Glossar. GMC Software Technology GmbH

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1 GMC Software Technology GmbH Glossar Die GMC Software Group zählt weltweit zu den führenden Anbietern von Software für die personalisierte Kundenkommunikation. Die Softwarelösungen von GMC helfen Anwendern dabei, ihre Dokumente in der Kommunikation mit dem Kunden auch in großen Auflagen personalisiert zu erstellen. Die nachfolgende Begriffsliste wurde für die Medienarbeit zusammengestellt, um häufig verwendete Fachbegriffe allgemein verständlich zu erklären. Begriff Erklärung Lesevorschläge und Links Adressmanagement Crossmedia- Kampagnen Datenintegration Datenübernahme Die Verwaltung von Adressen fasst verschiedene Dienstleistungen bzw. Unternehmensprofile zusammen, die in Zusammenhang mit dem Handling von Adressdaten und -datenbanken stehen. Im Wesentlichen können dabei folgende Bereiche unterschieden werden: - Adress-Eigner - Adress-Verlag - Listbroking - EDV- und Optimierungsdienstleistungen (z.b. Datenanalyse, Aktualisierung, Abgleich, Scoring) - Adress-Erfassung, Adress-Bearbeitung - Listmanagement (Betreuung bei der Vermarktung von Adresslisten) Gezielter und strategisch geplanter Einsatz verschiedener Werbemedien in kombinierten bzw. zeitlich mehrstufigen Kampagnen Im Druckverarbeitungsprozess: Zusammenführung verschiedener Datenquellen, z.b. Dokumenteninformationen und Personalisierungsdaten (Name, Adresse etc.) Die Datenübernahme umfasst die (digitale) Übertragung der für ein Mailing relevanten Daten vom Kunden an den Dienstleister, insbesondere an die Druckerei. Neben den eigentlichen Druckprodukten umfasst die Datenübernahme auch die Übertragung von Monitor 2012, Studie 24

2 Dialogmarketing- Medien Digitaldruck Dokumenten- Archivierung Druckverfahren im Direktmarketing Adressdaten. Medien, die eine direkte Ansprache potentieller Kunden mit der Aufforderung zur Antwort enthalten: - Voll-, teil- und unadressierte Werbesendungen - Aktives und passives Telefonmarketing - Marketing - Eigene Website - Externes Onlinemarketing Digitaldruck (auch kurz Digidruck) bezeichnet eine Gruppe von Druckverfahren, bei denen das Druckbild direkt von einem Computer in eine Druckmaschine übertragen wird, ohne dass eine statische Druckform benutzt wird. Bei dem Drucksystem handelt es sich meist um ein elektrofotografisches Drucksystem wie einen Laserdrucker. Auch andere Verfahren finden Verwendung, beispielsweise Tintenstrahldruck für großformatige Plakate und Poster. Seit 1. Januar 2002 besteht für Unternehmen eine digitale Archivierungspflicht für alle mit kaufmännischer Software erstellten Daten und Dokumente. Sie müssen zehn Jahre lang für die Steuerprüfung online zugänglich sein. Direct Digital Printing (DDP) bezeichnet ein Verfahren, das personalisierte Drucke wie Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge oder auch gezielt auf den Empfänger abgestimmte Werbung (Direktmarketing) ermöglicht. Außerdem können mehrseitige Dokumente ohne Wechsel der Druckform sofort in der richtigen Reihenfolge gedruckt werden, so ein späteres Zusammentragen (Sortieren) entfällt. Digitaler Druck ist für kleine bis mittlere Auflagenzahlen kostengünstiger als Offsetdruck. Personalisierte Drucke sind wirtschaftlich überhaupt nur im Digitaldruck möglich.

3 E-Dokumente Marketing Fulfillment Seit Neuestem ist auch der Bogen- Injektdruck erfolgreich am Markt etabliert. Somit sind im Digitaldruck sowohl Toner- als auch Tintentechnologie im Einsatz. Ein elektronisches Dokument ist ein Text, eine Zahlentabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination von Texten, Tabellen oder Bildern, die durch Digitalisieren in Dateiform angelegt oder überführt wurden. Der Gesetzgeber verzichtet auf eine klare und eindeutige Definition und setzt den Begriff vielmehr als bekannt voraus. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass derjenige, der ein elektronisches Dokument erhalten soll, mit dieser Form der Kommunikation einverstanden ist und einen entsprechenden Zugang für das elektronische Dokument eingerichtet hat. Ein elektronisches Dokument wird in der Regel nur dann als wirksam behandelt, wenn der Aussteller eine qualifizierte elektronische Signatur angefügt hat, die ihn zweifelsfrei als Urheber des Dokuments legitimiert und die mit den übermittelten Daten so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung des Dokuments erkannt werden kann. Systematischer Versand von Werbe- und Produktinformationen an Interessenten und Kunden per . Der Begriff Fulfillment bezeichnet die komplette Auftragsabwicklung von Direktmarketing- oder Kunden- Kommunikations-Maßnahmen. Neben den Aufgaben, die dabei ein Lettershop im Sinne der Postvorbereitung übernimmt, zählt hierzu eine Vielzahl weiterer Leistungen, die größtenteils nachgelagert zu Direktmarketing- Maßnahmen übernommen werden. Beispielhaft seien folgende genannt: - Bestellannahme und Versand - Lagerhaltung - Kommissionierung - Verpackung - Rechnungs-Stellung

4 Hybrid Mail Inhaltsgleichheit Inspire - Mahnung - Retourenmanagement - Ersatzteilversorgung - Reparatur - Entsorgung Das gesamte Postvolumen eines Unternehmens wird an einen Druckdienstleister übergeben, ohne dass zu diesem Zeitpunkt der endgültige Versandweg definiert ist. Hier wird das Dokument zunächst elektronisch erzeugt. Wenn der Adressat über ein Postfach in einem gesicherten elektronischen Versandsystem verfügt (z.b. e-brief oder D ), wird ihm das Dokument elektronisch zugestellt. Ansonsten wird für das Dokument, je nach Vorgabe des Auftraggebers, eine einfache elektronische Zustellung (z.b. PDF an eine e- mail Adresse) oder eine Zustellung in Papierform ausgelöst. Inhaltsgleiche Sendungen sind Briefsendungen, die bis auf wenige Ausnahmen identische Informationen enthalten. Der Begriff ist auf die ursprüngliche Fassung des deutschen Postgesetzes zurückzuführen. Obgleich der entsprechende 51, Abs. 2 PostG mittlerweile nicht mehr in Kraft ist, richten sich insbesondere die entsprechenden Angebote der Deutschen Post AG weiterhin nach dieser Definition, nach der für die entsprechenden Porto-Rabatte nur maximal zehn Felder einer Werbesendung individualisiert sein dürfen Die neue Generation der Software-Lösung für das lückenlose Kundenkommunikations- Management heißt GMC Inspire. Sie wurde mit dem Ziel entwickelt, Unternehmen bei der Erhöhung ihrer Kundenbindung nachhaltig zu unterstützen. Diese können mit Hilfe von GMC Inspire Marketing-Kommunikation, Transaktions-Kommunikation und betriebliche Kundenkommunikation besser und schneller gestalten und umsetzen. Dr. Werner Broermann, Zöller&Partner mc-inspire/gmc-inspireoverview/

5 Konfektionierung Kunden- kommunikations- Management Kernfunktionalitäten von GMC Inspire: Kundenwissen, Kundenkommunikation, Multikanal-Produktion und Responsemanagement werden in einem Closed Loop bearbeitet. Die automatische Steuerung des Prozessmanagement geschieht in Echtzeit. Dadurch werden eine 24-Stunden-Produktion und vollautomatisierte Produktionsabläufe ermöglicht. Die Lösung kann für die Steuerung und Automatisierung jedes gewünschten Kommunikationsprozesses passend konfiguriert werden. Der Begriff Konfektionierung bezeichnet die Zusammenfügung der Bestandteile eines Mailings. Der Begriff fasst damit folgende Arbeitsschritte zusammen: - Falzen - Kuvertierung - Adressierung - Frankierung - Post-Auflieferung Die Konfektionierung wird oftmals durch modular miteinander verbundene, computergesteuerte Maschinen mit dem Druck zusammengefasst. Auf diese Weise können auftragsbasiert die notwendigen Maschinen in die Verarbeitungsstraße eingefügt werden Heutige Software-Plattformen ermöglichen ein lückenloses Kundenkommunikations- Management. Ziel dabei ist es, Unternehmen bei der Erhöhung ihrer Kundenbindung nachhaltig zu unterstützen. Um den heutigen Anforderungen des Dialogmarketings gerecht zu werden, hat GMC für den Kommunikationszyklus einen sogenannten Closed Loop (Design, Automatisierung, Ausgabe, Response- und Präferenzanalyse) konzipiert (siehe auch GMC Inspire). Damit lässt sich ein ganzheitliches Kampagnen- Management steuern. de/kunden/gmcsoftwaretechnology/ausgangslag e.html Lettershop Lettershop bezeichnet ein Unternehmen, das

6 Mobile Marketing Mobile Display Advertising Output- Management Personalisierung Porto- Optimierung ein Mailing oder andere personalisierte Werbesendungen be- und verarbeitet. Im Lettershop werden die zu personalisierenden Bestandteile eines Mailings mittels Laserdruck- oder Ink-jet- Verfahren beschriftet. Zusätzlich werden im Lettershop die einzelnen Bestandteile in die Versandhülle kuvertiert oder in Folie (meist bei Katalogen) eingeschweißt. Dies geschieht mit automatisierten Kuvertier- oder Einschweißmaschinen, in denen die einzelnen Bestandteile zusammengesammelt werden. Moderne Abgleichsysteme ermöglichen die Verarbeitung mehrerer personalisierter Teile, die durch aufgedruckte Nummern oder Bar-Codes abgeglichen werden. Zielgruppenspezifischer Kontakt über Mobiltelefone durch SMS-Werbung, Mobile Advertising und/oder Optimierung der Websites für mobile Endgeräte. Werbung, die speziell für die Nutzung auf mobilen Endgeräten wie Handys, Smartphones oder Tablets konzipiert wird. Steuerung von technischen Einrichtungen (Hardware und Software), mit denen Dokumente produziert werden Automatische Verwaltung von Druckerressourcen, Job Fertigstellung und Fehlerverfolgung. Ergänzung eines Dokuments um persönliche Empfängerdaten, also z.b. Name, Adresse, Anrede etc. Porto-Optimierung bezeichnet die Aufbereitung von Briefen, insbesondere im Bereich des Direktmarketings, nach bestimmten Richtlinien des entsprechenden Zustell-Unternehmens. Diese bieten häufig, z.b. für inhaltsgleiche Werbesendungen, Porto-Rabatte an. Weiterhin gehören auch Maßnahmen wie Nummerierung und Zählen

7 Response- Elemente Response- Management Social Media Marketing Transaktionsdruck Transaktionskommunikation der Sendungen zur Porto-Optimierung, da die entsprechenden Rabatte neben der Sortierung auch mengenabhängig sind. Empfänger werden mit der Direktmarketing- Aktivität zu einer Reaktion aufgefordert. Dabei geht es um die Kontaktaufnahme zu dem Absender (Unternehmen). Die in Betracht kommenden Reaktionswege sind: - Mail - Online - Telefonisch (Servicenummern) - Schriftlich (Antwortkarte, Coupons etc.) - Fax Response-Management bezeichnet die Bearbeitung der Rückläufer einer Direkt Marketing-Aktion. Hierzu zählen neben den Antworten der Empfänger per Post, Fax, Internet oder Telefon auch als unzustellbar zurückgekommene Sendungen. Aktive Präsenz der Unternehmen auf verschiedenen Social Media Plattformen, z.b. Facebook, Twitter, You tube etc. Transaktionsdruck umfasst die Annahme und Aufbereitung individueller Daten für die Erstellung regelmäßig anfallender Papier- Druckstücke. Es handelt sich dabei i.d.r. um eine geschäftliche Statusfeststellung im Geldoder Güterverkehr, wie z.b. die Erstellung von Kontoauszügen, Rechnungen und Mahnungen, Tickets, Lieferscheine oder Logistikpapieren. Eine wesentliche Rolle in diesem Bereich spielt die Verschiedenheit der einzelnen, im Rahmen eines Auftrags erstellten Druckstücke. Der Begriff Transaktionskommunikation beinhaltet den - bei der Erstellung von regelmäßig anfallenden Druckstücken wie z.b. Kontoauszüge, Rechnungen, Lieferscheinen etc. - Druckvorgang auf dem Papier samt Kuvertierung und Frankierung, den virtuellen Druck als Datei z.b. PDF, den Versand per Fax oder sowie die ileadmin/user_upload/m ediathek/texte/gmc_do ssier_transpromo.pdf

8 Transpromo Wertschöpfungskette Archivierung beinhalten kann. (Quelle: Postlexikon). Eine wesentliche Rolle bei der Transaktionskommunikation spielt die Gesetzgebung. Die Transaktionsdokumente müssen versendet werden. Große Transaktionsdruck-Anbieter nutzen bereits Ihre Bestandskommunikation für die Anreicherung mit Werbung. Gegenüber herkömmlichen Werbesendungen (z. B. Mailings) haben Transaktionsdokumente den Vorteil, dass der Empfänger sie mit hoher Aufmerksamkeit liest, weil die enthaltenen Informationen für den Empfänger von Bedeutung sind. Transpromo bezeichnet die Nutzung von Transaktionsdokumenten (transaction printing) für Werbung und Vertriebszwecke (promotion). Transaktionsdokumente sind in großen Auflagen versendete persönliche Informationen von einem Unternehmen an seine Kunden, zum Beispiel Kontoauszüge, Rechnungen etc. Bei Transpromo werden dem Empfänger auf dem persönlichen Dokument, passend zu seinem Konsumverhalten, personalisierte Werbeangebote gemacht. Alle Prozesstufen - von der Planung und Konzeption über die Produktion bis hin zu Distribution und Responsemanagement -, die bei der Umsetzung einer Werbemaßnahme durchlaufen werden. ileadmin/user_upload/m ediathek/texte/gmc_do ssier_transpromo.pdf Pressekontakt: naucke_kommunikation GmbH Christoph Naucke Schlossplatz 4a Hersbruck Deutschland Telefon:

9 Fax: GMC Software Technology AG