Smartphone 3.0. Für Administratoren

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1 Smartphone 3.0 Für Administratoren

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3 Für Administratoren Smartphone 3.0 für Windows 95/NT/2000

4 Smartphone-Lizenzvertrag Es handelt sich hierbei um einen Software-Lizenzvertrag zwischen dem Käufer als Endverbraucher und der NOVAVOX AG, Zürich, einer Aktiengesellschaft nach schweizerischem Recht. Lesen Sie den Software-Lizenzvertrag vor der Installation sorgfältig durch. Falls Sie sich mit den Bedingungen des Lizenzvertrages nicht vollständig einverstanden erklären, senden Sie das Produkt und das gesamte Begleitmaterial an Ihren ursprünglichen Verkäufer zurück. Im gegebenen Fall wird Ihnen die Rückerstattung des vollen Kaufpreises garantiert. Die Nutzung dieser Software von NOVAVOX AG ist Gegenstand eines Lizenzvertrages und darf ausschließlich gemäß den folgenden Vertragsbedingungen verwendet werden. Bitte lesen Sie diesen Lizenzvertrag sorgfältig durch. Der Vertrag enthält eine Enthaftungsklausel. Erteilung der Softwarelizenz Die NOVAVOX AG-Lizenzvereinbarung, nachfolgend Lizenz genannt, berechtigt Sie zur Verwendung einer Kopie der vorliegenden Software. Diese Kopie der Software darf jeweils nur auf einem Computer eingesetzt werden. Urheberrechtliche Bestimmungen Die Software ist Eigentum der NOVAVOX AG und durch urheberrechtliche Bestimmungen vor unerlaubter Vervielfältigung geschützt. Kopien der Software dürfen nur zu Sicherungszwecken hergestellt werden und dürfen nicht in Umlauf gebracht werden. Kopierschutzeinrichtungen der Software und Hardware, die eine mißbräuchliche Verwendung unmöglich machen sollen, dürfen nicht manipuliert werden. Das der Software beigefügte Begleitmaterial untersteht den urheberrechtlichen Bestimmungen und darf weder vervielfältigt noch weitergegeben werden. Weitere Beschränkungen Diese Software darf weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln reproduziert, kopiert, vermietet oder ausgeliehen werden. Die Lizenzrechte dürfen weiter veräußert werden. Jedem künftigen Erwerber ist nebst der Software (inklusive aller Updates) sämtliches Begleitmaterial auszuhändigen und die Bestimmungen dieses Vertrages ausdrücklich zur Kenntnis zu bringen. Der Erwerber muss sich mit diesen Bestimmungen einverstanden erklären. Die Rechte an der Lizenz gehen mit der Veräußerung in vollem Umfang auf den Erwerber über, und der Veräußerer verliert das Recht zur weiteren Nutzung. Garantiebestimmungen Die NOVAVOX AG garantiert die Funktionstüchtigkeit der Software entsprechend dem mitgelieferten Handbuch für die Dauer der ersten neunzig (90) Tage ab Kaufdatum. Für Schäden, die durch unsachgemäße Benutzung und Wartung entstehen, lehnt die NOVAVOX AG jegliche Haftung ab. Gesetzliche oder vertragliche Gewährleistungs- und Haftungsansprüche gegenüber Verteilern und Händlern werden durch diese Herstellergarantie weder ersetzt noch beschränkt. Im Garantiefall hat der Käufer einen Anspruch auf Ersatz oder Reparatur der Software. Eine Rückerstattung des Kaufpreises ist grundsätzlich nicht vorgesehen, kann aber in Ausnahmefällen erfolgen. Schäden infolge von Drittursachen, Missbrauch, unsachgemäßer und fehlerhafter Bedienung fallen nicht unter die Garantie. Der Zeitraum, den der Ersatz oder die Reparatur von schadhafter Software in Anspruch nimmt, darf der Garantiedauer angerechnet werden, wenn er eine Woche übersteigt. Jede weitere Gewährleistung außer der obengenannten wird von NOVAVOX AG ausdrücklich abgelehnt. Haftung für Folgeschäden Die Haftung für Folgeschäden, die beim Lizenznehmer im Zusammenhang mit der Benutzung oder Nichtanwendbarkeit der Software und Hardware entstehen, wird von der NOVAVOX AG ausdrücklich abgelehnt. Die Haftung von NOVAVOX AG beschränkt sich ausschließlich auf die Gewährung der obengenannten Garantieleistungen. Die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die NOVAVOX AG untersteht, unter Vorbehalt anderer zwingender Bestimmungen, schweizerischem Recht. Für Fragen betreffend der vorliegenden Lizenz oder unserer Produkte wenden Sie sich bitte an folgende Adresse: Telefon: Fax: support@novavox.com Wenn Sie diese Software installieren, erklären Sie sich mit den obengenannten Bedingungen des Lizenzvertrages einverstanden. Änderung der Lizenz Um die Lizenz zu ändern oder neue Optionen zu installieren: Starten Sie Smartphone Server. Wählen Sie aus dem Menü [Einstellungen] den Menübefehl [Lizenzierung]. Urheberrechte und Warenzeichen NOVAVOX und Smartphone sind eingetragene und geschützte Warenzeichen der NOVAVOX AG. DIALOGIC ist ein eingetragenes Warenzeichen der Dialogic Corp. Folgende Bezeichnungen fallen unter das Urheberrecht und sind eingetragene Warenzeichen der Dialogic: Proline/2V, D/21H, D/ 41H, D/21D, D/41D, Dialog/4, D/41E, D/41ESC, D/2x, D/4x, FAX/ 40, FAX/40E, VFX/40, VFX/40E, VFX/40SC, VFX/40ESC+. Lernout & Hauspie, Lernout & Hauspie Speech Products und L&H sind eingetragene Warenzeichen der Lernout & Hauspie Corp. Microsoft, Windows und Windows NT sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft. Pentium ist ein eingetragenes Warenzeichen von Intel Corporation. Adobe und Acrobat sind eingetragene Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. Copyright NOVAVOX AG. Alle Rechte vorbehalten. Das Handbuch ist urheberrechtlich geschützt und darf ohne ausdrückliche Genehmigung des Herstellers weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln übertragen, vervielfältigt oder übersetzt werden.

5 Inhalt Einleitung...9 DieDokumentationssammlung...9 AndereInformationsquellen...10 HinweisezumDokument...10 ÜberdiesesHandbuch...12 Einführung WasistUnifiedMessaging?...15 Dietraditionelle (ElektronischePost)...15 TraditionelleSprach-/Faxnachrichten...15 UnifiedMessaging-Vorteile...16 Allg. Bemerkungen Automated Attendant - Beschreibung für den Administrator...21 Standard-Konfigurationen...21 Rufweiterleitung...23 Schleifenbetrieb-Erkennung EingehendeAnrufarten...25 AutomatedAttendant-Administratoren...25 AllgemeineNachrichten...25 Smartphone Server Technischer Hintergrund Benutzerdatenbank...27 Unterstützungspersonal...27 Nachrichtenspeicher...28 Telefonie-Standards...30 Netzwerkprotokolle...32 Per Telefon auf den Smartphone Server zugreifen Smartphone Client-Computer über das LAN verbinden Smart-4-Fax-Server...34 DerGebrauchvonSMSmitSmartphoneServer...34 ZentraleVerwaltung...36 Installation und Wartung von Smartphone Mail-Server-Verbindung...39 ModusfürunaufgeforderteInstallation...39 Postfächererstellen...40 Promptsaufnehmen...44 BearbeitenvonPostfach-Nachrichten...46 Vorwahlnummern...47 EinstellungendesSystemverwalters...48 Prompt-Einstellungen...48 Sprachsynthese-Einstellungen...49 Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten Faxeinstellungen

6 Inhalt Arbeitszeitplanfestlegen...52 Speicherplatzwarnung Modi...55 TippsfürdenAdministrator:...55 Text-to-Speech-Technologie (TTS)...57 Wähleigenschaften unter Verwendung von TAPI...59 Statistiken...61 DasFensterStatistik-Einstellungen...61 Textdateien-Statistiken...61 SmartphoneServerStatistik-Datenbanken...62 Statistik-Reports mit dem Report Generator erstellen Online-Statistiken...63 VerwendungdesSystemmonitors...63 SmartphoneServerAnrufestatistiken...64 Programme Smartphone Server-Komponenten...67 Smartphone Server Programmpunkte eine Übersicht Smartphone Server unterstützende Programme Smartphone Server eine Übersicht SmartphoneServer-Fenster eineübersicht...69 GrundlegendeFunktionen-Übersicht...72 AndereEinstellungs-Fenster...74 Voic -UnifiedMessaging-Einstellungen...79 AutomatedAttendant-Einstellungen...88 Beschreibung der Benutzeroberfläche von Mailbox Administrator Hauptfenster...91 [Datei Neues Postfach] und [Datei Postfach öffnen] [Optionen Statistik]...94 [Optionen Zeitplan]...95 [Optionen Kennwort]...95 [Attendant AllgemeinesPostfacherstellen...95 [Attendant Administration]...96 Report Generator eine Übersicht...99 ReportGenerator-Hauptfenster...99 BeispielezudenDiagrammstilen PBXplorer eine Übersicht Konzepte Befehle Kurztasten-Befehle Deinstallation von Smartphone Server Anhang Initialisierungsdateien Diesmphone.ini-Datei

7 CallProgress Voic -UnifiedMessaging Prompts Systemprompts Voic -UnifiedMessaging-Prompts TimeStamp-Prompts Schritt-für-Schritt-Anleitungs -Prompts AnderePrompts Glossar Index199 7

8 Smartphone 3.0 8

9 Einleitung W illkommen zu Smartphone 3.0, der stabilen Softwareumgebung für Computer-Telephonie auf dem neuesten Stand der Technik. Dieses Programm verfügt über neue, einfach zu bedienende Tools, mit denen benutzerdefinierte interaktive Voice Response-Applikationen und komplette Betriebslösungen wie ein Unified Messaging-System oder Voic mit Faxmail erstellt werden können. Unified Messaging ist ein revolutionärer Schritt innerhalb der Nachrichtenübertragungssysteme für Ihr Büro. Es umfaßt Voic und Faxmail-Funktionen und integriert diese mit dem Nachrichtenübertragungssysstem von Microsoft Exchange Server. Benutzern wird damit ermöglicht, Faxdokumente auf dem Bildschirm anzusehen, Sprachnachrichten abzuhören und ihre s zu lesen und das alles von einem Postfach aus. Die Dokumentationssammlung Die für Smartphone 3.0 zusammengestellte Dokumentation ist eine vollständige Sammlung von Informationen und Anweisungen für alle, die mit dem Nachrichtenübertragungssystem irgendwie in Berührung kommen. Die Sammlung setzt sich wie folgt zusammen: Was ist neu bei Smartphone 3.0. Diese Unterlagen heben einige der neuen Merkmale heraus, die seit der letzten Version 2.81 SR2 in Smartphone 3.0 verbessert oder hinzugefügt wurden. Smartphone 3.0 für Benutzer Für die Benutzer des Unified Messaging- bzw. Voic -Systems in Smartphone. Hier wird das Grundkonzept von Unified Messaging bzw. Voic erklärt und durch die Installation der Smartphone Client-Software auf dem Benutzer-PC geleitet. Smartphone 3.0. Kurzanleitung. Eine kleine Karte für einen kurzen Überblick über die wesentlichen Voic -Funktionen. Diese Karte kann ausgedruckt und an die Benutzer verteilt werden. Smartphone 3.0. Unified Messaging / IVR und Voic / IVR Installations- Fahrplan Eine generelle Anweisung zum Installieren und Betreiben des Interactive Voice Respones (IVR)-Systems sowie der Unified Messaging (UM)- und Voic -Lösung im Büro des Benutzers. Smartphone 3.0. Installationsanleitung Für diejenigen, die den Smartphone Server und das Voic -Unified Messaging-System installieren. Beschreibt den gesamten Installationsvorgang Schritt für Schritt. Smartphone 3.0. Konfigurierungshandbuch für die TK- Anlage Geschrieben für TK-Anlagen-Spezialisten, die das Telefonsystem auf die Integration von Smartphone vorbereiten. Enthält technische Informationen über notwendige Änderungen in der TK-Anlagen-Konfiguration, die gemacht werden müssen, um die vollständige Funktionalität der Smartphone-Voic und Unified Messaging- Lösung zu gewährleisten. Smartphone 3.0 für Administratoren Für den Administrator des Unified Messaging-, bzw. Voic -Systems in Smartphone. Umfaßt sämtliche Informationen, die der Systemadministrator für den einwandfreien Betrieb des Systems benötigt. Smartphone 3.0 für Applikationsentwickler Eine komplette Anleitung zum Entwickeln von benutzerdefinierten, interaktiven Voice-Applikationen mit den Smartphone Entwickler-Tools. 9

10 Smartphone 3.0 Andere Informationsquellen Aktive Hilfe Mit Aktiver Hilfe ist gemeint, daß Smartphone Server kurze Erklärungen für Elemente der Programmschnittstelle anzeigen kann (zur Zeit zu den Menüpunkten). Um solche Erklärungen zu erhalten, setzen Sie einfach den Mauspfeil auf das Element. Diese Art von Hilfe wird als aktiv bezeichnet, da sie aktiv die Position des Mauspfeils mitverfolgt. Die Erklärungen werden in der Smartphone Server-Statusleiste angezeigt. Tooltips Tooltips sind kurze Erklärungen zu den Symbolen im Programmfenster. Sie beschreiben den entsprechenden Vorgang, der durch Klicken auf ein Symbol im Smartphone Server ausgelöst wird. Online-Hilfe Smartphone Server unterstützt die komplette Funktionalität der Windows 95/NT/2000-Hilfe. Für einfachen Zugriff auf die Hilfe: Drücken Sie auf Ihrer Tastatur <F1> für eine allgemeinehilfezusmartphoneserver. Drücken Sie <Hochstelltaste+F1> für kontextsensitive Hilfe für das aktive Feld. Wählen Sie auf der Menüleiste [Hilfe Inhalt]. Ein Fenster mit folgenden Registern wird geöffnet: ein Inhaltsverzeichnis mit einer Auswahl von Büchern und Themen. ein Themenindex. ein Wort. Wählen Sie auf der Menüleiste [Hilfe Übersicht], um das Inhaltsverzeichnis der Hilfe zu öffnen. Wählen Sie auf der Menüleiste [Hilfe Glossar], um das Glossar zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, die in jedem Fenster angebracht ist. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die MS Hilfe?-Schaltfläche. Klikken Sie anschließend auf das Element in einem Fenster, für welches Sie eine Erklärung benötigen. Ein Fenster mit einer Erklärung wird aufgeklappt. In jedem Online-Hilfefenster erhalten Sie zusätzliche Informationen zu den hervorgehobenen Schlüsselwörtern, indem Sie auf diese klicken. Readme-Datei Neueste Informationen über Smartphone können in der readme.txt -Datei nachgelesen werden. Hinweise zum Dokument Die ganze technische Dokumentation zu Smartphone wird im Adobe Acrobat (PDF)-Format angezeigt und als Smartphone-CD-ROM versandt. Alle Dokumente beinhalten eine Inhaltsangabe am Dateianfang, PDF-Textmarken, einen Index der Schlüsselworte am Ende der Datei und einen PDF-Suchindex. Um den PDF-Suchindex zu benutzen: 1 Vergewissern Sie sich, daß Sie die Version des Adobe Acrobat Reader mit Suchindex installiert haben, der mit Smartphone versandt wurde. 2 Im Acrobat Reader gehen Sie zum Menübefehl [Bearbeiten Volltextsuche Indexe auswählen...], das Dialogfenster Indexauswahl erscheint. 3 Klicken Sie auf Hinzufügen... und gehen zu <CD- ROM-Laufwerkbuchstabe>:\Server\Docs\German\Index.pdx. 4 Klicken Sie OK. Der Server-Index ist nun verbunden. Verwenden Sie [Bearbeiten Volltextsuche Suche...], um sofort in der 10

11 ganzen Smartphone Server-Dokumentation suchen zu können. Verwendete Schreibweisen In Übereinstimmung mit den NOVAVOX AG-Dokumenten haben wir folgende Syntax-Regeln beachtet: 1 Optionen, die aus einem Menü oder einem Untermenü gewählt werden können, sind in eckigen Klammern eingeschlossen ( [ ] ). Die einzelnen Menüebenen werden dabei durch einen vertikalen Strich ( ) abgetrennt. Zum Beispiel: [Einstellungen Telefonlinien ] bedeutet, daß ein Dialogfeld geöffnet werden kann, indem Sie im Hauptmenü auf das Menü Einstellungen klicken und anschließend aus dem Untermenü den Befehl Telefonlinien wählen. 2 Die Namen der Fenster, Register und Dialogfelder stehen zwischen Anführungs- und Schlußzeichen. 3 Die Namen der Schaltflächen werden fettgedruckt. Zum Beispiel: OK. 11

12 Smartphone 3.0 Über dieses Handbuch Das vorliegende Handbuch wendet sich an Systemadmistratoren. Hier können alle nötigen Informationen zur Installation von Smartphone Unified Messaging bzw. Voic gefunden werden. Weiter wird aufgezeigt wie Sie die Leistung der Smartphone-Software maximal ausschöpfen können. Nachdem Sie sich ausreichend mit dem Aufbau der Nachrichtenübermittlungssysteme vertraut gemacht haben, können Sie bereits Grundaufgaben des Systemadministrators ausführen. Das in diesem Handbuch vermittelte Wissen bietet Ihnen eine wertvolle Hilfe bei der Wartung und Bedienung Ihres Nachrichtenübertragungssystems. Das Handbuch ist wie folgt aufgegliedert: Grundkonzepte von Voic und Unified Messaging Dieser Abschnitt führt Sie in die Grundkonzepte und die in der Dokumentation verwendete Terminologie ein. Übersicht über die Funktionen In diesem Abschnitt finden Sie eine technische Beschreibung zum Unified Messaging-System, einen umfassenden Einblick in die Aufgaben des Systemadministrators sowie eine Übersicht über die Statistiktätigkeiten in Smartphone Server. Alltägliche Pflichten eines Systemadministrators, wie die Registrierung eines neuen Benutzers, die Wartung des Smartphone Server-Computers usw., werden speziell ausgeführt. Führer durch das Programm Dieser Abschnitt bietet die neusten Informationen zu Smartphone Server, Mailbox Administrator, Report Generator, PBXplorer und dem Deinstallationsprogramm. Anhang Der Anhang liefert zusätzliche technische Informationen, die sich bei der Wartung des Smartphone-Systems als nützlich erweisen können (z.b. über INI-Dateien, Promptlisten, ein Glossar usw.). 12

13 Einführung

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15 Kapitel 1: Was ist Unified Messaging? D ieser Abschnitt enthält einen kurzen Überblick über traditionelle Messaging-Dienste wie E- Mail, Voic und Faxmail. Zum Schluß werden die Vorteile einer Vereinigung dieser Systeme, wie sie durch Unified Messaging erfolgt, aufgezeigt. Die traditionelle (Elektronische Post) Konzept Die Übermittlung von Nachrichten per unterstützt folgende Eigenschaften: Textnachrichten Die Befehle für folgende Funktionen von Textübermittlung per werden über den Exchange Client-Computer eingegeben: Erstellen (und Senden an eine -Adresse) Anzeigen Drucken (auf einem Drucker) Weiterleiten (an eine -Adresse) Komponenten Das folgende Diagramm zeigt die Komponenten eines E- Mail-Messaging-Systems: LAN Erläuterungen zum Diagramm: Microsoft Exchange Server-Computer. Der Microsoft Exchange Server bietet: Dem Exchange Client eine breite Auswahl von Messaging-Diensten. Exchange Client-Computer. Der Exchange Client (oder Outlook) bietet: Zugriff auf alle -Nachrichten. Benutzerfreundliche Schnittstelle zur Erstellung von -Nachrichten. Zugriff auf Konfigurationseinstellungen des - Clients. Einschränkungen Das -Messaging-System ist nicht ans Fernmeldenetz angeschlossen. Aus diesem Grund: Wird Nachrichtenübermittlung über Sprache/Fax nicht unterstützt. Entfällt die Benachrichtigung über eingegangene E- Mails per Telefon. Wird zum Erstellen/Abrufen der Nachricht ein Computer benötigt. Traditionelle Sprach-/ Faxnachrichten Konzept Internet Provider Exchange Server Exchange Client Herkömmliche Sprach-/Fax-Messaging-Dienste unterstützen folgende Eigenschaften: Sprachnachrichten Befehle für folgende Funktionen der Sprachnachrichtenübermittlung werden über das Telefon eingegeben: 15

16 Smartphone 3.0 Erstellen Spielen Weiterleiten (zu einem Voic -Postfach) Faxnachrichten Befehle für folgende Funktionen der Faxnachrichtenübermittlung werden über das Telefon eingegeben: Erstellen Drucken (auf einem Faxgerät) Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten Befehle für die Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten werden über das Telefon eingegeben. Komponenten Das folgende Diagramm zeigt die Komponenten eines Sprach-/Fax-Messaging-Systems: Telefon Das Telefon bietet: Zugriff auf alle Sprach- und Faxnachrichten. Schnittstelle zum Erstellen von Sprachnachrichten. Zugriff auf die Konfigurationseinstellungen des Postfachs. GSM-Mobiltelefon Die GSM-Mobiltelefone bieten folgendes per SMS: Benachrichtigung über eingehende Nachrichten. -Weiterleitung auf ein Mobiltelefon. Faxgerät Das Faxgerät bietet: Schnittstelle zum Erstellen von Faxdokumenten. Drucken von Faxdokumenten. Einschränkungen Vor Ort Das Sprach-/Fax-Messaging-System ist nicht an das Lokale Netzwerk (LAN) angeschlossen. Aus diesem Grund: Wird Messaging nicht unterstützt. Außenstelle Telefon öffentl. Fernsprechnetz Voic Server Telefon Ist es nicht möglich, auf dem Computer auf Sprach-/ Faxnachrichten zuzugreifen. Wird zur Erstellung von Nachrichten das Fernmeldenetz benötigt. Unified Messaging-Vorteile Fax TK-Anlage Fax Konzept Erläuterungen zum Diagramm: Voic Server-Computer Der Voic Server bietet: Sämtliche Messaging-Dienste für Telefon und Faxgerät Die Smartphone Unified Messaging- (UM-) Lösung bietet ein System zur vereinheitlichten Nachrichtenübermittlung. Die verschiedenen Nachrichtentypen (Text, Sprache, Fax) werden von einem beliebigen Gerät aus (Telefon, Faxgerät, Computer, Drucker, Pager usw.) erstellt, abgerufen, bearbeitet oder weitergeleitet. UM- Systeme kombinieren Funktionalität herkömmlicher Voic - und -Messaging-Systeme, fügen aber 16

17 Was ist Unified Messaging? auch neue Funktionalitäten hinzu, was die Integration dieser Messaging-Systeme letztendlich ermöglicht. Die Smartphone Unified Messaging-Lösung unterstützt folgende Eigenschaften der Nachrichtenübertragung: -Nachrichten: Erstellen (und Senden an eine -Adresse) Anzeigen auf dem Computer Drucken (auf dem Drucker, auf dem Faxgerät) Abspielen auf einem Telefon (unter Verwendung von Text-To-Speech) Weiterleiten (auf eine -Adresse, auf ein GSM- Mobiltelefon via SMS oder an einenum-benutzer). Sprachnachrichten: Erstellen (mit Telefon oder SPC-Multimedia-Computer und Senden an eine -Adresse oder einen Benutzer) Abspielen auf einem SPC-Multimedia-Computer, Telefon Weiterleiten auf eine -Adresse oder an einen anderen Benutzer Faxnachrichten: Erstellen (mit einem Faxgerät oder SPC-Computer und Senden an eine -Adresse, einen Benutzer oder ein Faxgerät) Anzeigen (auf dem SPC-Computer) Drucken (auf einem Drucker oder Faxgerät) Weiterleiten (auf eine -Adresse oder an einen anderen Benutzer) Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten Befehle für die Benachrichtigung zu neu eingegangenen Nachrichten werden per Telefon, MWI, SMS oder eingegeben. Komponenten Smartphone Unified Messaging basiert auf der Client/ Server-Architektur. Diese Architektur besteht aus einem Microsoft Exchange Server (XS) als -Server und einem Smartphone Server (SPS) als Sprach-/Fax-Server, der die Anfragen von Smartphone Client (SPC) verarbeitet (Microsoft Exchange Client mit zusätzlicher Unified Messaging-Funktionalität). Anfragen vonseiten des Benutzers können eine beliebige vom Server unterstützte Form annehmen (Anfragen wie das Senden von Informationen, Ändern der Benutzerprofile, die auf dem Server gespeichert sind). Innerhalb der Client/Server-Architektur verarbeitet der Smartphone Server-Computer alle Anfragen des SPC- Computers betreffend der Nachrichtenübermittlung. Folgendes Diagramm veranschaulicht ein Unified Messaging-System und seine Komponenten: Telefon Externer Benutzer Fax Öffentliches Fernsprechnetz Erläuterungen zum Diagramm: XS-Computer Vor Ort SPS XS Server-Computer TK-Anlage Fax Interner Benutzer Der Microsoft Exchange Server-Computer bietet: Dem SPC-Computer sämtliche Messaging-Dienste. SPS-Computer Der Smartphone Server-Computer bietet: Konvertierung der gewünschten Nachrichtentypen (Text, Sprache, Fax). Fax LAN SPC-Computer Telefon 17

18 Smartphone 3.0 Versorgung von Telefon und Faxgerät mit Messaging-Diensten. SPC-Computer Der Smartphone Client-Computer bietet: Zugriff auf alle Formen von Nachrichten ( , Sprache, Fax). Benutzerfreundliche Schnittstelle zum Erstellen einer Nachricht ( , Sprache, Fax). Zugriff auf Benutzer-Konfigurationseinstellungen. Telefon Das Benutzertelefon bietet: Zugriff auf alle Formen von Nachrichten ( , Sprache, Fax). Benutzerfreundliche Schnittstelle zum Erstellen von Sprachnachrichten. Zugriff auf die Benutzer-Konfigurationseinstellungen. Faxgerät Das Faxgerät des Benutzers bietet: Eine benutzerfreundliche Schnittstelle zum Erstellen von Faxdokumenten Drucken der Faxdokumente 18

19 Allg. Bemerkungen

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21 Kapitel 2: Automated Attendant - Beschreibung für den Administrator Diese Version von Smartphone beinhaltet einen neuen Dienst: den Automated Attendant (AA). Dieser Service ist eine Erweiterung des Voic - oder Unified Messaging-Systems: er beantwortet eingehende Anrufe und bietet dem Anrufer mittels Sprachmenüs unmittelbar die Verbindung mit einer Nebenstellennummer an, er kann aus einer vorgelesenen Liste mit einer Person verbinden oder die Verbindung zum Rezeptionisten herstellen. Der Automated Attendant ist zur Entgegennahme von eingehenden Anrufen anstelle eines personenbesetzten Empfangs gedacht. Der AA verbindet Anrufer mittels Sprachführung entweder mit dem registrierten Benutzer, einem anwesenden Rezeptionisten (Empfang) oder einer vorbestimmten Telefonnummer. Sollte der Anschluß des registrierten Benutzers besetzt sein oder dieser nicht antworten, bietet der AA an, im betreffenden Voic oder Unified Messaging-Postfach eine Nachricht zu hinterlassen. Um sich über das Installieren des Automated Attendant- Supports zu informieren, konsultieren Sie bitte die Installationsanleitung, Kapitel "Initialisierung von Diensten." Standard-Konfigurationen Es sind vier Standard-Konfigurationen möglich, wie der Automated Attendant im Betriebstelefonnetz installiert werden kann. Jede Standard-Konfiguration setzt voraus, daß eine Büro-TK-Anlage vorhanden ist, eine Anschlußgruppe für die mit dem Smartphone Server verbundenen Linien erstellt wurde und daß eine personenbezogene Rezeptionisten-Telefonkonsole vorhanden ist. Es ist möglich, eine Line aus der Anschlußgruppe auszuchließen, den Automated Attendant auf ihr zu deaktivieren und die TK-Anlage so zu konfigurieren, daß diese Linie nur für eingehende Anrufe an das Voic -Unified Messaging System verwendet wird. Somit müssen die Benutzer nicht jedesmal Ihren Postfach-Zugriffscode eingeben. Konfiguration 1 In der einfachsten möglichen Konfiguration wird die Telefonkonsole des Rezeptionisten direkt mit einer der Smartphone Server Linien (Linie A, siehe Zeichnung 1) verbunden, damit diese zusammen klingeln. Aktivieren Sie den AA-Service für die Linie A. Nun wird der AA einen Anruf beantworten, wenn der Empfang den Anrufer nach einer gewissen Anzahl von Rufzeichen nicht entgegennimmt. Wenn der Empfang einen Anruf vorher entgegennimmt, wird Smartphone nicht angewendet. Vergewissern Sie sich, dass die Linie A nicht für Benachrichtigungen ausgewählt wurde. Konfigurieren Sie Ihre TK-Anlage so, daß alle eingehenden Anrufe der Linie A zugeordnet werden, und schließen Sie diese aus der Smartphone-Anschlußgruppe aus. Beachten Sie, daß in dieser Konfiguration nur eine Linie verwendet werden kann, um eingehende Anrufe entgegenzunehmen. Nimmt das System oder der Empfang einen Anrufer entgegen, werden alle anderen Anrufer den Besetzt-Ton hören oder Sie werden auf Halten gesetzt, abhängig davon, wie die TK-Anlage konfiguriert wurde. 21

22 * 8 # * 8 # Smartphone 3.0 Externe Amtsbuendel TK- Anlage PSTN Linie A In dieser Konfiguration ist der Rezeptionist mit einer bestimmten Line verbunden. Alle Smartphone Serverund Rezeptionisten-Linien werden in eine der alle klingelnden Anschlußgruppen eingeschlossen. Bei allen in die Anschlußgruppe eingeschlossenen Smartphone Server-Linien muß der AA aktiviert sein. Somit fangen alle Linien bei einem eingehenden Anruf zusammen an zu klingeln. Sollte der Rezeptionist den Anruf nach einer vorbestimmten Anzahl Rufzeichen nicht entgegennehmen, werden alle verfügbaren Linien des Smartphone Server versuchen, den Anruf entgegenzunehmen und zu beantworten. Die TK-Anlage wird den Anruf an eine der Linien weiterleiten. Die anderen Linien werden nicht verbunden und trennen nach Erkennen des Wähltones. Rezeptionisten- Konsole Smartphone Server Dialogic Externe Amtsbuendel PSTN Abbildung 1: Die einfachste mögliche Konfigurationseinstellung. Die aufgerufenen Telefonlinien sind in rot markiert. Für diese Linien muss der AA aktiviert werden. Wählen Sie die für AA aktivierten Telefon-Linien im Fenster Automated Attendant-Einstellungen aus, zugänglich über den Menübefehl [Voic -Unified Messaging Automated Attendant...] im Smartphone Server-Register Linien. Die Anzahl der Rufzeichen, die der AA abwartet, bevor er einen Anruf entgegennimmt, wird im selben Fenster, im Register Allgemein, eingestellt. Bemerkung: Smartphone Server wird die gleiche Anzahl Rufzeichen abwarten, um einen internen Anruf an eine interne Nebenstellennummer an Voic -Unified Messaging weiterzuleiten. Sie können im Fenster Abgehende Dienste die Linien zur Benachrichtigung auswählen, indem Sie den Menübefehl [Voic -Unified Messaging Abgehende Dienste...] im Smartphone Server wählen, Register Linien. Konfiguration 2 Rezeptionisten-Konsole TK- Anlage Abbildung 2: Konfiguration Es klingelt überall Diese Konfiguration übertrifft die Konfiguration 1, da verschiedene gleichzeitig eingehende Anrufe entgegengenommen werden können. Trotzdem sind einige Verzögerungen oder Probleme möglich, da alle Linien gleichzeitig versuchen, den Anruf zu beantworten. Konfiguration 3 Anchlussgruppe "Es klingelt ueberall" Smartphone Server Dialogic Die Hardware-Konfiguration stimmt mit der zweiten überein. Sie schließt die Smartphone Server-Linien in einen hierarchischen Typ von Anschlußgruppe ein. Bei allen Smartphone Server-Linien in der Anschlußgruppe muß der AA aktiviert sein. Schließen Sie den Rezeptionisten nicht in diese Anschlußgruppe ein. Die TK-Anlage 22

23 * 8 # * 8 # Automated Attendant - Beschreibung für den Administrator muß konfiguriert sein, um alle eingehenden Anrufe an die Rezeptionisten-Konsole weiterzuleiten. Sollte diese deaktiviert sein, der Rezeptionist beschäftigt sein oder nicht antworten, muß die TK-Anlage den Anruf an die Smartphone-Anschlußgruppe weiterleiten. Der AA muß so konfiguriert sein, daß er Anrufe nach dem ersten Klingeln entgegennimmt. Diese Konfiguration wird für die arbeitsfreie Zeit wie NachtModus und die Ferienzeit empfohlen. Smartphone Server beantwortet Anrufe ohne dass eine Person anwesend ist. Trotzdem haben Anrufer die Wahl, mit dem Empfang verbunden zu werden, falls jemand verfügbar ist. Externe Amtsbuendel PSTN PSTN Externe Amtsbuendel Automated Attend verwendet eine auf Hookflash basierende Rufweiterleitung, um mit der Zielnummer zu verbinden. Zwei Rufweiterleitungsarten können benutzt werden: unüberwacht and überwacht. In beiden Fällen werden Anrufe an die Zielnummer weitergeleitet. Ist die Zielnummer besetzt oder gibt keine Antwort, wird dem Anrufer angeboten, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. TK- Anlage TK- Anlage Rezeptionisten-Konsole Smartphone Server Anschlussgruppe Dialogic Rezeptionisten-Konsole Smartphone Server Anschlussgruppe Dialogic Abbildung 3: Die empfohlene Konfiguration Einige TK-Anlagen wie z.b. Tenovis/BOSCH und Siemens haben ein Feature Gastanrufe. Wenn die TK- Anlage von der Rezeptionisten-Konsole Anrufe weiterleitet, verleiht sie dieser Verbindung den Anruftyp 9. Smartphone kann diese klar erkennen. Den Empfang anzurufen, wird dem Anrufer nicht angeboten. Konfiguration 4 Die TK-Anlage kann konfiguriert werden, um alle eingehenden externen Anrufe an die Smartphone-Anschlußgruppe direkt weiterzuleiten, ohne eine Rezeptionisten- Konsole. AA muß auf allen Smartphone Server-Linien, die in die Anschlussgruppe eingeschlossen sind, aktiviert sein. Abbildung 4: Konfiguration Nacht-Modus Die meisten TK-Anlagen können konfiguriert werden, um ihre Betriebsart zu einer vorbestimmten Zeit zu ändern. Es wird empfohlen, eine der ersten drei Konfigurationen für die Werktage (wobei Konfiguration 3 empfohlen wird), und Konfiguration 4 für die arbeitsfreie Zeit zu benutzen. Rufweiterleitung 23

24 Smartphone 3.0 Unüberwachte Rufweiterleitung Unüberwachte Rufweiterleitung ist der einfachste Typus der Rufweiterleitung. Smartphone Server ruft den Hookflash auf, danach die Zieltufnummer und hängt auf. Der Anrufer wird dann direkt mit der Zielrufnummer verbunden und Smartphone überwacht den Anruf nicht mehr weiter. Sollte die Zielrufnummer besetzt sein oder nicht antworten, wird der Anrufer an das Voic -Unified Messaging System weitergeleitet und darüber informiert, daß er eine Nachricht hinterlassen kann. Die TK-Anlage muß so programmiert sein, daß sie diese Anrufe bei Besetzt oder Nimmt nicht ab an die Smartphone- Anschlußgruppe weiterleitet. Die unüberwachte Rufweiterleitung ist mit jeder TK- Anlage möglich, welche Hookflash und 2-Personen-Rufweiterleitung unterstützt. Deswegen wird die unüberwachte Rufweiterleitung sehr empfohlen. Überwachte Rufweiterleitung Die überwachte Rufweiterleitung bietet dem Anrufer einen fortgeschrittenen Service an. Es werden zusätzliche Funktionen der TK-Anlage und Smartphone Server benötigt: eine intelligente Rufweiterleitung, ein sorgfältig abgestimmter Call Progress und eine Schleifenbetrieb- Erkennung. Um den Anruf in diesem Modus weiterzuleiten, wählt Smartphone Server einen Hookflash, danach die Zielrufnummer. Smartphone Server wird auf die Antwort der angerufenen Nummer warten. Wenn Smartphone Server erkennt, daß der Anruf angenommen wird, hängt er auf; der Anrufer und der Angerufene werden verbunden. Sollte Smartphone Server bemerken, daß die Zielrufnummer besetzt oder ungültig ist, allenfalls der Anruf nach einer bestimmten Anzahl Ruftönen unbeantwortet blieb (wird im Smartphone Server definiert), generiert Smartphone einen weiteren Hookflash, um den ursprünglichen Anrufer zurückzuholen. Der Anrufer wird über das Ergebnis der Rufweiterleitung informiert und aufgefordert, entweder eine Sprachnachricht zu hinterlassen oder mit einer anderen Nebenstelle verbunden zu werden. Um die überwachte Rufweiterleitung zu ermöglichen, muß die TK-Anlage folgende zusätzliche Funktionen aufweisen: einen zweiten Hookflash, damit der Anruf dem ursprünglichen Anrufer weitergeleitet werden kann, sollte die Zielrufnummer nicht erreichbar sein, muß der zweite Hookflash die Verbindung an die zweite Nummer übergeben, damit die Rufweiterleitung im AA weiterhin möglich ist. Die überwachte Rufweiterung kann bei unkorrekten Zielrufnummern Probleme verursachen. Nicht empfohlene Nummern oder Vorwahlen, die Probleme verursachen, sollten in die AA-Sperrliste aufgenommen werden. Für einige TK-Anlagen, die sich an der Dritt-Partei-Rufweiterleitung orientieren (z.b. Matra), kann es notwendig sein, einen Weiterleitungscode zu bestimmen (z.b. einen zusätzlichen Hookflash:,&, ). Der Weiterleitungscode kann im Dialogfenster Telefonlinien definiert werden. Um dieses Fenster zu öffnen, wählen Sie den Menübefehl [Einstellungen Telefonlinien...] im Smartphone Server. Um die Unterstützung der Rufweiterleitung des Automated Attendant zu konfigurieren, wählen Sie den Menübefehl [Voic -Unified Messaging Automated Attendant...], Register Rufweiterleitung. Um die für die Rufweiterleitung notwendigen Hookflash- Einstellungen zu konfigurieren, wählen Sie das Dialogfenster Telefonlinien oder arbeiten Sie mit dem PBXplorer. Schleifenbetrieb-Erkennung Unter gewissen Umständen kann es sein, daß Smartphone Server einen Anruf an sich selbst weiterleitet. Beispielsweise, wenn der Anrufer eine Nachricht einem gerade nicht anwesenden Benutzer hinterlassen will. Der Anruf wird nach einer gewissen Anzahl von Ruftönen an die Voic -Unified Messaging-Anschlußgruppe weitergeleitet. Daraus resultiert, daß der Anruf endgültig weitergeleitet werden kann an Smartphone. Ein Anruf wird zwei oder mehrere Linien belegen. Smartphone hat als neues Zubehör die Schleifenbetrieb- Erkennung, welche Weiterleitungsschleifen im Automated Attend-Betrieb vermeiden soll. Diese Option funkioniert nur bei überwachter Rufweiterleitung. Smartphone benutzt DID-Signale, um eingehende Rufnummern zu erkennen. Ihre TK-Anlage muß die DID3- Variable unterstützen, da diese benutzt wird. Der Einstellungsvorgang der DID-Syntaxanalyse wird beschrieben im Benutzerhandbuch, Kapitel Initiali-sierungs-Service. Während ein Anruf beantwortet wird, vergleicht 24

25 Automated Attendant - Beschreibung für den Administrator Smartphone Server die Nummer des Anrufers mit den Nebenstellennummern der Linien, auf denen es zur Zeit läuft. Sollte das Programm die Nummer erkennen, versteht Smartphone Server, daß es den Anruf von einer anderen Smartphone-Linie entgegennimmt (Linie I, siehe Abbildung 5). In dieser Situation wählt Smartphone Server eine spezielle MFV-Sequenz auf der antwortenden Linie (Linie II). Diese Sequenz muß vorher durch den Systemverwalter definiert werden. Wenn Smartphone Server auf der aufgerufenen Linie diese vordefinierte Sequenz entdeckt, vermutet er, daß der Anruf an eine andere Smartphone-Linie weitergeleitet wurde. Smartphone Server unterbricht die Schleife, indem ein Hookflash aufgerufen wird und den ursprünglichen Anrufer entgegennimmt. Zuletzt legt die zweite Linie auf. Dialogic-Baugruppe im Smartphone Server Linie I Linie II Hookflash MFV-Sequenz, dann Auflegen Anrufer Abbildung 5: Prozeß der Schleifenbetrieb-Erkennung Um eine MVF-Sequenz-Schleifenbetrieb-Erkennung zu definieren, öffnen Sie das Dialogfenster Automated Attendant-Einstellungen indem Sie den Menübefehl [Voic -Unified Messaging Automated Attendant...], Register Rufweiterleitung wählen. Um die ursprüngliche Telefonnummer des Smartphone- Systems einzustellen, gehen Sie zum Fenster [Einstellungen Telefonlinien] und klicken im Feld Ursprungsnummer auf Setup. Eingehende Anrufarten Nebenstelle, die Rueckruf an Smartphone weiterleitet Smartphone Server entdeckt DID-Sequenzen, um die Nummer des Anrufers zu erkennen. Wenn Smartphone er-kennt, daß ein interner Anruf von einem der registrierten Benutzer vorliegt, wird das System dem Anrufer vorschlagen, entweder sein Postfach abzufragen oder mit dem Automated Attendant weiterzufahren. Ab Version 3.0 wird Anruftyp 9, Guest Call, unterstützt. TK-Anlagen unterstützen dieses Anruftyp, wenn der Anruf von der Rezeptionisten-Konsole weitergeleitet wird, die nicht verfügbar ist. Es sind keine Anrufe von Smartphone Server an den Rezeptionisten möglich. Wenn Smartphone Server einen Anruf erkennt, der von der Nebenstelle eines nicht verfügbaren Benutzers weitergeleitet wird und von einem anderen Benutzer kommt, wartet er die definierte Anzahl Rufzeichen ab und schlägt dem Anrufer dann vor, zwischen Automated Attendant oder Voic -Unified Messaging-Diensten zu wählen. Automated Attendant- Administratoren Einer oder mehrere Benutzer können zu Automated Attendant-Administratoren bestimmt werden. Diese Benutzer können im Automated Attendant in der Smartphone Client-Software Einstellungen einsehen und ändern. AA-Administratoren können lokal auf dem Smartphone Server-Computer festgelegt werden. Dafür muß das Mailbox Administrator-Programm gestartet und das Dialogfenster Administration geöffnet werden (Zugang über Menübefehl [Attendant Administration...], Registerfeld Administratoren ). Die Liste der AA-Administratoren kann durch Fernverwendung der Smartphone Client-Software auf Microsoft Outlook eingesehen werden. Um AA-Einstellungen entfernt einzusehen oder zu bearbeiten, öffnen Sie das Dialogfenster Optionen des Microsoft Outlook (Zugang über Menübefehl [Extras Optionen]. Wählen die das Registerfeld Automated Attendant, auf dem alle AA-Grundeinstellungen angezeigt sind. Allgemeine Nachrichten Allgemeine Nachrichten ist eine Funktion des Automated Attendant, welche Anrufern erlaubt, eine Nachricht in einem allgemeinen Postfach der Firma zu hinterlassen. 25

26 Smartphone 3.0 Wenn der Empfang nicht besetzt ist und ein Anrufer nicht weiß, mit wem er sprechen will, oder wenn er für eine ganze Firma oder Organisation eine Nachricht hinterlassen will, kann er eine Nachricht im allgemeinen Postfach hinterlassen. Jede Nachricht, die im allgemeinen Postfach hinterlassen wurde, wird an die entsprechende Person aus der Verteilerliste weitergeleitet. Nur Administratoren können die Verteilerliste für allgemeine Nachrichten bearbeiten und Benutzern das Recht erteilen, Nachrichten aus dem allgemeinen Postfach zu erhalten. Administratoren können auch entscheiden, ob ein Benutzer aus der Verteilerliste für allgemeine Nachrichten Sprachnachrichten, Faxnachrichten oder beides oder keines von beidem erhält. Neue Administratoren können nur mittels Smartphone Server hinzugefügt werden. Wählsperre Die Wählsperre ist eine Auswahl von Parametern, die den Zugriff auf gewisse Nummern blockiert (zb. nicht gebrauchte oder eingeschränkte Nebenstellennummern und/oder Vorwahlnummern). Dieses Zubehör schützt Ihr Telefonsystem auch vor Attacken. Es wird empfohlen, alle internationalen Anrufe sowie andere teure Vorwahlnummern zu sperren. Rufweiterleitungen an gesperrte Nummern werden unmöglich gemacht. Sollte ein Anrufer eine mittels der Wählsperre blockierte Nummer anwählen, wird ihm mitgeteilt, daß diese Zielnummer blockiert ist. Der Anruf wird danach zum Hauptmenü zurückgeleitet. Alle Nummern, die mit einer in die Wählsperre aufgenommen Zahl beginnen, werden blockiert (wird beispielsweise die 9 aufgenommen, wird jede Wahlmöglichkeit, die mit einer 9 beginnt, verunmöglicht. Es ist nicht möglich, Nummern zu wählen, die mit der reservierten Zahl 0 (Null) beginnen. Voic -Unified Messaging haben voneinander unabhängige Wählsperr- und erlaubte Listen. Bemerkung: Automated Attendant wird Änderungen in der Sperrliste erst dann übernehmen, wenn er neu gestartet wurde. 26

27 Kapitel 3: Smartphone Server Technischer Hintergrund Um sich zu informieren über das Installieren des Voic -Unified Messaging-Supports, konsultieren Sie bitte die Installationsanleitung, Kapitel "Initialisierung von Diensten." Dieser Abschnitt enthält allgemeine Erläuterungen zum Aufbau von UM. Weiter finden Sie in diesem Teil: Die Benutzerdatenbank. Die Nachrichtenspeicher. Telefonie-Standards. Netzwerkprotokolle. Auf Smartphone Server per Telefon zugreifen. Smartphone Client-Computern über LAN Zugriff auf den Smartphone Server gewähren. Smart-4-Fax-Server. Benutzerdatenbank Der Zugriff aller Benutzer auf die gesamte Benutzerdatenbank erfolgt ausschließlich über den Mailbox Administrator. Um Informationen aus der Benutzerdatenbank zu erhalten, doppelklicken Sie im Hauptfenster des Mailbox Administrator auf den gewünschten Benutzer. Das Fenster Postfach öffnen wird geöffnet. Dieses Fenster ist in folgende Register aufgeteilt: Einstellungen: Dieses Register enthält allgemeine Informationen über den Benutzer. Es umfaßt: Nebenstellennummer Benutzer-ID Name Verzeichnis für Nachrichten und Ansagen (dieses Verzeichnis wird für jeden Benutzer individuell eingerichtet. Es befindet sich auf dem UM Server-Computer als Unterverzeichnis von C:\Programme\Smartphone Server\Messaging\Benutzer Smartphone Server- Computer) Telefonnummer des Operators Benutzersprache Erweitert: Dieses Register enthält zusätzliche Informationen für die Benutzer, unter anderem: Abgehende Faxnummer, an die der Benutzer Faxe zur Einsicht senden kann. Persönliche Faxnummer, an die der Benutzer eingehende Faxe erhält. Standort, an dem Benutzernachrichten gespeichert sind. Benachrichtigung: Dieses Register enthält die Parameter für die Benachrichtigungsfunktion. Es umfaßt: Benachrichtigung (über Telefon): Telefonnummern und Arbeitszeiten der Benachrichtigung. Benachrichtigung (über ): eine E- Mail-Adresse. Für Benachrichtigungen via SMS: Die Mobiltelefon-Nummer. Ansagen: Benutzernamen und Ansageprompts für den Benutzer. Nachrichten: Die Nachrichten im Postfach. Unterstützungspersonal Für die Unterstützung von Anrufern und Benutzern bei der Nutzung von Smartphone-Diensten sind verschiedene Personen verantwortlich: der Systemoperator, persönliche Assistenten, Rezeptionisten und der Systemadministrator. Die verantwortliche Person für Anrufer- und Benutzer- Unterstützung beim Gebrauch des Smartphone-Systems ist der Systemoperator. Es sollte nur einen Systemoperator in der Firma geben. Diese Person sollte die technischen Fragen beantworten können zum Automated Attendant, Voic , Unified Messaging-Diensten. Die 27

28 Smartphone 3.0 Telefonnummer und die Einstellungen des Systemoperators werden im Smartphone Server unter dem Menübefehl [Voic -Unified Messaging Einstellungen], Register Telefon, definiert. Jeder Benutzer kann auch einen Persönlichen Assistenten haben. Dieser Assistent kann kontaktiert werden, wenn der Benutzer gerade nicht verfügbar ist. Die Telefonnummer des Assistenten wird im Mailbox Administrator, im Register Allgemein der Postfach- Einstellungen bestimmt. Um einen Assistenten zu erreichen, drücken Sie auf 0 0 (Null Null) im Sprachmenü. Wenn die Telefonnummer des persönlichen Assistenten gespeichert ist, wird der Assistent kontaktiert. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der Systemoperator angerufen. Sollte auch dessen Rufnummer nicht angegeben sein, wird dem Anrufer mitgeteilt, daß der Assistent nicht erreichbar ist. Assistenten werden in zwei typischen Situationen benötigt: 1 Ein registrierter Benutzer will mit seinem persönlichen Assistenten telefonieren, während er seine Nachrichten liest. Beispielsweise, wenn der Benutzer eine wichtige Nachricht erhält, zu der er dringend weitere Informationen benötigt. 2 Ein unbekannter Anrufer, der den nicht anwesenden Benutzer kontaktieren wollte, will den Assistenten sprechen, anstatt eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn der Automated Attendant aktiviert ist, sollte ein spezielles Postfach Rezeption erstellt werden. Der Anrufer kann auf 0 drücken, um mit der Rezeption verbunden zu werden oder eine Nachricht im allgemeinen Postfach zu hinterlassen. Das allgemeine Postfach erlaubt dem Anrufer, eine Nachricht für die Firma oder allgemein für die Organisation zu hinterlassen, ohne einen bestimmten Benutzer auszuwählen. Er kann im allgemeinen Postfach auch eine Nachricht hinterlassen, sollte der Rezeptionist nicht erreichbar sein. Der Techniker, der sich um die Smartphone-Integrität und den Unterhalt kümmert, wird Systemadministrator genannt. Wenn technische Probleme beim Smartphone Server auftauchen, wird diese Person vom System automatisch kontaktiert. Seine Telefonnummern sind in Smartphone Server, Menübefehl [Voic -Unified Messaging Notrufmeldung...], festgelegt. Nachrichtenspeicher Benutzernachrichten werden entweder in Smartphone Server oder auf dem Microsoft Exchange Server gespeichert. Erhält der Server, der eigentlich keine Nachrichten speichert, eine Nachricht, wird diese unmittelbar auf den Server umgeleitet, der für das Speichern zuständig ist. Falls die Nachrichtendatenbank auf dem Microsoft Exchange Server angelegt ist: Von Smartphone Server erhaltene Sprach-/Faxnachrichten werden unmittelbar auf den Microsoft Exchange Server weitergeleitet. Wenn sich die Nachrichtendatenbank auf dem Smartphone Server befindet: Auf den Smartphone Server eingehende Sprach- oder Faxnachrichten werden in der Smartphone Server-Nachrichtendatenbank gespeichert. Die Nachrichtenübermittlung über wird in diesem Fall nicht unterstützt. Bemerkung: Benachrichtigung über (betreffend eingegangener Sprach- bzw. Faxnachrichten) ist jedoch möglich. Smartphone Server kommuniziert mit dem Microsoft Exchange Server über das Konto eines virtuellen Benutzers des Microsoft Exchange Server, standardmäßig Spadmin genannt. Nachdem Smartphone Client installiert und konfiguriert wurde, erhält Spadmin die Besitzerrechte an dem für Sprach-/Faxnachrichten ausgewählten Ordner. Der virtuelle Benutzer erhält keine Rechte an dem aktuellen Postfach, sondern nur an einem gewähltenordner.dadurchwirdverhindert,daßdervirtuelle Benutzer das Postfach des Benutzers durchsucht. Daraufhin sendet Smartphone Client die MAPI-Ordner- ID des ausgewählten Ordners an Smartphone Server. Smartphone Server sendet seinerseits die Ordner-ID an die Konfigurations-Datenbank von Smartphone Server und verwendet diese Ordner-ID zum Verschicken von Nachrichten. Änderungen von Zugriffsrechten können durch die Kontrolle der Zugriffsrechte an diesem Ordner vor und nach der Installation und Konfigurierung von Smartphone Client überprüft werden. Dies kann nur vom Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Client aus geschehen, weil der Exchange Administrator keine Zugriffsrechts-Einstellungen und kein Handling für jeden Ordner erlaubt. Im Arbeitsablauf benötigt Smartphone Server diese Zugriffsrechts-Einstellungen, um neue eingehende Nach- 28

29 Smartphone Server Technischer Hintergrund richten zu erstellen und sie per Telefon abzurufen (abspielen oder löschen). Smartphone verwendet die Methode In Ordner ablegen, weil sie die stabilste Art der Nachrichtenzustellung ist. Die Methode des einfachen Nachrichten- Versendens ( An -Adresse senden ) kann zum Verlust der Nachricht führen. Die Methode In Ordner ablegen erlaubt allerdings nicht die Verwendung der Posteingangs-Regeln, weil die Nachrichten nicht vom Zustellungsmechanismus des Microsoft Exchange Server bereitgestellt, sondern in ihm erzeugt werden. In Smartphone 3.0 stehen beide Zustellungsmethoden ( In Ordner ablegen und An -Adresse senden mittels MAPI) zur Verfügung. In Ordner ablegen ist die Standardeinstellung, sie kann aber zu An - Adresse senden geändert werden, so daß die Posteingangs-Regeln von Outlook verwendet werden können. Die Nachrichten werden mittels MAPI und TCP/IP-Protokollen übermittelt. Folgende Abschnitte beschreiben, wie Sie den Server (als Nachrichtenspeicher) bestimmen. Mit Ausgangspunkt: Exchange Client oder Outlook Mailbox Administrator Bemerkung: Die Nachrichten werden standardmäßig auf dem Smartphone Server gespeichert. Um den Smartphone Server als Nachrichtenspeicher festzulegen, lassen SiedasFeldzurBestimmungdesServers(derdieNachrichten speichern soll), leer. Den Smartphone Server als Standort für den Nachrichtenspeicher bestimmen (vom Exchange Client oder Outlook aus) 1 Wählen Sie aus dem Hauptmenü des Exchange Client oder Outlook: [Extras Optionen]. 2 Das Fenster Optionen erscheint. Wählen Sie das Register Unified Messaging. 3 Löschen Sie den Inhalt des Feldes UM Nachrichten- Verzeichnis. 4 Klicken Sie auf OK. Den Smartphone Server zum Standort des Nachrichtenspeichers bestimmen (über den Mailbox Administrator) Gehen Sie wie folgt vor: 1 Doppelklicken Sie im Hauptfenster des Mailbox Administrator auf dasjenige Postfach, für das Sie ein Nachrichtenverzeichnis einrichten wollen. 2 Das Fenster Postfach öffnen erscheint. Klicken Sie auf das Register Zusatz. 3 Im UM Nachrichtenverzeichnis : Löschen Sie den Inhalt im Feld Ordner. 4 Klicken Sie auf OK. Den Microsoft Exchange Server als Standort für den Nachrichtenspeicher bestimmen (vom Exchange Client oder Outlook aus) Gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie im Exchange Client oder Outlook Hauptmenü: [Extras Optionen] 2 Das Dialogfeld Optionen erscheint. Wählen Sie das Register Unified Messaging. 3 Unter UM-Nachrichtenverzeichnis : Klicken Sie auf Ordner. 4 Das Fenster Ordner auswählen erscheint. Blenden Sie die untergeordneten Ordner ein, indem Sie auf das Pluszeichen + vor Ihrem Postfach klicken. 5 Klicken Sie auf Postfach. 6 Klicken Sie auf OK. 7 Klicken Sie auf OK. Den Microsoft Exchange Server als Standort für den 29