Archiv- und Informationsmanagement. Z.A.S. - Alles in Ordnung

Transkript

1 Archiv- und Informationsmanagement Z.A.S. - Alles in Ordnung

2 Wer ist Z.A.S. Die Firma Zentral Archiv Service GmbH mit Sitz in Neubrandenburg ist ein rein privatwirtschaftlich geführtes externes Sicherheitsarchiv. Mit 4 Archivstandorten, diversen Logistikstützpunkten sowie einem engmaschigem Servicepartnernetz sind wir immer da wo Sie uns brauchen! Unsere Dienstleistungen bieten wir Unternehmen, Freiberuflern, Behörden und Körperschaften an, die aus Effizienz- oder Kostengründen ihr betriebliches Archiv- und Informationsmanagement auslagern möchten. Seit 1994 sorgen über 50 qualifizierte Mitarbeiter für ein umfangreiches Angebot rund um das Thema Archivierung und das deutschlandweit. WIR Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

3 Z.A.S. Ihr externes Sicherheitsarchiv Kundenwunsch: Weit entferntes Archiv um Sicherheit zu gewähren Kundenwunsch: nahegelegenes Archiv für schnelle Zugriffe Z.A.S Immer für Sie erreichbar WIR Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

4 Was macht Z.A.S. Unsere Geschäftsbereiche Z.A.S. Archiv Digitalisierung Verwaltung Transporte / Vernichtung WIR Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

5 Wir archivieren, digitalisieren, verwalten, konservieren, transportieren und vernichten Dokumente Daten und Datenträger Filme, Mikrofiche, Röntgenbilder Pläne und Zeichnungen Rückstellmuster Exponate GxP Rohdaten Objektträger und Paraffinblöcke Diagnostische Proben Isothermisches Material bis -80 C Wir ARCHIVIEREN Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

6 Bei uns sind Sie Ihre Daten sicher! Vielfältige Sicherheitseinrichtungen Umfangreiche Zertifizierungen Qualitätsmanagement nach ISO und GLP Validierte EDV Systeme Notfall- und Havariemanagement WIR Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

7 Was kann Z.A.S. für Sie tun? Wir optimieren Ihre Geschäftsprozesse. WIR Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

8 Was zeichnet Z.A.S. aus? Als Full-Service Dienstleister bietet Z.A.S. Archiv- und Informationsmanagement aus einer Hand Kundenorientiert Flexibel Jederzeitige Verfügbarkeit Hohe Zugriffsgeschwindigkeit Kein Investitionsaufwand Z.A.S. hilft Ihnen dabei sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Wir Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren für Sie.

9 Externe Sicherheitsarchivierung Eine Option für niedergelassene Ärzte? Wer ausreichend Platz hat und eine Arzthelferin welche bei Bedarf die richtige Akte in einer angemessenen Zeit findet für den eher nicht! Wer mehr als 5,00 Miete zahlt und eine ohnehin schon ausgelastete Arzthelferin hat oder über die Aufgabe der Praxis nachdenkt für den schon! Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

10 Grundlagen der Archivierung Aufbewahrungsfrist Nach Ihrer Berufsordnung sind Sie verpflichtet Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde eines Patienten mindestens 10 Jahre aufzubewahren, nachdem die Behandlung abgeschlossen ist. Für Unterlagen die gem. Strahlenschutzverordnung zu archivieren sind gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren ab Beendigung der Behandlung jeweils zum Jahresende. Eigentumsverhältnisse Die Krankenunterlagen sowie Röntgenbilder, Laborbefunde und Arztberichte stehen im Alleineigentum des behandelnden Arztes. Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

11 Grundlagen der Archivierung Informationsanspruch Jeder Patient hat das Recht zu erfahren, welche Leistungen der Arzt mit den Krankenkassen abrechnet. Einsichtsrecht Der Patient hat ein Einsichts- und Herausgaberecht zumindest von Fotokopien. Jedoch ist das Einsichtsrecht beschränkt auf Befunde und Aufzeichnungen die keine subjektiven Wertungen, persönlichen Eindrücke oder emotionale Bemerkungen des behandelnden Arztes beinhalten. Herausgabe Für den Fall, dass Sie dennoch Originalunterlagen herausgeben empfiehlt es sich den vollständigen Empfang vom Patienten schriftlich bestätigen zu lassen. Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

12 Gesetzlicher Rahmen der Verwaltung und Verwahrung von Krankenakten Berufsordnung Geben sie Ihre Praxis auf, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Unterlagen in gehörige Obhut gegeben werden ( 10 Abs. 4 BOÄ). Nachfolgerregelung Für den Arzt, der seine Praxis auf einen Nachfolger übertragen kann könnte er mit diesem vereinbaren, dass eben dieser Nachfolger die herausgabepflichtigen Unterlagen in einem versiegelten Umschlag je Patient übernimmt. Der Patient könne dann entscheiden ob er sich von Ihrem Nachfolger behandeln lässt und die vorhandenen Unterlagen zur weiteren Nutzung freigibt. Wählt er jedoch einen anderen Arzt sind die Unterlagen dem Patienten respektive auf sein Geheiß dem neuen Arzt auszuhändigen. Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

13 Gesetzlicher Rahmen der Verwaltung und Verwahrung von Krankenakten Archivierungspflicht Gibt es keinen Nachfolger haben Sie zu gewährleisten, dass die Unterlagen entsprechend der Bestimmungen: des Bundesdatenschutzgesetzes der einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften der DIN V verwahrt werden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass über die Dauer der Aufbewahrungsfrist die Patienten Ihre Unterlagen einsehen, Kopien herausfordern oder die Unterlagen in Gänze übernehmen können. Wie Sie im Einzelnen Ihren Archivierungspflichten nachkommen bleibt Ihnen überlassen. Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

14 Externe Sicherheitsarchivierung Eine Lösung! Auskunft des Sozialministeriums MV Auf Anfrage des Landesdatenschutzbeauftragten teilte das zuständige Sozialministerium MV mit, dass sofern kein Praxisnachfolger gefunden wird der Verpflichtung nach BOÄ genüge getan sei, wenn der Arzt die Unterlagen in gehörige Obhut bei einem anderen: a) als Treuhänder fungierendem- Arzt oder b) einem professionellem Dienstleister übergibt. Die Ärztekammer MV könne für letztere Empfehlungen aussprechen. Zufälliger Weise ist die ZAS in der entsprechenden Empfehlungsliste aufgenommen Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

15 Ein mögliches Szenario einer externen Archivierung 1. ZAS liefert Archivboxen 2. Das Praxispersonal faltet die Boxen und legt die zu archivierenden Akten entsprechend ihrer derzeitigen Registratur in versiegelten Umschlägen in die Boxen 3. Das Praxispersonal beschriftet die Boxen mit den zur Recherche benötigten Metadaten (z.b. Patienten A D; 2009) 4. Das Praxispersonal labelt die gepackten Archivboxen und meldet die gepackten Archivboxen zur Abholung durch ZAS an. 5. ZAS holt die gepackten Boxen ab, dokumentiert die Übernahme und nimmt die Einlagerung im externen Archiv nebst Indexierung der Metadaten vor. 6. ZAS verwaltet die Akten über die Aufbewahrungsdauer und vernichtet diese nach Fristablauf. Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

16 Externe Sicherheitsarchivierung Eine Lösung! Auskunft des Sozialministeriums MV Das vorgestellte Szenario kann sowohl für den laufenden Praxisbetrieb als auch für die Praxisauflösung genutzt werden. Während im laufenden Betrieb die Abrechnung der externen Archivierung monatlich erfolgt, wird bei Praxisaufgabe eine Rechnung über die gesamte Aufbewahrungsfrist im Voraus gelegt. Die vorvereinahmten Entgelte werden auf Treuhandkonto bei ZAS verwahrt. Kosten für etwaige Herausgaben oder die Anfertigung von Kopien (Retrievalkosten) trägt der Anfordernde i.d.r. also der Patient Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

17 Externe Sicherheitsarchivierung Eine Lösung! Auskunft des Sozialministeriums MV Die Kosten je Archivbox (bis 6 Leitz Ordner; max. 15 kg entsprechend ca. 100 Patientenakten) über 120 Monate belaufen sich auf ca. 89,00 99,00 (netto) Archivierungskosten sind Betriebsaufwendungen und somit steuerlich absetzbar. Deshalb sollten Sie vor der Liquidation Ihrer Praxis entsprechende Regelungen für Ihre Archivierungspflichten treffen. Wir Archivieren Digitalisieren VERWALTEN Transportieren für Sie.

18 Ihre Vorteile Sie haben mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse Revisions- und manipulationssichere Aktenverwahrung Überwachung der Aufbewahrungsfristen Wir Archivieren Digitalisieren Verwalten Transportieren FÜR SIE.

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Bernd Mohnsame Mobil: 0176/ Zentrale Z.A.S. Zentral Archiv Service GmbH Justus-von-Liebig Str Neubrandenburg Tel.: 0395/ Fax: 0395/ info@zas-archiv.de Betriebsstätten Z.A.S. Neubrandenburg Z.A.S. Magdeburg Z.A.S. Berlin Z.A.S. Frankfurt a. M.