Kurzdokumentation Zusatzlektionen soziale Belastung verwalten

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1 Departement Bildung, Kultur und Sport Abteilung Volksschule Version Mai 2014 Kurzdokumentation Zusatzlektionen soziale Belastung verwalten Personalplanungs-Tool der Aargauer Volksschule Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Verbindliche Rechenschaftslegung der Zusatzlektionen mit dem PPT Hilfestellungen Technische Hinweise (Makrosicherheit) Vorbereitungen Benötigte Dateien abspeichern Starten des PPT Erfassen von Zusatzlektionen (ZL) Einstieg Ferienkalender pflegen Erfassung der bewilligten Zusatzlektionen Lehrpersonen Zusatzlektionen zuweisen Neue Lehrpersonen erfassen Externen Personen und der Schulleitung Zusatzlektionen zuweisen Export 'Liste Zusatzlektionen' Rechenschaftslegung für das BKS Zusatzlektionenrapport Zusatzlektionen manuell in F11 übertragen Speichern und verlassen...11

2 1 Allgemeines 1.1 Verbindliche Rechenschaftslegung der Zusatzlektionen mit dem PPT Der Kanton übernimmt die Kosten für die Zusatzlektionen vollumfänglich. Die Schulen haben daher den Einsatz dieser Lektionen gegenüber dem Kanton auszuweisen. Aus diesem Grund ist für Schulen mit Zusatzlektionen soziale Belastung die Dokumentation der vor Ort eingesetzten Zusatzlektionen mit der reduzierten Version des Personalplanungs-Tools (PPT) verbindlich Hilfestellungen Treten bei der Anwendung des Tools Fragen oder technische Probleme auf, die mit der vorliegenden Dokumentation und der F1-Hilfetaste Ihrer Computertastatur (blendet zu jeder Ebene des PPT Hilfsinformationen ein) nicht beantwortet werden können, erhalten Sie telefonisch über das Sekretariat Schulentwicklung der Abteilung Volksschule oder über die Adresse se.volksschule@ag.ch mit dem Betreff "Personalplanungs-Tool" Auskunft. 1.3 Technische Hinweise (Makrosicherheit) Das vorliegende Tool (BKS_PTT_Mai14.xls) ist auf der Grundlage von Microsoft Excel 2003 aufgebaut und läuft auch unter den Excel-Versionen 2007 und Die Entwicklung einer "Office.mac"-tauglichen Version wird zurzeit geprüft. Damit das Programm reibungslos funktioniert, ist es zwingend erforderlich, dass Excel auf so genannte Makros zugreifen kann. Standardmässig erscheint daher beim Aufstarten des PPTs eine Sicherheitswarnung. Ausführliche Informationen sind in der Dokumentation zum Personalplanungs-Tool zu finden. 1 2 Vorbereitungen 2.1 Benötigte Dateien abspeichern Erstellen Sie einen neuen Ordner. Speichern Sie in diesem Ordner die PPT-Datei "BKS_PPT_Mai14.xls", das aktuell an Ihrer Schule im Einsatz befindliche "F11-Formular" sowie Ihre aktuellen Pensenbewilligungsformulare ab. Die aktuelle PPT-Datei sowie die neuen Pensenbewilligungsformulare finden Sie auf dem Schulportal Starten des PPT Starten Sie das Personalplanungs-Tool mit einem Doppelklick auf die Datei "BKS_PPT_Mai14.xls". Im Dialogfenster "Sicherheitswarnung Makro" muss die Option "Diesen Inhalt aktivieren" ausgewählt werden 1 Grundlagen: > Organisation & Struktur > Schulführung > Personalführung > Personaleinsatz Seite 2 von 11

3 Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die Option "Nein" aus, falls Sie noch keine PPT-Datei bearbeitet haben. Ansonsten klicken Sie auf "Ja": Damit Sie die Zusatzlektionen verwalten können, ist es notwendig, dass Sie die Pensenbewilligungsformulare und das F11-Formular Ihrer Schule einlesen. Klicken Sie zuerst auf den Button "Pensenbewilligungsformulare einlesen". Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die zu importierenden Stufen aus, für die Sie vom Kanton Zusatzlektionen zugesprochen erhalten haben. Klicken Sie auf "OK": Quittieren Sie die Bestätigung mit "OK": Seite 3 von 11

4 Klicken Sie nun auf den Button "Lehrpersonen einlesen (Formular F11)" Wählen Sie im folgenden Dialogfeld die Stufen aus, von der Lehrpersonen allfällige Zusatzlektionen übernehmen könnten. Klicken Sie auf "OK": Quittieren Sie die Bestätigung mit "OK": Bestätigen Sie das nachfolgende Dialogfeld mit "Ja": Klicken Sie beim folgenden Dialogfeld auf "Nein": Seite 4 von 11

5 3 Erfassen von Zusatzlektionen (ZL) 3.1 Einstieg Klicken Sie auf den Button "Zusatzlektionen bearbeiten". Die hellgrau hinterlegten Bearbeitungspunkte sind deaktiviert: Ferienkalender pflegen Für die Umrechnung der eingesetzten Zusatzlektionen bei Lehrpersonen in die zu meldenden Lektionen der Pensenmeldung, muss der Ferienkalender der Schule einmalig gepflegt werden. Sobald Sie im Hauptmenü den Button "Zusatzlektionen bearbeiten" auswählen, öffnet sich eine Ebene, auf der Sie aus vorgegebenen Regionen, eine für Ihre Schule passende Region auswählen können. Falls keine Region mit Ihren Feriendaten übereinstimmt, kann die Region 99 individuell angepasst werden. Für die Erfassung gehen Sie wie folgt vor: Durch einen Doppelklick auf "Reg." der gewünschten Region, wählen Sie den Kalender aus. Dadurch wird die ausgewählte Region markiert und der untere Teil der Tabelle vom Tool ausgefüllt. Entspricht keine der vorgegebenen Regionen Ihren Feriendaten, so können Sie die "Reg. 99" individuell anpassen. Seite 5 von 11

6 Passen sie zuerst die Feriendaten individuell an. Klicken Sie dazu in die jeweilige Zelle und geben Sie das richtige Datum ein. Das Datum muss im Format TT.MM.JJ eingegeben werden. Danach wählen Sie die 'Reg. 99' per Doppelklick aus. Wichtig: Der Kalender kann im Nachhinein nicht mehr aufgerufen oder angepasst werden. Er kann mittels des Buttons "Drucken" für spätere Vergleichszwecke ausgedruckt werden. Danach können Sie mit entsprechendem Button zum Hauptmenü zurückkehren oder direkt auf die Ebene Zusatzlektionen gelangen Erfassung der bewilligten Zusatzlektionen Wird im Hauptmenü ein weiteres Mal der Button "Zusatzlektionen bearbeiten" angewählt, so erscheint das Tabellenblatt "Zusatzlektionen Lehrpersonen". Bevor in dieser Ebene gearbeitet werden kann, müssen in der ersten Tabelle (der Seite "Zusatzlektionen Lehrpersonen") die gelb markierten Zellen der Zeile "Total Zusatzlektionen" pro Stufe ausgefüllt werden. Diese Angaben werden vom BKS gesprochen und schriftlich mitgeteilt. Die entsprechenden Werte gilt es an dieser Stelle einzutragen. 3.2 Lehrpersonen Zusatzlektionen zuweisen Anschliessend kann ein Teil (oder alle) dieser Lektionen auf Lehrpersonen verteilt werden. Klicken Sie nun in die gelben Zellen der ersten Tabellen-Zeile und wählen Sie der Reihe nach "Lehrperson", "Stufe" und 'Einsatzdauer' ("von", "bis" -> kann frei gewählt werden) aus. Die Auswahl der Stufe entscheidet darüber, aus welcher Stufenzelle des obigen Übersichtskastens die Lektionen in Abzug gebracht werden: Wählen Sie dann in der Spalte "BF" die Berufsfelder, in denen Sie die Zusatzlektionen einsetzen möchten. BF 1-4 wählen Sie, wenn die Zusatzlektionen für die Unterstützung des Unterrichts eingesetzt werden. Die Erfassung geschieht mit der Zelle "Lektionen (pro Woche)". Falls Sie die Zusatzlektionen anderweitig einsetzen möchten, dann wählen Sie BF 2-4. In diesem Fall erfassen Sie die eingeplanten Arbeitsstunden für das Projekt in der Zelle "Jahresstunden". Oberhalb der Tabelle im Übersichtskasten wird fortlaufend automatisch Buchhaltung geführt, wie viele Zusatzlektionen Sie bereits eingesetzt oder noch zur Verfügung haben. Seite 6 von 11

7 Die Werte der Spalten 'Basis Anz. Std./Lekt.', 'Meldung ins F11', 'Lekt. (pro Schuljahr)' und 'BG % (Schuljahr)' füllt das Programm nach Bedarf selbst aus. In der Spalte "Bemerkungen" können nach Bedarf Einträge gemacht werden. Die Spalte 'Meldung ins F11 (Lektionen)' gibt Ihnen an, welcher Lektionenwert für den eingegebenen Zeitraum im F11 gemeldet werden muss, unabhängig davon welches BF ausgewählt wurde. Beträgt die Anstellungsdauer für einen Einsatz aus den Zusatzlektionen maximal 3 Monate, so wird diese Anstellung im Stunden- resp. Lektionenlohn entlöhnt. Bei der Eingabe weist das System darauf hin, in dem der Wert in der Spalte 'Meldung ins F11(Lektionen)' rot erscheint. Als zusätzlicher Hinweis sind über der Tabelle folgende Bemerkungszeilen zu sehen: Anstellungen bis zu 3 Monaten: Bitte die Lektionen total im F11 unter 'Bemerkungen' manuell eintragen. In diesen Fällen müssen im F11 die geleistete Anzahl Lektionen insgesamt für den Anstellungszeitraum (entspricht der Zahl in der Spalte 'Meldung ins F11') im Bemerkungsfeld angegeben werden. Zudem braucht es den Hinweis, dass es sich um Zusatzlektionen handelt und in welcher Stufe sie eingesetzt werden. Alle weiteren Informationen sind der Anleitung zum Formular F11 des Personaldienstes Lehrpersonen zu entnehmen. Mit dem Rechtsklick auf eine Lehrperson können Sie die gesamte Zeile löschen. Bei Fragen oder Unklarheiten betätigen Sie bitte die Taste "F1" Ihrer Tastatur. Es öffnet sich eine Hilfeseite mit den wichtigsten Erklärungen. Mit dem Button "Zurück" (ganz oben auf der Hilfeseite) gelangen Sie in den Arbeitsbereich zurück. 3.3 Neue Lehrpersonen erfassen Möchten Sie auf der Seite "Zusatzlektionen Lehrpersonen" eine Lehrperson eingeben, die noch nicht in der Auswahlliste der Spalte "Lehrpersonen" erscheint, muss diese Lehrperson zunächst auf der Seite "Lehrpersonen bearbeiten" erfasst werden. Gehen Sie hierfür mit dem Button "Menü aufrufen" (oben rechts) zurück ins Hauptmenü. und drücken Sie dann auf die Schaltfläche " Lehrpersonen bearbeiten". Mit einem Doppelklick auf eine bestehende Personalnummer erscheint ein neues Fenster, in dem Sie auswählen, ob Sie eine neue Lehrperson einfügen oder eine bestehende löschen wollen. Klicken Sie hier auf "Einfügen" und dann auf "OK". Seite 7 von 11

8 Danach erscheint in der oberen Zeile der Tabelle eine "Vakante Lehrperson" mit einer fiktiven Personalnummer und einem fiktiven Alter. Personal-Nr. und Name, Vorname lassen sich richtigstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechenden Felder klicken. Das Alter wird mit einem Doppelklick angepasst. Wenn Sie nun über das Hauptmenü zurück auf die Seite "Zusatzlektionen Lehrpersonen" gehen, erscheint die neu erfasste Lehrperson in der Auflistung der Spalte Lehrperson. Auch hier erhalten Sie über die Taste "F1" Ihrer Tastatur weitere Informationen zu dieser Seite. 3.4 Externen Personen und der Schulleitung Zusatzlektionen zuweisen Auf der Bearbeitungsseite der Zusatzlektionen, die durch Lehrpersonen abgedeckt werden, hat es oben rechts vier Funktions-Buttons. Per Mausklick auf die Schaltfläche "Assistenz-, ext. Fachpersonen und SL" gelangen Sie auf die Erfassungsseite dieser Personengruppen. Im ersten Teil der Tabelle sind Personalnummer (falls bereits vorhanden), Name, Vorname, Geburtsdatum und Einsatzdauer ("von", "bis") einzutragen. Daraus errechnet das Programm die effektive Anzahl Kalenderwochen. In der zweiten Hälfte der Tabelle wird die Funktion der Personen ausgewiesen. Dies hat einen direkten Einfluss auf die zu leistenden Arbeitsstunden im Verhältnis zu einer Jahreslektion ('Basis Anz. Std./Lekt.'). Zudem wird auch hier der Einsatz der Zusatzlektionen' im Unterricht' und 'nicht-unterricht' unterschieden. Die einzugebenden "vereinbarten Stunden" entsprechen den effektiv zu leistenden Stunden innerhalb des eingegebenen Zeitraums. Der Zeitraum muss mit den entsprechenden Angaben im Anstellungsvertrag übereinstimmen. Seite 8 von 11

9 Die Angaben über die Stufe und die vereinbarten Stunden erlauben es dem Programm, die restlichen Spalten zu berechnen. Beträgt die Anstellungsdauer maximal 3 Monate, so erscheint in der Spalte 'Beschäftig. Grad in %' der Begriff "Stundenlohn" (ausser bei Schulleitungen), da der Arbeitseinsatz im Stundenlohn vergütet wird. Als zusätzlicher Hinweis erscheinen über der Tabelle folgende Bemerkungszeilen: Stundenlohn: Bitte vereinbarte Stunden im F11 unter 'Bemerkungen' manuell eintragen. In diesen Fällen muss im F11 der Wert der Spalte 'vereinbarte Stunden' und die Anstellungsdauer (von, bis) im Bemerkungsfeld eingetragen werden. Zudem braucht es den Hinweis, dass es sich um Zusatzlektionen handelt und auf welcher Stufe sie eingesetzt werden. Alle weiteren Informationen sind der Anleitung zum Formular F11 des Personaldienstes Lehrpersonen zu entnehmen. Der zusätzliche Beschäftigungsgrad aus den Zusatzlektionen für Schulleitungen wird in das dafür vorgesehene Feld im Formular F11 eingetragen. Die Bemerkungs-Spalte steht für hilfreiche Kommentare zur freien Verfügung. Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Zelle der Spalte 'Pers.Nr.' können Sie die gesamte Zeile löschen. Weitere Informationen zu den einzelnen Spalten und Berechnungen der Ebene können Sie über die Taste F1 (Hilfefunktionen) abrufen. 3.5 Export 'Liste Zusatzlektionen' Mit dem Button "Menü aufrufen" gelangen Sie zurück zur Startseite des PPT. Wenn Sie hier den Menüpunkt "Exporte" auswählen, so können Sie die "Liste Zusatzlektionen" anwählen. Das Programm erstellt eine entsprechende Excel-Liste und speichert diese im Ordner der Anwendung ab. Diese Liste können Sie mit den gängigen Excel-Befehlen je nach Wunsch bearbeiten (sortieren, rechnen usw.). Seite 9 von 11

10 4 Rechenschaftslegung für das BKS 4.1 Zusatzlektionenrapport Sie können jederzeit in der Ebene "Zusatzlektionen bearbeiten" den Button "Zusatzlektionenrapport" (oben rechts) anklicken und gelangen damit zur folgenden Übersicht: Diese Buchhaltung gibt einen detaillierten Überblick der zur Verfügung stehenden Zusatzlektionen soziale Belastung', deren Verteilung auf die Berufsfelder und der Berufsgruppen. Ebenfalls lässt sich daraus die Abweichung ablesen. Ist diese positiv, so können noch weitere Lektionen für die Berufsfelder 1-4 oder 2-4 resp. im Unterricht/nicht-Unterricht eingesetzt werden. Ein negativer Wert ist nicht möglich, da die gesprochene Anzahl Zusatzlektionen vom BKS festgelegt wird. Dieser darf nicht überschritten werden. Mehrkosten werden nicht übernommen. Gemäss der Verordnung über die Ressourcierung der Volksschule (Ressourcenverordnung) 12 Abs. 1 müssen mindestens die Hälfte der zugesprochenen Zusatzlektionen für den Unterricht nach Stundentafel verwendet werden. Auch diese Verteilung kann dem Zusatzlektionenrapport entnommen werden. Der Zusatzlektionenrapport gilt als Rechenschaftslegung über den Einsatz der Zusatzlektionen. Er muss nur einmal pro Schuljahr, jedoch bis spätestens am 31. Juli, dem BKS zugestellt werden. Das Versenden kann direkt mit dem Button "Mail an BKS" ausgeführt werden. 4.2 Zusatzlektionen manuell in F11 übertragen Damit die eingesetzten Zusatzlektionen durch das BKS den entsprechenden Personen ausbezahlt werden, ist es unabdingbar, dass Sie im Formular F11 die Zusatzlektionen manuell eintragen. Entsprechende Informationen finden Sie in der Anleitung zum Formular F11 des Personaldienstes Lehrpersonen. Seite 10 von 11

11 5 Speichern und verlassen Mit dem folgenden Button gelangen Sie jeweils in die letzte Arbeitsebene zurück: Mit dem folgenden Button gelangen Sie auf die Startseite des PPT zurück: Mit dem folgenden Button auf der Startseite speichern und beenden Sie das Programm: Alternativ können Sie mit den bekannten Excel-Funktionen speichern und das PPT und Excel verlassen. Seite 11 von 11