Nützliche Tools im Verwaltungsnetz

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1 Bildung und Sport Nützliche Tools im Verwaltungsnetz LH München Stand 02/2012 Autor: Joachim Vogt

2 Inhaltsverzeichnis 1 Das Intranet der Landeshauptstadt München Das Basisangebot Das Intranet des Referates für Bildung und Sport Die Suchfunktionen Telefonbuch Signatur erzeugen konto verwalten Mailadresse der Schule Adressbuch Mailverteiler / Gruppen- adressen Fax an Fax Fax an Kalender Kalender öffnen Persönlicher Kalender Termin eintragen Gruppenkalender Dateiverwaltung Homeverzeichnisse Gruppenverzeichnisse Interne Verzeichnisse Arbeitsgruppenverzeichnisse Austauschverzeichnis (Tauschverzeichnis Fachabteilung Schulleitung) Sammelverzeichnisse (Tauschverzeichnisse für MitarbeiterInnen) Tipps zum Umgang mit den Gruppenverzeichnissen Das Verwaltungs-Webfrontend An- und Abmelden eigenes Passwort ändern Rollen im SMCWeb Passwörter von Kollegen/Kolleginnen verändern Arbeitsgruppen anlegen und verwalten...20 Seite 2

3 1 Das Intranet der Landeshauptstadt München Wenn Sie an einem Verwaltungsrechner Ihrer Schule angemeldet sind, können Sie automatisch auf das Intranetangebot der Stadt zugreifen. Dieses Angebot enthält teilweise nicht öffentliche Informationen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt und ist aus diesem Grund nicht über das Internet (z.b. von zuhause aus) zu erreichen. Im Intranet der Stadt finden Sie Informationen, Formulare und Anleitungen rund um alle Verwaltungstätigkeiten der Stadt. Themen, die nicht nur für die Stadtverwaltung, sondern auch für Bürgerinnen und Bürger interessant sind, werden im Münchenportal (www.muenchen.de ) angeboten und an den entsprechenden Stellen im Intranet verlinkt. Pädagogische Inhalte finden Sie auf dem Münchner Kommunalen Bildungsserver unter der Adresse Das Intranetangebot der Stadt gliedert sich in ein zentrales, gemeinsames Angebot der Stadt, das Basisangebot und die speziellen Angebote der Referate. Alle Angebote sind in Spalten gegliedert: Links finden Sie die Navigation, in der Mitte den Text der aktuellen Webseite und auf der rechten Seite weiter führende Links zum Thema. Für alle Angebote gibt es Möglichkeiten zur Stichwortsuche, die im Punkt 1.3 genauer beschrieben werden. Seite 3

4 1.1 Das Basisangebot Das Basisangebot ist unter der Intranetadresse zu finden. Hier sollen nicht alle Inhalte des Basisangebots besprochen werden, sie erschließen sich aus den Menüpunkten der Navigation. Manche Links führen zu den Angeboten der einzelnen Referate. Sie erkennen das am geänderten Logo links oben in der Navigationsleiste. Über den Menüpunkt Basisangebot (ganz unten in der Navigationsleiste) kommen Sie wieder zurück. Hier soll nur auf ein paar nützliche Links auf der rechten Seite der Startseite im Basisangebot eingegangen werden: Stellenangebote: Hinter diesem Link finden Sie den Zugang zu allen Stellenausschreibungen in der Stadt. Tipp: Da die Stellenausschreibungen für Lehrkräfte dort nur schwer zu finden sind, ist es sinnvoll bei Bedarf den Newsletter zu den Stellenangeboten zu abonnieren. Den Link zum Newsletterabo finden Sie im dritten Absatz auf der Stellenangebote-Seite. Nachschlagen: Hinter den Links Postleitzahlen, Bankleitzahlen, Stadtplan, MVV, Behördennetz finden Sie Nachschlagewerke. Kalender, RIS, ZIMAS: Die Funktionen, die sich hinter den Links Kalender und befinden, werden weiter unten genauer erläutert. Im RIS (Ratsinformationssystem) finden Sie Informationen zum Stadtrat und dessen Arbeit einschließlich aller Vorlagen und Beschlüsse. ZIMAS ist ein Angebot des statistischen Amtes, mit Münchner Statistiken. 1.2 Das Intranet des Referates für Bildung und Sport Das Intranet des Schulreferats ist standardmäßig als Startseite Ihres Browsers eingestellt. Sie finden es auch unter der Webadresse: Das Informationsangebot ist noch im Aufbau. Zuständig für die Inhalte ist die zentrale Öffentlichkeitsarbeit Dort können Sie auch Anfragen und Änderungswünsche weiter geben. Hier einige interessante Menüpunkte: Wir über uns: Hier finden Sie Organigramm, Leitbild, Produktplan etc. des Schulreferates. Formulare: Eine Sammlung standardisierter Formulare von der Sachschadensmeldung bis zum Antrag auf Altersteilzeit. Vorschriften: z.b. Dienstvereinbarungen Öffentlichkeitsarbeit: z.b. das Handbuch Öffentlichkeitsarbeit in dem die wichtigsten Regeln und Vorschriften sowie viele Tipps und Informationen zu allen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit zusammengetragen wurden. Seite 4

5 1.3 Die Suchfunktionen Sie haben 2 Möglichkeiten zur Suche im Intranetangebot der Stadt: Bei der Volltextsuche wird der gesamte Text einer Seite nach dem eingegebenen Stichwort durchsucht. Bei der Themensuche wird nur ein redaktionell bearbeiteter Index durchsucht. Wenn Sie Informationen zu einem bestimmten Thema suchen und dieses Thema in einem Stichwort beschreiben können, ist die Themensuche zu bevorzugen, da sie in den meisten Fällen schneller zum Ziel führt. Sie können beide Suchformulare jederzeit über die Hauptnavigationsleiste (links) aufrufen. 2 Telefonbuch Das Online-Telefonbuch der Stadt enthält die Telefon- und Faxnummern, die adressen und die organisatorische Zuordnung aller städtischen Beschäftigten. Das Telefonbuch wird aus der sogenannten X500-Datenbank generiert. Die Daten für die Datenbank werden aus den Schulverwaltungsprogrammen übernommen. Sollten Eintragungen falsch sein, können Sie das über den Servicedesk (Tel ) melden. Rufen Sie das Telefonbuch über den Link Telefonbuch in der Hauptnavigationsleiste (links) auf. Das Suchformular ermöglicht die Suche nach den folgenden Kriterien: In der Ergebnisliste finden Sie neben Telefon- und Faxnummer weitere Informationen: (OU ist die Abkürzung für Organisatorische Untereinheit) Name: Suche nach dem Namen. Sie können auch nur den Anfang des Namens eingeben. Dann werden alle Namen ausgesucht, die mit der eingegebenen Zeichenfolge beginnen. Vorname Tel/Fax/Mobil-Nummer: Hier können Sie eine/n Teilnehmer/in über die Telefonnummer ermitteln. Org.-Daten: Sehr praktisch, wenn Sie alle Mitarbeiter/innen einer organistatorischen Untereinheit (OU) finden möchten. Für das Schulreferat beginnen die Org.-Daten immer mit SCU. Beispiele: Das PI: SCU-PI Berufsschule für den Einzelhandel: SCU (1 für Fachabteilung; 1617 Schulnummer) Liste aller Personen, die in der OU arbeitet. Informationen zur Person z.b: adresse Informationen über die OU (nur wenn Sie nach einer OU gesucht haben) Seite 5

6 Besonders die OU-Details könnten interessant für Sie sein. Denn dort ist die Mailadresse der OU aufgelistet, die in vielen Fällen nie abgerufen wird. Sie können über den SERVICEDESK (Tel ); edv- ) diese adresse an eine Person mit einer muenchen.de-adresse weiter leiten lassen. Details dazu im Kapitel . adresse der OU 3 Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt München, die einen Zugang zum Intranet haben, haben auch eine persönliche adresse (meist: ; bei Namensgleichheit ist eine andere Mailadresse möglich, sie entspricht aber ihrem Anmeldenamen im Verwaltungsnetz). Im Gegensatz zu den adressen im pädagogischen Netz können diese nicht von zuhause oder aus dem pädagogischen Netz abgerufen werden. Als Mailprogramm steht Ihnen entweder Mozilla-Mail oder Mozilla-Thunderbird zur Verfügung. In diesem Skript wird nicht auf die generelle Bedienung des Mailprogramms eingegangen, sondern auf häufig gestellte Fragen, die spezielle Probleme beim Arbeiten mit der muenchen.de adresse auftreten. 3.1 Signatur erzeugen Sie können Ihr Mailprogramm so einstellen, dass es automatisch eine Signatur (Visitenkarte) an Ihre s anhängt. Gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie im Verzeichnis: H:\Eigene Dateien\Mozilla\signaturen Eine neue Textdatei (Notepad-Editor) mit Ihrem Signaturtext. Speichern Sie die Datei unter dem Dateinamen: vorname.nachname_signatur.txt Ersetzen Sie vorname und nachname dafür mit Ihrem Namen. Öffnen Sie das Mailprogramm Thunderbird. Im Menü Extras Konten ist der Punkt "Signatur anhängen" mit dem richtigen Dateinamen bereits vorgewählt. Die neue Signatur sollte also jetzt ohne weitere Einstellungen funktionieren. Beachten Sie, dass es eine Dienstanweisung zu s gibt, die auch die Form der Signatur festlegt: Testen Sie die neue Signatur, indem Sie sich selbst eine schreiben. Seite 6

7 konto verwalten Über ein Webfrontend im Intranet können Sie Ihr muenchen.de- E- Mailkonto verwalten. Klicken Sie auf der Startseite im Basisangebot auf Web- Anwendungen und wählen Sie dann Mailboxverwaltung. Loggen Sie sich mit Ihrer Kennung und dem Passwort ein, dass Sie auch zum Anmelden an Ihrem Computer verwenden. Jetzt können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen: 1. Passwort ändern. Achtung: Es ist nicht sinnvoll hier das Mailpasswort zu ändern. Zum Ändern Ihres Passwortes verwenden sie bitte das SMCWeb (s.u.) 2. Mail weiterleiten Falls Sie es für nötig halten, können Sie Ihre s automatisch an eine andere muenchen.de Adresse weiter leiten. Achtung: Eine Weiterleitung auf eine adresse auf musin oder eine private E- Mailadresse ist verboten. 2. Eine automatische Antwort einstellen: hier können Sie einstellen, dass jeder Absender einer an Sie eine automatische Antwort erhält. Den Text und den Zeitraum in der die automatische Antwort gesendet werden soll, können Sie festlegen. Vergessen Sie nicht nach vorgenommenen Änderungen auf Ändern zu klicken Tipp: Kollegen/innen, die selten im Verwaltungsnetz arbeiten, könnten hier z.b. die folgende automatische Antwort einrichten: Vielen Dank für Ihre Nachricht. Diese adresse wird von mir nur selten abgerufen. Ihre wurde nicht weitergeleitet. Sie können mich unter der folgenden Adresse schneller erreichen: Beachten sie bitte, dass das Programm keine Umlaute und kein scharfes ß verarbeiten kann. Am besten ist, wenn Sie die automatische Antwort testen, indem Sie eine Testmail an Ihre Adresse schicken. Seite 7

8 3.3 Mailadresse der Schule Für jede Schule wurde im Verwaltungsnetz eine adresse eingerichtet. Sie finden Sie im Online-Telefonbuch unter dem Link OU-Details. Natürlich sollten Sie zuvor Ihre Schule ausgewählt haben. Am einfachsten können Sie wie folgt die Schul- adresse herausfinden: 1. Geben Sie Ihren Namen ins Suchfeld ein. 2. Klicken Sie in der Ergebnisliste auf Liste der Personen in der OU 3. Wählen Sie dann OU-Details Jetzt werden Ihnen alle Details zur Schule angezeigt. Unter anderem auch die adresse der Schule: z.b.: Diese Schul-Mailadresse wird normalerweise an eine Person weiter geleitet. Die Weiterleitung an mehrere Personen ist nicht möglich. Sie sollten dafür sorgen, dass diese adresse an eine zuverlässige Person weiter geleitet wird, die sich um die Beantwortung der Mails kümmert. Die Weiterleitung an eine perönliche adresse (nur innerhalb von muenchen.de) können Sie beim SERVICEDESK beauftragen (Tel: ). 3.4 Adressbuch Zusätzlich zu Ihrem eigenen Adressbuch, das Sie sich unter Netscape anlegen können, steht Ihnen auch das gesamte Adressbuch der Stadt München zur Verfügung. Beim Eintippen der Adresse können Sie feststellen, dass Netscape die Adressen durch Adressvorschläge automatisch ergänzt. Klicken Sie einfach ggf. die richtige Adresse an, sie wird in die Adresszeile übernommen. 3.5 Mailverteiler / Gruppen- adressen Oft wird der Wunsch geäußert, dass mehrere Personen die gleiche adresse verwenden können. Das ist momentan im Verwaltungsnetz nicht möglich, soll aber in Zukunft realisiert werden. Sie könnten als Alternative einen Mailverteiler bei muenchen.de oder musin einrichten lassen (SERVICEDESK Tel ) und alle Personen, die diese Mailadresse verwenden sollen, darauf eintragen. Alle an der Mailingliste beteiligten Personen bekommen dann eine Kopie der eingehenden Mails. Es ist in diesem Fall wichtig, dass sich alle Mitglieder der Mailingliste dazu verpflichten, Antworten auf dort eingehende Mails immer in Kopie (cc) an die Mailingliste zu schicken. So können alle anderen feststellen, welche Mails bereits beantwortet wurden. Seite 8

9 4 Fax Es ist möglich, Ihren account zum Senden und Empfangen von Faxen zu verwenden. Voraussetzung dafür ist, dass Ihrem Account eine eigene Telefonnummer im städtischen Telefonnetz zugeordnet ist. D.h. bei der gemeinsamen Nutzung von Telefonapparaten können Sie diesen Dienst nicht in Anspruch nehmen. Der Faxdienst muss für Ihre Telefonnummer freigeschalten werden. Sie können die Freischaltung beim User-Helpdesk (Tel ) beantragen an Fax Sie können aus dem Verwaltungsnetz s an Faxgeräte schicken. Diese s werden dort als Fax ausgedruckt. Geben Sie hierfür als Empfängeradresse ein. Beispiele: o o o o Fax im Ortsnetz 089 (Fax: ) : Fax außerhalb (Fax: / ): Ausland (Fax: ): Innerhalb der Stadtverwaltung (Fax: ): 4.2 Fax an Sie können sich auch ein Fax an Ihre adresse schicken lassen. Das Fax wird dann in einer als Anhang geschickt. Dies ist allerdings nur unter den oben genannten Bedingungen möglich. Ihre persönliche Faxnummer setzt sich aus den folgenden Teilen zusammen: 089 (Vorwahl) 233 (Stadt München) 989 (Fax) Ihre Telefonnummer Beispiel: Ihre Telefonnummer ist Ein Fax an Ihr konto erhalten Sie über die folgenden Nummern: o Innerhalb der Stadtverwaltung: o Von Ortsnetz: o Außerhalb: o Ausland: Seite 9

10 5 Kalender Im Verwaltungsnetz gibt es auch einen gruppenfähigen Onlinekalender. Sie können diesen Kalender nur verwenden, wenn Sie dies beantragt haben. Die Accounts für berufliche Schulen erhalten Sie bei der Fachabteilung 1 (Fr. Steinhauser). Der Kalender kann nur von Schulleitung, MitarbeiterInnen, AWBs Verwaltung und Sekretariat eingerichtet werden, da nur eine begrenzte Anzahl Lizenzen vorhanden ist. Für alle anderen Fachabteilungen gibt es noch keine festen Ansprechpartner, da aus diesen Fachabteilungen bisher kein Bedarf gemeldet wurde. Der Onlinekalender ist nur für Personen sinnvoll, die täglich Zugriff auf das Verwaltungsnetz haben. Ein Zugriff von zuhause oder aus dem pädagogischen Netz ist nicht möglich. Wenn der Onlinekalender für Sie freigeschaltet wurde, steht auch die nötige Software auf Ihrem Rechner zur Verfügung. Um den Umfang dieses Skripts nicht unnötig auszudehnen werden hier nur die wichtigsten Funktionen erwähnt. Ein umfangreiches Handbuch können Sie sich aus dem Intranet herunterladen: Zusätzlich gibt es Schulungsunterlagen der Fachabteilung 1 unter: Organisation Es gibt 2 Möglichkeiten den eigenen Kalender oder den Kalender eines/einer anderen Mitarbeiter/in aufzurufen: o Starten Sie die Anwendung Corporate Time o Oder starten Sie die Kalender-Webanwendung im Intranet (rechter Frame im Intranet-Basisangebot oder im SCUweb Unterpunkt IT+Kommunikation) Da die Webanwendung teilweise etwas komplizierter zu bedienen ist, wird hier nur auf die Anwendung Corporate Time eingegangen. 5.1 Kalender öffnen Starten Sie Corporate Time und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Normalerweise entsprechen die Zugangsdaten für das Computernetz, die Sie beim Einloggen verwenden den Zugangsdaten für den Kalender. Mehr zum Thema Zugangsdaten und Passwörter finden Sie im Kapitel SMCWeB. Seite 10

11 5.2 Persönlicher Kalender Normalerweise werden 2 Fenster geöffnet: Die Ablage und Ihr persönlicher Kalender mit einer Übersicht des aktuellen Tages. Klicken Sie auf das Fenster mit Ihrem persönlichen Kalender (das Fenster hat Ihren Namen). In der Navigationsleiste finden Sie alle Möglichkeiten der Kalenderdarstellung: Tagesansicht Sie können über die Pfeilbuttons ein Datum auswählen. Wochenansicht Monatsansicht 5.3 Termin eintragen So können Sie einen Termin eintragen: Klicken Sie auf den Button oder wählen Sie im Menü Bearbeiten --> Neu --> Termin einfügen Im jetzt angezeigten Dialogfeld können Sie die Beschreibung des Termins, den Ort, die Zeit und die TeilnehmerInnen eingeben. Alle Teilnehmer, die auch mit diesem Onlinekalender arbeiten, können über das Hinzufügen-Feld eingetragen werden. Geben Sie dazu den Vornamen und den Nachnamen der Person mit Leerzeichen getrennt in das Textfeld ein. Klicken Sie dann auf das grüne Häkchen. Wenn der Name gefunden werden konnte, wird er im Feld darunter eingetragen. In den Terminkalender aller von Ihnen gewählten Teilnehmer wird der Termin eingetragen sobald Sie auf Erstellen klicken. Auf Wunsch kann an die TeilnehmerInnen eine automatische geschickt werden. Sie können keine Kolleginnen und Kollegen ohne Kalenderzugang hier eintragen. Seite 11

12 5.4 Gruppenkalender Auf der Suche nach einem gemeinsamen Termin ist es oft sinnvoll in den Terminkalendern anderer nachzusehen. Sie können sich parallel die Terminkalender mehrerer Personen ansehen, indem Sie auf den Gruppenplan Button in der Symbolleiste klicken. Jetzt können Sie alle Mitglieder der Gruppe auswählen. Geben Sie hierfür jeweils Vor- und Nachname in das Suchfeld ein. Nachdem Sie die Auswahl mit OK bestätigt haben, erhalten sie einen Überblick über die Termine aller TeilnehmerIn am aktuellen Tag. Über die Navigationsleiste können Sie einen Tag auswählen. Die Wochen- und Monatsdarstellung ist beim Gruppenplan nicht möglich. In der Spalte gemeinsam sind alle Zeiträume, in der eine/r der Teilnehmer/innen nicht kann, rot markiert. Klicken Sie in die Spalte Gemeinsam mit der rechten Maustaste und wählen sie Neuer Termineintrag um einen gemeinsamen Termin einzutragen. 6 Dateiverwaltung Bei der Anleitung zur Dateiverwaltung wird davon ausgegangen, dass Sie sich mit dem Abspeichern von Dateien in Verzeichnissen (incl. Netzverzeichnissen) auskennen und mit dem Windows Explorer umgehen können. Maßgeblich für die Rolle der Personen (z.b. Schulleitung) und damit die Zugriffsberechtigung zu den Gruppenverzeichnissen ist die Eintragung in das X500 Verzeichnis. Welche Rollen für die einzelnen Personen dort eingetragen sind, finden Sie im Onlinetelefonbuch (siehe Kapitel 2 ) Seite 12

13 6.1 Homeverzeichnisse Jede/r Mitarbeiter/in der Stadt hat ein eigenes Homeverzeichnis, in dem die eigenen Dateien abgelegt werden müssen. Dieses Homeverzeichnis liegt nicht auf der Festplatte des Rechners, an dem Sie arbeiten, sondern auf dem zentralen Server. Das hat den Vorteil, dass Sie sich auch an einer anderen Münchner Schule oder im PI einloggen und auf Ihre Dateien zugreifen können. Sie finden Ihre Homeverzeichnis als Verzeichnis Eigene Dateien in dem Netzlaufwerk H: das Ihren Namen oder einen Teil Ihres Namens hat. Die installierten Programme haben die Eigenen Dateien normalerweise als Standardspeicherort eingestellt. 6.2 Gruppenverzeichnisse Für allen Nutzerinnen und Nutzer des Netzes stehen zusätzlich zum Homeverzeichnis im Netzlaufwerk Ressourcen (R:) weitere Verzeichnisse zur Verfügung: Interne Verzeichnisse dienen zur gemeinsamen Datenablage innerhalb der Schule Arbeitsgruppenverzeichnisse können frei festgelegt werden und sind nur für die Mitglieder der Arbeitsgruppe zugänglich. Austauschverzeichnisse und Sammelverzeichnisse dienen zum Austausch von Daten innerhalb der Schule, mit der Fachabteilung und dem Schulreferat Anmerkung: Standardmäßig sind in diesem Verzeichnis Unterordner für jedes Programm eingerichtet. Sie können diese Ordner löschen, wenn Sie möchten. Im Allgemeinen bringt die Sortierung nach Themen einen besseren Überblick als eine Sortierung nach der Anwendung mit der das Dokument erstellt wurde. Seite 13

14 6.2.1 Interne Verzeichnisse Für jede Schule sind jeweils 4 verschiedene interne Verzeichnisse mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen automatisch angelegt: Der Verzeichnisnamen setzt sich wie folgt zusammen: I_ für Internes Verzeichnis SCU- für Schulrefererat 2- Fachabteilungsnummer (hier F2) 5998 Schulnummer (Beispiel) _A für Anderes Personal _L für Lehrpersonal _S Sekretariat _LTG für Leitung Die Nutzerinnen und Nutzer sehen jeweils nur die Verzeichnisse, auf die sie auch Zugriff haben (s.u.). Die folgenden Personengruppen können in diesen Verzeichnisse Dateien lesen, speichen, ändern und löschen: Verzeichnisname (Beispiel) I_SCU _LTG I_SCU _L I_SCU _S I_SCU _A Zugriffsberechtigte Personen Leitung der Schule Schulleiter/in, Stellvertreter/in Anmerkung: Leider sind Mitarbeiter/innen der Schulleitung nicht zugriffsberechtigt. Sie können sich hier mit einem Arbeitsgruppenverzeichnis behelfen (Siehe ) Schulleitung und Lehrkräfte Schulleitung und Sektretariatskräfte Schulleitung und anderes Personal der Schule, das nicht unter _S und _L fällt. Ein gemeinsames Verzeichnis für alle Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter der Schule finden Sie bei den Sammelverzeichnissen. Tipp: Legen Sie auf Ihren Desktop eine Verknüpfung zu den Verzeichnissen, die Sie für Ihre Arbeit verwenden möchten und nennen Sie diese um. Eine Anleitung finden Sie unter Punkt 6.3. Wenn Sie eines dieser Verzeichnisse öffnen, springt der Windowsexplorer in der linken Spalte in ein relativ undurchsichtiges Verzeichnissystem. Sie sind dann immer noch im richtigen Verzeichnis, das sieht man an der Schulnummer im Namen, aber jetzt sehen Sie die tatsächliche Position im Verzeichnisbaum auf dem Netzwerkserver. Das ist aus technischen Gründen nicht anders möglich. Sie sehen in diesem Verzeichnisbaum auch die Gruppenverzeichnisse aller anderen Schulen. Sie können diese allerdings nicht öffnen. Seite 14

15 Wenn Sie das linke Fenster nach oben scrollen finden Sie Ihr Homeverzeichnis und alle anderen Verzeichnisse. Eine Anregung, wie Sie damit umgehen könnten finden Sie unter Punkt Arbeitsgruppenverzeichnisse Sie können als Anwenderbetreuer Verwaltung Arbeitsgruppen einrichten. Diese Arbeitsgruppen haben dann gemeinsame Verzeichnisse auf die nur Mitglieder der Arbeitsgruppe Zugriff haben. Details zur Einrichtung von Arbeitsgruppenverzeichnissen finden Sie unter (Arbeitsgruppen anlegen und verwalten Seite 20) Austauschverzeichnis (Tauschverzeichnis Fachabteilung Schulleitung) Das Austauschverzeichnis dient zum Austausch der Schule mit der Fachabteilung. Jede Schule hat ein eigenes Austauschverzeichnis mit der Fachabteilung (sobald die Fachabteilungen am SMC-Netz angeschlossen sind) Austauschverzeichnisse beginnen immer mit einem A. Zugriff haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachabteilung sowie der/die SchulleiterIn und der/die StellvertreterIn der betreffenden Schule. Da die Schulverwaltungsprogramme der allgemeinbildenden Schulen Keine Informationen über stellvertretende Schulleitungen exportieren, sind in diesen Schulen nur die Schulleiter/innen Gruppenmitglieder, Sammelverzeichnisse (Tauschverzeichnisse für MitarbeiterInnen) Sammelverzeichnisse sind Verzeichnisse auf die alle MitarbeiterInnen der betroffenen Einrichtungen/ Verwaltungsabteilungen Lese- und Schreibzugriff haben. Sammelverzeichnisse beginnen immer mit einem S. Es gibt die folgenden Verzeichnisse: Achtung: Nachdem die Daten auf diesen Verzeichnissen von allen berechtigten Mitarbeiter/innen bearbeitet und gelöscht werden o o o o Ein Schulverzeichnis für alle MitarbeiterInnen der Schule Alle Schulen einer Schulart (z.b. Gymnasien) Fachbteilung + alle zugehörigen Schulen Alle MitarbeiterInnen des Schulreferats (incl. Schulen und KITAs) Seite 15

16 können, ist dies nicht der richtige Speicherort für die Speicherung wichtiger Daten. 6.3 Tipps zum Umgang mit den Gruppenverzeichnissen Wie schon oben erwähnt, ist die Anzeige der Gruppenverzeichnisse im Windows-Explorer etwas unübersichtlich. Da die unter Ressourcen angelegten Unterverzeichnisse nur Verknüpfungen zu Ordnern enthalten, können Sie die Ordnerstruktur nicht anzeigen. Ein Klick auf das evtl. vorhandene + z.b. neben Sammelverzeichnis im linken Fenster lässt nur das + verschwinden, zeigt aber nicht die Unterverzeichnisse an. Sobald Sie ein Gruppenverzeichnis ausgewählt haben, springt die Verzeichnisübersicht auf der linken Seite des Explorers auf den gesamten Verzeichnisbaum des Servers. Leider ändert sich auch die Bezeichnung des Verzeichnisses. Da in diesem Fall das linke Fenster, das die Verzeichnisstruktur anzeigt eher zur Verwirrung beiträgt, ist es vielleicht hilfreich, wenn Sie dieses ausschalten. Klicken Sie hierfür auf den Button. Wenn Sie in Ihrem Homeverzeichnis weiterhin wie gewohnt arbeiten möchten, können Sie sich ein zweites Explorer-Fenster öffnen. Zum Kopieren von Dateien können Sie auch zwischen den beiden Fenstern wechseln. Sie können auch Dateien und Verzeichnisse von einem in das andere Fenster ziehen. Durch erneuten Klick auf den Button Ordner können Sie die Ordnerstruktur wieder einblenden. Seite 16

17 Nachdem Sie sicherlich nicht alle Gruppenverzeichnisse verwenden, könnten Sie sich auch Verknüpfungen zu den von Ihnen genutzten Verzeichnissen am Desktop ablegen. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis und wählen Sie kopieren. Wechseln Sie dann zum Desktop (in der Taskleiste finden Sie einen Button zum schnellen Wechsel auf den Desktop). Klicken Sie jetzt auf eine freie Stelle des Desktops mit der rechten Maustaste und wählen Sie Verknüpfung einfügen. Jetzt finden Sie auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zu dem gewünschten Verzeichnis. Wenn Sie diese öffnen, landen Sie ohne große Suche im gewünschten Verzeichnis. 7 Das Verwaltungs-Webfrontend Das Varwaltungs-Webfrontend ist ein Programm, mit dem Sie wichtige Verwaltungsaufgaben bzgl. des Computernetzes (pädagogisches und Verwaltungsnetz) erledigen können. Hier werden nur die Funktionen aufgeführt, die für Schulleitungen wichtig sind. Die meisten der dort abrufbaren Funktionen sind für die MitarbeiterInnen von IK und die AnwenderbetreuerInnen an der Schule. 7.1 An- und Abmelden eigenes Passwort ändern Sie können das SMCWeb über Ihren Browser (Mozilla oder Firefox) aufrufen. Geben Sie dazu die folgende Intranetadresse in die Adresszeile ein: smcwebv.scu.muenchen.de Geben Sie die Benutzerkennung und das Passwort ein, das Sie auch zum Anmelden am Computer verwenden. Tipp: Speichern Sie sich diese Intranetadresse in Ihren Lesezeichen Falls Sie sich nicht einloggen können, ist es sinnvoll das Passwort vom UHD (Tel.: ) zurücksetzen zu lassen. Seite 17

18 Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie im linken Menüframe die gewünschte Funktion auswählen. Klicken Sie auf Eigene Einstellungen und dann auf Passwort. Jetzt können Sie Ihr Passwort ändern. Geben Sie dazu in beide Eingabefelder das neue Passwort ein. Das neue Passwort gilt nicht nur für die Anmeldung am Webfrontend. Nach einer Abgleichzeit mit allen Servern ist das neue Passwort für die folgenden Funktionen gültig: Anmeldung am Webfrontend (Pädagogik und Verwaltung) Nur für allgemeinbildende Schulen: Anmeldung im pädagogischen Netz und im pädagogischen Netz Anmeldung im Verwaltungsnetz im Verwaltungsnetz Kalender im Verwaltungsnetz Wichtig! Sie sollten auf alle Fälle Ihr voreingestelltes Passwort ändern. Mit Hilfe Ihres Passwortes kann man auf alle wichtigen Daten der Schule zugreifen!! Seite 18

19 7.2 Rollen im SMCWeb Für das SMCWeb gibt es mehrere Rollen. Von der Rolle in der Sie sich gerade befinden, hängt es ab, welche Tätigkeiten Sie im SMCweb ausführen dürfen: Anwenderbetreuer_Pädagogi k Anwenderbetreuer_Verwaltu ng Anwender Klicken Sie im Menüframe auf Rolle: Sie erhalten eine Übersicht über die Rollen über die Sie verfügen können. Um die folgenden Einstellungen vornehmen zu können, müssen Sie in der Rolle Anwenderbetreuer_Verwaltung arbeiten. Klicken Sie hierfür auf Anwenderbetreuer_Verwaltung. Im linken Menüframe sollte jetzt Rolle: Anwenderbetreuer_Verwaltung stehen (siehe Bild oben). Anwender ist die Rolle, die jede Nutzerin/ jeder Nutzer des Netzes hat. Die Rolle Anwenderbetreuer_Pädagogik erhalten Sie, wenn Sie von der Schule/ der Fachabteilung als Anwenderbetreuer/in für das Pädagogische Netz gemeldet wurden. Die Rolle Anwenderbetreuer_Verwaltung bekommen alle Schulleiter/innen zugewiesen. 7.3 Passwörter von Kollegen/Kolleginnen verändern In der Rolle als Anwenderbetreuer/in Verwaltung können Sie auch die Passwörter von Kolleginnen und Kollegen verändern. Auch hier verändern Sie das Passwort für alle unter 7.1 genannten Anwendungen. Klicken Sie im linken Menüframe auf Benutzer und dann auf Passwort ändern. Wichtig! Die Möglichkeit zum Passwort ändern wird nur angezeigt, wenn Sie die Rolle Anwenderbetreuer_verwaltung gewählt haben. Seite 19

20 Jetzt können Sie über das Suchformular den Kollegen/die Kollegin suchen. Am einfachsten ist, Sie geben den Nachnamen ein. Wenn Sie auf Suchen klicken ohne einen Namen eingegeben zu haben, erhalten Sie eine Liste aller Nutzer/innen Ihrer Schule. Jetzt können Sie den/die gewünschte/n Nutzer/in mit einem Häkchen markieren und dann ein neues Passwort 2 mal eingeben. Klicken Sie dann auf Passwort ändern. Wenn Sie mehrere Personen markieren, können Sie allen Personen das gleiche neue Passwort zuweisen. 7.4 Arbeitsgruppen anlegen und verwalten Die im Kapitel 6 beschriebenen Gruppenverzeichnisse und Ihre Zugriffsrechte sind für alle Schulen gleich. Oft gibt es aber Teams, die auf gemeinsame Daten zugreifen sollen, für die die Gruppenverzeichnisse keine ausreichende Rechtestrukturen bieten (z.b. Schulleitungsteams incl. Mitarbeiter/innen). Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit auch im Verwaltungsnetz Arbeitsgruppen anzulegen. Klicken Sie im linken Menüframe auf Klassen/Kurse/AG und dann auf Neue AG-Verwaltung. Geben Sie als erstes einen Namen für die AG ein. Der Name sollte immer mit der Nummer Ihrer Schule beginnen. Klicken Sie dann auf Organisationseinheit auswählen. Im folgenden Dialog klicken Sie auf suchen. Jetzt wird Ihre Schule angezeigt. Klicken Sie in der Zeile mit Ihrer Schule auf Aktion. Jetzt können Sie einen Leiter / eine Leiterin für Ihre AG auswählen. Klicken Sie auf auswählen und suchen Sie dann die richtige Person aus. Sie können auch noch eine genauere Bezeichnung der AG eingeben. Seite 20

21 Jetzt müssen Sie noch die Verzeichnisse und die Zugriffsrechte auf die Verzeichnisse festlegen. Klicken Sie auf den Reiter Verzeichnisse. Sie können für Ihre Arbeitsgruppen verschiedene Verzeichnisstrukturen erstellen (Vorlagen). Wählen Sie die für Sie geeignete Vorlage aus dem Drop-Down Feld. In der Tabelle darüber werden die Zugriffsrechte auf die Verzeichnisse für die entsprechende Vorlage angezeigt. Mit Leiter ist nicht die Schulleitung sondern die Leitung der Arbeitsgruppe gemeint. In den meisten Fällen werden Vorlage_1 und Vorlage_5 ausreichend sein. Für Vorlage_5 wird nur ein gemeinsames Verzeichnis erzeugt, auf das alle schreibend und lesend zugreifen können. Mit Vorlage_1 wird zusätzlich ein Vorlagen-Verzeichnis erstellt, auf das alle Mitglieder der AG Leserecht und die AG-Leitung Schreibrecht hat. Die gewählte Vorlage kann nachträglich nicht verändert werden. Vergessen Sie nicht Ihre Auswahl zu speichern. Unter Teilnehmer->Teilnehmer hinzufügen können Sie jetzt die TeilnehmerInnen der AG auswählen. Sie können entweder über die Suchmaske bestimmte KollegInnen suchen oder ohne Eingabe in die Suchmaske auf suchen klicken. Dann erhalten Sie eine Liste aller KollegInnen Ihrer Schule. Markieren Sie alle TeilnehmerInnen und die Leitung der AG mit einem Häkchen und schließen Sie die Auswahl durch klicken auf den Auswahl-Button ab. Jetzt wird Ihre neue AG angelegt. Im linken Fram können Sie unter Klassen/Kurse/AG -> Bearbeiten eine Liste aller AGs abrufen (Button suchen anklicken) und dann eine der Ags zur Bearbeitung öffnen. Sie können allerdings nur noch die AG-Leitung und die TeilnehmerInnen verändern. Es dauert eine Weile, bis die Verzeichnisse für die AG angelegt sind. Danach finden Sie die neuen Verzeichnisse mit den in der Vorlage festgelegten Rechten im Arbeitsgruppenverzeichnis. Das Verzeichnis heißt in etwa wie die Arbeitsgruppe. Zu lange Bezeichnungen werden gekürzt (siehe Beispiel).Alle TeilnehmerInnen der Arbeitsgruppe können diese Verzeichnisse dann nutzen. Seite 21

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