Wirtschaftswissenschaftliche Bücherei für Schule und Praxis Begründet von Handelsschul-Direktor Dipl.-Hdl. Friedrich Hutkap

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1 Wirtschaftswissenschaftliche Bücherei für Schule und Praxis Begründet von Handelsschul-Direktor Dipl-Hdl Friedrich Hutkap Verfasser: Hartmut Hug, Dipl-Hdl Sabine Knauer Martina Lennartz, Dipl-Math oec Dr Hermann Speth, Dipl-Hdl Aloys Waltermann, Dipl-Kfm Dipl-Hdl Fast alle in diesem Buch erwähnten Hard- und Softwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages Hinweis zu 52 a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen Coverbild (Mitte): Maksim Smeljov - Fotoliacom (links): arsdigital - Fotoliacom (rechts): XtravaganT - Fotoliacom (Struktur): marigold_88 - Fotoliacom Bild auf Seite 298: Nomad_Soul - Fotoliacom * * * * * 2 Auflage by MERKUR VERLAG RINTELN Gesamtherstellung: MERKUR VERLAG RINTELN Hutkap GmbH & Co KG, Rinteln info@merkur-verlagde lehrer-service@merkur-verlagde Internet: wwwmerkur-verlagde ISBN

2 Vorwort Das Lernbuch Büromanagement 3 ist der dritte Teil einer dreibändigen Buchreihe für den neuen Ausbildungsberuf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Das Lernbuch konzentriert sich auf die Lernfelder des dritten Ausbildungsjahres: LF 9: Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten LF 10: Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern LF 11: Geschäftsprozesse darstellen und optimieren LF 12: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren LF 13: Ein Projekt planen und durchführen Die Lernfelder 1 bis 4 (1 Ausbildungsjahr) werden durch das Merkurbuch 0671, die Lernfelder 5 bis 8 (2 Ausbildungsjahr) durch das Merkurbuch 0672 abgedeckt Für die Arbeit mit dem Buch möchten wir auf Folgendes hinweisen: Im Vordergrund steht das Ziel, die Auszubildenden zu befähigen, auf der Grundlage fachlichen Wissens und Könnens Aufgaben und Probleme zielorientiert, sachgerecht, methodengeleitet und selbstständig zu lösen und das Ergebnis zu beurteilen Das Buch eignet sich ideal als Informationspool für die Erarbeitung von Lernsituationen, zur systematischen Wiederholung und zur eigenverantwortlichen Nachbearbeitung Durch das integrierte Kompetenztraining werden neben der Fachkompetenz auch die Selbst- und die Sozialkompetenzen eingeübt Der Einsatz von Programmen zur Textverarbeitung und zur Tabellenkalkulation sowie der Erwerb von Fremdsprachenkompetenz ist integraler Bestandteil der Lernfelder Im Buch wird diese Integration im Rahmen des Kompetenztrainings berücksichtigt, gekennzeichnet durch die folgenden Symbole: Zur systematischen Erarbeitung der Grundlagen von WORD, EXCEL und Englisch stehen weitere lernfeldorientierte Lernbücher bereit: Erfolgreiches Büromanagement mit WORD 2010 Merkurbuch 0790 oder: Erfolgreiches Büromanagement mit WORD 2013 Merkurbuch 0810 Erfolgreiches Büromanagement mit EXCEL 2010 Merkurbuch 0791 oder: Erfolgreiches Büromanagement mit EXCEL 2013 Merkurbuch 0811 Business Class Merkurbuch 0855 Jedes dieser Lernbücher umfasst die EDV- bzw fremdsprachenbezogenen Kompetenzen für alle drei Ausbildungsjahre

3 Zentrales Ziel von Berufsschule ist es, die Entwicklung umfassender Handlungskompetenz zu fördern Das vorliegende Lernbuch wird deshalb durch das Arbeitsheft Lern situationen Büromanagement 3 (Merkurbuch 1673) ergänzt Lernbuch und Arbeitsheft sind aufeinander abgestimmt Es ist daher ideal, wenn Lernbuch und Arbeitsheft gemeinsam im Unterricht eingesetzt werden Durch die Verzahnung der Unterrichtsmaterialien werden der Erwerb themenübergreifender Kompetenzen und die Ausarbeitung der didaktischen Jahresplanung einerseits vereinfacht; durch die relative Selbstständigkeit der einzelnen Materialien wird andererseits der pädagogische und schulorganisatorische Freiraum gewährleistet, der für die erfolgreiche Umsetzung des neuen Rahmenlehrplans unseres Erachtens notwendig ist Wir wünschen Ihnen einen guten Lehr- und Lernerfolg! Die Verfasser Vorwort zur 2 Auflage Für die zweite Auflage wurde das Buch komplett durchgesehen, gegebenenfalls redaktionell verbessert und aktualisiert (z B die Normenreihe DIN EN ISO 9001:2015) Der mittlerweile von der AkA herausgegebene Prüfungskatalog für die IHK-Abschlussprüfung hält für einige Themenbereiche Spezifizierungen bereit (z B zu den Anwendungen von Kalkulationsvereinfachungsverfahren) Die Neubearbeitung wurde dazu genutzt, diese Inhalte angemessen zu vertiefen Die Verfasser

4 7 Inhaltsverzeichnis Lernfeld 9: Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten LS 1 LS 2 LS 3 LS 4 1 Liquidität sichern Sich über die Begriffe Finanzplanung und Liquidität informieren Liquide Mittel ordnen Bestand an liquiden Mitteln festhalten (Liquiditätsstatus) Kennzahlen zur Liquidität berechnen und beurteilen Maßnahmen zur Sicherung der Liquidität beurteilen Für den Zahlungseingang durch Kunden sorgen Rechte beim Zahlungsverzug durch Kunden sichern Begriff Zahlungsverzug (Nicht-Rechtzeitig-Zahlung) Eintritt des Zahlungsverzugs Rechtsfolgen (Rechte des Verkäufers) Kaufmännisches Mahnverfahren einleiten und Zinsen berechnen Kaufmännisches Mahnverfahren einleiten Zinsen berechnen Einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirken Verjährung prüfen und deren rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen entgegenwirken Gegenstand und Begriff der Verjährung Verjährungsfristen Hemmung der Verjährung Neubeginn der Verjährung 40 2 Handelsrechtliche Grundlagen der Unternehmung beschreiben Kaufmann Handelsregister Firma 45 3 Informationen über Einzelunternehmung, Kommanditgesellschaft (KG) und Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) erkunden Einzelunternehmung Kommanditgesellschaft (KG) Begriff, Firma und Eigenkapitalaufbringung der KG Geschäftsführung, Vertretung, Haftung und Gewinnverteilung Vor- und Nachteile der KG Auflösung und Bedeutung der KG Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Begriff, Kapital und Firma der GmbH Geschäftsführung, Vertretung, Haftung und Gewinnverteilung Auflösung und Bedeutung der GmbH Exkurs: Unternehmergesellschaft als Sonderform der GmbH 63 4 Finanzierung für geplante Investitionen vorschlagen Investitionen Budgetierung Begriff Finanzierung, Zusammenhang zwischen Investition und Finanzierung und Überblick über die Formen der Finanzierung Begriff Finanzierung 67

5 8 LS 5 LS 6 LS 7, 8 LS 9 LS Zusammenhang zwischen Investition und Finanzierung Statische Betrachtung innerhalb der Bilanz Dynamische Betrachtung Überblick über die Formen der Finanzierung Selbstfinanzierung Begriff Selbstfinanzierung Selbstfinanzierung bei der KG Selbstfinanzierung am Beispiel der GmbH Beurteilung der Selbstfinanzierung Beteiligungsfinanzierung Begriff Beteiligungsfinanzierung Beteiligungsfinanzierung am Beispiel der KG Beteiligungsfinanzierung am Beispiel der GmbH Beurteilung der Beteiligungsfinanzierung Kreditfinanzierung (Fremdfinanzierung) Begriff Kreditfinanzierung Darlehen Begriff Darlehen und der Inhalt eines Darlehensvertrags Darlehensformen Abwicklung einer Darlehensfinanzierung durch eine Bank Kontokorrentkredit (Dispositionskredit) Begriff Kontokorrentkredit Wirtschaftliche Merkmale Abgrenzung zwischen Fälligkeitsdarlehen und Kontokorrentkredit Lieferantenkredit (Warenkredit) Inanspruchnahme von Leasing und Factoring abwägen Leasing als spezielle Finanzierungsform im Vergleich zur Kreditfinanzierung untersuchen Begriff Leasing Möglichkeiten der Vertragsgestaltung Rechnerischer Vergleich von Leasing und Kreditfinanzierung Beurteilung des Leasings Factoring 96 5 Kreditsicherheiten erkunden Begriff und Arten der Kreditsicherung Bürgschaft Sicherungsübereignung Eigentumsvorbehalt Verpfändung (Lombard) Grundpfandrechte 104 Lernfeld 10: Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern LS 1 1 Informationen über Kosten und Leistungen beschaffen Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung Ableiten der Kosten und Leistungen aus der Buchführung Begriffe der Buchführung: Aufwendungen und Erträge Begriffe der Kosten- und Leistungsrechnung: Kosten und Leistungen 112

6 9 LS 2 LS 3 LS 4 LS 5 LS 6 LS Abgrenzung der Begriffe Inhaltliche Abgrenzung zwischen den Begriffen Aufwendungen und Kosten Inhaltliche Abgrenzung zwischen den Begriffen Erträge und Leistungen Unternehmensergebnis, Betriebsergebnis und neutrales Ergebnis Betriebsergebnis mithilfe der Ergebnistabelle ermitteln Ergebnistabelle erstellen Abgrenzung der neutralen Aufwendungen und Erträge aus der Buchführung (unternehmensbezogene Abgrenzung) Kostenrechnerische Korrekturen unter Berücksichtigung von kalkulatorischer Abschreibung und kalkulatorischem Unternehmerlohn Grundlegendes Anderskosten am Beispiel der kalkulatorischen Abschreibung Zusatzkosten am Beispiel des kalkulatorischen Unternehmerlohns Beispiel zur Berechnung des Betriebsergebnisses unter Berücksichtigung von kostenrechnerischen Korrekturen Zusammenfassende Darstellung einer Abgrenzungsrechnung mit unternehmensbezogener Abgrenzung und kostenrechnerischen Korrekturen Sich über das Ziel der Kostenrechnung informieren Vollkostenrechnung durchführen Kostenarten bestimmen (Kostenartenrechnung) Gliederung der Kosten nach der Zurechenbarkeit auf Kostenträger Gliederung der Kosten bei Änderung der Produktionsmenge Kostenauflösung bei Mischkosten Kostenstellenrechnung durchführen Begriff und Aufgabe der Kostenstellenrechnung Bildung von Kostenstellen Durchführung der Kostenstellenrechnung mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB) Begriff und Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens Problem der Verrechnung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen Aufstellung eines Betriebsabrechnungsbogens Ermittlung der Zuschlagssätze für die Gemeinkosten Im Rahmen der Kostenträgerrechnung auf Vollkostenbasis Angebotspreise kalkulieren Allgemeines zur Kostenträgerrechnung Angebotspreise kalkulieren (Kostenträgerstückrechnung) Angebotspreise für eigene Produkte kalkulieren Angebotspreise für Handelswaren kalkulieren Durch den Vergleich der Normal- und Istkosten im Rahmen der Nachkalkulation Kostenüberdeckungen und Kostenunterdeckungen beurteilen Ist- und Normalkosten und die Ermittlung von Normalzuschlagssätzen Kostenkontrolle durch Gegenüberstellung von Ist- und Normalkosten in der Kostenträgerstückrechnung 162

7 10 LS 8 LS 9 LS 10 LS Zusammenfassung zur Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Kritische Fragen zur Vollkostenrechnung stellen Deckungsbeitragsrechnung (Teilkostenrechnung) durchführen und Entscheidungen treffen Aufbau der Deckungsbeitragsrechnung Arten der Deckungsbeitragsrechnung Deckungsbeitragsrechnung als Stückrechnung Deckungsbeitragsrechnung als Periodenrechnung Mithilfe der Deckungsbeitragsrechnung Preisuntergrenzen bestimmen Kurzfristige und langfristige Preisuntergrenze Ermittlung der Gewinnschwelle (Break-even-Point) Deckungsbeitragsrechnung als Instrument zur Entscheidungsfindung über die Annahme eines Zusatzauftrags nutzen Einfluss der Produktionsmenge (des Beschäftigungsgrades) auf die Kosten ermitteln 182 Lernfeld 11: Geschäftsprozesse darstellen und optimieren LS 1 LS 2 1 Sich einen Überblick über das Management von Geschäftsprozessen verschaffen Effektivität und Effizienz als Ziel des Prozessmanagements Management von Geschäftsprozessen Notwendigkeit von Geschäftsprozessen Arten von Geschäftsprozessen unterscheiden Kernprozesse, Serviceprozesse und Managementprozesse Schnittstellen zwischen den Prozessen Qualitätsmanagement und externe Zertifizierung Begriffe Qualität und Qualitätsmanagement Maßnahmen für ein Qualitätsmanagement Normenreihe DIN EN ISO 9001: Externe Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001: Konzept des Total Quality Managements (TQM) Bestimmung der effektiven Geschäftsprozesse im Zielsystem des Unternehmens Grundsätzliches Methoden zur Ermittlung der effektiven Geschäftsprozesse Errichtung einer prozessorientierten Unternehmensstruktur Ist-Zustand der Unternehmensstruktur aufnehmen Grundsätzliches Leitungssysteme Einliniensystem (Einlinienorganisation) Mehrliniensystem (Mehrlinienorganisation) Stabliniensystem (Stablinienorganisation) Matrixsystem (Matrixorganisation) Projektorganisation Aufgaben und Ziele betrieblicher Organisation 211

8 11 LS 3 42 Ist-Zustand der Geschäftsprozesse aufnehmen Grundsätzliches Erhebungsmethoden Überblick Kurzbeschreibung der Erhebungsmethoden Geschäftsprozesse darstellen Arbeitsablaufdiagramm Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Schwachstellen in Geschäftsprozessen identifizieren Prozessmängel feststellen Maßnahmen zur Behebung der Schwächen Bestehende Prozesse optimieren Ansatzpunkte der Optimierung Managementprozess der kontinuierlichen Verbesserung (Verbesserung der Effizienz der Geschäftsprozesse) Grundlagen des Konzepts Der PDCA-Zyklus im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung Phasen des PDCA-Zyklus (Deming-Kreislauf) Erläuterungen der einzelnen Phasen Prozess des radikalen Neuaufbaus (Redesign, Reengineering) 235 Lernfeld 12: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren LS 1 1 Veranstaltungen planen Sich über Anlässe, Zielsetzungen und Arten von Veranstaltungen informieren Rahmenbedingungen prüfen Ökonomische, ökologische und soziale Grundlagen berücksichtigen Ökonomische Grundlagen: Mittel planen Ökologische und soziale Grundlagen Ressourcen nachhaltig nutzen Gesetzliche Vorschriften einhalten und sich über Versicherungen und Gebühren informieren Programmgestaltung ausarbeiten Art der Bewirtung festlegen Aktivitäten planen Zeit bestimmen Veranstaltungsort wählen Dienstleistungsverträge abschließen Alternativen bereithalten Kommunikations- und Organisationsmaßnahmen treffen Veranstaltungen durchführen Organisatorische, kommunikative und kreative Herausforderungen Veranstaltungsprogramm begleiten Veranstaltungen beenden Veranstaltungen nachbereiten und auswerten Dokumentationen erstellen, Ergebnisse beurteilen Abrechnungen und Kostenanalyse durchführen 266

9 12 LS 2 LS 3 LS 4 LS 5 33 Zielerreichung bewerten Stärken-Schwächen-Analyse erstellen Abschlussbericht verfassen Geschäftsreisen planen Rahmenbedingungen bestimmen Reisedokumente organisieren Verkehrsmittel und Unterkunft bestimmen und buchen Verkehrsmittel bestimmen Unterkunft ermitteln Buchungssysteme für Hotel- und Reisebuchungen nutzen Zahlungsmittel bereitstellen Bargeldlose Zahlungsmittel für Geschäftsreisen Bargeld Reisedokumentation erstellen Reiseplan erstellen Reisemappe zusammenstellen Technische Geräte auswählen Sonstige Arbeitsunterlagen und berufliche Reisegegenstände bereitstellen Geschäftsreisen durchführen Im Team organisieren Erfolgreich kommunizieren Geschäftsreisen nachbereiten Reisekostenabrechnung erstellen Rechtliche Grundlagen Reisekosten Reisekostenabrechnungen mithilfe einer Software Ergebnisse der Reise auswerten Dokumente auswerten Terminvereinbarung überwachen Kontakt mit besuchten Geschäftspartnern aufnehmen Reisebericht verfassen Reiseorganisation beurteilen Reiserichtlinien erstellen 297 LS 1 Lernfeld 13: Ein Projekt planen und durchführen 1 Einen Überblick über die Projektwirtschaft gewinnen Projektmanagementprozess Notwendigkeit, Projekte als standardisierten Prozess durchzuführen Begriff Projektmanagement Rollen, Aufgaben und Phasen im Projektmanagementprozess Projektmanagementphasen unterscheiden Phase 1: Projekt initiieren Grundsätzliches Projektidee entwickeln Projektskizze erstellen 308

10 Projekt mit der Unternehmensstrategie durch die Project Scorecard verknüpfen Erfolg bewerten Projekte priorisieren Priorisierte Projekte im Projektportfolio grafisch abbilden Projekte auswählen Phase 2: Projekt definieren Grundsätzliches Projektauftrag konkretisieren Ziele überprüfen und bestimmen Notwendigkeit der Zielformulierung Anforderungen an die Zielformulierung Projektumfeld klären Risiken abwägen Kick-off-Meeting veranstalten Phase 3: Projekt planen Grundsätzliches Projektphasenmodell auswählen Projektstrukturplan (PSP) erstellen Projektablauf planen Logische Abhängigkeiten der Arbeitspakete klären Termine planen Ressourcen (Kapazität) planen Phase 4: Projekt steuern Grundsätzliches Termine steuern (Soll-Ist-Vergleich) Kosten steuern (Soll-Ist-Vergleich) Ursachen bei negativen Abweichungen analysieren Steuerungsmaßnahmen bei negativen Abweichungen treffen Projekt präsentieren Konflikte in Projektteams lösen Phase 5: Projekt abschließen Projektevaluation durchführen Projektteilnehmer aus Verantwortung entlassen 342 Stichwortverzeichnis 344