der SEPA Nachricht pro Land vorhanden sein. Da der Aufbau der SEPA Nachrichten sich immer wieder ändert, allerdings der Inhalt der Nachricht häufig gleich bleibt, steht das Fenster XML Schemata für die Verwaltung zur Verfügung. Damit besteht die Möglichkeit ein Update der Nachricht ohne zusätzlichen Implementierungsaufwand bzw. Änderung der Anwendung durchzuführen. Die Updates der Nachrichten mittels der Downloadfunktion sind im Wartungsvertrag bzw. der jährlichen Wartungsgebühr enthalten. Es gibt zwei Möglichkeiten, Einrichtungen eines XML Schema in Microsoft Dynamics NAV zu importieren: Sie können die XML Schemen wie zuvor besprochen per Download importieren oder Sie können die *.ncp Datei per Aktion Importieren importieren. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager auf das Panel Abteilungen und im Navigationsbereich auf NC Zahlungsverkehr und danach im Contentbereich auf XML Schemata. Das Fenster XML Schemata sieht wie folgt aus: 2- Klicken Sie nun auf die Aktion Download. Die Anwendung führt nun den Download durch und beendet diesen mit folgender Meldung: Beachten Sie, dass Sie dieses Fenster nur dann erhalten, wenn eine aktive Internetverbindung mit Ihrem Client besteht. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 38 von 100

39 Code Dieses Feld enthält den Code des XML Schema (Version zum ISO pain) Beschreibung Beschreibung des XML Schema ISO Ländercode Das Land für das dieses Schema verwendet wird Datum das Datum an dem das Schema von der jeweiligen Institution freigegeben wurde Welches SEPA Schema benötigen Sie? Wenn Sie Daten mit einer österreichischen Banksoftware austauschen möchten, benötigen Sie die mit Ländercode AT gekennzeichneten SEPA Schemata, wenn Sie Nachrichten mit einer deutschen Banksoftware austauschen möchten benötigen Sie die SEPA Schemata mit dem Ländercode DE, usw. 3- Nachdem Sie nun die Schemata aus dem Bereich Download importiert haben verlassen Sie das Fenster XML Schemata Die Schemata müssen nun noch dem entsprechenden Bankkonto zugeordnet werden. Wie Sie diese Zuordnung durchführen erfahren Sie im nächsten Abschnitt Bankkonto einrichten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 39 von 100

40 Kapitel 3 Stammdaten Dieses Kapitel: Bankkonten einrichten Debitoren Bankkonto einrichten Kreditoren Bankkonto einrichten NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 40 von 100

41 Bankkonto einrichten Das Bankkonto ist das zentrale Element des Zahlungsverkehrs. Um Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge im Zahlungsverkehr anweisen zu können, müssen Bankkonten vorhanden sein. Bankkonten enthalten wichtige Informationen, wie z.b. IBAN und SWIFT-Code, die für das Ausführen von Überweisungen und Einzügen wichtig sind. Außerdem werden Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge gegen Bankkonten gebucht und dienen zur Abstimmung mit Kontoauszügen. Damit Sie SEPA Transaktionen durchführen können, müssen Sie die entsprechenden Schemata aus dem Abschnitt XML Schemata einem Bankkonto zuordnen. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Navigationsbereich auf Bankkonten. 2- Markieren Sie das entsprechende Bankkonto und klicken Sie auf Aktion, Bearbeiten. 3- Das Fenster Bankkontokarte wird geöffnet und sieht wie folgt aus: 4- Klicken Sie im FastTab Transfer auf das Symbol um in die Felder einzusehen, die durch den Zahlungsverkehr erweitert wurden. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 41 von 100

42 Das Fenster Bankkontokarte sieht wie folgt aus: 5- Beachten Sie, dass Sie ebenfalls folgende Felder der Standard Anwendung ausfüllen müssen: Feld Bemerkung FastTab Allgemein Länder-/Regionscode Hier geben Sie den Ländercode des Bankkontos an. Der Ländercode wirkt sich auf Überweisungen und Einzüge, die über dieses Bankkonto abgewickelt werden, aus. FastTab Transfer Bankkontonummer BLZ Geben Sie hier die tatsächliche (von der Bank vergebene) Kontonummer ein. Das Feld muss eingegeben werden, wenn Überweisungen oder Einzüge über dieses Bankkonto abgewickelt werden sollen. Geben Sie hier die Bankleitzahl dieser Bankverbindung ein. Sie müssen die Bankleitzahl eingeben, wenn Sie eine NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 42 von 100

43 Überweisung oder einen Einzug über dieses Bankkonto durchführen wollen. IBAN Geben Sie hier die IBAN (International Bank Account Number) des Bankkontos ein. Die IBAN ist die weltweit genormte eindeutige Angabe einer Kontobeziehung (ISO- Norm). Sie besteht generell aus einem Ländercode, einem Bankcode (Bankleitzahl), einer Kontonummer und einer Prüfziffer. Nur bei SEPA Überweisung erforderlich, kann auch für EDIFACT PAYMUL und DIRDEB verwendet werden. SWIFT-Code Dieses Feld enthält den SWIFT Code (Bzw. auch als SWIFT BIC bekannt, internationaler Bankidentifizierungscode) der Bank, wo Sie Ihr Konto führen. Nur bei SEPA Überweisung erforderlich. 6- In der folgenden Tabelle werden die Felder, die durch den NC Zahlungsverkehr hinzugefügt werden, beschrieben: Feld Bemerkung FastTab Transfer Absender Identifikation Empfänger Identifikation Bank Währungscode SEPA Schema Überweisung (SCT) SEPA Schema Überweisung (SDD) SWIFT-Code MT101 Konvertierungsstelle Dieses Feld ist zwingend einzugeben. Um Nachrichten austauschen zu können, muss mit dem Empfänger eine eindeutige Kennung vereinbart werden. Diese Kennung (ein Code oder eine Nummer) des Absenders muss in diesem Feld eingegeben werden. Die Eingabe muss ohne Leerzeichen erfolgen. Dieses Feld ist zwingend einzugeben. Um Nachrichten austauschen zu können, muss mit dem Empfänger eine eindeutige Kennung vereinbart werden. Diese Kennung (ein Code oder eine Nummer) des Empfängers muss in diesem Feld eingegeben werden. Die Eingabe muss ohne Leerzeichen erfolgen. Geben Sie in dieses Feld den Währungscode ein, in dem die Bank das Konto führt. Wenn die Bank das Konto in der Mandantenwährung führt, kann das Feld leer bleiben. Geben Sie in diesem Feld das entsprechende SEPA Schema aus dem Abschnitt SEPA Schemen an. Wenn es sich um eine österreichische Banksoftware handelt, geben Sie das Credit Transfer (Überweisung) Schema für AT an. Geben Sie in diesem Feld das entsprechende SEPA Schema aus dem Abschnitt SEPA Schemen an. Wenn es sich um eine österreichische Banksoftware handelt, geben Sie das Direct Debit (Bankeinzug) Schema für AT an. Der SWIFT-Code der Konvertierungsstelle. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 43 von 100

44 Debitoren Bankkonto einrichten Die Bankkonten der Debitoren werden benötigt, um Einzüge oder Überweisungen durchzuführen. Sie enthalten wichtige Informationen, die zur korrekten Ausführung benötigt werden. Es ist daher wichtig, diese kritischen Daten sorgfältig einzugeben und zu überprüfen. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Navigationsbereich auf Debitoren. 2- Das Fenster Debitoren wird geöffnet. Klicken Sie auf den entsprechenden Debitor und danach auf die Aktion Navigate, Bankkonten. 3- Das Fenster Debitor Bankkontenübersicht wird geöffnet. Wählen Sie das entsprechende Bankkonto mittels Doppelklick mit der linken Maustaste aus. Das Fenster Debitor Bankkontokarte wird geöffnet und sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 44 von 100

45 4- Beachten Sie, dass Sie folgende Felder der Standardanwendung ausfüllen müssen: Feld Bemerkung FastTab Allgemein Länder-/Regionscode Hier geben Sie den Ländercode des Debitoren Bankkontos an. Der Ländercode wirkt sich auf Nachrichten, die über dieses Bankkonto abgewickelt werden, aus. FastTab Transfer BLZ Bankkontonummer SWIFT-Code IBAN Geben Sie hier die Bankleitzahl dieser Bankverbindung ein. Geben Sie hier die Kontonummer ein. Dieses Feld enthält den SWIFT Code (internationaler Bankidentifizierungscode) der Bank. Geben Sie hier die IBAN (International Bank Account Number) des Bankkontos ein. Die IBAN ist die weltweit genormte eindeutige Angabe einer Kontobeziehung (ISO- Norm). Besteht generell aus einem Ländercode, einem Bankcode (Bankleitzahl), einer Kontonummer und einer Prüfziffer. Nur für SEPA SDD und SEPA SCT erforderlich, kann auch für EDIFACT DIRDEB verwendet werden. In der folgenden Tabelle werden die Felder die durch den NC Zahlungsverkehr hinzugefügt werden beschrieben; Feld Bemerkung FastTab: Allgemein Hauptbankverbindung Setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen, wenn dieses Debitoren Bankkonto im Zahlungsverkehr verwendet werden soll. Sie können dieses Feld leer lassen, wenn der Debitor nur eine Bankverbindung besitzt. Wenn für diesen Debitor jedoch mehr als ein Bankkonto hinterlegt wurde, können Sie das NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 45 von 100

46 Bankkonto, welches im Zahlungsverkehr verwendet werden soll, durch das Häkchen in diesem Feld kennzeichnen. Feld FastTab: Transfer SEPA Bankeineinzugsmethode (SDD) SEPA Mandat ID (SDD) SEPA Mandat erteilt am (SDD) Bankeineinzugsmethode (DIRDEB) Bemerkung In diesem Feld stehen folgende Optionen zur Verfügung: Basislastschrift (CORE) wählen Sie diese Option, wenn es sich um die SEPA Basislastschrift handelt. Firmenlastschrift (B2B) - wählen Sie diese Option, wenn es sich um die SEPA Firmenlastschrift handelt. In diesem Feld geben Sie die Mandat ID für die SDD Nachricht an. In diesem Feld geben Sie das Datum, an dem Ihnen der Debitor das Mandat erteilt hat, ein. In diesem Feld stehen folgende Optionen zur Verfügung: Einzugsermächtigung wählen Sie diese Option wenn es sich um eine Einzugsermächtigung handelt. Die Anwendung verwendet diese Information bei der Erstellung der Bankeinzugsdatei. Abbuchungsauftrag wählen Sie diese Option wenn es sich um einen Abbuchungsauftrag handelt. Die Anwendung verwendet diese Information bei der Erstellung der Bankeinzugsdatei. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 46 von 100

47 Kreditoren Bankkonto einrichten Die Bankkonten der Kreditoren werden benötigt, um Überweisungen an Kreditoren durchzuführen. Sie enthalten wichtige Informationen, die zur korrekten Ausführen der Überweisung benötigt werden. Es ist daher wichtig, diese kritischen Daten sorgfältig einzugeben und zu überprüfen. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Navigationsbereich auf Kreditoren. 2- Das Fenster Kreditoren wird geöffnet. Klicken Sie auf den entsprechenden Kreditor und danach in der Menüleiste auf Navigate, Bankkonten. 3- Das Fenster Kreditor Bankkontenübersicht wird geöffnet, wählen Sie das entsprechende Bankkonto mittels Doppelklick mit der linken Maustaste aus. Das Fenster Kreditor Bankkontokarte wird geöffnet und sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 47 von 100

48 4- Beachten Sie, dass Sie ebenfalls folgende Felder der Standardanwendung ausfüllen müssen: Feld Bemerkung FastTab Allgemein Länder-/Regionscode Hier geben Sie den Ländercode des Kreditoren Bankkontos an. Der Ländercode wirkt sich auf Überweisungen, die über dieses Bankkonto abgewickelt werden, aus. FastTab Umlagerung BLZ Bankkontonummer SWIFT-Code IBAN Geben Sie hier die Bankleitzahl dieser Bankverbindung ein. Sie können die Bankleitzahl eingeben, wenn Sie eine Überweisung für dieses Bankkonto durchführen wollen. Geben Sie hier die Kontonummer ein. Dieses Feld enthält den SWIFT Code (internationaler Bankidentifizierungscode) der Bank. Geben Sie hier die IBAN (International Bank Account Number) des Bankkontos ein. Die IBAN ist die weltweit genormte eindeutige Angabe einer Kontobeziehung (ISO- Norm). Besteht generell aus einem Ländercode, einem Bankcode (Bankleitzahl), einer Kontonummer und einer Prüfziffer. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 48 von 100

49 In der folgenden Tabelle werden die Felder, die durch den NC Zahlungsverkehr hinzugefügt, werden beschrieben: Feld FastTab: Allgemein Hauptbankverbindung Bemerkung Setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen, wenn dieses Kreditoren Bankkonto im Zahlungsverkehr verwendet werden soll. Sie können dieses Feld leer lassen, wenn der Kreditor nur eine Bankverbindung besitzt. Wenn für diesen Kreditor jedoch mehr als ein Bankkonto hinterlegt wurde, können Sie das Bankkonto, welches im Zahlungsverkehr verwendet werden soll, durch das Häkchen in diesem Feld kennzeichnen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 49 von 100

50 Kapitel 4 Arbeiten mit dem Zahlungsverkehr Dieses Kapitel: Kreditor Zlg. Ausg. Buch.-Blätter Debitor Zlg. Eing. Buch.-Blätter Einmalüberweisung Bericht Avis NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 50 von 100

51 Kreditoren Zahlungsausgangs Buch.-Blatt In Standard von Microsoft Dynamics NAV, wird im Zahlungsausgangs Buch.-Blatt der Bericht Zahlungsvorschlag zur Verfügung gestellt. Der NC Zahlungsverkehr erweitert diesen Bericht um das Feld Zahlungsart. Mittels der Option Zahlungsart kann der Anwender die mit dem Bericht ermittelten Zahlungsvorschlagzeilen mit einer der zur Verfügung gestellten Option vorbelegen. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Contentbereich auf Zahlungsausgangs Buch.-Blatt bearbeiten. Das Fenster Zahlungsausgangs Buch.-Blatt wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Die Felder in der folgenden Tabelle wurden durch den NC Zahlungsverkehr in das Fenster Zahlungsausgangs Buch.-Blatt eingefügt bzw. erweitert. Feld Zahlungsart Bemerkung Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Inlandsüberweisung (PAYMUL) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Inlandsüberweisung mittels EDIFACT PAYMUL Format durchführen möchten. Auslandsüberweisung (PAYMUL) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Auslandsüberweisung mittels EDIFACT PAYMUL Format durchführen möchten. SEPA Überweisung (SCT) verwenden Sie diese Option wenn Sie Überweisung SEPA SCT Format durchführen möchten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 51 von 100

52 Inlandsüberweisung (MT101) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Inlandsüberweisung mittels MT101 Format exportieren möchten. Auslandsüberweisung (MT101) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Auslandsüberweisung mittels MT101 exportieren möchten. Externer Bankkontocode Zahlungsreferenz Einmalanweisung Zahlungsstatus Anzahl Zahlungsposten Avis Avisnr. Beachten Sie, dass das Feld Zahlungsart bereits durch den Bericht Zahlungsvorschlag ausgefüllt werden kann. Sie können den Inhalt nur ändern wenn das Feld Zahlung erstellt kein Häkchen enthält. Siehe auch Einrichtung Zahlungsverkehr Wenn der Kreditor für den Sie die Überweisung erfassen, mehrere Bankkonten besitzt, können Sie in diesem Feld das Bankkonto des Kreditors für diese eine Überweisung auswählen. Wenn der Kreditor eine Zahlungsreferenz benötigt, können Sie in diesem Feld die Zahlungsreferenz angeben. Wenn es sich bei der aktuellen Zeile um eine Zeile handelt für die im Fenster Einmalanweisung Informationen erfasst wurden, enthält dieses Feld den Wert Ja Dieses Feld enthält den Status Erstellt, wenn die Zahlung bereits erstellt wurde. Sie können das Häkchen nicht entfernen. Wenn Sie die Zahlung stornieren möchten, verwenden Sie die Aktion Zahlungsdatei annullieren. Siehe auch Einrichtung Zahlungsverkehr Dieses Feld enthält die Anzahl der Zahlungsposten zu dieser Zeile. Wird ein Avis benötigt enthält die Spalte Avis den Wert Ja und in der Spalte Avisnr. können Sie die Nummer des Avis entnehmen das die aktuelle Zeile enthält. In dieser Spalte können Sie die Avisnr. für diese Zeile entnehmen. 2- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zahlungsvorschlag um das Anforderungsfenster Zahlungsvorschlag zu öffnen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 52 von 100

53 Das Feld Zahlungsart wurde um die folgenden drei Optionen erweitert: Inlandsüberweisung (PAYMUL) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Inlandsüberweisung mittels EDIFACT PAYMUL Format durchführen möchten. Auslandsüberweisung (PAYMUL) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Auslandsüberweisung mittels EDIFACT PAYMUL Format durchführen möchten. SEPA Überweisung (SCT)- verwenden Sie diese Option wenn Sie Überweisung SEPA SCT Format durchführen möchten. Inlandsüberweisung (MT101) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Inlandsüberweisung mittels MT101 Format exportieren möchten. Auslandsüberweisung (MT101) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Auslandsüberweisung mittels MT101 exportieren möchten. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Feld Externe Bankkontosuche im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 53 von 100

54 3- Füllen Sie die Felder z.b. wie folgt aus: 4- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Anwendung berechnet nun die offenen Posten. Im nächsten Schritt überprüfen wir ob alle Angaben die erforderlich sind vorhanden sind. 5- Klicken Sie dazu auf die Aktion Zahlungsdatei Testbericht und im Anforderungsfenster Fibu buch.-blatt Test auf die Schaltfläche Vorschau. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 54 von 100

55 Wie Sie in der Abbildung erkennen wird Ihnen pro Zeile die entsprechende Warnung ausgegeben, in diesem Fall, fehlt für das Bankkonto ANT des Kreditoren die IBAN und der SWIFT-Code. Weiter unten im Bericht ist z.b. ersichtlich, dass für Kreditor noch eine Gutschrift auszugleichen ist. Wenn Sie im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung die Option SEPA Sammeltransaktion (SCT) aktiviert haben können Sie eine Sammeltransaktion durchführen und die Gutschrift ebenfalls in der Sammelüberweisung verwenden. Erfassen Sie alle erforderlichen Informationen bis der Bericht keine Warnungen mehr enthält. Wenn Sie möchten können Sie nun den Bericht Zahlungsvorschlagsliste verwenden, um einen Überblick der Zahlungen die Sie durchführen werden zu erhalten. 6- Klicken Sie dazu auf die Aktion Zahlungsvorschlagsliste: Im Anforderungsfenster Zahlungsvorschlagsliste klicken Sie auf Vorschau. Der Bericht Zahlungsvorschlagsliste sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 55 von 100

56 Der Bericht Zahlungsvorschlagsliste zeigt, angeordnet nach Kreditoren, alle zur Zahlung anstehenden Zeilen, am Ende des Berichts erhalten Sie eine Zusammenfassung der Beträge nach Bankkonto und Nachrichtenart gruppiert. 7- Verlassen Sie den Bericht Zahlungsvorschlagsliste nun wieder mittels der Taste ESC. Im nächsten Schritt erstellen wir nun die Zahlungsdatei. 8- Für die Erstellung der Zahlungsdatei, klicken Sie auf die Aktion Zahlungsdatei erstellen, das Anforderungsfenster Zahlungsdatei erstellen wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Das Feld Zahlungsart enthält den Wert der Zeile aus der Zahlungsvorschlagszeile der Spalte Zahlungsart, aus der Sie das Fenster aufgerufen haben, in diesem Beispiel SEPA NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 56 von 100

57 Überweisungen (SCT). Zeilen die im Zahlungsvorschlag dieser Zahlungsart entsprechen werden in die Zahlungsdatei übernommen. Das Feld Bankkontonr. enthält ebenfalls den Wert der Zeile aus der Zahlungsvorschlagszeile der Spalte Gegenkontonr., aus der Sie das Fenster aufgerufen haben, in diesem Beispiel GIRO. Zeilen die im Zahlungsvorschlag diesem Bankkonto entsprechen werden in die Zahlungsdatei übernommen. 9- Im Feld Durchführungsdatum geben Sie das Datum ein, an dem die Bank die Zahlungen durchführen soll. 10- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Zahlungsdatei wird nun erstellt und gespeichert. In Abhängigkeit der Einstellungen im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung, können Sie nun ein weiteres Anforderungsfenster erhalten um den Speicherort anzugeben. Siehe dazu auch Abschnitt Einrichtung Zahlungsverkehr. Sobald die Datei erstellt wurde erhalten Sie die folgende Meldung: 11- Bestätigen Sie die Meldung mit OK und importieren Sie die Nachricht in die jeweilige Banksoftware. Sobald Sie die Zahlungsdatei erstellt habe, sind alle Zeilen die in die Zahlungsdatei übernommen wurden, in der Spalte Zahlung erstellt, mit einem Häkchen gekennzeichnet. Falls Sie die Zahlungsdatei nochmals erstellen möchten, können Sie die zuvor erstellte Zahlungsdatei annullieren. Markieren Sie dazu eine der Zeilen die Sie bereits exportiert haben und klicken Sie im Aktionsbereich auf die Aktion Zahlungsdatei annullieren. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit Ja. Nun können Sie die entsprechenden Zeilen wieder überarbeiten und nochmals die Aktion Zahlungsdatei erstellen ausführen. Der Ablauf für die Nachrichtenarten Inlandsüberweisung (PAYMUL), Auslandsüberweisung (PAYMUL), Inlandsüberweisung (MT101) und Auslandsüberweisung (MT101), sind in der Arbeitsfolge gleich. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 57 von 100

58 Debitoren Zahlungseingangs Buch.-Blatt Im Fenster Zahlungseingangs Buch.-Blatt wird durch den NC Zahlungsverkehr nun ebenfalls der Bericht Zahlungsvorschlag für Debitoren zur Verfügung gestellt. Er funktioniert vergleichbar dem Kreditoren Zahlungsvorschlag aus dem Fenster Zahlungsausgangs Buch.-Blatt. Der Bericht Zahlungsvorschlag erlaubt es Ihnen die offenen Posten der Debitoren zu ermitteln und danach eine Überweisung (Gutschrift für einen Debitoren) oder einen Einzug durchzuführen. Dabei wird mittels der Einstellungen in der entsprechenden Debitor Bankkonto Karte festgelegt, welche Art der Transaktion durchgeführt wird. Zur Verfügung stehen MT101, EDIFACT PAYMUL16, EDIFACT DIRDEB, SEPA SCT und SEPA SDD Nachrichten. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001)für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Contentbereich auf Zahlungseingangs Buch.-Blatt bearbeiten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 58 von 100

59 Das Fenster Zahlungseingangs Buch.-Blatt wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Die Felder in der folgenden Tabelle wurden durch den Zahlungsverkehr in das Fenster Zahlungseingangs Buch.-Blatt eingefügt bzw. erweitert. Feld Zahlungsart Bemerkung Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Inlandsüberweisung (PAYMUL) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Inlandsüberweisung mittels EDIFACT PAYMUL Format durchführen möchten. Bankeinzug wählen Sie diese Option wenn Sie einen EDIFACT DIRDEB Zahlungsdatei erstellen möchten. Beachten Sie, dass die Einstellung auf der Debitoren Bankkontokarte im Feld Bankeinzugsmethode (DIRDEB) festlegt, ob es sich um eine Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag handelt. Auslandsüberweisung (PAYMUL) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Auslandsüberweisung mittels EDIFACT PAYMUL Format durchführen möchten. SEPA Überweisung (SCT) verwenden Sie diese Option wenn Sie Überweisung SEPA SCT Format durchführen möchten. SEPA Überweisung (SCT) verwenden Sie diese Option, wenn es sich bei der aktuellen Zeile um eine Gutschrift handelt, die Sie dem Debitoren per SEPA SCT Zahlungsdatei überweisen möchten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 59 von 100

60 SEPA Bankeinzug (SDD) wählen Sie diese Option wenn Sie einen SEPA SDD Zahlungsdatei erstellen möchten. Beachten Sie, dass die Einstellung auf der Debitoren Bankkontokarte im Feld SEPA Bankeinzugsmethode (SDD) festlegt, ob es sich um eine Basislastschrift (CORE) oder Firmenlastschrift (B2B) handelt. Inlandsüberweisung (MT101) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Inlandsüberweisung mittels MT101 Format exportieren möchten. Auslandsüberweisung (MT101) verwenden Sie diese Option wenn Sie eine Auslandsüberweisung mittels MT101 exportieren möchten. Beachten Sie, dass dieses Feld bereits durch den Bericht Zahlungsvorschlag ausgefüllt werden kann. Sie können die Option nur ändern wenn das Feld Zahlung erstellt kein Häkchen enthält. Externer Bankkontocode Bankeinzugsmethode SEPA Mandat ID SEPA Mandat erteilt am SEPA Bankeinzugsart Wenn der Debitor für den Sie die Transaktion erfassen, mehrere Bankkonten besitzt, können Sie in diesem Feld das Bankkonto des Debitoren für diese eine Transaktion auswählen. Diese Feld wird bei der Eingabe des Feldes Externer Bankkontocode bzw. über den Zahlungsvorschlag befüllt und kann im Buch.-Blatt bei Bedarf geändert werden. Die Vorbelegung erfolgt aufgrund der gewählten Zahlungsart ( Bankeinzug (DIRDEB) oder SEPA Bankeinzug (SDD) ) und der auf der Debitoren Bankkontokarte hinterlegten Einstellung der Felder Bankeinzugsmethode (DIRDEB) bzw. SEPA Bankeinzugsmethode (SDD) Diese Feld wird bei der Eingabe des Feldes Externer Bankkontocode bzw. über den Zahlungsvorschlag befüllt und kann im Buch.-Blatt bei Bedarf geändert werden. Die Vorbelegung erfolgt aufgrund der SEPA Mandat ID aus der Debitoren Bankkontokarte. Diese Feld wird bei der Eingabe des Feldes Externer Bankkontocode bzw. über den Zahlungsvorschlag befüllt und kann im Buch.-Blatt bei Bedarf geändert werden. Die Vorbelegung erfolgt aufgrund des Feldes SEPA Mandat erteilt am aus der Debitoren Bankkontokarte. Das Feld SEPA Bankeinzugsart besitzt folgende Optionen: Einmalig Wiederkehrend Erster Letzter Die Vorbelegung wird hier über die bereits gebuchten Zahlungsposten ermittelt. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 60 von 100

61 Zahlungsstatus Zahlungsreferenz Einmalanweisung Anzahl Zahlungsposten Avis Avisnr. Wird für diesen Debitor und externen Bankkontocode ein Zahlungsposten gefunden welcher in den Feldern SEPA Mandat ID und SEPA Mandat erteilt am denselben Inhalt enthält wird das die Option Wiederkehrend vorgeschlagen. Wird kein Posten gefunden wird der Wert Erster vorgeschlagen. Dieses Feld enthält den Status Erstellt, wenn die Datei bereits erstellt wurde. Wenn Sie die Zahlung stornieren möchten, verwenden Sie die Aktion Zahlungsdatei annullieren. Siehe auch Einrichtung Zahlungsverkehr Wenn der Debitor eine Zahlungsreferenz benötigt, können Sie in diesem Feld die Zahlungsreferenz angeben. Wenn es sich bei der aktuellen Zeile um eine Zeile handelt für die im Fenster Einmalanweisung Informationen erfasst wurden, enthält dieses Feld den Wert Ja Dieses Feld enthält die Anzahl der Zahlungsposten zu dieser Zeile. Wird ein Avis benötigt enthält die Spalte Avis den Wert Ja und in der Spalte Avisnr. können Sie die Nummer des Avis entnehmen das die aktuelle Zeile enthält. In dieser Spalte können Sie die Avisnr. für diese Zeile entnehmen. 2- Klicken Sie im Aktionsmenü auf die Aktion Zahlungsvorschlag um das Anforderungsfenster zu öffnen. Das Fenster Zahlungsvorschlag wird durch den Zahlungsverkehr, wie bereits eingangs beschrieben, nun auch für Debitoren zur Verfügung gestellt. Das Fenster funktioniert vergleichbar dem Kreditoren Zahlungsvorschlag im Standard und enthält die folgenden Felder NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 61 von 100

62 Feld Letztes Fälligkeitsdatum Pro Debitor summieren Nach Dimensionen Buchungsdatum Start von Belegnr. Neue Belegnr. pro Zeile Gegenkontoart Gegenkontonr. Zahlungsart Bemerkung Geben Sie hier das Datum ein um festzulegen, welche Posten in den (Ein-)Zugsvorschlag einbezogen werden. Es können nur Posten berücksichtigt werden, deren Fälligkeitsdatum vor oder am eingegebenen Datum liegt. Dabei spielt es keine Rolle ob Skonto möglich ist oder nicht. Versehen Sie das Feld mit einem Häkchen, wenn die Stapelverarbeitung für jeden Debitor nur eine Zeile erstellen soll. Enthält das Feld kein Häkchen, wird von der Stapelverarbeitung eine Zeile pro Debitorenposten erzeugt. Nach Dimensionen: Wählen Sie die Dimensionen, nach denen Sie die Zahlungsvorschläge gruppieren möchten. Sie erhalten jeweils einen Zahlungsvorschlag pro Kombination von Dimensionswerten für jede Währung, in der der Debitor Posten hat. Ist das Datum zu dem die Zahlungen aus einem Buchungsblatt gebucht werden. Hier geben Sie die Belegnummer ein, die für die erste Zeile des Einzugsvorschlags verwendet werden soll. Wenn Sie im Feld Zahlungsart einen Eintrag machen, wird die Belegnummer beim Erstellen der Zahlungseingänge neu vergeben. Wenn Sie das Feld Zahlungsart leer lassen, bleibt die Belegnummer des Einzugsvorschlags erhalten. Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen, wenn die Anwendung die Zahlungseingangs Buch.-Blattzeilen mit fortlaufenden Belegnummern, beginnend mit der im Feld "Start-von Belegnummer" angegebenen, durchnummerieren soll. Wählen Sie Sachkonto oder Bankkonto, wenn Sie allen Buchungsblattzeilen ein Gegenkonto zuweisen möchten. Klicken Sie auf den AssistButton und wählen Sie eine Kontonummer aus der Liste der angezeigten Sach oder Bankkonten aus. Sie können die Kontonummer auch direkt über die Tastatur eingeben. Klicken Sie auf den AssistButton und wählen Sie die Option Bankeinzug aus wenn Sie möchten, dass die Anwendung die Zeilen die erstellt werden automatisch als Bankeinzug in der Spalte Bankkontozahlungsart im Fenster Zahlungseingangs Buch.-Blatt vorbelegt. Wenn Sie möchten können Sie das Feld Zahlungsart auch leer lassen, dann müssen Sie die Zuweisungen im Buchblatt in der Spalte Bankkontozahlungsart manuell pro Zeile durchführen 3- Füllen Sie die Felder z.b. wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 62 von 100

63 4- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Anwendung berechnet nun die geeigneten offenen Posten. Im nächsten Schritt können Sie nun überprüfen ob alle erforderlichen Einstellungen vorhanden sind, um die Zahlungsdatei zu erstellen 5- Klicken Sie dazu auf die Aktion Zahlungsdatei Testbericht und im Anforderungsfenster Fibu buch.-blatt Test auf die Schaltfläche Vorschau. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 63 von 100

64 6- Wie Sie in der Abbildung oben sehen, werden die entsprechenden Warnungen ausgegeben und Sie müssen nun die erforderlichen Einstellungen durchführen. In diesem Beispiel müssen wir u.a. für den Debitoren am Debitor Bankkonto ANT, die SEPA Bankeinzugsmethode (SDD), die SEPA Mandat ID (SDD), das Datum im Feld SEPA Mandat erteilt am (SDD), die IBAN und den SWIFT-Code erfassen. Erfassen Sie die Daten wie im Abschnitt Debitoren Bankkonto einrichten beschrieben und beseitigen Sie alle Warnungen. Im nächsten Schritt können Sie sich nun einen Überblick der zum Einzug bzw. Zahlung anstehenden Posten verschaffen, dazu verwenden wir den Bericht Zahlungsvorschlagsliste. 7- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zahlungsvorschlagsliste. Der Bericht Zahlungsvorschlagsliste sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 64 von 100

65 8- Zur Erstellung der Zahlungsdatei klicken Sie auf die Aktion Zahlungsdatei erstellen. Das Anforderungsfenster sieht wie folgt aus: Das Feld Zahlungsart enthält den Wert der Zeile aus der Zahlungsvorschlagszeile der Spalte Zahlungsart, aus der Sie das Fenster aufgerufen haben, in diesem Beispiel SEPA Bankeinzug (SDD). Zeilen, die im Zahlungsvorschlag dieser Bankkontozahlungsart entsprechen, werden in die Zahlungsdatei übernommen. Das Feld Bankkontonr. enthält ebenfalls den Wert der Zeile aus der Zahlungsvorschlagszeile der Spalte Gegenkontonr., aus der Sie das Fenster aufgerufen haben, in diesem Beispiel GIRO. Zeilen, die im Zahlungsvorschlag diesem Bankkonto entsprechen, werden in die Zahlungsdatei übernommen. 9- Im Feld Durchführungsdatum geben Sie das Datum ein, an dem die Bank die Zahlungen durchführen soll. Das Feld SEPA Bankeinzugsmethode enthält den Wert der Zeile aus der Zahlungsvorschlagszeile der Spalte SEPA Bankeinzugsmethode, aus der Sie das Fenster NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 65 von 100

66 aufgerufen haben, in diesem Beispiel Basislastschrift (CORE). Zeilen, die im Zahlungsvorschlag dieser SEPA Bankeinzugsmethode entsprechen, werden in die Zahlungsdatei übernommen. Das Feld SEPA Bankeinzugsart enthält den Wert der Zeile aus der Zahlungsvorschlagszeile der Spalte SEPA Bankeinzugsart, aus der Sie das Fenster aufgerufen haben, in diesem Beispiel Erster. Zeilen, die im Zahlungsvorschlag dieser SEPA Bankeinzugsart entsprechen, werden in die Zahlungsdatei übernommen. 10- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Zahlungsdatei wird nun erstellt und gespeichert. In Abhängigkeit der Einstellungen im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung, können Sie nun ein weiteres Anforderungsfenster erhalten, um den Speicherort anzugeben. Siehe dazu auch Abschnitt Einrichtung Zahlungsverkehr. Sobald die Datei erstellt wurde erhalten Sie die folgende Meldung: 11- Bestätigen Sie die Meldung mit OK und importieren Sie die Zahlungsdatei in die jeweilige Banksoftware. Sobald Sie die Zahlungsdatei erstellt haben, sind alle Zeilen, die in die Zahlungsdatei übernommen wurden, in der Spalte Zahlung erstellt, mit einem Häkchen gekennzeichnet. Falls Sie die Zahlungsdatei nochmals erstellen möchten, können Sie die zuvor erstellte Zahlungsdatei annullieren. Markieren Sie dazu eine der Zeilen, die Sie bereits exportiert haben und klicken Sie im Aktionsbereich auf die Aktion Zahlungsdatei annullieren. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit Ja. Nun können Sie die entsprechenden Zeilen wieder überarbeiten und nochmals die Aktion Zahlungsdatei erstellen ausführen. Der Ablauf für die Nachrichtenarten Bankeinzug (DIRDEB) und SEPA Überweisung (SCT),sind in der Arbeitsfolge gleich. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 66 von 100

67 Einmalanweisung Im Zahlungsausgangs- und Zahlungseingangs Buch.-Blatt steht Ihnen die Aktion Einmalanweisung zur Verfügung. Sie können das Fenster Einmalanweisung verwenden um Informationen zu externen Bankkonten zu erfassen die Sie nicht permanent in der Anwendung verwalten möchten. Im folgenden Beispiel wird die Einmalanweisung im Zahlungseingangs Buch.-Blatt verwendet. Der Ablauf für das Zahlungsausgangs Buch.-Blatt ist in der Arbeitsfolge gleich. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001)für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Contentbereich auf Zahlungseingangs Buch.-Blatt bearbeiten. Das Fenster Zahlungseingangs Buch.-Blatt wird geöffnet. 2- Klicken Sie auf Aktionen Einmalanweisung. Das Fenster Einmalanweisung wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Feld Bemerkung NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 67 von 100

68 Name Adresse PLZ-Code Ort Länder-/Regionscode BLZ Bankkontonummer SWIFT-Code IBAN Hier können Sie den Namen der Bank angeben, bei der der Debitor das Bankkonto hat. Sie können bis zu 30 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben. Hier können Sie die Adresse der Bank eingeben, bei der der Debitor das Bankkonto hat. Sie können bis zu 30 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben. Dieses Feld enthält die Postleitzahl der Bank, bei der der Debitor das Bankkonto hat. Dieses Feld enthält den Ort der Bank, bei der der Debitor das Bankkonto hat. Hier geben Sie den Ländercode des Debitor Bankkontos an. Der Ländercode wirkt sich auf Nachrichten, die über dieses Bankkonto abgewickelt werden, aus. Geben Sie hier die Bankleitzahl dieser Bankverbindung ein. Geben Sie hier die Kontonummer ein. Dieses Feld enthält den SWIFT Code (internationaler Bankidentifizierungscode) der Bank. Geben Sie hier die IBAN (International Bank Account Number) des Bankkontos ein. Die IBAN ist die weltweit genormte eindeutige Angabe einer Kontobeziehung (ISO-Norm) und besteht generell aus einem Ländercode, einem Bankcode (Bankleitzahl), einer Kontonummer und einer Prüfziffer. Nur für SEPA SDD und SEPA SCT erforderlich, kann auch für EDIFACT DIRDEB verwendet werden. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 68 von 100

69 Bericht Avis Im Zahlungsausgangs Buch.-Blatt und Zahlungseingangs Buch.-Blatt steht Ihnen der Bericht Avis zur Verfügung. Sie verwenden den Bericht Avis um zu dokumentieren, welche offenen Posten Sie mit der durchgeführten Zahlungsdatei bezahlen bzw. einziehen. Beachten Sie, dass der Bericht Avis nur Daten enthält, wenn Sie für die Zeilen im Buch.-Blatt bereits eine Zahlungsdatei erstellt haben. Zusätzlich ermittelt die Anwendung in Abhängigkeit der Einstellungen im Fenster Einrichtung Zahlungsverkehr ab wann ein Avis benötigt wird. Wird ein Avis benötigt, enthält die Spalte Avis in der entsprechenden Zeile, den Wert Ja und in der Spalte Avisnr. können Sie die Nummer des Avis entnehmen. 1- Klicken Sie die Aktion Avis drucken Das Anforderungsfenster Avis wird geöffnet. 2- Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um den Bericht auszudrucken. Wenn Sie den Bericht vor dem Ausdruck am Bildschirm überprüfen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Vorschau. Der Bericht Avis sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 69 von 100

70 Kapitel 5 MT940 Dieses Kapitel: Bankkontozuordnungen Buchungscodes Geschäftsvorfallcodes MT940 Import NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 70 von 100

71 Bankkontozuordnung Im Fenster Bankkontozuordnung führen Sie die Zuordnung zwischen dem Bankkonto und der Kontonummer aus dem MT940 durch. Enthält der MT940 ein Bankkonto, das noch nicht zugeordnet wurde, erhalten Sie eine Meldung und der Import kann nicht durchgeführt werden. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Abteilungen im Contentbereich auf NC Zahlungsverkehr und im folgenden Contentbereich auf Bankkontozuordnung. 2- Das Fenster Bankkontozuordnung wird geöffnet und sieht wie folgt aus: 3- Im Feld MT940 Kontobezeichnung geben Sie die Kontobezeichnung aus dem MT940 an. 4- Im Feld Bankkontonummer wählen Sie das entsprechende Bankkonto aus. In unserem Beispiel sieht die Einrichtung wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 71 von 100

72 Buchungscode Im Fenster Buchungscodes müssen Sie eine Liste der im MT940 verwendeten Buchungscodes erstellen. Da die Liste sehr umfangreich ist, können Sie die Buchungscode automatisiert von der Anwendung erstellen lassen und ggf., wenn erforderlich, manuell erweitern. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Abteilungen im Contentbereich auf NC Zahlungsverkehr und im folgenden Contentbereich auf Buchungscodes. Das Fenster MT940 Buchungscodes wird geöffnet. 2- Klicken Sie auf die Aktion Download, um die Liste automatisch zu erstellen. Die Anwendung erstellt bzw. aktualisiert nun die Liste und bestätigt die Durchführung mit folgender Meldung: 3- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 72 von 100

73 Das Fenster MT940 Buchungscodes enthält nun die Buchungscodes und sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 73 von 100

74 Geschäftsvorfallscodes Im Fenster Geschäftsvorfallcode müssen Sie eine Liste der im MT940 verwendeten Geschäftsvorfallcodes erstellen. Da die Liste sehr umfangreich ist, können Sie die Geschäftsvorfallcodes automatisiert von der Anwendung erstellen lassen und ggf., wenn erforderlich, manuell erweitern. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Abteilungen im Contentbereich auf NC Zahlungsverkehr und im folgenden Contentbereich auf Geschäftsvorfallcodes. Das Fenster MT940 Geschäftsvorfallcodes wird geöffnet. 2- Klicken Sie auf die Aktion Download um die Liste automatisch zu erstellen. Die Anwendung erstellt bzw. aktualisiert nun die Liste und bestätigt die Durchführung mit folgender Meldung: 3- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 74 von 100

75 Das Fenster MT940 Geschäftsvorfallcodes enthält nun die Buchungscodes und sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 75 von 100

76 MT940 Import Im Fenster MT940 Import stehen Ihnen alle Aktionen, die im Zusammenhang mit dem MT940 Import stehen, zur Verfügung. 1- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Abteilungen im Contentbereich auf Zahlungsverkehr und im folgenden Contentbereich auf MT940 Import. 2- Das Fenster MT940 Import wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Lassen Sie uns den Aktionsbereich im Fenster MT940 Import besprechen: Im Aktionsbereich befindet sich die Aktion Import. Mit dieser Aktion können Sie den MT940 importieren. Nachdem Sie den MT940 importiert haben, besteht die Möglichkeit einen ersten Blick auf die Auszugsdaten zu erhalten. Dazu klicken Sie auf die Aktion Auszugsdaten. Die Aktion Bankkontoabstimmungen erstellen wird nach dem Import verwendet, um aus den importierten Daten eine Bankkontoabstimmung zu erstellen. Wenn die Bankkontoabstimmung erstellt wurde, können Sie diese mittels der Aktion Erstellte Bankkontoabstimmungen die Bankkontoabstimmung einsehen. In der folgenden Tabelle besprechen wir nun die Felder im Fenster MT940 Import. Feld Lfd. Nr. Bemerkung Dieses Feld enthält die laufende Nummer, die die Anwendung dem Import zugewiesen hat. Jeder Import besitzt eine eindeutige Nummer. Beim Importieren wird jedem MT940 Import automatisch eine Nummer zugeordnet. Importiert am Sie können die Nummer nicht ändern. Dieses Feld enthält das Datum, wann dieser MT940 Import erstellt wurde. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 76 von 100

77 Importiert um Importiert von Anzahl Auszugsdaten Dieses Feld enthält die Uhrzeit, wann dieser MT940 Import erstellt wurde. Dieses Feld enthält die Benutzer-ID des Anwenders, der den MT940 Import durchgeführt hat. Dieses Feld enthält die Anzahl gefundener Auszugsdaten im MT940 Import. Wenn Sie rechts im Feld auf den AssistButton klicken,erscheint eine Übersicht der Auszugsdaten. Erstellte Bankkontoabstimmungen Dieses Feld enthält die Anzahl der erstellten Bankkontoabstimmungen für diesen MT940 Import. Wenn Sie rechts im Feld auf den AssistButton klicken,erscheint eine Übersicht der Bankkontoabstimmungen. Gebuchte Bankkontoabstimmungen Dieses Feld enthält die Anzahl der verbuchten Bankkontoabstimmungen für diesen MT940 Import. Wenn Sie rechts im Feld auf den AssistButton klicken,erscheint eine Übersicht der Bankkontoauszüge. Importierte Datei Eingebettete Datei vorhanden Enthält den Pfad zur Datei. Enthält den Wert Ja, wenn die Datei in der Datenbank abgelegt wurde. Beachten Sie dazu auch das Feld Eingebettete MT940 Datei speichern im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung. Nachdem wir nun die Aktionen und Felder im Fenster MT940 Import besprochen haben, werden wir einen MT940 Import durchführen. Dazu ist es jedoch erforderlich zuerst die verschiedenen Fälle in der elektronischen Zahlungsverkehrswelt im Vorfeld zu besprechen. Es gibt zwei generelle Szenarios in diesem Zusammenhang, die wir hier ansprechen werden: Grundsätzlich kann der Prozess in zwei grobe Szenarios unterteilt werden: a. Ausgleich von offen gekennzeichneten Bankposten die durch die Verbuchung im Kreditoren oder Debitorenbuchblatt erstellt wurden. b. Ausgleich von offenen Debitorenposten und Erstellung von offenen Bankposten, die danach wiederum ausgeglichen werden müssen diese Situation entsteht, wenn eine Verkaufsrechnung für einen Debitoren erstellt wurde und die Zahlung auf das Bankkonto dadurch zustande kommt, dass jemand anderer auf das Konto etwas überweist. Im Szenario a. wird also ein Zahlungsvorschlag im Zahlungsausgang oder Zahlungseingangs Buch-. Blatt ausgeführt und danach eine Zahlungsdatei erstellt. Die Zahlungsdatei wird in die Banksoftware eingelesen. Danach wird das Zahlungsausgangs oder Zahlungseingangs Buch.- Blatt verbucht, die offenen Debitoren oder Kreditorenposten ausgeglichen und die entsprechenden offenen Bankposten werden erstellt. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 77 von 100

78 Einige Tage danach erfolgt der Abruf des MT940 aus der Banksoftware und der MT940 Import in Microsoft Dynamics NAV. Der MT940 enthält nun die entsprechenden Buchungszeilen und der Inhalt des MT940 kann mittels der Funktion Ausgleich vorschlagen,in der Bankkontoabstimmung, die als offen gekennzeichneten Bankposten zu den Buchungszeilen im MT940, zuordnen. Im Szenario b wurde in Microsoft Dynamics NAV eine Verkaufsrechnung im Modul Debitor erstellt und an den Debitor übermittelt. Mit der Verbuchung der Verkaufsrechnung wurde ein offener Debitorenposten erstellt. Der Debitor überweist nun den offenen Betrag der Verkaufsrechnung und gibt im Feld Verwendungszeck am Zahlschein oder in der Banksoftware die Rechnungsnummer an. Einige Tage danach erfolgt der Abruf des MT940 aus der Banksoftware und der MT940 Import in Microsoft Dynamics NAV. Der MT940 enthält nun die entsprechenden Buchungszeilen (aus dem Szenario a und Szenario b) und der Inhalt des MT940 (für das Szenario b) kann mittels der Funktion Ausgleich vorschlagen keine offenen Bankposten zuordnen, da diese noch nicht zur Verfügung stehen. Darum müssen die auf Basis der Buchungszeilen erstellten Bankkontoabstimmungen in das Zahlungseingangsbuchblatt übertragen werden, und wenn möglich, bereits pro Zeile ein offener Debitorenposten zum Ausgleich vorgeschlagen werden. Aus diesem Grund wurde die Standard - Funktion Übertrag an Fibu Buch.- Blatt um die Option Ausgleich vorschlagen erweitert. Anhand dieser kann dieser Vorgang ausgeführt werden. Wurde die Funktion Übertrag an Fibu Buch.- Blatt mit der Option Ausgleich vorschlagen ausgeführt und die entsprechenden Debitorenposten ausgeglichen, stehen mit der Verbuchung nun auch die offenen erforderlichen Bankposten zur Verfügung, die dann wiederum, vergleichbar dem Szenario a, mittels der Funktion Ausgleich vorschlagen zugeordnet und verbucht werden können. Hinweis: Im Szenario b verwendet der Debitor die Rechnungsnummer zur Angabe als Referenz für den Ausgleich. Alternativ besteht die bereits enthaltene Möglichkeit, mit der Zahlungsreferenz zu arbeiten. D.h. der Debitor erhält mit der Verkaufsrechnung eine eindeutige Zahlungsreferenz, die er dann im Feld Zahlungsreferenz am Zahlschein oder in der Banksoftware angibt. Der NCZV enthält die dafür erforderliche Technologie, lediglich die Bereitstellung der Zahlungsreferenz am Verkaufsbeleg muss individuell im Kundenprojekt noch erfolgen. Da in der Realität jeder Kunde ein anderes Rechnungslayout verwendet, konnte diese Thematik nicht implementiert werden. Wenn Sie diese Variante bevorzugen, setzen Sie sich mit Ihrem Berater in Verbindung, er wird Ihnen gerne ein entsprechendes Angebot unterbreiten. Nachdem Sie sich nun einen groben Überblick über den Ablauf verschaffen konnten, können wir die Funktionen verwenden. 1- Klicken Sie im Fenster MT940 Import auf die Aktion Import und geben Sie die MT940 Datei an, die Sie verarbeiten möchten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 78 von 100

79 2- Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen um den Import auszuführen. Die Anwendung importiert die Daten und gibt danach folgende Meldung aus: 3- Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Das Fenster MT940 Import sieht nun wie folgt aus: 4- Klicken Sie auf die Aktion Auszugsdaten um den Inhalt des MT940 einzusehen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 79 von 100

80 Das Fenster Auszugsdaten enthält Informationen zu den Buchungszeilen im MT940. Mittels der Aktion Erstellte Bankkontoabstimmung gelangen Sie zu der auf Basis dieser MT940 Auszugsdaten erstellen Bankkontoabstimmung. In der folgenden Tabelle besprechen wir die Felder: Feld MT940 Kontobezeichnung Auszugsnr. Auszugsdatum Saldo letzter Auszug Auszug Schluss-Saldo Zuordnung Bankkontonummer Erstellte Bankkontoabstimmung Gebuchter Bankkontoauszug Bemerkung Enthält die Kontobezeichnung auf die sich die Daten beziehen. Enthält die Auszugsnummer zu dem die Daten gehören. Enthält das Auszugsdatum zu dem die Daten gehören. Enthält den Anfangssaldo des Buchungstages. Enthält den Schlusssaldo des Buchungstages. Dieses Feld enthält das zugeordnete Bankkonto, falls das Feld kein Bankkonto enthält, können Sie mittels DrillDown rechts im Feld, die Zuordnung vornehmen. Wenn für diesen Auszug eine Bankkontoabstimmung bereits erstellt wurde, enthält das Feld den Wert Ja anderenfalls Nein Wenn für diesen Auszug die Bankkontoabstimmung bereits verbucht wurde, enthält das Feld den Wert Ja anderenfalls Nein In der folgenden Tabelle besprechen wir die Felder im Bereich Buchungszeilen: Feld Valutadatum Bemerkung Das Valutadatum aus dem MT940 NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 80 von 100

81 Buchungsdatum Buchungsart Betrag Buchungstext Buchungscode Buchungscode Beschreibung Auftragsreferenz Bank Referenz Belegreferenz/Zusatzinformation Geschäftsvorfallscode Geschäftsvorfallscode Beschreibung Primanotennr. Externe Kontonummer/IBAN Externe BLZ/SWIFT-Code Externer Name Externer Name 2 Das Buchungsdatum wenn nicht im MT940 angegeben, enthält den Wert des Feldes Valutadatum Enthält die Buchungsarten aus dem MT940, folgende Werte sind möglich: Soll-Buchung Haben-Buchung Storno Soll-Buchung (Gutschrift) Storno Haben-Buchung (Lastschrift) Betrag der Buchung. Beinhaltete einen allgemeineren Buchungstext Enthält den entsprechenden standardisierten Buchungscode zur Buchungszeile Die Beschreibung zum Buchungscode der Buchungszeile Enthält die Auftragsreferenz, die der Kunde angegeben hat, wenn nicht vorhanden steht in diesem Feld NONREF Die Institution s Reference der Bank Eine Zusatzinformation, wenn von der Bank verwendet Enthält den entsprechenden standardisierten Geschäftsvorfallscode zur Buchungszeile Die Beschreibung zum Geschäftsvorfallscode der Buchungszeile Die Primanotennr. Kontonummer des Auftraggebers BLZ des Auftraggebers Name des Auftraggebers Name des Auftraggebers Der Bereich Strukturierter Verwendungszweck enthält verschiedene strukturierte Mehrzweckfelder. Hervorzuheben ist das Feld 3 Empfängerreferenz, dass die Rechnungsnummer der Verkaufsrechnungen enthält, wenn vom Kunden korrekt angegeben, bzw. das Feld 5 Zahlungsreferenz, das die Zahlungsreferenz bei Verwendung einer Zahlungsreferenz enthält. Der Bereich Unstrukturierter Verwendungszweck enthält, wenn verwendet, die unstrukturierten Informationen des MT Nachdem wir nun das Fenster MT940 Auszugsdaten besprochen haben, verlassen Sie das Fenster MT940 Auszugsdaten mit der Taste ESC. Sie befinden sich nun wieder im Fenster MT940 Import. 6- Klicken Sie auf die Aktion Bankkontoabstimmung erstellen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 81 von 100

82 7- Bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja. 8- Die Bankkontoabstimmungen werden erstellt und Sie erhalten die folgende Meldung die Sie mit OK bestätigen. Beachten Sie, dass die Spalte Erstellte Bankkontoabstimmungen nun einen Wert enthält. In unserem Beispiel 1, für eine Bankkontoabstimmung. 9- Klicken Sie auf die Aktion Erstellte Bankkontoabstimmungen und das Fenster Bankkontoabstimmungsübersicht wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Da das Fenster Bankkontoabstimmungsübersicht keine speziellen Erweiterungen erfahren hat, werden wir dieses Fenster nicht besprechen. 10- Markieren Sie die Zeile im Fenster Bankkontoabstimmungsübersicht und wählen Sie Aktion, Bearbeiten. Das Fenster Bankkontoabstimmung sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 82 von 100

83 Wie Sie in der Abbildung erkennen können, wurde die Bankkontoabstimmung, anhand der MT940 Auszugsdaten bereits ausgefüllt, im Detail wurde Bankkontonummer, Auszugsnummer, Auszugsdatum, Saldo letzter Auszug und Auszug Schluss-Saldo im Kopf der Bankkontoabstimmung ausgefüllt. Die Bankkontoabstimmungszeile wurde ebenfalls mit den Buchungszeilen aus dem MT940 Auszugsdaten ausgefüllt. 11- Klicken Sie nun auf die Aktion Ausgleich vorschlagen. Die Anwendung versucht nun für die Bankkontoabstimmungszeile einen Ausgleich (offenen Bankposten) zu ermitteln. Beachten Sie, dass die Meldung keine vorgeschlagenen Ausgleiche ermitteln konnte. Damit wir den Grund dafür erfahren, werden wir uns das Feld Verwendungszweck genauer ansehen. 12- Das Feld Verwendungszweck wurde durch den NC Zahlungsverkehr zur Verfügung gestellt und erlaubt Ihnen mittels Kontextmenü im Feld die MT940 Buchungsdetails zu dieser einen Zeile einzusehen. Wählen Sie in der Bereichsaktion Zeile das Kontextmenü und wählen Sie den Menüpunkt Buchungsdetails aus. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 83 von 100

84 Das Fenster MT940 Buchungsdetails wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Wie Sie aus der Abbildung erkennen können, handelt es sich um eine Überweisungsgutschrift der Verkaufsrechnung 2808 (ersichtlich im Feld Empfängerreferenz 3) des Debitoren Autohaus Mielberg KG Verlassen Sie das Fenster MT940 Buchungsdetails mit der Taste ESC. Im Fenster Bankkontoabstimmung klicken Sie auf die Aktion Übertragung an Fibu Buch.- Blätter. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 84 von 100

85 14- Im Anforderungsfenster Bankkto. Ausgl. Fibu Buch.-Bl. wählen Sie die Buchblattvorlage und das Buchblatt aus, setzen Sie ein Häkchen in das Feld Ausgleich vorschlagen. 15- Füllen Sie die Felder z.b. wie folgt aus und klicken Sie danach auf die Schaltfläche OK. Die Anwendung erstellt nun für alle Bankkontoabstimmungszeilen eine Fibu Buch.-Blattzeile und versucht eine entsprechende Gegenkontoart ein Gegenkonto sowie den korrekten offenen Debitorenposten zu ermitteln. 16- Danach erhalten Sie eine zusammenfassende Meldung, die Sie mit OK bestätigen. 17- Wechseln Sie nun in das entsprechende Fibu Buch.-Blatt und überprüfen Sie die vom System durchgeführten Zuordnungen. 18- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Contentbereich auf Zahlungseingangs Buch.-Blatt bearbeiten und wählen Sie das entsprechende Buch.-Blatt aus. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 85 von 100

86 Das Fenster Zahlungseingangs Buch.-Blatt sieht wie folgt aus: 19- Nachdem Sie die Zuordnungen überprüft haben und sich über die Korrektheit vergewissert haben, klicken Sie auf die Aktion Buchen. 20- Bestätigen Sie die nachfolgenden Meldungen. 21- Sobald die Buchungen durchgeführt sind, verlassen Sie das Zahlungseingangs Buch.-Blatt nun wieder 22- Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Abteilungen im Contentbereich auf NC Zahlungsverkehr und im folgenden Contentbereich auf Bankkontoabstimmung. Das Fenster Bankkontoabstimmung wird geöffnet. Doppelklicken Sie auf die entsprechende Bankkontoabstimmung. Sie befinden sich nun wieder im Fenster Bankkontoabstimmung. Beachten Sie, dass das Feld Differenz noch immer eine Differenz anzeigt. Der Grund dafür, Sie haben nun zwar einen offen Bankposten mit der Verbuchung der Fibu Buch.-Blattzeile erstellt, diesen jedoch noch nicht der Bankkontoabstimmungszeile zugeordnet. 23- Klicken Sie für die automatische Zuordnung auf die Aktion Ausgleich vorschlagen und betätigen Sie die folgende Meldung mit Ja. 24- Danach erhalten Sie eine zusammenfassende Meldung, die Sie mit OK bestätigen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 86 von 100

87 25- Vergewissern Sie sich ob der Ausgleich korrekt durchgeführt wurde und der Zuordnung entspricht, danach können Sie die Bankkontoabstimmung mittels Klick auf die Aktion Buchen, verbuchen. 26- Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit Ja. Die Anwendung verbucht die Bankkontoabstimmung und Sie befinden sich wieder in der Übersicht der Bankkontoabstimmung. Damit haben Sie den Import und somit dieses Kapitel abgeschlossen. Im nächsten Kapitel erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Posten die mit dem Zahlungsverkehr zur Verfügung gestellt werden und deren Verwendung. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 87 von 100

88 Kapitel 6 Posten Dieses Kapitel: Clearingposten Zahlungsposten Verwendungsposten NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 88 von 100

89 Clearingposten Bei der Erstellung der verschiedenen Zahlungsdateien mittels des Zahlungsverkehrs, werden zusätzlich zu den Dateien in den entsprechenden Laufwerken innerhalb von Microsoft Dynamics NAV Clearingposten erstellt. Diese Clearingposten sind am entsprechenden Bankkonto einzusehen. Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Navigationsbereich auf Bankkonten. Das Fenster Bankkonten wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Da es sich bei dem Fenster Bankkonten um die Übersicht handelt und hier keine Änderungen erfolgen können, wählen Sie das entsprechende Bankkonto mittels Doppelklick mit der linken Maustaste aus. Das Fenster Bankkontokarte wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Klicken Sie auf Navigate, Clearingposten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 89 von 100

90 Das Fenster Clearingposten wird geöffnet und sieht wie folgt aus. In der folgenden Tabelle werden die Felder im Fenster Clearingposten besprochen: Feld Status Bemerkung Dieses Feld gibt Auskunft ob der Clearingposten bzw. die dazugehörige Zahlungsdatei mittels der entsprechenden Funktion storniert wurde. Wenn das Feld den Wert Erstellt enthält, ist die Zahlungsdatei mittels der entsprechenden Funktion nicht storniert worden. Zahlungsart Bankkontonummer Bemerkung Erstellte Datei Wenn das Feld den Wert Annulliert enthält, ist die Datei mittels der entsprechenden Funktion storniert worden. Dieses Feld zeigt die Bankkontozahlungsart des Postens an. Dieses Feld enthält die Bankkontonummer zu der die Transaktion gehört. Zeigt an ob es eine Bemerkung zu diesem Posten gibt. Dieses Feld enthält den Dateinamen. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 90 von 100

91 Eingebettete Datei vorhanden Anzahl Zahlungsposten Anzahlbankposten Betrag Betrag (MW) Erstellungsdatum Durchführungsdatum Dateireferenz Lfd. Nr. Gibt Auskunft darüber ob die Datei in der Datenbank gespeichert wurde. Dieses Feld enthält die Anzahl an Zahlungsposten. Die Anzahl der Zahlungsposten gibt Auskunft über die Anzahl der Nachrichten. Wenn Sie z.b. zwei Verkaufsrechnungen an zwei verschiedene Kreditoren bezahlen möchten, werden Sie zwei Zahlungsposten erhalten. Dieses Feld enthält die Anzahl an Bankposten. Die Anzahl der Bankposten ist abhängig von der Anzahl an Zahlungsposten und der Einstellungen im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung. Das Feld enthält die Summe des Feldes Betrag aus dem Fenster Zahlungsposten, die diesem Clearingposten zugeordnet sind. Das Feld enthält die Summe des Feldes Betrag (MW) aus dem Fenster Zahlungsposten, die diesem Clearingposten zugeordnet ist. Das Datum an dem der Clearingposten erstellt wurde. Das Datum an dem die Bank die Transaktion durchführen soll. Die Referenz für die Transaktion Dieses Feld enthält die laufende Nummer, die dem Clearingposten zugewiesen hat. Jeder Clearingposten besitzt eine eindeutige Postennummer. Bei der Erstellung wird jedem Clearingposten automatisch eine Nummer zugeordnet. Sie können die Postennummer nicht ändern. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 91 von 100

92 Zahlungsposten Bei der Erstellung der verschiedenen Dateien mittels des Zahlungsverkehrs, werden zusätzlich zu den Zahlungsdateien, innerhalb von Microsoft Dynamics NAV Zahlungsposten erstellt. Diese Zahlungsposten sind am entsprechenden Bankkonto einzusehen und stehen mit den Clearingposten in Relation. Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Navigationsbereich auf Bankkonten. Das Fenster Bankkonten wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Da es sich bei dem Fenster Bankkonten um die Übersicht handelt und hier keine Änderungen erfolgen können, wählen Sie das entsprechende Bankkonto mittels Doppelklick mit der linken Maustaste aus. Das Fenster Bankkontokarte wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Klicken Sie auf Navigate, Zahlungsposten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 92 von 100

93 Das Fenster Zahlungsposten wird geöffnet und sieht wie folgt aus: In der folgenden Tabelle werden die Felder im Fenster Zahlungsposten besprochen: Feld Status Bemerkung Dieses Feld gibt Auskunft ob der Posten bzw. die dazugehörige Zahlungsdatei mittels der entsprechenden Funktion storniert wurde. Wenn das Feld den Wert Erstellt enthält, ist die Zahlungsdatei mittels der entsprechenden Funktion nicht storniert worden. Zahlungsart Bankkontonummer Belegnr. Wenn das Feld den Wert Annulliert enthält, ist die Datei mittels der entsprechenden Funktion storniert worden. Dieses Feld zeigt die Bankkontozahlungsart des Postens an. Dieses Feld enthält die Bankkontonummer zu der die Transaktion gehört. Die Belegnr. aus dem Buchblatt mit dem der Posten verbucht wurde. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 93 von 100

94 Buchungsdatum Beschreibung Bemerkung Avis Avisnr. Avis Anzahl gedruckt Anzahl Verwendungsposten Währungscode Betrag Betrag (MW) Gegenkontoart. Gegenkontonr. Externer Bankkontocode Einmalanweisung Externe Kontonummer Externe BLZ Externer SWIFT-Code Bankeinzugsmethode SEPA Mandat ID SEPA Mandat erteilt am SEPA Bankeinzugsart Empfängerreferenz Zahlungsreferenz Das Buchungsdatum aus dem Buchblatt mit dem der Posten verbucht wurde. Die Beschreibung aus dem Buchblatt mit der dieser Posten verbucht wurde. Zeigt an ob es eine Bemerkung zu diesem Posten gibt. Wenn dieses Feld ein Häkchen enthält, sollten Sie dem Kunden den Bericht AVIS übermitteln, damit der Empfänger evaluieren kann, welche Posten mit der Datei ausgeglichen werden. In diesem Feld können Sie die Avisnr. für diese Zeile entnehmen. Zeigt an wie oft der Avis für diese Transaktion ausgedruckt wurde. Dieses Feld enthält die Anzahl an Verwendungsposten. Verwendungsposten sind dem Zahlungsposten zugeordnet und enthalten Informationen für den Empfänger. Die Währung aus dem Buchblatt mit der dieser Posten verbucht wurde. Der Betrag aus dem Buchblatt mit dem dieser Posten verbucht wurde. Der Betrag in Mandantenwährung aus dem Buchblatt mit dem dieser Posten verbucht wurde. Hier wird der Code für die Gegenkontoart angezeigt, die in dieser Buch.-Blattzeile verwendet wurde. Hier wird die Nummer des Sach-, Debitor-, Kreditor- oder Bankkontos angezeigt, auf das der zur Buch.-Blattzeile gehörenden Gegenposten gebucht wurde. In diesem Feld wird der Bankkontocode des Kreditor- oder Debitor Bankkontos angezeigt, auf das die Transaktion durchgeführt wurde. Wenn es sich bei der Zeile um eine sogenannte Einmalanweisung handelt, enthält dieses Feld ein Häkchen. Die Kontonummer des Debitoren oder Kreditoren Die BLZ des Debitoren oder Kreditoren Der SWIFT-Code des Debitoren oder Kreditoren Gibt Auskunft über die Methode des Einzugs mit der diese Transaktion durchgeführt wurde. Die Mandat ID für diese Transkation Das Datum des Mandats für diese Transaktion. Die Art des Einzugs Einmalig, Wiederkehrend, Erster oder Letzter. Die Kontonummer des Debitoren oder Kreditoren Die Zahlungsreferenz, wird beim automatischen Ausgleichsvorschlag für den MT940 verwendet. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 94 von 100

95 Auftraggeberreferenz Durchführungsdatum Auftragsreferenz Sammeltransaktion Lfd. Nr. Die Auftraggeberreferenz, wird bei Rückfragen zur Bank verwendet. Das Datum an dem die Bank die Transaktion durchführen soll. Die Auftragsreferenz, wird bei Rückfragen zur Bank verwendet und für die Verarbeitung des EDIFACT CREMUL und MT940 verwendet. Wenn es sich bei der Transaktion um eine Sammeltransaktion handelt wird diese in diesem Feld angezeigt. Dieses Feld enthält die laufende Nummer, die dem Posten zugewiesen hat. Jeder Posten besitzt eine eindeutige Postennummer. Bei der Erstellung wird jedem Posten automatisch eine Nummer zugeordnet. Sie können die Postennummer nicht ändern NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 95 von 100

96 Verwendungsposten Bei der Erstellung der verschiedenen Dateien mittels des Zahlungsverkehrs, werden zusätzlich zu den Dateien in den entsprechenden Laufwerken, innerhalb von Microsoft Dynamics NAV Posten erstellt. Diese Posten sind am entsprechenden Bankkonto einzusehen. Verwendungsposten enthalten Informationen für den Empfänger, in Bezug auf die Transaktionen. Der Inhalt ist vom Typ der Nachricht wie auch verschiedenen Einstellungen z.b. im Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung abhängig. Klicken Sie im Rollencenter (ID 9001) für den Buchhaltungs-Manager im Panel Startseite im Navigationsbereich auf Bankkonten. Das Fenster Bankkonten wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Da es sich bei dem Fenster Bankkonten um die Übersicht handelt und hier keine Änderungen erfolgen können, wählen Sie das entsprechende Bankkonto mittels Doppelklick mit der linken Maustaste aus. Das Fenster Bankkontokarte wird geöffnet und sieht wie folgt aus: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 96 von 100

97 Klicken Sie auf Navigate, Zahlungsposten. Das Fenster Zahlungsposten wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Klicken Sie auf Navigate, Verwendungsposten. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 97 von 100

98 NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 98 von 100

99 Das Fenster Verwendungsposten wird geöffnet und sieht wie folgt aus: In der folgenden Tabelle werden die Felder im Fenster Verwendungsposten besprochen: Feld Belegart Belegnr. Belegdatum Externe Belegnummer Verwendungszweck Bemerkungen Währungscode Betrag Skonto Lfd. Nr. Bemerkung Die Belegart, die mit diesem Zahlungsposten in Verbindung steht. Die Belegnummer des Beleges für diesen Verwendungsposten. Das Belegdatum an dem der Beleg verbucht wurde. Die externe Belegnummer, wenn diese erfasst wurde. Der generierte Verwendungszweck lt. Einstellungen aus dem Fenster Zahlungsverkehr Einrichtung. Zeigt an ob es eine Bemerkung zu diesem Posten gibt. Die Währung des Betrages. Der Betrag, der mit diesem Beleg in Verbindung steht. Das Skonto, falls vorhanden für diesen Beleg. Dieses Feld enthält die laufende Nummer, die dem Posten zugewiesen hat. Jeder Posten besitzt eine eindeutige Postennummer. Bei der Erstellung wird jedem Posten automatisch eine Nummer zugeordnet. Sie können die Postennummer nicht ändern. Wenn Sie eine eingebettete Datei nochmals erstellen möchten, markieren Sie die entsprechende Zeile im Fenster Clearingposten und klicken Sie auf Aktionen, Eingebettete Datei bearbeiten Das folgende Fenster wird geöffnet: NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 99 von 100

100 Wählen Sie Datei exportieren, um die Datei in das entsprechende Laufwerk ihrer Wahl zu speichern. Wählen Sie Datei löschen, um die Datei aus der Datenbank zu entfernen. Sie erhalten die folgende Meldung. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, wenn Sie die Datei unwiderruflich löschen möchten, alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Nein, um den Vorgang abzubrechen. Wenn Sie eine Datei gelöscht haben, enthält die entsprechende Zeile in der Spalte Eingebettete Datei vorhanden den Wert Nein. NAVAX Consulting GmbH 2012 Seite 100 von 100

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