Einfaches und effizientes Projektmanagement für jedermann. EASY-PM Kurzanleitung Projekte, Phasen, Meilensteine, Aufgaben

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1 Einfaches und effizientes Projektmanagement für jedermann EASY-PM Kurzanleitung Projekte, Phasen, Meilensteine, Aufgaben

2 Hinweis In dieser Kurzanleitung zu EASY-PM finden Sie einen Kurzüberblick zu den Themen: - Projekte bearbeiten - Phasen und Meilensteine bearbeiten - Aufgaben bearbeiten. Für einen Gesamtüberblick der Funktionen von EASY-PM konsultieren Sie bitte unsere Homepage ( und lesen Sie auch bitte in der Hilfe nach. Seite 2 von 2

3 Inhaltsverzeichnis. Einführung Account-Registrierung Aufbau der Oberfläche und Allgemeine Bedienung Öffnen eines Projektes Anlegen eines neuen Projektes Bearbeiten eines Projektes das Projektdashboard Bearbeiten eines Projektes Projektstrukturierung Phase/Meilenstein anlegen Phase/Meilenstein ändern Aufgaben - Allgemeines Aufgaben anlegen Aufgaben ändern Aufgabe löschen Ansicht Sonstiges Funktionen Projekt wechseln Persönliche ToDos verwalten Abmelden Navigation zur Projektübersicht Gantt-Chart Export Bestätigungs-Dialog Listen Kontakt...20 Seite 3 von 2

4 . Einführung EASY-PM ist eine web-basierte Anwendung zur Unterstützung der Projekt- und Teamarbeit. Sie können unabhängig von Ort und Zeit gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten. Jedem Account steht hierfür ein eigener abgeschlossener Bereich zur Verfügung, der mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist. Da EASY-PM eine Software as a Service -Anwendung ist, benötigen Sie für die Nutzung keine lokale Installation auf Ihrem Desktop bzw. Laptop. Es ist ausreichend, wenn Sie über einen Internet-Zugang und ein Benutzer-Konto bei einem aktiven EASY-PM Account verfügen.. Account-Registrierung Ein Account ist ein eigener abgeschlossener Bereich, der mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist. Auf einen Account können verschiedene Benutzer zugreifen, die für diesen Account registriert sind. Einen neuen Account erstellen Sie auf unter dem Menüpunkt Registrierung (). Wenn Sie EASY-PM erst mal ein wenig ansehen möchten, können Sie dies in unseren Demo-Account tun (2). Dort haben Sie die Auswahl aus 3 verschiedenen Rollen mit denen Sie auf den Account zugreifen können. Jede Rolle besitzt dabei verschiedene Rechte. 2 Abbildung : Homepage von EASY-PM Seite 4 von 2

5 .2 Aufbau der Oberfläche und Allgemeine Bedienung EASY-PM ist vom Bedienkonzept her einer Windowsanwendung angepasst. Die einzelnen Funktionsbereiche sind in Reitern unterteilt (4). Es gibt zum einen die Ansicht Projektübersicht, in dem sich die Funktionsbereiche Projekte, Zeitplan, Meine Daten, Mitarbeiter, Suche und Einstellungen befinden und zum anderen die Ansicht Projekt, in dem sich die Funktionsbereiche Übersicht, Projektverwaltung, Anforderungen, Tests, Dokumente, Nachrichten und Suche befinden Abbildung 2: Aufbau der Bedienoberfläche am Beispiel der Projektübersicht Legende: () Account-Name (5) Toolbar (2) Benutzer-Name (6) Arbeitsbereich (3) Direkt-Links (7) Infobereich (4) Hauptmenü (8) Zugriff auf die eigenen TO-Do s Seite 5 von 2

6 .3 Öffnen eines Projektes Das Öffnen eines Projekts kann auf 2 Wegen erfolgen:. Aus der Projektübersicht wird das Projekt durch das Drücken des Play- Buttons geöffnet. Abbildung 3: Öffnen eines Projekts via "Play-Button" 2. Aus der Projektübersicht wird das Projekt durch Markieren des Projektes und das Drücken der rechten Maustaste geöffnet (via Kontextmenü). Abbildung 4: Öffnen eines Projekts via Kontextmenü Seite 6 von 2

7 .4 Anlegen eines neuen Projektes Ein neues Projekt legen Sie über den Button Projekt anlegen aus der Toolbar an. (siehe Abbildung 5) Abbildung 5: Anlegen eines neuen Projektes Im sich öffnenden Fenster (Abbildung 6) können Sie dann die jeweiligen Daten eintragen und mit dem Button OK übernehmen. Beachten Sie bitte, dass alle Pflichtfelder mit einem * gekennzeichnet sind. Abbildung 6: Anlegen eines neuen Projektes - Detaildaten Seite 7 von 2

8 .5 Bearbeiten eines Projektes das Projektdashboard Beim Öffnen eines Projektes gelangt man auf die Projektübersichtsseite (Dashboard). 2 Abbildung 7: Projekt-Dashboard Die Projektübersicht ist die initiale Ansicht nach dem Öffnen eines Projektes und soll Ihnen schnell die wichtigsten Informationen über das Projekt und anstehende Aufgaben geben. Im oberen Bereich werden Ihnen alle Projektinformationen angezeigt (). Darunter sind folgende Informationen (2) zu sehen: Neue Nachrichten: Hier sehen Sie alle neuen Nachrichten, die Sie für das Projekt erhalten haben. Über das Kontextmenü Öffnen können Sie die Nachricht direkt lesen. Anstehende Meilensteine: Im Bereich Anstehende Meilensteine werden Ihnen die in den nächsten 5 Tagen anstehenden Meilensteine Seite 8 von 2

9 angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie den Meilenstein direkt öffnen. Anstehende Aufgaben: Anstehende Tests: Im Bereich Anstehende Aufgaben werden Ihnen die in den nächsten 5 Tagen anstehenden Aufgaben angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie die Aufgabe direkt öffnen. Im Bereich Anstehende Tests werden Ihnen die in den nächsten 5 Tagen anstehenden Tests angezeigt. Über das Kontextmenü können Sie den Test direkt öffnen. Die Bereiche Anstehende Meilensteine, Anstehende Aufgaben und Anstehende Tests werden nur angezeigt, wenn Sie lesende Berechtigung auf diese Bereiche haben. Seite 9 von 2

10 .6 Bearbeiten eines Projektes Projektstrukturierung Für die Strukturierung von Projekten können in EASY-PM Phasen, Meilensteine und Aufgaben verwendet werden. Wechseln Sie dazu auf den Reiter Projektverwaltung und Wählen Sie das Untermenü Phasen aus..6. Phase/Meilenstein anlegen Über die Toolbar können Sie Phasen und Meilensteine anlegen (Abbildung 8). Im sich öffnenden Fenster (Abbildung 9) können Sie dann die jeweiligen Daten eintragen. Name und Verantwortlicher sind Pflichtfelder, welche immer angegeben werden müssen. Durch OK wird die Phase/ der Meilenstein anlegt und in der gewählten Ansicht angezeigt. Abbildung 8: Anlegen einer neuen Phase bzw. eines neuen Meilensteins 2 Abbildung 9: Anlegen einer neuen Phase Seite 0 von 2

11 .6.2 Phase/Meilenstein ändern Eine Phase oder ein Meilenstein können Sie entweder über das Kontextmenü Eigenschaften, über die Toolbaraktion Eigenschaften oder durch Doppelklick ändern. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte Phase () und drücken Sie den Button Eigenschaften (2). (siehe Abbildung 0) 2 Abbildung 0: Ändern einer Phase bzw. eines Meilensteins (Variante ) Alternativ dazu können Sie auch die gleiche Funktion über das Kontexmenü aufrufen indem Sie den gewünschten Eintrag markieren und die rechte Maustaste drücken. (siehe Abbildung ) 2 Abbildung : : Ändern einer Phase bzw. eines Meilensteins (Variante 2) Im Dialog, der sich daran anschließt, können Sie nun die gewünschten Änderungen vornehmen. (siehe Abbildung 2) Seite von 2

12 Abbildung 2: Eigenschaftsdialog für eine Phase.6.3 Aufgaben - Allgemeines EASY-PM stellt je Projekt eine Aufgabenverwaltung zur Verfügung, mit der Sie Ihre Projektaufgaben effektiv verwalten können. Sie haben dabei die Möglichkeit, die Aufgaben zu strukturieren, d.h. Sie können Unteraufgaben bis zur 4. Ebene anlegen. Die Aufgaben können dabei terminiert und mit einem Status und Fortschritt versehen werden. Dadurch ist ein schneller Überblick über den aktuellen Stand der Aufgaben möglich. Außerdem können Aufgaben einer Phase oder einem Meilenstein zugeordnet werden. Um Aufgaben besser zu bewerten, können diese priorisiert werden. Des Weiteren kann jeder Aufgabe ein verantwortlicher Umsetzer zugeordnet werden. Zur Auswertung der Aufgaben stehen die Exportfunktionalität und ein Statusbericht (Kuchendiagramm nach Status) zur Verfügung. Wechseln Sie auf den Reiter Projektverwaltung und Wählen Sie das Untermenü Aufgaben aus (siehe Abbildung 3). Abbildung 3: Aufruf der Aufgabenverwaltung Seite 2 von 2

13 .6.4 Aufgaben anlegen Eine Aufgabe können Sie über die Toolbar Anlegen->Aufgabe erstellen. (siehe Abbildung 4) Eine Unteraufgabe (max. 4 Ebenen) können Sie entweder über das Kontextmenü einer Aufgabe oder über Selektion der Aufgabe und anschließender Toolbaraktion Anlegen->Unteraufgabe erzeugen. Abbildung 4: Anlegen einer Aufgabe Es öffnet sich ein Detail-Dialog in dem Sie die gewünschten Daten eingeben können. (siehe Abbildung 5) Abbildung 5: Details zu einer Aufgabe Pflichtfelder bei der Anlage einer Aufgabe (Unteraufgabe) sind der Name und der Verantwortliche. Durch die Angabe einer Phase/Meilenstein wird die Aufgabe mit dem gewählten Objekt verknüpft. Initial ist der Status einer Aufgabe auf Angelegt. Seite 3 von 2

14 .6.5 Aufgaben ändern Das Ändern einer Aufgabe / Unteraufgabe ist über Toolbaraktion Eigenschaften (Variante ) oder das Kontextmenü Eigenschaften (Variante 2) möglich. Für beide Varianten ist es notwendig, dass Sie den gewünschten Eintrag vorher markieren (). 2 Abbildung 6: Ändern einer Aufgabe (Variante ) 2 Abbildung 7: Abbildung 6: Ändern einer Aufgabe (Variante 2) In dem darauf folgenden Eigenschaftsdialog können Sie die Daten ändern und mit OK übernehmen..6.6 Aufgabe löschen Das Löschen einer Aufgabe / Unteraufgabe ist über das Kontextmenü Löschen oder über die Toolbaraktion Aufgabe löschen möglich. (Für die grundsätzliche Bedienung siehe auch Punkt Aufgaben ändern.) Wenn der nachfolgende Dialog mit Ja bestätigt wird, werden die Aufgabe und alle Unteraufgaben unwiderruflich gelöscht. Seite 4 von 2

15 .6.7 Ansicht Zur Darstellung der Aufgaben gibt es 2 Ansichten. Zum einen die Listendarstellung, in der Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick haben (Abbildung 8) und zum anderen die Ansicht Zeitplan (Abbildung 9). In dieser Ansicht werden Ihnen die Aufgaben in einem Gantt-Chart dargestellt. Zur Beschreibung des Gantt-Charts siehe Kapitel.7.5 Gantt-Chart. Zwischen den Ansichten kann über die Toolbaraktion Ansicht gewechselt werden. (siehe () in der Abbildung 8) Abbildung 8: Ansicht "Listdarstellung" Abbildung 9: Ansicht "Zeitplan" (Gantt-Chart) Seite 5 von 2

16 .7 Sonstiges Funktionen.7. Projekt wechseln Das Wechseln in ein anderes Projekt ist mit Hilfe der Projektauswahl in der linken unteren Ecke der Projektansicht möglich. Wählen Sie dazu einfach das entsprechende Projekt aus und klicken Sie GO. Abbildung 20: Projektnavigation.7.2 Persönliche ToDos verwalten Persönliche ToDos können Sie sowohl in der Projektübersicht als auch in der Projektansicht verwalten. Dazu befindet sich jeweils ein Button ToDo am unteren Rand der Anwendung. Diese ToDos sind nur für Sie persönlich sichtbar und dienen zur Verwaltung der persönlichen Aufgaben. Sie können ToDos anlegen, ändern und löschen. Zum Anlegen und Löschen stehen Funktionen in der Toolbar zur Verfügung und das Ändern ist mit Hilfe des Kontextmenüs oder durch Doppelklick möglich. Abbildung 2: ToDo Liste Seite 6 von 2

17 .7.3 Abmelden Für die Abmeldung steht oben rechts die Funktion Abmelden zur Verfügung..7.4 Navigation zur Projektübersicht Um von einem Projekt zurück zur Projektübersicht zu kommen, müssen Sie nur den Link Projektübersicht betätigen..7.5 Gantt-Chart Das Gantt-Chart wird in EASY-PM an verschiedenen Stellen zur Darstellung von termingebundenen Objekten genutzt. Die Gantt-Chart Ansicht stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Dabei kann zwischen 3 Ansichten gewählt werden: Tagesansicht: Wochenansicht: Monatsansicht: Hier erfolgt die Darstellung tagesgenau, wobei Wochenenden und das aktuelle Datum farblich hervorgehoben sind. Diese Darstellung ist zur detaillierten Planung am besten geeignet. Die Wochenansicht zeigt in welcher Kalenderwoche sich die jeweiligen Objekte befinden. Die aktuelle Woche ist rot hervorgehoben. In der Monatsansicht wird gezeigt, ob sich die jeweiligen Objekte in einem Monat befinden oder nicht. Diese Ansicht ist zur groben Planung am besten geeignet, weil damit ein Überblick über einen größeren Zeitraum möglich ist. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Balken zeigen, dann sehen Sie zusätzliche Information, wie Start- oder Endtermin. Abbildung 22: Wochenansicht im Gantt-Chart Seite 7 von 2

18 .7.6 Export EASY-PM stellt für viele Bereiche (Projekte, Aufgaben, Anforderungen, ) eine Exportfunktionalität nach Microsoft Word und Excel zur Verfügung. Die Exportfunktionalität eignet sich hervorragend zur weiteren Verarbeitung der Information (z.b. Diagrammauswertungen in Excel). Word: Excel: Beim Export nach Word werden alle Objekte mit jeweils allen Eigenschaften in eine Word-Dokument (.doc) exportiert. Die Darstellung der einzelnen Objekte in Word erfolgt blockweise. Der Export nach Excel exportiert ebenfalls alle Objekte mit allen Eigenschaften in eine Listendarstellung in Excel (.xls). Um diese Dokumente öffnen zu können, benötigen Sie auf Ihrem Client eine entsprechende Anwendung, die diese Dokumente lesen kann. Abbildung 23: Toolbaraktion Export Abbildung 24: Export nach Microsoft Word Abbildung 25: Export nach Microsoft Excel Seite 8 von 2

19 .7.7 Bestätigungs-Dialog Der Bestätigungs-Dialog (Confirm Dialog) erscheint immer dann, wenn eine zusätzliche Bestätigung erforderlich ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie Objekte (Aufgaben, Phasen, Meilenstein...) löschen wollen. Der Dialog muss mit Ja oder Nein bestätigt werden. Alternativ können Sie für Ja auch den Buchstaben j oder Return und für Nein den Buchstaben n oder ESC betätigen. Abbildung 26: Confirm Dialog.7.8 Listen Viele Objekte in EASY-PM werden mit Hilfe von Listen dargestellt. Da diese schnell unübersichtlich werden können, bietet die Listendarstellung Funktionen, wie Sortieren und Filtern. Sortieren: Filtern: Eine Liste können Sie sortieren, in dem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Ein weiterer Klick ändert die Sortierreihenfolge. Um nach bestimmten Einträgen in einer Liste zu suchen, kann auf diese ein Filter angewandt werden. Über das Kontextmenü auf der Spaltenüberschrift können Sie den Filter setzen. Die Liste wird automatisch bei der Eingabe eines Filters gefiltert. Abbildung 27: Listendarstellung Seite 9 von 2

20 2. Kontakt Weitere Informationen zu EASY-PM und unserem Unternehmen Antravis Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) finden Sie auf unseren Internetseiten unter Unter der Produktseite FAQ / Hilfe stehen das aktuelle Handbuch zu EASY-PM und weitere Dokumente als PDF-Dateien zur Verfügung. Wenn sie mehr über EASY-PM wissen möchten oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte direkt. Antravis Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Nelly-Sachs-Straße Eching Deutschland Tel.: +49 (89) support@easy-pm.de Web: Dies Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdruck, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlegen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dies Werks oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich freigabe- und vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Seite 20 von 2

21 Marken Alle innerhalb dieses Dokuments genannten und ggf. durch Dritte geschützten Marken- und Warenzeichen unterliegen uneingeschränkt den Bestimmungen des jeweils gültigen Kennzeichenrechts und den Besitzrechten der jeweiligen eingetragenen Eigentümer. Allein aufgrund der bloßen Nennung ist nicht der Schluss zu ziehen, dass Markenzeichen nicht durch Rechte Dritter geschützt sind! Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen, die hier nicht explizit erwähnt wurden, sind Marken der jeweiligen Firmen. Seite 2 von 2