Vorlagendokumente im ABK-Dokumentenmanagement

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1 Seite 1/5 Vorlagendokumente im ABK-Dokumentenmanagement Zeit sparen mit intelligenten Dokument-Vorlagen Egal, ob es sich um einen Projektstatusbericht, eine einfache Checkliste, eine Briefvorlage oder eine Reisekostenabrechnung handelt Formulare findet man in der Projektarbeit überall. Einen Beitrag zur effizienten Arbeit leisten sie jedoch nur, wenn sie ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Schon einfache, zentral verwaltete Formulare erfüllen diese Anforderung. "Intelligente" Formulare nehmen dem Team zusätzlich Hand- bzw. Rechenarbeit ab. Dass dies der Idealfall ist, liegt auf der Hand, in der Praxis finden sich jedoch oftmals ganz andere Konstellationen wieder, wie zum Beispiel das Horrorszenario für jeden Projektmanager: Jeder Projektmitarbeiter schustert seine eigenen, handgestrickten Dokumentvorlagen zusammen. Aufbau und Inhalt weichen voneinander ab, Projekt- und Versionsnummern tauchen doppelt auf, Mitarbeiter arbeiten mit falschen Unterlagen weiter. Durcheinander, Doppelarbeit, und Suchaktionen bestimmen den Alltag. Schon einfache Formulare als Vorlagen können für Einheitlichkeit, Übersicht, Effizienz und Wirtschaftlichkeit sorgen. ABK als zentrales Dokumentenmanagement-Tool gewährleistet, dass alle Mitarbeiter per Mausklick die aktuellste Blanko-Version zur Verfügung haben. Greift das Team konsequent auf einmal erstellte Vorlagen zu, bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Projektarbeit - und Zeit ist ein entscheidender Kostenfaktor. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt wie Projektdokumente in Microsoft Word und Microsoft Excel für die Verwendung in ABK als Vorlage einfach erstellt werden. Vorzeigetool Vorlagen Als Vorlagen dienen in ABK alle Dokumente die im Projekt Vorlage gespeichert wurden. Diese Dokumente werden in einem ABK-Ordner gespeichert und stehen in diesem Ordner als Basis für ein neues Dokument zur Verfügung. Bei Auswahl der Option Aus Vorlage wird ein neues Dokument aufgrund einer Vorlage ausgewählt und angelegt. Dabei wird nicht die Vorlage geöffnet, sondern es wird eine Kopie der Vorlage erstellt. Die Vorlagen sind so geschützt. Eine Dokumentvorlage legt die Grundstrukturen eines Dokuments fest und enthält Einstellungen und Einträge die für alle Dokumente dieser Art Gültigkeit haben. Als Vorlage dient nicht nur ein Brief zur Einhaltung der Corporate Identity Vorgaben, sondern auch alle Dokumente deren Inhalt in einer vorgegebenen Struktur zu erstellen sind, wie zum Beispiel Projektstatusberichte, Checklisten, Analysen, Organisationsdiagramme usw. Als Vorlage kann jedes Dokument dienen, indem es mit der Funktion Als Vorlage speichern in das Projekt "VORLAGEN" in einem zu wählenden Ordner abgelegt wird. Wird ein neues Dokument in diesem Ordner erstellt, steht die Vorlage zur Verfügung.

2 Seite 2/5 Vorlagen können auch in Referenzprojekten zusammengestellt werden. Dadurch wird eine große Anzahl von Vorlagen für die entsprechenden Projektphasen und Tätigkeitsbereichen übersichtlich zur Verfügung gestellt. In diesem Fall öffnet man das Referenzprojekt und kopiert die gewünschte Vorlage in das aktuelle Projekt. In Vorlagen die Word- oder Excel-Dokumente sind, können Variablen von ABK eingebettet sein. Beim Öffnen des neuen Dokuments werden diese Werte für das aktuelle Projekt aktualisiert.

3 Seite 3/5 Erzeugung von Dokumenten mit Inhalten aus der ABK-Projektdatenbank Vorlagen die auf Microsoft-Word oder Microsoft-Excel beruhen, können mit ABK-Variablen ausgestattet werden. Einträge die in ABK vorgenommen wurden, wie zum Beispiel Projektnummer, Projektbezeichnung, Sachbearbeiter, usw. werden so automatisch in das Dokument an der richtigen Stelle übernommen. Im Projekt ABK7DEMO befindet sich das Dokument Alle Variablen.doc, wo alle verfügbaren Variablen aufgelistet sind. Die Anzahl dieser Variablen ist sehr groß. Sie sind den Themenbereichen Benutzerdaten, Dokumentdaten, Firmendaten und Projektdaten zugeordnet. Diese Variablen können dann in jedes beliebige Word- oder Excel-Dokument eingefügt werden. Im Projekt Vorlage finden Sie auch beispielhafte Vorlagen für Excel und Word-Dokumente, mit einigen Variablen, damit der Aufbau der Vorlagen und die Anwendung von Vorlagen erklärt und dem Anwender der Einstieg somit erleichtert werden kann. Bei der Erstellung der Vorlagen, sollte darauf geachtet werden, dass die verwendete Formatvorlage mit der Festlegung der Schriftart, Schriftgrößen, Überschriften-Definition und Zeilenabstände den Corporate Design Anforderungen entspricht. Die Vorlagen sollten alle Texte enthalten, die sich nicht ändern oder durch Variablen definiert sind. Excel-Dokumente mit ABK-Variablen In einem Excel-Dokument werden "Namen" definiert, die in einer Formel verwendet werden können. Mit der rechten Maustaste wird das Menü geöffnet und die Funktion Namen definieren gewählt. Der neue Namen muss der Variable im Dokument "ALLE VARIABLEN.DOC" entsprechen. Alle zu verwendenden Variablen sind hier aufzunehmen:

4 Seite 4/5 Mit der Funktion Namen einfügen (F3) wird dann ein Fenster mit allen im Excel verfügbaren Variablen aufgelistet, die nun in einer Formel verwendet werden können. Gleich nachdem der Namen einfügt wurde, wird Excel eine Fehlermeldung anzeigen. Denn ABK lädt aus Datenschutzgründen nur die verwendeten Variablen. Erst wenn die Excel- Datei neu geöffnet wird, werden alle Variablen aus ABK angezeigt. Word-Dokumente mit ABK-Variablen Im Word werden ABK-Variablen mit den Feldfunktionen gesteuert. Hat man eine Variable markiert, kann mit der rechten Maustaste die Funktion Feldfunktionen ein/aus aktiviert werden. Nun wird statt dem Wert der Variable, die Variable angezeigt. Die Werte der Variablen werden aktualisiert beim Öffnen des Dokumentes beim Drucken des Dokumentes und bei einer Statusänderung des Dokumentes auf Gesendet oder Freigabe. So wird sichergestellt, dass bereits gesendete oder veröffentlichte Dokumente nicht mehr geändert werden. Jedem das Seine Gestalten Sie Ihre Vorlagen individuell Damit sind Sie als Anwender in der Lage, automatisiert Inhalte und Druckdateien bzw. Basisdokumente für die Anwendungen in ihrem Unternehmen (Deckblätter, Verträge, Kataloge, Verzeichnisse, Notizblätter, Sammeldokumente, Etiketten, Schimmelbrief für z.b. Aktenvermerke und vieles mehr) als Unternehmensvorlagen zu erzeugen. Erfahrungsberichte unserer Kunden belegen zudem, dass eine einfache Bedienbarkeit des Systems deutlich die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern und Administratoren erhöht.

5 Seite 5/5 Fazit Der Einsatz von ABK-Dokumentenmanagement bedeutet nicht nur eine strukturierte Ablage, die übersichtlich und effizient gestaltet eine wesentliche Zeitersparnis mit sich bringt. Mit der passenden Vorlageverwaltung, die Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse abstimmen können, definieren und verwalten Sie Ihre firmeninternen Vorlagen zentral, von einer Stelle aus. Alle Ihre Mitarbeiter haben so Zugriff auf dieselbe Vorlage und das Wichtigste: Ihr Unternehmen erhält einen einheitlichen, qualitativ hochwertigen Auftritt. So komfortabel kann Qualitätsmanagement sein. ABK entwickelt umfassend, praktikable Anwendungen im ABK-Dokumentenmanagement als Lösungen, die im täglichen Kerngeschäft Verwendung finden. Es geht dabei nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch um Prozesse die die Qualität ihres Unternehmens erhöhen. Für weiterführende Produktinformationen zu diesem Thema oder auch anderen ABK-Bausteinen, Packages sowie individuelle Beratung steht Ihnen Ihr lokales ABK-Kundenzentrum jederzeit gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage! WIR WÜNSCHEN IHNEN GUTES GELINGEN UND VIEL ERFOLG BEI DER ARBEIT MIT ABK!

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