Migration von Infor Finance Standard nach Infor Global Financials Stefan Ludwig Senior Consultant, 18. Februar 2009

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3 Disclaimer Das vorliegende Dokument gibt die voraussichtliche Ausrichtung Infors in Bezug auf das/die in diesem Dokument beschriebene(n) Produkt(e) wieder. Infor kann diese Ausrichtung nach alleinigem Ermessen auch ohne vorherige Ankündigung ändern. Das vorliegende Dokument dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt dem Kunden gegenüber keinerlei Verpflichtung Infors dar; es ist dem Kunden nicht möglich, sich bei seinen Entscheidungen auf dieses Dokument oder seinen Inhalt berufen. Es besteht keinerlei Verpflichtung Infors zu der Entwicklung oder Lieferung eines in diesem Dokument beschriebenen Produktes 3 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

5 Migration Begriffserläuterung Migration Migration bezeichnet die Überführung eines Software-Systems in eine andere Zielumgebung Migrationen sind rein technische Transformationen mit einer klaren Anforderungsdefinition Migrationen werden meist durch geänderte Anforderungen an Softwaresysteme ausgelöst Es können aber auch organisatorische Änderungen der Unternehmensprozesse, Erweiterungen der Softwarefunktionalitäten oder externe Anforderungen vorliegen Auf technischer Ebene können Software-Migrationen die Änderung der Hardware-Umgebung der Software-Architektur und der Software-Entwicklungsumgebung auslösen 5 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

8 Was ist Infor Global Financials? Infor Global Financials ist eine eigenständige Produktlinie und kein klassisches Update von Infor Finance Standard Infor Global Financials verfügt über Möglichkeiten und Funktionalitäten, die es in Infor Finance Standard nicht gibt, z.b. erweiterte Länderversionen Analysecodes Infor Global Financials wird an verschiedene Infor ERP- Systeme integriert, z.b. Infor COM Infor Blending Infor Xpert Infor XA 8 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

10 Einleitung Es werden ausreichende Fachkenntnisse in den Arbeitsabläufen von Infor Finance Standard und Infor Global Financials vorausgesetzt Aus Infor Finance Standard werden über gesonderte Programme Exportschnittstellen erzeugt, die in die Infor Global Financials anschließend per Importfunktion eingelesen werden Es handelt sich bei der Altdatenübernahme generell um ein Standardverfahren mithilfe von Migrationswerkzeugen 10 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

11 Einleitung Aufgrund der zum Teil sehr unterschiedlichen Systeme sind Kompromisse notwendig, die eine Übernahme der Daten garantieren Die jeweilige Migration ist immer firmenindividuell Nicht alle Kunden nutzen alle Module, sodass der jeweilige Migrationsaufwand im Vergleich zu anderen Migrationsprojekten abweicht 11 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

12 Übergabedaten (Überblick) I Es können mit dem Standardverfahren bisher folgende Daten übernommen werden: FINANZBUCHFÜHRUNG Sachkonten (Kontenplan) Personenkonten Buchungen (Saldenvorträge, Einzelbewegungen, Monatssalden) Offene-Posten (Personenkonten und Sachkonten) ANLAGENBUCHFÜHRUNG Anlagegüter Anlagebewegungen (Stichtagsbezogene Umstellung) 12 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

13 Übergabedaten (Überblick) II Es können mit dem Standardverfahren bisher folgende Daten übernommen werden: KOSTENRECHNUNG Kostenstellen / Geräte Kostenträger / Aufträge Kostenarten (Wertzeilen) Wertzeilenwerte PERSONALWIRTSCHAFT Neues Migrationstool Das Migrationstool wird auf der CeBIT 2009 im Rahmen eines Round Tables am 06. März 2009 vorgestellt 13 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

14 Voraussetzungen für die Migration (Auszug) I Voraussetzung in Infor Finance Standard GDPdU ("Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ) Um diesen Anforderungen gerecht zu werden wird es notwendig sein, die Daten ab dem Jahr 2002 aus Infor Finance Standard speziell nach den Richtlinien der Datenträgerüberlassung zu exportieren und gemäß den Vorschriften aufzubewahren Die Altdatenübernahme in die Infor Global Financials stellt keine ausreichende Grundlage der GDPdU-Vorschriften dar. Es ist deshalb sicherzustellen, dass entweder das Altsystem für die Betriebsprüfer weiterhin zur Verfügung steht oder aber der Export zur Datenträgerüberlassung durchgeführt wird 14 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

15 Voraussetzungen für die Migration (Auszug) II Es wird empfohlen, vor einer Migration zuerst eine Datenbereinigung durchzuführen Es sollten z.b. OP-Verrechnungen abgeschlossen sein Stammdaten (z.b. Personenkonten), die mit einem Sperr- oder Löschdatum versehen sind, sollten soweit möglich auch physikalisch entfernt werden Eine weitere Thematik entsteht durch die Qualität der Daten in Infor Finance Standard. Zahlreiche Felder in den Stammdaten unterliegen dort keiner inhaltlichen bzw. Abhängigkeitsprüfung. In Infor Global Financials werden dagegen wesentlich mehr Abhängigkeiten überprüft 15 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

16 Voraussetzungen für die Migration (Auszug) III Die Umsatzsteuervoranmeldung für die aktuelle Periode kann nur in Infor Finance Standard durchgeführt werden. Bei der Migration werden keine Steuerbuchungen ausgelöst. Somit können für die historisch übernommen Einzelbewegungen keine Steuermeldungen in Infor Global Financials durchgeführt werden 16 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

17 Voraussetzungen für die Migration (Auszug) IV Mapping - Die Exportprogramme bieten die Möglichkeit, spezielle Mappingtabellen auszugeben (to map = abbilden, mapping = angleichen) Diese dienen dazu, speziellen (größtenteils numerischen) Schlüsseln aus Infor Finance Standard die entsprechenden alphanumerischen Codes der Infor Global Financials zuzuordnen Über diese Mappingtabellen, welche jeweils als csv-dateien zur Verfügung gestellt werden, muss vor Durchführung der eigentlichen Altdatenübernahme dem Guide-schlüssel der jeweilige Code (meist Importcode) der Infor Global Financials zugeordnet werden. Das geschieht durch einfaches Editieren der csv-datei. 17 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

18 Voraussetzungen für die Migration (Auszug) V Die Erstellung einer Mappingtabelle braucht nur für die Objekte durchgeführt werden, für die eine Umsetzung der jeweiligen Codes benötigt wird Andernfalls wird der Infor Finance Standard verwendete Code weiterverwendet Das setzt natürlich voraus, dass diese in Infor Global Financials auch so angelegt sind 18 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

19 Auszug: Mappingtabellen in der Finanzbuchhaltung I Erstellen von Mappingtabellen für verschiedene Schlüsselfelder: Sprachen Länder Firma Währungen Geschäftsjahre Kontenplan Steuerschlüssel Mahnwesen (z.b. Mahngruppen) Zahlungskonditionen 19 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

20 Auszug: Mappingtabellen in der Finanzbuchhaltung II Beispiel Sprachentabelle In Infor Finance Standard werden die Sprachen mit einem 2stellig numerischen Schlüssel geführt. Infor Global Financials bietet dagegen einen 20stelligen alphanumerischen Schlüssel Dem Sprachcode 1 in Infor Finance Standard wird für IGF der Importcode EN zugeordnet 20 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

21 Auszug: Mappingtabellen in der Finanzbuchhaltung III Der Importcode der Sprachen muss mit den Mappingtabellen bzw. dem im Exportprogramm anzugebenden Standardwert übereinstimmen 21 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

22 Voraussetzungen für die Migration (Auszug) VI Generelle Voraussetzungen in Infor Global Financials Der eigentliche Import der Altdaten wird über das Menü von Infor Global Financials aufgerufen. Das bedeutet, dass dieser i.d.r. von einem Arbeitsplatz (Client) aus gestartet wird Die zu importierenden Dateien sind in einem Verzeichnis abzustellen, welches aus Sicht des Application Servers von Infor Global Financials erreichbar ist. In der jeweiligen Serverkonfiguration (z.b. single.cfg) wird dazu der Pfad für den Import festgelegt Auf dem Arbeitsplatz, von wo der Import gestartet werden soll, muss die Möglichkeit bestehen, eine Verbindung zur Datenbank von Infor Global Financials herzustellen Die Altdaten werden zunächst in spezielle Importtabellen eingelesen und vor dem eigentlichen Import geprüft. Sollten Datensätze fehlerhaft sein, so besteht die Möglichkeit, diese anschließend zu korrigieren 22 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

23 Vorbereitungen in Infor Global Financials I Vor dem Import der Daten in die Infor Global Financials muss als vorbereitende Maßnahmen die Einrichtung abgeschlossen werden. Das betrifft sämtliche Module, auszugsweise: Finanzbuchhaltung Sprachen Länder Firma Währungen Geschäftsjahre Steuerschlüssel Mahnwesen Zahlungskonditionen 23 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

24 Vorbereitungen in Infor Global Financials II Vor dem Import der Daten in die Infor Global Financials muss als vorbereitende Maßnahmen die Einrichtung abgeschlossen werden. Das betrifft sämtliche Module: Anlagenbuchhaltung Bewertungsbereiche Abschreibungsarten Abschreibungsplan Sonderabschreibung (kalkulatorische) Zinsen Indextabellen Standorte Projekte Kontierungsgruppen Anlagengruppen 24 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

28 Finanzbuchhaltung Die Offenen Posten werden zum Stichtag der Umstellung auf Infor Global Financials mit ihrem jeweiligen Restbetrag vorgetragen Es wird keine Historie der offenen Posten übernommen. In Infor Global Financials sind die offenen Posten erst ab dem hier einzugebenden Stichtag aktiv 28 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

29 Finanzbuchhaltung Sollen historische Einzelbewegungen übernommen werden, so werden diese als Buchungen exportiert Das Exportprogramm erzeugt dabei gemäß den vorgenommen Eingaben Saldovortragsbuchungen wie auch Bewegungen der gewünschten Geschäftsjahre 29 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

30 Finanzbuchhaltung Der Export von Saldovorträgen ist dann notwendig, wenn man entweder nur den Kontensaldo vortragen möchte oder zu einem bestimmten Geschäftsjahr mit dem Saldovortrag beginnen will und für die Folgejahre nur Monatssalden übernimmt Infor Global Financials erzeugt automatisch einen Saldovortrag in neue bzw. nachfolgende Geschäftsjahre 30 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

32 Finanzbuchhaltung Im Rahmen einer Migration und Einführung eines neuen Systems für das Finanzwesen ist häufig auch der Wunsch vorhanden, bestimmte Veränderungen (z.b. Einführung eines Konzernkontenrahmens) vorzunehmen. Solche können als Sonderverfahren ebenfalls unterstützt werden, sind jedoch nicht im Standardverfahren vereinheitlicht. Dazu zählen unter anderem (Auszug): Konzernkontenrahmen BIV-Erkennungsregeln Änderung Aufbau der Personenkontonummern 32 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

34 Anlagenbuchhaltung Über die Funktion können entweder die Mappingtabellen oder die Exporttabellen erstellt werden Hierüber kann entschieden werden, für welche nachfolgenden Objekte jeweils eine Mappingtabelle erstellt werden soll 34 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

36 Anlagenbuchhaltung Übernahme der Anlagenhistorik Hier wird entschieden, ob die Werte der Anlagegüter kumuliert mit den Stichtagssalden an Infor Global Financials übergeben werden sollen oder ob die gesamte AfA-Historie ausgegeben werden soll Nein In dem Fall werden nur die aktuellen Werte aus dem Anlagenstamm (Anschaffungswert, Restbuchwert, Abschreibung und Sonderabschreibung) an Infor Global Financials übergeben Ja, mit jährlichen Abschreibungen Bei dieser Einstellung wird pro Anlagegut für jedes in der Historik gespeicherte Geschäftsjahr der ermittelte Abschreibungsbetrag ausgegeben. Darüber hinaus werden alle zum Anlagegut vorhandenen Bewegungen (Nachaktivierungen, Teilabgänge, Teilwert-AfA, etc.) übergeben 36 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

37 Anlagenbuchhaltung Ja, mit monatlichen Abschreibungen In dem Fall werden im Prinzip die gleichen Werte ausgegeben wie zuvor. Jedoch wird jeder historisch gespeicherte Jahresabschreibungsbetrag gemäß den Perioden des jeweiligen Geschäftsjahrs aufgeteilt. Für ein normales Geschäftsjahr vom bis zum werden somit 12 monatliche Bewegungen ausgegeben 37 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

38 Anlagenbuchhaltung Anlagengruppen In der Infor Global Financials muss jedes Anlagegut zu einer Anlagengruppe gehören. Um diese Organisationsstruktur zu gewährleisten muss der Anwender hier in ein Infor Finance Standard ein Objekt bestimmen, dass zukünftig als Anlagegruppe fungieren soll. In der Regel werden die Anlagengruppen in der Infor Global Financials gemäß dem Kontenplan der Finanzbuchführung organisiert Beispiele für Bildung von Anlagengruppen: Anlagengruppe 1 Der Wert im Feld Anlagengruppe 1 aus dem Anlagenstamm wird als Anlagengruppe ausgegeben. Anlagengruppe 2 Der Wert im Feld Anlagengruppe 2 aus dem Anlagenstamm wird als Anlagengruppe ausgegeben. 38 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

39 Anlagenbuchhaltung Kontierungsgruppen In Infor Global Financials muss jedem Anlagegut pro Bewertungsbereich eine Kontierungsgruppe zugewiesen werden. Diese beinhaltet sämtliche Sachkonten die während des Abschreibungslaufes bebucht werden. Der Anwender kann nun bestimmen, ob je Bewertungsbereich (fiskalisch, kalkulatorisch, handelsrechtlich) eine Defaultwert ausgegeben werden soll 39 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

40 Anlagenbuchhaltung Analysecodes Gegenüber Infor Finance Standard wurden in der Infor Global Financials weniger Felder im Anlagenstamm vorgesehen. Soll in IGF weitere Felder genutzt worden, besteht die Möglichkeit, diese als Analysecode in IGF einzurichten und dadurch weiter zu nutzen. Über einen Dialog wird jeweils einem Analysecode das gewünschte Feld aus Infor Finance Standard zugeordnet 40 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

43 Kostenrechnung Es werden die Stammdatenobjekte bestimmt, für die Exporttabellen erstellt werden sollen Sofern zusätzlich zu den Sachkonten weitere Kostenarten (Wertzeilen) in Infor Finance Standard angelegt wurden, können diese hiermit exportiert werden. Beim Import nach Infor Global Financials werden alle Kostenarten, die nicht im Kontenplan enthalten sind, nur als Kostenart importiert und nicht in den Kontenplan übernommen 43 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

46 Dateiformate und Datentypen Alle Daten werden im ASCII-Format mit Windowszeichensatz geführt und mit variabler Satzlänge ausgegeben, als Feldtrenner wird das Semikolon (Hexa 3B) verwendet Alle Felder werden alphanumerisch ausgegeben. Eine Typumwandlung in das jeweilige Format der Infor Global Financials erfolgt während des eigentlichen Importvorgangs. Aufgrund der zum Teil sehr unterschiedlichen Systeme sind Kompromisse notwendig, die eine Übernahme der Daten garantieren 46 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

47 Dateinamen der Exportdateien Die Dateinamen der Exportdateien sind fest vorgegeben: Exportdatei Sachkonten= FBEXPSK.CSV Exportdatei Personenkonten= FBEXPPER.CSV Exportdatei Buchungen= FBEXPBUCH.CSV Exportdatei Offene Posten Personenkonten= FBEXPOPP.CSV Exportdatei Offene Posten Sachkonten= FBEXPOPS.CSV Exportdatei Anlagegüter= AAEXPAG.CSV Exportdatei Anlagebewegungen= AAEXPAGB.CSV Exportdatei Kostenstellen= KREXPKST.CSV Exportdatei Kostenträger= KREXPKTR.CSV Exportdatei Kostenarten= KREXPKOA.CSV Exportdatei Wertzeilenwerte= KREXPWZW.CSV 47 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

48 Datenimport in Infor Global Financials Nachdem alle Vorbereitungen durchgeführt sowie die Mappingtabellen bearbeitet und die benötigten Exportdateien erstellt wurden, kann mit dem Datenimport begonnen werden Der Datenimport darf nicht gleichzeitig mehrmals gestartet werden 48 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

49 Freischalten des Menüpunktes Migration Der Menüpunkt, über den die Migration gestartet wird, ist zunächst nicht anwählbar. Er muss erst mit Administratorrechten sichtbar machen 49 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

50 Durchführung der Datenübernahme Bei der Datenübernahme werden Sie von einem Assistenten unterstützt. Dazu werden drei Arbeitsschritte durchgeführt Im ersten wird festgelegt, welche Daten übernommen werden sollen Im zweiten werden die Daten importiert und es erfolgt ein Probelauf Im dritten erfolgt die eigentliche Übernahme der Daten in die Infor Global Financials 50 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

52 2. Schritt: Probelauf Nach dem erfolgreichen Import wird der Probelauf gestartet. Sollten hierbei Fehler festgestellte werden, werden diese im Verarbeitungsfenster protokolliert 52 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

54 3. Schritt: Korrekturen II Es kann jeweils eine Tabelle ausgewählt werden, für die Korrekturen notwendig sind, z.b. Zuordnung der Steuerschlüssel und/oder Zahlungskonditionen Nach entsprechender Korrektur oder Behebung der Fehlerursache kann der Import fortgesetzt werden 54 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

55 Kontrolle und Nacharbeiten Es bietet sich an, nach dem jeweiligen Import eine Kontrolle auf Richtigkeit der Daten durchzuführen Zudem sind noch einzelne Nacharbeiten in den jeweiligen Modulen erforderlich, z.b. die Vervollständigung der firmenspezifischen Einstellungen einzelner Sachkonten im Kontenplan der Finanzbuchhaltung Anlegen und Ausprägen der Bank-/ und Kassekonten 55 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

57 Migrationsaufwand Die jeweilige Migration ist immer firmenindividuell Es kann kein verbindlicher Aufwand genannt werden!!! Es hängt immer vom Umfang der Daten ab!!! Abhängig von den Fragestellungen (beispielsweise): Sollen nur Salden migriert werden? Sollen auch Bewegungsdaten migriert werden? Sollen auch Daten der Anlagenbuchhaltung migriert werden? Sollen auch Daten der Kostenrechnung migriert werden? Sollen/müssen Mapping-Dateien bearbeitet werden? Bestehen Anforderungen im Bereich des Sonderverfahrens? 57 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

59 Mehrwert für Sie nach der Migration auf IGF (Auszug) I IGF ist das strategisch gesetzte Rechnungswesen in Europa für verschiedene Infor ERP-Lösungen Modernste Ergonomie und Technologie Internationalität Workflow-Steuerung, z.b. Aktivitätenmonitor Rechnungseingangsbuch Zahlungsverkehr mit Kreditoren und Debitoren Mahnlauf Wiedervorlage offener Belege in der Anlagenbuchhaltung Ende der Probezeit in der Personalabrechung Wiedervorlage eigener Aufgaben Analysecodes Umfangreiche Beauskunftungsmöglichkeiten über Drill-Down-Verfahren 59 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

60 Mehrwert für Sie nach der Migration auf IGF (Auszug) II Storno- und Neueinbuchungsfunktion Sämtliche Stammdatenfelder (Code-Felder) sind bis zu 20-stellig und alphanumerisch Unbegrenzte Anzahl von Buchungsperioden Mahnstufen Bewertungsbereichen in der Anlagenbuchhaltung Fotos im Anlagenstamm Dokumenten im Anlagenstamm Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerhierarchien Elektronische Personalakte Permanentabrechnung 60 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.

61 Was sollen Sie tun? Sie sollen die modernen Software-Lösungen von Infor nutzen Sie sollen uns ansprechen Sie sollen uns fordern Sie sollen von der Infor-Beratungskompetenz profitieren Sie sollen alles aus einer Hand bekommen 61 Copyright 2009 Infor. All rights reserved.