TimePunch. TimePunch Client 2.5. Benutzerhandbuch TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

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1 TimePunch TimePunch Client 2.5 Benutzerhandbuch TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

2 Dokumenten Information: Dokumenten-Name Benutzerhandbuch, TimePunch Client 2.5 Revisions-Nummer 341 Gespeichert am Anzahl der Seiten 48 Herausgeber: TimePunch KG Wormser Str Bürstadt TimePunch KG, Wormser Str. 37, Bürstadt

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung...5 Installation...5 Produktlinie...6 Übersicht...7 Oberfläche...7 Mitarbeiterprofile...8 Arbeitsverhältnis und Feiertagsberechnung...9 Arbeitszeitregelung und Jahresurlaub...9 Bisherige Überstunden und Resturlaub Arbeitszeitmodelle Das Arbeitszeitmodell im Detail Mitarbeiter Monatsbericht Mitarbeiterübersicht und Anzeige der aktuellen Arbeitszeitmodelle Zeiteinträge bearbeiten und nacherfassen Zeiteinträge bearbeiten / neu erstellen Unterschiede: Zeiteintrag, Mehrtätige Einträge und Serieneintrag Neuen Eintrag erstellen Mehrtätige Einträge erstellen Serieneinträge erstellen Sonderfall: Mitarbeiter startet in der Monatsmitte Weitere Sonderfälle für manuelle Einträge Stundennachweise Projekte und Tätigkeiten Projekte anlegen und bearbeiten Zugriffsrechte und Mitarbeiterspezifische Anpassungen Allgemeine Tätigkeiten Detaillierte Projektabrechnung Projetkalkulation Gleitzeitberechnung und Überstundenkonto Anzeige der aktuellen Monatsdaten Analyse der Überstunden im aktuellen Monat Überstunden im Monat begrenzen Revision 342 Seite 3 von 48

4 Überstunden automatisch ausbezahlen Überstunden einmalig ausbezahlen Fehlstunden ausgleichen Überstunden abfeiern Überstundenentwicklung nachvollziehen Urlaubsverwaltung Urlaubskonto erstmalig befüllen Mitarbeiterurlaub eintragen Übernahme von Resturlaub ins neue Jahr Berichtswesen Menüpunkt Bericht, Berichtsoptionen Exportieren der Berichte Rechteverwaltung TimePunch Profiles Mitarbeiter einer Rolle zuordnen Berechtigungen Mitarbeiterprofile in TimePunch Profiles bearbeiten Protokollierungs-Einstellungen bearbeiten Ausscheiden von Mitarbeitern Lizenzverwaltung TimePunch Profiles Lizenzschlüssel eingeben Lizenzen den Mitarbeitern zuordnen Lizenztypen in TimePunch TimePunch PRO PZE Watcher PZE Studio PZE Terminal Lizenzmatrix Tipps und Tricks Monatsabschluss und Gesamtperformance Import von Zeiteinträgen mit Microsoft Excel Standardprojekt für Urlaub, Krankheit, Überstunden-Abbau usw Weihnachten und Sylvester Automatische Aufzeichnung ohne Manipulationsmöglichkeiten Revision 342 Seite 4 von 48

5 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Benutzung des TimePunch Windows Clients, der Profilverwaltung TimePunch Profiles und dem Feiertagseditor. Als weitere Dokumentation bestehen eigene Anleitungen für den TimePunch Watcher und den Synchronisations-Assistenten. Daher werden diese Themen im aktuellen Dokument nicht oder nur am Rand behandelt. Installation Der TimePunch Windows Client steht auf der Webseite zum Download bereit. Die Installation erfolgt über das TimePunch Setup. Folgende Optionen sind auswählbar: Option TimePunch Watcher Installation TimePunch Studio Installation Beschreibung Der TimePunch Watcher dient der automatischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten am PC. Er ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Mitarbeiter zu einem Großteil am PC arbeitet. TimePunch Studio ist die Software die auf einem PC die An und Abmeldung unterschiedlicher Mitarbeiter verwalten kann. Revision 342 Seite 5 von 48

6 Produktlinie Nach der erfolgreichen Installation von TimePunch wird die Auswahl der Produktlinie angezeigt. In der Testversion kann hier ausgewählt werden, mit welcher Produktlinie TimePunch getestet werden soll. Die Auswahl kann während der 30tätigen Testdauer im Menü Hilfe / Produktlinie wechseln noch nachträglich geändert werden. TimePunch PRO für Unternehmen TimePunch ONE für Selbständige Zeiterfassung am PC Mobile Zeiterfassung mit Smartphone Zeiterfassung am Terminal-PC Zeiterfassung mit RFID Transponder Unterstützt den TimePunch Application Server Projektmanagement Tätigkeitsnachweise Berücksichtigung von Feiertagen Projektberichte / Aufwandsverteilung Mitarbeiterverwaltung Revision 342 Seite 6 von 48

7 Mitarbeiter Monatsberichte Arbeitszeitmodelle / Gleitzeitkonten Urlaubskonten Export aller Berichte nach Excel und PDF Datenspeicherung Übersicht Microsoft SQL Server / Lokale Datenbank Lokale Datenbank Der TimePunch Client dient zur Verwaltung der Arbeitszeiten. Je nach Berechtigung und Version können nur die eigenen Arbeitszeiten oder zusätzlich die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter angezeigt werden. Oberfläche Die Benutzeroberfläche von TimePunch ist wie folgt aufgebaut. Anzeige der Arbeitszeiten Mitarbeiterauswahl Auswahl des angezeigten Monats Daten des aktuellen Monats Analysefenster Revision 342 Seite 7 von 48

8 Mitarbeiterprofile Das Mitarbeiterprofil wird über die Auswahlliste in TimePunch PRO selektiert. Nach der Auswahl des Mitarbeiters dient ein Klick auf das Mitarbeitersymbol neben der Auswahlliste zum Öffnen des Profils. Der Dialog unterteilt sich in drei Bereiche dem Arbeitsverhältnis, der Arbeitszeitregelung und den Vorgabedaten. Revision 342 Seite 8 von 48

9 Arbeitsverhältnis und Feiertagsberechnung Das Arbeitsverhältnis definiert, ob eine Überstunden und Gleitzeitberechnung stattfinden soll. Dies geschieht nur für Angestellte. Für Selbständige wird lediglich die reine Arbeitszeit kontiert, aber kein Überstundenkonto geführt. Zusätzlich kann hier eingestellt werden, für welches Land und Bundesland die Feiertage angezeigt und berechnet werden. Hinweis: In TimePunch ONE kann das Arbeitsverhältnis nicht gewechselt werden. Es bleibt auf Selbständig eingestellt. Arbeitszeitregelung und Jahresurlaub Im Mitarbeiter Profil werden die reguläre Arbeitszeit und Urlaubstage des Mitarbeiters festgelegt. Auch wenn ein Mitarbeiter unterjährig eingestellt wird, wird hier der gesamte Jahresurlaub eingetragen. Über die Vorgaben wird der Resturlaub im ersten Jahr gesteuert. Auf Wunsch können die Überstunden pro Monat oder kumuliert (d.h. insgesamt) begrenzt werden. Pro Monat bedeutet, der Mitarbeiter darf im Monat nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen, aber insgesamt unbegrenzt. Kumuliert bedeutet, der Mitarbeiter darf insgesamt nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen. Alle Stunden die über die Begrenzung hinausgehen, werden entweder verworfen oder falls der Haken bei Überstunden werden ausgezahlt gesetzt ist, ausgezahlt. Wichtig: Die Wochenarbeitszeit ergibt sich aus dem Arbeitszeitmodell und kann hier nicht geändert werden. Revision 342 Seite 9 von 48

10 Bisherige Überstunden und Resturlaub Überstunden und Resturlaub die vor der Nutzung von TimePunch angefallen sind, können über die Vorgaben eintragen werden. Die Daten sind einmalig einzutragen und dienen als Grundlage für den Start mit TimePunch. Allerdings können die Daten nur geändert werden, wenn noch kein Monatsabschluss durchgeführt wurde. Hinweis: Startet der Mitarbeiter in der Mitte des Monats, dann müssen die Arbeitstage bis zum Start als Arbeitsfrei markiert werden. Näheres hierzu ist im Kapitel Sonderfall: Mitarbeiter startet in der Monatsmitte nachzulesen. Arbeitszeitmodelle Über die Schaltfläche Arbeitszeitmodell wird das aktuelle Arbeitszeitmodell bearbeitet. Das Default Arbeitszeitmodell wird immer dann genutzt, wenn kein anderes Arbeitszeitmodell für den Mitarbeiter zur Verfügung steht. Ein neues Arbeitszeitmodell muss nur dann angelegt werden, wenn der Mitarbeiter von Vollzeit auf Teilzeitbeschäftigung wechselt oder umgekehrt. Das neue Modell gilt dann ab dem Gültigkeitsdatum. Ansonsten gilt das Default Arbeitszeitmodell. Revision 342 Seite 10 von 48

11 Das Arbeitszeitmodell im Detail TimePunch kann für jeden Tag in der Woche ein Arbeitszeitmodell hinterlegen. Der Aufbau des Models ist dabei für jeden Tag immer identisch. Die Auswahlbox Arbeitstag (ja/nein) definiert, ob der Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten muss. Die Anwesenheitszeit, setzt sich aus den Soll-Stunden und der Pausenzeit zusammen. Das Setzen der Start- und Endzeit hat dabei keine Auswirkung auf die Gleitzeitberechnung und dient nur der Dokumentation. Über das Setzen der Pausenzeit kann definiert werden, ob und ab wann eine Mindestpause automatisch abgezogen wird. Über die erweiterte Pause kann eine längere Pause erzwungen werden, sofern die protokollierte Arbeitszeit die festgelegte Arbeitszeit überschreitet. Wichtig: Die erweiterte Pause ist keine reguläre Pause und wird somit nicht zu den Sollstunden hinzuaddiert. Revision 342 Seite 11 von 48

12 Mitarbeiter Monatsbericht Für jeden Mitarbeiter empfiehlt es sich nach Monatsende ein Monatsbericht zu erzeugen. Dieser kann z.b. in der Personalmappe abgelegt werden und dient als Nachweis der Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubsanspruch usw. Der Bericht wird über die Menüpunkt Berichte / Monatsbericht in TimePunch PRO geöffnet. Revision 342 Seite 12 von 48

13 Mitarbeiterübersicht und Anzeige der aktuellen Arbeitszeitmodelle Im Bericht Mitarbeiterübersicht können die Arbeitszeitmodelle der einzelnen Mitarbeiter angesehen und ausgewertet werden. Dadurch erhält man eine Übersicht über den aktuellen Resturlaub und die gesammelten Überstunden der Mitarbeiter. Dies erleichtert den Abgleich der Arbeitszeitmodelle und die Suche nach möglichen Unstimmigkeiten. Hinweis: Für Selbständige Mitarbeiter ist kein Arbeitszeitmodell hinterlegt. Dies wird in der Mitarbeiterübersicht durch den Eintrag n/a verdeutlicht. Revision 342 Seite 13 von 48

14 Zeiteinträge bearbeiten und nacherfassen Um die Zeiteinträge eines Mitarbeiters zu bearbeiten, wird der Mitarbeiter zuerst aus der Auswahlliste der Mitarbeiter selektiert. Zeiteinträge bearbeiten / neu erstellen Durch einen Doppelklick können die Zeiteinträge bearbeitet und über das Kontextmenü Neuen Eintrag erstellen angelegt werden. Revision 342 Seite 14 von 48

15 Unterschiede: Zeiteintrag, Mehrtätige Einträge und Serieneintrag In TimePunch können Zeiteinträge auf unterschiedliche Art und Weise erstellt werden. Im Menü existieren drei Möglichkeiten einen Zeiteintrag zu erzeugen. Neuen Eintrag erstellen Über diesen Menüpunkt kann ein einzelner Zeiteintrag erstellt werden. Der Zeiteintrag beginnt und endet dabei jeweils am gleichen Tag. Mehrtätige Einträge erstellen Mehrtätige Einträge verwenden keine Uhrzeit als Start oder Endzeit, sondern die Tageszeit (vormittags, mittags und abends). Die konkrete Start und Endzeit wird dabei aus dem Arbeitszeitmodell ermittelt. Dies erleichtert vor allem das Eintragen von Urlaub und Krankheitstagen. Natürlich kann das Start und Enddatum auch gleich sein. Serieneinträge erstellen Serieneinträge sind Zeiteinträge, die sich für mehrere Tage wiederholen. Im Gegensatz zu den mehrtätigen Einträgen, muss eine konkrete Start und Endzeit angegeben werden. Revision 342 Seite 15 von 48

16 Sonderfall: Mitarbeiter startet in der Monatsmitte TimePunch berechnet immer einen vollen Monat. Startet die Zeiterfassung für einen neuen Mitarbeiter in der Mitte des Monats, so ist die Arbeitszeit bis zum Start als Arbeitsfrei zu markieren. Dies ist notwendig, da sonst diese Zeiten als Fehlzeiten gewertet werden. Am einfachsten geht dies mit einer Eintragsserie im Menü Bearbeiten / Neue Eintragsserie erstellen. Als Projekt ist Sonstiges und als Tätigkeit Arbeitsfrei auszuwählen. Wichtig ist, dass bei den Einträgen die Besonderheit Bezahlter Urlaub, Feiertag gesetzt wird. Weitere Sonderfälle für manuelle Einträge Manuelle Einträge, d.h. Einträge die nicht über die automatische Zeiterfassung im Watcher oder per RFID Mitarbeiterausweis angelegt werden, müssen für folgende Situationen erstellt werden. Sonderfall Urlaub Krankheit Mutterschaftsurlaub, Sonderurlaub für Geburt, Umzug, Weihnachten, Sylvester Beschreibung Der Urlaub muss über eine Eintragsserie für den Mitarbeiter angelegt werden. Die Krankheitstage müssen ebenfalls über einen manuellen Eintrag oder eine Eintragsserie eingetragen werden. Der Mutterschaftsurlaub und andere Sonderurlaube werden i.d.r. vergütet, verringern aber nicht den eigentlichen Urlaub. Daher müssen Sonderurlaube als Bezahlter Urlaub, Feiertag gebucht werden. Revision 342 Seite 16 von 48

17 Stundennachweise Der Stundennachweis steht in zwei Versionen zur Verfügung. Als Standardversion mit allen Feldern zum Ausdruck auf einem horizontalem Din A4 Blatt, und als Kurzversion, die nur die wichtigsten Felder enthält. Diese ist optimiert für den Ausdruck auf einem Din A4 Blatt im Standardformat. Diese Berichte sind im Menü Berichte, Stundennachweis und Stundennachweis kurz hinterlegt. Revision 342 Seite 17 von 48

18 Projekte und Tätigkeiten In TimePunch können Zeiteinträge jeweils einem Projekt und einer Tätigkeit zugeordnet werden. Die folgenden Seiten beschreiben wie diese in TimePunch anzulegen sind. Projekte anlegen und bearbeiten Über den Punkt Extras / Projekte bearbeiten werden alle bereits definierten Projekte angezeigt. Bereits abgeschlossene Projekte sind versteckt, können aber durch deaktivieren der Checkbox Nur aktive Projekte angezeigt werden. Hier können neue Projekte angelegt oder bestehende durch einen Doppelklick bearbeitet werden. Projektspezifische Tätigkeiten werden in diesem Dialog über die Schaltfläche Hinzufügen angelegt. Revision 342 Seite 18 von 48

19 Zugriffsrechte und Mitarbeiterspezifische Anpassungen Um die Projektliste für den einzelnen Mitarbeiter übersichtlich zu halten, können die Zugriffsrechte für Projekte auf Mitarbeiter beschränkt werden. Das gleiche gilt auch für die Mitarbeiterspezifischen Anpassungen. Hier kann der Stundensatz und die max. Anzahl der Projektstunden pro Mitarbeiter definiert werden. Revision 342 Seite 19 von 48

20 Allgemeine Tätigkeiten Werden Tätigkeiten in jedem Projekt benötigt, so können diese in TimePunch durch allgemeine Tätigkeiten abgebildet werden. Diese sind in jedem Projekt auswählbar und müssen dann nicht mehr speziell für jedes Projekt neu definiert werden. Über den Menüpunkt Extras / Allgemeine Tätigkeiten gelangt man in folgendes Menü, in dem die Allgemeinen Tätigkeiten bearbeitet werden können. Detaillierte Projektabrechnung Speziell für die Projektabrechnung dem Kunden gegenüber, wurde der Bericht Detaillierte Projektabrechnung entworfen. Der Bericht steht im Menüpunkt Berichte zur Auswahl. Revision 342 Seite 20 von 48

21 Projetkalkulation Für die Projektleitung wurde der Bericht Projektabrechnung und Projektabrechnung pro Mitarbeiter entwickelt. In diesen Berichten kann geprüft werden, wie viele Stunden insgesamt bereits auf ein Projekt gebucht wurden. Um die kompletten Projektzeiten zu erhalten, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden. Checkbox Selektierte Benutzer darf nicht aktiviert sein, damit alle Mitarbeiter ausgewertet werden. Das auszuwertende Projekt muss selektiert sein. Im Datumsbereich sollte das Zeitfenster auf Alle Zeiteinträge gesetzt sein, damit alle Projektbuchungen in die Auswertung einfließen. Revision 342 Seite 21 von 48

22 Gleitzeitberechnung und Überstundenkonto Auf den folgenden Seiten wird erläutert wie das Überstundenkonto ausgewertet und bei Bedarf korrigiert werden kann. Anzeige der aktuellen Monatsdaten Im aktuellen Monat werden die Arbeitszeit, die Überstunden sowie der aktuelle Resturlaub in einem separaten Informationsfenster angezeigt. Das Fenster befindet sich in der Mitte von TimePunch am unteren Fensterrand. Angezeigt wird die Arbeitszeit im Monat bis zum heutigen Datum. Die bisher angesammelten Überstunden, sowie der noch verfügbare Resturlaub. Es ist wichtig zu wissen, dass bei den Überstunden die Arbeitszeit des aktuellen Tages mit eingerechnet wird. Analyse der Überstunden im aktuellen Monat Die Überstunden pro Mitarbeiter können im Analyse-Fenster (rechts unten) angesehen werden. Hierbei werden die Überstunden am Anfang des Monats, die Überstunden im Monat und die Überstunden am Ende des Monats angezeigt. Fand bereits eine Korrektur, in Form einer Auszahlung oder Überstundenbegrenzung statt, so werden die originale Überstundenanzahl, sowie die Anzahl der Überstunden nach der Anpassung angezeigt. Revision 342 Seite 22 von 48

23 Überstunden im Monat begrenzen Zusätzlich zu der Allgemeinen Überstundenregelung im Profil, können die Überstunden pro Monat nochmals separat gesteuert werden. Mit der Schaltfläche Berichtigen, können die Überstunden korrigiert werden. Um die Überstunden zu begrenzen ist im darauf folgenden Dialog die Schaltfläche Überstunden begrenzen auswählen und dann die max. Überstunden eintragen. Wichtig: Die Überstunden können pro Monat oder kumuliert (d.h. insgesamt) begrenzt werden. Pro Monat bedeutet, der Mitarbeiter darf im Monat nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen, aber insgesamt unbegrenzt. Kumuliert bedeutet, der Mitarbeiter darf insgesamt nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen. Revision 342 Seite 23 von 48

24 Überstunden automatisch ausbezahlen Überstunden können automatisch ausbezahlt werden, wenn die Überstunden die festgelegte max. Überstundenanzahl überschreiten. Dabei ist in der Auswahlbox der Eintrag berechnet auszuwählen. Wichtig: Überstunden können nur dann automatisch ausbezahlt werden, wenn eine max. Überstundenzahl gesetzt ist zu der die Differenz berechnet werden kann. Revision 342 Seite 24 von 48

25 Überstunden einmalig ausbezahlen Überstunden können einmalig ausbezahlt werden, indem die Schaltfläche Überstunden ausbezahlen ausgewählt wird. Die dann eingegebenen Überstunden werden von den Gesamtüberstunden subtrahiert und im Monatsbericht als ausbezahlte Überstunden angezeigt. Fehlstunden ausgleichen Fehlstunden können einmalig ausgeglichen werden, indem die Schaltfläche Fehlstunden ausgleichen ausgewählt wird. Die dann eingegebenen Fehlstunden werden zu den Fehlstunden addiert und im Monatsbericht als Fehlstundenausgleich angezeigt. Revision 342 Seite 25 von 48

26 Überstunden abfeiern Die Gleitzeitberechnung in TimePunch wertet automatisch fehlende Einträge als Überstundenabbau. Insofern wäre ein Eintragen Überstunden abfeiern nicht notwendig. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist das manuelle Anlegen von Gleittagen jedoch zu empfehlen. Auch hier empfiehlt es sich bei mehreren Einträgen, eine Eintragsserie zu erstellen. Revision 342 Seite 26 von 48

27 Überstundenentwicklung nachvollziehen Der Aufbau und Abbau der Überstunden kann am besten im Überstundenbericht nachvollzogen werden. In diesem Bericht werden pro Tag die Sollstunden, die Ist-Stunden und damit die aufgebauten oder genommenen Überstunden aufgelistet. Revision 342 Seite 27 von 48

28 Urlaubsverwaltung Die folgenden Seiten beschreiben wie das Urlaubskonto in TimePunch verwaltet und ausgewertet werden kann. Urlaubskonto erstmalig befüllen Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters müssen im Profil die jährlichen Urlaubstage (laut Vertrag) hinterlegt werden. In den Vorgaben werden der Resturlaub oder die anteiligen Urlaubstage, wenn der Mitarbeiter unterjährig startet, festgelegt. Das gleiche gilt auch bei der Neueinführung von TimePunch. In den Vorgaben sollten dann die Urlaubstage eingetragen werden, die dem Mitarbeiter mit dem Start von TimePunch noch zur Verfügung stehen. Revision 342 Seite 28 von 48

29 Mitarbeiterurlaub eintragen Um Urlaub einzutragen ist im Menü Bearbeiten, Mehrtägige Einträge erstellen auswählen und als Besonderheit Urlaub zu markieren. Falls, noch kein Urlaubsprojekt vorhanden ist, dann empfiehlt es sich ein solches anzulegen. Bei Von/Bis kann die Tageszeit gewählt werden. Die konkreten Start- und Endzeiten, werden in diesem Fall vom Arbeitszeitmodell übernommen. Damit der Urlaubseintrag korrekt in die Gleitzeitberechnung einfließt, ist es wichtig bei den Besonderheiten Urlaub auszuwählen. Revision 342 Seite 29 von 48

30 Übernahme von Resturlaub ins neue Jahr Der Resturlaub wird automatisch in das neue Jahr übernommen. Entscheidend für die Übernahme ist der Monat Dezember. Die dort aufgeführten Resturlaubstage werden in den Januar übernommen. Revision 342 Seite 30 von 48

31 Berichtswesen Auf den folgenden Seiten werden die Berichtsfunktionen und Auswertungsmöglichkeiten in TimePunch erläutert. Menüpunkt Bericht, Berichtsoptionen Für jeden Bericht stehen verschiedene Filter zur Verfügung. Diese Filter verändern nicht das Aussehen des Berichts, aber sie filtern die angezeigten Daten. Mit Administrations-Rechten können so zum Beispiel Auswertungen für mehrere Mitarbeiter erstellt werden. Zumeist ist es auch möglich, das Projekt und die Tätigkeit, sowie den Berichtszeitraum der ausgewertet werden soll, einzustellen. Zudem steht mit der Option Fakturierung die Möglichkeit bereit, Daten auszuwerten, die noch nicht als fakturiert also gebucht markiert wurden. Nach Klick auf Übernehmen wird der Bericht mit den eingestellten Parametern neu erzeugt. Exportieren der Berichte Jeder Bericht kann nach Excel, PDF und Word exportiert werden. Als Standardexport gilt der Export nach Microsoft Excel. Hierfür existiert eine Schaltfläche in der Menüleiste, die direkt eine Excel Instanz mit dem aktuell angezeigten Bericht öffnet. Revision 342 Seite 31 von 48

32 Rechteverwaltung Die folgenden Seiten beschreiben die Rechteverwaltung in TimePunch PRO. TimePunch Profiles Über die Software TimePunch Profiles können die Mitarbeiter verschiedenen Rollen mit unterschiedlichen Rechten zugeordnet werden. Mitarbeiter einer Rolle zuordnen Über das Verschieben der Mitarbeiter mittels Drag & Drop können diese einer anderen Rolle zugeordnet werden. Revision 342 Seite 32 von 48

33 Berechtigungen Als Standardeinstellung verfügt jede Installation über Administrations-Rechte. Wird TimePunch in einem Firmennetzwerk verwaltet und administriert, kann jedem Benutzer über das Modul TimePunch Profiles verschiedene Berechtigungen eingeräumt werden. Anmeldeberechtigung Administration Vollzugriff Editieren Protokollieren Anmelden x x x x Mitarbeiter verwalten x Synchronisation Zugriff auf TimePunch Synchronisations Assistent x x x Logging Zugriff auf TimePunch Watcher x x x x Aktiven Zeiteintrag ändern x x x Aufnahme-Einstellungen ändern x x x Projektzugriffe Zugriff auf die aktiven Projekte x x x x Verwalten der Projekte x x Projekte über TimePunch Sync-Assistent senden Projekte über TimePunch Sync-Assistent empfangen x x x x x Revision 342 Seite 33 von 48

34 Tätigkeitszugriffe Zugriff auf die aktiven Tätigkeiten Verwalten der allgemeinen Tätigkeiten x x x x x x Zeiteinträge Zugriff auf die Zeiteinträge x x x x Ändern bestehender Zeiteinträge Zeiteinträge über TimePunch Sync Assistent senden Zeiteinträge über TimePunch Sync Assistent empfangen Zeiteinträge beschänkt editieren x x x x x x x x x 1 x 1 Sofern dabei keine Projekte oder Tätigkeiten verändert oder angelegt werden. Revision 342 Seite 34 von 48

35 Mitarbeiterprofile in TimePunch Profiles bearbeiten Durch einen Doppelklick in TimePunch Profiles auf den Mitarbeiter öffnet sich dessen Mitarbeiterprofil und kann bearbeitet werden. Revision 342 Seite 35 von 48

36 Protokollierungs-Einstellungen bearbeiten In TimePunch Profiles können die Aufnahmeeinstellungen zentral verwaltet werden. Dies geschieht mit einem Rechtsklick auf dem Mitarbeiter-Profil. Danach muss der Menüpunkt Watcher-Settings anpassen ausgewählt werden. Die unterschiedlichen Aufzeichnungsmodi sind im Benutzerhandbuch zum TimePunch Watcher ausführlich beschrieben. Wichtig ist aber, dass die Einstellungen zentral verwaltet werden können. Verfügt der Mitarbeiter nur über das Recht Nur Protokollierung dann kann er diese Einstellungen zudem nicht selbst ändern. Revision 342 Seite 36 von 48

37 Ausscheiden von Mitarbeitern Wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, dann können diese aufgrund der vorhandenen Zeiteinträge nicht gelöscht werden. Ein Löschen wäre aber auch nicht empfehlenswert, da die Zeiten eventuell zu einem späteren Zeitpunkt nochmal eingesehen werden müssen. Aus diesem Grund kann man die Zeiten in TimePunch archivieren. Dazu wird der Mitarbeiter zuerst auf die Rolle Kein Zugriff verschoben. Jetzt ist ein Wechsel auf die Lizenzverwaltung notwendig. Hier wird dann zuerst im Baum die entsprechende Lizenzart ausgewählt, z.b. PZE Studio. Danach kann der Mitarbeiter selektiert und über die rechte Maustaste Lizenz entziehen die Lizenz entzogen werden. Die Lizenz ist nun wieder vakant und steht für den neuen Mitarbeiter zur Verfügung. Revision 342 Seite 37 von 48

38 Lizenzverwaltung Die folgenden Seiten beschreiben die Lizenzverwaltung in TimePunch PRO. TimePunch Profiles Über die Software TimePunch Profiles können die Lizenzen für TimePunch PRO eingegeben und den Mitarbeitern zugeordnet werden. Lizenzschlüssel eingeben Bevor die Lizenzen den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden können, müssen die Lizenzschlüssel eingegeben werden. Dies geschieht über den Menüpunkt Extras / Lizenzen verwalten Nach dem Eingeben des Lizenzschlüssels wird dieser über die Schaltfläche Hinzufügen übernommen. Revision 342 Seite 38 von 48

39 Lizenzen den Mitarbeitern zuordnen In der Baumanzeige werden nach dem jeweiligen Lizenzschlüssel die Anzahl der bereits vergebenen Lizenzen, sowie die Anzahl aller Lizenzschlüssel des jeweiligen Typs angezeigt. Jetzt müssen die betreffenden Mitarbeiter ausgewählt und über das Kontextmenü Mitarbeiter lizenzieren ausgewählt werden. In folgendem Dialog ist dann die entsprechende Lizenz auszuwählen, für die der Mitarbeiter lizenziert werden soll. Nach dem bestätigen mit Ok ist die Lizenz dem Mitarbeiter zugeordnet. Alternativ zu der Lizenzierung über den Dialog können die Mitarbeiterprofile auch via Drag & Drop auf die entsprechende Lizenz in der Baumansicht gezogen werden. Revision 342 Seite 39 von 48

40 Lizenztypen in TimePunch In TimePunch stehen verschiedene Lizenztypen zur Verfügung. Diese bieten Zugriff auf das komplette System oder Teilaspekte. TimePunch PRO Bei dieser Lizenz handelt es sich um eine Version, die in der Personalabteilung benötigt wird, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in TimePunch auszuwerten. Diese TimePunch Lizenz bietet Ihnen eine effiziente Mitarbeiterverwaltung inkl. Urlaubsplanung, Gleitzeitkonten-/ Überstundenverwaltung, Monatsberichte und umfangreiche Projektmanagement Funktionen. Alternativ kann diese Lizenz auch für jeden Mitarbeiter zur Zeiterfassung genutzt werden, da sie zusätzlich alle PZE Lizenzen (Terminal/Watcher/Studio) beinhaltet. PZE Watcher Diese Lizenz umfasst die Benutzung des TimePunch Watcher zur Aufzeichnung der Arbeitszeit am lokalen PC. Für diese Lizenz wird kein Zeiterfassungsterminal benötigt. Die Zeit wird erfasst, sobald sich der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz-PC anmeldet. Zusätzlich kann die Arbeitszeit auf verschiedene Projekte gebucht werden. Die Anzahl der Lizenzen ist von der Mitarbeiteranzahl abhängig. Die Auswertung erfolgt mit der TimePunch PRO Lizenz im Personalbüro oder Projektoffice. PZE Studio Diese Lizenz umfasst die Benutzung von TimePunch Studio zur Aufzeichnung der Arbeitszeit an einem gemeinschaftlichen PC, z.b. in einer Werkstatt, einer Praxis oder im Einzelhandel. Jeder Mitarbeiter benötigt dabei eine eigene PZE Studio Lizenz. Die Arbeitszeit wird erfasst, sobald sich der Mitarbeiter an TimePunch Studio anmeldet. Zusätzlich kann die Arbeitszeit auf verschiedene Projekte gebucht werden. Die Anzahl der Lizenzen ist abhängig von der Mitarbeiteranzahl. Die Auswertung erfolgt mit der TimePunch PRO Lizenz im Personalbüro oder Projektoffice. PZE Terminal Mit dieser Lizenz wird ausschließlich das Kommen / Gehen der Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal über RFID Mitarbeiterausweise oder Schlüsselanhänger erfasst. Die Anzahl der Lizenzen ist von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig. Die Auswertung erfolgt mit der TimePunch PRO Lizenz im Personalbüro. Revision 342 Seite 40 von 48

41 Lizenzmatrix Die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen Lizenzen und deren Nutzung und Lizenzierungsmöglichkeiten. Modul / Lizenz TimePunch PRO Lizenz PZE Watcher Lizenz PZE Studio Lizenz PZE Terminal Lizenz TimePunch PRO Verwaltung x TimePunch Watcher x x TimePunch Studio x x TimePunch Zeiterfassungsterminal x x Revision 342 Seite 41 von 48

42 Tipps und Tricks Die folgenden Seiten enthalten wertvolle Tipps und Tricks für die Arbeit mit TimePunch. Monatsabschluss und Gesamtperformance Der Monatsabschluss der in TimePunch durchgeführt werden kann bietet große Vorteile. Als Erstes vermeidet er ein versehentliches Löschen alter Einträge, da diese beim Abschluss gesperrt werden. Und zweitens bleibt die Leistung von TimePunch über die Nutzungsdauer stabil, da alte Zeiteinträge als gesetzt markiert sind und nicht mehr berechnet werden müssen. Aus diesen Gründen sollte der Monatsabschluss regelmäßig durchgeführt werden. Entweder durch den Mitarbeiter selbst, oder zentral durch das Personalbüro für alle Mitarbeiter. In TimePunch PRO kann der Monatsabschluss über das Menü Extras / Monatsabschluss durchgeführt werden. Das Personalbüro kann den Monatsabschluss für alle Mitarbeiter durchführen, indem die Mitarbeiter in TimePunch Profiles selektiert werden und danach der Monatsabschluss aus dem Kontextmenü aufgerufen wird. Revision 342 Seite 42 von 48

43 Import von Zeiteinträgen mit Microsoft Excel Mit dem Kommandozeilen-Tool TpCommand ist es möglich Zeiteinträge aus einer CSV Datei zu importieren. Wie dies genau funktioniert wird im Detail in der Anleitung von TimePunch Command beschrieben. An dieser Stelle sei nur gesagt, dass die Möglichkeit besteht alte Zeiteinträge von einer Excel Datei zu importieren. Revision 342 Seite 43 von 48

44 Standardprojekt für Urlaub, Krankheit, Überstunden-Abbau usw. Über Extras / Projekte bearbeiten empfiehlt es sich ein Standardprojekt für Urlaub, Gleitzeit usw. anzulegen. Dies erleichtert die spätere Auswertung. Bei der Neuanlage einer Datenbank ab TimePunch 2.4 wird ein solches Projekt standardmäßig erzeugt. Natürlich können die Tätigkeiten anschließend an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Revision 342 Seite 44 von 48

45 Weihnachten und Sylvester Weihnachten und Sylvester sind keine offiziellen Feiertage, werden jedoch in den meisten Unternehmen mit einem halben Tag frei honoriert. Lösung 1: An Weihnachten und Sylvester wird einen halben Tag gearbeitet Sofern dies auch in Ihrem Unternehmen so ist und da halbe Feiertage nicht im Feiertagseditor eingetragen werden können, muss dieser Sonderurlaub als Feiertag / Betriebsurlaub mit der korrekten Stundenanzahl für jeden Mitarbeiter eingetragen werden. Lösung 2: Weihnachten und Sylvester sind frei zu nehmen In diesem Fall können Weihnachten und Sylvester als Feiertag im Feiertagseditor eingetragen werden. Dementsprechend reduzieren sich die frei verfügbaren Urlaubstage um 2 Tage, was entsprechend im Mitarbeiterprofil hinterlegt werden muss. Revision 342 Seite 45 von 48

46 Automatische Aufzeichnung ohne Manipulationsmöglichkeiten Mit den entsprechenden Einstellungen lässt sich TimePunch so konfigurieren, dass dem Mitarbeiter keine Möglichkeit zur Manipulation der eigenen Arbeitszeit gegeben wird. Hierzu sind folgende Schritte notwendig. 1. Das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters sollte eine automatische Pause von 30 Minuten nach 6 Std. enthalten. Damit ist sichergestellt, dass immer die Pausenzeitregelung eingehalten wird. 2. Der Mitarbeiter darf nur das Recht zur Protokollierung der Arbeitszeit besitzen. Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter die einmal erfassten Zeiten nicht ändern kann. Revision 342 Seite 46 von 48

47 3. Zudem sollten die Aufzeichnungs-Optionen so gesetzt sein, dass der Mitarbeiter die Protokollierung der Arbeitszeit nicht unterbrechen kann. Dies verhindert ein absichtliches Ausschalten der Protokollierung. Ein weiterer wichtiger Punkt, ist die Aufzeichnung beim Sperren von Windows zu unterbrechen. Um nicht jede kleine Unterbrechung (z.b. Toilettengänge) direkt als Pause zu werten, empfiehlt sich die Einstellung von 15 Minuten Kulanzzeit. 4. Damit die Einstellung Zeiterfassung beim Sperren von Windows unterbrechen greift, muss der Bildschirmschoner entsprechend konfiguriert werden. Dies kann auch über die Domänen-Einstellungen global für alle Mitarbeiter geschehen. Revision 342 Seite 47 von 48

48 Ende des Dokuments Revision 342 Seite 48 von 48